Bài giảng Phân tích và Thiết kế tổ chức - Chương IV: Khái quát chung về thiết kế tổ chức - Phan Anh Hồng

1hongtcns@yahoo.com Chương IV Khái quát chung về thiết kế tổ chức 2hongtcns@yahoo.com Chương IV I. Khái niệm thiết kế tổ chức II. Cơ sở khoa học về thiết kế tổ chức III. Các quan ñiểm thiết kế tổ chức IV. Các nguyên tắc thiết kế tổ chức V. Các yếu tố ảnh hưởng ñến việc thiết kế tổ chức VI. Các hình thức thiết kế tổ chức 3I. Khái niệm thiết kế tổ chức 1. Quan niệm về thiết kế tổ chức 2. Ý nghĩa của thiết kế tổ chức 4Thiết kế tổ chức là gì?
Thiết kế tổ chức một quá trình nhằm tạo ra một cơ cấu tổ chức và một hệ thống các quy trình thực thi công việc trong tổ chức.
Thiết kế tổ chức là một quá trình nhằm tạo cho người lao ñộng làm việc trong các tổ chức có thể làm việc một cách hiệu quả hơn nhằm hướng tới mục tiêu của tổ chức. 5
Thiết kế tổ chức gồm 2 phần:
Thiết kế tổ chức là lựa chọn một cơ cấu tổ chức thích ứng với tổ chức;
Thiết kế tổ chức là thiết kế và lựa chọn các quy trình hoạt ñộng nhằm tạo ra sản phẩm hàng hóa và dịch vụ của tổ chức. 6hongtcns@yahoo.com Thiết kế tổ chức là gì? - Thiết kế tổ chức bao gồm những vấn ñề chung nhất của tổ chức, từ mục tiêu, chức năng nhiệm vụ, thẩm quyền, cơ cấu tổ chức ñến phương thức hoạt ñộng, vận hành, lề lối làm việc, ñịnh biên, chế ñộ, chức danh, tiêu chuẩn nghiệp vụ từng vị trí cán bộ. - Thiết kế tổ chức là quá trình quy nhóm các hoạt ñộng hoặc chức năng khác nhau, hình thành các bộ phận thực hiện chức năng và thiết lập các mối quan hệ giữa các bộ phận ñó theo cách tối ưu hóa quá trình tác nghiệp của toàn bộ tổ chức nhằm ñạt ñược các mục tiêu ñã ñề ra. 7
Thiết kế tổ chức là quá trình xây dựng mới hoặc thay ñổi cơ cấu tổ chức ñể thích ứng với ñiều kiện mới
Là sự phân chia các hoạt ñộng, hình thành các bộ phận và xác ñịnh các mối quan hệ, cơ chế phối hợp giữa các bộ phận ñó với nhau. 8Sản phẩm cuối cùng của thiết kế tổ chức  Là tạo ra cơ cấu tổ chức : ñó chính là một sơ ñồ bố trí các bộ phận và mối quan hệ giữa các bộ phận với nhau 9 Thiết kế tổ chức: – Quá trình hoàn thiện khả năng ñem lại cho tổ chức một cách hoạt ñộng hiệu quả hơn thông qua việc bố trí, sắp xếp cơ cấu, vị trí, và các quy trình thực thi công việc trong tổ chức – Một quá trính chính thức, có ñịnh hướng nhằm lồng ghép, tích hợp các yếu tố: con người, thông tin, công nghệ và nguồn lực khác nhau của tổ chức nhằm làm cho tổ chức gần nhất với việc ñạt ñược mục tiêu của tổ chức – Một quá trình nhằm phát huy tối ña những nỗ lực mang tính tập thể của những con người trong tổ chức ñể ñạt ñược mục tiêu tổ chức 10 Thiết kế tổ chức nhằm trả lời các câu hỏi cơ bản?
Các loại công việc ñược phân chia như thế nào?
Các loại ñó lại ñược lồng ghép với nhau như thế nào?
Kênh quyết ñịnh chính thức trong tổ chức
Kênh giao tiếp truyền thông trong tổ chức 11 Thiết kế tổ chức quan tâm ñến vấn ñề gì?
Một là bối cảnh trong ñó tổ chức tồn tại, vận ñộng và phát triển;
Hai là gắn kết không chỉ với chiến lược phát triển tổ chức mà còn gắn kết với nhiều yếu tố khác ;
Ba là thiết kế tổ chức không phải chỉ làm một lần, có thể bao gồm cả nhiều lần thiết kế lại. 12 Thiết kế tổ chức nói chung cần chú ý 5 yếu tố quan trọng: 1. Phân công lao ñộng hợp lý; 2. Đảm bảo thống nhất chỉ huy; 3. Đảm bảo về quyền hạn và trách nhiệm của các cá nhân trong tổ chức; 4. Đảm bảo về không gian kiểm soát; 5. Đảm bảo việc phân lập các bộ phận một cách rõ ràng; 13 Nội dung tổng quát TKTC
Xác ñịnh mục tiêu tổ chức;
Xác ñịnh thẩm quyền tổ chức;
Xác ñịnh cơ cấu tổ chức;
Xác ñịnh biên chế tổ chức;
Xác ñịnh mối quan hệ, lề lối làm việc của tổ chức;
Hình thành bản sắc, tâm lý tổ chức. 14 hongtcns@yahoo.com Ý nghĩa của thiết kế tổ chức • Xác ñịnh mục tiêu thực sự của tổ chức; • Tạo ra tầm nhìn dựa vào hiện thực cho tương lai; • Tập trung cả vào khách hàng bên trong và bên ngoài tổ chức; • Cụ thể hóa mục tiêu, mục ñích hoạt ñộng; • Thực hiện dòng công việc dựa trên thông tin; • Thực hiện cơ cấu tổ chức dựa trên quyết ñịnh; • Xây dựng nhóm thành viên dựa trên cam kết; • Chuyển mục tiêu chiến lược thành ñòi hỏi cụ thể; • Liên kết trách nhiệm báo cáo với cấu hình chung; • Mở rộng sản xuất có thể cắt giảm chi phí; • Giảm mức ñộ phức tạp nhưng vẫn giữ kiểm soát; • Đạt ñược năng suất cao. 15 Thiết kế tổ chức có thể làm cho tổ chức tốt hơn, nhưng nếu không quan tâm ñến kỹ năng của thiết kế tổ chức có thể phá hỏng tổ chức. 16 Thiết kế tổ chức là cách thức ñể trả lời:
Tổ chức phù hợp với sứ mệnh;
Tổ chức phù hợp với thị trường;
Cách thức ra quyết ñịnh và giao tiếp;
Lựa chọn mô hình lãnh ñạo;
Quan hệ giữa các cấp quản lý 17 II. Cơ sở lý luận của thiết kế tổ chức 1. Lý thuyết quản trị khoa học 2. Lý thuyết các mối quan hệ con người 3. Lý thuyết tổ chức thư lại 4. Lý thuyết quyền lực và mâu thuẫn 5. Lý thuyết công nghệ 6. Lý thuyết hệ thống 7. Lý thuyết thể chế 18 III. Các quan ñiểm thiết kế TC 1. Quan ñiểm chung 2. Quan ñiểm riêng ñối với các cơ quan HCNN 19 hongtcns@yahoo.com Quan ñiểm chung - Quan ñiểm ñi từ tổng thể ñến chi tiết Pre1.ppt - Quan ñiểm ñi từ chi tiết tới tổng thể Pre2.ppt - Cách tiếp cận kết hợp cả 2 quan ñiểm trên. Pre3.ppt 20 hongtcns@yahoo.com Quan ñiểm riêng ñối với các cơ quan HCNN • Để nhận biết ñối tượng thiết kế thuộc loại nào cần xác ñịnh ñịa vị pháp lý của tổ chức ñó – Tổ chức thuộc cấp nào? – chức năng của tổ chức ñó? – Tổ chức ñược thành lập như thế nào? Phải báo cáo, chịu trách nhiệm trước tổ chức nào? – Tổ chức ñó có quyền ñình chỉ, bãi bỏ văn bản của tổ chức nào? Văn bản của tổ chức ñó ban hành bị cơ quan nào ñình chỉ, bãi bỏ, hủy bỏ? – Tổ chức ñó ñược ban hành văn bản quy phạm pháp luật có tên gọi như thế nào? Hiệu lực pháp lý, thời gian, không gian, ñối tượng thi hành? – Tổ chức ñó mang biểu tượng nhà nước như thế nào? – Nguồn kinh phí cho hoạt ñộng của tổ chức ñó lấy từ ñâu? – Tổ chức ñó có pháp nhân công quyền hay không? 21 hongtcns@yahoo.com • Tổ chức hành chính nhà nước ñược thành lập nhằm thực hiên chức năng quản lý hành chính nhà nước • Hoạt ñộng quản lý hành chính nhà nước mang tính thường xuyên, liên tục, ổn ñịnh. • Các cơ quan hành chính nhà nước tạo lập một hệ thống thống nhất từ trung ương tới cơ sở; • Thẩm quyền của các cơ quan hành chính nhà nước ñược giới hạn trong phạm vi thực thi quyền hành pháp; • Các cơ quan hành chính nhà nước ñều trực thuộc trực tiếp hoặc gián tiếp các cơ quan dân cử. • Nhân sự của cơ quan hành chính nhà nước chịu tác ñộng của nhiều yếu tố, ñặc biệt các yếu tố mang tính chính trị. • Mục tiêu của các tổ chức hành chính nhà nước nói riêng và các tổ chức nhà nước nói chung thường khó cụ thể; khó ño lường 22 hongtcns@yahoo.com IV. Nguyên tắc thiết kế tổ chức 1. Phân công lao ñộng 2. Phân chia các bộ phận, chuyên môn hóa 3. Thống nhất chỉ huy 4. Quyền hạn trách nhiệm 5. Phạm vi kiểm soát 23 hongtcns@yahoo.com Phân công lao ñộng • Ai làm gì (cụ thể, chi tiết). Điều này cũng có nghĩa là mỗi người trong tổ chức biết: mình làm gì? Đồng nghiệp làm gì? Điều gì chúng ta cùng phải làm? • Đúng người ñúng việc. Mỗi một người sẽ làm tốt nhất một việc và do ñó cần lựa chọn ñúng ñiều này. • Đúng thời ñiểm tổ chức cần loại người ñó. • Đúng quyền hạn ñược làm. • Đủ nguồn lực ñể làm. 24 hongtcns@yahoo.com Phân chia các bộ phận, chuyên môn hóa • Giảm các xung ñột giữa các ñơn vị cùng cấp; • Dễ dàng trong việc trao ñổi thông tin giữa các ñơn vị cấp dưới; • Giảm thiểu cơ chế phối hợp phức tạp ; • Dễ dàng trong việc quản lý ñào tạo của cấp cao nhất; • Định hướng công việc, khách hàng nhiều hơn; • Gia tăng các hoạt ñộng hiệu quả cho tổ chức. 25 hongtcns@yahoo.com Thống nhất chỉ huy • Đây là một trong những nguyên tắc ñược quan tâm khi thiết kế. Mỗi cấp dưới chỉ nghe mệnh lệnh trực tiếp của một cấp trên trực tiếp và chỉ có một người trực tiếp phải báo cáo và chịu trách nhiệm trước người ñó • Nguyên tắc duy nhất là mỗi người chỉ nghẹ lệnh chỉ huy từ một người về một việc cụ thể. 26 hongtcns@yahoo.com Quyền hạn và trách nhiệm • Đó là quyền của những người ở từng vị trí trong tổ chức ñược quyền làm (ñưa ra các quy ñịnh) và những người khác phải tuân thủ. Trong khi ñó trách nhiệm là những gì người nắm giữ vị trí ñó phải làm. Quan tâm tới các vấn ñề: – Quyền trực tiếp và quyền tham mưu; – Quyền hạn và quyền lực; – Các yếu tố ngẫu nhiên, không chắc chắn; – Các yếu tố môi trường và công nghệ; – Tri thức; – Phạm vi kiểm soát. 27 hongtcns@yahoo.com • Quyền hạn – Quyền hạn chính là những gì một nhà quản lý ở một vị trí nhất ñịnh trong tổ chức có quyền yêu cầu người khác phải làm và mong muốn họ làm ñiều ñó. – Nếu không phân ñịnh rõ quyền hạn cho từng vị trí quản lý, sẽ không ñảm bảo cho công việc của họ và những cấp dưới của họ có thể thực hiện; – Quyền hạn luôn gắn với trách nhiệm 28 hongtcns@yahoo.com • Trách nhiệm – Trách nhiệm là những công việc mang tính pháp lý mà những người ñảm nhận các vị trí phải thực hiện. – Trách nhiệm một mặt chính là những nhiệm vụ phải thực hiện mang tính bắt buộc; – Mặt khác, trách nhiệm cũng ñồng nghĩa với việc nếu không thực hiện ñược thì phải chịu trách nhiệm. 29 hongtcns@yahoo.com không gian kiểm soát • Số lượng thuộc cấp quản lý; • Mức ñộ phức tạp công việc cấp thấp hơn; • Định hướng, kiểm soát mà cấp dưới yêu cầu; • Phối hợp của cấp dưới; • Tính ñồng nhất công việc của cấp thấp hơn; • Vấn ñề kế hoạch hóa công việc; • Tương tác, trao ñổi của cấp dưới với nhau; • Không gian hoạt ñộng của cấp dưới; • Tính phức tạp của môi trường làm việc; • Những nhóm giám sát khác với cấp dưới; • Hỗ trợ nhân sự. 30 Các nguyên tắc cơ bản thiết kế cơ cấu tổ chức cơ quan hành chính nhà nước  Thiết kế tổ chức là hoạt ñộng diễn ra một cách thường xuyên liên tục, vì: - Cơ cấu tổ chức luôn hỗ trợ cho việc phối hợp các hoạt ñộng bên trong tổ chức. - Cơ cấu tổ chức luôn khả biến - Môi trường của tổ chức luôn vận ñộng phát triển. - Mục tiêu của tổ chức không phải là bất biến. 31 Các nguyên tắc cơ bản thiết kế cơ cấu tổ chức cơ quan hành chính nhà nước  Thiết kế tổ chức là một quá trình phức tạp bao gồm việc xác ñịnh: - Chiến lược của tổ chức; - Công nghệ ñược sử dụng trong tổ chức; - Môi trường tác ñộng qua lại với tổ chức; - Quan hệ giữa các nhân viên theo trục dọc và ngang; - Tầm kiểm soát so với khả năng quản lý; - Cơ chế thông tin: trên xuống, dưới lên; - Cơ chế phản hồi; - Tầm cỡ tổ chức; 32 Nguyên tắc quan trọng khi thiết kế tổ chức nói chung và tổ chức hành chính nhà nước nói riêng là nguyên tắc "việc tìm người". Nhu cầu quản lý Chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền Cơ cấu tổ chức Định biên Cơ cấu nhân sự Tổ chức hoạt ñộng Nhu cầu Xã hội 33 hongtcns@yahoo.com • Các tiến trình hay hành vi xã hội hiện hành có cần can thiệp không ? • Cần phải làm gì ñể can thiệp ? • Ai/chủ thể nào can thiệp là tốt nhất ? • Nếu can thiệp thì phạm vi, tầm cỡ của chủ thể như thế nào ? • Cần các kiến thức, kinh nghiệm thực tế và kỹ năng gì ñể thực hiện các công việc ñó ? 34 hongtcns@yahoo.com Việc thiết kế các cơ quan hành chính nhà nước phải ñảm bảo: • Sự thống nhất của mệnh lệnh và ñiều hành của toàn bộ hệ thống hành chính nhà nước; • Chuỗi mệnh lệnh; • Phạm vi quản lý hợp lý; • Chuyên môn hóa các hoạt ñộng; • sự phối hợp hài hòa giữa các bộ phận trong toàn bộ hệ thống hướng tới các mục tiêu ñã ñược xác ñịnh; • sự cân bằng giữa trách nhiệm và thẩm quyền; • Tạo cơ hội ủy quyền nhằm phát huy tính sáng tạo và chế ñộ trách nhiệm; • khả năng linh hoạt cao, thích nghi với sự thay ñổi; • sự phân chia các bộ phận hợp lý; • khả năng liên kết cao 35 hongtcns@yahoo.com C¬ cÊu tæ chøc (bao nhiÒu ®Çu mèi) Mèi quan hÖ gi÷a c¸c c¬ quan chuyªn m«n cÊp d−íi vµ cÊp trªn 36 hongtcns@yahoo.com V. Các yếu tố ảnh hưởng tới việc thiết kế tổ chức 1. Sự thay ñổi về tư duy quản lý của các nhà lãnh ñạo, quản lý hàng ñầu của tổ chức. Cách thức tư duy về quyền lực, phân chia quyền lực và kiểm soát tổ chức sẽ là yếu tố quyết ñịnh ñến lựa chọn một cơ cấu tổ chức cũng như tập trung chú ý vào sự tác ñộng ảnh hưởng của môi trường. 2. Yếu tố thứ hai là sự thay ñổi ngay bản thân người làm việc trong tổ chức. • Họ mong muốn nhiều hơn về vị thế của họ • Họ không chỉ làm việc mà còn ñòi hỏi phải ñược thừa nhận; • Họ muốn ñược chia sẻ nhiều hơn các vấn ñề của tổ chức; • Họ ñòi hỏi có tiếng nói nhiều hơn; • Họ ñòi hỏi các nhà quản lý phải thay ñổi mô hình, phong cách quản lý. 37 hongtcns@yahoo.com 3. Quan niệm về khách hàng của tổ chức ñã thay ñổi • Khách hàng là thượng ñế ñòi hỏi thay ñổi về tư duy về hoạt ñộng của tổ chức. • Chuyển từ chấp hành quy trình, mệnh lệnh sang tạo ra kết quả hài lòng khách hàng 4. Mô hình lãnh ñạo cũng ñòi hỏi phải chia sẻ, cam kết hơn với tổ chức và với người lao ñộng. 5. Tương lai phát triển của tổ chức phải ñược nhìn nhận theo một triết lý ñộng; 38 hongtcns@yahoo.com 6. Từ tư duy chiến lược là cái cố ñịnh, chuyển sang tư duy chiến lược mang tính “thực nghiệm” hơn. Ngày nay, chiến lược lại là yếu tố dễ bị thay ñổi nhất trong tổ chức • Chiến lược có thể dễ dàng thay ñổi trong vòng 6 tháng. Điều này ñòi hỏi các nhà quản lý phải xem xét ñể thích nghi với sự thay ñổi. • Mô hình tổ chức phải hỗ trợ cho sự chấp nhận thay ñổi. 39 hongtcns@yahoo.com 7. Thiết kế tổ chức không phải là quá trình riêng lẻ của các nhà lãnh ñạo, quản lý tổ chức mà ñòi hỏi có sự tham gia của các bên có liên quan. Có như vậy nó mới dễ dàng thích ứng với sự thay ñổi – Sự gia tăng mức ñộ hiểu và cam kết ñòi hỏi sự tham gia của nhiều người; – Nhà lãnh ñạo, quản lý không quan tâm ñến khía cạnh dân chủ này của thiết kế tổ chức, thực hiện công việc tổ chức sẽ kém hiệu quả. 40 hongtcns@yahoo.com 8. Thiết kế tổ chức gắn liền với quá trình thiết kế lại tổ chức. Do sự thay ñổi nhanh của môi trường nên cơ cấu tổ chức cũng như mối liên kết giữa các bộ phận cũng thay ñổi. • Thiết kế tổ chức là công cụ mang tính ñòn bẩy ñể liên kết tổ chức với tầm nhìn chiến lược và mục tiêu. • Cần xác ñịnh rõ mục tiêu của thiết kế tổ chức. Càng rõ mong muốn, càng dễ thiết kế và lựa chọn phương án thiết kế. • Cơ cấu tổ chức và mô hình thiết kế phản ánh quan hệ quyền lực và kiểm soát trong tổ chức. Khi phải thay ñổi và thiết kế lại, ñòi hỏi cũng phải thay ñổi phong cách lãnh ñạo trong tổ chức và ngược lại. 41 hongtcns@yahoo.com VI. Các hình thức thiết kế TC 1. Hình thức thiết kế mới TC 2. Hình thức thiết kế hoàn thiện TC 3. Thiết kế hợp nhất, sáp nhập hai hay nhiều tổ chức thành một tổ chức 4. Thiết kế chia, tách tổ chức 42 hongtcns@yahoo.com Một số yếu tố có thể làm cho thiết kế tổ chức thất bại • Mất sự hỗ trợ từ quản lý cấp cao • Lãnh ñạo (ñặc biệt là tiền tuyến) ñang nắm giữ trên hoặc quay trở lại phong cách ñộc ñoán truyền thống của lãnh ñạo. • Lãnh ñạo không phải là hình mẫu ñi ñầu hoặc trưng bày những hành vi mà họ yêu cầu từ người dân; • Không hiểu rằng cấp dưới, khách hàng, người dân tiến hóa theo thời gian và không cho người dân thời gian ñể phát triển thành các phương pháp mới ñiều hành; • Quên tầm nhìn của bạn có cho tương lai; • Thiết kế lại là bị lỗi – các yếu tố ñang không ở trong sự liên kết; • Nhóm thành viên ñược thay ñổi hoặc xoay trước khi trở thành thể chế văn hóa. 43 hongtcns@yahoo.com