Bài giảng Quản trị văn phòng và văn hóa công sở

i mái, làm việc rất hiệu quả, góp phần giảm hoặc giải quyết xung đột nội bộ nếu có. 39 III. Thảo luận nhóm - Thảo luận về, so sánh về văn hóa của các quốc gia, vùng miền để tìm hiểu mối quan hệ giao thoa, tương tác giữa các nền văn hóa. - Thảo luận về đặc thù văn hóa của vùng miền các học viên đang sống. - Nêu những điểm mạnh, yếu của Văn hóa công sở tại cơ quan mình đang công tác và giải pháp khắc phục. - Thống nhất quy trình xây dựng Văn hóa công sở tại UBND xã. Bài 4 Vai trò của công chức Văn phòng - Thống kê với Văn hóa công sở tại UBND xã I. Các yêu cầu đối với công chức Văn phòng - Thống kê tại UBND xã 1. Được đào tạo về Văn hóa công sở Theo Quyết định số 04/QĐ-BNV ngày 16 tháng 01 năm 2004 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành chuẩn chức danh công chức cấp xã, chức danh công chức Văn phòng - Thống kê xã phải có bằng trung cấp Hành chính, trung cấp Hành chính văn phòng hoặc trung cấp Luật. Thực hiện văn bản của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, trong chương trình đào tạo trung cấp Hành chính văn phòng của Trường đại học Nội vụ Hà Nội có học phần Cơ sở văn hóa Việt Nam. Nội dung của học phần bước đầu đã đáp ứng được một số nội dung về văn hóa học và đề cập một phần về Văn hóa công sở. Tuy nhiên nội dung chưa thật sâu sắc. Năm 2009 trường đại học Nội vụ Hà Nội đã xây dựng thêm học phần Nghi thức nhà nước 45 tiết đưa vào giảng dạy cho học sinh, sinh viên. Có thể khẳng định: Hai học phần Cơ sở văn hóa Việt Nam và học phần Nghi thức nhà nước đã đáp ửng về cơ bản các nội dung yêu cầu của Văn hóa công sở. Tuy nhiện, chúng tôi nghĩ rằng xây dựng một học phần hoàn chỉnh với nội dung chuyên sâu về Văn hóa công sở là một vấn đề quan trọng và cấp bách. Nội dung cơ bản của học phần này, ngoài việc khẳng định để người học hiểu được vai trò, vị trí và tầm quan trọng của Văn hóa công sở, người học còn hiểu và thực hiện được trách nhiệm của mình khi làm việc tại văn phòng cơ quan là phải có nghĩa vụ và trách nhiệm giúp lãnh đạo xây dựng và thực hiện Văn hóa công sở tại văn phòng cơ quan mình. Đặc biệt là với cấp xã - cơ quan hành chính cấp cơ sở, nơi thường xuyên trực tiếp tiếp xúc với công dân. 2. Hiểu văn hóa đặc thù của địa phương Cha ông ta xưa có câu: “Đất có lề, quê có thói”. Câu ngạn ngữ này hàm ý sâu xa rằng: Mỗi vùng quê, mỗi cộng đồng dân cư ngoài tập tục văn hóa truyền thống chung của dân tộc, của đất nước thì mỗi vùng miền đều có những tập tục, thói quen mang bản sắc văn hóa riêng. Cơ quan hành chính nhà nước tại địa phương cũng là một bộ phận không thể tách rời của cộng đồng dân cư hoặc vùng quê mà cơ quan đó đại diện. Người đứng đầu cơ quan cũng như cả bộ máy hành chính của 40 cơ quan đó đề bao gồm các thành viên năm trong “quần cư” đó. Cái gọi là lề, là thói đã ăn sâu vào nếp nghĩ và cách ứng xử của đại bộ phận cư dân trong vùng miền, cộng đồng dân cư. Những gì được cộng đồng chấp nhận thì được ủng hộ và ngược lại sẽ bị tẩy chay, lên án. Phổ biến nhất là chê bai hoặc bất hợp tác. Ta hãy hình dung: Chính quyền sẽ làm thế nào để điều hành bộ máy hành chính khi các đối tượng bị quản lý bất tuân lệnh của chính quyền. Trường hợp này thông thường là người dân im lặng nhưng bất hợp tác. Để thực hiện tốt vai trò giúp việc cho lãnh đạo, công chức Văn phòng - Thống kê phải biết quan sát, lắng nghe dư luận hoặc ý kiến của quần chúng, hiểu được tâm tư, nguyện vọng và hành vi ứng xử theo lề, thói - Văn hóa truyền thống của địa phương để tư vấn cho lãnh đạo có cách ứng xử phù hợp nhất. Ví dụ như: Cũng là cơ quan cấp trên về thanh tra, kiểm tra cấp xã nhưng với một số địa phương thuộc miền Bắc, đoàn thanh tra có thể thẳng thắn nêu mục đích của chuyến đi là thanh tra việc X, việc Y.. đoàn sẽ được tiếp đón thông thường theo quy định. Nhưng cũng vẫn với nội dung là thanh tra cơ sở nhưng nếu về với các địa phương thuộc miền Đông nhất là miền Tây Nam bộ mà đặt vấn đề như vậy sẽ khó thành công. Lời giải cho bài toán ở đây là: Bản chất nội dung công việc là thanh tra nhưng nếu Đoàn thanh tra đặt vấn đề “tình cảm” hơn, ví dụ như là: “Lâu lâu không có thời gian đến thăm các anh em, hôm nay tranh thủ ghé thăm anh em, tiện thể nắm thêm tình hình về báo cáo cấp trên!!!!” Khi đặt vấn đề như vậy, đoàn thanh tra sẽ được đón tiếp nồng hậu, cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác theo yêu cầu. Bài học ở đây là: Phải hiểu rõ lề, thói của các địa phương, vùng miền thì làm việc mới hiệu quả. Do tập tục lâu đời, khi khách đến làm việc với các địa phương vùng cao, vùng miền núi, yêu cầu đầu tiên và quan trọng nhất là: Các thành viên của đoàn công tác phải biết uống rượu với tửu lượng kha khá để khi bắt đầu làm việc với cơ quan địa phương thì các thành viên gần như bắt buộc phải biết “chào hỏi chân thành bằng ba chén rượu!!!” Sẽ là buổi làm việc gượng gạo và thường không thành công nếu khách cứ từ chối tỉnh cảm của chủ nhà bằng việc cương quyết không uống các chén rượu được mời. 3. Tham mưu cho lãnh đạo xây dựng Văn hóa công sở tại cơ quan UBND xã Mỗi cá nhân đều có vai trò quan trọng trong việc hình thành Văn hóa công sở tại cơ quan, trong đó vai trò của lãnh đạo và công chức Văn phòng - Thống kê là quan trọng nhất. Khi thực hiện nhiệm vụ tại xã, nếu công chức Văn phòng - Thống kê (được đào tạo bài bản) phát hiện môi trường làm việc hiện tại không phù hợp với yêu cầu của Văn hóa công sở hiện đại, với phong cách của lãnh đạo cũng như nhân viên, công chức Văn phòng - Thống kê cần nghĩ ngay tới giải pháp để thay đổi. Tuy nhiên, Văn hóa công sở không phải là điều có thể thay đổi ngay lập tức. Trước hết công chức Văn phòng - Thống kê cần đặt câu hỏi: Tại sao Văn hóa công sở hiện tại không phải là lý tưởng? Cơ quan đang gặp phải những vấn đề gì về Văn hóa công sở? Cần tìm ra đáp án cho những vấn đề này trước khi quyết định thay đổi lại mọi thứ. Dưới đây là 5 bước đơn giản công chức Văn phòng - Thống kê có thể tham khảo khi tiến hành cải cách Văn hóa công sở: Bước 1: Xác định chuẩn Văn hóa công sở 41 Trước tiên, cần phác thảo bức tranh về Văn hóa công sở mà mình muốn hướng tới. Bạn muốn một môi trường làm việc cụ thể ra sao, mọi người cư xử với nhau như thế nào, rồi quá trình khen thưởng, quy tắc, quan điểm, thái độ làm việc Bản thân bạn cần có một cái nhìn toàn cảnh về Văn hóa công sở lí tưởng trước khi thuyết phục những người khác thực hiện nó. Đây là một bước rất quan trọng trước khi tiến hành những thay đổi và cải cách cần thiết. Bước 2: Xác định những mâu thuẫn trong Văn hóa công sở hiện tại Tại sao Văn hóa công sở hiện tại không phù hợp? Văn hóa công sở đang tồn tại những mâu thuẫn gì? Bạn cần tìm ra đáp án cho những vấn đề này trước khi quyết định thay đổi lại mọi thứ. Bạn phát hiện ra rằng phong cách giao tiếp hiện tại của nhóm hoặc nhân viên không thấy thõa mãn với các tiêu chí mà Nhà nước yêu cầu như: Các thủ tục làm việc quá rườm rà, phức tạp gây khó khăn cho công dân? Các cán bộ công chức tại xã đang là “quan xã” chứ chưa phải là “công bộc” của dânNhững điều ấy đang gây hại cho quá trình hiện đại hóa cơ quan UBND xã. Ở một vài có quan xã khác lại có vấn đề khác: Chế độ, chính sách với các cán bộ, công chức xã còn bất cập. Nhiều người vừa phải thực hiện nghĩa vụ công chức vừa phải lo mưu sinh để tồn tại vì đồng lương quá eo hẹp. Họ muốn được khích lệ một cách xứng đáng hơn Xác định được những “ lỗ hổng” trong hệ thống sẽ là tiền đề để xây dựng môi trường làm việc có Văn hóa công sở hoàn hảo hơn. Bước 3: Thiết lập và thực hiện các đề xuất những nội dung “chiến lược”để thực hiện Văn hóa công sơ tại cơ quan UBND xã Khi đã nắm được bản chất của một số mâu thuẫn, công chức Văn phòng - Thống kê cần biết điều gì phải được thay đổi và đã đến lúc xây dựng và đề xuất cấp trên thực hiện các chính sách mang đến những thay đổi về Văn hóa công sở đó. Hãy lên danh sách những người ủng hộ đề xuất của bạn bởi đó là lực lượng trực tiếp thực hiện cũng như tiếp nhận những thay đổi. Tuy nhiên, trước tiên phải thuyết phục được lãnh đạo của mình và sau đó, công chức Văn phòng - Thống kê phải là người gương mẫu thực hiện các chính sách mới về Văn hóa công sở ấy nếu được cấp trên phê duyệt. Điều quan trọng nhất là công chức Văn phòng Thống kê phải gương mẫu thể hiện như là một tấm gương về sự trung thực, chính trực, dũng cảm và thực hiện đúng trách nhiệm cá nhân. Bước 4: Truyền bá Văn hóa công sở trong cơ quan và sẵn sàng điều chỉnh khi cần thiết Văn hoá công sở là động lực phát huy các năng lực bản chất của con người, là sự thể hiện đầy đủ nhất chất người, nên Văn hoá công sở có mặt trong bất cứ hoạt động nào của con người trong một cơ quan, dù đó là hoạt động trên lĩnh vực kinh tế, chính trị, xã hội, trong giao tiếp, ứng xử...Về cơ sở vật chất, nhìn chung, trụ sở cơ quan công quyền từ tỉnh, huyện, xã được quan tâm sửa sang, nâng cấp. Các cơ quan, đơn vị cải thiện phòng làm việc, mua sắm trang thiết bị phục vụ tốt hơn cho công tác của cán bộ, công chức; đầu tư nâng cấp phòng tiếp dân, nơi giải quyết thủ tục hành chính tạo thuận lợi hơn cho người dân khi đến giao dịch công việc. Về đội ngũ cán bộ, số lượng cán bộ, công chức, chuyên viên phục vụ trong các tổ chức Đảng, đoàn thể, chính quyền ngày càng được nâng cao trình độ, chuyên môn 42 nghiệp vụ và năng lực, phẩm chất. Những cơ chế, chính sách chỉ đạo, điều hành cũng như cách thức thực hiện cần được cải tiến, đổi mới và phối hợp với Văn hóa công sở theo hướng hợp lý, khoa học, góp phần phục vụ nhân dân tốt hơn. 4. Gương mẫu thực hiện quy chế Văn hoá công sở trong cơ quan UBND Về Văn hóa công sở còn rất nhiều điều phải bàn. Ở đây chỉ đề cập đến một số nội dung đáng quan tâm: Đó là lề lối làm việc cũng như tác phong, ứng xử của đội ngũ cán bộ, viên chức ở cơ quan UBND xã hiện nay. Trước hết, về giờ giấc làm việc, theo quy định hiện nay, mỗi cán bộ công chức làm việc 8 giờ/ngày, 40 giờ/tuần. Tuy vậy, tình trạng công chức đi muộn về sớm, vi phạm giờ giấc diễn ra phổ biến. Thêm vào đó, phần lớn các cơ quan, đơn vị hiện nay vẫn áp dụng cách chấm công theo thời gian, do vậy, công chức đến muộn hay sớm, giải quyết công việc được nhiều hay ít, cũng chẳng ảnh hưởng đáng kể tới tiền lương. Bên cạnh những cán bộ xã có thái độ đúng mực, hoà nhã với nhân dân, vẫn còn có những cán bộ lợi dụng chức vụ, quyền hạn của mình để gây phiền hà, sách nhiễu nhân dân. Về tác phong sinh hoạt, có không ít cán bộ, công chức xã tác phong sinh hoạt, công tác rất tuỳ tiện, tính kỷ luật rất kém. Chúng ta đã chứng kiến ở không ít cơ quan, một số cán bộ làm việc theo kiểu “sáng cắp cặp đi, trưa cắp cặp về”; đến cơ quan suốt ngày uống trà, tán chuyện vặt, gọi điện thoại “chùa”, dùng điện, nước vô tội vạ. Đây là một dạng công chức có thói quen ỷ lại, tính toán, vụ lợi vặt dẫn đến hiệu quả công tác rất thấp. Trong điều kiện kinh tế - xã hội chưa phát triển ở một số xã hiện nay, không phải người dân nào cũng hiểu biết hết pháp luật, do đó cán bộ cần phải thể hiện vai trò công bộc của mình, đối với người dân cần phải vận dụng linh hoạt các thủ tục trong khuôn khổ pháp luật cho phép, giải thích thấu đáo cho người dân hiểu về quyền và nghĩa vụ của họ. “Lời nói gói vàng” - đã đến lúc chúng ta phải coi trọng nụ cười hay lời cảm ơn, câu xin lỗi đúng lúc của đội ngũ cán bộ, công chức nhà nước nói chung và công chức xã nói riêng. Điều này càng quan trọng khi chúng ta đang hội nhập sâu rộng với các nước trong khu vực và thế giới". Trong khi xã hội ngày càng tiến bộ, con người ngày càng văn minh thì Văn hóa công sở đòi hỏi ngày càng phải được tôn trọng thực thi làm cho năng suất, hiệu quả công tác được nâng cao. Cải cách hành chính sẽ có rất nhiều việc phải làm, nhưng trước hêt phải xoá bỏ tư tưởng, thói quen, phong cách làm việc, ứng xử theo lối cũ ở cấp xã thì hiệu quả của cải cách hành chính mới có thể nâng cao ở cấp xã. Trong công cuộc cải cách hành chính, củng cố và nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống chính trị, đảng và nhà nước chú trọng việc xây dựng đội ngũ cán bộ và hoàn thiện cơ sở vật chất của bộ máy Mặc dù Công chức Văn phòng - Thống kê đã bám sát các văn bản chỉ đạo của Nhà nước, của cấp trên để nỗ lực lập ra một quy chế Văn hoá công sở và kế hoạch thực hiện thật hoàn hảo nhưng vẫn có thể xảy ra những việc xảy ra không như mong muốn. Nếu thực tế có như vậy, cần hành động theo tinh thần xây dựng để những yếu tố đó không ảnh hưởng tới kế hoạch tổng thể của cơ quan. Các công chức Văn phòng - Thống kê trước hết hãy gương mẫu thực hiện quy chế Văn hoá công sở trong cơ quan. Sau đó hãy xem xét lại tình huống, cân nhắc thật kĩ xem 43 quy chế Văn hoá công sở đã xây dựng, ban hành có thực sự hoàn hảo và phù hợp thực tế không? Nếu phát hiện sự bất cập dù nhỏ thì cần điểu chỉnh ngay cho phù hợp. II. Nhiệm vụ của Công chức Văn phòng - Thống kê khi giúp lãnh đạo xây dựng Văn hóa công sở tại UBND xã 1. Xây dựng quy chế Văn hóa công sở tại cơ quan UBND xã Tại các UBND xã phải giao cho văn phòng tiến hành xây dựng các quy định hoặc quy chế thực hiện Văn hóa công sở của UBND xã trên cơ sở các quy chế về Văn hóa công sở của Nhà nước, của cơ quan cấp trên. Trong đó chú trọng những điểm đặc thù của địa phương mà đề ra các chế định cụ thể, phù hợp. Bước 1. Soạn thảo, ban hành quy chế Văn hóa công sở Công chức văn phòng - Thống kê cần căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn của co quan cấp trên để tiến hành dự thảo quy chế Văn hóa công sở trong UBND trình lãnh đạo xã ban hành. Bản dự thảo quy chế đó cần được toàn thể cán bộ, công chức trong cơ quan tham gia góp ý. Để quy chế sắp ban hành được đa số ủng hộ, trước khi tổ chức hội thảo công chức Văn phòng - Thống kê nên xem xét khả năng số người ủng hộ các nội dung của quy chế đang dự thảo. Bởi đó là lực lượng trực tiếp thực hiện cũng như tiếp nhận những thay đổi. Ta cần sự ủng hộ của số đông và để làm được điều đó và phải đảo bảo rằng những đề xuất trong dự thảo của mình mang tới giá trị thiết thực. Sau khi được đa số cán bộ, công trong cơ quan UBND tán thành, công chức Văn phòng - Thống kê chỉnh sửa quy chế lần cuối trình Chủ tịch UBND xã ban hành. Khi triển khai thực hiện, lãnh đạo UBND xã và công chức Văn phòng - Thống kê xã cần thể hiện là một tấm gương về sự trung thực, chính trực, dũng cảm và thực hiện đúng các nội dung đã đề ra trong quy chế, quy định với trách nhiệm cá nhân. Bước 2: Sẵn sàng điều chỉnh khi cần thiết Khi quy chế Văn hóa công sở tại cơ quan UBND xã đã được xây dựng và lên kế hoạch triển khai thực hiện nhưng đôi khi có những việc xảy ra không như ý muốn. Chẳng hạn như: Một số cá nhân không thực hiện theo quy chế hoặc thực hiện theo hình thức đối phó. Gặp trường hợp này, việc trước hết công chức Văn phòng - Thống kê cần kiểm tra, rà soát quá trình triển khai thực hiện, kiểm tra lại các nội dung, điều khoản của quy chế để phát hiện nguyên nhân và đề xuất điều chỉnh. Nếu cần phải điều chỉnh cần hành động theo tinh thần xây dựng để những điều chỉnh đó không ảnh hưởng tới kế hoạch triển khai tổng thể quy chế đã đề ra. Hãy xem xét lại tình huống, cân nhắc thật kĩ trước khi tiến hành và điểu chỉnh cho phù hợp. Bước 3: Liên tục hoàn thiện, phát triển Văn hóa công sở trong cơ quan UBND xã Văn hóa công sở không phải là điều có thể thay đổi chỉ trong một sớm một chiều. Các nhà lãnh đạo và công chức Văn phòng - Thống kê phải kiên nhẫn và quan sát những thay đổi xảy ra từ từ. Bởi vì để con người thay đổi một thói quen - nhất là các thói quen xấu như hút thuốc lá, thuốc lào, thói quen buôn chuyện, thói quen nói to, xả rác bừa bãi hoặc trang phục tùy tiện là rất khó. Quy chế Văn hóa 44 công sở khi được đưa ra đôn đốc nhắc nhở thường xuyên sẽ tác động dần giúp cho Văn hóa công sở tại cơ quan UBND xã tiếp tục thay đổi từ từ với những biểu hiện nhỏ và cụ thể. Tuy vậy, nếu kiên nhẫn, duy trì liên tục sẽ giúp Văn hóa công sở phát triển không ngừng và tương ứng. Vì vậy, hãy cố gắng kiên trì xây dựng một Văn hóa công sở ngày càng hoàn thiện hơn. 2. Công chức Văn phòng - Thống kê cần phổ biến, tuyên truyền Văn hoá công sở tại cơ quan UBND xã. Công sở là nơi phải thường xuyên tiếp xúc với dân, với các cộng tác viên, các cơ quan hữu quan, bạn đồng nghiệp trong ngành và cấp trên. Cho nên cán bộ, công chức làm việc ở công sở cần có những ứng xử văn minh, thanh lịch trong giao tiếp, có văn hoá ở nơi công tác. Bộ phận đầu tiên phải gặp khi đến công sở là người thường trực. Có thể nói đây là nơi đại diện cơ quan giải đáp những yêu cầu ban đầu và chỉ dẫn cho khách đến đúng nơi cần đến. Người thường trực vui vẻ, nhiệt tình luôn gây ấn tượng tốt đẹp cho công sở. Chỉ cần một tiếng quát khi xe khách để không đúng chỗ, hỏi trống không và trả lời nhát gừng là đủ làm cho khách mất hết cảm tình với cơ quan. Với công sở hành chính thực hiện một cửa thì nơi tiếp dân, cán bộ cần có thái độ mềm mỏng, nắm vững các quy chế, nguyên tắc, thủ tục, hướng dẫn cặn kẽ cho khách để đỡ mất công đi lại nhiều lần. Việc gì đã hẹn, đã hứa phải ghi sổ công tác ngay để không quên, làm lỡ việc dân. Văn hóa công sở không chỉ thể hiện đạo đức, phẩm chất của cán bộ, công chức, viên chức trong thực thi nhiệm vụ, mà còn thể hiện trình độ văn hóa của mỗi người. Văn hóa công sở không đồng nghĩa với trình độ học vấn và đáng tiếc là, không phải lúc nào cũng tỷ lệ thuận với học vấn. Ðể làm tròn nhiệm vụ, mỗi cán bộ cần trang bị những kiến thức cơ bản về lĩnh vực mình đảm nhận, để dễ dàng đưa ra được cách giải quyết tốt nhất cho người dân, mà không mất thời gian, thay vì đùn đẩy trách nhiệm. Các cơ quan, đơn vị cần có chế tài phù hợp để xử lý với những người vi phạm quy chế Văn hóa công sở, mới mong xây dựng môi trường văn hóa công sở ngày càng trong lành. Thực hiện Văn hóa công sở chính là một phần của yêu cầu cải cách hành chính; góp phần làm trong sạch, lành mạnh bộ máy nhà nước. Mỗi cán bộ, công chức, viên chức luôn nhớ rằng công việc của mình là phục vụ nhân dân. Một câu nói không bao giờ cũ là: “Mình vì mọi người, mọi người vì mình”. Để các cá nhân thực hiện tốt Văn hoá công sở trong cơ quan UBND công chức Văn phòng - Thống kê cần phổ biến và tuyên truyền Văn hoá công sở trong cơ quan UBND để mọi người thực hiện theo. Ông cha ta xưa đã dạy: “Lời chào cao hơn mâm cỗ”! Điều này đã nói lên tầm quan trọng của sự chào hỏi trong hóa Việt. Với hầu hết người Việt Nam, một nụ cười cũng có thể là một lời chào; Một câu xin lỗi đôi khi cũng là một lời chào chứ không nên hiểu đó là vấn đề xác định lỗi phải, trái. Ðiều đó không chỉ có ý nghĩa tích cực trong mối quan hệ giữa người dân và các cơ quan quản lý mà còn thể hiện tính văn hóa, văn minh giữa những con người với nhau. 3. Duy trì, phát triển Văn hoá công sở trong cơ quan UBND xã Theo quy định hiện hành, công chức Văn phòng - Thống kê phải giúp lãnh đạo trực bộ phận một cửa để tiếp nhận hồ sơ và các nhu cầu giải quyết các thủ tục hành chính của khách, của công dân với chính quyền. Vì vậy, cán bộ tiếp dân cần làm 45 việc đúng giờ niêm yết, tránh tình trạng khách đã chờ mà cán bộ, công chức còn trà nước, tán gẫu với nhau. Cá biệt có trường hợp, khi khách hỏi, lại sẵng giọng trả lời: "Đang giao ban!". Mặt khác, công chức nhiều cơ quan hành chính Việt Nam, nhất là ở cấp xã nước ta vẫn thiếu các kỹ năng thiết lập giao tiếp phi ngôn ngữ. Họ chưa biết nói chuyện bằng ánh mắt, khuôn mặt, cử chỉ. Thay vì làm cho ánh mắt của mình dễ chịu, thân thiện, họ lại thường mang khuôn mặt lạnh lùng. Trong cơ quan, bắt buộc phải có quy định về thời gian tiếp khách. Chưa hết giờ, công chức không được về dù không còn khách nào. Đó là nguyên tắc tối thiểu mà mỗi công chức phải tuân thủ nghiêm túc. Phải đề cao trách nhiệm và nghĩa vụ phục vụ nhân dân, lãnh đạo các cơ quan UBND xã cần xử lý kịp thời các cán bộ, công chức, viên chức chưa thực hiện đúng nghĩa hai từ phục vụ. Khi tiếp khách tại công sở, những cán bộ, công chức tại cơ quan công quyền có thái độ kẻ cả, lạnh lùng, hách dịch, sử dụng những câu giao tiếp thiếu chủ ngữ, không tôn trọng khách như: 'Có việc gì?', 'Ði đâu?', 'Gặp ai?'... phải bị phê bình, xử lý nghiêm. Ở nơi thường có đông khách đến, cần có chỗ đủ rộng, có ghế ngồi, quạt mát hoặc máy lạnh mùa nực, bàn nước phải bố trí ở góc phòng, ai cần ra đó. Để tránh hiện tượng khách đông dễ xảy ra chen lấn, tại nơi tiếp dân phải có quy định rõ ràng cách xếp giấy tờ theo thứ tự, tránh tình trạng lộn xộn, chen ngang. Nếu có trường hợp cần giải quyết trước cũng nên thông báo để mọi người thông cảm, không thắc mắc. Các quy định về thủ tục hành chính, giấy tờ cần viết to, rõ ràng, công bố ở nơi khách tiếp cận dễ dàng, xem trước, đối chiếu với công việc của mình để bổ sung hồ sơ, hoặc đến chỗ khác giải quyết đúng nơi khỏi mất công chờ đợi. Phòng làm việc của công chức cần gọn ghẽ, sắp xếp bàn ghế, phương tiện hợp lý, thuận lợi cho công chức hoạt động. Trong phòng phải luôn sạch sẽ, làm vệ sinh thường ngày. Quan hệ giữa lãnh đạo với công chức là quan hệ công tác trên dưới. Cần có sự tôn trọng cấp trên nhưng không thể "gia đình chủ nghĩa" gọi lãnh đạo là chú, là bác, xưng con, xưng cháu, xưng anh em... Lãnh đạo cũng không được gọi cấp dưới xách mé hoặc coi thường người giúp việc mình. 4. Tôn trọng Văn hoá công sở khi giao tiếp trong cơ quan UBND xã Mỗi người có cương vị và trách nhiệm được giao trong trụ sở cơ quan UBND xã. Vì vậy, từng hành vi ứng xử của mỗi người luôn luôn phải thể hiện tôn trong đồng nghiệp, tôn trọng mọi người trong cơ quan. Sự tôn trọng ấy đôi khi thể hiện qua một việc làm tưởng như rất nhỏ: Khi trò chuyện bằng điện thoại di động, mỗi người phải giữ ý, tránh làm phiền người bên cạnh. Đặc biệt là trong các cuộc họp, hội nghị. Khi đang tiếp khách, nhất là tiếp dân, dù công chức xã có bận gì, có bị “sếp” gọi thì cũng cần cố gắng tiếp khách hoàn tất mới chuyển sang việc khác hoặc đi gặp “sếp”. Trường hợp việc quá cần kíp không thể không tạm ngưng tiếp khách thì trước khi tạm ngưng phải xin lỗi với thái độ thật chân thành mới hy vọng được khách thông cảm. Đặc biệt, trường hợp tiếp khách dù họ là người cần đến cơ quan UBND xã - tức là giao tiếp ở “vị trí yếu hơn” cơ quan thì công chức cũng không được vì thế mà cửa quyền, hách dịch. 46 5. Liên tục xây dựng hoàn thiện và phát triển nếp sống, làm việc theo Văn hoá công sở trong cơ quan UBND xã Hiện nay tại một số địa phương cơ quan UBND cấp tỉnh, thị xã thuộc tỉnh đã xây dựng và ban hành quy chế Văn hóa công sở trong cơ quan theo văn bản của Thủ tướng Chính phủ. Nhưng với cấp xã thì chưa có nhiều cơ quan triển khai việc này. Vì vậy, quan trong trước hết là công chức Văn phòng - Thống kê xã phải nghiên cứư văn bản hướng dẫn của chính phủ, của cơ quan quản lý cấp trên để tham mưu, đề xuất với lãnh đạo xã xây dựng và ban hành ngay quy chế Văn hóa công sở và triển khai thực hiện ngay trong cơ quan. Có thể phối kết hợp với bộ phận Cải cách hành chính để xây dựng lồng ghép nội dung Văn hóa công sở như một phần trong nội dung cải cách hành chính thì mới có kinh phí và cơ sở để triển khai thuận lợi hơn. Có thể thực hiện quá trình triển khai xây dựng và thực hiện Văn hóa công sở theo hai giai đoạn: Giai đoạn 1 nên lồng ghép nội dung Văn hóa công sở trong quy trình tiếp dân, tiếp nhận và giải quyết hồ sơ hành chính theo yêu cầu của công dân thông qua việc quy định thẩm quyền và trách nhiệm cá nhân từng vị trí cán bộ quản lý, từng công chức chuyên môn. Giai đoạn 2 nên xây dựng và triển khai quy chế Văn hóa công sở với quy trình khen thưởng, xử phạt cá nhân khi thực hiện trách nhiệm và nghĩa vụ công chức với mức thưởng, phạt công minh phù hợp. Ví dụ: Xếp loại mức độ hoàn thành công việc của cán bộ, công chức hàng tháng, đồng thời chi thưởng công khai, minh bạch thẳng vào lương thu nhập hàng tháng của cán bộ, công chức. Cách làm như Chính phủ Hàn Quốc hiện nay hoàn toàn có thể áp dụng cho cơ quan UBND xã ở Việt Nam. Giai đoạn 3 xây dựng hoàn thiện Văn hóa công sở trong cơ quan UBND xã. Văn hóa công sở tại các cơ quan có nhiều cách thể hiện khác nhau. Thực hiện Văn hóa công sở bước đầu ở mức thấp là việc chấp hành nghiêm quy định của nhà nước, của cấp trên về quy trình, thủ tục hành chính. Bước sau cao hơn là thực hiện công việc được giao với toàn bộ trách nhiệm được giao. Bước thứ ba, bước cao nhất theo chúng tôi là nâng ý thức trách nhiệm trong việc thực hiện quy chế, quy trình và trách nhiệm, nghĩa vụ cán bộ, công chức thành thói quen tuân thủ nghiêm không chỉ quy chế, quy trình mà còn coi đó như là biểu hiện của nếp sống, của cách thể hiện cá nhân có trách nhiệm với cộng đồng, với cơ quan UBND xã. Một cơ quan UBND xã có các cán bộ, công chức có Văn hóa công sở sẽ không còn phải treo các tấm biển nhắc các cá nhân là: “Xuống xe xuất trình giấy tờ” hoặc “Đi nhẹ, nói k