Bài giảng Tin học văn phòng - Bài 5: In ấn và trộn tài liệu

TIN HỌC VĂN PHÒNG Bài 5: IN ẤN VÀ TRỘN TÀI LIỆU 1 Nội dung chính 1. In ấn • Quy trình in ấn • Tính năng Page Setup • Tiêu đề đầu/cuối trang • Xem tài liệu trước khi in • In tài liệu 2. Trộn tài liệu • Khái niệm • Các bước thực hiện 2 1. In ấn Quy trình in ấn Định%dạng%trang%in% Soạn%thảo%tài%liệu% Thiết%lập%8êu%đề%đầu/cuối% trang%% Xem%tài%liệu%trước%khi%in% In%tài%liệu% 3 Tính năng Page Setup I Mở hộp thoại : vào ribbon Page Layout → Page Setup I Tab Margin : thiết lập trang in (căn lề, chiều khổ giấy. . .) I Tab Paper : thiết lập khổ giấy in I Tab Layout : thiết lập khung 4 Tiêu đề đầu/cuối trang I Cách tạo • vào ribbon Insert → Header & Footer • chọn kiểu tiêu đề đầu/cuối trang và nhập tiêu đề tương ứng • kết thúc : chọn Close Header and Footer trên tab Design, hoặc ấn Esc I Chỉnh sửa : nhấn đúp chuột vào tiêu đề để thay đổi nội dung 5 Thêm các trường vào tiêu đề Có thể thêm một vài tham số vào tiêu đề đầu/cuối trang I Số trang (Page Number) I Ngày tháng hiện tại (Date & Time) I Tác giả tài liệu I Tên tài liệu, tên file I Tiêu đề theo chương (Quick Parts → Field → StyleRef) 6 Xem tài liệu trước khi in Vào File → Print hoặc ấn Ctrl+P : cho phép xem nội dung các trang in trước khi in 7 In tài liệu Thiết lập in, chọn máy in, số bản in. . . rồi in 8 2. Trộn tài liệu Khái niệm I Tạo hàng loạt các văn bản có cùng khuôn mẫu, chỉ khác nhau các thông tin ở một số vị trí I Ví dụ : • Tạo giấy mời theo danh sách khách mời • Tạo phong bì thư theo danh sách người nhận và địa chỉ • Tạo giấy báo lương theo danh sách nhân viên và bảng lương • . . . 9 Các bước thực hiện I Chuẩn bị dữ liệu (bảng biểu trong Word hoặc file Excel) I Soạn mẫu tài liệu trộn I Chèn các trường tin lên tài liệu I Thực hiện trộn tài liệu 10 Chuẩn bị file mẫu tài liệu I Tạo một file mẫu I Vào ribbon Mailings → Start Mail Merge để chọn loại văn bản cần trộn 11 Chọn dữ liệu kết nối I Vào Mailings → Select Recipients để chọn/tạo dữ liệu kết nối I Chọn Edit Recipients List để chỉnh sửa dữ liệu (nếu cần) 12 Chèn các trường tin lên tài liệu I Tại mỗi vị trí cần chèn, vào Mailings → Insert Merge Field, chọn trường thông tin thích hợp I Khi có thêm điều kiện từ dữ liệu : Mailings → Rules 13 Thực hiện trộn tài liệu I Xem văn bản trước khi hoàn thiện : Mailings → Preview Results I Trộn tài liệu : Mailings → Finish & Merge 14