Ngôn ngữ học - Bài 4: Yêu cầu chung của việc dùng từ và câu

nội dung một cách khái quát nhưng lại đầy đủ. Ví dụ: - Các đơn vị trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước - Toàn thể các phòng, ban, đơn vị chức năng. - Các tỉnh miền núi phía Bắc - Các trường Trung học chuyên nghiệp và dạy nghề trong cả nước - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, ủy ban nhân dân các cấp. 132 Sau các phần khái quát trên là các vấn đề cần trình bà y. - Các đơn vị trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hoạt động theo Quyết định số ngày về việc. k. Những kiểu cấu trúc thường dùng trong văn bản hành chính: Cấu trúc câu của văn bản hành chính (trong từng thể loại văn bản nhất định) thường lặp đi lặp lại những khuôn mẫu nhất định, song không bị tẻ nhạt, bị trùng thừa mà ngược lại, đảm bảo tính chất khuôn mẫu mực thước của văn bản, là cơ sở tạo dựng hiệu lực pháp lý cho văn bản trong quá trình thực hiện. Có thể thấy một số cấu trúc sau đây hay được dùng: - Dùng để mở đầu văn bản: + Căn cứ Nghị định số ngày của Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Bộ + Thực hiện văn bản của + Theo đề nghị của . tại văn bản số ngày. + Kính gửi + Để., cơ quan.xin.như sau + Thi hành Quyết định của . về việc..., A xin - Dùng để liên kết các phần của văn bản: + So với yêu cầu đặt ra, + Để triển khai nhanh chóng + Tuy nhiên + Qua khảo sát điều tra + Do đó - Dùng để nhắc nhở và yêu cầu thực hiện. + Nhận được văn bản này, yêu cầu (đề nghị) các đơn vị + Các ông (bà), các đơn vịcăn cứ Quyết định thi hành. + Bộ () yêu cầu các đơn vị căn cứ Quyết định thi hành. + Bộ () yêu cầu các đơn vị () triển khai kịp thời. + Đề nghị (mong) các đồng chí () đến họp đúng giờ (đúng thành phần). 133 + Các đơn vị trực thuộccó trách nhiệm thực hiện Quyết định (Chỉ thị, Thông tư) này - Dùng để kết thúc văn bản: + Kính mời các vị đại biểu () đến dự đầy đủ và đúng giờ. (với công văn mời họp). + Xin chân thành cảm ơn. (với công văn đề nghị) + Rất mong được sự quan tâm giải quyết kịp thời của ủy ban nhân dân thành phố (). + Kính đề nghị quan tâm, xem xét, giải quyết. + Để đảm bảo đề nghị.cho ý kiến về vấn đề trên. + Nhận được thông báo này, đề nghị..triển khai thực hiện, đảm bảo đạt được yêu câu + Nghị quyết đã được thông qua với số phiếu thuận. + Nghị quyết này đã được Hội đồng nhân dânkhóathông qua kỳ họp lần thứ. thông qua ngày + .có trách nhiệm giám sát việc thực hiện các nội dung trong Nghị quyết này. + Chánh Văn phòng ủy ban nhân dân, thủ trưởng chịu trách nhiệm thực hiên Quyết định này. + Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày kí. + Quyết định này có hiệu lực sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công báo. + Vì, ủy ban nhân dân. kêu gọi các hãy tích cực + Kính đề nghị ủy ban nhân dân, các ngành chức năng xem xét chấp thuận đểtriển khai thành lập. + Kính đề nghị ủy ban nhân dânvà ủy ban Kế hoạch xem xét, phê duyệt và cấp kinh phí xây dựng đểsớm được thi công và đưa vào sử dụng. + Trên đây là.., đề nghị sớm triển khai. + Bộ (Tổng cục..) xin thông báo để các biết và thực hiện. + Biên bản này được lập thành bản, kết thúc hồi, đọc chocùng nghe. + Cuộc họp (hội nghị) kết thúc hồi cùng ngày. + Hợp đồng được lập thànhbản có giá trị như n hau, mỗi bên giữ 01 bản. 134 + Hợp đồng được lập thành..bản, mỗi bên giữ 01 bản bà 01 bản gửi cơ quan Công chứng Nhà nước giữ. + Tôi (chúng tôi) xin cam đoanlà đúng sự thực. Nếu xin chịu trách nhiệm trước pháp luật. + Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang B ộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ; Chủ tịch ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Nghị định này. + Pháp lệnh này có hiệu lực kể từ ngày công bố. Những quy định trước đây trái với Pháp lệnh này đều bãi bỏ. + Chính phủ hướng dẫn việc thi hành Pháp lệnh này. Ngoài sự lặp lại cấu trúc có sẵn, văn bản hành chính công vụ rất hay dùng lặp lại từ ngữ, đặc biệt là danh từ. Việc lặp lại này giúp cho câu văn được chuẩn xác về nghĩa, không bị mơ hồ, khó phán đoán và tất nhiên khó có thể bị bắt bẻ, xuyên tạc hay lợi dụng. Sự lặp lại từ ngữ kiểu này không giống lỗi dùng từ thừa, từ lặp mà chúng ta vẫn phê phán. Ví dụ: Chủ tịch nước do Quốc hội bầu trong số đại biểu Quốc hội. Chủ tịch nước có trách nhiệm và báo cáo công tác trước Quốc hội. Nhiệm kỳ của Chủ tịch nước theo nhiệm kỳ của Quốc hội. Khi Quôc hội kết nhiệm kỳ, Chủ tịch nước tiếp tục làm nhiệm vụ cho đến khi Quốc hội khóa mới bầu Chủ tịch nước mới. (Điều 102 - Hiến pháp 1992) Ở ví dụ trên, cụm danh từ Chủ tịch nước được nhắc đi nhắc lại 5 lần trong 3 mệnh đề, người đọc thấy rất minh bạch về nghĩa, không thể có sự nhầm lẫn trong cách hiểu. Cụm danh từ làm chủ ngữ trong câu có tác dụng xác định chủ thể hành động và trách nhiệm của chủ thể một cách rõ ràng. 2. Câu phân loại theo mục đích nói. Theo mục đích nói, câu tiếng Việt được phân thành 4 loại: câu tường thuật, câu nghi vấn, câu cầu khiến và câu cảm thán. 135 - Câu tường thuật: là câu có chức năng trình bày, kể, xác nhận, mô tả một vật, hiện tượng với các đặc trưng và quan hệ của chúng . - Câu nghi vấn (còn gọi là câu hỏi): là câu có chức năng hỏi, nhằm diễn đạt một điều chưa biết hoặc muốn biết. - Câu cầu khiến (còn được gọi là câu mệnh lệnh): là câu có chức năng điều khiển. Phạm vi của sự điều khiển khá rộng: từ việc ra lệnh, yêu cầu, đề nghị cho đến khuyên răn, khuyên nhủ cho đến cầu xin, van nài - Câu cảm thán: là câu có chức năng diễn đạt mức độ nhất định của cảm xúc, tâm trạng khác thường, cách đánh giá của người nói đối với vật, việc, hiện tư ợng được nêu ra trong câu với tư cách là nguyên nhân của sự cảm thán. Văn bản hành chính là loại hình văn bản được sản sinh trong lĩnh vực pháp luật và hoạt động quản lý nhà nước với chức năng chuyển đạt các thông tin pháp lý, quản lý hay nhằm ban hành các yêu cầu, mệnh lệnh giữa các cơ quan, tổ chức cá nhân. Chính vì vậy kiểu câu tường thuật, câu cầu khiến tỏ ra rất thích hợp với văn bản hành chính ; còn câu nghi vấn và câu biểu cảm không thích hợp trong phong cách này. a. Câu tường thuật Câu tường thuật dùng trong văn bản hành chính theo hai cách: Trực tiếp và không trực tiếp. Ở thể loại văn bản Hiến pháp, Nghị định, Thông tư, Chỉ thị, Nghị quyết, Báo cáo, Tờ trình, công văn, do đặc trưng của các loại văn bản này có một điểm nổi bật là trình bày các thông tin pháp lý, quản lý hoặc trình bày các nội dung công việc trong quá trình hoạt động của các cơ quan cho nên câu tường thuật chiếm ưu thế so với câu cầu khiến. Ví dụ: - "Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là Nhà nước thống nhất của các dân tộc cùng sinh sống trên đất nước Việt Nam". (Điều 5 Hiến pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam 1992) - "Nhiệm kỳ của đại biểu mỗi khóa Quốc hội bắt đầu từ kỳ họp thứ nhất của khóa Quốc hội đó đến kỳ thứ nhất của Quốc hội khóa sau". (Luật Tổ chức Quốc hội) - "Hoạt động tư vấn pháp luật đã góp phần giúp các tổ chức, cá nhân trong việc nâng cao nhận thức, hiểu biết về luật pháp và chấp hành pháp luật". 136 (Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường quản lý hoạt động hành nghề tư vấn pháp luật). Ở các ví dụ trên, câu tường thuật đã đưa ra các thông tin về hệ thống, vai trò, nhiệm vụ. của các cơ quan Nhà nước. Người đọc dễ dàng tiếp thu được thông tin mà câu biểu đạt một cách rõ ràng, chính xác. Và chính những câu tường thuật ấy được d ùng một cách trực tiếp, tức là dùng câu tường thuật phù hợp với mục đích trình bày thông tin pháp lý, quản lý. Tuy nhiên, trên thực tế, việc sử dụng câu tường thuật trong văn bản hành chính không phải lúc nào cũng với chức năng tường thuật (tức là không p hải lúc nào cũng theo cách trực tiếp). Mà có những lúc, về mặt hình thức là câu tường thuật nhưng mục đích lại là cầu khiến. Và trường hợp này là sử dụng câu tường thuật với mục đích gián tiếp. Ví dụ: - "Các lực lượng vũ trang nhân dân phải tuyệt đối trung thành với Tổ quốc và nhân dân, có nhiệm vụ sẵn sàng chiến đấu bảo vệ độc lập, chủ quyền thống nhất, toàn vẹn lãnh thổ của Tổ quốc, an ninh quốc gia và trật tự, an toàn xã hội, bảo vệ chế độ xã hội chủ nghĩa và những thành quả của cách mạng, cùng toàn d ân xây dựng đất nước". (Hiến pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam 1992) Câu trên được viết theo lối trình bày, khẳng định (dùng phó từ khẳng định phải) nhưng mục đích lại diễn đạt một điều bắt buộc với đối tượng thực thi văn bản (các lực lượng vũ trang nhân dân). Và do đó, nó có ý nghĩa cầu khiến. - "ủy ban thường vụ Quốc hội, Chính phủ hướng dẫn và bảo đảm thực hiện Quy chế này". (Quy chế hoạt động của Đại biểu quốc hội và Đoàn đại biểu quốc hội, 1993) Câu trên viết theo lối trình bày, xác nhận song thực chất là một mệnh lệnh, buộc ủy ban thường vụ Quốc hội, Chính phủ có trách nhiệm thực hiện Quy chế. - "Khâu tiếp nhận hồ sơ tiến hành thận trọng theo trình tự kiểm tra tình trạng tài liệu, lập biên bản tiếp nhận, ghi rõ đề nghị của cơ quan giao hồ sơ vào sổ tiếp nhận, lập biên bản kê danh mục tài liệu có trong hồ sơ". (Công tác xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ công chức) 137 - "Khách vào cơ quan liên hệ công việc xuất trình giấy giới thiệu cho nhân viên văn phòng thường trực". (Nội quy ra vào cổng cơ quan) Ở các ví dụ trên, mệnh lệnh, yêu cầu, đề nghị, hoặc sự bắt buộc đều được diễn đạt dưới hình thức câu tường thuật. Và đây chính là việc câu tường thuật được dùng theo lối gián tiếp. Hầu hết những câu tường thuật có dùng phó từ khẳng định phải, dùng phó từ phủ định không, không được đều mang ý nghĩa cầu khiến (tức là được dùng với mục đích gián tiếp). Chẳng hạn: Thẻ "công nhân viên" của ai người đó sử dụng, không được cho mược hay thay đổi bất cứ chi tiết nào trong thẻ. (Sử dụng thẻ công nhân viên) hay: Không được tự ý tiếp người thân, bạn bè trong giờ làm việc (Nội quy làm việc cơ quan). b. Câu cầu khiến Văn bản hành chính không chỉ có chức năng trình bày, thông tin, thông báo mà còn nhằm điều hành các hoạt động quản lý. Để biểu đạt các yêu cầu, đề nghị, mệnh lệnh hay sự điều khiển ngoài kiểu câu tường thuật dùng theo lối gián tiếp với mục đích cầu khiến như đã trình bày ở mục a thì còn có dạng câu cầu khiến được dùng theo lối có sử dụng một số động từ gây khiến. Ví dụ: "Nghiêm cấm tổ chức và tư nhân chữa bệnh, sản xuất, buôn bán thuốc chữa bệnh trái phép gây tổn hại cho sức khỏe của nhân dân". "Nghiêm cấm các hoạt động xâm phạm đến các di tích lịch sử, cách mạng, các công trình nghệ thuật và danh lam, thắng cảnh". (Hiến pháp 1992) Hai ví dụ trên là những câu mệnh lệnh, dùng từ nghiêm cấm nhằm biểu thị sự "không được phép" một cách dứt khoát, rõ ràng khiến đối tượng thực thi văn bản buộc phải chấp hành. Luật lại có nhiều câu cầu khiến dùng các động từ yêu cầu, đề nghị, kính chuyển nhằm đề đạt một nguyện vọng, một yêu cầu của chủ thể giao tiếp trong quá trình giải quyết công việc. 138 Ví dụ: "Kính đề nghị lãnh đạo Sở quan tâm, xem xét và giải quyết kịp thời". "Đề nghị Trường sớm trả lời cho Cục biết về sự án cải tạo phòng học chất lượng cao trước ngày 30/8/2002". "Kính chuyển Phòng Đào tạo giải quyết". Động từ xin vốn có nghĩa mạnh (cầu xin, van xin) đã có phần giảm nghĩa và có thể dùng làm phụ từ cầu khiến. Ví dụ: "Xin các đồng chí lưu tâm vấn đề này và cho ý kiến góp ý kịp thời bằng văn bản trước 30/6/2002". Trong văn bản Quyết định, Nghị định, câu cầu khiến với cấu trúc điển hình thường gặp là: - Nay ban hành kèm theo Quyết định này - Bộ trưởng, Thủ trưởng các cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc TW chịu trách nhiệm thi hành Nghị định này. - Các căn cứ Quyết định thi hành. - Các chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này. Về mặt hình thức, câu cầu khiến đích thực có dùng các phụ từ cầu khiến: Hãy, đừng, chớ, nên, không nên. kèm theo nội dung mệnh lệnh. Tuy nhiên, trong văn bản hành chính, rất ít dùng dạng này (chỉ được dùng ở trong thể loại diễn văn khai mạc nhằm khích lệ tinh thần người nghe, chẳng hạn: "Thầy trò trường ta hãy tích cực phấn đấu ngay từ lúc này để thự c hiện thắng lợi nhiệm vụ năm học mới". Để ban hành một mệnh lệnh, chủ thể quản lý hoàn toàn có thể dùng từ hãy kèm theo nội dung lệnh, kiểu như: "Trường hãy nộp báo cáo số liệu công tác tuyển sinh năm 2003 về Cục trước 30/9/2003". Nhưng để đảm bảo tính lịch sự trong quan hệ giao tiếp, người ta không dùng hãy mà thay vào đó là các động từ cầu khiến đề nghị, yêu câu, mời Và câu: "Đề nghị Trường nộp báo cáo số liệu về công tác tuyển sinh năm 2003 về Cục trước ngày 30/9/2003" là một lệnh vừa ngắn gọn, chính xác, rành mạch vừa tôn trọng đối tượng thực thi văn bản. Gọi là câu cầu khiến cũng nên phân biệt phần cầu và phần khiến. Cầu là sự mong muốn, van nài, đề nghị, thỉnh cầu, thỉnh thị, đề xuất, đề đạt nguyện vọng; 139 khiến là nghiêm cấm, bãi bỏ, đình chỉ, cho phép, ban hành, yêu cầu, bắt buộc, ra lệnh, khuyên nhủ, răn đe. Đó cũng chính là các thang độ của câu cầu khiến. - Thông thường, câu viết theo lối cầu hay sử dụng trong văn bản của cơ quan cấp dưới gửi cấp trên. Tần số xuất hiện nhiều nhất là trong các lo ại hình văn bản: công văn đề nghị, tờ trình, đề án, kế hoạch, đơn từ (đơn đề nghị, đơn khiếu nại), báo cáo, giấy mời của cấp dưới gửi cấp trên. Ví dụ: "Với tình hình trên, ủy ban nhân dân xã Tam Cường kiến nghị với ủy ban nhan dân huyện hỗ trợ giúp xã hướng dẫn phòng trị rầy nâu nhằm đảm bảo an toàn và năng xuất vụ hè thu năm nay". (Báo cáo về tình hình xuất hiện rầy nâu phá hoại lúa hè thu) "Với lý do như trên, kính đề nghị ủy ban nhân dân quận, các ngành chức năng của quận, thành phố xem xét, phê duy ệt để Công ty sớm được thành lập và đi vào hoạt động có hiệu quả thiết thực". (Đề án thành lập Công ty cổ phần Vận tải) "Kính mong ủy ban nhân dân tỉnh quan tâm, xem xét và giải quyết kịp thời". (Công văn đề nghị của Sở Văn hóa Thông tin Hà Tây về v iệc bảo vệ các di tích lịch sử). "Đề nghị Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cho ý kiến chỉ đạo kịp thời về vấn đề nêu trên". (Công văn hỏi ý kiến của Trường T.H Văn thư Lưu trữ TWI về việc thay đổi kế hoạch đào tạo Nghề). "Chúng tôi khẩn thiết đề nghị Công an thành phố Hà Nội và các cấp ngành có liên quan xem xét sự việc đã trình bày trên và trả lại sự công bằng, trong sạch cho gia đình tôi". (Đơn khiếu nại của một cá nhân). Sự thỉnh thị, đề nghị, mong muốn. của dạng câu viết theo lối cầu không chỉ phổ biến trong các văn bản của cơ quan cấp dưới gửi cơ quan cấp trên mà còn được dùng trong văn bản của các cơ quan ngang cấp gửi cho nhau hoặc cả trong những văn bản của cấp trên gửi cho cấp dưới thực hiện. Lối viết cầu này nhằm đưa ra một yêu cầu, giải 140 quyết văn bản. Đồng thời, làm giảm nhẹ sự nặng nề của câu văn, tạo yếu tố tích cực về mặt tâm lý cho đối tượng thực thi văn bản. Ví dụ: "Văn phòng Chính phủ đề nghị các Văn phòng lưu ý và chỉ đạo bộ phận văn thư, hành chính thực hiện theo nội dung nêu trên". (Công văn của Văn phòng Chính phủ hướng dẫn gửi công văn, tài liệu lên Chính phủ) Ở ví dụ trên, bình thường phải viết: "Văn phòng Chính phủ yêu cầu các Văn phòng lưu ý và chỉ đạo bộ phận văn thư, hành chính thực hiện theo nội dung nêu trên". Song, lối diễn đạt đó tỏ ra cứng và có phần áp đặt. Việc chuyển từ yêu cầu thành đề nghị cho thấy sự cầu thị, hợp tác và tôn trọng cấp dưới trong quá trình giải quyết công việc. Hoặc trong một văn bản gửi cơ quan ngang cấp, chỉ có mối quan hệ giao tiếp thông thường, không chịu sự quản lý lẫn nhau về mặt Nhà nước, ta cũng gặp lối viết này: Ví dụ: "Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước kính chuyển ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh xem xét và cho chúng tôi biết ý kiến trả lời trước ngày 02/10/2002". (Công văn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước). Hoặc trong các loại giấy mời, lối viết này có tác dụng khích lệ người được mời. Người ta ít dùng diễn đạt: Yêu cầumà dùng lối diễn đạt Kính mời hoặc Trân trọng kính mờihoặc Đề nghị Thực chất, câu viết như trên vẫn là một lệnh , song câu văn mềm dẻo hơn, dễ tiếp nhận hơn. Ví dụ: "Đề nghị các đồng chí tham dự họp đúng giờ để cuộc họp đạt kết quả tốt". (Giấy mời họp bất thường của Công ty Khóa Minh Khai) Đôi khi trong văn bản gửi cho cơ quan ngang cấp, vì tính lịch sự, ở câu cầ u khiến còn dùng thêm từ chúng tôi sau tên cơ quan để tự xưng. Sự thỉnh thị lúc này được tăng lên. Ví dụ: Công ty Giầy Thượng Đình chúng tôi xin trân trọng đề nghị Khoa Ngữ văn, trường Đại học Sư phạm Hà Nội chúng tôi xin thông báo 141 - Câu cầu khiến viết theo mục đích khiến lại xuất hiện ở các văn bản của cơ quan cấp trên gửi cho cấp dưới nhằm ban hành mệnh lệnh, chỉ thị có tính chất bắt buộc phải thực hiện, phải tuân thủ. Loại câu này có dùng các động từ gây khiến nhằm mục đích khiến. Các động từ gây khiến thường dùng để biểu thị mục đích khiến là: yêu cầu, chịu trách nhiệm, có trách nhiệm, đình chỉ, bãi bỏ, công nhận, chấp thuận, bác bỏ, cho phép, nghiêm cấm. Trong văn bản Nghị định, Quyết định, điều khoản cuối cùng hầu như đều được viết theo lối cầu khiến, nhằm lệnh cho đối tượng thực thi văn bản, đồng thời cũng xác định trách nhiệm của cá nhân, đơn vị liên quan thực hiện. Ví dụ: "Thống đốc Ngân hàng Nhà nước, các Bộ trưởng, Thủ trưởng các cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc TW chịu trách nhiệm thi hành Nghị định này". (Nghị định số 20/CP ngày 01/3/1995 của Chính phủ về tổ chức bộ máy của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam). "Chủ tịch ủy ban nhân dân, giám đốc Sở Thương mại các tỉnh biên giới Tây Nam, Thủ trưởng các cơ quan chức năng thuộc Bộ Thương mại chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này". (Quyết định của Bộ trưởng Bộ Thương mại về việc ban hành Quy chế tổ chức và quản lý chợ biên giới Việt Nam - Campuchia). Thể loại Nghị quyết cũng thường dùng câu cầu khiến ở cuối văn bản, nhằm nhấn mạnh một nhiệm vụ cần giải quyết trong thời gian sắp tới và yêu cầu thực hiện. Ví dụ: "Chính phủ yêu cầu các Bộ, ngành tiếp tục chỉ đạo tố các giải pháp đã nêu trong Nghị quyết 08/CP ngày 09/7/1999; đặc biệt chú ý đẩy mạnh chương trình đầu tư, giải ngân các nguồn vốn còn đang ứ đọng". (Nghị quyết của Chính phủ về phiên họp Chính phủ thường kỳ tháng 9/1999). Thể loại Chỉ thị có thể dùng câu mệnh lệnh ở cuối văn bản để chỉ đạo cụ thể việc thực hiện các nội dung của Chỉ thị. 142 Ví dụ: "Văn phòng Chính phủ chịu trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc thực hiện Chỉ thị này và tổng hợp báo cáo Thủ tướng Chính phủ". (Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ về việc sơ kết việc thực hiện một bước cải cách thủ tục hành chính) Các loại công văn của cấp trên gửi cáp dưới nhằm đôn đốc, nhắc nhở, chấn chỉnh công việc, hầu hết đều có dùng câu cầu khiến với từ yêu cầu. Ví dụ: "Yêu cầu Sở Giáo dục các tỉnh, thành phố nghiên cứu các nội dung trên và trả lời Bộ bằng văn bản trước ngày 30/10/2002". (Công văn của Bộ Giáo dục và Đào tạo yêu cầu đóng góp ý kiến). Cũng có trường hợp, câu cầu khiến được thể hiện bằng ngữ điệu. Ví dụ: "Văn phòng Chính phủ thông báo để các Bộ, ngành, địa phương biết, thực hiện". (Thông báo về kết luận của Phó Thủ tướng Nguyễn Tấn Dũng tại cuộc họp với Ban Chỉ đạo phòng chống buôn lậu) Tóm lại 1) Câu cầu khiến trong văn bản hành chính không kết thúc bằng dấu chấm than(!) mà kết thúc bằng dấu chấm (.) 2) Rất hãn hữu dùng phụ từ cầu khiến hãy, đừng, chớ, nên để tạo ý cầu khiến mà hầu hết dùng trực tiếp các động từ gây khiến để tạo câu như: yêu cầu, đề nghị, xin, chịu trách nhiệm, bắt buộc 3) Hiệu quả cầu khiến có thể được tạo bởi từ hình thức của một câu tường thuật (tức là dùng câu tường thuật vớ i mục đích gián tiếp - mục đích cầu khiến). 4) Lối diễn đạt mang ý cầu thường dùng các từ xin, đề nghị, kính đề nghị, kính mong, rất mong, mong, kính, xem xétkèm theo nội dung đề đạt được dùng phổ biến trong văn bản của cấp dưới gửi cấp trên nhằm tăng sự cầu thị, hợp tác; còn văn bản của cơ quan cấp trên gửi cấp dưới, hay các cơ quan ngang cấp gửi cho nhau, nếu để tăng tính lịch sự, tôn trọng đối tượng tiếp nhận văn bản, cũng có thể dùng lối diễn đạt này. 5) Lối diễn đạt mang ý khiến (tức là ra lệnh, bắ t buộc, cưỡng chế) thường dùng các từ yêu cầu, phải, bãi bỏ, đình chỉ kèm theo nội dung lệnh thì chỉ có trong văn bản của cấp trên gửi cấp dưới, có tính chất bắt buộc phải thực hiện. Văn bản gửi cho cơ 143 quan ngang cấp và gửi cấp trên không dùng lối diễn đạt này. Nếu dùng, sẽ vi phạm tính thứ bậc, tôn ti của nền hành chính và mất đi tính lịch sự của văn bản. 6) Câu cầu khiến trong văn bản hành chính diễn đạt được mệnh lệnh, lời thỉnh cầu, đề xuất, đề nghị rất ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu. Đặc biệt với việc ban hành mệnh lệnh, câu cầu khiến tỏ ra rất có ưu thế bởi nó đã thể hiện được sự nghiêm túc đồng thời mang tính chất cưỡng chế, bắt buộc phải thực hiện. Và do đó thông tin pháp lý, quản lý mới thực sự được hiện thực hóa trong đời sống. c. Câu nghi vấn Trong văn bản hành chính có một tiểu loại văn bản là công văn hỏi ý kiến. Công văn hỏi ý kiến dùng khi: - Cơ quan cấp trên cần có ý kiến đóng góp của các cơ quan cấp dưới về một vấn đề quan trọng. - Cơ quan cấp dưới trong quá trình thực hiện các chủ trương , chính sách của cấp trên nếu phát hiện nhiều khó khăn, vướng mắc, những điểm chưa rõ thì ra công văn để hỏi cấp trên, xin ý kiến chỉ đạo. Tuy là văn bản dùng để hỏi ý kiến, song trên thực tế, không thấy xuất hiện câu nghi vấn nào. Văn bản vẫn dùng lối di ễn đạt: "Để., xin (đề nghị, yêu câu) cho biết ý kiến về". Cũng từ kết quả khảo sát ở tất cả các thể loại văn bản hành chính, có thể nhận xét: văn bản hành chính không sử dụng câu nghi vấn. d. Câu cảm thán Một số tác giả khi xét câu trong văn bản hành chính theo mục đích nói đã có nhận xét: Văn bản hành chính không dùng câu cảm thán. Nhận xét này đúng nếu xét câu cảm thán bằng chính các phương tiện hình thức nguyên cấp của nó. Tức là trong văn bản hành chính không xuất hiện cá câu có dùng thán từ: ôi, ơi, hỡi, trời ơi, tiểu từ thay; phụ từ lạ, ghê, thật, quá, thế, xiết bao, nhường nào, sai mà, chết đi được, quá đi mất Thực ra, nên nhìn câu cảm thán ở hai góc độ: Biểu thị cảm xúc và biểu thị thái độ, cách đánh giá. Ở góc độ thứ hai (biểu thị thái độ), nó có thể được dùng trong văn bản hành chính (tuy nhiên không nhiều). Những văn bản như công văn trao đổi, công văn đề nghị, công văn hỏi ý kiến đôi khi có dùng một câu để kết thúc viết theo lối trình bày nhưng lại với mục đích biểu cảm. Ví dụ: 144 Kính đề nghị lãnh đạo Sở quan tâm, xem xét, giải quyết (1). Công ty xin chân thành cảm ơn (2). Ở ví dụ trên, (1) là câu cầu khiến, (2) là câu tường thuật dùng với mục đích cảm thán, bày tỏ thái độ của cơ quan cấp dưới với cấp trên. Ở công văn trả lời, cũng có thể dùng câu cảm thán ở cuối văn bản. Ví dụ: Trân trọng kính báo. Xin chân thành cảm ơn. Ở thể loại văn bản diễn văn, câu cảm thán dùng để bày tỏ thái độ của người nói với sự việc được nói đến trong văn bản. Nó thường dùng ở đầu văn bản hoặc cuối vă n bản. Ví dụ: Thay mặt Ban Tổ chức, chúng tôi trân trọng cảm ơn quí đại biểu đã đến tham dự hội nghị đông đủ. Xin cảm ơn các đồng chí đã đến tham dự chương trình. Có khi trong một câu, ý nghĩa cảm thán và cầu khiến cùng được biểu thị. Ví dụ: Xin cảm ơn và kính chúc các vị khách sức khỏe, hạnh phúc, thành đạt trên mọi lĩnh vực. CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP I. CÂU HỎI : 1. Phân tích các đặc trưng của văn bản hành chính. 2. Nêu đặc điểm về từ ngữ trong văn bản hành chính 3. Nêu đặc điểm câu cầu khiến trong văn bản hành chính 4. Nêu cách dùng câu tường thuật trong văn bản hành chính. II. BÀI TẬP Bài tập 1. Điền các từ hành chính thích hợp vào đoạn văn sau đây: 1. Pháp lệnh này có (1) thi hành từ ngày (2) Những (3) trước đây trái với Pháp lệnh này (4) . 145 2. Người lợi dụng (5) , quyền hạn tổ chức hoặc sử dụng lực lượng dân quân tự vệ trái __________, thì tùy theo tính chất, mức độ (6) sẽ bị xử lý (7) hoặc bị truy cứu (8) hình sự theo (9) của pháp luật. Bài tập 2. Hãy căn cứ vào nội dung của phần văn bản hành chính sau đây để tách dòng, tách đoạn cho phù hợp. "ủy ban thường vụ Quốc hội là cơ quan thường trực của Quốc hội. ủy ban Thường vụ Quốc hội gồm có: Chủ tịch Quốc hội; Các phó Chủ tịch Quốc hội; các Uỷ viên. Số thành viên ủy ban Thường vụ Quốc hội do Quốc hội quyết định. Thành viên ủy ban Thường vụ Quốc hội không thể đồng thời là thành viên của Chính phủ. ủy ban Thường vụ Quốc hội thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình cho đến khi Quốc hội khóa mới bầu ủy ban Thường vụ Quốc hội". (Hiến pháp năm 1992) Bài tập 3. Xác định các phương tiện từ ngữ dùng để liên kết các câu trong những đoạn văn sau đây: "Chánh án tòa án nhân dân tối cao do Quốc hội bầu, miễn nhiệm và bãi nhiệm theo đề nghị của Chủ tịch nước Nhiệm kỳ của Chánh án tòa án nhân dân tối cao theo nhiệm kỳ của Quốc hội. Nhiệm kỳ của Phó Chánh án và Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao, Phó Chánh và Thẩm phán Tòa án nhân dân địa phương, tòa án quân sự là năm năm." (Luật Tổ chức tòa án nhân dân) Bài tập 4. Những từ ngữ gạch chân dưới đây thuộc những phương thức liên kết nào? Hãy chỉ rõ tác dụng liên kết của chúng? "Thực hiện dán tem hàng nhập khẩu là biện pháp tích cực để chống nhập lậu và tiêu thụ hàng nhập lậu. Công tác này có li