Quản trị dự án - Chương 6: Phân bổ nguồn lực dự án

1 Vấn đề cơ bản về phân bổ nguồn lực Điều hòa nguồn lực Phương pháp đường găng rút ngắn tiến độ dự án Phân bổ nguồn lực trong điều kiện hạn chế . Các vấn đề cơ bản Viên gạch nền Phân loại nguồn lực Kế toán Khả năng sẵn có Chi phí nhân công Chi phí NVL Chi phí khác Có thể phục hồi Tiêu hao dần Không bị ràng buộc Bị ràng buộc Có thể thay thế Không thể thay thế Tính chất thay thế Có thể dự trữ Không thể dự trữ Tính chất dự trữ Biểu đồ yêu cầu nguồn lực điển hình Các yêu cầu nhân lực (giờ công) 125 100 75 50 25 0 500 400 300 200 100 Các yêu cầu vật liệu (1000 đồng) Lao động phổ thông Thiết kế sơ bộ Phát triển nâng cao Thiết kế chi tiết Chế tạo Kết thúc Vật liệu Kỹ sư  Thời gian hạn chế  Nguồn lực hạn chế Các bài toán về phân bổ nguồn lực Cân bằng các yếu tố nguồn lực  Điều hòa nguồn lực  Đẩy nhanh tiến độ  Phân bổ nguồn lực trong điều kiện hạn chế  Tối ưu hoá quan hệ thời gian - chi phí Điều hòa nguồn lực dự án Để dự án phù hợp với bạn Điều hòa nguồn lực Các bước thực hiện 1. Từ sơ đồ mạng chuyển đổi sang sơ đồ thanh ngang (Gantt) với tất cả các công tác bắt đầu ở thời điểm sớm nhất như có thể. 2. Vẽ sơ đồ khối lượng của mỗi nguồn lực. 3. Chọn nguồn lực nào dao động nhiều nhất. Dịch chuyển các công tác có sử dụng nguồn lực này trong thời gian dự trữ của chúng để cân bằng việc sử dụng nguồn lực này suốt dự án. 4. Vẽ lại sơ đồ khối lượng cho tất cả các nguồn lực. Chọn nguồn lực kế tiếp và lặp lại bước trên .3 2 7 6 5 4 1 A,4,8 B,2,6 C,4,5 D,3,5 E,6,6 F,12,7 G,4,8 I,4,10 K,3,4 1 !6! 3 3 !6! 5 4 !4! 7 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 1 !8! 2 1 !5! 4 2 !5! 5 4 !7! 5 5 !8! 6 6 !10! 7 1-2 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 20 15 10 5 0 19 13 22 13 7 8 10 1-4 1-3 4-5 3-5 2-5 4-7 5-6 6-7 18 .0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 20 15 10 5 0 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 20 15 10 5 0 13 10 8 12 1-4 1-2 4-5 1-3 3-5 2-5 11 4-7 5-6 6-7 12 19 13 22 13 7 8 10 1-4 1-2 1-3 4-5 3-5 2-5 4-7 5-6 6-7 Điều hòa nguồn lực 3 2 7 6 5 4 1 A,4,8 B,2,6 C,4,5 D,3,5 E,6,6 F,12,7 G,4,8 I,4,10 K,3,4 Phương pháp đường găng – rút ngắn tiến độ dự án Nhanh lên, bạn là người cuối cùng .21 4-5 26 13 12 19 1-2 1-3 1-4 4-5 3-5 2-5 4-7 5-6 6-7 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 1 !8! 2 1 !6! 3 1 !7! 4 2 !5! 5 3 !6! 5 5 !12! 6 6 !12! 7 4 !4! 7 20 10 5 0 2-5 28 4-5 23 - 2 ngày, + 4 người - 1 ngày, + 2 người - 4 ngày, + 6 người - 1 ngày, + 2 người 4 !13! 5 Đẩy nhanh tiến độ Phân bổ nguồn lực trong điều kiện hạn chế Khi mọi thứ đều thiếu Quy tắc phân phối nguồn lực có hạn  Ưu tiên các công việc găng  Ưu tiên các công việc có dự trữ thời gian nhỏ nhất  Ưu tiên các công việc có thời gian thực hiện nhỏ nhất  Ưu tiên các công việc có thời điểm khởi công hay hoàn thành sớm nhất  Ưu tiên các công việc thực tế đòi hỏi phải hoàn thành trước.  Ưu tiên các công việc theo ý muốn chủ quan hoặc ý nghĩa chính trị của con người. .3/8 4\4 Ngày đầu tiên: Ngày thứ 3: TT Công việc (ij) Đặc điểm Dự trữ (ngày) Nhu cầu (người) 1 1-2 Găng, 2 ngày 0 4 2 1-3 4 ngày 3 4 3 1-4 3 ngày 5 3 TT Công việc (ij) Đặc điểm Dự trữ (ngày) Nhu cầu (người) 1 2-3 Găng, 5 ngày 0 5 2 1-3 Tiếp, còn 2 ngày 3 4 3 1-4 Tiếp, còn 1 ngày 5 3 4 2-6 Bắt đầu, 3 ngày 5 4 5 2-5 Bắt đầu, 4 ngày 5 2 3/8 Công việc găng: 1-2, 2-3, 3-6, 6-7 4\4 3/8 Ngày thứ 4: Ngày thứ 5: . TT Công việc (ij) Đặc điểm Dự trữ (ngày) Nhu cầu (người) 1 2-3 Găng, còn 4 ngày 0 5 2 1-3 Tiếp tục, còn 1 ngày 3 4 3 2-5 Tiếp tục, còn 3 ngày 5 2 4 2-6 Bắt đầu, Bị đẩy lùi từ trước, 3 ngày 4 4 (đang có 3) 5 4-7 Bắt đầu, 6 ngày 5 4 TT Công việc (ij) Đặc điểm Dự trữ (ngày) Nhu cầu (người) 1 2-3 Găng, còn 3 ngày 0 5 2 2-5 Tiếp tục, còn 2 ngày 5 2 3 2-6 Tiếp tục, thiếu 1 người, 2 ngày 4 4 (đang có 3) 4 4-7 bắt đầu, Bị đẩy lùi từ trước, 6 ngày 4 4 lùi 4\4 3/8 Ngày thứ 7: Ngày thứ 8: . TT Công việc (ij) Đặc điểm Dự trữ (ngày) Nhu cầu (người) 1 2-3 Găng, còn 1 ngày 0 5 2 2-6 Tiếp tục, đã làm được 3 ngày 4 4 (hiện có 5) 3 4-7 Tiếp tục, còn 4 ngày 4 4 4 5-7 Bắt đầu 5 3 TT Công việc (ij) Đặc điểm Dự trữ (ngày) Nhu cầu (người) 1 3-6 Găng, bắt đầu 0 7 2 2-6 Tiếp tục, dư 1 người, 1 ngày 4 4 (hiện có 3) 3 4-7 Tiếp tục, còn 3 ngày 4 4 4 5-7 Bị đẩy lùi xuống 4 3 lùi 4\4 3/8 Ngày thứ 9: Ngày thứ 11: TT Công việc (ij) Đặc điểm Dự trữ (ngày) Nhu cầu (người) 1 3-6 Găng, tiếp tục, còn 2 ngày 0 7 2 4-7 Tiếp tục, còn 2 ngày 4 4 3 5-7 Bị đẩy lùi xuống lần 2 3 3 TT Công việc (ij) Đặc điểm Dự trữ (ngày) Nhu cầu (người) 1 6-7 Găng 0 6 2 5-7 Tiếp tục, còn 1 ngày 3 3 . Mối quan hệ giữa thời gian – chi phí Bạn có đổi 50 ngàn lấy một ngày đi chơi? Mô hình quản lý chi phí dự án  Mô hình đẩy nhanh tiến độ: giảm T (PA bình thường) với chi phí tăng tối thiểu  Mô hình chi phí cực tiểu: giảm chi (PA đẩy nhanh) Thời gian Chi phí (-) Ctrực tiếp (+) Cgián tiếp Mô hình đẩy nhanh tiến độ Phương án bình thường To; Co Phương án đẩy nhanh Tmin; Cmax Phương án điều chỉnh Tđc < To ; C đc< Cmax Giảm thời gian Chi phí tăng tối thiểu Ctrực tiếp : + Cgián tiếp : - Công việc găng Các bước thực hiện rút ngắn tiến độ với chi phí thấp nhất • Lập sơ đồ, tìm đường găng và CV găng 1 • Tính chi phí rút ngắn CV theo từng khoảng thời gian rút ngắn 2 • Chọn 1 công việc trên đường găng có CP rút ngắn ít nhất và rút ngắn tối đa (hoặc đến mục tiêu rút ngắn đã định) 3 • Kiểm tra xem đường găng sau khi rút ngắn có còn là đường găng không? • Nếu còn là đường găng và đạt mục tiêu rút ngắn  tính CP tăng thêm • Nếu còn là đường găng và chưa đạt mục tiêu rút ngắn  làm lại bước 3 • Nếu không còn là đường găng  xác định đường găng mới, làm lại bước 3 4 25 Ví dụ CV Mô tả CV trước Tg (tuần) A(1-2) Xây dựng bộ phận bên trong - 2 B(1-3) Sửa chữa mái và sàn - 3 C(2-4) Xây ống gom khói A 2 D(3-5) Đổ bê-tông và xây khung B 4 E(4-5) Xây cửa lò chịu nhiệt C 4 F(4-6) Lắp đặt hệ thống kiểm soát C 3 G(5-6) Lắp đặt thiết bị lọc khí D,E 5 H(6-7) Kiểm tra và thử nghiệm F,G 2 Ví dụ A, 2 B, 3 C, 2 D, 4 E, 4 F, 3 G, 5 H, 21 2 3 4 5 6 7 0 2 4 3 8 13 15 1513 8 42 4 0 0 0 0 1 0 0 0 Ví dụ Bảng tính CP bình thường và rút ngắn Công việc Thời gian để hoàn thành Chi phí Đường găngBình thường Rút ngắn còn Bình thường Rút ngắn Rút ngắn/tuần A 2 1 22 23 1 Đúng B 3 1 30 34 2 Không C 2 1 26 27 1 Đúng D 4 3 48 49 1 Không E 4 2 56 58 1 Đúng F 3 2 30 30,5 0,5 Không G 5 2 80 86 2 Đúng H 2 1 16 19 3 Đúng 308 326,5 ĐVT: 103 USD Thực hiện rút ngắn 1 tuần (D = 14 tuần) • Đường găng: A-C-E-G-H • Các công việc có thể chọn để rút ngắn là A, hoặc C, hoặc E • Như vậy, chi phí tăng thêm là 1.000 USD, hay tổng CP là 308.000 + 1.000 = 309.000 USD Ví dụ A, 1 B, 3 C, 2 D, 4 E, 4 F, 3 G, 5 H, 21 2 3 4 5 6 7 0 1 3 3 7 12 14 1412 7 31 3 0 0 0 0 0 0 0 0 Đường găng mới: A-C-E-G-H B-D-G-H Thực hiện rút ngắn thêm 1 tuần (D = 13 tuần) Xem xét chi phí rút ngắn đơn vị của các đường găng • Đường găng: A-C-E-G-H – Công tác A : không thể rút ngắn được nữa – Công tác C,E : 1.000 USD (min) – Công tác G : 2.000 USD – Công tác H : 3.000 USD • Đường găng: B-D-G-H – Công tác B : 2.000 USD – Công tác D : 1.000 USD (min) – Công tác G : 2.000 USD – Công tác H : 3.000 USD Thực hiện rút ngắn thêm 1 tuần (D = 13 tuần) • Như vậy chi phí rút ngắn tăng lên nhỏ nhất là 2.000 USD • Các công việc sau có thể lựa chọn để rút ngắn – Hoặc C và D – Hoặc E và D – Hoặc G • Tổng chi phí sau khi rút ngắn là 309 + 2 = 311 (103 USD) Rút ngắn C và D A, 1 B, 3 C, 1 D, 3 E, 4 F, 3 G, 5 H, 21 2 3 4 5 6 7 0 1 2 3 6 11 13 1311 6 21 3 0 0 0 0 0 0 0 0 Đường găng A-C-E-G-H B-D-G-H Thực hiện rút ngắn thêm 1 tuần (D = 12 tuần) Xem xét chi phí rút ngắn đơn vị của các đường găng • Đường găng: A-C-E-G-H – Công tác A,C : không thể rút ngắn được nữa – Công tác E : 1.000 USD (min) – Công tác G : 2.000 USD – Công tác H : 3.000 USD • Đường găng: B-D-G-H – Công tác D : không thể rút ngắn được nữa – Công tác B : 2.000 USD (min) – Công tác G : 2.000 USD (min) – Công tác H : 3.000 USD Thực hiện rút ngắn thêm 1 tuần (D = 12 tuần) • Như vậy chi phí rút ngắn tăng lên nhỏ nhất là 2.000 USD • Chỉ cần rút ngắn công việc G • Tổng chi phí sau khi rút ngắn là 311 + 2 = 313 (103 USD) Rút ngắn G A, 1 B, 3 C, 1 D, 3 E, 4 F, 3 G, 4 H, 21 2 3 4 5 6 7 0 1 2 3 6 10 12 1210 6 21 3 0 0 0 0 0 0 0 0 Đường găng như cũ A-C-E-G-H B-D-G-H Thực hiện rút ngắn thêm 2 tuần (D = 10 tuần) Xem xét chi phí rút ngắn đơn vị của các đường găng • Đường găng: A-C-E-G-H – Công tác A,C : không thể rút ngắn được nữa – Công tác E : 1.000 USD (min) – Công tác G : 2.000 USD – Công tác H : 3.000 USD • Đường găng: B-D-G-H – Công tác D : không thể rút ngắn được nữa – Công tác B : 2.000 USD (min) – Công tác G : 2.000 USD (min) – Công tác H : 3.000 USD Thực hiện rút ngắn thêm 2 tuần (D = 10 tuần) • Như vậy chi phí rút ngắn tăng lên nhỏ nhất là 2.000 USD • Chỉ cần rút ngắn 2 tuần của công việc G • Tổng chi phí sau khi rút ngắn là 313 + 4 = 317 (103 USD) Rút ngắn 2 tuần của G A, 1 B, 3 C, 1 D, 3 E, 4 F, 3 G, 2 H, 21 2 3 4 5 6 7 0 1 2 3 6 8 10 108 6 21 3 0 0 0 0 0 0 0 0 Đường găng như cũ A-C-E-G-H B-D-G-H Thực hiện rút ngắn thêm 1 tuần (D = 9 tuần) Xem xét chi phí rút ngắn đơn vị của các đường găng • Đường găng: A-C-E-G-H – Công tác A,C,G : không thể rút ngắn được nữa – Công tác E : 1.000 USD (min) – Công tác H : 3.000 USD • Đường găng: B-D-G-H – Công tác D,G : không thể rút ngắn được nữa – Công tác B : 2.000 USD (min) – Công tác H : 3.000 USD Thực hiện rút ngắn thêm 1 tuần (D = 9 tuần) • Như vậy chi phí rút ngắn tăng lên nhỏ nhất là 3.000 USD • Các công việc có thể rút ngắn: – Hoặc B và E – Hoặc H • Tổng chi phí sau khi rút ngắn là 317 + 3 = 320 (103 USD) Rút ngắn H A, 1 B, 3 C, 1 D, 3 E, 4 F, 3 G, 2 H, 11 2 3 4 5 6 7 0 1 2 3 6 8 9 98 6 21 3 0 0 0 0 0 0 0 0 Đường găng như cũ A-C-E-G-H B-D-G-H Thực hiện rút ngắn thêm 2 tuần (D = 7 tuần) Xem xét chi phí rút ngắn đơn vị của các đường găng • Đường găng: A-C-E-G-H – Công tác A,C,G,H : không thể rút ngắn được nữa – Công tác E : 1.000 USD (min) • Đường găng: B-D-G-H – Công tác D,G,H : không thể rút ngắn được nữa – Công tác B : 2.000 USD (min) Thực hiện rút ngắn thêm 2 tuần (D = 7 tuần) • Như vậy chi phí rút ngắn tăng lên nhỏ nhất là 3.000 USD • Rút ngắn công tác B và E mỗi công tác 2 tuần • Tổng chi phí sau khi rút ngắn là 320 + 6 = 326 (103 USD) Rút ngắn B và E A, 1 B, 1 C, 1 D, 3 E, 2 F, 3 G, 2 H, 11 2 3 4 5 6 7 0 1 2 1 4 6 7 76 6 21 1 0 0 0 0 0 0 0 0 Đường găng như cũ A-C-E-G-H B-D-G-H Ví dụ Cho p/a bình thường và p/a đẩy nhanh, lập p/a điều chỉnh sao cho chi phí tăng ít nhất (chi phí gián tiếp là 10 triệu đ/tuần) CV CV trước To Co Tmin Cmax A - 10 50 7 71 B - 6 17 2 41 C A 8 90 5 105 D B 9 80 8 100 E B 8 50 5 77 F C, E 6 40 4 56 G C, E 8 120 6 140 H D, G 3 40 2 55 I D, G 7 60 4 93 K F, I 6 50 5 68 Tổng 597 806 41 7 6 53 2A(10) B(6) G(8) I(7) D(9) F(6) K(6) H(3) E(8) C(8) T = 39 tuần C = 987 tr.đ Ctrực tiếp = 597 tr.đ Cgián tiếp = 390 tr.đ P/a bình thường 41 7 6 53 2A(7) B(2) G(6) I(4) D(9) F(4) K(5) H(2) E(5) C(5) T = 27 tuần C = 1076 tr.đ Ctrực tiếp = 806 tr.đ Cgián tiếp = 270 tr.đ P/a đẩy nhanh 41 7 6 53 2 A(10) B(6) G(8) I(7) D(9) F(6) K(6) H(3) E(8) C(8) CV găng To Tmin Cbiên T có thể giảm T thực tế giảm C tăng thêm A 10 7 7 3 3 21 C 8 5 5 3 3 15 G 8 6 10 2 2 20 I 7 4 11 3 - - K 6 5 18 1 - - T = 39 tuần C = 987 tr.đ 41 7 6 53 2A(7) B(6) G(6) I(7) D(9) F(6) K(6) H(3) E(8) C(5) CV găng To Tmin Cbiên T có thể giảm T thực tế giảm C tăng thêm B 6 2 6 4 2 12 E 8 5 9 3 - - G 8 6 10 2 - - I 7 4 11 3 - - K 6 5 18 1 - - T = 33 tuần C = 983 tr.đ P/a điều chỉnh 1 241 7 6 53 A(7) B(4) G(6) I(7) D(9) F(6) K(6) H(3) E(8) C(5) CV găng To Tmin Cbiên T có thể giảm T thực tế giảm C tăng thêm B 6 2 6 4 2 12 E 8 5 9 3 - - G 8 6 10 2 - - I 7 4 11 3 - - K 6 5 18 1 - - T = 31 tuần C = 975 tr.đ P/a điều chỉnh 2 Mô hình chi phí cực tiểu Phương án bình thường To; Co Phương án đẩy nhanh Tmin; Cmax Phương án điều chỉnh Tmin; C đc< Cmax Kéo dài dij (ij: công việc không găng) Giảm chi phí Công việc không găng Các bước thực hiện  Tính thời gian dự trữ của các công việc theo phương án đẩy nhanh  Xác định các công việc không găng  Kéo dài thời gian thực hiện các công việc không găng nếu còn thời gian dự trữ  Tính chi phí tiết kiệm được do tác động đến thời gian dự trữ của các công việc không găng CV To Tmin Cbiên dIJ T kéo dài C tiết kiệm A 10 7 7 0 B 6 2 6 0 0 C 8 5 5 0 D 9 8 20 8 1 20 E 8 5 9 5 3 27 F 6 4 8 6 2 16 G 8 6 10 0 H 3 2 15 7 1 15 I 7 4 11 0 K 6 5 18 0 Ví dụ Cho VD như trước, p/a bình thường có T = 39 tuần, p/a đẩy nhanh có T = 27 tuần P/a điều chỉnh mới có T = 27 tuần, C = 998 tr.đ (giảm 78 tr.đ) Những vấn đề mấu chốt  Khi phân bổ nguồn lực cần chú ý đến những vấn đề gì?  Có những cách phân bổ nguồn lực như thế nào? Được sử dụng trong các trường hợp nào?