Quản trị kinh doanh - Chương 11: Quản trị sự thay đổi

1-1 Chương 11: QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI 1-2 MỤC TIÊU CỦA CHƯƠNG Sau khi kết thúc chương này, người học có thể: ● Hiểu được khái lược về quản trị sự thay đổi ● Hiểu được các nội dung chủ yếu của quản trị sự thay đổi 1-3 Các nội dung chính 1. KHÁI LƯỢC VỀ QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI 2. NHỮNG NỘI DUNG CHỦ YẾU CỦA QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI 3. KHÁI LƯỢC VỀ THAY ĐỔI CỦA DOANH NGHIỆP 4. QUÁ TRÌNH PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC CỦA DOANH NGHIỆP 1-4 1. Khái lược về quản trị sự thay đổi 1.1 Khái niệm quản trị sự thay đổi •Quản trị sự thay đổi là tổng hợp các hoạt động quản trị chủ động phát hiện, thúc đẩy và điều khiển quá trình thay đổi của doanh nghiệp phù hợp với những biến động của môi trường kinh doanh, đảm bảo cho doanh nghiệp phát triển trong môi trường kinh doanh biến động. 1.2 Sự cần thiết phải quản trị sự thay đổi •Những tiến bộ về kỹ thuật, công nghệ, những thay đổi về nhu cầu của NTD, khuynh hướng toàn cầu hóa KD và vấn đề bảo vệ môi trường, đã tạo ra áp lực mạnh mẽ đòi hỏi DN phải đổi mới hoạt động KD và cung cách QT. •Quản trị sự thay đổi giúp cho các doanh nghiệp thực hiện sự thay đổi chủ động, đúng hướng và đúng thời điểm cần thiết 1-5 1-6 1.3 Các áp lực thúc đẩy và cản trở thay đổi Áp lực thúc đẩy sự thay đổi Áp lực cản trở sự thay đổi 1. Áp lực cạnh tranh 2. Áp lực mang tính tổ chức 3. Áp lực thuộc phạm vị môi trường quốc tế và kinh tế quốc dân 1. Áp lực cá nhân 2. Áp lực mang tính tổ chức 3. Áp lực thuộc môi trường kinh tế quốc tế 1-7 2 Những nội dung chủ yếu của quản trị sự thay đổi 2.1 Tiến trình thay đổi Bước 1: Đánh giá những thay đổi của môi trường Bước 2: Xác định khoảng cách giữa kết quả đạt được và mục tiêu đặt ra Bước 3: Chẩn đoán những vấn đề cần thay đổi của doanh nghiệp Bước 4: Nhận diện và phân tích những lực lượng ủng hộ và chống đối sự thay đổi Bước 5: Thiết lập các mục tiêu của sự thay đổi Bước 6: Tìm kiếm các giải pháp cho sự thay đổi Bước 7: Thực hiện sự thay đổi Bước 8: Tiếp tục sự thay đổi 1-8 2.2 Phát hiện và nghiên cứu sự thay đổi 2.2.1 Phân tích hiện trạng, phát hiện sự thay đổi •Phân tích, đánh giá những thay đổi của môi trường •Môi trường kinh doanh của DN bao gồm môi trường bên trong và môi trường bên ngoài •Đối với môi trường bên ngoài cần quan tâm phân tích sự thay đổi các yếu tố như: chính trị, văn hóa, tiến bộ kĩ thuật-công nghệ, thị trường lao động, tình hình cạnh tranh •Phân tích nguyên nhân dẫn đến khoảng cách chênh lệch giữa kết quả đạt được và mục tiêu đặt ra •Chẩn đoán những vấn đề mà doanh nghiệp cần thay đổi 1-9 2.2.2 Phân tích các lực lượng thúc đẩy và cản trở sự thay đổi 2.2.2.1 Mục đích •Xác định bước đi và các giải pháp cần thiết đảm bảo điều kiện thực hiện thay đổi thành công 2.2.2.2 Nhiệm vụ •Đánh giá đúng đắn, so sánh tương quan giữa các lực lượng thúc đẩy và cản trở sự thay đổi để trả lời câu hỏi: đối tượng nào cần thay đổi? Đã đúng thời điểm thay đổi chưa? •Hình thành bước đầu các giải pháp vượt qua cản trở và khuyến khích lực lượng thúc đẩy thay đổi • Nội dung phân tích (Hình 11.1 trang 418) 1-10 2.2.2.3 Thời điểm và nơi tiến hành •Thời điểm xuất hiện các hiện tượng không bình thường thông qua tài liệu thống kê, báo cáo định kỳ •Phân tích nhu cầu thay đổi cũng như phân tích các lực lượng thúc đẩy và cản trở ở phạm vi chịu tác động của thay đổi 2.2.2.4 Nội dung phân tích •Phân tích nhu cầu thay đổi •Phân tích từng áp lực thúc đẩy và cản trở •Kết luận 2.2.2.5 Yêu cầu •Khách quan, toàn diện •Đầy đủ chứng cứ: thu thập, điều tra bổ sung để có đầy đủ thông tin và xử lý hệ thống thông tin •Áp dụng các phương pháp thích hợp với từng đối tượng 1-11 2.3. Hoạch định sự thay đổi 2.3.1 Căn cứ •Hiện trạng đối tượng cần thay đổi và nhu cầu thay đổi •Kết quả phân tích các lực lượng thúc đẩy và cản trở sự thay đổi 2.3.2 Nội dung 2.3.2.1 Mục tiêu •Phải xác định chính xác và rõ ràng thay đổi nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể nào 2.3.2.2 Xác định đối tượng thay đổi •Thay đổi sẽ diễn ra ở phạm vi nào? Toàn doanh nghiệp hay chỉ ở bộ phận cụ thể nào của DN? 2.3.2.3 Xác định người điều hành, người thực hiện và người liên quan sự thay đổi •Việc xác định chính xác các đối tượng này là điều kiện để thay đổi thành công 1-12 2.3.2.4 Xác định thời điểm tiến hành thay đổi •Bao giờ thì tiến hành thay đổi? •Khi xảy ra khủng hoảng, kinh doanh kém hiệu quả hoặc thậm chí ngay cả khi đang hoạt động tốt 2.3.2.5 Xác định tính công khai của sự thay đổi •Vấn đề đặt ra là sẽ thông báo về sự thay đổi đó với ai? Trong bao lâu? Và ở mức độ nào? 2.3.2.6 Tiến độ thực hiện sự thay đổi •Cần bao nhiêu thời gian lập kế hoạch cho sự thay đổi •Sự thay đổi cần diễn biến nhanh hay chậm thì thuận lợi hơn? •Dự trù bao nhiêu thời gian để tiếp thu cái mới và sửa chữa sai sót (nếu có) •Có bao nhiêu thời gian để thay đổi trong điều kiện nhu cầu khách hàng, cạnh tranh và những điều kiện môi trường hiện có? 2.3.2.7 Xác định các giải pháp cần thiết 1-13 2.4 Một số phương pháp vượt qua cản trở sự thay đổi 2.4.1 Thông cảm và ủng hộ •Phải tìm hiểu mọi người chấp nhận sự thay đổi như thế nào? •Họ có khó khăn gì? Nguyên nhân nào gây nên sự ngần ngại của họ? 2.4.2 Giáo dục và thông tin •Mọi người ngần ngại thay đổi khi không chắc chắn về kết quả của nó •Thiếu thông tin phù hợp chính là nguồn gốc của mọi lời đồn đại, gây ảnh hưởng không tốt tới quá trình thay đổi •Các NQT cần giải thích nhu cầu của sự thay đổi, những cái sẽ xảy ra và nó sẽ ảnh hưởng như thế nào tới mỗi người, 2.4.3 Sử dụng quyền lực 2.4.4 Lôi cuốn sự tham gia và nhiệt tình của mỗi cá nhân 2.4.5 Sử dụng ảnh hưởng của nhóm đồng sự (trang 436) 1-14 2.5 Tổ chức thực hiện sự thay đổi 2.5.1 Thực hiện sự thay đổi 2.5.1.1 Truyền đạt sự thay đổi •Những nội dung cơ bản của kế hoạch thay đổi cần được thông tin sớm đến những người liên quan 2.5.1.2 Chi tiết hóa các kế hoạch hành động •Mục tiêu chính của hành động này là xác định và sắp xếp những hành động cụ thể cần phải tiến hành để quá trình thay đổi có thể diễn ra thành công 2.5.1.3 Tạo cơ cấu quản trị phù hợp •Quá trình thay đổi thường khó xác định một cách rõ ràng, vì vậy nó thường đòi hỏi phải có một cơ cấu quản trị đặc biệt •Trong cơ cấu này cần thu hút những người có quyền huy động nguồn lực để thúc đẩy sự thay đổi, có uy tín lãnh đạo, có kỹ năng quan hệ để định hướng và QT quá trình thay đổi 1-15 2.5.1.4 Phân công trách nhiệm •Muốn cho chương trình thay đổi thành công cần phải có sự ủng hộ đóng góp của tất cả các thành viên trong doanh nghiệp 2.5.1.5 Khuyến khích sự thay đổi •Để cho chương trình thay đổi thành công các cấp QT cần phải lôi kéo, khuyến khích mọi người tham gia vào quá trình thay đổi 2.5.1.6 Thay đổi văn hóa •Văn hóa doanh nghiệp là hệ thống những giá trị chung, niềm tin, tập quán thuộc về một doanh nghiệp và chúng tác động qua lại với cơ cấu chính thức để hình thành những chuẩn mực hành động mà tất cả mọi thành viên doanh nghiệp noi theo •Hiểu biết về văn hóa doanh nghiệp là rất quan trọng khi thực hiện một chương trình thay đổi và những kết quả đạt được của một chương trình thay đổi sẽ góp phần thay đổi văn hóa doanh nghiệp 1-16 2.5.2 Củng cố sự thay đổi •Giám sát tiến trình thay đổi •Củng cố điểm tựa cho sự thay đổi •Xem xét lại các giả định •Duy trì sự thay đổi 1-17 3. Khái lược về thay đổi của doanh nghiệp 3.1 Một số lí thuyết về thay đổi tổ chức •Thuyết phân tích áp lực của Kurt Lewin (trang 441) •Chiến lược thay đổi kinh nghiệm hợp lý •Chiến lược thay đổi bằng sử dụng quyền lực 3.2 Các hình thức thay đổi của doanh nghiệp •Thay đổi từ từ và thay đổi triệt để •Thay đổi gắn với sự lớn mạnh và thay đổi nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh •Thay đổi căn bản về chất •Cấu trúc lại kd 1-18 4.Quá trình phát triển tổ chức của doanh nghiệp 4.1 Khái lược •Phát triển tổ chức của doanh nghiệp được hiểu là một chiến lược khoa học về hành vi, được vạch ra nhằm hiểu, thay đổi và phát triển lực lượng lao động của doanh nghiệp •Nhấn mạnh đến trọng tâm của sự thay đổi là thay đổi về con người 4.2 Các giả định cho sự phát triển tổ chức •Giả định về con người •Giả định về nhóm •Giả định về tổ chức 4.3 Một số can thiệp nhằm phát triển tổ chức •Can thiệp tương tác •Can thiệp nhóm •Can thiệp giữa các nhóm •Những can thiệp tổ chức