Bài giảng Xây dựng các tài liệu về công việc

1Phần 3
Chỉ ra các nhiệm vụ, bổn phận và trách nhiệm của một công việc.
Nó xác định rõ cần làm gì, tại sao làm việc đó, làm việc đó ở đâu và được làm như thế nào. Lưu ý: việc phân bổ, thực hiện công việc của một vị trí phải dựa trên cơ sở quỹ thời gian cho phép (giờ, ngày, tháng,…) Bản mô tả công việc t i 2Nội dung chính của Bản MTCV
Thông tin chung.
Nhiệm vụ chính.
Nhiệm vụ phụ.
Quan hệ công tác. “Không những cần làm rõ những gì đang thực hiện mà quan trọng hơn là phải làm rõ những gì cần phải thực hiện” Nhiệm vụ chính – Nhiệm vụ phụ “Việc thực hiện nhiệm vụ này có ảnh hưởng trực tiếp đến mục đích của vị trì công việc hay không ? Có = NV chính Có = NV chính Không = NV phụ Không = NV phụ 3Sơ đồ quan hệ công việc Đặc điểm của một Bản MTCV “Tốt”
Sắp xếp các nhiệm vụ theo trình tự thực hiện.
Bắt đầu bằng nhiệm vụ đòi hỏi nhiều thời gian, trách nhiệm.
Kết thúc với câu “Thực hiện các nhiệm vụ có liên quan khác theo yêu cầu”.
Mô tả công việc theo cách nó phải được thực hiện trên thực tế.
Sử dụng các từ có tính hành động. 4
Liệt kê kiến thức, các kỹ năng và năng lực mà một cá nhân cần có để có thể hoàn thành tốt công việc (Bản mô tả công việc).
Cụ thể bằng các thước đo, chuẩn mực.
Yêu cầu ở mức độ thiết yếu. Bản yêu cầu chuyên môn 5Yêu cầu chuyên môn theo mô hình ASK Attitude Knowledg e Kiến thức Skill Kỹ năng Thái độ Nội dung cơ bản của Bản YCCM
Yêu cầu công việc : - Học vấn, hiểu biết, kỹ năng và kinh nghiệm. - Thái độ (khách hàng, công việc, đồng đội)
Yêu cầu thể chất : - Cố gắng, nỗ lực về thể chất. - Điều kiện làm việc. - Mối nguy hiểm, rủi ro. 6Phân tích & giải quyết vấn đề Tập hợp & động viên người khác  Trình bày & thuyết phục Định hướng & lập kế hoạch Kỹ năng Liêm chính, kiên trì, tinh thần phục vụ Thuyết phục & tư vấn KH Thái độ (thể hiện qua hành vi) Kiến thức Công việc Cởi mở, năng động, chủ động Kiến thức về KH, thị trường & SP Tiếp cận KH & Giới thiệu SP Cầu tiến, sáng tạo, lạc quan Theo dõi KQ Ví dụ về cách xác định tiêu chí năng lực Các cấp độ năng lực Có thể sáng tạo và cải tiến công việc Có thể hướng dẫn người khác Làm được công việc không cần giám sát Làm được công việc dưới sự giám sát Kỹ năng Thành thạo 4 Nâng cao 3 Trung cấp 2 Cơ bản 1 Hiểu biết sâu về công việc và rộng đến các lĩnh vực liên quan Hiểu biết chuyên sâu về công việc Hiểu biết đầy đủ về công việc Có hiểu biết về công việc Kiến thức Quyết tâmNhiệt tình Thích thúQuan tâmThái độ 7Chuẩn hóa cấp độ năng lực (Xác định năng lực tối thiểu) 433 TP Nhân sự Kế toán trưởng TP Kỹ thuật Vật tư 42 342 32 43 TP Kinh doanh Thái độKỹ năngKiến thức Vị trí 111 Chánh văn phòng Ví dụ minh họa phân tích năng lực Kỹ năng dự báoKỹ năng đào tạo & kèm cặp NV Thái độKỹ năng quản lý NV Kỹ năng phân tíchKỹ năng giao tiếp Kỹ năng hoạch định Kỹ năng giải quyết vấn đề Kỹ năng chuyên mônKỹ năng làm việc với con người Kỹ năng thương lượng Kiến thức chuyên môn 321321 Thực tế Chuẩn Trọng số Thực tế Chuẩ n Trọng số Mức năng lựcĐánh giá Tiêu chí Mức năng lực Đánh giá Tiêu chí 8Bản tiêu chuẩn kết quả công việc là gì ? “Là các th
c đo dựa trên cơ sở những mong muốn về kết quả công việc đối với một vị trí” “Là Bản mô tả công việc được viết lại dưới dạng các tiêu chun c th” Bản tiêu chuẩn kết quả công việc ti t i 9phạm trù của Bản TCKQCV Chất lượng Thời hạn Số lượng /NSLĐ Các cấp mục tiêu
Công ty Mẹ
Công ty Con
Phòng ban, Xí nghiệp.
Bộ phận, Tổ đội
Cá nhân. 10
S Specific (Cụ thể, rõ ràng)
M Measurable (Đo lường được)
A Achievable (Hoàn toàn có thể đạt được)
R Reality (Trên cơ sở nguồn lực thực tế)
T Timebound (Trong khoảng thời gian nhất định) SMART = Nguyên tắc cơ bản xây dựng mục tiêu công việc Tiêu chí đánh giá định tính
Rất khó xây dựng 100% tiêu chí đánh giá định lượng cho một vị trí công việc.
Nếu chỉ đánh giá định lượng, con người có xu hướng thiên về cá nhân.
Dùng tiêu chí định tính để loại bỏ các yếu tố khách quan làm ảnh hưởng đến kết quả công việc.
Động lực thúc đẩy nhân viên hoàn thiện năng lực.
Thể hiện Văn hóa doanh nghiệp.
Tiêu chí định tính cần có mối liên hệ nhân quả với tiêu chí định lượng. 11 Mục tiêu Thước đo Kết quả Công việc Đo lường định kỳ Kết quả công việc - Hàng tháng. - Hàng quý, năm - Cố định. - Ít thay đổi. - Thay đổi thường xuyên “Bằng chứng kết quả công việc” Bằng chứng “CỨNG’ • Bảng biểu báo cáo, giấy tờ chứng từ. • Thay đổi các nguồn lực : con người, tài chính và thiết bị • … Bằng chứng “MỀM’ • Sự hài lòng, thỏa mãn. • Môi trường làm việc. • … 12 Phần 4 13 Duy trì các thông tin về công việc 1. Xem xét tài liệu. 2. Truyền đạt thông tin Xem xét tài liệu công việc - Khi áp dụng quy trình mới. - Có sự thay đổi về nhân sự. - Mục tiêu chung thay đổi. - Kết quả công việc định kỳ. - Phát hiện điểm không Khi nào phải xem xét tài liệu Bản mô tả công việcBản mô tả công việc Bản yêu cầu chuyên mônBản yêu cầu chuyên môn Bản tiêu chuẩn kết quả công việcBản tiêu chuẩn kết quả công việc Chính xác – Phù hợp 14 Một số phương pháp truyền đạt : - Lôi cuốn sự tham gia của nhân viên vào quá trình phân tích công việc. - Sổ tay hướng dẫn (tập hợp các tài liệu công việc). - Bản tin thông báo (website, bảng, …). - Chương trình hội nhập, tái hội nhập môi trường làm việc. Ai chịu trách nhiệm truyền đạt thông tin - Khởi xướng. - Tổ chức. - Thúc đẩy xây dựng và truyền thông - Cung cấp thông tin đầu vào, phản hồi. - Thực hiện các tài liệu. Phụ trách NNL Quản lý trực tiếp 15 Thiết kế lại công việc
Chuyên môn hóa công việc.
Mở rộng công việc.
Luân chuyển công việc.
Làm giàu công việc. Định mức lao động
Áp dụng cho lao động trực tiếp sản xuất ra sản phẩm, dịch vụ.
Lượng lao động hao phí cần thiết để hoàn thành 1 đơn vị sản phẩm (hoặc khối lượng công việc) đúng tiêu chuẩn chất lượng trong những điều kiện tổ chức kỹ thuật nhất định.
Lượng lao động hao phí = thời gian làm việc. 16