Đề tài Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động ở công ty bóng đèn phích nước Rạng Đông

Lời nói đầu Để có thể tiến hành các hoạt động sản xuất - kinh doanh, một doanh nghiệp sản xuất cần phải có ba yếu tố: Sức lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động. Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động- một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh- đã được thể hiện dưới dạng vật hoá. Một sản phẩm để có thể cạnh tranh và có chỗ đứng trên thị trường thì phải vừa thoả mãn được những yêu cầu ngày càng khắt khe của người tiêu dùng về chất lượng, kiểu dáng và công dụng, vừa phải có giá thành hạ. Trong quá trình sản xuất, nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo nên hình thái vật chất của sản phẩm. Hơn nữa chi phí về nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí và giá thành sản phẩm. Như vậy quản lý tốt nguyên vật liệu là một trong những nhân tố để thành công và nâng cao hiệu quả hoạt động. Kế toán là một công cụ đắc lực cho nhà quản trị. Các doanh nghiệp sản xuất đều tìm mọi biện pháp để tổ chức tốt công tác kế toán, trong đó có kế toán vật liệu nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động, giảm chi phí, giá thành, tăng lợi nhuận đồng thời thoả mãn tốt hơn yêu cầu của sản xuất và người tiêu dùng. Mặc dù đã được đánh giá và quan tâm đúng mức song công tác quản lý và kế toán vật liệu vẫn còn những tồn tại cần khắc phục và hoàn thiện. “Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động ở công ty bóng đèn phích nước Rạng Đông”. Trong khuôn khổ bài viết này em xin trình bày những vấn đề sau: Phần I : Cơ sở lý luận về tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động trong các doanh nghiệp sản xuất. Phần II : Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty bóng đèn phích nước Rạng Đông. Phần III :Phương hướng hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty bóng đèn phích nước Rạng Đông. Phần thứ nhất Cơ sở lý luận về tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động trong các doanh nghiệp sản xuất. I. Những vấn đề chung về nguyên vật liệu và sự cần thiết của công tác hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. Khái niệm, đặc điểm của nguyên vật liệu. Khái niệm. Vật liệu là đối tượng lao động khi tham gia vào quá trình sản xuất nó cấu thành thực thể vật chất của sản phẩm. Đặc điểm. Là đối tượng lao động- một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, nguyên vật liệu có những đặc điểm riêng, khác với yếu tố lao động và tư liệu lao động: -Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định. -Khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động, vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. -Giá trị của nguyên vật liệu khi xuất để sử dụng được chuyển hết một lần vào chi phí. -Nguyên vật liệu vừa là yếu tố đầu vào, vừa là một bộ phận của hàng tồn kho. -Chính những đặc điểm này quyết định đến những nguyên tắc và phương pháp hạch toán nguyên vật liệu. Vai trò và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu. Vai trò của nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu có vai trò đặc biệt quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất và các chỉ tiêu quan trọng của doanh nghiệp: Chi phí về các loại nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng rất lớn trong tổng chi phí và giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất. Chất lượng vật liệu, giá mua, chi phí thu mua có ảnh hưởng lớn đến sản xuất và giá thành sản phẩm. Giảm chi phí nguyên vật liệu là một biện pháp rất tốt để hạ giá thành sản phẩm, nâng cao khả năng cạnh tranh. Như vậy việc quản lý quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu tác động trực tiếp đến sản lượng, chất lượng sản phẩm, giá thành, lợi nhuận... của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, vật liệu còn là một bộ phận hàng tồn kho. Việc cung ứng, dự trữ, sử dụng tiết kiệm các loại vật liệu tác động đến tính liên tục của sản xuất, năng suất lao động, tình hình tài chính của doanh nghiệp. 2.2 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu. Với những vai trò quan trọng như trên, nguyên vật liệu cần được quản lý chặt chẽ về các mặt: Về tình hình biến động: sự tăng giảm nguyên vật liệu cần được theo dõi sát sao từ đó có kế hoạch bổ sung, dự trữ. Kịp thời phát hiện mất mát, hao hụt để có biện pháp xử lý. Về các định mức dự trữ: quản lý chặt chẽ các định mức hao hụt, dự trữ, sử dụng để bảo đảm nguyên vật liệu được dự trữ đầy đủ, sử dụng tiết kiệm, tránh gián đoạn trong sản xuất cũng như ứ đọng vật tư. Về chất lượng: nguyên vật liệu cần được kiểm tra chất lượng trước khi nhập kho. Phải nắm chắc tính chất cơ, lý, hoá của vật liệu để có các biện pháp bảo quản, sử dụng, hạn chế sự biến chất của nguyên vật liệu. Quản lý về giá mua và chi phí thu mua: tìm kiếm thị trường có giá mua hạ, chất lượng tốt, giảm thiểu các chi phí phát sinh trong các khâu thu mua, vận chuyển, bảo quản góp phần giảm chi phí và giá thành sản phẩm. Để có thể quản lý tốt vật tư, doanh nghiệp cần đáp ứng được những điều kiện sau: - Có đủ kho tàng để bảo quản nguyên vật liệu. Các kho tàng phải được trang bị đầy đủ phương tiện bảo quản, cân, đong, đo, đếm cần thiết và phù hợp với từng loại vật liệu. - Có đầy đủ nhân viên bảo quản và thủ kho có nghiệp vụ thích hợp và có khả năng thực hiện tốt công tác ghi chép ban đầu cũng như sổ sách hạch toán kho. - Vật liệu trong kho phải được bố trí, sắp xếp theo đúng yêu cầu và kỹ thuật bảo quản, thuận tiện cho việc nhập, xuất và kiểm tra. - Xây dựng các định mức dự trữ, xác định lượng dự trữ tối đa, tối thiểu, định mức hao hụt. Theo dõi việc thực hiện các định mức đó nhằm hạn chế các trường hợp thiếu vật liệu gây gián đoạn trong sản xuất hoặc dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn. - Lập sổ danh điểm vật liệu, thực hiện đầy đủ các thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, mở các sổ chi tiết và tổng hợp theo đúng chế độ quy định. - Thường xuyên kiểm tra, kiểm kê, đối chiếu nhằm phát hiện mất mát, hao hụt. Xây dựng chế độ trách nhiệm vật chất trong quản lý và sử dụng vật liệu. 3. Nhiệm vụ hạch toán vật liệu. Kế toán nói chung và kế toán vật liệu nói riêng là công cụ đắc lực cung cấp thông tin hữu ích cho việc quản lý và điều hành doanh nghiệp. Để thực hiện tốt chức năng của mình, kế toán vật liệu cần thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ sau: - Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời chất lượng, số lượng, giá trị thực tế của vật liệu nhập kho. - Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số lượng và giá trị vật liệu xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao vật liệu. - Phân bổ hợp lý giá trị vật liệu sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất - kinh doanh. - Tính toán và phản ánh chính xác số lượng và giá trị vật liệu tồn kho, kịp thời phát hiện vật liệu thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có các biện pháp xử lý, hạn chế đến mức thấp nhất thiệt hại có thể xảy ra. II. Phân loại, tính giá và tổ chức chứng từ nguyên vật liệu. Phân loại nguyên vật liệu. Đối với các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu bao gồm rất nhiều loại và mỗi loại có nội dung kinh tế, vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất - kinh doanh. Để có thể quản lý chặt chẽ, hạch toán một cách chi tiết từng loại vật liệu phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiệp, cần thiết phải phân loại vật liệu theo các tiêu thức phù hợp. Trong thực tế của công tác hạch toán và quản lý của các doanh nghiệp, đặc trưng để phân loại phổ biến nhất là công dụng kinh tế, tức là xem xét vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất - kinh doanh. Theo tiêu thức này, vật liệu được phân ra thành các loại sau: - Nguyên liệu và vật liệu chính. Là những nguyên liệu và vật liệu sau quá trình gia công chế biến cấu thành nên hình thái vật chất của sản phẩm. Nguyên liệu là những đối tượng lao động chưa qua chế biến công nghiệp như sản phẩm của ngành nông nghiệp, công nghiệp khai thác còn vật liệu là những đối tượng lao động đã qua chế biến công nghiệp. - Vật liệu phụ. Đây cũng là những đối tượng lao động nhưng không phải là cơ sở vật chất để tạo nên hình thái vật chất chủ yếu của sản phẩm mà nó có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn thiện, nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm, hoặc sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý. - Nhiên liệu Là những thứ tạo ra nhiệt năng. Có hai loại nhiên liệu: + Nhiên liệu trực tiếp cho sản xuất. + Nhiên liệu dùng cho máy móc thiết bị. Thực chất đây là một loại vật liệu phụ nhưng việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỷ trọng lớn và có vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, hơn nữa nó có yêu cầu và kỹ thật bảo quản hoàn toàn khác so với các loại vật liệu phụ thông thường. - Phụ tùng thay thế Là những vật tư được doanh nghiệp mua sắm, dự trữ, sử dụng cho hoạt động bảo dưỡng, sửa chữa TSCĐ. - Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản Là những vật liệu, thiết bị dùng cho xây dựng cơ bản, tái tạo TSCĐ. - Phế liệu thu hồi Là những vật liệu thu hồi từ hoạt động sản xuất, thanh lý TSCĐ và công cụ dụng cụ, có thể sử dụng lại hoặc bán. Cách phân loại này cho biết vai trò, công dụng của từng loại vật liệu và giúp ta sử dụng các tài khoản chi tiết một cách hợp lý. Tuy nhiên sự phân chia này chỉ mang tính tương đối trong phạm vi một doanh nghiệp . Ngoài ra người ta còn phân loại vật liệu theo nguồn nhập: - Vật liệu mua ngoài : Là vật liệu mua ở thị trường, sử dụng trong quá trình sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp . - Vật liệu tự sản xuất : Là vật liệu được doanh nghiệp tự sản xuất ra để phục vụ cho hoạt động sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp . - Vật liệu nhận góp vốn liên doanh, cổ phần, vật liệu được cấp phát biếu, tặng ... Cách phân chia này cho biết nguồn nhập vật liệu của doanh nghiệp và là cơ sở để tính giá đúng vật liệu nhập . Để quản lý tốt vật liệu, trên cơ sở phân loại, doanh nghiệp cần xây dựng sổ danh điểm vật liệu. Sổ này dùng để thống nhất tên gọi, quy cách phẩm chất, đơn vị tính, mã số của vật liệu. Sổ danh điểm vật liệu có tác dụng trong công tác quản lý và hạch toán, đặc biệt trong điều kiện cơ giới hoá công tác hạch toán ở doanh nghiệp. 2. Các phương pháp tính giá nguyên vật liệu. Tính giá nguyên vật liệu là việc dùng tiền để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu. Đây là một vấn đề quan trọng trong việc tổ chức hạch toán vật liệu. Nó đảm bảo sự cân đối giữa số lượng và giá trị vật liệu trong các nghiệp vụ nhập, xuất và tồn kho nguyên vật liệu. Nguyên tắc cơ bản trong hạch toán nguyên vật liệu là hạch toán theo giá thực tế. 2.1 Giá nhập kho nguyên vật liệu. Giá thực tế của vật liệu nhập vào được xác định theo nguồn nhập vật liệu: - Đối với vật liệu mua ngoài : Giá thực tế Giá mua Chi phí vật liệu = ghi trên + thu mua nhập kho hoá đơn khác Giá mua ghi trên hoá đơn bao gồm cả thuế nhập khẩu (nếu có). Nếu doanh nghiệp hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá mua không bao gồm thuế GTGT. Ngược lại nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì giá mua bao gồm cả thuế GTGT. Chi phí thu mua bao gồm các khoản: - Chi phí vận chuyển do bên mua chịu. - Chi phí bảo hiểm hàng hoá. - Chi phí bảo quản, bốc dỡ, thuê kho bãi. - Hao hụt trong định mức. - Công tác phí của người mua hàng. - Đối với vật liệu gia công chế biến xong nhập kho: Giá thực tế Giá trị Chi phí vật liệu = vật liệu xuất + chế biến nhập kho cho chế biến Chi phí chế biến: Nếu doanh nghiệp tự chế biến thì chi phí chế biến bao gồm các khoản chi thực tế mà doanh nghiệp bỏ ra để chế biến. Nếu doanh nghiệp thuê ngoài chế biến thì chi phí chế biến thường là tiền thuê ngoài gia công, chi phí vận chuyển, bốc dỡ đến nơi gia công. - Vật liệu nhận của nhà nước cấp: Là giá trị vật liệu ghi trên biên bản bàn giao. - Vật liệu nhận góp vốn liên doanh, cổ phần: Tính theo giá do hội đồng định giá xác định. - Vật liệu được biếu, tặng: Giá thực tế vật liệu là giá trị vật được biếu, tặng hoặc tham khảo giá trên thị trường. ý nghĩa của các phương pháp tính giá vật liệu nhập kho là xác định đúng giá trị của vật liệu nhập kho. 2.2 Giá xuất kho Mục đích của việc tính giá vật liệu xuất kho là nhằm cân đối giữa số lượng và giá trị vật liệu. Căn cứ vào trình độ kế toán, đặc điểm của nguyên vật liệu mà doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các phương pháp tính giá sau: - Giá thực tế bình quân gia quyền: Khi xuất vật liệu ra sử dụng, kế toán chưa xác định ngay được giá trị mà phải đợi đến cuối kỳ tính ra đơn giá bình quân gia quyền: Đơn giá bình quân gia quyền = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ + Số lượng vật liệu nhập trong kỳ Giá thực tế vật liệu Số lượng Đơn giá xuất sử dụng = vật liệu xuất x bình quân trong kỳ trong kỳ gia quyền Ưu điểm của phương pháp này tính giá vật liệu xuất sử dụng trong kỳ tương đối chính xác. Tuy nhiên hạn chế của phương pháp này là phức tạp và công việc dồn vào cuối tháng nên cung cấp thông tin không kịp thời. Vì vậy phương pháp này chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, trình độ kế toán tương đối cao. - Giá thực tế bình quân đầu kỳ: Kế toán dùng giá thực tế bình quân đầu kỳ để tính ra giá trị vật liệu xuất kho trong kỳ. Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản dễ làm nhưng không chính xác. - Giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập: Sau mỗi lần nhập vật liệu, kế toán xác định lại đơn giá vật liệu bình quân sau lần nhập kho đó, để từ đó xác định giá trị vật liệu xuất kho. Giá thực tế Số lượng Đơn giá vật liệu = vật liệu x bình quân xuất kho xuất kho liên hoàn Giá thực tế vật liệu + Giá thực tế vật Đơn giá tồn kho trước khi nhập liệu nhập kho bình quân = liên hoàn Số lượng vật liệu + Số lượng vật tồn kho trước khi nhập liệu nhập kho Ưu điểm: Tính chính xác giá trị vật liệu xuất kho trong kỳ, phản ánh kịp thời tình hình biến động vật tư. Nhược điểm: Tính toán phức tạp. Phương pháp này chỉ phù hợp với những doanh nghiệp sử dụng ít loại vật tư, số lần nhập trong kỳ ít. - Giá thực tế đích danh. Vật liệu nhập kho theo giá nào thì xuất kho theo giá đó, không quan tâm đến thời gian nhập và xuất kho. Ưu điểm: Độ chính xác cao. Nhược điểm: Đòi hỏi phải hạch toán chi tiết, tỷ mỉ. Phương pháp này phù hợp với doanh nghiệp có vật liệu có đặc điểm riêng, giá trị lớn và có điều kiện theo dõi riêng từng lô vật liệu nhập kho. -Giá nhập trước, xuất trước. Vật liệu xuất kho được tính giá trong điều kiện giả định lô vật liệu nào được nhập kho trước thì sẽ được xuất kho trước, lượng vật liệu xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó. Vật liệu tồn kho là những vật liệu nhập kho sau cùng. Như vậy, nếu giá cả có xu hướng tăng thì giá trị vật liệu tồn kho lớn, giá vật liệu xuất sử dụng nhỏ dẫn đến giá thành thấp, lợi nhuận cao và ngược lại. Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật tư, số lần nhập kho của mỗi loại không nhiều và vật liệu có yêu cầu cao về thời hạn bảo quản. - Giá nhập sau, xuất trước Tính giá vật liệu xuất kho trong điều kiện giả định lô vật liệu nào được nhập kho sau thì sẽ được xuất kho trước, lượng vật liệu xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập kho đó. Phương pháp này ngược với phương pháp nhập trước, xuất trước. - Xác định vật liệu tồn kho theo giá mua thực tế lần cuối. Giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ = Số lượng vật liệu tồn kho cuối kỳ x Đơn giá vật liệu nhập lần cuối từ đó tính ra giá vật liệu xuất kho trong kỳ: Giá thực tế Giá thực tế Giá thực tế Giá thực tế vật liệu xuất = vật liệu nhập + vật liệu tồn - vật liệu tồn trong kỳ trong kỳ đầu kỳ cuối kỳ Ưu điểm: Tính giá vật liệu xuất sử dụng trong kỳ nhanh. Nhược điểm : Không chính xác, khó phát hiện mất mát, thiếu hụt và không phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu. Phương pháp này phù hợp với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật liệu với quy cách mẫu mã khác nhau, giá trị thấp và được xuất dùng thường xuyên. Các doanh nghiệp này hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. - Giá hạch toán. Trong thực tế, việc sử dụng giá thực tế vật liệu để hạch toán gặp rất nhiều khó khăn: vật liệu nhập từ nhiều nguồn khác nhau, giá khác nhau, các nghiệp vụ nhập, xuất diễn ra thường xuyên. Sau mỗi lần nhập, xuất kho, kế toán phải xác định lại giá thực tế của mỗi loại vật liệu. Để khắc phục những khó khăn trên, các doanh nghiệp có thể sử dụng một loại giá ổn định gọi là giá hạch toán để phản ánh biến động diễn ra hàng ngày. Giá hạch toán có thể là giá kế hoạch, giá cuối kỳ trước và được quy định thống nhất trong một kỳ hạch toán. Đối với vật liệu nhập kho trong kỳ thì được ghi theo hai loại giá: giá hạch toán và giá thực tế. Vật liệu xuất kho trong kỳ chỉ ghi theo giá hạch toán. Cuối kỳ, khi tính được giá thực tế sẽ tiến hành điều chỉnh giá hạch toán vật liệu xuất kho trong kỳ về giá thực tế. Giá hạch toán vật liệu xuất trong kỳ = Số lượng vật liệu xuất trong kỳ x Đơn giá hạch toán Giá thực tế Giá hạch toán Hệ số giữa giá vật liệu = vật liệu x thực tế và giá hạch xuất trong kỳ xuất trong kỳ toán của vật liệu Hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán của vật liệu gọi tắt là hệ số giá vật liệu và được tính theo công thức sau: Hệ số giá vật liệu (K) = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ + Giá hạch toán vật liệu nhập trong kỳ K có thể nhận các giá trị bằng 1, lớn hơn 1 hoặc nhỏ hơn 1. K được tính cho từng loại vật liệu hoặc từng nhóm vật liệu. Các công thức trên là cơ sở để bảng kê tính giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ. Nếu doanh nghiệp áp dụng sổ kế toán là Nhật ký- Chứng từ thì bảng này gọi tắt là bảng kê số 3. Bảng kê số 3 - Tính giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ. Tháng năm Chỉ tiêu Vật liệu chính Vật liệu phụ Công cụ dụng cụ Giá HT Giá TT Giá HT GiáTT GiáHT Giá TT Số tồn đầu kỳ Số nhập trong kỳ Cộng tồn và nhập Hệ số giá Xuất trong kỳ 6. Số tồn cuối kỳ Phương pháp này phù hợp với doanh nghiệp có nghiệp vụ nhập xuất kho thường xuyên, giá mua thực tế biến động lớn, thông tin về giá không kịp thời. Mỗi phương pháp có những ưu và nhược điểm khác nhau. Căn cứ vào quy mô doanh nghiệp, đặc điểm nguyên vật liệu, trình độ của đội ngũ kế toán mà doanh nghiệp lựa chọn một phương pháp tính giá vật liệu xuất kho phù hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp mình. Doanh nghiệp chỉ được sử dụng một phương pháp và áp dụng cố định ít nhất trong một niên độ kế toán. Khi thay đổi phương pháp tính giá vật liệu xuất kho thì phải nêu rõ lý do. Việc lựa chọn phương pháp tính giá thích hợp có ý nghĩa rất lớn vì nó không những ảnh hưởng đến khối lượng công tác kế toán mà còn ảnh hưởng đến giá vật liệu xuất kho trong kỳ, từ đó tác động đến những chỉ tiêu quan trọng nhất của doanh nghiệp như tổng chi phí, giá thành sả phẩm, lợi nhuận... 3. Tổ chức chứng từ hạch toán nguyên vật liệu. -Khái niệm: Tổ chức chứng từ là việc thiết lập khối lượng hạch toán ban đầu mang tính thủ tục và pháp lý trên hệ thống chứng từ kế toán. -Mục đích: + Vận hành tốt chế độ chứng từ nhà nước đã ban hành cho mỗi đơn vị hạch toán cơ sở. + Xây dựng hệ thống chừng từ đủ phản ánh vật liệu có tính bắt buộc và hướng dẫn. +Thực hiện công tác kiểm tra, kiểm soát vật liệu bằng chứng từ. -ý nghĩa: +Tạo lập được những bằng chứng của kế toán (có giá trị pháp lý và hợp lý). + Tạo cơ sở cho việc ghi sổ kế toán. + Là cơ sở để giải quyết những tranh chấp phát sinh. -Việc tổ chức chứng từ vật liệu phải đảm bảo những nguyên tắc cơ bản sau: +Tuân thủ thống nhất chế độ chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn. +Quá trình thủ tục hoá chứng từ trong nghiệp vụ phát sinh phải đảm bảo tính chặt chẽ và tính hợp lý. +Việc lập chứng từ phải được thực hiện ngay sau khi nghiệp vụ hoàn thành. +Việc lập và luân chuyển chứng từ phải thuận tiện cho việc quản lý vật liệu bằng chứng từ. -Chứng từ sử dụng: Chứng từ nhập: Hợp đồng mua hàng, phiếu đặt hàng. Hoá đơn mua hàng. Biên bản kiểm nhận vật tư. Phiếu nhập kho. Biên bản vật tư luân chuyển thẳng. Biên bản kiểm kê xác nhận thừa. Chứng từ xuất: Phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho kiêm luân chuyển nội bộ. Biên bản giao nhận. Biên bản kiểm kê xác nhận thiếu. -Các bước lập và luân chuyển chứng từ: +Lập hoặc tiếp nhận chứng từ: Phải thực hiện đúng mẫu ban hành, ghi đủ yếu tố bắt buộc và hướng dẫn. +Kiểm tra chứng từ: kiểm tra về hình thức, nội dung, số bản chứng từ. Phải bảo đảm tính hợp lý và pháp lý. +Sử dụng chứng từ ghi sổ. +Lưu trữ chứng từ đúng thời gian mà nhà nước quy định. -Quy trình lập và luân chuyển chứng từ: +Nhập kho vật liệu mua ngoài. Căn cứ vào Hợp đồng kinh tế mà doanh nghiệp ký kết với nhà cung cấp, khi vật liệu về đến doanh nghiệp, lập ban kiểm nghiệm vật tư để kiểm tra số lượng, mẫu mã, quy cách, chất lượng của vật tư và lập Biên bản kiểm nghiệm. Trên cơ sở Hoá đơn, Biên bản kiểm nghiệm, phòng kế hoạch lập Phiếu nhập kho gồm 2 liên (hoặc 3 liên): liên 2 lưu, liên 2 người nhập mang xuống kho làm thủ tục nhập kho, liên 3 (nếu có) người nhập giữ. Thủ kho ghi vào liên 2 số thực nhập. Thủ kho ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi đơn giá, tính thành tiền và làm căn cứ để ghi sổ kế toán. + Nhập kho vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Trên cơ sở chứng từ giao hàng của đơn vị nhận gia công chế biến vật liệu, phòng kế hoạch lập Phiếu nhập kho. Người nhập mang Phiếu nhập kho xuống kho giao hàng, thủ kho làm thủ tục nhập kho, ghi số thực nhập vào Phiếu nhập kho, vào thẻ kho sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán. + Xuất kho: Căn cứ vào nhu cầu vật tư, người có nhu cầu xin lệnh xuất vật tư. Phòng kế hoạch lập Phiếu xuất kho thành 2 liên (hoặc 3 liên). Phiếu xuất kho sử dụng các mẫu khác nhau tuỳ thuộc vào mục đích xuất: Phiếu xuất kho vật tư, Phiếu xuất kho kiêm luân chuyển nội bộ, Phiếu xuất kho theo hạn mức... Sau khi xin ký Phiếu xuất kho, người nhận vật tư mang Phiếu xuất kho xuống kho làm thủ tục giao nhận vật tư với thủ kho. Thủ kho ghi vào Phiếu xuất kho số thực xuất, ghi thẻ kho và chuyển cho phòng kế toán để ghi số kế toán. III. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu có vai trò đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp sản xuất, đòi hỏi phải được dự trữ đầy đủ nhằm đảm bảo tính liên tục trong sản xuất do đó theo dõi tình hình biến động của từng loại vật liệu là một yêu cầu cấp thiết đối với người làm kế toán. Hạch toán chi tiết vật liệu là việc ghi chép kịp thời, chính xác, đầy đủ cả về hiện vật và giá trị từ đó cung cấp thông tin chi tiết cho người quản lý và được thực hiện ở hai nơi : kho và phòng kế toán. Hiện nay các doanh nghiệp sản xuất đang áp dụng ba phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu là: Phương pháp thẻ song song. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Phương pháp sổ số dư. 1. Phương pháp thẻ song song. - Điều kiện vận dụng: Đối với doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu và phần lớn được luân chuyển qua kho. Mật độ nhập xuất dày đặc. Kho tàng tập trung. Có khả năng lao động kế toán vật tư để làm sổ, thẻ song song. - Loại sổ: + Tại kho: Sổ hoặc thẻ kho. Số lượng thẻ kho bằng số loại vật tư trong kho. + Tại phòng kế toán: Sổ (thẻ) hạch toán chi tiết. Số lượng bằng số thẻ kho. -Quy trình hạch toán. Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ chi tiết Bảng tổng hợp Nhập-xuất-tồn kho NVL Kế toán tổng hợp Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu +Tại kho: Thủ kho căn cứ vào chứng từ, phiếu nhập, xuất vật liệu để thực hiện việc nhập và xuất vật liệu về mặt hiện vật. Cuối ngày, thủ kho vào thẻ kho cho từng loại vật liệu tương ứng ở cột nhập và xuất. Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi ghi xong thẻ kho, thủ kho chuyển chứng từ, phiếu nhập, xuất cho kế toán vật liệu trên bảng giao nhận chứng từ. Thủ kho thường xuyên đối chiếu giữa số tồn thực tế và trên thẻ kho của từng loại vật liệu. Cuối tháng, thủ kho tính ra số tồn cho từng loại vật liệu trên thẻ kho. +ở phòng kế toán: Hàng ngày hoặc định kỳ, sau khi nhận chứng từ do thủ kho chuyển đến, kế toán vật liệu ghi đơn giá và tính thành tiền. Căn cứ vào chứng từ, kế toán vật liệu ghi sổ chi tiết vật liệu về cả hiện vật và giá trị cho từng loại vật liệu. Cuối tháng kế toán vật liệu tính ra số tồn cả về hiện vật và giá trị cho từng loại vật liệu trên sổ chi tiết vật liệu. Kế toán vật liệu lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn. Kế toán vật liệu lập kế hoạch đối chiếu với thủ kho về mặt hiện vật và đối chiếu với kế toán tổng hợp về mặt giá trị. Nếu có chênh lệch thì phải tìm ra nguyên nhân và điều chỉnh. Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu, kiểm tra. Phù hợp với mọi trình độ kế toán. Nhược điểm: Ghi chép trùng lặp. Không thích hợp với doanh nghiệp sử dụng quá nhiều loại vật liệu trong điều kiện kế toán thủ công. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Điều kiện vận dụng: áp dụng cho những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật liệu, mật độ nhập, xuất dầy đặc. -Loại sổ: +Tại kho: Thẻ kho. +Tại phòng kế toán: Sổ đối chiếu luân chuyển. Bảng kê nhập,