Chuyên đề Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty in tổng hợp Hà Nội

Lời nói đầu Trong nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa ở nước ta hiện nay, cạnh tranh là con đường duy nhất mà mọi đơn vị kinh doanh, bất kỳ thuộc thành phần kinh tế nào, phải lựa chọn để tồn tại. Để có thể đứng vững và cạnh tranh được trên thị trường, các doanh nghiệp phải tạo ra uy tín và hình ảnh cho sản phẩm, thể hiện qua: chất lượng, mẫu mã, giá cả....trong đó chất lượng là vấn đề then chốt. Đầu tư cho chất lượng sản phẩm đồng nghĩa với đầu tư vào máy móc thiết bị, dây chuyền công nghệ, đầu tư vào nguồn nhân lực và cũng không kém phần quan trọng là chú trọng tới các yếu tố cấu thành nên sản phẩm, đó là nguyên vật liệu. Công ty in tổng hợp Hà nội là một doanh nghiệp Nhà nước hoạt động trong lĩnh vực in ấn. Là một doanh nghiệp Nhà nước, thực hiện chế độ tự hạch toán lỗ lãi, công ty luôn chú trọng đến việc nâng cao chất lượng sản phẩm, cung ứng một cách tốt nhất cho khách hàng. Để đảm bảo đời sống cho công nhân viên và kinh doanh có lãi, công ty luôn nỗ lực tìm tòi, đầu tư có hiệu quả vào các yếu tố đầu vào của quá trình kinh doanh nhằm tiết kịêm chi phí, hạ giá thành sản phẩm nhưng vẫn đảm bảo được chất lượng của sản phẩm. Trong đó công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng. Trong thời gian thực tập tại công ty em đã mạnh dạn lựa chọn và đi sâu nghiên cứu luận văn tốt nghiệp với đề tài: “ Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty in tổng hợp Hà nội”. Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em gồm những nội dung chính sau đây: Phần I : Lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu tại doanh nghiệp sản xuất. Phần II : Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty in tổng hợp Hà nội. Phần III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty in tổng hợp Hà nội. Phần I Lý luận chung về kế toán Nguyên vật liệu tại doanh nghiệp sản xuất. 1. Khái quát chung về kế toán nguyên vật liệu. 1.1. Khái niệm. Các yếu tố đầu vào là một trong những yếu tố quyết định đối với hiệu quả sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp. Các sản phẩm đầu ra do quy luật cung cầu trên thị trường quyết định, các yếu tố đầu vào là sự kết hợp của 3 yếu tố là: sức lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động. Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tượng lao động. Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hoá như: sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo; sợi trong doanh nghiệp dệt; da trong doanh nghiệp đóng giày; vải trong doanh nghiệp may mặc....Khác với tư liệu lao động, nguyên vật liệu chỉ tham vào một chu kỳ sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Nguyên vật liệu là đối tượng lao động đã trải qua tác động lao động của con người và được các đơn vị sản xuất sử dụng làm chất liệu ban đầu để tạo ra sản phẩm. Do đó nguyên vật liệu là nhân tố cơ bản cho quá trình sản xuất, nó quyết định chất lượng sản phẩm, là chìa khoá cho doanh nghiệp trong việc giảm chi phí, hạ giá thành nhờ đó mà có thể trụ vững và ngày càng phát triển trong điều kiện cạnh tranh mạnh mẽ của cơ chế thị trường như hiện nay. Đặc điểm nguyên vật liệu của mỗi doanh nghiệp là khác nhau, tuỳ thuộc vào ngành nghề kinh doanh đặc thù của doanh nghiệp đó. Ví dụ, trong ngành chế biến rau quả thực phẩm, mỗi nguyên vật liệu có giá trị thấp, hầu hết là các sản phẩm tươi sống, tỷ lệ hỏng cao...; trong ngành chế tạo máy, lắp ráp ô tô thì ngược lại nguyên vật liệu có giá trị cao và phải bảo đảm các tiêu chuẩn kỹ thuật chuẩn xác. Tuy nhiên nguyên vật liệu cũng mang những đặc điểm chung sau: Là đối tượng lao động cấu thành thực thể sản phẩm. Chỉ tham gia vào một chu trình sản xuất kinh doanh nhất định, toàn bộ giá trị nguyên vật liệu được chuyển hoá vào giá trị của sản phẩm làm ra. Khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động, nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất của sản phẩm. Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Tuy nhiên tỷ trọng này tuỳ thuộc vào đặc điểm ngành nghề kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. 1.2. Phân loại nguyên vật liệu. Trên cơ sở phân tích các đặc điểm như trên, chúng ta thấy rằng nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất – kinh doanh. Trong điều kiện đó, để quản lý một cách có hiệu quả, sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm, đúng mục đích thì doanh nghiệp phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu. Phân loại nguyên vật liệu nhằm thống nhất tên gọi, ký mã hiệu, quy cách, đơn vị tính, sử dụng hợp lý các loại tài khoản kế toán, phản ánh chính xác tình hình hiện có và sự biến động của các loại nguyên vật liệu cũng như phục vụ cho việc xây dựng “Danh điểm nguyên vật liệu”. Các doanh nghiệp được phép linh hoạt trong việc lựa chọn tiêu thức phù hợp để phân loại nguyên vật liệu tại đơn vị mình tuỳ thuộc vào tính đặc thù của mỗi ngành nghề sản xuất – kinh doanh và quy mô hoạt động. Trong thực tế công tác quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp, đặc trưng dùng để phân loại nguyên vật liệu thông dụng nhất là theo vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất – kinh doanh. Theo đặc trưng này, nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp được phân ra các loại sau đây: Nguyên liệu và vật liệu chính: Là các đối tượng lao động mà sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm (kể cả bán thành phẩm mua vào). Danh từ nguyên liệu ở đây dùng để chỉ đối tượng lao động chưa qua chế biến công nghiệp. Ví dụ như sắt, thép trong các doanh nghiệp cơ khí chế tạo; vải trong các doanh nghiệp may mặc; da trong doanh nghiệp đóng giày... Vật liệu phụ: Là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trính sản xuất – kinh doanh, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm hoặc được sử dụng để bảo đảm cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý. Ví dụ như dầu nhờn, hồ dán, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốc chống rỉ, hương liệu, xà phòng, dẻ lau... Nhiên liệu: Là những thứ dùng để tạo nhiệt năng trong quá trình sản xuất – kinh doanh. Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là loại vật liệu phụ, tuy nhiên nó được tách ra thành một loại riêng là vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm tỷ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, nhiên liệu cũng có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với các loại vật liệu phụ thông thường. Ví dụ như than dá, than bùn, củi, xăng, dầu... Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng phục vụ cho hoạt động thay thế sửa chữa, bảo dưỡng tài sản cố định, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải.... Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ...) mà doanh nghiệp mua nhằm mục đích phục vụ cho hoạt động xây lắp, xây dựng cơ bản. Phế liệu: Là loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài. Ví dụ như phoi bào, vải vụn, sắt vụn, giấy vụn... Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu đặc chủng của từng doanh nghiệp và các loại khác như bao bì, vật đóng gói.... Trên thực tế hạch toán theo cách phân loại nói trên chỉ đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại nguyên vật liệu. Để bảo đảm thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng thứ nguyên vật liệu, trên cơ sở phân loại theo vai trò và công dụng của nguyên vật liệu, các doanh nghiệp phải tiếp tục chi tiết và hình thành nên “Sổ danh điểm vật liệu”. Sổ này xác định thống nhất tên gọi, ký mã hiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính, và kích cỡ của chúng. 1.3. Tính giá nguyên vật liệu. Quản lý nguyên vật liệu chính là quản lý chất lượng, giá trị và chi phí nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Xác định giá trị nguyên vật liệu thông qua các phương pháp tính giá là cơ sở cho việc hạch toán. Tính giá nguyên vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng. Tính giá có hợp lý thì hạch toán mới chính xác và ngược lại, tính giá nguyên vật liệu sai dẫn đến nhầm lẫn trong việc xác định giá thành sản phẩm và kết quả sản xuất – kinh doanh, ảnh hưởng lớn tới các quyết định trong việc tiêu thụ sản phẩm, đẩy đơn vị đến chỗ làm ăn thua lỗ. Việc tính giá được tiến hành cho cả nguyên vật liệu nhập kho và xuất kho. Trong công tác hạch toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp, nguyên vật liệu được tính giá theo giá thực tế. 1.3.1.Tính giá nguyên vật liệu nhập kho. Theo chuẩn mực kế toán quốc tế hàng tồn kho (IAS2): Hàng tồn kho (trong đó có nguyên vật liệu) được mua về nhập kho tuỳ từng thứ, loại khác nhau được tính giá khác nhau song về cơ bản giá gốc của chúng bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để đưa chúng về địa điểm và trạng thái hiện tại. Nguyên vật liệu nhập kho được tính theo giá thực tế. Giá thực tế của nguyên vật liệu là loại giá được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra nguyên vật liệu. Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập. Đối với nguyên vật liệu mua ngoài. Giá NVL Giá mua Chi phí Giảm giá thực tế = thực tế + thu - hàng nhập kho trên hoá đơn mua mua + Giá mua thực tế trên hợp đồng: Đối với các đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá mua trên hoá đơn không bao gồm thuế GTGT đầu vào, ngược lại đối với các đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Giá mua bao gồm cả thuế GTGT đầu vào. + Chi phí thu mua: Chi phí mua bao gồm giá mua, thuế nhập khẩu và các loại thuế khác (không bao gồm các khoản thuế mà đơn vị được hoàn lại), chi phí vận chuyển, bốc xếp và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua vật tư, hàng hoá, dịch vụ. + Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất được trừ khỏi chi phí mua. + “Có thể tính vào tổng chi phí mua lỗ hối đoái trong trường hợp đặc biệt là đơn vị tiền tệ kế toán đột xuất giảm trầm trọng so với ngoại tệ mua hàng gần đây”. Đối với nguyên vật liệu tự chế: Giá thực tế = Giá NVL xuất + Chi phí gia công NVL tự chế để tự chế chế biến + Giá nguyên vật liệu xuất để tự chế: Được xác định tuỳ theo phương pháp đánh giá vật liệu xuất kho của đơn vị hạch toán. + Chi phí gia công chế biến: Mọi khoản chi phí liên quan đến quá trình gia công, chế biến số vật liệu đó, bao gồm: Chi phí liên quan trực tiếp đến sản phẩm như chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí bảo tr nhân công trực tiếp. Phân bổ các chi phí sản xuất chung bao gồm: Chi phí nhà xưởng và máy móc thiết bị, chi phí quản lý sản xuất, chi phí nguyên vật liệu gián tiếp và chi phí nhân công trực tiếp. Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công. Giá thực tế Giá thực tế Chi phí thuê Chi phí NVL thuê = của NVL xuất + ngoài gia công + vận chuyển ngoài gia công để gia công phải trả bốc dỡ + Chi phí thuê ngoài gia công: Tổng giá trị ghi trên hợp đồng thuê ngoài gia công hoặc các chứng từ thanh toán với bên nhận gia công. + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ: Là chi phí nhân công bốc dỡ, chi phí vận tải đưa số vật liệu đó từ kho của đơn vị đến nơi gia công và ngược lại. Nếu trong hợp đồng quy định bên nhận gia công thanh toán khoản chi phí này thì đơn vị hạch toán không phải phản ánh nữa. Giá thực tế NVL nhận vốn = Giá thực tế NVL + Chi phí góp liên doanh, vốn cổ phần được đánh giá tiếp nhận Đối với nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh, vốn cổ phần: Mỗi khi nhận vốn góp liên doanh, vốn cổ phần các doanh nghiệp đều phải có biên bản đánh giá tài sản do hội đồng liên doanh và các chuyên gia (nếu có) đánh giá. Giá trị vật liệu được đánh giá dựa trên giá thị trường và giá ghi sổ tại đơn vị tham gia liên doanh, góp vốn. Các chi phí khác có thể tính vào giá phí nguyên vật liệu tồn kho: Các chi phí khác được tính vào giá phí tồn kho là các chi phí mà doanh nghiệp phải chịu để đưa hàng về địa điểm và trạng thái hiện tại ngoài các chi phí kể trên. Ví dụ: Chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí tài chính (với điều kiện các chi phí này phải gắn liền với việc mua vật liệu và được tính, phân bổ thật chính xác. 1.3.2. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho. Để tính giá nguyên vật liệu xuất kho kế toán có nhiều phương pháp tính khác nhau. Mỗi phương pháp có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Tuỳ loại hình doanh nghiệp, đặc điểm và tính đa dạng của nguyên vật liệu mà lựa chọn phương pháp tính giá phù hợp. Các phương pháp tính giá bao gồm: Phương pháp giá đơn vị bình quân: Giá thực tế VL = Số lượng VL x Giá đơn vị xuất kho xuất kho bình quân Giá đơn vị bình quân có thể được sử dụng dưới ba dạng sau: + Phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ: Theo phương pháp này, dựa vào giá thực tế của nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định được giá trị bình quân của một đơn vị nguyên vật liệu trong cả kỳ dự trữ. Căn cứ vào lượng nguyên vật liệu xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân vừa tính được để xác định giá trị thực tế của nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ. Đây là phương pháp có ý nghĩa về mặt thực tiễn hơn là cơ sở lý thuyết, có ưu điểm đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao. Hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung. Chính vì vậy, phương pháp này chỉ phù hợp với doanh nghiệp có số lượng chủng loại nguyên vật liệu lớn và không có điều kiện phân công riêng nhân viên kế toán nguyên vật liệu. + Phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước: Trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho kỳ này được tính theo giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước. ưu điểm của phương pháp tính giá này là đơn giản, dễ thực hiện, cung cấp số liệu kế toán kịp thời nhưng không đảm bảo được tính chính xác của số liệu do không tính đến sự biến động của giá cả kỳ này. + Phương pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập: Sau mỗi lần nhập kho, kế toán tính lại giá nguyên vật liệu trong kho, giá thực tế vật liệu xuất kho là giá bình quân được tính sau lần nhập gần nhất. Phương pháp này có ưu điểm lớn là vừa bảo đảm tính kịp thời của số liệu vừa đảm bảo được tính chính xác do phản ánh được tình hình biến động của giá cả thị trường. Tuy nhiên, phương pháp này đòi hỏi khối lượng tính toán lớn, phức tạp do sau do sau mỗi lần nhập kho, kế toán phải tính lại giá bình quân. Phương pháp xác định theo giá hàng tồn kho cuối kỳ trên cơ sở giá mua thực tế cuối kỳ: Theo phương pháp này, trị giá thực tế hàng xuất kho được tính như sau: Giá thực tế (GTT)NVL = Số lượng tồn kho x Đơn giá NVL tồn kho cuối kỳ cuối kỳ nhập kho lần cuối Theo phương pháp này, giá thực tế hàng xuất kho được tính theo giá nhập cuối kỳ kế toán. Phương pháp này đơn giản nhưng chỉ có độ chính xác khi giá cả trong kỳ ít biến động, lại không đảm bảo cung cấp kịp thời thông tin kế toán nên ít được sử dụng. Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO): Giả thiết rằng lô nguyên vật liệu nào nhập trước thì được xuất trước và nguyên vật liệu tồn kho là nguyên vật liệu được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Ưu điểm của phương pháp này là “cung cấp một sự ước tính hợp lý về giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên bảng cân đối kế toán, đặc biệt trong điều kiện có những lần mua hàng nhưng chưa có giá đơn vị”. Phương pháp này thích hợp trong bối cảnh giá cả nguyên vật liệu ổn định hoặc có xu hướng giảm, nếu giá cả có xu hướng tăng cuối kỳ doanh nghiệp có số lãi nhiều hơn so với khi sử dụng các phương pháp khác. Điều đó đôi khi có thể gây bất lợi cho doanh nghiệp trong việc tăng thuế thu nhập phải nộp. Với khối lượng tính toán nhiều, phức tạp, phươngpháp này chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều và phù hợp khi giá cả thị trường có nhiều biến động. Ngoài ra, áp dụng phương pháp này làm cho doanh thu hiện hành không phù hợp với những khoản chi phí hiện hành bởi doanh thu hiện hành lại được tạo ra từ giá trị vật tư đã được mua vào từ trước đó rất lâu, dẫn đến việc tính lãi gộp và thu nhập thuần không chính xác. Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO): Theo phương pháp này, giả thiết rằng số nguyên vật liệu nào nhập kho sau sẽ được xuất trước và nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ là nguyên vật liệu được mua hoặc sản xuất trước đó. Đây là phương pháp ngược lại với phương pháp Nhập trước – xuất trước ở trên, khắc phục được những nhược điểm của phương pháp FIFO. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp lạm phát do giá thực tế của vật liệu xuất dùng luôn sát với giá thị trường ở thời điểm sử dụng, bảo đảm nguyên tắc thận trọng vì doanh thu hiện tại phù hợp với những khoản chi phí hiện tại. Quan trọng hơn, trong điều kiện giá cả thị rường có xu hướng tăng lên, phương pháp này sẽ giúp cho đơn vị kinh doanh giảm được số thuế thu nhập doanhn ghiệp phải nộp cho Nhà nước. Tuy nhiên, nhược điểm của phương pháp này là cung cấp những thông tin không hợp lý về giá trị hàng tồn kho của doanh nghiệp. Do đó , vốn lưu động của đơn vị kinh doanh được phản ánh thấp hơn kéo theo khả năng thanh toán của doanh nghiệp bị nhìn nhận là kém hơn so với khả năng thực tế nên nó không được khuyến khích áp dụng. Phương pháp giá thực tế đích danh: Theo phương pháp giá thực tế đích danh, giá trị xuất kho của một loại hàng được xác định đúng theo giá nhập kho.đây là phương pháp tuân thủ theo nguyên tắc phù hợp của hạch toán kế toán, chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế. Phương pháp này vận dụng thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô nguyên vật liệu, có số lượng chủng loại nguyên vật liệu, có số lượng chủng loại nguyên vật liệu ít và đặc biệt chỉ áp dụng đối với nguyên vật liệu nhận diện được. Phương pháp này có ưu điểm là công tác tính giá nguyên vật liệu được thực hiện kịp thời và thông qua việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho kế toán có thể theo dõi được thời hạn bảo quản của từng lô nguyên vật liệu nhập kho, hơn nữa, giá trị hàng tồn kho được phản ánh đúng theo giá thực tế của nó. Tuy nhiên, nó sẽ không thích hợp đối với doanh nghiệp có vật liệu đa dạng, trình độ cán bộ quản lý thấp. ở Việt Nam, các doanh nghiệp có xu hướng lựa chọn phương pháp giá trị hàng tồn kho như sau: Phương pháp giá thực tế đích danh cần được ưu tiên lựa chọn nếu doanh nghiệp có thể áp dụng được. Nếu có bằng chứng thực tế xác nhận luồng nhập xuất vật tư của doanh nghiệp là nhập sau – xuất trước thì doanh nghiệp được phép áp dụng phương pháp nhập sau – xuất trước. Khi không thể áp dụng phương pháp giá thực tế đich danh và khi thực tế luồng nhập, xuất vật tư của doanh nghiệp không phải là nhập sau - xuất trước thì doanh nghiệp co thể lựa chọn phương pháp giá bình quân hay phương pháp mhập trước – xuất trước. Điều này hoàn toàn phù hợp với chuẩn mực kế toán quốc tế vừa phản ánh đúng tình hình tài chính (giá trị hàng tồn kho) của doanh nghiệp. Trên thực tế áp dụng ở các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, một phương pháp khác cũng được áp dụng khá phổ biến đó là phương pháp giá hạch toán. Phương pháp giá hạch toán: Doanh nghiệp đánh giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp này tự xác định một mức giá ổn định trong kỳ gọi là giá hạch toán. Toàn bộ nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ được phản ánh theo giá trị hạch toán. Cuối kỳ, kế toán sẽ điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức sau: Giá thực tế NVL Giá hạch toán NVL Hệ xuất trong kỳ = xuất trong kỳ x số (Hoặc tồn cuối kỳ) (Hoặc tồn cuối kỳ) giá Hệ Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ số = ------------------------------------------------------------------- giá Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Hệ số giá có thể được tính cho từng loại, nhóm nguyên vật liệu tuỳ thuộc tính đa dạng của nguyên vật liệu, yêu cầu và trình độ quản lý của đơn vị. Phương pháp tính giá trị này đơn giản, kịp thời, dễ thực hiện. Doanh nghiệp tính giá theo phương pháp này sẽ có một mức chi phí ổn định trong cả kỳ hạch toán. Mức chênh lệch giá mua nguyên vật liệu trong kỳ sẽ được san đều cho các lô hàng xuất và tồn cuối kỳ. Nhược điểm của phương pháp này là không cung cấp được thông tin chính xác về giá xuất kho vật liệu và chi phí sản xuất tại một thời điểm trong kỳ kế toán. 1.4. Nhiệm vụ và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu. Dưới tác động mạnh mẽ của cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật, máy móc dần dần có thể thay thế con người ở một khâu nhất định, nhưng đối với các yếu tố đầu vào của sản xuất đặc biệt là nguyên vật liệu thì công nghệ chỉ có thể tác động làm giảm định mức tiêu hao cho sản xuất sản phẩm, cho phép thay thế, tận dụng nguồn nguyên vật liệu sẵn có trong tự nhiên hay cải tiến chất lượng nguyên vật liệu. Chất lượng của nguyên vật liệu ngày càng được nâng cao, sản phẩm lúc đó mới đáp ứng được nhu cầu tiêu dùng của khách hàng cả về giá trị sử dụng của sản phẩm lẫn các yếu tố về thẩm mỹ. Không những thế, đây còn là nhân tố then chốt trong việc tiết kiệm chi phí sản xuất và hạ giá thành, tăng khả năng cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường. Vậy để đảm bảo cho hoạt động sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp được diễn ra thường xuyên và liên tục, doanh nghiệp phải có kế hoạch tổ chức quản lý, sử dụng nguyên vật liệu một cách có hiệu quả ở tất cả các khâu: cung ứng, bảo quản, dự trữ, cấp phát và hạch toán kế toán. 1.4.1. Khâu cung ứng. Trong điều kiện kinh tế thị trường, nguyên vật liệu đa dàng về chủng loại, giá cả không đồng nhất do vậy bộ phận cung ứng vật tư của doanh nghiệp cần linh hoạt, nhanh nhậy trong công tác thu mua song vẫn phải triệt để tuân thủ các nguyên tắc sau: Cung ứng vật tư nói chung và nguyên vật liệu nói riêng phải xuất phát từ định mức kế hoạch, căn cứ vào yêu cầu của phân xưởng phục vụ cho sản xuất và sửa chữa. Thời điểm cung ứng kịp thời tránh gây ra tình trạng đình trệ, gián đoạn sản xuất song tuyệt đối không nhập ồ ạt gây ứ đọng, tồn kho ảnh hưởng tới vốn lưu động của doanh nghiệp. Việc cung ứng nguyên vật liệu phải kiểm tra chặt chẽ mặt số lượng, cần có đủ chứng từ hợp lý, hợp lệ phục vụ cho việc ghi sổ và giải quyết khi phát sinh tranh chấp. Một trong những điều kiện chủ yếu để hoàn thành toàn diện và vượt mức kế hoạch sản xuất là việc cung cấp nguyên vật liệu, năng lượng phải được tổ chức một cách hợp lý, đảm bảo đủ số lượng, đồng bộ, đúng phẩm chất và đúng thời gian. Để có thể nắm bắt một cách chính xác có khoa học tình hình cung cấp nguyên vật liệu ở doanh nghiệp phục vụ cho yêu cầu quản lý, kế toán tiến hành phân tích thông qua các chỉ tiêu khác nhau nhưng phải tuân theo nguyên tắc chung đó là phân tích theo từng loại nguyên vật liệu không lấy phần vượt kế hoạch cung ứng của nguyên vật liệu này để bù đắp cho phần thiếu hụt của nguyên vật liệu khác. 1.4.2. Khâu bảo quản và dự trữ. Căn cứ vào tính chất, đặc điểm của từng nguyên vật liệu mà doanh nghiệp tổ chức các hình thức bảo quản cho phù hợp nhằm đảm bảo chất lượng, số lượng của nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất. Các yêu cầu trong tổ chức bảo quản bao gồm: nhiệt độ, ánh sáng, độ ẩm, phương tiện cất trữ hay mức độ an toàn.... Do phân công lao động xã hội và sự phát triển chuyên môn hoá sản xuất làm cho sản phẩm của doanh nghiệp này trở thành nguyên vật liệu của doanh nghiệp khác. Việc vận chuyển những sản phẩm từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng được thực hiện bằng những phưpng tiện vận tải với các trọng tải khác nhau. Trong những điều kiện như vậy, sự liên tục của quá trình sản xuất ở doanh nghiệp chỉ có thể được đảm bảo bằng cách dự trữ các loại nguyên vật liệu cần thiết. Để xác định mức dự trữ vật tư, doanh nghiệp sử dụng ba chỉ tiêu: Dự trữ tuyệt đối (biểu hiện bằng đơn vị hiện vật như: tấn, kg, m...), dự trữ tương đối (tính bằng số ngày tương đối) và dữ trữ biểu hiện bằng tiền (biểu hiện bằng giá trị). Trước kia, trong nền kih tế tập trung đơn vị chỉ xác định mức dự trữ tuyệt đối và dữ trữ tương đối không cần tính đến chỉ tiêu dự trữ biểu hiện bằng tiền vì Nhà nước dựa trên chỉ tiêu kế hoạch sản xuất trong từng thời kỳ sẽ có trách nhiệm đảm bảo lượng nguyên vật liệu tương ứng, đơn vị chỉ có nghĩa vụ sản xuất. Trong điều kiện hiện nay, xác định mức dự trữ biểu hiện bằng tiền là điều kiện cần để doanh nghiệp vừa tự cấp cho mình lượng nguyên vật liệu cần thiết phục vụ sản xuất vừa bảo đảm lượng vốn lưu động cho quá trình kinh doanh. 1.4.3. Khâu cấp phát sử dụng. Trong thực tế sản xuất kinh doanh, nhiều doanh nghiệp hoạt động kém hiệu quả gây thất thoát, ứ đọng nguyên vật liệu dẫn tới giá thành sản phẩm cao. Nguyên nhân chủ yếu là do tổ chức bảo quản nguyên vật liệu tại kho thiếu khoa học, thủ kho trình độ kém, việc cấp phát tuỳ tiện không qua kiểm duyệt, dẫn tới không đáp ứng kịp thời cho sản xuất. Để thực hiện tốt khâu cấp phát sử dụng, bộ phận vật tư cũng như cán bộ kho cần triệt để tuân thủ nguyên tắc: Không xuất kho nguyên vật liệu khi không có giấy phép bằng văn bản của người có thẩm quyền như: Lệnh giao hàng, Phiếu xuất vật tư..., theo dõi chặt chẽ lượng vật tư dư thừa trong sản xuất để t