Quản lý nhà nước - Chương 1: Tổng quan về quản trị hành chính văn phòng

Chương 1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG GV: NGUYỄN THỊ TIỂU LOAN BM: QTKD – Marketing Email: tieuloan.nguyen@gmail.com Nội dung Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ của VP Tổng quan về Quản trị hành chính VP Công tác tổ chức VP 2 Khái niệm, chức năng và nhiệm vụ của văn phòng 3 Câu hỏi thảo luận ! Bất cứ tổ chức nào cũng cần có một văn phòng? Đúng hay sai 4 Văn phòng có vai trò như thế nào đối với tổ chức ? Ban Giám Đốc Chi nhánh B Chi nhánh A PXXS1 PXSX2 Văn phòng P.HCTH P.Nhân sự P.Kinh doanh p.Kế toán P.Marketing 5 Cơ cấu VP 1.1.1. Khái niệm văn phòng Thảo luận: Văn phòng là gì? Văn phòng thực hiện các nhiệm vụ gì? 6 1 .1 .K h ái n iệ m v ăn p h ò n g (t t) 7 1.1.1. Khái niệm văn phòng (tt) Đặc trưng của văn phòng Là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể của từng cơ quan. Phải có địa điểm hoạt động giao dịch với cơ sở vật chất nhất định. Quy mô của các yếu tố vật chất này sẽ phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động của công tác văn phòng. 8 1.1.2. Chức năng của văn phòng Chức năng tham mưu, tổng hợp Tham mưu là hoạt động cần thiết cho công tác quản lý của cơ quan Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất. VP là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất. 9 1.1.2. Chức năng của văn phòng (tt) - Xây dựng & triển khai các chương trình, kế hoạch - Tổ chức công tác thông tin - Công tác lễ tân - Tổ chức hội họp - Công tác văn thư lưu trữ, lưu trữ Chức năng trợ giúp điều hành 10 1 .1 .2 . C h ứ c n ăn g củ a V P ( tt ) Chức năng hậu cần Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả. 11 - Tổng hợp chương trình kế hoạch công tác của cơ quan đơn vị. - Thu thập xử lý, quản lý sử dụng thông tin. - Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực hiện các quyết định. 1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng 12 - Tổ chức công tác bảo vệ trật tự an toàn trong cơ quan - Tổ chức công tác đón tiếp khách, lễ nhân - Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo - Quản lý vật chất cho hoạt động của cơ quan - Công tác văn thư lưu trữ 1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng 13 Tổng quan về Quản trị hành chính VP 14 Sự quản lý và tổ chức 15 Tổ chức và quản lý ? Đàn kiến tha mồi 16 Vai trò của quản lý và quản trị trong tổ chức? Dàn nhạc giao hưởng 17 Vai trò của quản lý và quản trị trong tổ chức? Vậy Quản trị và quản lý là gì? 18 Quản trị là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực của tổ chức (nhân lực, vật lực, tài lực và nguồn thông tin) nhằm đạt được các mục tiêu chung đã đề ra. Chức năng hoạch định Bạn hiểu hoạch định là gì? Nhà quản trị hoạch định gì trong công tác quản trị văn phòng? 19 Chức năng tổ chức là gì? 20 Chức năng kiểm soát ? Đo lường kết quả đạt được mục tiêu đã đề ra Phát hiện sai lệch giữa kết quả và mục tiêu để tiến hành điều chỉnh 21 M Ụ C TIÊU Tiến trình quản trị 22 HOẠCH ĐỊNH Xác định mục tiêu và quyết định cách tốt nhất để đạt mục tiêu LÃNH ĐẠO TỔ CHỨC KIỂM SOÁT Tác động đến người khác để đảm bảo đạt được mục tiêu Kiểm tra việc thực hiện so với những mục tiêu đã đề ra Xây dựng cấu trúc tổ chức Phân bổ và sắp xếp các nguồn lực Các nhà quản trị trong tổ chức Nhà quản trị cấp cao Nhà quản trị cấp trung Nhà quản trị cấp cơ sở 23 HĐQT, Tổng giám đốc, Phó tổng Giám đốc. Phát triển chính sách dài hạn, chọn lựa và đánh giá các nhân viên điều hành chủ chốt Các nhà quản lý, các trưởng phòng Hỗ trợ quản lý cấp cao trong việc hoạch định, phát triển kế hoạch tầm trung, thiết lập các chính sách phòng ban Các giám sát, trưởng nhóm Thiết lập các kế hoạch chi tiết, giám sát hoạt động hằng ngày, đề ra nhiệm vụ cho từng cá nhân Thảo luận Hành chính là gì? Thế nào là Quản trị hành chính văn phòng là gì? 24 Hành chính là gì? 25 Nghĩa hẹp: là việc thực thi chính sách pháp luật của nhà nước Nghĩa rộng:Những biện pháp điều hành của tổ chức trong hoạt động của mình nhằm đạt được mục tiểu chung đã đề ra 1.2.1. Khái niệm quản trị hành chính VP Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các công tác văn phòng nhằm đạt mục tiêu đã đề ra một cách có hiệu quả. 26 1.2.2. Chức năng của nhà Quản trị hành chính VP Hoạch định công việc hành chính VP Tổ chức công việc hành chính VP Lãnh đạo công việc hành chính VP Kiểm soát công việc hành chính VP 27 Nhà quản trị hành chính văn phòng thực hiện chức năng hoạch định cho công tác văn phòng Hoạch định là chức năng đầu tiên giữ vai trò mở đường cho các hoạt động quản trị văn phòng Hoạch định các công việc hành chính VP 28 29 Hoạch định hành chính văn phòng Nhà quản trị hành chính văn phòng thực hiện công tác hoạch định theo yêu cầu của thủ trưởng - Hoạch định chương trình làm việc cho cơ quan và văn phòng - Hoạch định việc thu thập, xử lý, truyền thông tin - Hoạch định các công tác tuyển dụng đào tạo nhân sự - Hoạch định cơ sở vật chất (văn phòng cần cơ sở vật chất gì, chi phí mua là bao nhiêu, có mua mới không,?) - Chi phí hoạt động hằng tháng, quý năm, các chi phí các ? - Hoạch định các cuộc họp của cơ quan tổ chức Chức năng tổ chức công việc văn phòng Xác định các mối quan hệ giữa các nhân viên (thành viên) của văn phòng: ai làm gì, ai báo cáo với ai, ai ra quyết định sẽ làm những gì? 30 Chức năng tổ chức công việc văn phòng Tổ chức văn phòng gồm 2 nội dung cơ bản: 31 Thiết lập bộ máy văn phòng phù hợp với chức năng được giao Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của văn phòng (thực hiện các nghiệp vụ VP) Chức năng lãnh đạo của nhà quản trị văn phòng Theo dõi, đôn đốc nhân viên. Thúc đẩy tinh thần làm việc , thắp lửa cho nhân viên. Thực hiện khen thưởng, kỷ luật. Thực hiện việc tuyển dụng và đào tạo, 32 Chức năng kiểm tra (kiểm soát) - Xây dựng hệ thống kiểm tra nội bộ. - Thực hiện kiểm tra trong khi làm việc: Thông qua các báo cáo Quan sát theo dõi hành vi Theo dõi thông tin qua mạng máy tính Kiểm tra đột suất - Kiểm tra các thành quả sao khi làm việc 33 Quản trị hành chính văn phòng 34 QUẢN LÝ HIỆU QUẢ NGUỒN THÔNG TIN HOẠCH ĐỊNH Hoạch định xử lý thông tin; công tác văn thư; lao động của văn phòng, LÃNH ĐẠO TỔ CHỨC KIỂM SOÁT Dẫn dắt và giám sát hiệu quả , thực hiện tuyển dụng, đào tạo nhân sự, Thiết lập và cải thiện hệ thống thu thập, xử lý, truyền thông tin, đo lường công việc văn phòng, Thiết lập bộ máy văn phòng phù hợp Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn phòng 35 • Kinh tế, xã hội • Khoa học kỹ thuật • Chính trị, pháp lý • Điều kiện tự nhiện Quy mô và cơ cấu của TC Con người Quy chế hoạt động Cơ sở vật chất kỹ thuật Công tác tổ chức văn phòng 36 1.3.1. Cơ cấu tổ chức của VP • Tùy thuộc vào quy mô, mục đích và loại hình sản phẩm của cơ quan, đơn vị. 37 Cơ cấu tổ chức của văn phòng 38 Văn phòng cấp ủy Đảng Văn phòng cơ quan nhà nước có thẩm quyền chung Văn phòng cơ quan nhà nước có thẩm quyền riêng Văn phòng doanh nghiệp So sánh sự khác nhau cơ bản giữa Văn phòng thực hiện công tác hành chính công và Văn phòng doanh nghiệp? 39 Sơ đồ Tổ chức Nhà nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam năm 2015 1.3.1. Cơ cấu tổ chức của VP (tt) SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA BÌNH MINH PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC KINH DOANH TRƯỞNG PHÒNG KINH DOANH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN TRƯỞNG Tr.P TÀI CHÍNH KẾ TOÁN TRƯỞNG PHÒNG NHÂN SỰ TRƯỞNG PHÒNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC KIỂM TRA – SẢN XUẤT TRƯỞNG PHÒNG ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG TRƯỞNG PHÒNG KỸ THUẬT GIÁM ĐỐC NHÀ MÁY 1 GIÁM ĐỐC NHÀ MÁY 2 ĐẠI DIỆN LÃNH ĐẠO 40 1.3.1. Cơ cấu tổ chức của VP Tổng hợp các bộ phận khác nhau của VP bố trí để đảm nhận những nhiệm vụ của công tác VP Bộ phận tổng hợp Tổ chức nhân sự Hành chánh văn thư Bộ phận lưu trữ Bộ phận quản trị Bộ phận tài vụ Bộ phận bảo vệ 41 Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp (lớn và vừa) 42 Văn phòng doanh nghiệp có những đặc điểm gì khác sơ với văn phòng cơ quan hành chính công? Chức năng và nhiệm vụ của VP doanh nghiệp Xây dựng các chương trình kế hoạch cho cơ quan Theo dõi đôn đốc các cơ quan đơn vị thực hiện đúng chương trình kế hoạch Truyền đạt các quyết định của HĐQT, BGĐ Thực hiện công tác hành chính văn thư lưu trữ Thực hiện các hoạt động: tổ chức hội họp, hoạch định chuyến đi công tác của lãnh đạo, quản lý công tác an ninh Đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất cho cơ quan, đơn vị 43 Cơ cấu tổ chức của văn phòng DN • Công tác thông tin tổng hợp • Công tác văn thư, lưu trữ • Thi đua khen thưởng • Lễ tân, bảo vệ, Bộ phận hành chính tổng hợp • Quản lý trang thiết bị, phương tiện đi lại • Điện nước • Y tế, phòng cháy chữa cháy Bộ phận quản trị 44 Phòng Hành chính tổng hợp của doanh nghiệp nhỏ 45 1.3.2. Tổ chức nơi làm việc của VP Vai trò của không gian và nơi làm việc 46 Thiết kế không gian văn phòng Hãy vạch ra kế hoạch sơ lược cho việc thiết kế không gian văn phòng cho Chi nhánh của một công ty Viễn thông với số lượng nhân viên là 4. Đây là văn phòng giao dịch của công ty. Hãy vạch ra kế hoạch sơ lược cho việc thiết kế không gian văn phòng cho phòng làm việc của một trường Đại học với số lượng là 5 thành viên. 47 Các phương pháp bố trí không gian VP Bố trí kín: tách bạch từng BP, có tường xây ngăn cách Bố trí mở: Không gian rộng lớn, thường được thiết kế theo từng ô Bố trí hỗn hợp: kết hợp 2 kiểu trên 48 Căn cứ vào sự liên kết về không gian giữa các bộ phận Các phương pháp bố trí không gian VP Mô hình kiểu phân tán Mô hình kiểu tập trung Bố trí hỗn hợp 49 Căn cứ vào trình độ tập trung hóa công việc VP 1.3.2. Tổ chức không gian làm việc Cần chú ý những điều gì khi tổ chức không gian làm việc của văn phòng? 50 1.3.2.1. Nguyên tắc tổ chức không gian làm việc Tham khảo thiết kế văn phòng Chi nhánh công ty Novaref tại Hà Nội Một số nguyên tắc tổ chức không gian làm việc - Đáp ứng nhu cầu sử dụng - Phù hợp mối tương quan giữa các luồng công việc, người làm việc và thiết bị làm việc 51 1.3.2.1. Nguyên tắc tổ chức không gian làm việc Tham khảo thiết kế văn phòng của Cty TNHH Nhật Huy 52 1.3.2.1. Nguyên tắc tổ chức nơi làm việc Chọn lựa bàn ghế trong VP làm việc theo đối tượng sử dụng Mẫu bàn có vách ngăn Bàn Workspace Duplex 53 1.3.2.1. Nguyên tắc tổ chức không gian làm việc Tổ chức không gian làm việc của văn phòng theo mục đích sử dụng 54 1.3.2. Nguyên tắc tổ chức nơi làm việc Lưu ý các yếu tố ánh sáng, nhiệt độ 55 1.3.2.1. Nguyên tắc tổ chức không gian làm việc Trang trí và màu sắc Gam màu nóng giúp không gian làm việc tươi trẻ hơn Những chậu cây xanh cùng thảm trúc giúp góc làm việc của bạn gần gũi với thiên nhiên 56 1.3.2.1. Nguyên tắc tổ chức không gian làm việc Kiểm soát tiếng ồn 57 1.3.2.1. Nguyên tắc tổ chức không gian làm việc Yếu tố phong thủy Bố trí gốc làm việc theo phong thủy Những chậu cây xanh cùng thảm trúc giúp góc làm việc của bạn gần gũi với thiên nhiên 58 1.3.2.1. Nguyên tắc tổ chức không gian làm việc - Đáp ứng nhu cầu sử dụng - Phù hợp với mối tương quan giữa các luồng công việc, người làm việc và thiết kế làm việc - Tạo môi trường làm việc khoa học giúp nâng cao hiệu suất công việc và đảm bảo sức khỏe - Tiết kiệm chi phí - Đảm bảo an toàn kỹ thuật và an toàn lao động theo quy định 59 Một số nguyên tắc thiết kế văn phòng hiện đại 60 1.3.2.2. Áp dụng tiêu chuẩn 5S Seri Sàng lọc Seition Sắp xếp Seiketu Săn sóc Shiketsuke Sẵn sàn Seiso Sạch sẽ 61 1.3.3. Trang thiết bị VP & hiện đại hóa công tác VP 1.3.3.1. Trang thiết bị văn phòng Tùy theo mức độ phát triển của nền kinh tế và nhu cầu thực tiễn của công tác VP mà người ta trang bị những máy móc, đồ dùng cần thiết khác nhau 62 Cách sử dụng các loại máy móc văn phòng Sử dụng máy tính, máy in, máy fax, máy photocopy 63 1.3.3.2. Hiện đại hóa công tác văn phòng Văn phòng điện tử - Văn phòng không giấy 64 Câu hỏi ôn tập 1. Anh (chị) hiểu như thế nào về khái niệm văn phòng? 2. Vì sao cho rằng văn phòng thực hiện chức năng trợ giúp điều hành? Tìm ví dụ thực tế. 3. Công việc hành chính văn phòng có khác với công việc quản trị hành chính văn phòng không? Hãy giải thích và cho ví dụ. 4. Hãy phân tích khái niệm của Quản trị hành chính văn phòng? 5. Cần chú ý những vấn đề gì khi tổ chức không gian làm việc của Văn phòng? 65 Câu hỏi ôn tập 6. Để thực hiện chức năng hoạch định, nhà quản trị hành chính văn phòng thực hiện những nhiệm vụ gì? 7. Nêu lên ý kiến về nhận định “Văn phòng có cơ cấu tổ chức khác nhau thì có chức năng khác nhau”. 8. Nêu ý kiến của anh (chị) về việc triển khai loại hình “Văn phòng không giấy” trong công tác quản lý văn phòng tại các doanh nghiệp Việt Nam. 66 67