Giáo trình Access - Chương 1: Tổng quan về Microsoft Access

GIÁO TRÌNH ACCESS – CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT ACCESS  I. GIỚI THIỆU 1) Khái niệm MICROSOFT ACCESS là một trong bốn phần mềm ứng dụng của bộ MicroSoft Office. Là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu (DataBase Management System gọi tắc là DBMS) giúp ta lưu trữ, quản lý, khai thác só liệu được lưu trữ một các có tổ chức bên trong máy tinh.  Các đặc điểm của Access:  Hỗ trợ cơ chế tự động kiểm tra khóa chính, phụ thuộc tồn tại, miền giá trị …. Của các dữ liệu bên trong các bảng một cách chặt chẽ.  Có thể dùng Wizard để thiết kế các đối tượng trong Access một các tự động và nhanh chóng.  Công cụ Query thay thế các câu lệnh trong ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL.  Cho phép nhúng, lưu trữ các dữ liệu đặc biệt như hình ảnh, âm thanh, tập tin văn bảng, bảng tính…  Tất cả các đối tượng đều được gói gọn trong một tập tin dữ liệu có phần mở rộng .MDB  Một CSDL có thể được dùng chung cho nhiều người dùng nhưng vẫn có tính bảo mật dữ liệu.  Có thể chuyển đổi dữ liệu với nhiều ứng dụng khác nhau. 2) Cấu hình cài đặt  Máy tính ATT86 trở lên.  Bộ nhớ RAM tối thiểu 16 MB  Hệ điều hành Window2000  Đĩa cứng tối thiểu 400 MB và có cài đặt phần mềm Access 2000. 3) Cài đặt  Click Start  Chọn Run  Chọn ổ đĩa chứa phần mềm Access  Chọn tập tin Setup 4) Khởi động  Cách 1 :  Khởi động Windows 2000.  Nhắp Start  Chọn mục Program  Chọn Microsoft Access  Cách 2 :  Nhắp vào biểu tượng ShortCut trên Desktop hay biểu tượng chìa khóa trên thanh công cụ Microsoft Office 5) Màn hình khởi động của Access 2000  Chọn Blank Access database : tạo mới một tập tin cơ sở dữ liệu Access rỗng.  Chọn Access database wizard, papes, and project : tạo mới một cơ sở dữ liệu Access dựa theo sự hướng dẫn của công cụ Wizard theo các mẫu có sẵn kèm theo trong bộ Access.  Chọn Open an existing file : mở một tập tin cơ sở dữ liệu đã có sẵn trên đĩa bằng cách chọn tên một tập tin trong danh sách hay chọn mục More Files… để tìm tên tập tin cần mở.  Nếu chọn một trong ba nút trên và nhắp OK thì một trong các hành động trên sẽ thực hiện.  Nếu chọn Cancel : thì xuất hiện cửa sổ Microsoft Access. Thanh trạng thái (Status bar) Thanh thực đơn (menu bar) Thanh công cụ 6) Thoát khỏi Access  Cách 1 : Click menu File _ Chọn Exit  Cách 2 : Nhấn tổ hộp phím ALT+F4 II. CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG ACCESS 1) Khái niệm  Dữ liệu là các thông tin mà ta muốn lưu trữ và sử dụng lại.  Cơ sở dữ liệu là tập hợp các tổ chức những dữ liệu liên quan đến một chủ đề hay một mục đích nào đó.  Mỗi cơ sở dữ liệu được lưu trữ thành một tập tin có phần mở rộng là .MDB 2) Tạo một cơ sở dữ liệu mới  Cách 1 : Chọn menu File  Chọn New  Cách 2 : CTRL + N  Cách 3 : Chọn biểu tượng New trên thanh công cụ Toolbar.  Chọn Database  OK  Nếu muốn tạo theo mẫu có sẵn trong Access chọn trang Database  Chọn mẫu  Chọn ổ đĩa, thư mục và đặt tên cho CSDL Nhấn nút Create 3) Các thành phần có trong cơ sở dữ liệu Một cơ sở dữ liệu gồm có 6 thành phần (Object) sau : a) Tables _ Bảng dữ liệu Là thành phần quan trọng, cơ bản nhất của cơ sở dữ liệu, chứa dữ liệu cần thiết của cơ sở dữ liệu. b) Query – Bảng truy vấn Dùng để tính toán, xử lý dữ liệu ở Table. c) Form – Biểu mẫu Là công cụ tạo ra các mẫu để trình bày dữ liệu theo các dạng mà người sử dụng mong muốn, giống các mẫu phiếu thông thường. d) Report – Báo cáo Là công cụ tạo mẫu và in các báo cáo. e) Macro – Lệnh vĩ mô Là tập hợp các lệnh được chọn, sắp xếp hợp lý cho việc tự động hóa các thao tác. f) Modules – Đơn thể chương trình Là phương tiện lập trình trong Access với ngôn ngữ lập trình Access Basic. 4) Đóng cơ sở dữ liệu  Cách 1 : Click menu File  Chọn Close.  Cách 2 : Click vào dấu X ở góc trên bên trái cửa sổ cơ sở dữ liệu. Chú ý : Khi chấm dứt làm việc với CSDL, nên nhớ phải đóng CSDL, nếu không đóng có thể dẫn đến tình trạng hư CSDL. 5) Mở cơ sở dữ liệu  Cách 1 : Nhắp trên Toolbar.  Cách 2 : Click menu File  Chọn Open.  Cách 3 : CTRL + O Chọn ổ đĩa, thư mục và tập tin cần mở  Chọn Open  Open : Mở tập tin ở chế độ chia sẻ (không độc quyền) thường được dùng để khai thác dữ liệu.  Open Read – Only : tập tin được mở chỉ có thể xem được, không khai thác dữ liệu được.  Open Exclusive : tập tin được mở ở chế độ độc quyền nghĩa là khi mở không một ai ngoài người đang mở có thể mở tập tin này. Mở độc quyền được sử dụng để sửa các vấn đề liên quan đến cấu trúc hay thiết kế.  Open Exclusive Read Only: tập tin được mở ở chế độ độc quyền và chỉ đọc nghĩa là khi mở không một ai ngoài người đang mở có thể mở tập tin này và chỉ cho phép xem không sửa được. 6) Chuyển tập tin cơ sở dữ liệu  Chọn Menu ToolsChọn DataBase UtilitiesChọn Convert Database … 7) Thu gọn (làm giảm kích thước tập tin), sửa chữa tập tin cơ sở dữ liệu  Mở CSDL, Chọn menu ToolsChọn DataBase UtilitiesChọn Compact and Repair Database  Nếu đang mở CSDL thì Access làm gọn file này.  Nếu không có tập tin CSDL nào đang mở : Access hiển thị hộp thoại yêu cầu chọn file làm gọn sau :  Bạn chọn tập tin cần làm gọn xong, nhấn Compact.  Tiếp theo Access sẽ hiển thị hộp thoại Compact Database Into sau :  Tại mục Save In, bạn chọn ổ đĩa, Folder chứa file đích sau khi đã làm gọn. Đặt tên cho file đích tại mục Name, xong nhắp nút Save để kết thúc công việc. 8) Ẩn hiện cơ sở dữ liệu  Nếu cửa sổ CSDL đang hiện ta cho ẩn bằng cách :  Click menu Window Chọn Hide Cho hiện lại :  Click menu Window  Chọn Unhide Hide  Chọn CSDL cần hiện  Chọn OK. 9) Đặt /Hủy mật mã cho tập tin cơ sở dữ liệu Để tập tin CSDL tránh được sự tò mò của người khác. Access cho ta khả năng thiết lập mật mã để bảo vệ chúng bằng cách :  Mở CSDL ở chế độ độc quyền, Click menu Tools  Chọn Set Database Password  Gõ mật khẩu vào ô Password và ô Verify. Việc gõ hai lần nhằm khẳng định tính chính xác của mật mã. Chú ý : Phải mở CSDL ở chế độ độc quyền.  Để hủy mật mã : Click menu Tools  Chọn Security  Chọn Unset Database Password  Gõ mật mã trước đây bạn đã đặt, rồi nhắp OK. 10) Bảo mật và tháo mật dữ liệu Access cho ta quyền chọn hành động bảo mật dữ liệu nhằm ngăn ngừa các phần mềm tiện ích hay phần mểm xử lý văn bản đoán được nội dung của dữ liệu bên trong Tập tin CSDL. Để bảo mật và tháo mật dữ liệu ta thực hiện :  Mở CSDL, Click menu Tools  Chọn Security  Chọn Encrypt/Decrypt database… 11) Một số lệnh trình bày cửa sổ của CSDL Click menu View  Chọn :  Databases Objects : Chọn Object cần làm việc.  Large Icon : phóng lớn biểu tượng của các Object.  Small Icon : Thu nhỏ biểu tượng của các Object.  List : Liệt kê biểu tượng của các Object theo danh sách.  Details : trình bày chi tiết cho từng đối tượng với các nội dung sau :  Name : Tên của từng Object.  Description : chú thích cho từng Object.  Modified : thời gian cập nhập mới nhất của từng Object.  Created : thời gian tạo mới của từng Object.  Type : kiểu của từng Object.  Arrange Icon : sắp xếp các Object hiện hành :  By Name : sắp theo tên.  By Type : sắp theo kiểu.  By Created : sắp theo thời gian tạo mới.  By Modified : sắp theo thời gian cập nhập mới nhất.  Properties : chỉnh thuộc tính cho từng Object  Chọn Object _ Click menu View _ Chọn Properties _ Chọn  Description : gõ chú thích cho Object.  Các thông tin về Type, Created, Modified.  Chọn Hidden nếu muốn ẩn Object này tại cửa sổ Database Chú ý : nếu không muốn nhìn thấy các Object có thuộc tính Hidden thì phải bảo đảm không chọn tại Hidden Object trong mục View của hộp thoại Options trên menu Tools. 12) Các thao tác cơ bản trên từng Object a) Đổi tên  Bước 1 : Nhắp chuột chọn tiêu đề trang chứa đối tượng cần đổi  Bước 2 : Nhắp chọn đối tượng cần đổi.  Bước 3 : Có 2 cách  Chọn menu Edit  Chọn Rename.  Click phải vào đối tượng  Chọn Rename. b) Xóa (Cut/Delete) Xóa bằng Cut ta có thể phục hồi được bằng Paste, xóa bằng Delete không phục hồi được.  Bước 1 : Nhắp chuột chọn tiêu đề trang chứa đối tượng cần xóa.  Bước 2 : Nhắp chọn đối tượng cần xóa.  Bước 3 : Có 3 cách  Chọn menu Edit  Chọn Delete hay Cut.  Click phải vào đối tượng  Chọn Delete hay Cut.  Nhấn phím Delete hay CTRL+X.  Nếu chọn Delete, hiện hộp thoại  Chọn Yes : Xoá.  Chọn No : không xóa.  Chọn Help : xem giải thích. c) Sao chép  Bước 1 : Nhắp chuột chọn tiêu đề trang chứa đối tượng cần đổi  Bước 2 : Nhắp chọn đối tượng cần sao chép.  Bước 3 : Có 3 cách  Chọn menu Edit  Chọn Copy.  Click phải vào đối tượng  Chọn Copy.  Nhấn phím CTRL+C  Bước 4 : Có 3 cách  Chọn menu Edit  Chọn Paste.  Click phải vào đối tượng  Chọn Paste.  Nhấn phím CTRL + V