Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán giảng viên - Ngô Trần Thị Minh Thúy

iệu khi sự cố xảy ra. 37 38 KIỂM SOÁT CHUNG KIỂM SOÁT CHUNG  Kiểm soát truy cập lôgic Kiểm soát truy cập từ bên ngoài Hạn chế quyền sử dụng của người sử dụng  Hạn chế đối tượng không liên quan tiếp trực tiếp hệ thống cận trực tiếp với hệ thống xử lý  Nhận dạng người sử dụng (account user)  Phân loại đối tượng sử dụng hệ thống  Xác nhận người sử dụng (password)  Phân quyền truy cập (access right)  Theo dõi quá trình sử dụng 39 40 BẢO VỆ MÁY TÍNH CÁ NHÂN VÀ MÁY TÍNH KIỂM SOÁT CHUNG MẠNG  Trang bị phần cứng, máy tính, cần phải được đặt trong các  Đảm bảo hoạt động liên tục phòng được khóa, bảo vệ, được giám sát sử dụng  Kiểm soát thiết bị lưu trữ  Cần có các thiết bị giám sát và cảnh báo  Giới hạn sử dụng các phương tiện có thể hỗ trợ truy cập từ xa.  Sao lưu dự phòng dữ liệu  Huấn luyện đầy đủ cho người dùng bao gồm cả huấn luyện sử  Kế hoạch khắc phục hậu quả nếu rủi ro xảy dụng, vận hành, phòng chống virus máy tính ra  Sử dụng các phần mềm và các giải pháp bảo mật, các giải pháp an ninh mạng máy tính  Sao lưu dự phòng chương trình nguồn, dữ liệu  Thông tin thường xuyên và đầy đủ về an ninh và ý thức bảo vệ  Mua bảo hiểm hệ thống an ninh trong việc sử dụng máy tính và mạng máy tính  Các kế hoạch phải được thể hiện dưới dạng văn  Tăng cường các hoạt động giám sát việc bản sử dụng máy tính  Mã hóa dữ liệu 41 42 7 29/04/2010 DẤU VẾT KIỂM TOÁN DẤU VẾT KIỂM TOÁN  Hạn chế việc chỉnh sửa dữ liệu trực tiếp, đặc biệt là  Không được sửa hay xóa trực tiếp trên máy tính các số liệu kế toán nhạy cảm, các số liệu đã chuyển sau khi chuyển sổ cái, kết chuyển KQKD sổ cái  Phải nhập các bút toán đảo, bút toán ghi bổ sung, bút toán ghi số âm, khi điều chỉnh số liệu.  Phải lập chứng từ sửa sổ như trong trường hợp kế toán thủ công 43 44 DẤU VẾT KIỂM TOÁN DẤU VẾT KIỂM TOÁN  Tự động ghi nhận các hành vi truy cập hệ thống, chỉnh sửa, thêm, xóa  Việc chỉnh sửa số liệu của chức dữ liệu. năng kế toán tổng hợp phải độc lập với việc chỉnh sửa số liệu của  In báo cáo dấu vết kiểm toán từ nội dung dữ liệu của tập tin này. các phân hệ khác.  Kế toán tổng hợp không được  Các dữ liệu cần được ghi nhận trong tập tin này bao gồm: ngày, giờ, phân quyền chỉnh sửa số liệu kế toán hệ được truy cập, người truy cập, số chi tiết của các phân hệ. chứng từ, dữ liệu gốc, dữ liệu sau khi chỉnh sửa 45 46 VÍ DỤ VỀ TẠO SỐ KIỂM TRA IỂM SOÁT ỨNG DỤNG K 1. Mã số KH 6 7 3 5 5 Kiểm soát nguồn dữ liệu: 2. Lấy vị trí của từng chữ số trong mã 6 5 4 3 2 KH cộng thêm 1. Vị trí được xác định  Kiểm tra việc đánh số trước các chứng từ từ trái qua phải, theo chiều giảm dần gốc 3. Nhân mỗi chữ số trong mã với 36 + 35 + 12 + 15 + 10 = 108  Đánh dấu các chứng từ đã nhập liệu chính vị trí của nó, rồi xác định tổng của chúng  Dữ liệu nhập ngay tại thời điểm bán 4. Xác định 1 số gần với tổng tính ở 110 (point-of-sale data entry) bước 3 mà số này chia hết cho 11  Tạo số kiểm tra (check digits) 5. Lấy số ở bước 4 trừ đi số ở bước 3. 110 – 108 = 2 Kết quả chính là số kiểm tra 6. Thêm số kiểm tra vào sau mã số 673552 47 KH 48 8 29/04/2010 CÁCH SỬ DỤNG SỐ KIỂM TRA KIỂM SOÁT ỨNG DỤNG 1. Nhập Mã KH có số KT 6 3 7 5 5 2  Kiểm soát quá trình nhập liệu 2. Vị trí từng chữ số trong mã 6 5 4 3 2 1  Kiểm tra tính tuần tự khi nhập liệu  Kiểm tra kiểu dữ liệu 3. Nhân mỗi chữ số trong mã 36 + 15 + 28 + 15 + 10 + 2 = 106 với vị trí của nó rồi cộng lại  Kiểm tra tính hợp lý  Kiểm tra tính có thực 4. Chia tổng ở bước 3 cho 11, 106 : 11 = 9 dư 9  Kiểm tra giới hạn dữ liệu xác định số dư  Kiểm tra việc nhập trùng dữ liệu 5. Kiểm tra xác nhận hay Mã nhập không hợp lệ  Sử dụng giá trị mặc định và tạo số tự động không mã nhập (nếu dư 0,  Số tổng kiểm soát: chấp nhận)  Tổng số chứng từ hay mẫu tin  Tổng số tài chính 49 50  Tổng Hash VÍ DỤ TỔNG SỐ KIỂM SOÁT KIỂM SOÁT ỨNG DỤNG  Kiểm soát thông tin đầu ra: BAÛNG KEÂ HOAÙ ÑÔN BAÙN HAØNG  Phân quyền truy cập kết xuất thông tin NGAØY SOÁ HÑ SOÁ TIEÀN KHAÙCH HAØNG  Kiểm tra bằng mắt tính lôgic , 3 1 1,000,000 01 3 maåu hợp lệ của thông tin 5 2 300,000 05 tin  Đối chiếu giữa kết xuất và dữ 6 3 2,000,000 02 14 6 3,300,000 8 liệu nhập thông qua số tổng kiểm soát nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin. Toång giaù trò Toång Hash 51 52 KIỂM SOÁT THÔNG TIN ĐẦU RA  Căn cứ dấu vết kiểm toán để kiểm tra lại nguồn gốc dữ liệu  Chuyển giao đúng thông tin đến đúng người sử dụng.  Quy định hủy các dữ liệu, thông tin bí mật sau khi tạo ra kết xuất trên giấy than, trên các bản in thử, các bản nháp 53 9 29/04/2010 Mục tiêu Chương 6 • Hiểu chiến lược phát triển hệ thống. • Các giai đoạn trong quá trình phát triển hệ thống. • Xác định mục tiêu, công việc và các công cụ thường dùng trong mỗi giai đoạn. • Hiểu các bước cần chuẩn bị khi ứng dụng phần mềm kế toán vào hệ thống kế toán. 1 2 I. Tổng quan phát triển hệ Nội dung thống I. Tổng quan phát triển hệ thống Kế hoạch chiến lược Phân II. Giai đoạn phân tích hệ thống Nhu cầu phát triển tích hệ thống III. Giai đoạn thiết kế hệ thống IV. Giai đoạn thực hiện hệ thống Vận Thiết kế hành hệ hệ V. Giai đoạn vận hành – bảo trì hệ thống thống thống Thực hiện hệ thống 3 4 Yêu cầu tổ chức công tác kế Nguyên nhân phát triển hệ thống toán trong điều kiện tin học Nguyên nhân phát triển hệ thống : hóa Caùc boä phaän .Thay đổi môi trường kinh doanh, pháp luật • Tính kiểm soát: Cung cấp thông tin chính xác, kịp .Thay đổi kỹ thuật trong DN thời, đảm bảo an toàn cho tài sản và thông tin, phù .Bản thân hệ thống tồn tại hợp với các yêu cầu kiểm soát của hệ thống. • Tính hiệu quả: Thời gian tổ chức hệ thống hợp lý, chi phí nhỏ hơn lợi ích mang lại Ñaùnh giaù möùc ñoä nghieâm troïng • Tính phù hợp: Thỏa mãn nhu cầu của doanh Ban chæ ñaïo nghiệp và đáp ứng các yêu cầu của người sử dụng Trình töï öu tieân caùc döï aùn PT HT thoâng tin hệ thống. • Tính linh hoạt: Phù hợp trong điều kiện hiện tại cũng như trong tương lai, hay trong trường hợp doanh nghiệp thay đổi quy mô, thay đổi hình thức Thaønh laäp ñoäi döï aùn 5 6 sở hữu vốn 1 29/04/2010 Các nhân tố chi phối việc tổ Câu hỏi chức công tác kế toán trong • Trong mỗi trường hợp sau, hãy phân điều kiện tin học hóa tích các đặc điểm hoạt động kinh doanh • Các quy định của chế độ quản lý tài chính ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế kế toán. toán trong điều kiện tin học hóa của doanh nghiệp: • Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp. – Doanh nghiệp kinh doanh thương • Yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mại, hoạt động trong lĩnh vực phân • Yêu cầu kiểm soát phối hàng tiêu dùng, có hệ thống kho và chi nhánh trên toàn quốc • Công nghệ thông tin và nhận thức về vai trò của công nghệ thông tin trong quản lý – Doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ du 7 lịch 8 Câu hỏi (tt) II. Phân tích hệ thống • Doanh nghiệp kinh doanh xây lắp, Phân tích hệ thống là quá trình khảo hoạt động chính trong lĩnh vực xây sát hệ thống hiện hành và môi trường của nó để đưa ra các giải pháp và yêu dựng nhà cửa, cao ốc, chung cư cầu thông tin cho hệ thống mới • Doanh nghiệp hoạt động trong ngành quảng cáo – tiếp thị - tổ chức sự kiện Mục tiêu Nghiên Báo cáo Kết quả Khảo sát • Doanh nghiệp kinh doanh các nội phân tích cứu khả phân tích phân tích sơ bộ dung số trên các mạng internet. hệ thống thi hệ thống hệ thống 9 10 Mục tiêu phân tích hệ Nguyên nhân phân tích hệ thống thống • Đạt được sự hiểu biết về hệ thống hiện tại • Nhược điểm hệ thống hiện • Nhận dạng vấn đề cần giải quyết hành • Nhận dạng thông tin cần thiết • Nhu cầu mới về thông tin và kiểm soát • Đưa ra các yêu cầu cho hệ thống mới công nghệ thông tin • Thiết lập mối quan hệ với người sử • Tiến bộ dụng 11 12 2 29/04/2010 1. Khảo sát sơ bộ Khảo sát sơ bộ • Mục đích: nhận dạng vấn đề cần • Công việc: giải quyết – Tìm hiểu và đánh giá chung: • Nội dung: • Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp – Dòng dữ liệu • Yêu cầu quản lý – Sự hữu hiệu và hiệu quả • Yêu cầu thông tin – Kiểm soát nội bộ • Định hướng phát triển – Đề xuất giải pháp – Khảo sát hệ thống kế toán và đề xuất 13 các giải pháp 14 Khảo sát hệ thống kế toán Hạch toán ban đầu • Hạch toán ban đầu • Đối tượng kế toán – đối tượng quản lý chi tiết • Quá trình xử lý • Hệ thống chứng từ kế toán – quy trình • Cung cấp thông tin kế toán lập, luân chuyển chứng từ • Hệ thống máy tính và thiết bị tin học • Khai báo ban đầu • Phần mềm kế toán và phần mềm hỗ trợ • Nhập liệu trên phần mềm hiện hành • Khảo sát bộ máy kế toán 15 16 Quá trình xử lý dữ liệu Cung cấp thông tin kế toán • Mục đích: Đánh giá khả năng xử lý • Mục đích: Đánh giá hệ thống báo cáo kế chính xác, nhanh chóng, kịp thời và toán hiện tại có đáp ứng được yêu cầu trung thực các dữ liệu kế toán. thông tin kế toán của doanh nghiệp hay không. • Nội dung: • Nội dung: – Phương pháp kế toán hiện đang áp dụng – Khảo sát nhu cầu thông tin – Khả năng xử lý của phần mềm – Hệ thống báo cáo tài chính – Quy trình xử lý của hệ thống – Báo cáo kế toán quản trị – Kiểm soát xử lý – Các báo cáo nội bộ khác 17 18 3 29/04/2010 Hệ thống máy tính và thiết bị Phần mềm kế toán và các phần tin học mềm hỗ trợ • Khảo sát và đánh giá năng lực, • Đánh giá mức độ đáp ứng yêu cầu công suất, sự hữu hiệu và hiệu quả người dùng của hệ thống • Đánh giá tính kiểm soát • An ninh hệ thống máy tính • Các đề xuất thay đổi hệ thống • Đánh giá khả năng nâng cấp 19 20 Khảo sát bộ máy kế toán Khảo sát sơ bộ • Cơ cấu của bộ máy kế toán • Cách tiếp cận: – Theo phần hành kế toán • Phân quyền, phân chia trách nhiệm – Theo chu trình kinh doanh • Trình độ, năng lực của nhân viên • Công cụ • Các đòi hỏi khác về chuyên môn và kỹ – Phỏng vấn năng tin học – Bảng câu hỏi • Chính sách nhân sự – Thu thập tài liệu – Lưu đồ, sơ đồ dòng dữ liệu 21 22 Các công cụ khảo sát sơ bộ Các công cụ khảo sát sơ bộ • Các kỹ thuật thu thập thông tin • Các công cụ mô tả, phân tích Công cụ Ƣu điểm Nhƣợc điểm Phỏng vấn Làm rõ nhiều thông tin (why) Tốn nhiều thời gian – Sơ đồ dòng dữ liệu Xây dựng mối quan hệ tốt với Ảnh hưởng của ý kiến người sử dụng cá nhân chủ quan – Lưu đồ chứng từ, lưu đồ hệ thống Bảng câu Tiết kiệm thời gian, chi phí Thông tin thu thập ít, hỏi Người trả lời có thời gian suy không sâu – Mô hình dữ liệu (REA, E-R) nghĩ Không tạo sự quan tâm của người được phỏng – Công cụ quản lý dự án (PERT, vấn Quan sát Làm sáng tỏ câu hỏi (how) Tốn nhiều thời gian GANT) Hiểu sâu rõ về hệ thống Tra cứu tài Mô tả khái quát quá trình làm Tốn nhiều thời gian – Công cụ phân tích tài chính (IRR, liệu việc của hệ thống Không sẵn có hoặc khó NPV) Tiện lợi cho phân tích tìm kiếm 23 24 4 29/04/2010 2. Đánh giá giải pháp khả 2. Đánh giá giải pháp khả thi thi • Khả thi về kỹ thuật công nghệ • Khả thi về kinh tế • Khả thi về thời gian thực hiện – Đánh giá: Hệ thống mới phải được hoàn – Ước tính chi phí thành trong thời gian hợp lý – Phân tích lợi ích – Công cụ: các công cụ quản lý dự án – Đánh giá khả thi: ROI, IRR, NPV • Khả thi về tổ chức vận hành – Sự sợ hãi, sự chống đối – Quyết tâm thực hiện – Sự hỗ trợ từ ban lãnh đạo 25 26 3. Báo cáo phân tích hệ 4. Kết quả của khảo sát sơ thống bộ • Tổng quan • Phạm vi của dự án • Kết luận của ban lãnh đạo doanh nghiệp: • Sự vận hành của hệ thống hiện hành – Giữ nguyên hệ thống hiện hành • Các hạn chế của hệ thống hiện hành – Cải tiến hệ thống hiện hành • Các yêu cầu về hệ thống mới – Thiết kế hệ thống mới • Đánh giá tính khả thi • Nhận định tổng hợp và kết luận • Phụ lục (tài liệu hệ thống, sơ đồ, lưu đồ, 27 28 bảng câu hỏi) 1. Tầm quan trọng của thiết III. Thiết kế hệ thống kế hệ thống • Mô tả, trình bày hệ thống trước khi tổ • Tầm quan trọng của thiết kế hệ thống chức thực hiện • Thiết kế sơ bộ • Chọn lựa có hay không việc thực hiện • Thiết kế chi tiết hệ thống • Báo cáo thiết kế hệ thống • Chỉnh sửa dễ dàng với chi phí thấp • Đánh giá kiểm soát • Tài liệu hệ thống 29 30 5 29/04/2010 2. Thiết kế sơ bộ 2. Thiết kế sơ bộ • Thiết kế sơ bộ các yêu cầu của hệ • Lựa chọn phương án hình thành phần thống mới mềm – Đầu ra – Tự viết phần mềm – Dữ liệu – Thuê viết – Nhập liệu – Mua phần mềm đóng gói – Quá trình xử lý – Kiểm soát hệ thống 31 32 3. Thiết kế chi tiết – tiếp cận theo 3. Thiết kế chi tiết –tiếp cận theo nội dung tổ chức công tác kế toán chu kỳ phát triển hệ thống • Thiết kế chi tiết các yêu cầu của hệ • Xác định yêu cầu thông tin thống • Xây dựng danh mục đối tượng kế toán – Thiết kế chi tiết đầu ra • Xây dựng hệ thống chứng từ – Thiết kế chi tiết nhập liệu • Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế – Thiết kế chi tiết quá trình xử lý toán – Thiết kế chi tiết thủ tục kiểm soát • Tổ chức vận dụng các hình thức kế toán • Lựa chọn – đánh giá phần mềm • Các chính sách kế toán khác 33 34 Thiết kế chi tiết đầu ra Thiết kế chi tiết đầu ra • Yêu cầu: • Yêu cầu: – Tính hữu dụng và mục đích sử dụng: – Nơi gửi/ nơi nhận/ nơi lưu trữ cần ai sẽ sử dụng kết xuất, tại sao lại cần đến được thể hiện rõ ràng và đầy đủ kết xuất và các thông tin, các quyết định có – Truy cập và kiểm soát: người lập, người được từ việc sử dụng kết xuất. duyệt, người truy cập, số liên, – Phương thức lưu trữ và phương thức – Các nội dung chi tiết của kết xuất phải đầy đủ, rõ ràng, dễ nhập liệu hay truy xuất và dễ trình bày: trên giấy, trên màn hình, lưu trên kiểm tra. đĩa – Tính kịp thời của kết xuất. – Định dạng và hình thức trình bày: hình ảnh, – Khối lượng kết xuất cần được xử lý trong đồ thị, bảng biểu, các mẫu biểu tồn tại khác. năm và chi phí tạo ra kết xuất. – In được mẫu trắng hay không? 35 36 6 29/04/2010 Thiết kế chi tiết đầu ra • Mục đích sử dụng báo cáo • Nơi lập báo cáo • Ví dụ: • Nơi nhận báo cáo • Doanh nghiệp có theo dõi thanh toán theo từng chứng từ, cần quản lý chặt • Nguồn số liệu chẽ nợ phải thu. • Hình thức/định dạng • Báo cáo cần thiết kế: Báo cáo nợ phải • Thời điểm lập báo cáo thu theo tuổi nợ? • Nội dung chi tiết: 37 38 Công ty: BÁO CÁO NỢ PHẢI THU THEO TUỔI NỢ Bộ phận: Ngày tháng năm Số CT: Thiết kế chi tiết nhập liệu ST Mã Tên Chứng từ Số tiền Tuổi nợ (ngày) Ghi • Xây dựng danh mục đối tượng kế toán T KH KH chú Số Ngày Gốc Còn 1-30 31-60 61-90 >90 và đối tượng quản lý chi tiết. CT CT lại • Hệ thống chứng từ và quy trình lập, luân chuyển chứng từ. Tổng nợ theo KH Tổng cộng • Nhập liệu • Hệ thống tài khoản kế toán KT công nợ KT trưởng Giám đốc 39 40 STT Nhóm đối Tên đối tƣợng Đối tƣợng quản lý chi Xây dựng danh mục đối tượng kế toán tƣợng tiết 1 Nợ phải thu Phải thu khách hàng Khách hàng Phải thu khác • Đối tượng kế toán là.. - Tài sản thiếu Nhân viên, hàng hóa - Khác • Căn cứ để xây dựng danh mục đối 2. Doanh thu tượng kế toán Doanh thu bán hàng -Doanh thu nội địa • Danh mục đối tượng kế toán -Doanh thu xuất khẩu Doanh thu bán buôn Doanh thu bán lẻ STT Nhóm – Tên Theo dõi chi tiết Doanh thu nội bộ Tiền 3. Hàng tồn kho Tiền mặt Hàng mua đang đi đường Hàng hóa, vật tư Thành phẩm Hàng hóa Tiền gửi NH Tài khoản NH Hàng hóa -Giá trị mua Hàng hóa -Chi phí thu mua Không theo dõi 41 42 7 29/04/2010 Danh mục đối tƣợng quản lý chi tiết Xây dựng hệ thống chứng từ STT TÊN ĐỐI NỘI DUNG MÔ NỘI DUNG QUẢN LÝ PHƢƠNG • Chứng từ là TƢỢNG TẢ PHÁP MÃ HÓA • Căn cứ để xây dựng hệ thống chứng từ 1. Tài khoản Số hiệu tài Chi tiết theo tài khoản, Mã ngân ngân hàng khoản, tên ngân đơn vị tiền tệ, chi tiết hàng – số – Hệ thống chứng từ kế toán theo chế hàng, loại tài số dư, số phát sinh tài khoản khoản hàng ngày độ kế toán VN 2. Khách hàng Mã KH, tên KH, Chi tiết theo chứng từ, Phân vùng – – nhà cung địa chỉ, số điện số nợ, thời hạn nợ khu vực – – Đặc điểm các đối tượng kế toán – đối cấp thoại.. loại KH – tượng quản lý tên tắt KH/mã KH – Đặc điểm hoạt động kinh doanh – Yêu cầu quản lý của doanh nghiệp 44 43 Xây dựng hệ thống chứng từ Chi tiết nhập liệu • Danh mục chứng từ • Nguồn dữ liệu: Chứng từ làm cơ sở STT Tên – số Nơi lập Nơi duyệt Mục đích nhập liệu, chứng từ tham chiếu, chứng hiệu CT sử dụng từ được in sau khi kết thúc việc nhập liệu • Kiểm soát nguồn dữ liệu • Thiết kế mẫu biểu CT • Mô tả dữ liệu nhập – phương thức nhập liệu và kiểm soát quá trình nhập liệu • Hướng dẫn phương pháp lập • Màn hình nhập liệu • Mô tả quy trình xử lý nghiệp vụ • Lưu đồ chứng từ 45 46 Tổ chức vận dụng hệ thống TK SỐ TÊN TK THEO DÕI CHI TiẾT GHI CHÚ HiỆU TK kế toán 131 Phải thu KH Khách hàng Số dư 2 bên, chi tiết • Xác định các tài khoản cần sử dụng theo từng chứng từ 138 Phải thu khác Không theo dõi chi tiết • Xây dựng danh mục TK tổng hợp và TK chi tiết 1381 TS thiếu Không theo dõi chi tiết • Hướng dẫn phương pháp ghi chép, xử lý trên 13811 TS thiếu chờ xử Nhân viên Số dư bên Nợ, chi tiết các TK lý cho từng cá nhân chịu trách nhiệm • Danh mục tài khoản 13812 Hàng thiếu Hàng hóa, nhân viên Số dư bên Nợ, chi tiết cho, từng mặt hàng, Số Tên TK Đối tƣợng theo Ghi chú từng cá nhân chịu hiệu dõi chi tiết trách nhiệm 156 Hàng hóa Không theo dõi chi tiết 1561 Trị giá mua hàng Hàng hóa hóa 1562 Chi phí mua Không theo dõi chi tiết hàng 47 48 8 29/04/2010 Thiết kế chi tiết kiểm soát hệ Thiết kế chi tiết quá trình xử lý thống • Mô tả và trình bày chi tiết các phương • Chính sách – quy định kiểm soát chung: pháp kế toán sử dụng chính sách kiểm soát chung và các tính năng kiểm soát chung trên phần mềm • Giải pháp hỗ trợ: kiểm soát cơ sở dữ liệu, phần mềm chống virus, firewalls, • Chi tiết kiểm soát ứng dụng • Cơ chế kiểm soát 49 50 Lựa chọn – đánh giá phần mềm Tiêu chí chung đánh giá phần mềm • Tiêu chí chung đánh giá phần mềm • Đáp ứng yêu cầu của người sử dụng: – Phù hợp các quy định của luật pháp và chính • Nội dung cần chuẩn bị khi trao đổi với sách, chế độ kế toán doanh nghiệp đã đăng ký nhà cung cấp phần mềm – Phù hợp đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất • Quy trình đánh giá phần mềm kế toán kinh doanh của doanh nghiệp – Phù hợp với quy mô của doanh nghiệp và đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán – Phù hợp yêu cầu xử lý và cung cấp thông tin kế toán 51 52 Tiêu chí chung đánh giá phần mềm Tiêu chí chung đánh giá phần mềm • Đáp ứng yêu cầu người sử dụng (tt) • Phần mềm có tính kiểm soát cao – Phù hợp yêu cầu tích trữ dữ liệu và hợp nhất BCTC • Tính linh hoạt của phần mềm – Phù hợp yêu cầu về tốc độ, thời gian xử lý, • Phần mềm phải phổ biến và có tính ổn thời điểm cung cấp thông tin định cao – Phần mềm phải hỗ trợ tốt nhất cho người • Giá phí của phần mềm dùng trong quá trình làm việc – Phần mềm phải thân thiện, dễ sử dụng, dễ kiểm tra, dễ truy xuất thông tin. 53 54 9 29/04/2010 Nội dung cần chuẩn bị khi trao Quy trình đánh giá phần mềm KT đổi với nhà cung cấp phần mềm • Các chi tiết về kết xuất, nhập liệu, dữ liệu nhập • Chuẩn bị: dữ liệu thử nghiệm đã hoàn chỉnh • Khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, loại cho 1 hay nhiều kỳ kế toán, phần mềm (phiên nghiệp vụ, và khối lượng dữ liệu cần xử lý bản thử nghiệm), các kết quả thiết kế chi tiết • Các yêu cầu về tốc độ xử lý, thời điểm cung • Khai báo, nhập liệu, in báo cáo, đối chiếu để cấp thông tin đánh giá mức độ đáp ứng yêu cầu • Yêu cầu về phương thức xử lý: theo lô hay • Đánh giá tính kiểm soát của phần mềm trực tuyến theo thời gian thực • Đánh giá các tiêu chí khác • Các yêu cầu nâng cấp hay mở rộng hệ thống • Ghi chú kết quả thử nghiệm và trao đổi với nhà • Các mối quan hệ nội bộ doanh nghiệp cung cấp • Các chính sách tài chính kế toán 55 56 IV. Thực hiện hệ thống Chuyển đổi hệ thống • Mua sắm trang thiết bị • Khai báo thông tin chung • Lập trình/mua và cài đặt phần mềm • Khai báo thông số hệ thống • Huấn luyện • Khai báo các chính sách kế toán • Kiểm tra • Khai báo danh mục: tài khoản, đối tượng chi tiết • Chuyển đổi • Nhập số dư • Kiểm tra dữ liệu sau khi khai báo • Tùy biến các chức năng của hệ thống: nhập liệu, báo cáo • Phân quyền truy cập hệ thống 57 58 Tái cấu trúc bộ máy kế toán Phân công công tác • Phân công công tác • Tổ chức bộ máy kế toán tập trunh hay phân tán • Quy định trách nhiệm và công việc – Lưu ý: • Phân quyền truy cập hệ thống • Khả năng và mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán • Các yêu cầu về năng lực chuyên môn • Mức độ phức tạp của hoạt động 59 60 10 29/04/2010 Quy định trách nhiệm và công Phân quyền truy cập hệ thống việc • Căn cứ: chính sách kế toán đã xây dựng • Căn cứ: • Bảng mô tả công việc cho từng phần hành kế – Tổ chức bộ máy kế toán toán – Các phần hành kế toán – Mục tiêu – Bảng mô tả công việc – Trách nhiệm và công việc: – Năng lực nhân viên • Công việc thường xuyên • Thực hiện: • Công việc định kỳ – Phân quyền theo chức năng • – Phân quyền theo đối tượng • Bảng phân công công việc cho từng nhân viên: ai – phụ trách phần hành nào – Phân quyền kết hợp 61 62 Phân quyền truy cập hệ thống V. Vận hành và bảo trì hệ thống • Phân quyền cho từng nhân viên dựa trên các chức năng chung của 1 phần mềm: khai báo – • Xem xét và đánh giá sau khi chuyển đổi nhập liệu – báo cáo • Sử dụng hệ thống Tên Tên Khai báo ban Nhập liệu Báo cáo • Bảo trì – cải tiến và tái phát triển hệ NV TK – đầu thống tên Thông Danh Nhập Nhập BCT Sổ kế BC đăng tin mục số dư SPS C toán nội • Kế toán chi phí phát triển hệ thống nhập chung bộ 63 64 11