Quản trị dự án - Chương 5: Lập tiến độ dự án

1 Lần lượt từng ngày đi Bí quyết để thiết kế nhiệm vụ Quy trình phân tích lập tiến độ dự án Đầu vào • WBS • Mối quan hệ trước sau giữa các CV • Thời gian, nguồn lực thực hiện từng CV Xử lý • sơ đồ Gantt • Sơ đồ mạng CPM/PERT Đầu ra • Thời gian hoàn thành • CV găng • TG dự trữ • Nguồn lực điều hòa • Tiến triển của DA Trình tự lập tiến độ dự án 1 • Dự kiến thời gian cần thiết cho mỗi CV 2 • Xđ TG bắt đầu-kết thúc cho mỗi CV • Xđ các mốc quan trọng 3 • Xđ trình tự cần thiết của các CV 4 • Xđ các CV quan trọng và dự kiến rủi ro 5 • Xđ sự cân đối giữa Thời gian và chi phí Sơ đồ Gantt • Biểu đồ Gantt = Biểu đồ thanh ngang • Thể hiện tiến trình thực tế, kế hoạch thực hiện DA theo trình tự thời gian • Cấu trúc: – Cột dọc : công tác cụ thể – Trục hoành : thời gian – Đoạn thẳng : độ dài công tác • Tác dụng – dễ đọc, dễ nhận biết hiện trạng thực tế – dễ xây dựng, khá phổ biến – thấy được tình hình nhanh chậm, tính liên tục – 2 sơ đồ GANTT: thời gian triển khai sớm nhất và thời gian triển khai muộn nhất Sơ đồ Gantt Biểu đồ Gantt: Kế hoạch cho chương trình quốc gia đưa mèo vào vũ trụ Nhiệm vụ chính Năm 1 Năm 2 Năm 3 Năm 4 Năm 5 Thiết kế, chế tạo tàu vũ trụ cho mèo Thử nghiệm tàu vũ trụ Nghiên cứu chức năng sinh lý của mèo trong vũ trụ Tuyển chọn/huấn luyện mèo Xây dựng hệ thống/mô hình đưa mèo lên vũ trụ /đưa mèo về Đưa mèo lên vũ trụ / đưa mèo về 1 2 3 4 1 2 3 4 Chuỗi công việc tuần tự Chuỗi công việc dây chuyền 1 2 3 4 Chuỗi công việc song song Ví dụ biểu đồ Gantt DA: Lắp đặt thiết bị lọc không khí • Một nhà máy thép đang cố gắng tránh chi phí cho việc lắp đặt một thiết bị kiểm soát ô nhiễm không khí. • Tuy nhiên, để bảo vệ môi trường địa phương, các cơ quan chức năng đã buộc nhà máy phải lắp một hệ thống lọc không khí trong vòng 16 tuần. • Nhà máy đã bị cảnh báo rằng nó sẽ bị buộc phải đóng cửa nếu thiết bị này không được lắp đặt trong thời gian cho phép. • Do đó, ông GĐ muốn hệ thống lọc này phải được lắp đặt đúng hạn và thuận lợi. • Những công tác của DA này được thể hiện trong bảng sau: Cao Hào Thi – Trung tâm viện công nghệ Châu Á tại VN) ( Ví dụ biểu đồ Gantt DA: Lắp đặt thiết bị lọc không khí CV Mô tả CV trước Tg (tuần) A Xây dựng bộ phận bên trong - 2 B Sửa chữa mái và sàn - 3 C Xây ống gom khói A 2 D Đổ bê-tông và xây khung B 4 E Xây cửa lò chịu nhiệt C 4 F Lắp đặt hệ thống kiểm soát C 3 G Lắp đặt thiết bị lọc khí D,E 5 H Kiểm tra và thử nghiệm F,G 2 Ví dụ biểu đồ Gantt DA: Lắp đặt thiết bị lọc không khí 16 15 14 13 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 A B C D E F G H Tuần CV Sơ đồ Gantt của dự án (triển khai sớm) Sơ đồ Gantt của dự án (triển khai chậm) Sơ đồ mạng • Thể hiện mối quan hệ giữa các công tác DA • Là mô hình thể hiện toàn bộ dự án thành một thể thống nhất 1 2 5 6 3 4 Sơ đồ mạng? Sơ đồ CPM: Critical Path Method – phương pháp đường găng Sơ đồ PERT: Program and Evaluation Review Technique – Kỹ thuật đánh giá và kiểm soát chương trình Sơ đồ mạng AON – Activities on Node • Các công tác được trình bày trên một nút. • Các mũi tên chỉ thuần túy xác định thứ tự trước sau của các công tác. B C D E F G K I A 1 2 7 3 5 6 4 8 9 Sơ đồ mạng AOA – Activities on Arrows • Công tác được đặt trên đường • Trên đường này ghi rõ thông tin về thời gian, chi phí, nguồn lực để hoàn thành CV. • Điểm đầu tiên của mạng là điểm khởi đầu • Điểm cuối cùng là điểm kết thúc 2 7 6 5 4 3 1 F B C D G E A K I Sơ đồ mạng Mối quan hệ giữa các công việc • Hai công việc nối tiếp nhau: Công việc B chỉ có thể bắt đầu khi A hoàn thành. 3 4 A (3 ngày) B (2 ngày) 5 A (3 ngày) 4 3 B (2 ngày) 5 Sơ đồ mạng Mối quan hệ giữa các công việc • Hai công việc hội tụ: Hai công việc A và B có thể bắt đầu không cùng thời điểm nhưng cùng hoàn thành tại một thời điểm 18 3 4 A 5 A B Sơ đồ mạng Mối quan hệ giữa các công việc • Hai công việc thực hiện đồng thời: công việc A và B đều bắt đầu thực hiện cùng 1 thời điểm 19 3 4 A (3 ngày) 5 A (3 ngày) B (2 ngày) Sơ đồ mạng Các phần tử • Sự kiện – Là mốc đánh dấu sự bắt đầu hay kết thúc của một hoặc 1 số công tác – Không tiêu hao thời gian và nguồn lực mà chỉ thể hiện vị trí cụ thể của các công tác trên sơ đồ. • Công tác – tác vụ - công việc – Quá trình hoặc tập hợp các quá trình có tiêu hao thời gian và nguồn lực Sơ đồ mạng Các phần tử • Đường và đường găng – Đường, tiến trình: sự sắp xếp liên tục của các công tác đi từ sự kiện bắt đầu đến sự kiện kết thúc. – Chiều dài của đường: tổng thời gian thực hiện các công tác nằm trên đường đó. – Đường găng: đường có độ dài lớn nhất – công tác nằm trên đường găng là công tác găng Sơ đồ mạng Các phần tử • Nguồn lực – Nhân lực, chi phí và và vật chất cần thiết để thực hiện công tác • Thời gian công tác – Khoảng thời gian để hoàn thành công tác theo ước lượng – Được ấn định trước hay tính toán trước dựa vào tính chất của công việc Theo đúng trình tự Sơ đồ mạng công việc Nguyên tắc • Đánh số thứ tự các sự kiện: – Đánh số theo trình tự các sự kiện từ trên xuống dưới, từ trái qua phải. – Sự kiện ở nơi bắt đầu mũi tên có số nhỏ hơn sự kiện ở nơi mũi tên dẫn đến. – Khi gặp sự kiện có nhiều mũi tên đến thì quay về đánh số các sự kiện bình thường nằm trên các đường khác. – Chỉ đánh số các sự kiện có nhiều mũi tên cùng đến khi các sự kiện ở nơi mũi tên này bắt đầu đã được đánh số. • Mỗi sự kiện phải có công tác đến và công tác đi – Sự kiện bắt đầu chỉ có công tác đi – Sự kiện kết thúc chỉ có công tác đến 1 2 4 7 8 3 6 5 Sơ đồ mạng công việc Nguyên tắc • Tất cả các công tác trong sơ đồ mạng phải hướng từ trái sang phải không được quay trở lại sự kiện mà chúng xuất phát, nghĩa là không được lập thành vòng kín 1 2 5 6 3 4 Sơ đồ mạng công việc Nguyên tắc • Những công tác riêng biệt không được ký hiệu bởi cùng một số, nghĩa là không được cùng sự kiện xuất phát và sự kiện kết thúc. 1 2 a b Sơ đồ mạng công việc Nguyên tắc Sơ đồ mạng công việc Nguyên tắc • Công việc (biến) giả: Biến giả là một biến thể hiện một công việc không có thực, không đòi hỏi thời gian và chi phí để thực hiện nhưng nó có tác dụng chỉ rõ mối quan hệ giữa các công việc và sự kiện 1 a (3 ngày) b (5 ngày) 2 3 4 d (6 ngày) c (2 ngày) X • Sơ đồ mạng cần có dạng đơn giản nhất, không nên có quá nhiều công tác giao cắt nhau 1 4 3 2 Sơ đồ mạng công việc Nguyên tắc Trình tự lập sơ đồ mạng Xác định WBS Lập sơ đồ mạng Tính thời gian, chi phí công việc Xác định đường găng, thời gian DA 2 7 6 5 4 3 1 F B C D G E A K I Ví dụ sơ đồ mạng DA: Lắp đặt thiết bị lọc không khí C V Mô tả CV trước Tg (tuần) A Xây dựng bộ phận bên trong - 2 B Sửa chữa mái và sàn - 3 C Xây ống gom khói A 2 D Đổ bê-tông và xây khung B 4 E Xây cửa lò chịu nhiệt C 4 F Lắp đặt hệ thống kiểm soát C 3 G Lắp đặt thiết bị lọc khí D,E 5 H Kiểm tra và thử nghiệm F,G 2 Vẽ sơ đồ mạng AOA Vẽ sơ đồ mạng AON Ta là người quan trọng Các thông số trong sơ đồ mạng Thời điểm sớm của sự kiện: Ej Ej = Ei + tij Ej = Max [(Ei + tij) ; (Eh + thj );] Thời điểm muộn của sự kiện: Lj Lj = Lk – tjk Lj = Min [(Lk - tik) ; (Ll - til);] Thời gian dự trữ của sự kiện: Rj Rj = Lj – Ej i h k j l j Rj Ej Lj Rj = 0  j là sự kiện nằm trên đường găng Thời điểm sớm của các công việc Thời điểm bắt đầu sớm: ESij = Ei Thời điểm kết thúc sớm: EFij = ESij + tij Thời điểm muộn của các công việc Thời điểm kết thúc muộn: LFij = Lj Thời điểm bắt đầu muộn: LSij = LFij – tij Thời gian dự trữ của công việc: Dự trữ toàn phần: GRii = Lj – Ei – tij Dự trữ bắt đầu: SRij = Lj – Li – tij Dự trư kết thúc: FRij= Ej –Ei – tij Dự trữ độc lập: IRij = Ej - Li – tij i h k j l (dự trữ chung) (dự trữ riêng) Các dạng thời gian dự trữ tij GRij Dự trữ chung SRij Dự trữ Bắt đầu FRij Dự trữ kết thúc IRij Dự trữ riêng i j Ei Li Ej Lj Trình tự lập sơ đồ mạng CPM GRij = Lj – Ei – tij SRij = Lj –Li – tij FRij = Ej –Ei – tij IRij = Ej –Li – tij B1: Tính thời điểm sớm của sự kiện Ej B2: Tính thời điểm muộn của sự kiện Lj B3: Xác định đường găng B4: Tính thời điểm sớm của công việc B5: Tính thời điểm muộn của công việc B6: Tính thời gian dự trữ E1 = 0 Ej = Max (Ei + tij) Ln = En Lj = Min (Lk – tjk) đường dài nhất, có Rj = 0 ESij = Ei EFij = ESij + tij LFij = Lj LSij = LFij – tij Công việc Thời hạn Trình tự thực hiện A B C D E F G I K 4 2 4 3 6 12 4 4 3 Khởi công Khởi công Khởi công sau A sau B sau C sau F, E, D sau G sau C Bước 1: E1 = 0 E2 = E1 + t12 = 4 E3 = E1+ t13 = 2 E4 = E1+ t14 = 4 E5 = max [E2+ t25; E3+ t35; E4+ t45] = E4+ t45 = 16 E6 = E5+ t56 = 16 + 4 = 20 E7 = max [ E4+ t47; E6+ t67] = E6+ t67 = 20 + 4 = 24 Ví dụ 1 2 7 6 5 4 3 1 A,2 B,4 C,4 D,3 E,6 F,12 G,4 I,4 K,3 2 7 6 5 4 3 1 A,2 B,4 C,4 D,3 E,6 F,12 G,4 I,4 K,3 Bước 2: Ln = En  L7 = E7 = 24 L6 = L7 - t67 = 24 - 4 = 20 L5 = L6 - t56 = 20 - 4 = 16 L4 = min [L7 - t47; L5 - t45] = L5 - t45 = 4 L3 = L5 - t35 = 16 - 6 = 10 L2 = L5 - t25 = 16 - 3 = 13 Bíc 3: Sự kiện găng: 1, 4, 5, 6, 7  đường găng C, F, G, I Bước 4, 5, 6: Công việc tij ESij = Ei EFij LFij = Lj LSij GRij SRij FRij IRij (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) A (1-2) 2 0 4 13 9 9 9 0 0 B (1-3) 2 0 2 10 8 8 8 0 0 C (1-4) 4 0 4 4 0 0 0 0 0 D (2-5) 3 4 7 16 13 9 0 9 0 E (3-5) 6 2 8 16 10 8 0 8 0 F (4-5) 12 4 16 16 4 0 0 0 0 G (5-6) 4 16 20 20 16 0 0 0 0 I (6-7) 4 20 20 24 20 0 0 0 0 K (4-7) 3 4 7 24 21 17 17 17 17 VÍ DỤ 2 CV Mô tả CV trước Tg (tuần) A Xây dựng bộ phận bên trong - 2 B Sửa chữa mái và sàn - 3 C Xây ống gom khói A 2 D Đổ bê-tông và xây khung B 4 E Xây cửa lò chịu nhiệt C 4 F Lắp đặt hệ thống kiểm soát C 3 G Lắp đặt thiết bị lọc khí D,E 5 H Kiểm tra và thử nghiệm F,G 2 Bước 1 2 A, 2 B, 3 C, 2 D, 4 E, 4 F, 3 G, 5 H, 2 1 2 3 4 5 6 7 0 2 4 3 8 13 15 15 13 8 4 2 4 0 0 0 0 1 0 0 0 3 43 Ví dụ 2 - Bước 1-2-3 13 15 13 8 8 4 4 2 LFij = Lj 8+5 = 13 13+2 = 15 4+3 = 7 4+4 = 8 3+4 = 7 2+2 = 4 0+3 = 3 0+2 = 2 EFij = ESij + tij ESij = Ei 5 2 3 4 4 2 3 2 tij 13 – 8 – 5 = 0 15 – 13 – 2 = 0 13 – 4 – 3 = 6 8 – 4 – 4 = 0 8 – 3 – 4 = 1 4 – 2 – 2 = 0 4 – 0 – 3 = 1 2 – 0 – 2 = 0 GRij = Lj – Ei – tij 13 – 5 = 8 15 – 2 = 13 13 – 3 = 10 8 – 4 = 4 8 – 4 = 4 4 – 2 = 2 4 – 3 = 1 2 – 2 = 0 G(5-6) H(6-7) F(4-6) E(4-5) D(3-5) C(2-4) B(1-3) A(1-2) LSij = LFij – tij CV 8 13 4 4 3 2 0 0 Sơ đồ mạng CV Ví dụ 2 - bước 4-5-6 Thông số Sơ đồ mạng AON • Hướng xuôi: ES và EF – ES khởi đầu = 0 – EFi = ESi + t – ESj = max { EFi } • Hướng ngược: LF và LS – LFcuối cùng = EFkết thúc – LSi = LFi – t – LFi = min { LSj } i ES t EF LS GR LF j ES t EF LS GR LF  Thời gian dự trữ chung GR = LS – ES Thông số Sơ đồ mạng AON i ES t EF LS GR LF j ES t EF LS GR LF Cộng t Trừ t Max Min Trừ Ví dụ sơ đồ mạng DA: Lắp đặt thiết bị lọc không khí CV Mô tả CV trước Tg (tuần) A Xây dựng bộ phận bên trong - 2 B Sửa chữa mái và sàn - 3 C Xây ống gom khói A 2 D Đổ bê-tông và xây khung B 4 E Xây cửa lò chịu nhiệt C 4 F Lắp đặt hệ thống kiểm soát C 3 G Lắp đặt thiết bị lọc khí D,E 5 H Kiểm tra và thử nghiệm F,G 2 Ví dụ B 0 3 3 1 1 4 A 0 2 2 0 0 2 C 2 2 4 2 0 4 D 3 4 7 4 1 8 E 4 4 8 4 0 8 F 4 3 7 10 6 13 G 8 5 13 8 0 13 H 13 2 15 13 0 15 Đối thủ cạnh tranh nặng ký Thời gian kì vọng • Thời gian dự tính lạc quan (a) là thời gian hoàn tất công việc trong điều kiện thuận lợi. • Thời gian dự tính bi quan (b) là thời gian hoàn tất công việc trong điều kiện không thuận lợi. • Thời gian phổ biến (m) là thời gian ước lượng gần với thời gian thực tế cần để hoàn tất công việc. • Thời gian kì vọng để thực hiện công việc: 6 4 bma te   Phân phối Beta với 3 loại thời gian ước tính Xác suất Thời gian a m b • Khi phương sai càng lớn thì tính không chắc chắn về thời gian hoàn thành công việc tăng. Phương sai Phương sai thời gian thực hiện dự án =  phương sai thời gian thực hiện các công việc găng    n i itong 1 22  2 2 6         ab Var i Trong đó: là phương sai của công việc găng thứ i  Khả năng hoàn thành DA trong thời gian mong muốn  D: thời gian mong muốn hoàn thành dự án  S: thời gian để hoàn thành dự án trong điều kiện trung bình ứng với các thời gian kì vọng te  2: phương sai của các công việc găng  i: các công việc găng  Ta có:  Đặt Khả năng hoàn thành dự án            2 2 2 ; i tong i tong i e S D S D Z t t S     Các bước thực hiện Vẽ sơ đồ mạng Tính thời gian tij và  2 của mỗi công việc Dùng phương pháp CPM với tij = te để xác định các công việc găng và đường găng Xác định khả năng hoàn thành dự án trong thời gian mong muốn Dạng toán 1. Cho thời hạn S, tìm xác suất để thời gian hoàn thành DA nằm trong thời hạn S đó. – Tức là: S  Z  p% 2. Cho xác suất p, xác định xem DA có p khả năng hoàn thành trong thời hạn bao lâu – Tức là: p  Z  S Ví dụ 1 Xác định thời gian sớm nhất để hoàn thành DA? Công việc a m b te   2 A 1 2 6 2.5 0.8 0.7 B 3 4 5 4.0 0.3 0.1 C 3 4 8 4.5 0.8 0.7 D 2 3 5 3.2 0.5 0.3 E 4 6 8 6.0 0.7 0.4 F 11 12 16 12.5 0.8 0.7 G 2 4 9 4.5 1.2 1.4 I 3 4 9 4.7 1.0 1.0 K 1 3 8 3.5 1.2 1.4 Xác định xác suất để hoàn thành DA muộn nhất là 28 tuần? Tính thời gian hoàn thành DA với khả năng 70%? Thời gian sớm nhất để hoàn thành DA là S = 26,2 tuần  2T = 3,8 Công việc găng: C, F, G, I  Đường găng: 1 - 4 - 5 - 6 - 7 D = (Z *T ) + S = 0,502*(3,83) 1/2 +26,2 = 27,2 tuần Với p = 0,7  Z = 0,502 2 7 6 5 4 3 1 A,3 B,4 C,5 D,3 E,6 F,13 G,5 I,5 K,4 Z = D - S T 28 – 26,2 = 8,3 = 0,923  p = 0,8212 Ví dụ2 Công việc T.Gian lạc quan (a) T.Gian phổ biến (m) T.Gian bi quan (b) A 1 2 3 B 2 3 4 C 1 2 3 D 2 4 6 E 1 4 7 F 1 3 11 G 3 5 7 H 1 2 3 Ví dụ 2 • Yêu cầu: a) Xác định thời gian trung bình để hoàn thành dự án theo kì vọng b) Xác định xác suất để DA hoàn thành muộn nhất là 16 tuần c) Tính thời gian hoàn thành dự án với xác suất 70% Ví dụ 2 Công việc T.Gian lạc quan (a) T.Gian phổ biến (m) T.Gian bi quan (b) Thời gian kì vọng Phương sai A 1 2 3 B 2 3 4 C 1 2 3 D 2 4 6 E 1 4 7 F 1 3 11 G 3 5 7 H 1 2 3 TỔNG CỘNG 2 2 6         ab  6 4 bma te   A, 2 B, 3 C, 2 D, 4 E, 4 F, 4 G, 5 H, 2 1 2 3 4 5 6 7 Ví dụ 2 Phân biệt CPM và PERT CPM PERT Giống -Hình thức (AOA hoặc AON) -Trình tự lập sơ đồ Khác -Thời gian là đại lượng xác định, được tính từ định mức lao động -là hằng số -Thời gian được cho dưới dạng hàm phân phối xác suất -Tính ngẫu nhiên Giải pháp cho những điều phức tạp Các vấn đề mấu chốt • Sơ đồ Gantt hay sơ đồ mạng? • Mạng CPM hay mạng PERT? • Lập sơ đồ mạng như thế nào?