Đề tài Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin

Lêi më ®Çu Bill Gates ®· nãi “Chóng ta ®ang b­íc vµo mét thêi ®¹i míi, thêi ®¹i mµ chóng ta cµng cho bao nhiªu th× chóng ta l¹i cµng giµu cã lªn bÊy nhiªu, ®ã chÝnh lµ th«ng tin vµ tri thøc..” HÖ thèng th«ng tin - mét trong nh÷ng ngµnh mòi nhän cña c«ng nghÖ th«ng tin - ®· cã nhiÒu øng dông trong qu¶n lý kinh tÕ, ®Æc biÖt lµ qu¶n lý c¸c doanh nghiÖp. Qu¶n trÞ d÷ liÖu trong hÖ thèng th«ng tin lµ mét lÜnh vùc quan träng cña khoa häc c«ng nghÖ th«ng tin, cho phÐp tin häc ho¸ hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý cña ®¬n vÞ mét c¸ch hiÖu qu¶ nhÊt phôc vô yªu cÇu qu¶n lý kinh doanh. ViÖc øng dông m¸y vi tÝnh ®Ó qu¶n lý th«ng tin ®· ph¸t triÓn m¹nh ë c¸c n­íc tiªn tiÕn tõ nh÷ng thËp niªn 70 cña thÕ kû XX. HiÖn nay, ë n­íc ta, vÊn ®Ò ¸p dông tin häc ®Ó xö lý th«ng tin trong c«ng t¸c qu¶n lý ®· trë thµnh nhu cÇu bøc thiÕt, c¸c doanh nghiÖp tõng b­íc tin häc ho¸ qu¶n lý th«ng tin cho ®¬n vÞ m×nh. Tuy nhiªn trong thêi gian qua viÖc tin häc ho¸ ch­a mang l¹i hiÖu qu¶ nh­ nã ®¸ng ph¶i cã bëi v× c¸c ®¬n vÞ th­êng quan t©m t¬Ý hardware h¬n, cßn software th× chØ sö dông nh÷ng phÇn mÒm xö lý d÷ liÖu cã s½n (nh­ Quatro, Excell) hoÆc nÕu cã trang bÞ ch­¬ng tr×nh qu¶n lý d÷ liÖu th× chØ mang tÝnh côc bé. Trong mét thêi gian dµi tr­íc ®©y vµ c¶ hiªn t¹i, viÖc thùc hiÖn c¸c ch­¬ng tr×nh qu¶n lý tin häc ®a phÇn ®­îc thùc hiÖn (hoÆc theo c¸ch thùc hiÖn) bëi c¸c lËp tr×nh viªn chø kh«ng ph¶i do c¸c nhµ ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng ®¶m tr¸ch, ®iÒu nµy theo mét møc nµo ®ã cã thÓ so s¸nh víi viÖc x©y dùng c«ng tr×nh tõ c¸c thî x©y chø kh«ng ph¶i do c¸c kiÕn tróc s­ chñ tr×. Vµ nh­ vËy víi nh÷ng c«ng tr×nh nhá bÐ t¹m thêi cßn t¹m chÊp nhËn ®­îc nh­ng víi nh÷ng c«ng tr×nh sö dông l©u dµi th× Ých lîi mang l¹i kh«ng xøng víi nh÷ng tèn kÐm vÒ tiÒn b¹c vµ thêi gian bá ra, ch­a kÓ vÒ l©u dµi ®¬n vÞ sÏ bÊt lîi vÒ kinh doanh rÊt nhiÒu do hÖ thèng th«ng tin yÕu kÐm cña m×nh. Cïng víi xu thÕ ph¸t triÓn chung cña thêi ®¹i míi ®ßi hái c¸c ®¬n vÞ ph¶i n©ng cao chÊt l­îng tin häc ho¸ qu¶n lý th«ng tin cña m×nh mét c¸ch tèt nhÊt cã thÓ. §Ó lµm ®­îc viÖc ®ã cÇn ph¶ thùc hiÖn viÖc kh¶o s¸t ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ mét hÖ thèng qu¶n lý th«ng tin b»ng m¸y tÝnh t­¬ng øng víi ®Æc ®iÓm hiÖn t¹i vµ triÓn väng ph¸t triÓn cña ®¬n vÞ nh»m b¶o ®¶m qu¸ tr×nh xö lý th«ng tin mét c¸ch hiÖu qu¶ nhÊt. Do c¸c vÊn ®Ò võa míi ®­îc tr×nh bµy, chuyªn ngµnh lËp tr×nh qu¶n lý ®­îc ®µo t¹o ë nhiÒu cÊp ®é tõ ®¹i häc, cao ®¼ng ®Õn kü thuËt viªn trung cÊp ®Ó ®¸p øng nhu cÇu nµy. Trong c¸c kiÕn thøc cung cÊp cho häc viªn th× m«n häc quan träng bËc nhÊt cho chuyªn ngµnh nµy lµ m«n ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ hÖ thèng. M«n häc nµy cung cÊp cho sinh viªn ph­¬ng ph¸p luËn vµ c¸c kü thuËt ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng b»ng m¸y tÝnh t­¬ng øng víi ®Æc ®iÓm hiÖn t¹i vµ triÓn väng ph¸t triÓn, ®¶m b¶o qu¸ tr×nh th«ng tin qu¶n lý hiÖu qu¶ nhÊt. Bµi tËp m«n “Ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin” cña chóng em ®­îc thùc hiÖn dùa trªn nh÷ng kiÕn thøc ®· ®­îc häc vµ nh÷ng hiÓu biÕt vÒ m«n häc. Ch­¬ng tr×nh “Qu¶n lý vËt t­” ®­îc h×nh thµnh trªn c¬ së: C«ng ty Nam Thiªn Hµ §Þa chØ: 222 T©y S¬n, QuËn §èng §a, Hµ Néi. §iÖn tho¹i: 04.8573091, Fax: 04.572140 Më ®Çu: Giíi thiÖu vÒ hÖ thèng th«ng tin: HÖ thèng th«ng tin lµ tËp hîp bao gåm nh÷ng con ng­êi, nh÷ng thiÕt bÞ phÇn cøng, thiÕt bÞ phÇn mÒm, d÷ liÖu, . . . ®Ó thùc hiÖn thu thËp, l­u tr÷, xö lý vµ ph©n phèi th«ng tin dùa trªn mét tËp c¸c rµng buéc cña m«i tr­êng S¬ ®å cña mét hÖ thèng th«ng tin: §Ých Ph©n phèi Xö lý Thu thËp Nguån L­u tr÷ HÖ thèng th«ng tin bao gåm 4 bé phËn chÝnh: Thu thËp th«ng tin: Chøc n¨ng nµy liªn quan ®Õn vÊn ®Ò tæ chøc nh­: + §­îc ®­a vµo sæ s¸ch + §­îc ®­a v¸o ch­¬ng tr×nh th«ng qua thiÕt bÞ ®Çu cuèi Xö lý th«ng tin: cã nhiÖm vô thu thËp th«ng tin ®Çu vµo, lÊy th«ng tin cÇn thiÕt tõ kho d÷ liÖu, sau ®ã ph©n tÝch vµ xö lý, cuèi cïng th× ®­a th«ng tin ®ã vµo thiÕt bÞ l­u tr÷ vµ ph©n phèi L­u tr÷ th«ng tin: NhiÖm vô lµ l­u tr÷ th«ng tin mét c¸ch khoa häc Ph©n phèi th«ng tin: §­a th«ng tin ®Õn n¬i cÇn thiÕt HÖ thèng th«ng tin chÝnh thøc bao gåm mét lo¹t c¸c qui t¾c rµng buéc râ rµng, ph­¬ng ph¸p lµm viÖc cã v¨n b¶n, dùa trªn truyÒn thèng nµo ®ã vµ ph¶i cã tÝnh kh¸ch quan Ph©n lo¹i hÖ thèng theo môc ®Ých phôc vô: HÖ thèng th«ng tin giao dÞch: Xö lý th«ng tin trong qu¸ tr×nh giao dÞch víi nh©n viªn trong tæ chøc hay bªn ngoµi tæ chøc HÖ thèng th«ng tin qu¶n lý: lµ hÖ thèng ho¹t ®éng qu¶n lý nh­ tËp chiÕn l­îc, ®iÒu khiÓn qu¶n lý hay ®iÒu khiÓn t¸c nghiÖp. HÖ thèng nµy cã th«ng tin lÊy ®­îc tõ hÖ thèng th«ng tin giao dÞch, vµ nã cã ho¹t ®éng tèt hay kh«ng lµ nhê hÖ thèng th«ng tin giao dÞch. HÖ thèng th«ng tin hç trî ra quyÕt ®Þnh, bao gåm 3 giai ®o¹n sau: + X¸c ®Þnh vÊn ®Ò + X©y ®ùng c¸c ph­¬ng ¸n + Lùa chän mét ph­¬ng ¸n kh¶ thi HÖ chuyªn gia: sö dông c¬ së trÝ tuÖ nh©n t¹o vµ mét ®éng c¬ suy luËn ®Ó gióp nhµ qu¶n lý ra quyÕt ®Þnh HÖ thèng th«ng tin t¨ng c­êng c¹nh tranh th­êng ®­îc thiÕt kÕ cho ng­êi ngoµi tæ chøc nh­ kh¸ch hµng hay nhµ cung cÊp lµm t¨ng c­êng kh¶ n¨ng c¹nh tranh cña tæ chøc C¸c m« h×nh cña hÖ thèng th«ng tin: M« h×nh logic: M« t¶ nhiÖm vô cña hÖ thèng, bao gåm d÷ liÑu cÇn thu thËp, xö lý l­u tr÷ c¸c th«ng tin mµ hÖ cÇn s¶n sinh M« h×nh vËt lý ngoµi: M« h×nh nµy chó ý tíi khÝa c¹nh nh×n thÊy cña hÖ thèng nh­ vËt mang th«ng tin, mang kÕt qu¶, h×nh thøc ®Çu vµo, h×nh thøc ®Çu ra, ph­¬ng tiÖn thao t¸c cña hÖ thèng M« h×nh vËt lý trong: Lµ c¸i nh×n cña ng­êi kü thuËt nh­ trang thiÕt bÞ cña toµn bé hÖ thèng, cÊu tróc vËt lý cña d÷ liÖu, cña ch­¬ng tr×nh vµ ng­êi sö dông ** Ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin: C«ng viÖc nµy gåm c¸c b­íc chÝnh sau: Kh¶o s¸t hÖ thèng cò Ph©n tÝch hÖ thèng míi: + LËp s¬ ®å chøc n¨ng nghiÖp vô + LËp s¬ ®å luång d÷ liÖu + X©y dùng m« h×nh thùc thÓ + X©y dùng m« h×nh d÷ liÖu quan hÖ ThiÕt kÕ ch­¬ng tr×nh Kh¶o s¸t hÖ thèng cò: Giíi thiÖu vÒ hÖ thèng ®ang kh¶o s¸t. C«ng ty Nam Thiªn Hµ chuyªn kinh doanh trong lÜnh vùc cung øng vËt t­. HiÖn t¹i hÖ thèng cung øng c«ng ty gåm: 1.HÖ ®Æt hµng (bao gåm mua hµng vµ ®Æt hµng). -Chän Nhµ cung cÊp (NCC) -Th­¬ng l­îng víi nhµ cung cÊp -LËp ®¬n hµng -L­u ®¬n hµng Nhiªm vô: gi¶i quyÕt c¸c dù trï vËt t­. Chó ý: -File “NCC” chøa th«ng tin vÒ nhµ cung cÊp: M· NCC, Tµi kho¶n, §Þa chØ, §iÖn tho¹i, C¸c mÆt hµng vµ kh¶ n¨ng cung cÊp. -Mçi b¶n dù trï vËt t­ cã thÓ ®­îc ®¸p øng bëi c¸c NCC kh¸c nhau. Tuy nhiªn mçi mÆt hµng trªn mét b¶n dù trï chØ do mét NCC cung øng. -Mçi ®¬n hµngl¹i cã thÓ chøa nhiÒu mÆt hµng do kh¸ch hµng yªu cÇu, trªn ®¬n hµng kh«ng l­u th«ng tin n¬i dù trï v× vËy ph¶i l­u th«ng tin Dù trï- §¬n hµng(DT/§H) 2.HÖ ph¸t hµng - NhËn hµng kÌm theo phiÕu giao hµng ®­îc l­u tr÷ trong tÖp “Hµng nhËn”. Th«ng tin trªn phiÕu giao hµng kh«ng l­u th«ng tin ng­êi sö dông hµng. - §­a vµo th«ng tin hµng nhËn lµm phiÕu ph¸t hµng. _ §èi chiÕu nhËn ho¸ ®¬n víi danh s¸ch hµng vÒ, nÕu khíp chuyÓn cho kho hµng nhËn ®Ó tr¶ tiÒn, nÕu kh«ng khíp th× trao ®æi bÊt nhÊt gi÷a §¬n hµng, NhËn hµng, Ho¸ ®¬n. NhiÖm vô: Theo dâi hµng tõ khi nhËn vÒ, nhËp vµo kho tíi khi ph¸t hµng. Qua qu¸ tr×nh kh¶o s¸t ta cã hiÖn tr¹ng cña hÖ thèng nh­ sau: -BiÓu ®å luång d÷ liÖu møc khung c¶nh. phiÕu ph¸t hµng H§ kh«ng khíp KhiÕu n¹i giao hµng ®¬n ®Æt hµng HÖ cung øng vËt t­ H§ kh«ng khíp Kh¸ch hµng Nhµ cung cÊp phiÕu giao hµng BiÓu ®å luång d÷ liÖu møc ®Ønh ®¬n hµng Kh¸ch hµng th­¬ng l­îng Nhµ cung cÊp sÐc 4 Thanh to¸n 1 HÖ ®Æt hµng 2 HÖ ph¸t hµng sÐc ph¸t hµng §¬n hµng x¸c nhËn chi DT-§H Hµng nhËn 3 HÖ §C-TC phiÕu ph¸t hµng h NCC -BiÓu ®å luång d÷ liÖu møc d­íi ®Ønh d a Kh¸ch hµng 2.1 NhËn hµng vÒ 1.2 Lµm ®¬n hµng a b f g 1.1 Chän NCC hµng nhËn 2.2 In phiÕu hµng nhËn §¬n hµng 2.3 In danh s¸ch hµng nhËn 1.3 In danh s¸ch §H DT-§H 3.3 Khíp hµng nhËn víi §H e NCC 3.1 Khíp §H víi hµng nhËn 3.4 X¸c nhËn chi h 3.2 X¸c nhËn ®Þa chØ ph¸t hµng 4.2 Tr¶ tiÒn 4.1 Ghi nhËn tr¶ tiÒn sÐc ®¬n ®Æt hµng NCC ®­îc chän ®¬n hµng phiÕu ph¸t hµng danh s¸ch hµng nhËn trao ®æi bÊt nhÊt sÐc khíp DT-§H víi hµng nhËn YÕu kÐm HÖ thèng qu¶n lý trªn ch­a ph¶i lµ mét hÖ thèng qu¶n lý b»ng m¸y tÝnh mµ phÇn chÝnh lµ lµm thñ c«ng. Do ®ã kh«ng cã h­íng ph¸t triÓn hay n©ng cÊp trong t­¬ng lai. Kh«ng cã kho hµng th«ng dông ®Ó l­u t¹m thêi c¸c mÆt hµng nhËp vÒ vµ t¹m thêi ch­a sö dông. Theo dâi thùc hien ®¬n hµng kh«ng s¸t, x¶y ra nhiÒu sai sãt do ph©n t¸n vÒ qu¶n lý. Do qu¸ tr×nh ®èi chiÕu thñ c«ng ®Ó khíp tõ khi dù trï, ®¬n hµng, hµng nhËn phiÕu giao hµng vµ ho¸ ®¬n thanh to¸n. Do vËy, ®©y lµ mét hÖ thèng cung øng vËt t­ thñ c«ng.ViÖc thiÕu kho th«ng tin néi bé g©y nªn sù phøc t¹p, kh«ng kÞp thêi, tiÕu tÝnh thêi sù cña hÖ thèng th«ng tin.Qu¸ tr×nh ®èi chiÕu thñ c«ng cÇn l­îng nh©n c«ng lín, s¸i sãt do ph©n t¸n vÒ qu¶n lý t¹o nªn sù kÐm hiÖu lùc ¶nh h­ëng lín ®Õn qu¸ tr×nh kinh doanh còng nh­ qu¶n lý cña c«ng ty. S¬ ®å chøc n¨ng nghiÖp vô: ViÖc x©y dùng s¬ ®å chøc n¨ng nghiÖp vô lµ b­íc kkhëi ®Çu cÇn ®­îc tiÕn hµnh cho nh÷ng môc ®Ých sau: X¸c ®Þnh ph¹m vi hÖ thèng cÇn ph©n tÝch Lµ c¸ch tiÕp cËn logic tíi hÖ thèng ®Ó lµm s¸ng tá c¸c quan hÖ nh»m sö dông cho quan hÖ sau nµy Tr­íc hÕt, muèn x©y dùng s¬ ®å chøc n¨ng nghiÖp vô, ta ph¶i ph©n møc c¸c chøc n¨ng. Ph©n møc c¸c chøc n¨ng: Thùc hiÖn ph©n tÝch theo c©y chøc n¨ng. Vµ th«ng th­êng chØ dõng ë 3 ®Õn 4 møc ®èi víi c¸c hÖ thèng trung b×nh, ®Ó cho vÊn ®Ò qu¶n lý kh«ng bÞ phøc t¹p ho¸; cßn ®èi víi c¸c hÖ thèng lín th­êng ph©n r· thµnh 6 hoÆc 7 møc Trong mét chøc n¨ng kh«ng cã qu¸ nhiÒu chøc n¨ng con v× nh­ vËy ta khã cã thÓ kiÓm so¸t ®­îc m« h×nh. Mét chøc n¨ng chØ nªn ph©n r· thµnh < 8 chøc n¨ng con Trong cïng mét møc th× c¸c chøc n¨ng nªn cã ®é phøc t­¬ng ®­¬ng nhau, nªn t¹o cho nã sù c©n b»ng c¶ vÒ kÝch th­íc lÉn ®é phøc t¹p Mçi chøc n¨ng cÇn cã mét tªn duy nhÊt, ®¬n gi¶n nh­ng thÓ hiÖn bao qu¸t vÊn ®Ò nã cÇn qu¶n lý X¸c ®Þnh c¸c chøc n¨ng §Çu tiªn ph¶i x¸c ®Þnh chøc n¨ng chÝnh quan träng nhÊt cña toµn hÖ thèng, tõ ®ã sinh ra c¸c chøc n¨ng con. Nhµ ph©n tÝch ph¶i x¸c ®Þnh xem møc nµo lµ thÊp nhÊt, yªu cÇu ®¬n gi¶n nh­ng ph¶i ®Çy ®ñ vµ chÝnh x¸c ¸p dông vµo bµi to¸n qu¶n lý vËt t­: Môc ®Ých chÝnh cña bµi to¸n lµ qu¶n lý vËt t­ vµ c«ng viÖc nµy cã c¸c chøc n¨ng con nh­ sau: Qu¶n lý mua hµng 2.3.1.1.1 Lµm ds ®¬n hµng 2.3.2 Lµm H§ víi NCC 2.3.1.1 Lµm ®¬n hµng 2.3.1 Ghi l¹i NCC míi 2.3 Chän NCC 2.2 Lµm ®¬n ®Æt hµng 2.1 KiÓm tra kho Qu¶n lý mua hµng Qu¶n lý ®Æt hµng1.4 lµm dù trï víi kh¸ch hµng 1.5 CËp nhËp KH míi 1.1 KiÓm tra mÆt hµng 1.3 Lµm DT-§H Qu¶n lý ®Æt hµng 1.2 KiÓm tra kh¸chhµng Qu¶n lý kho Qu¶n lý b¸n hµng 4.4.2 Lµm ho¸ ®¬n thanh to¸n KH 4.4.1 Lµm phiÕu xuÊt kho Qu¶n lý kho 4.5 KiÓm tra hµng trong kho 4.4 XuÊt hµng 4.3 Lµm thÎ kho 4.1 NhËp hµng 4.1 KiÓm ®Þnh hµng trong kho 3.4 Giao hµng 3.3 Theo dâi qu¸ tr×nh M/B 3.1 Gi¸m ®Þnh hµng 3.2 Lµm danh s¸ch hµng nhËn Qu¶n lý b¸n hµng B¸o c¸o 5.1.1. Lµm b¸o c¸o CL hµng 5.1.1. Lµm b¸o c¸o tæng tån 5.1.2. Lµm b¸o c¸o tæng nhËp 5.1.1. Lµm b¸o c¸o tæng xuÊt 5.3 Lµm b¸o c¸o thanh to¸n NCC 5.2 Lµm b¸o c¸o thanh to¸n KH 5.1 Lµm b¸o c¸o kho B¸o c¸o QLVT S¬ ®å chøc n¨ng 1.QL ®Æt hµng 2.QL mua hµng 3.QL b¸n hµng 5.B¸o c¸o 4.QL kho 5.3 5.1 4.2 4.1 2.2 5.2 4.5 4.4 4.3 3.3 3.2 3.1 2.3 2.1 1.5 1.4 1.3 1.2 1.1 5.1.4 5.1.3 5.1.2 5.1.1 2.3.1 4.4.1 4.1.1 2.3.1.1 2.3.1.1.1 S¬ ®å luång d÷ liÖu: Vai trß cña s¬ ®å luång d÷ liÖu lµ ®Ó chØ ra mét c¸ch cã thø tù c¸c chøc n¨ng kh¸c, tuy nhiªn, nã chØ thÓ hiÖn vÊn ®Ò ë h×nh thøc vËt lý bªn ngoµi chø kh«ng thÓ hiÖn ®­îc c¸ch thøc chuyÓn vµ tèc ®é truyÒn tin. ** Môc ®Ých cña s¬ ®å luång d÷ liÖu: X¸c ®Þnh c¸c yªu cÇu cña ng­êi sö dông LËp kÕ ho¹ch vµ minh ho¹ c¸c ph­¬ng ¸n cho nhµ ph©n tÝch xem xÐt Lµ tµi liÖu ®Ó nhµ lËp tr×nh thiÕt kÕ phÇn mÒm qu¶n lý vµ xö lý tèc ®é truy cËp tin ** C¸c ký hiÖu sö dông trong ch­¬ng tr×nh: Chøc n¨ng (TiÕn tr×nh): Tªn chøc n¨ng ®­îc biÓu diÔn = §éng tõ + Bæ ng÷ QLVT Luång D÷ liÖu: §­îc biÓu diÔn b»ng 1 mòi tªn, Trªn mòi tªn lµ tªn DL = Danh tõ+Bæ ng÷ Kho D÷ liÖu (File d÷ liÖu) Tªn kho T¸c nh©n ngoµi: Tªn t¸c nh©n Cô thÓ: Chøc n¨ng: Cã t¸c dông biÕn ®æi th«ng tin ®Çu vµo vµ t¹o th«ng tin ®Çu ra cung cÊp cho c¸c chøc n¨ng kh¸c vµ cho c¶ kho d÷ liÖu. Luång d÷ liÖu: ThÓ hiÖn ®­êng ®i cña dßng d÷ liÖu vµo hay ra khái mét chøc n¨ng Kho d÷ liÖu: Trªn m¸y, nã chÝnh lµ file d÷ liÖu hoÆc tËp tµi liÖu l­u tr÷ ë v¨n phßng T¸c nh©n bªn ngoµi: Lµ nh÷ng phÇn tö bªn ngoµi cña hÖ thèng nh­ng còng cã mèi quan hÖ mËt thiÕt víi hÖ thèng. Nã cung cÊp th«ng tin cho hÖ thèng vµ còng nhËn th«ng tin ®Çu ra cña hÖ thèng Néi dung cña mét chøc n¨ng (tiÕn tr×nh) chÝnh lµ c¸c chøc n¨ng con cña nã Kü thuËt chÝnh ®­îc sö dông trong s¬ ®å luång d÷ liÖu lµ kü thuËt ph©n møc víi 3 møc c¬ b¶n: BiÓu ®å luång d÷ liÖu møc khung c¶nh (Context Data Flow Diagram) – Møc 1: §©y lµ m« h×nh hÖ thèng ë møc tæng qu¸t nhÊt, ta xem c¶ hÖ thèng nh­ 1 chøc n¨ng. T¹i møc nµy hÖ thèng chØ cã duy nhÊt mét chøc n¨ng. C¸c t¸c nh©n ngoµi vµ ®ång thêi c¸c luång d÷ liÖu vµo ra tõ t¸c nh©n ngoµi ®Õn hÖ thèng ®­îc x¸c ®Þnh. §èi víi m« h×nh mµ ta ®ang xÐt, néi t¹i cña hÖ thèng ®­îc chi phèi bëi c¸c t¸c nh©n ngoµi cña hÖ thèng nh­: Nhµ cung cÊp trªn thÞ tr­êng, kh¸ch hµng cña c«ng ty. Bé phËn s¶n xuÊt trong c«ng ty cã thÓ ®­îc coi nh­ mét kh¸ch hµng chung thuû nhÊt cña c«ng ty. C«ng viÖc l­u tr÷ vµ qu¶n lý vËt t­ - hµng ho¸ ®­îc s¶n xuÊt t¹i x­ëng s¶n xuÊt cña c«ng ty còng cã thÓ coi nh­ lµ mét lo¹i vËt t­ ®Æc biÖt cho dÔ qu¶n lý – vÉn diÔn ra b×nh th­êng nÕu kh«ng cã sù thay ®æi kÕ ho¹ch trªn c«ng ty nh­ thay ®æi chiÕn l­îc dù tr÷ tõ m« h×nh chu kú thay ®æi sang m« h×nh chu kú cè ®Þnh. Nh­ vËy hÖ thèng ®Æt hµng tù ®éng vµ chÕ ®é b¸o ®éng l­îng hµng dù tr÷ tèi thiÓu thay ®æi theo. Ngoµi ra ta thÊy r»ng khi s¶n xuÊt ra hµng ho¸ th× ph¶i cã n¬i ph©n phèi, ®ã lµ c¸c cöa hµng vµ ®¹i lý cña c«ng ty. VÊn ®Ò cßn l¹i lµ nh÷ng nguyªn vËt liÖu phÕ th¶i cïng nh÷ng s¶n phÈm sai háng th× gi¶i quyÕt ra sao, chóng còng chÞu sù qu¶n lý cña nhµ kho, vµ nã ®­îc thu mua bëi nh÷ng ®¬n vÞ thu mua phÕ liÖu. Ban qu¶n lý CTy Nh­ vËy tæng thÓ chung, biÓu ®å luång d÷ liÖu møc khung c¶nh cña hÖ thèng cã d¹ng nh­ sau: Kh¸ch hµng qu¶n lý vËt t­ Nhµ cung cÊp Cöa hµng Bé phËn s¶n xuÊt BiÓu ®å luång d÷ liÖu møc ®Ønh (Top Level Data Flow Diapram) – Møc 2: BiÓu ®å luång d÷ liÖu møc ®Ønh ®­îc ph©n r· tõ BLD møc ng÷ c¶nh víi c¸c chøc n¨ng ®­îc ph©n r· t­¬ng øng møc 2 cña BPC. C¸c nguyªn t¾c ph©n r·: C¸c luång d÷ liÖu ®­îc b¶o toµn C¸c t¸c nh©n ngoµi ®­îc b¶o toµn Cã thÓ xuÊt hiÖn c¸c kho d÷ liÖu Bæ sung thªm c¸c luång d÷ liÖu néi t¹i nÕu cÇn thiÕt Trªn c¬ së ®ã, ta x©y dùng biÓu ®å luång d÷ liÖu møc khung c¶nh cña bµi to¸n qu¶n lý vËt t­ KH Danh môc KH NCC Qu¶n lý ®Æt hµng Dù trï §H Hîp ®ång NCC Qu¶n lý mua hµng Qu¶n lý KH §¬n §H BC thanh to¸n KH Danh môc NCC B¸o c¸o BC thanh to¸n NCC §¬n hµng Qu¶n lý b¸n hµng KH BCCL BC kho Qu¶n lý kho Hµng nhËn NCC ThÎ kho Ho¸ ®¬n PhiÕu nhËp PhiÕu xuÊt BiÓu ®å luång d÷ liÖu møc d­íi ®Ønh – Møc 3: BiÓu ®å luång d÷ liÖu møc d­íi ®Ønh. C¸c chøc n¨ng ®­îc ®Þnh nghÜa riªng tõng biÓu ®å hoÆc ghÐp l¹i thµnh mét biÓu ®å trong tr­êng hîp biÓu ®å ®¬n gi¶n. C¸c thµnh phÇn cña biÓu ®å ®­îc ph¸t triÓn nh­ sau: VÒ chøc n¨ng: Ph©n r· chøc n¨ng trªn thµnh chøc n¨ng cÊp d­íi thÊp h¬n Luång d÷ liÖu: + Vµo/ ra møc trªn th× lÆp l¹i (b¶o toµn) ë møc d­íi(ph©n r·) + Thªm luång néi bé Kho d÷ liÖu: dÇn dÇn xuÊt hiÖn theo nhu cÇu néi bé T¸c nh©n ngoµi: xuÊt hiÖn ®Çy ®ñ ë møc khung c¶nh, ë møc d­íi kh«ng thÓ thªm g×. XÐt víi bµi to¸n qu¶n lý vËt t­, ph©n møc nµy ®­îc thÓ hiÖn nh­ sau: 1. Qu¶n lý ®Æt hµng Kh¸ch hµng 1b 1m Danh môc kh¸ch hµng 1a Kh¸ch hµng 1.5 CËp nhËt kh¸ch hµng míi 1.1 KiÓm tra mÆt hµng 1d 1c 1.2 KiÓm tra kh¸ch hµng 1l 1e 1.3 Lµm dù trï ®¬n hµng 1g 1h 1.4 Lµm hîp ®ång víi kh¸ch hµng 1k DT-§H 1n Hîp ®ång kh¸ch hµng Khi KH göi yªu cÇu mÆt hµng ®Õn bé phËn qu¶n lý vËt t­. Chøc n¨ng (1.1) kiÓm tra yªu cÇu cña KH cã phï hîp víi lo¹i mÆt hµng mµ c«ng ty ®ang kinh doanh hay kh«ng? NÕu mÆt hµng phï hîp chøc n¨ng (1.2) sÏ kiÓm tra ®iÒu kiÖn thanh to¸n vµ t­ c¸ch cña KH, xem xÐt KH lµ cò hay míi, tõ ®ã thùc hiÖn chøc n¨ng (1.3),(1.4),(1.5). Chøc n¨ng(1.3) dùa trªn yªu cÇu cña KH kÕt hîp víi hµng trong kho sÏ lµm dù trï cho c¶ c«ng ty Chøc n¨ng (1.4) tõ yªu cÇu cña kh¸ch hµng & Nhµ qu¶n lý sÏ th¶o ra hîp ®ång.C«ng ty sÏ l­u b¶n gèc hîp ®ång, 1 b¶n sao sÏ ®­îc göi tíi kh¸ch hµng. Chøc n¨ng(1.5) sÏ l­u th«ng tin chi tiÕt vÒ kh¸ch hµng míi vµo danh môc KH n»m trong file l­u tr÷ KH cña c«ng ty. (1a) PhiÕu dù trï cña KH. (1b) Th«ng tin vÒ mÆt hµng trong phiÕu dù trï ®­îc göi tíi kho ®Ó kiÓm tra sù phï hîp cua mÆt hµng ®ã víi lo¹i hµng cña c«ng ty. (1c) MÆt hµng phï hîp (1d) Th«ng tin vÒ kh¸ch hµng (1e) (1g) (1l) Kh¸ch hµng hîp lÖ (1h) Hîp ®ång ®­îc tho¶ thuËn (1k) B¶n sao ho¸ ®¬n ®­îc göi tíi kh¸ch hµng (1m) Th«ng tin chi tiÕt vÒ kh¸ch hµng (1n) DT-§H göi tíi chøc n¨ng (2.2). 2. Qu¶n lý mua hµng 2a 2.2 Lµm ®¬n ®Æt hµng 2.1 KiÓm tra kho 2c §¬n ®Æt hµng 2b danh môc NCC 2e 2d 2m NCC 2.3 Chän NCC 2g 2.3.2 Ghi l¹i NCC míi 2e 2k 2h 2i 2.3.1 Lµm H§ víi NCC 2.3.1.1 Lµm ®¬n hµng Hîp ®ång NCC ®¬n hµng 2.3.1.1.1 Lµm danh s¸ch ®¬n hµng 2n 2p VËt t­ yªu cÇu cña KH sau khi ®­îc kiÓm tra ë bé phËn ®Æt hµng sÏ ®­îc göi tíi chøc n¨ng (2.1). Chøc n¨ng(2.1) nµy sÏ kiÓm tra l­îng hµng trong kho nÕu d­ ®Ó cung øng phiÐu dù trï sÏ ®­îc göi ®Õn bé phËn xuÊt hµng, ng­îc l¹i th× sÏ chuyÓn ®Õn chøc n¨ng(2.2) ®Ó lµm ®¬n ®Æt hµng. Chøc n¨ng(2.2) kÕt hîp víi DT-§H võa lËp ®Ó lµm ®¬n ®Æt hµng göi tíi chøc n¨ng (2.3) Chøc n¨ng(2.3) sÏ lùa chän ra NCC thÝch hîp víi vËt t­ yªu cÇu. NCC ®­îc lùa chän tõ danh môc NCC ®· cã trong bé phËn l­u tr÷ cña c«ng ty tõ nh÷ng NCC bªn ngoµi nÕu NCC quen kh«ng ®¸p øng ®­îc Chøc n¨ng (2.3.1) sÏ cã chøc n¨ng (2.3.1.1) vµ (2.3.1.2). Chøc n¨ng (2.3.1.1) vµ (2.3.1.1.1) sÏ lµm danh s¸ch ®¬n hµng ®­îc lÊy ra hîp ®ång víi NCC khi göi tíi chøc n¨ng b¸n hµng vµ b¸o c¸o thanh to¸n NCC ®Ó xö lý. Chøc n¨ng nµy sÏ lµm tèi gi¶n sù cång kÒnh cña b¶n hîp ®ång.. Chøc n¨ng(2.3.2) sÏ ghi th«ng tin chi tiÕt vÒ NCC míi vµo file l­u tr÷ NCC . File nµy n»m trong sù qu¶n lý cña c«ng ty. (2a) PhiÕu dù trï tõ chøc n¨ng(1.1) göi tíi. (2b) Th«ng tin mÆt hµng DT göi tíi kho. (2c) Th«ng tin tr¶ l¹i tõ kho yªu cÇu nhËp hµng. (2d) §¬n ®Æt hµng göi tíi NCC. (2e) Xem danh s¸ch NCC cã trog file l­u tr÷. (2g) Lùa chän NCC. (2h) (2.i) NCC ®­îc chän. (2k) Th­¬ng l­îng H§. (2e) B¶n sao H§ göi tíi NCC. (2m) Th«ng tin chi tiÕt vÒ NCC míi. (2n) Danh s¸ch ®¬n hµng ®­a tíi chøc n¨ng (3.3). (2p) Danh s¸ch ®¬n hµng ®­a tíi chøc n¨ng (5.3). 3. Qu¶n lý b¸n hµng NCC 3b 3c 3a nhËn hµng 3. 1 Gi¸m ®Þnh hµng 3d 3. 2 Lµm danh s¸ch hµng nhËn 3g 3e KH 3f 3i 3. 3 Theo dâi qu¸ tr×nh mua/b¸n hµng 3. 4 Giao hµng 3h Khi H§ ®· ®­îc ký kÕt, NCC giao vËt t­ ®Õn chøc n¨ng (3.1). Chøc n¨ng nµy sÏ kiÓm tra vËt t­ vÒ cã ®¹t tiªu chuÈn vÒ chÊt l­îng vµ chÊt l­îng nh­ theo H§ kh«ng? NÕu ®¹t th× sÏ chuyÓn vËt t­ vÒ kho ‘hµng nhËn’, nh÷ng vËt t­ kÐm chÊt l­îng sÏ ®­îc tr¶ vÒ cho NCC. Tõ ®ã ‘hµng nhËn’ sÏ chuyÓn th«ng tin vÒ chøcn¨ng(3.2). Danh s¸ch hµng nhËn ®­îc chuyÓn tíi chøc n¨ng(3.2). Chø n¨ng (3.3) kÕt hîp c¸c th«ng tin vÒ ®¬n hµng cña nhµ cung cÊp, H§ víi KH. D¸nh s¸ch hµng nhËn göi ®Õn NQL khi NQLyªu cÇu. (3a) NCC giao hµng. (3b) Hµng kÐm chÊt l­îng bÞ gi¶ l¹i. (3c) Hµng ®¹t yªu cÇu. (3d) Th«ng tin vÒ hµng nhËn. (3e) Danh s¸ch vÒ hµng nhËn. (3g) Danh s¸ch ®¬n hµng. (3f) Hîp ®ång víi KH. (3h) NQL yªu cÇu hîp thùc hiÖn hîp ®ång. (3i) Hµng xuÊt. (3k) NQL yªu cÇu xuÊt hµng ®Õn chøc n¨ng(4.4), (3l) D¸nh s¸ch hµng nhËn ®­îc göi ®Õn chøc n¨ng(4.1). 4. Qu¶n lý kho 4.1 NhËp hµng 4.1.2 Lµm phiÕu nhËp kho 4a 4b PhiÕu nhËp 4b 4.2 KiÓm ®Þnh hµng trong kho 4g 4.3 Lµm thÎ kho Hµng nhËn 4d ThÎ kho 4c 4.4 XuÊt hµng 4i 4.5 KiÓm kª hµng trong kho 4d 4d 4.4.1 Lµm phiÕu xuÊt kho 4.4.2 Lµm ho¸ ®¬n thanh to¸n KH Ho¸ ®¬n phiÕu xuÊt Danh s¸ch nhËn ®­îc chuyÓn tíi chøc n¨ng(4.1) ®Ó ghi sè th«ng tin chi tiÕt vÒ vËt t­ vµo kho. Víi mçi lÇn nhËp kho sÏ lµm mét phiÕu nhËp nhê chøc n¨ng(4.1.1). Mçi vËt t­ vµo kho ®Òu qua chøc n¨ng(4.2) ®Ó kiÓm tra chÊt l­îng hµng. KÕt qu¶ kiÓm tra sÏ ®­îc chuyÓn sang chøc n¨ng(5.1.4) Mçi vËt t­ vµo kho sÏ ®­îc l­u l¹i vµo 1 thÎ kho qua chøc n¨ng yªu cÇu xuÊt hµng khái kho tõ bé phËn b¸n hµng ®Õn chøc n¨ng (4.4). Víi mçi yªu cÇu xuÊt hµng, chøc n¨ng (4.4) sÏ ph¶i lµm 1 phiÕu suÊt t¹i chøc n¨ng (4.4.1) vµ mçi lo¹i hµng xuÊt khái kho sÏ ph¶i lµm 1 thÎ kho t¹i chøc n¨ng (4.3). Tõ c¸c vËt t­ xuÊt, bé phËn qu¶n lý kho sÏ lµm c¸c ho¸ ®¬n thanh to¸n kh¸ch hµng ë chøc n¨ng (4.4.2). C¸c hîp ®ång nµy sÏ ®­îc göi lªn NQL. NQL theo ho¸ ®¬nvµ H§ sÏ göi yªu vÇu thanh to¸n ®Õn kh¸ch hµng. Khi NQL yªu cÇu giao hµng ®Õn kh¸ch hµng , chøc n¨ng(4.4.2) sÏ göi phiÕu xuÊt ®Õn kho nhËn hµng . Kho sÏ giao hµng ®Õn chøc n¨ng(3.4) ®Ó hoµn tÊt H§ víi kh¸ch hµng. Chøc n¨ng (4.5) sÏ tæng hîp phiÕu nhËp/xuÊt vµ thÎ kho ®Ó ®­a ra kÕt luËn chÝnh s¸c nhÊt vÒ l­îng tån, xuÊt, nhËp cña kho theo tõng thêi ®iÓm. (4a) Danh s¸ch hµng nhËp. (4b) Th«ng tin hµng nhËp. (4c) Yªu cÇu xuÊt hµng. (4d) Th«ng tin hµng xuÊt. (4e) Chi tiÕt hµng xuÊt. (4g) Chi tiÕt hµng nhËp. 5. B¸o c¸o 4.5 KiÓm kª hµng 5b 5a 5.1.1 Lµm b¸o c¸o tæng kÕt. 5.1.2 Lµm b¸o c¸o tæng nhËp 5c 5d 5.1.3 Lµm b¸o c¸o tæng tån. 4.2 KiÓm ®Þnh hµng 5a 5.1 B¸o c¸o kho 5d 5.1.4 Lµm BC chÊt l­îng hµng trong kho B¸o c¸o kho 5g B¸o c¸o thanh to¸n KH NQL 5h 5.2 Lµm b¸o c¸o thanh to¸n KH 5i 5k 5l 5.3 Lµm b¸o c¸o thanh to¸n NCC 5m BC thanh to¸n NCC Chøc n¨ng(5.1) ho¹t ®éng khi cÇn tÝnh tæng l­îng tån/ xuÊt/ nhËp Chøc n¨ng (5.1) dùa trªn sù ho¹t ®éng cña 4 chøc n¨ng(5.1.1), (5.1.2), (5.1.3),(5.1.4). Chøc n¨ng (5.1.1) sÏ khíp thÎ kho, phiÕu xuÊt ®Ó ®­a ra tæng xuÊtcña 1lo¹i hµng trong 1 thêi ®iÓm. Chøc n¨ng(5.1.2)sÏ khíp thÎ kho, phiÕu nhËp ®Ó ®­a ra tæng nhËp. Khíp tæng xuÊt vµ tæng nhËp sÏ cho kÕt qu¶ tæng tån t¹i chøc n¨ng(5.1.3). Hµng qu¸ thêi h¹n sö dông hay chÊt l­îng kÐm ..... sÏ ®­îc ®­a ra t¹i chøa n¨ng (5.1.4). Chøc n¨ng (5.2) sÏ khíp ho¸ ®¬n KH vµ hîp ®ång víi KH ®Ó ®­a ra b¸o c¸o nî/ tr¶ cña KH. Chøc n¨ng(5.3) sÏ khíp danh s¸ch hµng nhËn, danh s¸ch ®¬n hµng vµ hîp ®ång víi NCC ®Ó ®­a ra b¸o c¸o nî tr¶ cña NCC. (5a) KQ khíp theo kho vµ phiÕu xuÊt. (5b) KQ khíp theo pho vµ phiÕu nhËp. (5c) Chi tiÕt vÒ vËt t­ xuÊt. (5d) Chi tiÕt vÒ vËt t­ nhËp. (5g) ChÊt l­înh vÒ vËt t­ trong kho. (5h) Ho¸ ®¬n thanh to¸n KH. (5i) Hîp ®ång KH. (5k) D¸nh¸ch hµng nhËn. (5l) Danh s¸ch ®on hµng. (5m) Hîp ®ång NCC. III. Ph©n tÝch hÖ thèng vÒ d÷ liÖu(m« h×nh quan hÖ) Khi thiÕt kÕ c¸c file d÷ liÖu, cã thÓ chóng ®­îc dïng cho nhiÒu tiÕn tr×nh kh¸c nhau, nh­ thÕ cã thÓ cã mét sè d÷ liÖu ®­îc sao chÐp nhiÒu lÇn. Sù sao chÐp l¹i nh­ vËy dÉn ®Õn sù khã kh¨n trong viÖc thay ®æi, chØnh söa l¹i d÷ liÖu, lµm tèn bé nhí vµ lµm cho viÖc qu¶n lý ph¶i tiÕn hµnh nhiÒu c«ng ®o¹n g©y phøc t¹p cho d÷ liÖu, nhÊt lµ cã thÓ lµm hco d÷ liÖu kh«ng ®îc nhÊt qu¸n. * Vai trß cña m« h×nh thùc thÓ: lµ x¸c ®Þnh c¸c ®¬n vÞ th«ng tin c¬ së cÇn thiÕt cho hÖ thèng, x¸c ®Þnh c¸c mèi quan hÖ gi÷a chóng. §iÒu nµy cã nghÜa lµ tÊt c¶ d÷ liÖu chØ l­u gi÷ mét lÇn trong c¶ hÖ thèng, bÊt cø tiÕn tr×nh nµo còng cã thÓ truy nhËp vµo c¬ së d÷ liÖu chung nµy. ViÖc x©y dùng m« h×nh thùc thÓ ph¶i x¸c ®Þnh c¸c b¶ng d÷ liÖu trong hÖ thèng vµ c¸c mèi quan hÖ gi÷a chóng. * Thùc thÓ: lµ mét ®èi t­îng – mét sù kiÖn mang tÝnh th«ng tin cho c¶ tæ chøc, Mçi thùc thÓ ®­îc thÓ hiÖn lµ mét dßng trong b¶ng, nh­ vËy mçi tËp thùc thÓ t­¬ng ®­¬ng víi mét b¶ng. * Thuéc tÝnh: Mçi thùc thÓ bao gåm nhiÒu th«ng tin, mçi th«ng tin ®ã lµ mét thuéc tÝnh cña thùc thÓ, chóng ®­îc gäi lµ c¸c tr­êng (Field) thÓ hiÖn lµ nh÷ng cét th«ng tin trªn b¶ng. Cã 3 lo¹i thuéc tÝnh, ®ã lµ: Thuéc tÝnh m« t¶: ChØ xuÊt hiÖn ë mçi kiÓu thùc thÓ, dïng ®Ó m« t¶ ®Æc ®iÓm cña thùc thÓ Thuéc tÝnh kho¸: Gåm mét hay nhiÒu thuéc tÝnh trong kiÓu thùc thÓ, ®¶m b¶o sù tån t¹i duy nhÊt cña tõng thùc thÓ t­¬ng øng víi mét gi¸ trÞ kho¸. Cã thÓ nãi mèi quan hÖ gi÷a tËp thuéc tÝnh kho¸ vµ tËp thùc thÓ lµ mét quan hÖ song ¸nh Thuéc tÝnh kÕt nèi: §ã lµ thuéc tÝnh thÓ hiÖn vai trß kÕt nèi gi÷a 2 kiÓu thùc thÓ. Nã lµ thuéc tÝnh kho¸ nhËn diÖn ë thùc thÓ nµy vµ lµ thuéc tÝnh m« t¶ ë thùc thÓ kia. * C¸c kiÓu liªn kÕt: Trªn thùc tÕ cã rÊt nhiÒu c¸c liªn kÕt gi÷a c¸c thùc thÓ nh­ng ta chØ ghi nhËn c¸c kiÓu liªn kÕt cã Ých cho c«ng t¸c qu¶n lý vµ c¸c liªn kÕt gi÷a c¸c kiÓu thùc thÓ mµ ta võa ph¸t hiÖn ë trªn. Cã 3 kiÓu liªn kÕt Liªn kÕt 1 – nhiÒu: ®ã lµ c¸c liªn kÕt th­êng hay gÆp nhÊt, th­êng th«ng qua c¸c ®­êng truy nhËp, thÓ hiÖn quan hÖ cña 1 thùc thÓ cña b¶ng nµy víi nhiÒu thùc thÓ cña b¶ng kia, nh­ng mçi thùc thÓ cña b¶ng kia chØ cã duy nhÊt mét thùc thÓ cã quan hÖ víi nã. Trªn s¬ ®å, liªn kÕt 1 – n ®­îc thÓ hiÖn nh­ sau: Liªn kÕt 1- 1: lµ liªn kÕt mµ thùc