Giáo trình nhập môn tin học

N VỊ thì nằm liền kề nhau. + Chọn bảng CSDL cần tổng hợp với tiêu ñề là một hàng. + Vào menu Data
Subtotals, xuất hiện hộp thoại subtotal với các tùy chọn sau:  At each change in: chọn tên trường cần tổng hợp nhóm. Giáo trình nhập môn Tin học Trung Tâm Công Nghệ Thông Tin Trang 85/124  Use function: chọn hàm sử dụng tính toán hay thống kê.  Add subtotal to: Chọn tên trường chứa dữ liệu cần thực hiện tính toán hay thống kê.  Replace current subtotals: Thay thế các dòng tổng hợp cũ ñể ghi dòng tổng hợp mới.  Page break between groups: Tạo ngắt trang giữa các nhóm.  Summary below data: Thêm dòng tổng hợp sau mỗi nhóm Kết quả: − Làm việc với màn hình kết quả sau khi tổng hợp nhóm + Click vào các nút ñể chọn các mức dữ liệu bạn muốn xem. 1 : Chỉ hiển thị tổng chính (Grand Total Only). 2 : Hiển thị tổng chính và tổng phụ (Grand Total And Subtotal). 3 : Hiển thị chi tiết tất cả các mẫu tin cùng các tổng hợp (All Record). 4.4.3.4. Chức năng Pivotable − Chức năng: Thống kê dữ liệu theo nhiều cấp ñộ khác nhau với nhiều hình thức ña dạng từ một bảng dữ liệu chính. − Cách thực hiện: Giáo trình nhập môn Tin học Trung Tâm Công Nghệ Thông Tin Trang 86/124 + ðặt trỏ trong bảng dữ liệu + Chọn lệnh Data
PivotTable and PivotChart Report
xuất hiện hộp thoại gồm 3 bước: Bước 1:  Chọn bảng dữ liệu muốn thống kê (Where is the data that you want to analyze).  Chọn loại thống kê (PivotTable hoặc PivotChart)
Next Bước 2: Xác ñịnh ñịa chỉ của bảng dữ liệu
Next, xuất hiện hộp thoại bước 3 Bước 3: Click nút Layout, xuất hiện hộp thoại Layout  Vùng row và column sẽ chứa field làm ñiều kiện thống kê  Vùng Data chứa những field số liệu muốn thống kê  Drag chuột kéo field vào vùng tương ứng, click OK quay lại cửa sổ bước 3, tại ñây ta xác ñịnh vị trí chứa bảng thống kê, sau ñó click nút finish ñể kết thúc. 4.4.3.5. Chức năng Consolidate − Chức năng: thống kê dữ liệu từ nhiều bảng cơ sở dữ liệu nguồn ở nhiều tập tin khác nhau. − Cách thực hiện: Bước 1: tạo bảng thống kê, bảng thống kê là một khung gồm row header hoặc column header, hoặc cả hai.  Column header: chứa tên các field muốn thống kê, trong ñó cột ñầu tiên là cột làm ñiều kiện thống kê. Giáo trình nhập môn Tin học Trung Tâm Công Nghệ Thông Tin Trang 87/124  Row header: chứa giá trị muốn thống kê Bước 2: ðánh dấu chọn bảng thống kê Bước 3: chọn lệnh Data
Consolidate
Xuất hiện hộp thoại consolidate  Function: chọn phép thống kê.  Reference: ñịa chỉ của bảng cơ sở dữ liệu muốn thống kê, click nút Add. Nếu có nhiều bảng dữ liệu thì click nút Add ñể thêm vào khung all references.  Click nút Browse ñể chọn dữ liệu ở tập tin khác.  Use labels in: chọn column header và row header theo mẫu của bảng thống kê.  Create links to source data: bảng dữ liệu thống kê liên kết với dữ liệu nguồn nếu mục này ñược check, khi dữ liệu nguồn thay ñổi thì dữ liệu trong bảng thống kê cũng thay ñổi theo. Ví dụ: Có bảng dữ liệu như hình,ta cần thống kê tổng lương và tổng phụ cấp chức vụ của cán bộ công nhân viên. Lưu ý: Khi chọn ñịa chỉ của bảng dữ liệu ta ñánh dấu từ cột chứa giá trị làm row header 4.5. TẠO BIỂU ðỒ TRONG EXCEL Khi cần trình bày dữ liệu của bảng tính ñến người khác thì việc hiển thị các sự kiện và con số dưới dạng biểu ñồ rất có ý nghĩa. Biểu ñồ cho phép biểu diễn sự tương quan của dữ liệu trong bảng tính trên phương diện ñồ họa, biến ñổi các hàng, cột thông tin thành những hình ảnh có ý nghĩa. Biểu ñồ giúp bạn so sánh số liệu trong bảng tính một cách trực quan, tránh việc phải ñọc các số liệu chi chít trên bảng, tiên ñoán ñược sự phát triển của dữ liệu mô tả trong bảng, làm cho bảng trở nên sinh ñộng và thuyết phục hơn. 4.5.1. Các loại biểu ñồ Có 3 loại biểu ñồ thường gặp là biểu ñồ dạng cột (Column), dạng ñường thẳng (Line) và dạng bánh (Pie). Từ 3 dạng này Excel triển khai thành 14 loại biểu ñồ chuẩn (Standard types) và 20 kiểu biểu ñồ tuỳ chọn Bảng thống kê Row header Giáo trình nhập môn Tin học Trung Tâm Công Nghệ Thông Tin Trang 88/124 (Customize types) có thể dùng ñể biểu diễn số liệu trong bảng tính thành nhiều cách nhìn khác nhau tùy theo yêu cầu của người dùng. − Các loại biểu ñồ chuẩn trong Excel và công dụng cơ bản của mỗi loại Biểu tượng Loại biểu ñồ Chức năng Column So sánh các loại dữ liệu với nhau theo chiều dọc. Bar So sánh các loại dữ liệu với nhau theo chiều ngang. Line Cho xem sự thay ñổi dữ liệu trong một giai ñoạn. Pie So sánh tỷ lệ của các thành phần trong một tổng thể. XY (Scatter) Mô tả quan hệ giữa hai loại dữ liệu liên quan. Area Nhấn mạnh tầm quan trọng tương ñối của các giá trị qua một giai ñoạn. Doughnut So sánh các phần với tổng thể trong một hoặc nhiều phảm trù dữ liệu (Biểu ñồ Pie có một lỗ ở giữa). Rada Chỉ ra các thay ñổi trong dữ liệu hoặc tần số dữ liệu tương ñối với tâm ñiểm. Surface Tạo vết các thay ñổi trong hai biến số khi biến số thứ ba (như thời gian) thay ñổi, là một ñồ họa 3 chiều. Buble Hiện sáng các chùm giá trị, tương tự như ñồ họa Scatter. Stock Kết hợp ñồ họa Line và ñồ họa Column. ðược thiết kế ñặc biệt ñể tạo vết giá cổ phiếu. Cylinder Sử dụng một hình trụ ñể trình bày các dữ liệu ñồ họa Bar hay ñồ họa Column. 4.5.2. Các thành phần của biểu ñồ Legend Char title Value (Y) Category (X) axis Giáo trình nhập môn Tin học Trung Tâm Công Nghệ Thông Tin Trang 89/124 − Chart Title: Tiêu ñề của biểu ñồ. − Legend: Chú giải, dùng ñể mô tả dãy số liệu trong biểu ñồ. − Category (X) axis labels: Vùng giá trị trên trục X. − Category (X) axis : Tiêu ñề trục X. − Value (Y) axis: Tiêu ñề trục Y 4.5.3. Các bước dựng biểu ñồ Một biểu ñồ trong Excel ñược tạo ra từ dữ liệu trong bảng tính hiện hành. Vì vậy trước khi xây dựng biểu ñồ cần tạo dữ liệu Ví dụ: 4.5.3.1. Cách tạo − Chọn menu Insert
Chart hoặc click vào nút Chart Wizard trên thanh công cụ chuẩn. Bước 1: (Step 1 of 4 - Chart Type): chọn loại biểu ñồ. Bước 2: (Step 2 of 4-Chart Source Data): Chọn vùng dữ liệu. + Thẻ Data Range:  Data Range: vùng dữ liệu dựng biểu ñồ.  Series in: dữ liệu của từng ñối tượng nằm theo hàng (Row) hay cột (Column) + Thẻ Series: vùng dữ liệu từng thành phần trong biểu ñồ  Series: mỗi tên trong danh sách xác ñịnh một dãy số liệu trong biểu ñồ. Dữ liệu tương ứng ñược ñịnh nghĩa trong hộp Name và Values  Name: tên cho dãy số liệu của ñối tượng ñược chọn trong danh sách Series, là ñịa chỉ ô tiêu ñề của dãy số liệu, nếu không có thì hộp Name sẽ trống, khi ñó bạn phải tự nhập tên vào. + Chú ý: những tên (name) này sẽ là nhãn cho chú giải (Legend) ñể xác ñịnh mỗi dãy số liệu trong biểu ñồ.  Values: ñịa chỉ của dãy số liệu của ñối tượng ñược chọn trong danh sách Series.  Nút Add: Thêm dãy số liệu mới. Giáo trình nhập môn Tin học Trung Tâm Công Nghệ Thông Tin Trang 90/124  Nút Remove: Xóa dãy số liệu không dùng trong biểu ñồ. Bước 3 (Step 3 of 4-Chart Options): xác ñịnh các tùy chọn cho biểu ñồ. + Titles: ðặt các tiêu ñề cho biểu ñồ.  Chart title: tiêu ñề biểu ñồ.  Category(X) axis: tiêu ñề trục X.  Value (Y) axis: tiêu ñề trục Y. + Axes: Tùy chọn cho các trục toạ ñộ (X, Y,...). + Gridlines: Tùy chọn cho ñường lưới + Legend: Tùy chọn cho chú giải + Data Lable thêm hoặc bỏ các nhãn dữ liệu cho các thành phần của biểu ñồ. Bước 4 (Step 4 of 4-Chart Location): Xác ñịnh vị trí ñặt biểu ñồ + As new sheet:Tạo sheet mới chỉ chứa biểu ñồ + As object in: Chọn sheet ñặt biểu ñồ, Click Finish ñể kết thúc. 4.5.3.2. Hiệu chỉnh biểu ñồ Sau khi tạo xong biểu ñồ, ta có thể hiệu chỉnh biểu ñồ như thay ñổi loại biểu ñồ, vùng dữ liệu, hiệu chỉnh các tiêu ñề, …bằng cách: Chọn biểu ñồ cần hiệu chỉnh, trong menu Char, chọn các loại hiệu chỉnh + Chart Type: Chọn lại kiểu biểu ñồ + Chart Options: Chọn lại các tùy chọn + Location: Chọn lại vị trí cho biểu ñồ + Add Data: thêm dãy số liệu mới. 4.5.3.3. ðịnh dạng biểu ñồ Menu Format cho phép ñịnh dạng các thành phần trong biểu ñồ. Tùy theo loại biểu ñồ, thành phần trên biểu ñồ cần ñịnh dạng, Excel sẽ cung cấp nội dung ñịnh dạng phù hợp Bằng cách double click lên ñối tượng muốn ñịnh dạng trong biểu ñồ, sẽ xuất hiện cửa sổ format của thành phần tương ứng Giáo trình nhập môn Tin học Trung Tâm Công Nghệ Thông Tin Trang 91/124 4.6. ðỊNH DẠNG VÀ IN ẤN TRONG EXCEL 4.6.1. ðịnh dạng trang in (page setup) − Chọn Lệnh File
Page Setup + Orientation: chọn hướng trang in + Paper size: khổ giấy in + Margins: ñộ rộng của các lề. + Header and Footer: tạo tiêu ñề. + Page number: ñánh số trang. + Print Area: chọn vùng dữ liệu in,... − Thẻ Page: ñặt hướng trang, chọn khổ giấy in. + Orientation: Chọn hướng + Scaling : chọn tỷ lệ in. + Paper size: chọn khổ giấy + First page number:số bắt ñầu của trang ñầu − Thẻ Margins: ñặt ñộ rộng của các lề + Chọn ñộ rộng các lề Bottom,Top, Left, Right, Header và Footer − Thẻ Header/ Footer : tạo tiêu ñầu và cuối trang, ñánh số trang, − Thẻ Sheet: Chọn vùng dữ liệu in, thiết lập các tùy chọn cho trang in, thứ tự in, … + Print area: chọn vùng dữ liệu in + Print titles: Lặp lại tiêu ñề dòng và tiêu ñề cột trên mỗi trang in nếu có nhiều trang + Rows to repeat at top: lặp lại tiêu ñề hàng trên ñầu mỗi trang in. + Columns to repeat at left: lặp lại tiêu ñề cột bên trái mỗi trang in. + Print: ñặt một số tùy chọn khi in.  Gridlines: chọn in các ñường lưới  Black and white: chọn chế ñộ in trắng ñen  Draft quality: chọn chế ñộ in nháp  Row and column headings: chọn in chỉ số hàng và tên cột + Page order: chọn thứ tự in khi bảng tính có nhiều trang  Down then over: in theo chiều từ trên xuống dưới, hết các trang sau ñó mới in phần dư bên phải  Over then Down: in theo chiều tứ trái sang phải hết các trang sau ñó mới in trang sau 4.6.2. Print preview- Print 4.6.2.1. Print Preview: Giáo trình nhập môn Tin học Trung Tâm Công Nghệ Thông Tin Trang 92/124 Dùng ñể xem trước kết quả in trên màn hình, nhằm kiểm tra và hiệu chỉnh trước khi in ñể tránh các sai sót. Ý nghĩa các nút lệnh: + Previous: trở lại trang trước trang hiện hành + Next: ñến trang kế tiếp trang hiện hành + Zoom: Phóng to/ thu nhỏ màn hình. + Print: Mở hộp thoại Print ñể thực hiện in + Setup: Mở hộp thoại Page Setup ñể thiết lập các thông số trang in + Margins: ðiều chỉnh các lề. + Page Break Preview: Khi ñược chọn sẽ quay về bảng tính và chuyển sang chế ñộ Page break Preview. Ở chế ñộ này sẽ có những ñường kẻ tượng trưng cho vị trí ngắt trang kèm theo những dạng chữ mờ Page1, Page2, Page3,... ñể cho biết vùng ñang xem là ở trang nào. + View/ Normal: ðể quay về chế ñộ bình thường 4.6.2.2. Print Thực hiện in bằng cách chọn File
Print hoặc tổ hợp phím Ctrl + P hoặc click nút Print trên thanh công cụ + Printer: chọn máy in + Print range: Chọn vùng in.  All: in tất cả các trang  Pages: chọn trang in from …to + Print what:  Selection: in khối ñược chọn  Entire workbook: in tất cả các sheet trong workbook + Copies: số bản in  Collate: kiểm tra thứ tự in Giáo trình nhập môn Tin học Trung Tâm Công Nghệ Thông Tin Trang 93/124 CHƯƠNG 5. MICROSOFT POWERPOINT 5.1. GIỚI THIỆU MICROSOFT POWERPOINT PowerPoint là phần mềm trình diễn (presentation) chuyên nghiệp có nhiều tiện ích giúp người sử dụng trình bày, thuyết trình vấn ñề trở nên sinh ñộng hơn, dễ sử dụng, hiệu quả. Có thể sử dụng PowerPoint ñể tạo các trình diễn phục vụ nhiều mục ñích khác nhau. PowerPoint cung cấp các công cụ ñể tạo các minh họa cho phần thuyết trình trong các hội thảo, hội nghị, seminar, báo cáo luận văn,… Ngoài ra nó cũng ñược sử dụng phổ biến trong công tác giảng dạy. Mỗi trang thể hiện nội dung, hình ảnh, âm thanh, … ñược gọi là một Slide. 5.1.1. Cửa sổ chương trình Powerpoint 5.1.1.1. Khởi ñộng − Start
Programs
Microsoft office
Microsoft Powerpoint. 5.1.1.2. Các thành phần trong cửa sổ: − Title bar: thanh tiêu ñề, chứa tên của trình diễn (presentation) − Menu bar: chứa các lệnh của chương trình − Toolbar: Chứa các lệnh thường sử dụng dưới dạng công cụ, ngoài các công cụ tương tự như của Word, PowerPoint có thêm thanh tạo hiệu ứng Custom Animation dùng ñể tạo các hiệu ứng cho các ñối Thanh Task Pane Khung Slide K hu ng o ut lin e Khung note Giáo trình nhập môn Tin học Trung Tâm Công Nghệ Thông Tin Trang 94/124 tượng trong Slide (văn bản, hình ảnh, bảng biểu, ñồ thị, …) giúp cho Slide thêm sinh ñộng − Khung slide: Chứa nội dung chính của trình diễn − Khung notes: Chú thích của các ñối tượng trong trình diễn − Khung tác vụ (task pane):bên phải màn hình chứa danh sách các tùy chọn liên quan ñến presentation hiện hành. Cách bật/tắt thanh taskpane:View
Task Pane 5.1.2. Các thao tác trên tập tin − Tập tin của PowerPoint có phần phân loại mặc ñịnh là PPT. Các thao tác mở file, ñóng file, lưu file tương tự như Word. − Ngoài ra, bạn có thể chọn lưu tập tin PowerPoint dưới dạng phần phân loại là PPS (PowerPoint Show). 5.1.2.1. Các chế ñộ hiển thị của PowerPoint PowerPoint có thể hiển thị trình chiếu với nhiều cách khác nhau: Normal view, Slide Sorter view, Slide Show, Notes Page. Mỗi cách thiết kế ñể thực hiện các nhiệm vụ khác nhau tùy theo yêu cầu. ðể chọn chế ñộ hiển thị, ta chọn menu view
chọn chế ñộ thiển thị. + Normal View: chế ñộ thiết kế Slide, Khi hiển thị ở chế ñộ này, màn hình ñược chia thành 3 phần: cửa sổ bên trái hiển thị tổng quan nội dung của bản trình bày, cửa sổ bên phải hiển thị nội dung của Slide hiện hành, và cửa sổ ghi chú ở phía bên dưới. + Slide Sorter: Hiển thị nhiều Slide cùng lúc trên màn hình. Chế ñộ này thường ñược dùng ñể thay ñổi và sắp xếp thứ tự các Slide. kiểu xem này, ta có thể dời, chép, xóa các slide, nhưng không thể hiệu chỉnh văn bản trong khung slide hoặc làm việc với các ñối tượng slide. Kiểu này cho một cái nhìn tổng thể về toàn bộ file và thường ñược dùng khi cần sắp xếp thứ tự các trang. Giáo trình nhập môn Tin học Trung Tâm Công Nghệ Thông Tin Trang 95/124 + Notes Page: Dùng ñể ghi chú cho từng Slide. Loại này chuyên dùng khi chỉ làm việc với các ghi chú + Slide Show: Hiển thị từng Slide ở chế ñộ toàn màn hình. Chế ñộ này ñược dùng khi thực hiện buổi thuyết trình. ðể thoát khỏi chế ñộ này và trở về chế ñộ trước ñó, nhấn phím ESC. 5.1.2.2. Tạo một bản trình diễn Trong PowerPoint, ta có thể tạo một trình diễn bằng nhiều cách khác nhau, tuỳ theo nội dung và sự hỗ trợ thiết kế bạn yêu cầu. Trong cửa sổ khởi ñộng, chọn File
New, bên phải màn hình xuất hiện khung tác vụ (thanh Taskpane). − Tạo trình diễn sử dụng AutoContent Wizard: tùy chọn này cung cấp nhiều mẫu và ý tưởng cho các kiểu trình bày khác nhau. Sử dụng AutoContent Wizard giúp bạn tiết kiệm thời gian và cung cấp sự hỗ trợ thiết kế nếu như bạn không thể tự thiết kế. Tuy nhiên, nội dung trình diễn thường không phù hợp với mong muốn của bạn. + Chọn menu file
new + Trong khung new Presentation From AutoContent wizard. Xuất hiện cửa sổ AutoContent wizard. + Sau ñó làm theo các bước hướng dẫn của chương trình. − Tạo trình diễn sử dụng Design Template + PowerPoint cung cấp nhiều mẫu chuẩn, những mẫu này ñã ñược ñịnh dạng sẵn một số thuộc tính như màu nền, font chữ,…Phương pháp này cho phép bạn bổ sung các Slide và nội dung của riêng mình, nhưng vẫn giữ ñược khuôn mẫu nhất quán + Chọn menu file
new + Trong khung new Presentation, chọn From design template. + Xuất hiện khung slide Design, chọn một mẫu template, nhập nội dung cho slide. − Tạo trình diễn trống (Blank Presentation): + Tùy chọn Blank Presentation dùng ñể tạo ra một trình bày không có ñịnh dạng trước. Phương pháp này không cung cấp cho bạn những ñề nghị thiết kế, màu sắc hoặc nội dung ñịnh sẵn. Bạn chỉ Giáo trình nhập môn Tin học Trung Tâm Công Nghệ Thông Tin Trang 96/124 nên tạo một trình diễn trống khi ñã sử dụng PowerPoint tương ñối thành thạo và muốn tạo một thiết kế tuỳ ý, thay vì sử dụng một trong những mẫu thiết kế có sẵn. + Chọn menu file
new. + Trong khung new Presentation. + Chọn Blank presentation. ðể thay ñổi layout của Slide, ta chọn kiểu layout trong Panel content layouts, gồm một số loại layout như: + Text Layouts : Bố cục ñể trình bày loại văn bản + Content Layouts: dùng ñể trình bày các loại nội dung như table, hình ảnh, ñồ thị, sơ ñồ tổ chức, … + Text and Content Layouts: bao gồm hai loại trên. + Other layout: các loại nội dung khác. 5.2. ðỊNH DẠNG SLIDE 5.2.1. ðịnh dạng văn bản Trong PowerPoint, văn bản ñược ñặt trong các Placeholder hoặc các Textbox, ta cũng có thể áp dụng các ñịnh dạng cho văn bản ñó như: ñậm, nghiêng, gạch dưới, tạo các mục số hoặc dấu hoa thị (Bullets and Numbering),... bằng cách dùng hộp thoại Font và thanh công cụ Formatting. 5.2.1.1. Thiết lập Font mặc ñịnh cho Slide Chức năng này ñược dùng ñể thiết lập font chữ mặc ñịnh hoặc hiện hành của các Slide. Khi tạo ra một bản trình bày mới bằng việc sử dụng mẫu thiết kế chuẩn, các Slide ñã ñược gán trước cho một Font chữ nhất ñịnh. PowerPoint cho phép ñổi Font chữ ñó theo ý muốn của người dùng. − Cách thực hiện: + Chọn Format/ Replace Font, xuất hiện hộp hội thoại:  Replace: Font ñạng sử dụng  With: Chọn Font mới. Click Replace ñể thay thế. 5.2.2. Chèn các ñối tượng khác vào Slide 5.2.2.1. Chèn table + Chọn Insert
Table. + Number of rows: Nhập số hàng + Number of columns: Nhập số cột
OK 5.2.2.2. Chèn biểu ñồ : Giáo trình nhập môn Tin học Trung Tâm Công Nghệ Thông Tin Trang 97/124 + Chọn Insert
Chart. + Nếu ñã có dữ liệu trong excel thì ta có thể thực hiện import bằng cách:  Chọn Edit
Import File  Chọn tập tin dữ liệu
Open  Chọn dữ liệu muốn import
OK 5.2.2.3. Chèn WordArt WordArt dùng ñể tạo các hiệu ứng hình ảnh trên các nội dung text nhập vào. + Chọn Insert
Text group
WordArt + Chọn lọai Wordart và nhập nội dung vào textbox mới hiển thị 5.2.2.4. Hình ảnh Việc sử dụng hình ảnh vào file trình diễn giúp cho bài trình diễn trở nên sống ñộng, ñẹp và có sức thuyết phục hơn. − Thêm hình ảnh từ Clip Art Khung Clip Art cho phép truy xuất dễ dàng vào thư viện hình ảnh ñi kèm với Microsoft Office.ðể chèn hình từ Clip Art. + Chọn Insert
Picture
Clip Art. + Chọn Organize clip
xuất hiện cửa sổ Favorites-Microsoft Clip Organizer + Chọn hình trong khung Collection list. + Chọn copy
chuyển sang slide
click paste. − Thêm hình ảnh từ một file có sẵn Ta có thể thêm vào slide một hình ảnh từ file có sẵn như sau: + Chọn Insert
Picture
From file. 5.2.2.5. Trình diễn với âm thanh Thêm âm thanh vào các trình chiếu giúp người nghe hiểu rõ thêm thông tin cần trình bày. Chúng ta có thể ñưa âm thanh vào slide dưới dạng biểu tượng (icon) trên slide, và khi click vào nó, âm thanh sẽ ñược phát ra. Hoặc có thể gán âm anh vào một ñối tương (chẳn hạn như một hình ảnh) mà khi click vào ñối tượng này, âm thanh sẽ phát ra. − ðưa âm thanh vào slide + Chọn Insert
Movies and Sounds
Sound from Clip Organizer hoặc Sound From File. + Chọn 1 file âm thanh từ danh sách. ðể nghe trước, bấm nút Preview/Properties. + Sau khi chọn một file âm thanh, click vào file ñó. Một hộp thoại hiển thị ñể hỏi xem âm thanh có ñược tự ñộng phát khi thực hiện Giáo trình nhập môn Tin học Trung Tâm Công Nghệ Thông Tin Trang 98/124 trình diễn slide này. Chọn Yes hay No tùy theo yêu cầu của người dùng. File âm thanh sẽ hiển thị dưới dạng biểu tượng trên Slide. − ðưa Video vào Slide Việc nhúng file video vào slide tương tự như việc nhúng file âm thanh Chọn menu Insert
Movies and Sounds
Movies from Clip Organizer, hoặc Movie from File…, chọn tập tin trong danh sách 5.2.3. Thay ñổi Slide Schemes Chức năng này giúp người dùng có thể thay ñổi màu cho các ñối tượng trong slide theo các mẫu ñịnh dạng màu có sẵn. − Cách thực hiện: + Chọn lệnh Format
Slide design + Trong panel Slide Design chọn Color Schemes. + Chọn một bộ màu có sẵn trong panel Color Scheme + Nếu muốn chọn màu khác click Edit color shemes.  Thẻ Standard: chọn sơ ñồ màu có sẵn.  Thẻ Custom: thay ñổi màu cho các ñối tượng  Apply to All: áp dụng cho tất cả các Slide trong bản trình diễn. 5.2.4. Slide Master Slide Master là nơi qui ñịnh tất cả các ñịnh dạng của các Slide trong bản trình bày. Khi thay ñổi các thuộc tính của Slide Master thì những thay ñổi ñó sẽ có hiệu lực với tất cả các Slide trong bản trình diễn. Khi sử dụng Slide Master, ta có thể tạo ra một bản trình diễn có tính nhất quán cao về mặt ñịnh dạng. ðịnh dạng các thuộc tính của Slide Master giống như ñịnh dạng một Slide thông thường. 5.2.4.1. Thay ñổi thuộc tính của slide Master − Cách chuyển sang slide master: Giáo trình nhập môn Tin học Trung Tâm Công Nghệ Thông Tin Trang 99/124 + Chọn menu View
Master
Slide Master, xuất hiện cửa sổ slide master như hình − Title Area for AutoLayouts :thay ñổi các thuộc tính cho tiêu ñề. − Object Area for AutoLayouts : thay ñổi các thuộc tính cho danh sách ñánh dấu ñầu mục. − Date Area, Footer Area, Number Area ñể thay ñổi các thuộc tính cho ngày giờ, tiêu ñề ñầu và cuối trang, số trang. − Close master view trên thanh công cụ Master ñể trở về chế ñộ bình thường. − ðịnh dạng Header và Footer Chức năng này dùng ñể thêm ngày giờ, tiêu ñề ñầu và cuối trang, số trang cho Slide khi ñang ở trong chế ñộ ñịnh dạng Slide Master. Cách thực hiện: + Chọn menu View
Header and Footer, xuất hiện hộp hội thoại header and footer như hình + Thẻ Slide: thay ñổi thuộc tính cho các ñối tượng trong chế ñộ Slide + Thẻ Notes and Handouts:  Date and Time: thêm ngày giờ vào Slide hoặc Notes Page.  Update automatically: tự ñộng cập nhật ngày giờ lúc trình diễn.  Chọn ñịnh dạng ngày giờ từ hộp kê thả.  Fixed: nhập ngày giờ cố ñịnh, ngày giờ này sẽ không thay ñổi.  Slide number: Chèn số thứ tự trang cho Slide.  Page number: Chèn số thứ tự trang cho Notes Page.  Footer: thêm tiêu ñề cuối trang cho Slide hoặc Notes Page. Giáo trình nhập môn Tin học Trung Tâm Công Nghệ Thông Tin Trang 100/124  Header: thêm tiêu ñầu trang cho Notes Page.  Click Apply ñể ấn ñịnh thay ñổi cho Slide hiện hành.  Click Apply to All ñể ấn ñịnh thay ñổi cho tất cả các Slide. − ðịnh dạng màu nền cho Slide Master + Chọn Format/ Background, xuất hiện hộp hội thoại như hình + Chọn màu nền hoặc sử dụng các hiệu ứng cho nền Slide (mẫu nền, hình ảnh, …). + Click Apply ñể ấn ñịnh thay ñổi cho Slide hiện hành. + Click Apply to All ñể ấn ñịnh thay ñổi cho tất cả các Slide. − ðịnh dạng schemes cho Slide Master Chức năng này giúp người dùng có thể thay ñổi màu cho các ñối tượng trong Slide Master, bằng cách chọn menu Format
Slide Color Scheme và thực hiện như ñối với slide bình thường. − ðịnh dạng cho Title Master Title Master cho phép ñịnh dạng các thuộc tính cho Slide tiêu ñề (Slide ñầu tiên trong bản trình diễn). Nếu ñã chỉnh sửa Slide Master trước, bạn sẽ không cần thay ñổi nhiều cho Slide tiêu ñề. Bạn có thể chọn Font chữ lớn hơn, hoặc thêm vào một hình ảnh, bỏ ngày giờ, tiêu ñề, số trang, … Cách thực hiện: + Vào menu View
Master
Title Master, xuất hiện cửa sổ như sau: + Tiến hành thay ñối thuộc tính cho các ñối tượng như với Slide Master. Giáo trình nhập môn Tin học Trung Tâm Công Nghệ Thông Tin Trang 101/124 5.2.5. Thao tác trên các slide 5.2.5.1. Thêm Slide mới Chức năng này cho phép thêm Slide mới vào bản trình diễn. Bằng cách − Chọn menu Insert
New Slide hoặc Click vào nút new slide trên thanh công cụ Standard hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + M. − Chọn cách trình bày Slide mới từ cửa sổ Slide layout. Chú ý: Có thể tạo Slide mới giống như Slide hiện hành bằng cách vào menu Insert
Duplicate Slide. 5.2.5.2. Xoá bỏ Slide Chức năng này dùng ñể xoá bỏ Slide không sử dụng trong bản trình diễn. − Cách thực hiện: có thể thực hiện theo một trong các cách sau: + Chọn menu Edit
Delete Slide. + Hoặc chọn Slide cần xoá trong khung Outline hoặc trong chế ñộ Slide Sorter, rồi nhấn phím Delete. 5.2.5.3. Sao chép Slide Chức năng này dùng ñể sao chép Slide trong bản trình diễn. − Cách thực hiện: + Chọn Slide cần sao chép trong khung Outline hoặc trong chế ñộ Slide Sorter. + Chọn menu Edit
Copy hoặc Click vào nút trên thanh Standard hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + C hoặc R_Click
Copy. + Click chọn vị trí dán Slide. + Vào menu Edit
Paste hoặc Click vào nút trên thanh Standard hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + V hoặc R_Click
Paste 5.2.5.4. Sắp xếp lại các Slide Chức năng này dùng ñể sắp xếp lại các Slide trong bản trình diễn