Bài giảng Tin học văn phòng - Bài 8: Thao tác trên bảng tính với Excel

TIN HỌC VĂN PHÒNG Bài 8: THAO TÁC TRÊN BẢNG TÍNH VỚI EXCEL 1 Nội dung chính 1. Giới thiệu Microsoft Excel 2. Các thao tác với tệp tin và bảng tính 3. Xử lý dữ liệu trong bảng tính 2 1. Giới thiệu Microsoft Excel I Phần mềm xử lý bảng tính, nằm trong bộ MS Office I Các tính năng chính : • tính toán, phân tích dữ liệu • lập bảng biểu báo cáo, quản lý danh sách • vẽ đồ thị và các sơ đồ • tự động hoá công việc bằng các macro I Khởi động Excel : • kích đúp chuột vào biểu tượng Microsoft Excel trên màn hình hay thanh tác vụ • kích chọn Start → All Program → Microsoft Office → Microsoft Excel 2010 • mở một tệp Excel đã soạn thảo 3 Màn hình làm việc của Excel 4 Cấu trúc của bảng tính I Workbook : là một tập tin chứa tất cả các dữ liệu mà người dùng excel làm việc, gồm tập hợp các bảng tính (sheet), đồ thị, macro. . . có liên hệ với nhau I Sheet : một lưới các ô (cell), dùng để nhập dữ liệu, tính toán, tạo biểu mẫu. . ., gồm tối đa 16.384 cột và 1.048.576 dòng với Excel 2010 I Các cột được đánh thứ tự theo chữ (A, B,. . ., Z, AA, AB,. . .), các dòng được đánh số từ 1 I Cell : một ô để điền dữ liệu, được xác định bằng cột và dòng chứa ô đó 5 Cấu trúc của bảng tính I Vùng : tập hợp các ô kề nhau, được xác định bởi toạ độ ô đầu (thường ở góc trên bên trái) và toạ độ ô cuối (thường ở góc dưới bên phải), ví dụ A2 : B5 I Chọn vùng : • giữ chuột từ ô đầu tiên, kéo đến ô cuối cùng rồi thả chuột • dùng phím shift kết hợp với các mũi tên di chuyển 6 2. Các thao tác với tệp tin và bảng tính Các thao tác với tệp tin tương tự như trong Word I Lưu tệp : File → Save ; phím tắt Ctrl+S ; hoặc nhấn nút Save trên thanh công cụ nhanh I Lưu tệp với tên khác : File → Save as I Tạo tệp mới : File → New ; Ctrl+N I Mở một tệp đã có : File → Open ; Ctrl+O I Đóng tệp đang mở : File → Close ; nút Close ; File → Exit hoặc Alt+F4 7 Các thao tác với bảng tính I Kích chuột phải vào tên của sheet, chọn mục tương ứng để chèn sheet, xoá, đổi tên, di chuyển/sao chép, đặt chế độ bảo vệ, tô màu tên, ẩn/hiện, chọn tất cả I Tách bảng tính • giúp ta đồng thời thấy những phần khác nhau của bảng tính • vào View → Window, chọn Freeze Panes 8 Di chuyển trong bảng tính I các phím mũi tên di chuyển giữa các ô I Tab/Shift+Tab : sang ô bên phải/trái I Home : đưa con trỏ về đầu dòng (cột A) I Ctrl+Home/Ctrl+End : đưa con trỏ về đầu sheet (ô A1)/cuối sheet (ô có chứa dữ liệu sau cùng) I PageUp/PageDown : đến màn hình phía trước/sau I Alt+PgUp/Alt+PgDn : sang trái/phải một màn hình I Ctrl+PgUp/Ctrl+PgDn : chuyển đến sheet phía trước/sau I F5 : mở hộp thoại Go to (di chuyển nhanh đến ô/vùng) 9 3. Xử lý dữ liệu trong bảng tính Các kiểu dữ liệu I Dạng văn bản (Text) I Dạng số (Number) : số nguyên, số thực, số âm, số dương, số phần trăm (Percentage) I Dạng ngày (Date), giờ (Time) I Dạng tiền tệ (Currency) I Dạng logic : True hoặc False 10 Nhập, sửa, xoá dữ liệu I Nhập liệu : đưa con trỏ đến ô cần nhập để gõ dữ liệu, kết thúc việc nhập bằng Enter hoặc Tab I Sửa dữ liệu đã có : nhấn đúp chuột vào ô hoặc ấn F2, nên sửa trong thanh công thức rồi ấn Enter để sửa hoặc Esc để huỷ các sửa đổi I Xoá dữ liệu : nhấp chuột phải vào ô/vùng cần xoá, chọn Clear Contents I Cắt, dán dữ liệu 11 Sao chép dữ liệu I Nhấp chuột phải vào ô/vùng cần copy, chọn Copy I Nhấp chuột phải vào ô/đầu vùng cần sao chép ra, chọn trong Paste Options hoặc Paste Special I Dán đặc biệt : cho phép chỉ dán công thức hay giá trị, định dạng, chú thích, độ rộng cột. . . 12 Định dạng dữ liệu I Có thể để Excel tự động định dạng hoặc ta chỉ ra kiểu dữ liệu : nhấp chuột phải vào ô/vùng cần định dạng, chọn Format Cells I Căn lề, sửa font, tô màu, kẻ khung. . . 13 Thao tác trên dòng, cột Dùng chuột phải hoặc sử dụng ribbon I Chèn, xoá dòng/cột I Thay đổi kích thước : chọn dòng/cột cần làm, vào Home → Cells → Format, chọn Row Height hoặc Column Width I Ẩn dòng/cột : vào Home → Cells → Format, chọn Hide & Unhide I Nhóm các dòng/cột : chọn các dòng/cột cần làm, vào Data → Outline, chọn Group 14 Thao tác trên ô Dùng chuột phải hoặc sử dụng ribbon I Chèn, xoá ô I Đặt tên cho ô/vùng : gõ tên vào mục Tên, hoặc vào Formulas → Defined Names, chọn Define Name I Merge : vào Home → Alignment, chọn Merge & Center I Ghi chú cho ô : vào Review → Comments, chọn New Comment I Bảo vệ ô : vào Home → Cells → Format, chọn Lock Cell 15 Tính năng Auto Fill I Dùng để điền cả loạt dữ liệu giống nhau hoặc dữ liệu thay đổi theo quy luật I Cách 1 : nhập giá trị vào ô đầu tiên, cho con trỏ lại gần góc dưới phải của ô để hiện ra dấu +, kéo chuột đến vị trí mong muốn. Thay đổi kiểu fill : ấn nút Auto Fill Options. I Cách 2 : nhập giá trị vào ô đầu tiên, vào Home → Editing, chọn Fill 16 Công thức toán học cơ bản 17