Chương trình quản lý mượn sách trong phòng đọc của thư viện

Ch­¬ng tr×nh qu¶n lý m­în s¸ch trong phßng ®äc cña th­ viÖn Lêi nãi ®Çu Sù ra ®êi cña c«ng nghÖ th«ng tin ®· ®ãng vai trß v« cïng quan träng ®èi víi cuéc sèng ngµy nay. Nã ®· trë thµnh cuéc c¸ch m¹ng khoa häc c«ng nghÖ lµm thay ®æi nhiÒu mÆt trong ®êi sèng x· héi trªn ph¹m vi thÕ giíi. ThÕ giíi ®ang b­íc vµo mét thêi kú míi, mét thêi kú mµ bªn c¹nh nh÷ng nguån lùc ph¸t triÓn truyÒn th«ng nh­ tµi nguyªn thiªn nhiªn, con ng­êi th× nguån lùc th«ng tin ®ang ®­îc coi nh­ lµ mét nguån lùc chñ yÕu ®Ó ph¸t triÓn trong thÕ kû 21. ViÖc øng dông tin häc trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y vµo c¸c vÊn ®Ò cña ®êi sèng x· héi, kinh tÕ ®· mang l¹i nh÷ng hiÖu qu¶ to lín ,cµng trë thµnh vÊn ®Ì cÊp thiÕt, cÊp b¸ch cho mäi ng­êi, mäi ngµnh. Tõ nh÷ng thùc tÕ mµ tin häc ®· mang l¹i, con ng­êi ®· nhê vµo tin häc ®Ó x©y dùng, thiÕt kÕ nh÷ng ch­¬ng tr×nh qu¶n lý ¸p dông cho mäi lÜnh vùc riªng biÖt, nã gióp cho c«ng viÖc qu¶n lý ®­îc nhanh h¬n, hiÖu qu¶ h¬n vµ thuËn lîi h¬n rÊt nhiÒu, tiÕt kiÖm ®­îc thêi gian xö lý mét khèi l­îng th«ng tin lín, vµ kh«ng n»m ngoµi qui luËt ®ã bµi to¸n qu¶n lý s¸ch trong phßng ®äc cña th­ viÖn ®· ¸p dông nh÷ng thµnh tùu nãi trªn lµm cho qui m« cña th­ viÖn ngµy cµng ph¸t triÓn g¾n víi sù ph¸t triÓn cña x· héi, th­ viÖn ngµy cang ®a d¹ng vÒ néi dung vµ phóc t¹p vÒ tra cøu cña ng­êi sö dông vµ cña ng­êi qu¶n lý th­ viÖn. Do ®ã em ®· x©y dùng vµ thiÕt kÕ mét ch­¬ng tr×nh qu¶n lý s¸ch trong phßng ®äc cña th­ viÖn ë mét khÝa c¹nh nhá mong muèn gi¶i quyÕt ®­îc mét phÇn trong qui m« lín ®ã. Trªn c¬ së dùa trªn ph­¬ng ph¸p ph©n tÝch, thiÕt kÕ cã cÊu tróc ®Ó x©y dùng ch­¬ng tr×nh qu¶n lý s¸ch vµ b¹n ®äc cña th­ viÖn víi c¸c chøc n¨ng l­u tr÷, xö lý th«ng tin vÒ s¸ch, vÒ b¹n ®äc n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña th­ viÖn. V× thêi gian cã h¹n, kh¶ n¨ng kinh nghiÖm cßn h¹n chÕ cho nªn ch­¬ng tr×nh nµy kh«ng tr¸nh khái nh÷ng thiÕu sãt. B¶n th©n bÊt cø mét ch­¬ng tr×nh nµo ®Æt ra yªu cÇu cÇn thiÕt lµ th­êng xuyªn ®­îc ®æi míi, cËp nhËt vµ n©ng cao. Bëi vËy trong qu¸ tr×nh øng dông phÇn mÒm nµy nhÊt ®Þnh sÏ ®­îc hoµn thiÖn ngµy mét tèt h¬n ®Ó ®¸p øng yªu cÇu vÒ nhu cÇu cña c¸c th­ viÖn ®iÑn tö ngµy nay. Víi nhiÖm vô vµ yªu cÇu ®Æt ra bµi tËp tèt nghiÖp cña em ®­îc chia thµnh 3 ch­¬ng chÝnh: Ch­¬ng 1: Giíi thiÖu vÒ bµi to¸n qu¶n lý m­în s¸ch trong phßng ®äc cña th­ viÖn: Tr×nh bµy kh¸i qu¸t vÒ mét ch­¬ng tr×nh qu¶n lý m­în s¸ch cÇn ph¶i cã nh÷ng ®iÒu kiÖn g×, nh÷ng qui tr×nh tæ chøc ho¹t ®éng ra sao... Ch­¬ng 2 : CÊu tróc ch­¬ng tr×nh: X©y dùng s¬ ®å chøc n¨ng nhiÖp vô, s¬ ®å dßng d÷ liÖu, m« h×nh quan hÖ thùc thÓ, qui tr×nh cña hÖ thèng, kh¸i qu¸t néi dung c¸c chøc n¨ng cña ch­¬ng tr×nh, x©y dùng ch­¬ng tr×nh qu¶n lý s¸ch cña th­ viÖn. Ch­¬ng 3 : X©y dùng ch­¬ng tr×nh: ThiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu, thiÕt kÕ hÖ thèng ch­¬ng tr×nh, c¸c giao diÖn, modul chÝnh cña ch­¬ng tr×nh. Em ®· hoµn thµnh bµi tËp nµy víi sù h­íng dÉn cña thÇy TrÇn Quang Huy. Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n sù gióp ®ì cña thÇy h­íng dÉn, cña thµy c« gi¸o trong khoa, th­ viÖn ®· gióp em hoµn thµnh bµi t©p tèt nghiÖp nµy. Ch­¬ng 1: Giíi thiÖu bµi to¸n qu¶n lý m­în s¸ch trong phßng ®äc cña th­ viÖn I. §Æt vÊn ®Ò Trong thêi ®¹i bïng næ vÒ khao häc c«ng nghÖ, ®Æc biÖt lµ c«ng nghÖ vÒ th«ng tin, th× c«ng nghÖ th«ng tin ®· thùc sù kh«ng thÓ thiÕu ®­îc trong ®êi sèng hµng ngµy cña chóng ta, c«ng nghÖ th«ng tin cã mÆt trong tÊt c¶ mäi lÜnh vùc nh­ qu¶n lý, xö lý th«ng tin, cËp nhËt th«ng tin... Vµ kh«ng n»m ngoµi nh÷ng nhu cÇu ®¸p øng vÒ nh÷ng tiÖn Ých cña c¸c phÇn mÒm th× c«ng t¸c qu¶n lý th­ viÖn ®· thùc sù thÊy ®­îc tÇm quan träng cña c«ng nghÖ th«ng tin mµ cô thÓ lµ c¸c phÇm mÒm chuyªn dông dµnh riªng cho lÜnh vùc th­ viÖn nh­ CDS/ISIS, LIBQL... th× nh÷ng phÇn mÒm nh­ qu¶n lý s¸ch m­în trong phßng ®äc cña th­ viÖn ®­îc viªt trªn ng«n ng÷ Access, Visual Basic... còng ®­îc sö dông rÊt nhiÒu, nhê nh÷ng ch­¬ng tr×nh phÇn mÒm nµy gióp ng­êi qu¶n lý, cung nh­ nh÷ng ng­êi cã nhu cÇu t×m tin hay nãi c¸ch kh¸c chÝnh lµ c¸c ®éc gi¶ cã nhu cÇu t×m m­în s¸ch, b¸o, t¹p chÝ... ®Ó phôc vô cho nhu cÇu b¶n th©n cËp nhËt d÷ liÖu mét c¸ch nhanh nhÊt. Víi bµi to¸n cô thÓ ë ®©y lµ qu¶n lý s¸ch m­în trong phßng ®äc cña th­ viÖn, th× qui tr×nh m­în tr¶ s¸ch lµ mét qu¸ tr×nh thèng nhÊt, mäi ho¹t ®éng liªn tôc diÔn ra cho nªn ®ßi hái ng­êi qu¶n lý n¾m b¾t ®­îc nh÷ng th«ng tin vÒ s¸ch, vÒ ®éc gi¶ mét c¸h th­êng xuyªn... ChÝnh v× vËy víi kh¶ n¨ng cña m×nh vµ niÒm say mª nghiªn cøu trong lÜnh vùc th«ng tin, em tù m×nh kh¶o s¸t ho¹t ®éng t¹i mét sè th­ viÖn nh­ Trung t©m th«ng tin Th­ viÖn thuéc truêng §¹i häc SP H¶i Phßng, Trung t©m th­ viÖn thuéc Häc ViÖn Kü ThuËt Qu©n Sù... ®Ó cã nh÷ng thùc tÕ ¸p dông vµo bµi tËp tèt nghiÖp cña m×nh. II.M« t¶ qui tr×nh ho¹t ®éng cña m­în s¸ch trong phßng ®äc cña th­ viÖn. Nh­ bÊt kú mét th­ viÖn nµo th× nhiÖm vô cña th­ viÖn lµ tæ chøc phôc vô b¹n ®äc víi nhiÒu h×nh thøc: cho m­în, ®äc t¹i chç, h­íng dÉn b¹n ®äc khai th¸c th«ng tin cña th­ viÖn , th«ng qua quan hÖ th­êng xuyªn víi c¸c nhµ xuÊt b¶n ®Æt s¸ch cho th­ viÖn. C¸c tµi liÖu l­u tr÷ trong mét th­ viÖn rÊt phong phó vÒ thÓ lo¹i: b¸o,sach, t¹p chÝ. Th«ng th­êng s¸ch sau khi ®­îc ®­a vµo th­ viÖn sÏ ph¶i ph©n lo¹i theo tõng chñ ®Ò. Bªn c¹nh ®ã mçi tªn s¸ch ®­îc m« t¶ v¾n t¾t trong mét phiÕu cã nh÷ng th«ng tin nh­:M· s¸ch, tªn s¸ch, tªn t¸c gi¶, nhµ xuÊt b¶n, n¨m xuÊt b¶n,... C«ng viÖc nµy sÏ gióp cho viÖc tr¶ ,b¹n ®äc tuú theo nhí ®­î th«ng tin nµo cã thÓ dÔ dµng tra cøu tµi liÖu cÇn t×m theo nh÷ng th«ng tin nh­ m· s¸ch, tªn s¸ch §Ó cã thÓ m­în s¸ch, b¹n ®äc ph¶i lµm thÎ “thÎ b¹n ®äc”. Trong ®ã cã c¸c th«ng tin vÒ: M· thÎ, hä tªn, ngµy sinh, ®Þa chØ. Khi cã b¹n ®äc míi, th­ viÖn ph¶i lµm thÎ cho b¹n ®äc vµ t¹o mét hå s¬ ghi nhËn viÖc m­în cña b¹n ®äc. Trªn hå s¬ nµy còng cã nh÷ng th«ng tin nh­ “ThÎ ®éc gi¶”. §Ó qu¶n lý l­îng s¸c m­în tr¶, trong mçi th­ viÖn l¹i cho phÐp ®éc gi¶ m­în s¸ch víi mét thêi gian nhÊt ®Þnh, nÕu b¹n ®äc m­în qu¸ thêi h¹n qui ®Þnh th× sÏ tÝnh ngµy qu¸ h¹n, hoÆc lµm mÊt s¸ch b¹n ®äc ph¶i nép ph¹t. Qui tr×nh m­în tr¶ lu«n ®­îc nh©n viªn th­ viÖn qu¶n lý vµ lu«n ®­îc cËp nhËt mçi khi b¹n ®äc m­în hay tr¶ s¸ch. Qu¶n lý ®­îc c¸c ®Çu s¸ch ®ang cho m­în vµ sè l­îng lµ bao nhiªu, ®· tr¶ hay ch­a tr¶. §ång thêi göi giÊy b¸o vÒ cho tõng ®éc gi¶ nÕu qu¸ h¹n mµ ch­a tr¶ s¸ch. Chøc n¨ng kh«ng thÓ thiÕu cña qu¶n lý s¸ch m­în trong phßng ®äc cña th­ viÖn lµ thèng kª theo ®Þnh kú, nh»m n¾m b¾t ®­îc c¸c th«ng tin vÒ b¹n ®äc, vÒ tµi liÖu gióp cho ng­êi qu¶n lý s¸ch ®¸nh gi¸ ®­îc t×nh h×nh phôc vô b¹n ®äc, tµi liÖu ®Ó cã kÕ ho¹ch bæ sung, huû bá tµi liÖu vµ göi th«ng b¸o cho b¹n ®äc qu¸ h¹n. III. Qui m« cña bµi to¸n qu¶n lý th­ viÖn nãi chung Víi bµi to¸n qu¶n lý s¸ch m­în trong phßng ®äc cña th­ viÖn ®­îc thiªt kÕ theo c¸c th«ng tin sau: + Th«ng tin ®Çu vµo: - Danh s¸ch b¹n ®äc m­în s¸ch - Danh s¸ch c¸c lo¹i s¸ch - M· chñ ®Ò - M· s¸ch - Sè l­îng s¸ch + Th«ng tin ®Çu ra: - Sè l­îng s¸ch cßn trong th­ viÖn - Sè l­îng b¹n ®äc m­în s¸ch qu¸ h¹n ch­a tr¶ - In giÊy b¸o hÕt h¹n m­în s¸ch cña b¹n ®äc - Sè l­îng s¸ch cña tõng ®éc gi¶ m­în qu¸ h¹n - Sè l­îng s¸ch qu¸ cò ®Ó lo¹i bá IV. Chøc n¨ng nghiÖp vô cña th­ viÖn + Bæ sung tµi liÖu: Th­ viÖn ®­îc bæ sung s¸ch tõ nhiÒu nguån mua hay ®­îc tµi trî tõ nhiÒu c¬ quan trong vµ ngoµi n­íc. + Xö lý tµi liÖu: C«ng viÖc nµy gåm ph©n lo¹i tµi liÖu, miªu t¶ tµi liÖu, lµm phÝch. §©y lµ c¸c kh©u kh«ng thÓ thiÕu trong c«ng viÖc qu¶n lý. ViÖc ph©n lo¹i tµi liÖu th× tuú thuéc vµo tõng th­ viÖn kh¸c nhau theo nh­ kh¶o s¸t t¹i tr­êng HVKTQS th× dùa theo 2 b¶ng ph©n lo¹i : - DDC: B¶ng ph©n lo¹i thËp tiÕn cña Dewey - PTB: B¶ng ph©n lo¹i do th­ viÖn Quèc gia biªn so¹n ViÖc miªu t¶ tµi liÖu gåm hai thao t¸c chÝnh ®ã lµ ®Þnh tõ kho¸, tãm t¾t néi dung. Lµm phÝch lµ c«ng ®o¹n cuèi cïng trong kh©u xö lý cña th­ viÖn. Tõ nh÷ng th«ng tin ®· cã ng­êi ta tiÕn hµnh in hÖ thèng phÝch miªu t¶ cho s¸ch phôc vô cho môc ®Ých tra cøu sau nµy. PhÝch chøa c¸c th«ng tin vÒ cuèn s¸ch nh­ tªn s¸ch, tªn t¸c gi¶, sè ®¨ng ký c¸ biÖt. + Tæ chøc phôc vô: Ho¹t ®éng tæ chøc phôc vô ®­îc l·nh ®¹o th­ viÖn giao cho phßng phôc vô. Néi dung chÝnh cña ho¹t ®éng phôc vô lµ: - Tæ chøc s¾p xÕp tµi liÖu trong kho - Qu¶n lý s¸ch vµ b¹n ®äc §Ó t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho viÖc phôc vô b¹n ®äc, c¸c kho cña th­ viÖn ®­îc nghiªn cøu kü vµ tiÕn hµnh tæ chøc s¾p xÕp tµi liÖu mét c¸ch hîp lý, thuËn lîi cho nh©n viªn th­ viÖn trong c«ng tac phôc vô. B¹n ®äc cã thÓ m­în tµi liÖu th«ng qua phiÕu yªu cÇu cña m×nh t¹i hÖ thèng phßng m­în. + Qu¶n lý s¸ch vµ ®éc gi¶ : C«ng viÖc qu¶n lý s¸ch vµ ®éc gi¶ ®­îc thùc hiÖn chñ yÕu ë c¸c phßng ®äc vµ phßng m­în thÓ hiÖn trong viÖc cho ®éc gi¶ m­în s¸ch vµ nhËn s¸ch tr¶ cña ®éc gi¶. Mçi b¹n ®äc cã mét phiÕu m­în ®Ó nh©n viªn cã thÓ qu¶n lý s¸ch ®éc gi¶ m­în. * Qui tr×nh m­în s¸ch: - §éc gi¶ xuÊt tr×nh thÎ m­în - Nh©n viªn kiÓm tra thÎ, c¸c tiªu chuÈn kh¸c theo néi quy( sè s¸ch m­în kh«ng qu¸ 5 cuèn), kiÓm tra s¸ch cã trong kho hay kh«ng. - NÕu ®ñ ®iÒu kiÖn , nh©n viªn ghi c¸c th«ng tin trªn s¸ch vµo phiÕu m­în cña ®éc gi¶. - §éc gi¶ ghi th«ng tin vµo phiÕu theo dâi ( mçi quyÓn s¸ch cã mét phiÐu theo dâi, phiÕu nµy sÏ gióp nh©n viªn n¾m ®­îc sè lÇn lu©n chuyÓn cña s¸ch, tõ ®ã biÕt ®­îc nhu cÇu cña ®éc gi¶). * Qui tr×nh tr¶ s¸ch: - §éc gi¶ xuÊt thÎ vµ s¸ch. - Nh©n viªn kiÓm tra s¸ch ( th«ng tin trªn s¸ch, t×nh tr¹ng s¸ch,thêi gian). NÕu cã vi ph¹m néi quy, ®éc gi¶ sÏ bÞ xö ph¹t theo qui ®Þnh. * Thèng kª ®Þnh kú: Theo ®Þnh kú hµng n¨m th­ viÖn ph¶i tiÕn hµnh thèng kª( b¹n ®äc, lo¹i tµi liÖu) theo n¨m ®Ó gióp l·nh ®¹o ®¸nh gi¸ t×nh h×nh phôc vô b¹n ®äc, tµi liÖu ®Ó cã kÕ ho¹ch bæ sung, huû bá tµi liÖu vµ göi th«ng b¸o cho b¹n ®äc ( ®ßi tµi liÖu). V. Ng«n ng÷ sö dông Tõ nh÷ng kh¶o s¸t thùc tÕ, ®Ó triÓn khai x©y dùng phÇn mÒm nµy ®· cã rÊt nhiÒu ng«n ng÷ ®Ó sö dông nh­ Visual Basic, Visual Fox...Tr­íc ®©y, sù gia t¨ng cña c«ng nghÖ tin häc ch­a s©u réng th× cã ng«n ng÷ bËc thÊp nh­ Assembly hay c¸c ng«n ng÷ Ýt hç trî ng­êi lËp tr×nh nh­ C, Pascal ®Ó t¹o lËp øng dông trªn c¸c hÖ ®iÒu hµnh ®a ch­¬ng, ®a nhiÖm. Ngµy nay Windows ®· vµ ®ang trë thµnh hÖ ®iÒu hµnh kh«ng thÓ thiÕu ®­îc, vµ mäi viÖc giê ®©y quanh phÇn mÒm hÖ thèng nµy. §Ó triÓn khai øng dông ch¹y trªn Window th× ngµy nay ng­êi lËp tr×nh còng sö dông nhiÒu ng«n ng÷ kh¸c nhau, nh­ng víi sù tiÖn Ých cña ng«n ng÷ lËp tr×nh Access ë nhiÒu khÝa c¹nh kh¸c nhau nh­ giao diÖn øng dông th«ng qua nh÷ng thao t¸c trªn mµn h×nh vµ sö dông c¸c ®èi t­îng mµ trong mçi thñ tôc thuéc mçi sù kiÖn th× l¹i ®­îc Visual Basic hç trî cung cÊp th«ng qua c¸c thuéc tÝnh riªng cña mçi ®èi t­îng. §Æc biÖt víi sù kÕt nèi vµ hç trî cña Visual Basic t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho viÖc ph¸t triÓn ch­¬ng tr×nh. ChÝnh v× vËy em ®· lùa chän hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu Access ®Ó thiÕt kÕ ch­¬ng tr×nh nµy. VI. Môc ®Ých vµ ph¹m vi gi¶i quyÕt cña ch­¬ng tr×nh. 1. Môc ®Ých cña ch­¬ng tr×nh. Trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y ®· cã nhiÒu c«ng tr×nh nghiªn cøu, còng nh­ nhiÒu ®Ò tµi tèt nghiÖp ®¹i häc, cao ®¼ng... x©y dùng nh÷ng ch­¬ng tr×nh qu¶n lý th­ viÖn ®em vµo ¸p dông thùc tÕ t¹i mét sè th­ viÖn cô thÓ nh­ng víi mét sù kh¶o s¸t thùc tÕ vµ kiÕn thøc chuyªn ngµnh kh¸c nhau th× tÝnh kh¶ thi cña gi¶i ph¸p ®­a ra còng khac nhau. Víi môc ®Ých n©ng cao chÊt l­îng qu¶n lý, còng nh­ sö dông ®Ó khai th¸c th«ng tin th× ch­¬ng tr×nh phÇn mÒm vÒ qu¶n lý nãi chung vµ ch­¬ng tr×nh qu¶n lý nµy cña em nãi riªng ®Òu ph¶i ®em l¹i sù tiÖn lîi dÔ sö dông cho ng­êi sö dông. Qua kh¶o s¸t thùc tÕ vÒ qu¶n lý th­ viÖn cho ta thÊy ho¹t ®éng cña th­ viÖn lµ mét chuçi ho¹t ®éng liªn quan mËt thiÕt, chÆt chÏ víi nhau vÒ mÆt chøc n¨ng xö lý vµ d÷ liÖu dïng chung. Râ rµng ®©y lµ mét hÖ thèng thèng nhÊt mµ kÕt qu¶ cña kh©u nµy t¸c ®éng tÝnh thèng nhÊt gi÷a c¸c kh©u qua hÖ thèng m¸y tÝnh. TÝnh thèng nhÊt cµng cao th× hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña tõng kh©u còng nh­ hÖ thèng cµng tèt. CÇn ph¶i cã mét hÖ ch­¬ng tr×nh th­ viÖn tæng hîp , bao qu¸t thèng nhÊt toµn bé c¸c kh©u. §©y lµ ph­¬ng ph¸p h÷­ hiÖu trong viÖc kh¾c phôc h¹n chÕ ë mçi phÇn riªng biÖt, tõ viÖc bæ sung tµi liÖu, xö lý vµ nhËp d÷ liÖu cho tíi c«ng t¸c qu¶n lý b¹n ®äc ®­îc tiÕn hµnh trªn mét hÖ thèng míi. §iÒu nµy võa ®¶m b¶o tÝnh thèng nhÊt vµ x©y dùng ®­îc mèi quan hÖ bÒn chÆt gi÷a c¸c kh©u, c¸c qu¸ tr×nh trong hÖ thèng. Cô thÓ ch­¬ng tr×nh ®­îc x©y dùng gåm nh÷ng phÇn chÝnh sau: - PhÇn cËp nhËt d÷ liÖu: Bao gåm c¸c phÇn nh­ cËp nhËt d÷ liÖu c¸c th«ng tin vÒ s¸ch, vÒ ®éc gi¶. - PhÇn tra cøu t×m kiÕm th«ng tin :Bao gåm tra cøu, t×m kiÕm c¸c th«ng tin vÒ s¸ch, vÒ ®éc gi¶... - PhÇn thèng kª: PhÇn nµy tæng kÕt, b¸o c¸o kÕt qu¶ qu¸ tr×nh m­în tr¶ nh­ m­în qu¸ h¹n, göi th«ng b¸o ®ßi s¸ch, thèng kª tÇn suÊt m­în trong tõng ®ît ®Ó ph©n lo¹i ra s¸ch nµo b¹n ®äc cã nhu cÇu m­în nhiÒu th× bæ sung, s¸ch qu¸ cò hoÆc kh«ng cßn phï hîp víi th«ng tin thêi ®¹i th× huû hoÆc thanh lý khái t­ liÖu cña th­ viÖn... 2. Ph¹m vi gi¶i quyÕt X©y dùng hÖ thèng qu¶n lý th­ viÖn vµ cung cÊp c¸c th«ng tin vÒ ch­¬ng tr×nh qu¶n lý ®­îc nghiªn cøu vµ lµm trong mét thêi gian h¹n hÑp vµ víi kh¶ n¨ng còng cßn h¹n chÕ cña b¶n th©n. Ch­¬ng tr×nh qu¶n lý th­ viÖn cña em chØ dõng l¹i ë møc ®é qu¶n lý c¸c th«ng tin c¬ b¶n ®ã lµ s¸ch,®éc gi¶, qu¸ tr×nh m­în tr¶. Ch­¬ng tr×nh chØ dõng l¹i ë møc kh¸i qu¸t vµ tæng hîp nhÊt vÒ mét bµi to¸n qu¶n lý s¸ch m­în trong phßng ®äc cña th­ viÖn.Nh­ng v¬i niÒm say mª nghiªn cøu vÒ c«ng nghÖ th«ng tin em còng mong muèn trong t­¬ng lai gÇn ch­¬ng tr×nh nµy sÏ ®ùoc ph¸t triÓn vµ cã kh¶ n¨ng ¸p dông vµo thùc tÕ mét c¸ch tèt h¬n vµ cã tÝnh kh¶ thi h¬n vµ cã kh¨ n¨ng ph¸t triÓn h¬n. Ch­¬ng 2: Ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng Ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng lµ mét c«ng viÖc quan träng vµ kh«ng thÓ thiÕu ®­îc trong lËp tr×nh gi¶i quyÕt bÊt kú mét bµi to¸n cô thÓ nµo. Nã gióp cho ng­êi lËp tr×nh n¾m ®­îc toµn bé qui tr×nh ho¹t ®éng cña hÖ thèng, c¸c mèi liªn quan rµng buéc, t×m ra t¸c nh©n chÝnh t¸c ®éng( trung t©m) cña hÖ thèng. Ph©n tÝch hÖ thèng cßn gióp cho ng­êi lËp tr×nh biÕt ®­îc giíi h¹n c¸c c«ng viÖc cµn thùc hiÖn, c¸c t¸c nh©n t¸c ®éng vµo hÖ thèng. §Ó tiÕp cËn lµm râ tõng ho¹t ®éng cô thÓ ta sÏ ®i vµo ph©n tÝch tõng ho¹t ®éng cña hÖ thèng thùc, c¸c mèi quan hÖ cña c¸c ho¹t ®éng ®ã víi nhau vµ toµn bé hÖ thèng, tõ ®ã x¸c ®Þnh ®­îc ®Çu ra, ®Çu vµo vµ ®­a ra ®­îc m« h×nh thùc thÓ chi tiÕt nhÊt. I. S¬ ®å chøc n¨ng hÖ thèng. Qua sù m« t¶ bµi to¸n qu¶n lý th­ viÖn vµ chøc n¨ng ho¹t ®éng, cho ta thÊy ®­îc m« h×nh ho¹t ®éng tæng thÓ cña hÖ thèng, nh­ng ®Ó lµm râ vµ ®­a ra ®­îc c¸c mèi quan hÖ trong c¸c ho¹t ®éng nhá h¬n ®Ó tõ ®ã thÊy râ ®­îc tÝnh chÊt vµ yªu cÇu cña tõng c«ng viÖc cô thÓ cÇn ph¶i thùc hiÖn , ta sÏ ®i vµo ph©n tÝch c¸c s¬ ®å chøc n¨ng cña c¸c hÖ thèng con trªn c¬ së ®Æt nã trong mèi quan hÖ cña toµn bé hÖ thèng lín. 1. C¬ së lý thuyÕt. Trong ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng, c«ng viÖc quan träng nhÊt ®Æt ra lµ ph¶i x¸c ®Þnh ®­îc c¸c chøc n¨ng nghiÖp vô cña hÖ thèng. Chøc n¨ng nghiÖp vô cña hÖ thèng lµ mét kh¸i niÖm l«gic, nã m« t¶ nghiÖp vô cÇn thùc hiÖn mµ kh«ng ®Ò cËp ®Õn lµ nghiÖp vô ®­îc thùc hiÖn ë ®©u, nh­ thÕ nµo vµ do ai lµm. Quan ®iÓm chøc n¨ng chØ lµ mét trong nhiÒu quan ®iÓm xem xet hÖ thèng trong giai ®o¹n ph©n tÝch nh­ng no ®Æc biÖt cã Ých trong lóc b¾t ®Çu tiÕn tr×nh. Nã ph¶n ¸nh ®­îc c¸i nh×n hÖ thèng cña toµn bé c«ng viÖc, chøa ®ùng mét trong c¸c kü thuËt lËp m« h×nh ®¬n gi¶n nhÊt ®­îc sö dông trong bÊt kú mét ph­¬ng ph¸p luËn nµo. + Kh¸i niÖm s¬ ®å chøc n¨ng nghiÖp vô: s¬ ®å chøc n¨ng nghiÖp vô ký hiÖu lµ BFD (Business Function Diagram) thÓ hiÖn ph©n r· cã thø bËc ®¬n gi¶n c¸c chøc n¨ng cña hÖ thèng trong miªn kh¶o cøu. Mçi chøc n¨ng ®­îc ghi trong mét khung vµ nÕu cÇn th× sÏ ®­îc ph©n ra thµnh c¸c chøc n¨ng con, sè møc cÇn ph©n ra phô thuéc vµo kÝch cì vµ ®é phøc t¹p cña hÖ thèng cÇn gi¶i quyÕt. + ViÖc thiÕt lËp s¬ ®å chøc n¨ng nghiÖp vô thÓ hiÖn c¸c môc tiªu sau: - X¸c ®Þnh ®­îc ph¹m vi hÖ thèng cÇn thùc hiÖn. - T¨ng c­êng c¸c tiÕp cËn logic tíi hÖ thèng cÇn thùc hiÖn. C¸c chøc n¨ng x¸c ®Þnh ë ®©y s· lµm c¬ së cho c¸c chøc n¨ng nhá h¬n sÏ ®­îc thiÕt lËp ë b­íc sau. - ChØ ra miÒn kh¶o cøu cña hÖ thèng trong toµn bé ho¹t ®éng, ®iÒu nµy lµm râ b»ng c¸ch s¾p xÕp theo mét thø bËc, gióp tr¸nh ®­îc sù trïng lÆp vµ d­ thõa trong hÖ thèng hiÖn t¹i. 2. C¸c chøc n¨ng chÝnh cña hÖ thèng. Trªn c¬ së ph©n tÝch vµ m« t¶, c¨n cø vµo yªu cÇu nhiÖm vô bµi to¸n ®Æt ra em x¸c ®Þnh ®­îc c¸c lu«ng th«ng tin ®Çu ra vµ ®Çu vµo cña hÖ thèng nh­ ®· nãi ë trªn.C«ng tac qu¶n lý s¸ch m­în trong phßng ®äc cñu th­ viÖn gåm nhiÒu chøc n¨ng nh­: Qu¶n lý b¹n ®äc, thÎ b¹n ®äc vµ qu¶n lý chÆt chÏ ®­îc sè ®Çu s¸ch hiÖn cã vÒ c¶ sè l­îng lÉn chÊt l­îng, nhËp vµ thanh ký, cho phÐp tra cøu , t×m kiÕm theo yªu cÇu b¸o c¸o vµ thèng kª. + Chøc n¨ng qu¶n lý s¸ch: - CËp nhËt s¸ch míi vÒ - Danh s¸ch c¸c tªn s¸ch - Xö lý kü thuËt + Chøc n¨ng qu¶n lý b¹n ®äc: - CËp nhËt th«ng tin vÒ b¹n ®äc - Cho m­în s¸ch - NhËn tr¶ s¸ch - Th«ng b¸o s¸ch qu¸ h¹n + Chøc n¨ng tra cøu - t×m kiÕm tµi liÖu: - Tra cøu t×m kiÕm tµi liÖu theo tªn tµi liÖu - Tra cøu t×m kiÕm theo m· tµi liÖu - Tra cøu t×m kiÕm theo thÓ lo¹i 3. S¬ ®å chøc n¨ng nghiÖp vô S¬ ®å chøc n¨ng nghiÖp vô lµ ph©n r· cã thø bËc ®¬n gi¶n c¸c chøc n¨ng cña hÖ thèng trong miÒn kh¶o s¸t vµ nghiªn cøu. Nã x¸c ®Þnh ph¹m vi cña hÖ thèng, mçi chøc n¨ng ®ù¬c ghi trong khung vµ nÕu cÇn nã cã thÓ ph©n r· ra thµnh c¸c chøc n¨ng con, sè møc ph©n r· nµy phô thuéc vµo ®é phøc t¹p cña hÖ thèng cho c¸i nhin tæng qu¸t vÒ c¸c chøc n¨ng cña hÖ thèng. CËp nhËt s¸ch míi Tra cøu theo thÓ lo¹i Tra cøu theo chñ ®Ò Tra cøu theo tªn t¸c gi¶ Tra cøu theo tªn s¸ch Thèng kª Xo¸ b¹n ®äc Söa b¹n ®äc §¨ng ký b¹n ®äc Thèng kª s¸ch cßn Qu¶n lý b¹n ®äc Qu¶n lý s¸ch Tra cøu Thèng kª s¸ch mÊt Thèng kª s¸ch qu¸ h¹n M­în s¸ch Tr¶ s¸ch Thèng kª tæng sè s¸ch HÖ thèng qu¶n lý th­ viÖn a. Chøc n¨ng qu¶n lý s¸ch, m­în tr¶ Bæ sung s¸ch lµ kh©u ®Çu tiªn trong chu tr×nh ®­êng ®i cña t­ liÖu.NhiÖm vô quan träng cña c«ng t¸c nµy lµ cung cÊp mét c¸ch kÞp thêi, hîp lý nguån tin mµ ng­êi dïng vµ c¬ quan th«ng tin ®ang cÇn, th«ng qua viÖc n¾m b¾t chÆ chÏ nhu cÇu cña ng­êi dïng. C«ng nghÖ th«ng tin cã ý nghÜa rÊt lín víi c«ng t¸c nµy. Phßng bæ sung- trao ®æi sÏ dùa vµo nhu cÇu tin, ®èi t­îng phôc vô cña th­ viÖn mµ cã sù bæ sung c¸c ®Çu s¸ch hîp lý. C¸c yªu cÇu cña b¹n ®äc tõ phßng phôc vô sÏ thu thËp vµ dùa vµo phßng bæ sung sÏ cã danh môc s¸ch bæ sung hîp lý. Hµng n¨m, c¸c nhµ xuÊt b¶n sÏ nép mét b¶n cho th­ viÖn quèc gia gäi lµ nép l­u chuyÓn. Th­ viÖn yªu cÇu th­ viªn quèc gia cung cÊp danh môc s¸ch xuÊt b¶n hµng n¨m, dùa vµo ®ã phßng bæ sung sÏ lªn danh s¸ch bæ sung. Danh môc s¸ch sau khi ®­îc ban l·nh ®¹o duyÖt sÏ ®­îc c¸n bé phßng bæ sung ®Æt mua. Trong thêi kú bïng næ th«ng tin nh­ hiÖn nay, c¸c lo¹i h×nh tµi liÖu ph¸t triÓn nhanh nhu vò b·o, c«ng t¸c bæ sung-trao ®æi tµi liÖu l¹i trë nªn cµng quan träng, cÇn cËp nhËp vµ ®æi míi th­êng xuyªn, cã nh­ vËy míi ®¶m b¶o c«ng t¸c bæ sung tµi liÖu vµ tin ®­îc tiÕn hµnh mét c¸ch cã hiÖu qu¶. C«ng t¸c m­în - tr¶: C«ng viÖc m­în tr¶ lµ mét phÇn quan träng trong c«ng t¸c tæ chøc phôc vô vµ qu¶n lý th­ viÖn, ®Ó gióp th­ viÖn n¾m ®­îc t×nh h×nh m­în tr¶ tµi liÖu cña b¹n ®äc. Dùa vµo t×nh h×nh m­în tr¶ ®Ó th­ viÖn ®­a ra nh÷ng ph­¬ng ¸n bæ sung tµi liÖu nhiÒu ng­êi sö dông hay huû bá nh÷ng tµi liÖu kh«ng cã ng­êi sö dông. + M­în tµi liÖu: Khi b¹n ®äc cã nhu cÇu m­în tµi liÖu th­ viÖn, th× b¹n ®äc ph¶i ghi th«ng tin vµo phiÕu yªu cÇu m­în tµi liÖu vµ thÎ th­ viÖn ®Ó m­în tµi liÖu, nh©n viªn sÏ kiÓm tra thÎ ®ã cã cßn h¹n hay kh«ng,kiÓm tra b¹n ®äc nµy cßn nî tµi liÖu hay kh«ng. NÕu tho¶ m·n c¸c yªu cÇu cña b¹n ®äc tiÕp ®Õn tµi liÖu mµ b¹n ®äc yªu cÇu cã cßn trong kho hay kh«ng. Sau ®ã míi tiÕn hµnh cho b¹n ®äc m­în vµ gi÷ l¹i c¸c th«ng tin cÇn thiÕt. + Tr¶ tµi liÖu: Khi b¹n ®äc ®Õn tr¶ tµi liÖu nh©n viªn sÏ kiÓm tra l¹i c¸c th«ng tin vÒ b¹n ®äc vµ tµi liÖu mµ b¹n ®äc ®· m­în. NÕu b¹n ®äc vi ph¹m néi quy sÏ bÞ xö ph¹t theo quy ®Þnh. b. Chøc n¨ng qu¶n lý b¹n ®äc C«ng viÖc qu¶n lý b¹n ®äc lµ mét phÇn trong c«ng t¸c phôc vô, ®­îc thùc hiÖn chñ yÕu ë phßng ®äc vµ phßng m­în. Khi mét b¹n ®äc vµ m­în s¸ch t¹i th­ viÖn ®Òu cã thÓ lµm thñ tôc ®¨ng ký vµ cÊp thÎ cña th­ viÖn. Th­ viÖn sÏ l­u l¹i th«ng tin cña b¹n ®äc vµ cÊp thÎ cho b¹n ®äc theo sè thÎ. ViÖc ®¨ng ký ®äc, m­în tµi liÖu t¹i th­ viÖn, c¸n bé qu¶n lý ph¶i l­u l¹i c¸c th«ng tin cña b¹n ®äc nh­: Hä tªn, n¨m sinh, m· sè (m· sè lµ thuéc tÝnh cho mçi b¹n ®äc do ®ã viÖc nhËp m· sè ph¶i kiÓm tra ®Ó tr¸nh trïng lÆp m·) c¸c th«ng tin nµy cã thÓ ®­îc cËp nhËt theo sù thay ®æi cña b¹n ®äc. Mçi b¹n ®äc sÏ cã mét m· duy nhÊt. Qua nh÷ng lÇn m­în tr¶ th× th«ng tin nh÷ng lÇn m­în tr¶ ®­îc l­u l¹i, hoÆc b¹n ®äc thay ®æi mét sè th«ng tin c¸ nh©n. Chøc n¨ng nµy sÏ thùc hiÖn nhiÖm vô söa ®æi. Chøc n¨ng nµy ®­îc sö dông khi mét b¹n ®äc ®· hªt h¹n sö dông thÎ hay cÇn lo¹i bá tr­íc thêi h¹n mét sè b¹n ®äc kh«ng thùc hiÖn ®óng néi quy cña th­ viÖn... trong c¸c tr­êng hîp trªn th«ng tin vÒ ng­êi ®ã sÏ bÞ lo¹i ra khái hÖ thèng. c.Chøc n¨ng thèng kª Chøc n¨ng nµy cã nhiÖm vô hµng th¸ng thèng kª vµ b¸o c¸o tÊt c¶ c¸c th«ng tin nh­: t¸c gi¶, nhµ xuÊt b¶n, theo chñ ®Ò...®Ó ®­a nh÷ng biÖn ph¸p vµ ph­¬ng h­íng ph¸t triÓn thªm. Thèng kª s¸ch: cã nhiÖm vô ®­a th«ng tin vÒ s¸ch trong th­ viÖn trong ®ã gåm thèng kª theo chñ ®Ò (tin häc, x· héi, to¸n...) thèng kª theo t¸c gi¶ , nhµ xuÊt b¶n, thèng kª s¸ch cßn lµ bao nhiªu, s¸ch m­în lµ bao nhiªu, s¸ch qu¸ h¹n ®ång thêi thèng kª ®Þnh kú ®Ó cã th«ng tin vÒ s¸ch vµ göi th«ng tin sau ®ã ®Ó kÞp thêi bæ sung s¸ch míi hoÆc laäi nh÷ng s¸ch qu¸ cò. Thèng kª b¹n ®äc: gåm cã thèng kª theo sè l­îng b¹n ®äc, b¹n ®äc qu¸ h¹n vµ göi th«ng b¸o vÒ cho b¹n ®äc. d. Chøc n¨ng tra cøu Chøc n¨ng nµy cã nhiÖm vô hç trî cho c¸n bé qu¶n lý, b¹n ®äc tra cøu, t×m kiÕm th«ng tin mét c¸ch dÔ dµng nhÊt cô thÓ sÏ ®ùoc tra cøu theo nh÷ng chñ ®Ò sau : - Tra cøu theo chñ ®Ò - Tra cøu theo t¸c gi¶ - Tra cøu theo nhµ xuÊt b¶n - Tra cøu theo tªn s¸ch - Tra cøu theo m· s¸ch - Tra cøu m· ®éc gi¶ - Tra cøu tªn t¸c gi¶ II. S¬ ®å d÷ liÖu cña hÖ thèng S¬ ®å dßng d÷ liÖu diÔn t¶ tËp hîp c¸c chøc n¨ng cña hÖ thèng trong mèi quan hÖ tr­íc sau, trong tiÕn tr×nh xö lý vµ trong viÖc bµn giao th«ng tin cho nhau. 1. S¬ ®å lu«ng d÷ liÖu (Møc khung c¶nh) Môc ®Ých x©y dùng biÓu ®å møc khung c¶nh lµ ®Ó v¹ch ra ranh giíi cua rhÖ thèng vµ xem xet mét c¸ch tæng thÓ toµn bé hÖ thèng. BiÓu ®å nµy chØ ra c¸c quan hÖ chÝnh gi÷a c¸c t¸c nh©n ngoµi lµ n¬i cung cÊp tin vµ nhËn th«ng tin ®Çu ra cña hÖ thèng vµ mét bªn lµ chøc n¨ng chÝnh cña hÖ thèng. BiÓu ®å nµy chØ ra ®­îc c¸c mèi quan hÖ truíc sau, trong tiÕn tr×nh xö lý, trong viÖc ban giao th«ng tin gi÷a c¸c chøc n¨ng. Nguån cung cÊp Qu¶n lý m­în s¸ch trong phßng ®äc cña th­ viÖn §éc gi¶ Th«ng tin yªu cÇu lµm Yªu cÇu m­în tµi liÖu §¸p øng yªu cÇu Y/C ®¸p øng tµi liÖu Th«ng b¸o Tr¶ lêi danh s¸ch cung cÊp 2. S¬ ®å dßng d÷ liÖu møc ®Ønh ViÖc thiÕt kÕ biÓu ®å nµy nh»m chØ ra nh÷ng ph­¬ng tiÖn, biÖn ph¸p thùc hiÖn c«ng viÖc cña hÖ thèng, chØ ra hÖ thèng lµm viÖc nh­ thÕ nµo, c¸c luång d÷ liÖu biÓu thÞ cho tµi liÖu liªn quan trong l­u chuyÓn th«ng tin lµ nh÷ng bé phËn ho¹t ®éng, ®iÒu hµnh. C¸c kho d÷ liÖu lµ c¸c tÖp tin l­u tr÷ th«ng tin l©u dµi c¸c t¸c nh©n ngoµi trao ®æi th«ng tin víi c¸c bé phËn trong hÖ thèng. C¸n bé qu¶n lý Thèng kª Tra cøu §éc gi¶ Kho s¸ch Tªn ®éc gi¶ Qu¶n lý b¹n ®äc Qu¶n lý s¸ch §éc gi¶ Nguån cung cÊp Tªn phiÕu m­în tr¶ S¬ ®å nµy x©y dùng ph©n tÝch hÖ thèng mét c¸ch chi tiÕt h¬n nh»m gi¶m rñi ro khi hÖ thèng ®­a vµo hoËt ®éng. BiÓu ®å nµy chØ ra hÖ thèng lµm cµi g×, cè g¾ng hoµn chØnh c¸c chøc n¨ng cña hÖ thèng dùa trªn biÓu ®å vËt lý. C¸c luång d÷ liÖu trong biÓu ®å nµy chØ ra c¸c th«ng tin yªu cÇu ®èi víi tõng chøc n¨ng, m« t¶ qu¸ tr×nh trao ®æi th«ng tin qua l¹i gi÷a c¸c chøc n¨ng trong hÖ thèng. C¸c kho d÷ liÖu lµ c¸c kho th«ng tin d÷ liÖu logic. C¸c t¸c nh©n ngoµi cung cÊp th«ng tin d÷ liÖu cho hÖ thèng vµ nhËn th«ng tin tr¶ lêi tõ hÖ thèng. 3. S¬ ®å luång d÷ liÖu møc ®Ønh (Møc logic) a. S¬ ®å dßng d÷ liÖu møc ®Ønh cho chøc n¨ng qu¶n lý s¸ch Ph©n lo¹i cËp nhËp s¸ch Nguån cung cÊp Huû s¸ch NhËn th«ng tin kÕ ho¹ch Kho s¸ch In phÝch lªn b¸o c¸o Söa ®æi th«ng tin s¸ch Ng­êi qu¶n lý Chøc n¨ng qu¶n lý s¸ch ®­îc ph©n ra thµnh c¸c chøc n¨ng con, chøc n¨ng nhËn kÕ ho¹ch tõ ng­êi qu¶n lý sÏ quyÕt ®Þnh ®Ó göi th«ng tin ®Õn cho chøc n¨ng söa ®æi th«ng tin, chøc n¨ng huû s¸ch hay chøc n¨ng cËp nhËp s¸ch. Chøc n¨ng söa ®æi th«ng tin sÏ lÊy ra th«ng tin vÒ kho s¸ch tõ kho s¸ch qua m· s¸ch, söa ®æi theo yªu cÇu vµ cËp nhËp kho s¸ch. T­¬ng tù chøc n¨ng huû s¸ch sÏ xo¸ bá toµn bé th«ng tin vÒ mét ®Çu s¸ch th«ng qua m· s¸ch sÏ xo¸ bá toµn bé th«ng tin vÒ mét ®Çu s¸ch th«ng qua m· s¸ch ®­îc cung cÊp. Chøc n¨ng cËp nhËp sÏ nhËn yªu cÇu bæ sung thªm s¸ch cho hÖ thèng, liªn hÖ ®Æt s¸ch víi c¸c nguån cung cÊp. Sau khi nhËn s¸ch sÏ tiÕn hµnh ph©n lo¹i theo chñng lo¹i hoÆc néi dung, ®¸nh m· cho tõng ®Çu s¸ch vµ cËp nhËt vµo kho s¸ch. Chøc n¨ng in phÝch lµ chøc n¨ng ho¹t ®éng cuèi cïng khi c¸c chøc n¨ng trªn ®· hoµn thµnh, chøc n¨ng nµy lªn c¸c danh