MS Excel - Phần 3: Sử dụng MS Excel

h trạng thái  Thay đổi lại hàm tính toán nhanh: Kích phải chuột vào chữ NUM trên thanh trạng thái Chọn một hàm khác trong danh sách xuất hiện 104 Các hàm thường dùng • ROUND  Cú pháp: ROUND(đối số 1, đối số 2) Đối số 1: số muốn làm tròn Đối số 2: số thập phân muốn làm tròn  Làm tròn đến một số thập phân nhất định  Ví dụ: ROUND(2.578,2)=2.58 105 Các hàm thường dùng • MAX  Cú pháp: MAX(đối số 1, đối số 2,)  Trả lại số lớn nhất trong danh sách  Ví dụ: MAX(6,7,2,9,13)=13 • MIN  Cú pháp: MIN(đối số 1, đối số 2,)  Trả lại số nhỏ nhất trong danh sách  Ví dụ: MIN(6,7,2,9,13)=2 106 Các hàm thường dùng • AVERAGE  Cú pháp: AVERAGE(đối số 1, đối số 2,)  Trả lại giá trị trung bình cộng của các số trong danh sách  Ví dụ: AVERAGE(6,7,2,9,13)=7.4 107 Các hàm thường dùng • COUNTA  Cú pháp: COUNTA(đối số 1, đối số 2,)  Đếm những ô chứa dữ liệu trong vùng  Ví dụ: COUNTA(6,7,”Nữ”,2,9,13,”Nam”)=7 • SUM  Cú pháp: SUM(đối số 1, đối số 2,)  Trả lại tổng các giá trị số trong danh sách  Ví dụ: SUM(6,7,2,9,13)=37 108 Các hàm thường dùng • COUNT  Cú pháp: COUNT(đối số 1, đối số 2,)  Đếm những ô chứa dữ liệu số  Ví dụ: COUNT(6,7,”Nữ”,2,9,13,”Nam”)=5 Ví dụ 1 Ví dụ 2 109 Các hàm thường dùng • IF  Cú pháp: IF(điều kiện, giá trị 1, giá trị 2)  Biểu thức điều kiện đúng trả lại giá trị 1 nếu, ngược lại trả lại giá trị 2  Ví dụ: ô A1=Nam khi đó IF(A1=“Nam”,”Trai”,”Gái”)=Trai  Có thể sử dụng các hàm IF lồng nhau 110 Các hàm thường dùng • VLOOKUP  Cú pháp: VLOOKUP(giá trị tìm kiếm, vùng bảng đối chiếu, cột trả lại kết quả, sắp xếp vùng đối chiếu)  Trả lại kết quả trên cùng hàng với giá trị tìm kiếm trong vùng bảng tham chiếu tại cột trả lại kết quả  Chú ý: Vùng bảng đối chiếu để ở địa chỉ tuyệt đối Cột trả lại kết quả phải nhỏ hơn tổng số cột trong vùng bảng tham chiếu 111 Các hàm thường dùng • VLOOKUP  Chú ý: Sắp xếp vùng đối chiếu chỉ nhận giá trị logic 0 hoặc 1, nếu bỏ qua thì nhận giá trị 1 Nếu để giá trị 0: tham chiếu chính xác và vùng bảng tham chiếu không cần sắp xếp Nếu để giá trị 1: tham chiếu tương đối và vùng bảng tham chiếu phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần của cột tham chiếu (cột trái ngoài cùng của vùng bảng tham chiếu) 112 Các hàm thường dùng • Ví dụ hàm VLOOKUP 113 Các hàm thường dùng • SUMIF  Cú pháp: SUMIF(vùng ước lượng, điều kiện, vùng tính toán) :Tính tổng theo điều kiện  Ví dụ : Giả sử miền B2:B5 chứa các g/t tiền nhập 4 mặt hàng tương ứng 100, 200, 300, 400. Miền C2:C5 chứa tiền lãi tương ứng 7, 14, 21, 28 thì hàm SUMIF(B2:B5,“>160”,C2:C5) cho kết quả bằng 63 (=14+21+28) 114 Các hàm thường dùng • COUNTIF  Cú pháp: COUNTIF(vùng ước lượng, điều kiện)  Đếm theo điều kiện 115 Biểu đồ, đồ thị • Sử dụng biểu đồ, đồ thị • Tạo các kiểu biểu đồ, đồ thị khác nhau • Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thị • Bài tập tổng hợp 116 Sử dụng biểu đồ, đồ thị • Là một chức năng được ưa thích nhất của MS-Excel • Là hình những hình ảnh minh họa trực quan, đầy tính thuyết phục • Hỗ trợ rất nhiều kiểu, phụ thuộc vào dữ liệu 117 Tạo các kiểu biểu đồ, đồ thị • Chọn vùng dữ liệu muốn vẽ biểu đồ (cả tiêu đề) • Trên thanh thực đơn chọn Insert  Chart • Xuất hiện hộp thoại Chart Wizard  Chọn một kiểu biểu đồ cụ thể, nhấn Next, nhấn Next  Nhập tiêu đề trong hộp Chart title  Nhấn Next  Chọn nơi đặt biểu đồ  Nhấn Finish 118 Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thị • Thêm tiêu đề, chú thích, ý nghĩa các cột  Nhắp chọn đồ thị  Trên thanh thực đơn chọn Chart  Chart Option  Chọn thẻ Tittle  Thực hiện chỉnh sửa  Nhấn OK để hoàn tất 119 Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thị • Xóa bỏ tiêu đề, chú thích  Nhắp chọn đồ thị  Nhắp chọn vùng tiêu đề, chú thích muốn xóa bỏ  Ấn phím Delete để xóa bỏ 120 Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thị • Hiển thị các đường kẻ ô  Nhắp chuột vào đồ thị  Trên thanh thực đơn chọn Chart  Chart Option  Chọn thẻ Gridlines  Chọn-hiển thị hoặc bỏ chọn- không hiển thị các đường kẻ ô tương ứng  Nhấn OK để hoàn tất 121 Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thị • Hiển thị dữ liệu kèm đồ thị  Nhắp chuột vào đồ thị  Trên thanh thực đơn chọn Chart  Chart Option  Chọn thẻ Data Table  Chọn – hiển thị, bỏ chọn – không hiển thị vào ô Show data table  Nhấn OK để hoàn tất 122 Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thị • Thay đổi dạng biểu đồ  Chọn biểu đồ, thanh công cụ Chart xuất hiện  Nhấn vào hình tam giác trong nút Chart type  chọn dạng biểu đồ muốn áp dụng 123 Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thị • Co dãn và xóa biểu đồ  Co dãn kích thước biểu đồ Chọn biểu đồ Xuất hiện các chấm vuông tại các cạnh Giữa và kéo chuột để thay đổi kích thước  Xóa biểu đồ Nhấn chọn biểu đồ muốn xóa Nhấn phím Delete trên bàn phím hoặc trên thanh thực đơn chọn Edit  Clear  All 124 Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thị • Di chuyển, sao chép biểu đồ  Thao tác copy và sao chép được thực hiện như sao chép và di chuyển các đối tượng khác 125 Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thị • Thay đổi mầu nền biểu đồ, đồ thị  Nhấn chọn thành phần cấn thay đổi mầu nền trong biểu đồ  Thanh công cụ Chart được hiển thị  Nhấn nút Format Chart Area  Chọn mầu trong bảng Area  Có thể nhấn nút Fill Effects để thiết đặt hiệu ứng nền  Nhấn OK để kết thúc 126 Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thị • Thay đổi mầu biểu đồ  Nhấn chọn biểu đồ  Nhắp đúp chuột vào cột đứng, ngang, tròn (tùy loại biểu đồ)  Chọn thẻ Patterns  Thiết đặt thay đổi viền trong vùng Border  Chọn mầu nền trong vùng Area  Nhấn nút Fill Effects để đặt hiệu ứng  Nhấn OK để kết thúc 127 3.6 Hoàn tiện trang bảng tính và in ấn • Bài trí trang in • Hoàn tất tài liệu • In ấn • Bài tập tổng hợp 128 Bài trí trang in • Để điều chỉnh trang in trên thanh thực đơn chọn File  Page Setup • Xuất hiện hộp hội thoại Page Setup để tùy biến 129 Bài trí trang in • Thay đổi lề của trang in  Trên thanh thực đơn chọn File Page Setup  Chọn thẻ Margin đưa vào các giá trị (thông thường đơn vị đo là inches) cho Top: lề trên Bottom: lề dưới Left: lề trái Right: lề phải Header: khoảng cách cho vùng đầu trang Footer: khoảng cách cho vùng chân trang 130 Bài trí trang in • Thay đổi lề của trang in Center on page: để căn chỉnh dữ liệu và giữa 2 chiều của trang in Horizontally: theo chiều ngang trang in Vertically: theo chiều dọc trang in Nhấn nút Print để in ngay Nhấn nút Print Preview để xem trước Nhấn nút Options để thiết đặt máy in Nhấn nút OK để hoàn tất việc thiết đặt trang in 131 Bài trí trang in • Thay đổi trang in  Trên thanh thực đơn chọn File Page Setup  Chọn thẻ Page  thiết lập các thông số  Orientation: để thay đổi hướng trang in Portrait: in theo chiều dài trang giấy Landscape: in theo chiều ngang của trang giấy  Scalling: thay đổi tỉ lệ, kích thước nội dung trang in Adjust to: phóng to thu nhỏ theo tỉ lệ % 132 Bài trí trang in • Thay đổi trang in  Paper size: chọn khổ giấy như A3, A4  Print Quality: chất lượng in  First Page number: số trang đầu tiên, mặc định là 1  Nhấn OK để hoàn tất 133 Bài trí trang in • Chỉnh sửa để in vừa trong số trang định trước  Thu nhỏ nội dung để in trên 1 trang Trên thanh thực đơn chọn File  Page Setup Chọn thẻ Page Trong phần Scalling nhấp chọn ô Fit to Nhập số 1 vào ô bên cạnh Xóa giá trị khỏi ô bên phải Nhấn OK để hoàn tất 134 Bài trí trang in • Chỉnh sửa để in vừa trong số trang định trước  Thu nhỏ nội dung để in trên một số trang Trên thanh thực đơn chọn File  Page Setup Chọn thẻ Page Trong phần Scalling nhấp chọn ô Fit to Nhập số trang vào ô bên cạnh Xóa giá trị khỏi ô bên phải Nhấn OK để hoàn tất 135 Bài trí trang in • Thêm đầu trang và chân trang  Trên thanh thực đơn chọn File  Page Setup  Chọn thẻ Header and Footer Nhấp chuột vào mũi tên trong mục Header và Footer để chọn mẫu có sẵn Nhấn nút Custom Header hoặc Custom Footer để đưa vào nội dung tùy ý cho vùng đầu trang và chân trang Nhấn OK để kết thúc 136 Bài trí trang in • Thêm đầu trang và chân trang  Trên thanh thực đơn chọn File  Page Setup  Chọn thẻ Header and Footer Nhấp chuột vào mũi tên trong mục Header và Footer để chọn mẫu có sẵn Nhấn nút Custom Header hoặc Custom Footer để đưa vào nội dung tùy ý cho vùng đầu trang và chân trang Nhấn OK để kết thúc 137 Bài trí trang in • Thêm đầu trang và chân trang  Nhấn nút Custom Header hoặc Custom Footer  Đầu trang và chân trang được chia làm 3 vùng Left Section: phần bên trái Center Section: phần ở giữa Right Section: phần bên phải Nhắp chuột vào từng phần để đưa nội dung tùy ý 138 Bài trí trang in • Thêm đầu trang và chân trang  Các nút hỗ trợ sẵn Để chọn phông chữ Thêm số thứ tự trang Thêm số chỉ tổng số trang Thêm ngày tháng hiện tại Thêm giờ hiện tại Thêm tên tệp bảng tính Thêm tên trang bảng tính  Nhấn OK để hoàn tất 139 Hoàn tất các trang in • Xem tài liệu trước khi in  Trên thanh thực đơn chọn File  Print Preview  Các nút chức năng hỗ trợ khi xem trước Next: hiển thị trang kế tiếp Previous: hiển thị trang in trước đó Zoom: phóng to, thu nhỏ Print: thực hiện lệnh in Setup: mở hộp thoại Page Setup 140 Hoàn tất các trang in • Xem tài liệu trước khi in  Các nút chức năng hỗ trợ khi xem trước Margins: điều chỉnh lề và độ rộng các cột  Đưa con trỏ chuột vào các chấm vuông trê lề để điều chỉnh nhanh Page Break Preview: đóng cửa sổ và trở về trang bảng tính, bảng tính được hiển thị theo các trang in Close: đóng cửa sổ và trở về màn hình bảng tính Help: xem trợ giúp 141 Hoàn tất các trang in • Bật/tắt việc in ra lưới của các đường kẻ ô, tiêu đề cột, tiêu đề dòng  Trên thanh thực đơn chọn File  Page Setup  Chọn thẻ Sheet  Print Area: để chọn chỉ một vùng in ấn 142 Hoàn tất các trang in • Bật/tắt việc in ra lưới của các đường kẻ ô, tiêu đề cột, tiêu đề dòng  Print title: để chọn vùng làm tiêu đề cho trang in Rows to repeat at the top: chọn các dòng để làm tiêu đề, được lặp lại ở các trang sau Columns to repeat at the left: chọn các cột làm tiêu đề, được lặp lại ở các trang sau 143 Hoàn tất các trang in • Bật/tắt việc in ra lưới của các đường kẻ ô, tiêu đề cột, tiêu đề dòng  Mục Print Row and Column heading: bật/tắt chế độ in cả tiêu đề cột (A, B,...) và số thứ tự dòng (1, 2,) Comment: chọn cách in chú thích Cells error as: bật tắt việc in ra các ô chứa thông báo lỗi Gridlines: bật tắt việc in đường kẻ ngăn cách ô Black & White: bật tắt việc in đen trắng, bỏ qua nền 144 Hoàn tất các trang in • Bật/tắt việc in ra lưới của các đường kẻ ô, tiêu đề cột, tiêu đề dòng  Mục Page oder Để chọn thứ tự in Down, then over: in từ trên xuống, trái qua phải Over, then down: in từ trái sang phải, trên xuống dưới  Nhấn OK để hoàn tất 145 In ấn • Trên thanh thực đơn chọn File  Print • Hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + P • Chọn máy in trong hộp name • Nhấn nút Properties để thiết đặt lại thông số cho máy in • Chọn phạm vi in ấn trong vùng Print range  All: in toàn bộ nội dung đã chọn  Page(s) From To : chỉ in từ trang nào đến trang nào  Nếu muốn in chỉ một trang nào đó thì gõ số thứ tự trang cần in vào hộp From 146 In ấn • Chọn nội dung in ấn trong phần Print What  Selection: chỉ in phần đã chọn  Active Sheet(s): chỉ in các bảng tính đang kích hoạt  Entire Workbook: in cả sổ bảng tính • Preview: để xem trước các trang sắp in • Number of Copies: chọn số bản in • Nhấn OK để in ấn