Công tác quản lý nhân sự của công ty TNHH thương mại và xây lắp từ xa (T&X)

LỜI NÓI ĐẦU Xã hội ngày càng phát triển thì nhu cầu ứng dụng tin học ngày càng nhiều và ngược lại các ứng dụng của tin học đã tạo điều kiện thúc đẩy xã hội phát triển với tốc độ chưa từng thấy. Tin học đã trở thành một ngành khoa học mũi nhọn đem lại lợi ích thực sự cho xã hội. Trước đây để thiết kế một số chương trình như: Quản lý nhân sự, Quản lý lương, Quản lý trường học, Quản lý giáo vụ... các nhà thiết kế hầu hết viết trên môi trườmg FOX hoặc FOXPRO FOR DOS. Trong khi xu thế hiện nay người dùng quen làm việc trên môi trường WINDOWS và rất nhanh chóng thích ứng với các chương trình được viết trên môi trờng FOR WIN. Khác với những phần mềm trước MICROSOFT ACCESS là một phần mềm tương đối mới trong lĩnh vực thiết kế hệ thống ở nước ta. Nó đã khắc phục được hầu hết các nhược điểm mà các chương trình thường mắc phải, cộng với môi trường làm việc FOR WINDOWS. Với giao diện và công cụ thuận tiện cho việc thiết kế hệ thống nên nó đã và đang đóng một vai trò quan trọng trong lĩnh vực thiết kế phần mềm quản trị. Nhưng cũng ngược lại để sử dụng được triệt để các tính năng của chương trình MICROSOFT ACCESS đòi hỏi một sự tìm tòi kỹ lưỡng, thận trọng, tiếp cận sâu sát với chương trình. Công tác “Quản lý nhân sự” là một trong những vấn đề bức xúc luôn được sự quan tâm hàng đầu trong mọi tổ chức hành chính, doanh nghiệp, đoàn thể ... Nó được quan tâm không chỉ ở số lượng mà còn cả phẩm chất của người sử dụng. Ngoài việc quản lý chung, công tác tổ chức còn vô vàn các công việc cụ thể, chi tiết mang tính thống kê và thông qua đó đã ra được những đánh giá, dự báo hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định về chiến lược phát triển đội ngũ, đào tạo nguồn nhân lực kế cận. Hà Nội, tháng 03 năm 2008 MỤC LỤC CHƯƠNG I: KHẢO SÁT BÀI TOÁN THỰC TẾ I . TÌM HIỂU BÀI TOÁN Mô hình tổ chức của công ty. Bộ máy quản lý của Công ty TNHH thương mại và xây lắp từ xa (T&X) được xây dựng theo cơ cấu với một Phòng Giám Đốc và các Tổ sản xuất, chức năng có trách nhiệm quyền hạn phù hợp với chức năng của mình, cơ cấu quản lý của Công Ty hiện nay theo mô hình Trực tuyến chức năng. Trong đó Phòng quản lý nhân sự và tiền lương chịu sự điều hành của Phó Giám Đốc, còn các tổ sản xuất trực tiếp làm ra các sản phẩm gồm có: một Tổ trưởng, một Tổ phó có chức năng tham mưu với giám đốc về công việc và nhân sự trong tổ đồng thười quản lý, đôn đốc các công nhân trong công việc. Dưới sự chỉ đạo của Tổ trưởng, Tổ phó là các công nhân trực tiếp làm ra các sản phẩm cho công ty. Cơ cấu tổ chức nhân sự trong Công Ty: PHÒNG GIÁM ĐỐC Phòng QLNS và TL Tổ Lắp ráp Tổ Bảo dưỡng Tổ hoàn thiện Phòng kế toán Phòng hành chính Phòng kinh doanh Cơ Cấu tổ chức a) Chức năng nhiệm vụ của từng vị trí: Trong chức năng nhiệm vụ của từng vị trí em chỉ khảo sát các vị trí có liên quan đến quản lý hồ sơ nhân viên. Bao gồm các vị trí với các chức năng nhiệm vụ chính như sau: - Trưởng phòng (2 người): + Chức năng: Quản lý chung và điều hành công việc của phòng tổ chức để hoàn thành các chức năng nhiệm vụ của phòng. Tham mưu với lãnh đạo công ty các vấn đề về nhân lực. + Nhiệm vụ: Tổ chức và điều hành công việc của phòng tổ chức để hoàn thành nhiệm vụ được giao. + Theo dõi tất cả các vấn đề liên quan đến người lao động: . Số lao động trong công ty từng tháng, từng quý. . Bố trí lao động hợp lý để tạo ra năng suất lao động cao. . Tạo động lực để thúc đẩy người lao động tăng hiệu quả trong sản xuất kinh doanh. . Đời sống CBCNV trong công ty. . Tổ chức các cuộc họp trong công ty. . Báo cáo với giám đốc công ty về hoạt động chức năng, nhiệm vụ của phòng. - Quản lý lao động (2 người) + Chức năng: Là các nhân viên của phòng tổ chức quản lý các vấn đề về người lao động, quản lý các hồ sơ hoạt động lao động của người lao động trong công ty. + Nhiệm vụ: Quản lý về nhân lực, trực tiếp theo dõi thực trạng lao động tại công ty từng tháng từng quý. + Quản lý và kiểm soát các hồ sơ về người lao đông. + Tiếp nhận các hồ sơ của các cá nhân có nhu cầu xin việc làm. + Viết các hợp đồng lao động. + Tiếp nhận và quản lý các đơn xin nghỉ của các công nhân trong toàn công ty. + Làm các thủ tục thanh lý hợp đồng, thuyên chuyển, điều động và phân công công công tác, các giấy tiếp nhận của các cá nhân thuộc cơ quan khác xin việc làm tại công ty. - Báo cáo với thủ trưởng phòng về các hoạt động nhiệm vụ được giao. - Quản lý các chế độ và tiền lương + Chức năng: Là các nhân viên của phòng tổ chức chuyên quản lý về các chế độ bảo hiểm của người lao động trong công ty. + Nhiệm vụ: Quản lý hồ sơ của các CBCNV trong biên chế để giải quyết các chế độ bảo hiểm. + Theo dõi về vấn đề sức khoẻ của CBCNV trong công ty. + Mua bảo hiểm cho các cá nhân đã ký HĐLĐ dàI hạn với công ty. + Tiếp nhận mọi thông tin liên quan đến các chế độ bảo hiểm để có biện pháp giải quyết kịp thời. + Làm lương cho CBCNV của công ty. + Thu nhập tất cả các thông tin liên quan đến quy chế trả lương của nhà nước. + Trực tiếp theo dõi các khối lượng công việc đã hoàn thành để tính lương theo quy định. + Theo dõi vấn đề lương của người lao động để từ đó có thể biết được của công nhân. + Báo cáo với Trưởng phòng về các hoạt động nhiệm vụ được giao. b) Các quy trình nghiệp vụ (kèm theo mô tả các mục thông tin cần thiết cho quy trình đó). - Khi có một người được nhận vào làm việc tại công ty, trước hết bộ phận quản lý tiếp nhận hồ sơ, trong đó có kèm theo quyết định làm việc, hợp đồng lao động do giám đốc ký (bản hợp đồng do bộ phận này giữ một bản). Bộ phận này nhập một số thông tin cá nhân đó vào “sổ quản lý CBCNV” (gồm có: mã nhân viên, họ tên, ngày sinh, giới tinh, ngày vào cơ quan, ngày nhập, số chứng minh thư nhân dân, nơi sinh, nơi thường trú). Nhập vào sổ quản lý bộ hồ sơ cán bộ (gồm có : manv, hoten, ngaysinh, quê quán...) Bộ phận quản lý các chế độ và lương căn cứ vào danh sách cán bộ CNV và hồ sơ do bộ phận quản lý lao động đưa tới để làm các chế độ bảo hiểm cho cá nhân đó (nếu có), đồng thời tính lương và quản lý lương cho mỗi thành viên. Khi có sự thay đổi phải điều chỉnh hệ số lương thì bộ phận quản lý ché độ và lương lam danh sách điều chỉnh lương và chuyển cho bộ phận quản lý lao động để bộ phận này cập nhật hệ số lương mới, đồng thời cập nhật vào sổ theo dõi mức lương mới của CBCNV. Cuối tháng bộ phận quản lý chế độ và lương căn cứ vào sổ theo dõi mức lương và bảng chấm công do các bộ phận gửi tới để làm “Bảng thanh toán tiền lương” sau đó bộ phận nay gửi bảng thanh toán tiền lương sang phòng kế toán để phòng này trả lương cho CBCNV. Sau khi đã thanh toán lương từ phòng kế toán trả tiền lương cho bộ phận quản lý chế độ và lương để bộ phận này cập nhật và theo dõi chi trả lương. Tính lương Trong bảng thanh toán tiền lương gồm có các việc cần thực hện như sau: + Tên đơn vị: họ tên, ngành. + Hệ số lương: phần này cần nhập bậc lương từ sổ theo dõi mức lương. Công việc tính lương được tính như sau: (Lương cơ bản * hệ số lương * ngày công) + giờ thêm*5000 + thưởng + phụ cấp + tiền khác – BHXH (5%*(Lương cơ bản * hệ số lương * ngày công)) – BHYT (2%*(Lương cơ bản * hệ số lương * ngày công)) Thực tế được tính lương của Công ty TNHH thương mại và xây lắp từ xa (T&X) chỉ làm bằng thủ công do vậy tốn kém về thời gian và cần nhiều nhân viên và độ chính xác không cao. ĐÁNH GIÁ ƯU NHƯỢC ĐIỂM CỦA CÔNG TY Đánh giá về quản lý nhân sự của Công Ty Qua thực tế tham khảo ở phòng tổ chức của Công ty TNHH thương mại và xây lắp từ xa (T&X), em nhận thấy hệ thống phương pháp quản lý tuy đã có những thay đổi so với phương pháp thủ công truyền thống, song vẫn không khỏi tra cứu bằng thủ công. Nhược Điểm: + việc cập nhật lý lịch CBCNV đôi lúc phải làm lại vì hồ sơ cán bộ thất lạc. + Việc tính lương cho CBCNV làm bằng tay tốn kém nhiều thời gian đôi lúc thiếu chính xác. + Tốn nhiều thời gian, công sức cho việc tổng hợp, thống kê, báo cáo từ cấp trên. + Việc tra cứu, tìm kiếm, chọn lọc thông tin về nhân sự rất mất nhiều công sức không thuận tiện, đầy đủ, chính xác. + Khó thực hiện được việc cập nhật thường xuyên các thông tin có tính thời sự về sản xuất và quá trình kinh doanh . * Tóm lại hệ thông không đáp ứng được nhu cầu thông tin về nhân sự, phục vụ cho việc chỉ đạo của giám đốc cũng như việc kiểm tra của các cơ quan chức năng kém hiệu quả. Vì vậy cần phải có hệ thống máy tính để đáp ứng các yêu cầu cần thiết hiện tai của công ty. Ưu điểm : Việc quản lý nhân sự ở Công Ty tuy có thủ công nhưng dễ làm cho nhiều người trong Công Ty. Việc thay đổi nhân sự không mấy khó khăn, có thể sao chép thành nhiều bản hồ sơ nhân sự để phòng khi bị sự cố. Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống mới: Nhằm đáp ứng tốt nhu cầu cần thiết về tính chính xác, đầy đủ, nhanh chóng với hoạt động thực tế sản xuất đa dạng phong phú cũng như khắc phục các nhược điểm của phương pháp quản lý thủ công, các nhà quản lý kinh tế đã thấy rằng: Vấn đề từng bước tự động hoá công tác quản lý của Công Ty Thông tin mà bước đầu là tự động hoá về công tác quản lý về nhân sự là hết sức cần thiết việc cải tiến quản lý nhân sự theo phương pháp mới này đáp ứng chủ chương tin học hoá công tác quản lý nói chung của Đảng và Nhà nước ta trong tình hình mới hiện nay. Trong giai đoạn mới hiện nay việc đào tạo và tuyển chọn nhân viên điều hành máy tính là một việc làm không mấy khó khăn nhưng điều quan trọng là phải xây dựng một phần mềm quản lý thống kê phù hợp với đặc điểm của Công Ty mình nhằm nâng cao hiệu quả Ưu điểm: Tin học hoá công tác quản lý nói chung của Đảng và Nhà nước ta trong giai đoạn xây dựng mới hiện nay là rất cần thiết việc áp dụng phần mềm tin học quản lý nhân sự vào Công Ty Thông Tin giải quyết rất nhiều khâu trung gian không cần thiết và đáp ứng tốt những nhu cầu cần thiết về tính chính xác. Đầy đủ nhanh chóng cập nhật thông tin một cách nhanh chóng khi có thay đổi. Khả năng tin học hoá. Để khắc phục những nhược điểm của hệ thống quản lý cũ thì đơn vị cần xây dựng một hệ thống quản lý bằng thông tin tự động . Trong thực trạng hiện nay của công ty có đủ điều kiện để xây dựng một hệ thống quản lý nhân sự và tính lương bằng máy tính . + Phòng tổ chức cán bộ đã được trang bị máy tính có cấu hình cao. Nhân viên của phòng tổ chức cán bộ nói riêng và nhân viên các phòng ban nóu chung dã được phổ cập kiến thuớc về việc sử dụng máy tính . + Ban giám đốc, và nhân viên các phòng ban đều nhiệt tình tán thành việc xây dụng hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tính lương . Như vậy các yếu tố trên đã đủ điều kiện để xây dựng một hệ thống thông tin quả lý nhân sơ và tính lương bằng máy tính. Nghiên cứu xây dựng chương trình Để đưa tin học vào quản lý có hiệu quả, sử dụng tốt các thiết bị thì cần phải có sự hiểu biết chuyên môn nghiệp vụ, đảm bảo đúng quy định của đơn vị cũng như của ngành, đường nối chính sách của đảng, pháp luật của nhà nước. Hiệu quả của phần mềm qủn lý phụ thuộc nhiều khả năng hiểu biết củc người phân tích và thiết lế hệ thống thông tin. Nó làm tiêu đề cho việc xây dựng chương trình, vì vậy công việc phải tỉ mỉ, thận trọng chi tiết, chính xác. Qua đó sẽ thấy được sự lưu chuyển các luồng dữ liệu mà hệ thống thực hiện. Như vậy việc phân tích và thiết kế hệ thống là phần quan trọng đầu tiên cho hiệu quả hoạt động chương trình sau đây. Trong quá trình phân tích hệ thống ta thấy: S ơ đồ luồng dữ liệu cho ta biết được yêu cầu của người sử dụng, mô hình của hệ thống thông tin lưu chuyển từ qú trình này qua quá trình khác. Sự liên kết của dữ liệu từ đầu vào qua quá trình xử lý sẽ cho ta những thông tin của dư liệu đầu ra. * ứng dụng của tin học trong công tác quản lý Ngày nay với sự phát triển hết sức mạnh mẽ của cách mạng khoa học kỹ thuật, trong đó công nghệ thông tin là nghành phát triển một cách vượt bậc và phù hộp với nhiều ngành nghề. Đặc biệt trong công việc quản lý nó không thể tách rời việc tìm hiểu hoạt động của các cơ quan, xí nghiệp và cách thức xử lý thông tin của các bộ phận trong đơn vị đó. Ngày nay tin học đã và đang khẳng định được mình và ngày càng đứng vững vì nó có những ưu thế sau: + Có khả năng lưu trữ và xử lý thông tin lớn. + Thông tin xử lý chíng xác, nhanh chóng theo yêu cầu của người sử dụng, thời gian xử lý nhanh, trình bày đẹp. + Lưu trữ dữ liệu khoa học ngọn nhẹ, thuận lợi, an toàn và tiết kiệm. + Chi phí nhỏ, ít tốn kém. Điều này chứng tỏ máy tính là một công cụ để quản lý rất có hiệu quả. để có được điều đó không chỉ có kiến thức nhất định về chuyên môn mà cân phải có kiến thức cơ bản vè quản lý và nghiệp vụ, hiểu rõ các chức năng các bộ phận về nghiên cứu. Mức độ hiệu quả của việc ứng dụng máy tính nhanh hay chậm còn phụ thuộc vào sự hiểu biết của người phân tích và thiết kế hệ thống. ứng dụng của máy tính như là một công cụ đểt thu thập, xử lý cung cấp các thông tin cần thiết cho các nhà quản lý trong công việc. *Mục đích của đề tài Qua nghiên cứu mô hình quản lý của công ty nói chung và hệ thông quản lý nhân sự nói riêng, muốn tin học hoá ta cần xây dựng phần mềm “Quản lý nhân sự và tính lương” nhằm các mục dích sau: Thực hiện quá trình quản lý CBCNV của công ty. Lưu trữ các thông tin liên qua tới CBCNV và đang làm việc tại cơ quan. Cập nhật và sửa đổi các thông tin liên quan đến nhân sự: lý lịch, hệ số lương, ngày công, ngày nghỉ của CBCNV. Tính lương hàng tháng và lưu trữ bảng lương của đơn vị. Tạo, cập nhật sửa đổi các thông tin về nhân sự của đơn vị . In danh sách CBCNV của từng phòng, bộ phận theo thông số cần thiết, theo sự yêu cầu và kiểm tra của cấp trên. In bảng lương hang tháng của CBCNV theo từng đơn vị phòng ban bộ phận. Kết xuất các biểu mẫu báo cáo một cách đầy đủ, chi tiết, khoa học theo yêu cầu của người sử dụng theo từng tháng, theo quý, năm hay một yêu cầu cụ thể như trình độ chuyên môn, phòng ban… * Các chức năng cơ bản của hệ thống - Chức năng cập nhật Để hệ thống có nguồn dữ liệu thống nhất phục vụ cho việc quản lý, trước hết phải cung cấp cho hệ thống một số thông tin chung để thuận tiện cho quá trình xử lý, các thông tin này được truy suất thông qua mã của chúng và phải nhập vào hồ sơ như sau: + Cập nhập danh sách CBCNV (theo hồ sơ) + Nhập danh sách các phòng ban . + Cập nhật cho từng phòng ban, từng bộ phận, từng CBCNV. + Cập nhật các thông tin về sự thay đổi hệ số lương, bậc lương, ngạch lương của CBCNV. + Cập nhật danh sánh (Bảng chấm công) ngày làm việc, ngày nghỉ ốm của từng CBCNV. + Cập nhật tổng tiền lương cơ quan bảo hiểm phải chi trả. Chức năng xử lý Với các dữ liệu đã cập nhật, để đáp ứng nhu cầu đã đặt ra ta cần phảI xử lý các dữ liệu này, theo yêu cầu quản lý trong đơn vị hệ thống cần có chức năng xử lý như sau: * Chức năng tìm kiếm Tìm kiếm thông tin theo yêu cầu của người sử dụng như sau: + Tìm kiếm CBCNV theo dân tộc + Tìm kiếm CBCNV theo phòng ban + Tìm kiếm CBCNV theo chức vụ + Tìm kiếm CBCNV theo mã nhân viên + Tìm kiếm CBCNV theo độ tuổi + Tìm kiếm CBCNV theo mức lương * Chức năng báo cáo. Từ nguồn dữ liệu đã cập nhật như trên hệ thống sẽ đưa ra các bảng báo cáo thống kê tổng quát hay chi tiết về nhân sự của cơ quan tuỳ theo yêu cầu lựa chọ cụ thể là: + Lập danh sách CBCNV toàn cơ quan. + Lập danh sách CBCNV của từng phòng ban + Tính lương cho từng cá nhân, phong ban, toàn đơn vị. + In danh sách lương theo tháng cho từng phòng,đơn vị. Yêu cầu đối với hệ thống Hệ thống phải quản lý được toàn bộ các hồ sơ nhân sự của CBCNV trong đơn vị đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu. Hệ thống cho phép tìm kiếm nhân sự theo một tiêu trí nhất định,mã nhân vien, chức vụ, bậc lương… Cho phép sửa đổi, cập nhật dữ liệu, đảm bảo có sàng lọc dữ liệu. Có bảng định kỳ hoặc đột xuất về nhân sự. Nhập sửa đổi thông tin, về thay đổi lương, bậc thợ, nhập, sửa ngày công hàng tháng. Tính lương, in bảng lương và lưu trữ bảng lương hàng tháng của từng phòng ban chuyên môn. Từ thực trạng trên ta có thể mô tả quy trình tin học hoá công việc qua sơ đồ sau. Lý lịch CBCNV Khen thưởng, kỉ luật Quan hệ gia đình Qúa trình công tác Trình độ học vấn Hệ số lương Bảng chấm công … Chương trình quản lý nhân sự và tính lương Danh sách CBCNV toàn đơn vị Danh sách CBCNV theo phòng Danh sách CBCNV đến tuổi nghỉ hưu Bảng lương … Các bước xây dựng hệ thống thông tin - Việc xây dựng hệ thống này được thực hiện qua 5 giai đoạn sau: a. Nghiên cứu sơ bộ và lập dự án Khi tiến hành tìm kiếm, khảo sát hệ thống cũ ta phải phái hiện những nhược điểm còn tồn đọng, đề suất ý tưởng cho giải pháp mới. Cần tham khảo ý kiến lãnh đạo để được yêu cầu của họ nhằm định hướng cho hệ thống mới Phải nêu ra được tính khả thi của bài toán và có định hướng cho giai đoạn tiếp theo. b. Phân tích hệ thống Phải tiến hành phân biệt một cách chi tiết hệ thống hịe tai để xây dựng các lược đồ cũ trên cơ sở đó xây dựng lược đồ khái niệm cho hệ thống mới. c. Thiết kế tổng hợp Nhằm xác định vai trò, vị trí của máy tính trong hệ thống mới, phân tích rõ việc nào cần phải lam bằng thủ công do con người đảm nhiệm. d. Thiết kế chi tiết Thiết kế các công viẹc thủ công để giải quyết việc xử lý thông tin trước khi đa vào máy tính và một số công viếc sau khi máy tính xử lý đưa ra. Thiết kế các tệp dữ liệu Thiết kế các thủ tục thông tin trên máy tính. Thiết kế giao diện với người sử dụng. Thiết kế các Mudul chương trình Thiết kế mẫu thử và thử chạy chương trình. Đánh giá các mặt ưu nhược điểm của hệ thống mới e. Cài đặt chương trình Chọn ngôn ngữ lập trình. Cài đặt, viết các đoạn chương trình chung. Soạn thảo chươngtrình cho từng đơn vị xử lý. Điều chỉnh theo yêu cầu mới. Cải thiện hiệu năng của hệ thống. Kết luận: Qua cách tổ chức của Công ty TNHH thương mại và xây lắp từ xa (T&X) ta cần phải xây dựng một phần mềm “Quản lý nhân sự và tính lương sao cho”: Đáp ứng được hầu hết các chức năng cần thiết . Chương trình đơn giản rễ hiểu dễ sử dụng. Giao diện đẹp. Chương trình phải có tính mở cao. Để xây dựng một chương trình thảo mãn các điều kiện trên ta cần thiết kế một hệ thống sao cho: + Thông tin đầy đủ. + Tránh dư thừa. + Không trùng lặp + Xử lý nhanh. + Độ chính xác cao. Muốn vậy người thiết kế cần phải phân cấp chức năng rõ ràng, dễ hiểu, chính xác và thực tế. Nó được thể hiện qua “Biểu đồ phân cấp chức năng”. tuy nhiên biểu này mới chỉ thể hiện đượpc mối liên quan giữa các chức năng của hệ thông chứ không nêu được mối quan hệ về mặt dữ liệu giữa các chức năng. Do vậy, mối liên hệ về dữ liệu về các chức năng sẽ được thể hiện qua các “Biểu đồ luồng dữ liệu”. Để thiết kế chương trình ta cần phải phân tích, lọc hệ thống về mặt dữ liệu, muốn vậy ta phải xác định được các thực thể trong hệ thống và các mối liên kết quan hệ giữa chúng. Vân đề này được thể hiện qua “Mô hình thực thể liên kết” CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG I. PHÂN TÍCH CHI TIẾT BÀI TOÁN Qua quá trình khảo sát thực tế những hoạt động quản lý nhân sự của Công ty TNHH thương mại và xây lắp từ xa (T&X), Em đã phân tích bài toán theo các sơ đồ sau: Sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống: Biểu đồ phân cấp chức năng sẽ chia các chức năng của hệ thống thành các cấp khác nhau. Qua đó thấy rõ được nhiệm vụ của từng bộ phận, bao gồm các chức năng chính: Cập nhật, tìm kiếm, chấm công và tính lương, báo cáo thống kê. Mỗi chức năng lại được phân chia nhỏ hơn. Xem bảng lương tổng hợp Báo cáo thống kê QUẢN LÝ NHÂN SỰ & TÍNH LƯƠNG Cập nhật Tra cứu Chấm công và tính lương Cập nhập ngày công Cập nhật lương Cập nhật DM đơn vị Tra cứu theo đơn vị Cập nhật hồ sơ Cập nhật QTCT Cập nhật Khen thuởng Cập nhật Kỷ luật Cập nhật TPGĐ Cập nhật HĐLĐ Cập nhật tổng hợp Tra cứu theo mã NV Tra cứu theo độ tuổi Tra cứu theo mức lương Tra cứu tổng hợp Tính lương In bảng lương tổng hợp Báo cáo nhân sự * Chức năng: Quản lý nhân sự và tính lương Mô tả: Đây là hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương được xây dựng để quản lý thông tin về nhân sự, tiền lương cho cán bộ công nhân viên chức của Công ty TNHH thương mại và xây lắp từ xa (T&X). Thông in vào:Các thông tin thay đổi về nhân sự về công nhân viên chức trong cơ quan. Thông tin ra: Các báo cáo về nhân sự. Các xử lý: Sự thay đổi thông tin của nhân sự, về công tác thoe dõi quá trình công tác và thanh toán lương theo ngay công, theo chế độ. + Chức năng: Thông tin nhân sự Mô tả: Quản lý các thông tin về cán bộ công nhân viên trong công ty. Thông tin vào: Những thay đổi về thông tin của CBCNV. - Lọc nhân sự theo phòng ban, theo mã, theo tuổi, theo chức vụ… - Cập nhật thông tin về nhân sự như sơ yếu lý lịch, chức vụ, thàn phần gia đình, quá trình công tác, hợp đồng lao động…. - Xoá bỏ những nhân sự khi không công tác ở cơ quan nữa, nhưng vẫn không bị mất thông tin. Thông tin ra: Cho kết quả của tất cả CBCNV trong công ty. Cách xử lý: Cập nhật, xoá bỏ nhân sự trong cơ quan. - Chức năng: Báo cáo nhân sự Mô tả: Hiển thị mọi thông tin về cán bộ công nhân viên trong cơ quan cho in kết quả của từng phần. Thông tin vào: Mọi thông tin của CBCNV trong công ty đều được hiển thị. Mục báo cáo về cá nhân: Nhập mã nhân sự sẽ cho mục chọn báo cáo về lý lịch trích ngang, chi tiết, quá trình công tác, khen thưởng kỷ luật. Thông tin ra: báo cáo về nhân sự với mục chọn theo cá nhân, theo danh sách. Cách xử lý: Hiển thị, in kết quả của nhân sự trong cơ quan. + Chức năng: chấm công. Mô tả: Chấm ngày công cho CBCNV theo tháng năm. Thông tin vào: Sửa tham số tính lương và in kết quả. In kết quả: Bảng thanh toán lương tháng và một số loại khác… Thông tin ra: Báo cáo kết quả chấm công Cách xử lý: Chấm công và cho kết quả lương của nhân viên + Chức năng: Báo cáo thống kê Mô tả: Báo cáo tiền lương và in kết quả Thông tin vào: Bảng thanh toán lương tháng và các khoản khác. Thông tin ra: Hiển thị kết quả lương của CBCNV trong công ty. Cách xử lý: Hiển thị, in kết quả Biểu đồ luồng dữ liệu Sơ đồ dữ liệu của hệ thống là công cụ quan trọng nhất trong công việc phân tích hệ thông có cấu trúc. Nó đưa ra phương pháp thiết lập mối quan hệ giữa chức năng của hệ thống với thông tin mà chúng ta sử dụng Ta xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu của hệ thông như sau: a) Mức khung cảnh Nhân viên Ban lãnh đạo Quản lý nhân sự và tính lương Yêu cầu báo cáo Điều chỉnh sửa đổi Thông tin Nhân Sự Các quyết định, chính sách Báo cáo Tác nhân ngoài: Nhân viên và người sử dụng + Nhân viên: Là đối tượng quản lý. Đầu vào của hệ thống: Có một chức năng giao tiếp với chức năng bên ngoài. Đầu ra của hệ thống: Hồ sơ nhân viên, các báo cáo, danh sách thoe yêu câu của bảng lương của CBCNV trong công ty. + Người sử dụng: Là người trực tiếp quản lý và sử dụng hệ thống nhân sự và tính lương như: Ban lãnh đạo, phòng tổ chức cán bộ… b) Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh Tra cứu Cập nhật danh mục Lương Báo cáo thống kê Hồ sơ nhân viên Nhân Viên Chấm công và tính lương Nhân viên Nhân viên Yêu cầu Trả lời Yêu cầu Trả lời Bảng lương & nhân viên Yêu cầu Bảng chấm công Yêu cầu Quá trình công tác c) Sơ đồ mức dưới đỉnh: - Chức năng thứ nhất: Cập nhật dữ liệu: Dữ liệu Cập nhật Nhân sự Hồ sơ lưu Tìm kiếm Thông tin trả lời Y/C nhập thông tin ns Nhập yêu cầu - Chức năng thứ hai: Tra cứu thông tin. Yêu cầu in Tk thông tin ns Nhân viên Tím kiếm In kết quả DS nhân sự Kết quả tìm kiếm Hồ sơ nhân sự Tham số tính lương In kết quả Nhân viên Hồ sơ lương Yêu cầu sửa Yêu cầu in đáp ứng Kết quả in - Chức năng thứ ba: chấm công và tính lương: - Chức năng thứ bốn:Thống kê báo cáo. Dữ liệu In kết quả Nhân viên Hồ sơ nhân viên Yêu cầu Yêu cầu in đáp ứng Kết quả in Sơ đồ thực thể liên kết II. THIẾT KẾ CẤU TRÚC DỮ LIỆU Để xây dựng chương trình, điều quyết định hiệu quả của công việc chính là việc tổ chức thông tin bao gồm: thiết kế cấu trúc dữ liệu, cách tổ chức các File Cơ sở dữ liệu, đồng thời nêu nên mối quan hệ giữa các dữ liệu với nhau. Từ đó tổng hợp đưa ra các thông tin cần thiết cho người quản lý. Căn cứ vào phân tích bài toán các chức năng đã thiết kế ở phần trên trong chương trình Quản lý nhân sự cần có các cấu trúc dữ liệu sau: Bảng nhân sự được thiết kế như sau: T_nhanvien(manv,hoten,ngaysinh,noisinh,quequan,dantoc,tdvh,tpgd,soCMND,noicap,nhapngu,xuatngu,soBHYT,ngayBHYT,soBHXH,ngayBHXH) Tên trường Kiêu Kích thước Ghi chú Manv Text 5 byte Mã nhân viên Hoten Date/time 30 byte Họ và tên Ngaysinh Text 10 byte Ngày sinh Noisinh Date/time Dd/mm/yyyy NơI sinh Quequan Text 50 byte Quê quán Dantoc Text 5 byte Dân tộc Tdvh Text 5 byte Trình độ học vấn Tpgd Text 5 byte Thành phần gia đình soCMND Text 5 byte Số CMND Noicap Text 50 byte NơI cấp Nhapngu Date/time Dd/mm/yyyy Nhập ngũ Xuatngu Date/time Dd/mm/yyyy Xuất ngũ soBHYT Text 20 byte Số BHYT ngayBYT Date/time Dd/mm/yyyy Ngày BHYT thoihanBHYT number Single Thời hạn BHYT soBHXH Text 10 byte Số BHXH ngayBHXH Date/time Dd/mm/yyyy Ngày BHXH Bảng chấm công được thiết kế như sau: T_Chấmcông (manv, ngayophep, ngayphep, ngayom, ngayle, giohop, giohoc, giochunhat) Tên trường Kiểu Độ rộng Diễn giải Manv Text 5 Byte Mã nhân viên Thang cc Text 5 Byte Tháng chấm công Snctt Number Integer Số ngày công tính tiền Om