Quản trị kinh doanh - Chương 3: Thiết kế và phân tích công việc

CHƯƠNG 3 THIẾT KẾ VÀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC 1 Khái niệm 2 Nhiệm vụ Vị trí Công việc Nghề Là một hoạt động riêng biệt với một mục đích cụ thể mà mỗi người lao động phải thực hiện Tập hợp các nhiệm vụ mà một người lao động phải thực hiện Tất cả các vị trí giống nhau về mặt nhiệm vụ chính phải thực hiện Những công việc tương tự về nội dung và có liên quan với nhau đòi hỏi người lao động phải có sự hiểu biết đồng bộ về chuyên môn nghiệp vụ, có những kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết để thực hiện Khái niệm Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện tốt công việc 3 Hiệu quả làm việc của nhân viên 4 Hiệu quả làm việc : Tổng thể các yếu tố môi trường làm việc .: Động cơ và động viên .: Khả năng làm việc : Nhận thức của nhân viên về nghĩa vụ và trách nhiệm Ứng dụng của bảng phân tích công việc 5 Tái cơ cấu tổ chức Thu hút, tuyển dụng, bổ nhiệm Phân công giao việc Đào tạo, huấn luyện Đánh giá hiệu quả làm việc Đánh giá năng lực Xác định giá trị công việc Ai sẽ tiến hành phân tích công việc? 6 Chuyên gia bên ngoài Chuyên gia bên trong Người giám sát (cấp trên trực tiếp) Người thực hiện công việc Khi nào cần phân tích công việc 7 Khi tổ chức được thành lập Cải tổ hoặc thay đổi tổ chức Khi có công việc mới Công việc thay đổi do áp dụng công nghệ mới Trình tự thực hiện phân tích công việc 8 Bước 4 Bước 2 Bước 1 Thu thập thông tin Lựa chọn CV tiêu biểu XĐ mục đích sử dụng thông tin Thu thập thông tin cơ bản Kiểm tra lại thông tin Viết các tài liệu công việc Bước 3 Bước 5 Bước 6 Xác định mục đích sử dụng PTCV 9 Yêu cầu : Nắm rõ mục đích của việc phân tích công việc để xác định những thông tin cần thu thập và thiết kế biểu mẫu thu thập thông tin phù hợp Ví dụ: Những thông tin cơ bản cần thu thập trong phân tích công việc 10 Sơ đồ tổ chức, qui trình làm việc Sơ đồ quy trình công nghệ và bảng mô tả công việc cũ Các mối quan hệ trong công việc Nhiệm vụ, trách nhiệm, các hoạt động thực tế của nhân viên tiến hành Máy móc, thiết bị kỹ thuật Tiêu chuẩn đánh giá kết quả Lựa chọn công việc tiêu biểu 11 Trong doanh nghieäp coù nhieàu coâng vieäc gaàn gioáng nhau veà tính chaát, neân chæ choïn nhöõng vieäc , nhöõng coâng vieäc . coù theå suy ra töø ñoù Lựa chọn nhân viên tiêu biểu 12 Người tiêu biểu được chọn là những người thực hiện công việc ở Vì phân tích công việc nhằm xác định những yêu cầu tối thiểu về kiến thức, kỹ năng và năng lực cần có để thực hiện công việc Hiệu quả làm việc Số lượng người Xuất sắc 1 Tốt 2 Đạt yêu cầu 5 Kém 1 Rất kém 1 Thu thập thông tin, dữ liệu về công việc 13 Phỏng vấn Quan sát Điều tra bằng phiếu câu hỏi Nhật ký công việc Tình huống cấp thiết bất ngờ Phỏng vấn 14 Ưu điểm: Phát hiện ra nhiều thông tin Linh hoạt Cho cơ hội giao lưu, giải thích các yêu cầu và chức năng của công việc Nhà quản lý nắm được tâm tư, nguyện vọng của nhân viên Nhân viên nắm được yêu cầu của nhà quản lý Phỏng vấn 15 Nhược điểm: Người phỏng vấn có thể cung cấp các thông tin sai lệch hoặc không muốn trả lời Tốn nhiều thời gian, chi phí để phỏng vấn từng nhân viên Một số hướng dẫn phỏng vấn 16 Người phân tích và giám sát công việc nên .. để xác định những công nhân hiểu về công việc tốt nhất Nhanh chóng thiết lập với người được phỏng vấn Tuân theo hướng dẫn rõ ràng hoặc bảng checklist, có những cho người được phỏng vấn ghi thêm vào Đề nghị nhân viên liệt kê của họ theo thứ tự quan trọng và tần suất xảy ra Sau khi hoàn tất phỏng vấn, xem và kiểm tra lại dữ liệu Bản câu hỏi 17 Bản câu hỏi liệt kê những câu hỏi đã chuẩn bị kỹ lưỡng từ trước: Cấu trúc của các câu hỏi: Cần xoay quanh trọng tâm các vấn đề phải nghiên cứ và bản câu hỏi nên ngắn gọn Cách thức đặt câu hỏi: câu hỏi cần đơn giản, dễ hiểu, dễ trả lời và có thể trả lời ngắn gọn Bản câu hỏi 18 Cách thực hiện: Lập bảng câu hỏi cho các công việc Người người thực hiện công việc trả lời. Người quản lý kiểm tra Người phân tích công việc tổng hợp Nơi thực hiện: Nên để ..thực hiện bản câu hỏi ngay tại Bản câu hỏi 19 Ưu điểm: Có thể thu thập thông tin từ một lượng lớn người lao động. Thu thập thông tin nhanh. Nhược điểm : Có thể cung cấp thông tin sai lệch về nhiệm vụ thực hiện Tốn thời gian và chi phí thiết kế bảng hỏi. Các yêu cầu công việc có thể bị bỏ qua hoặc xem nhẹ do quá tập trung vào phân tích nhiệm vụ Quan sát 20 Trực tiếp quan sát một người hoặc nhóm người làm một công việc từ đầu đến cuối Thông tin thu thập:  ..?  ..?  Bao lâu?  Điều kiện môi trường  Dụng cụ/thiết bị được sử dụng Quan sát 21 Ưu điểm: Cho phép nhà phân tích chỉ ra đầy đủ và chi tiết thời gian, mức độ thường xuyên, tính phức tạp của các nhiệm vụ, trách nhiệm khi thực hiện các công việc khác nhau, các thông tin về điều kiện làm việc và hiệu quả thực hiện công việc Sử dụng hữu hiệu đối với các công việc có thể đo lường, dễ quan sát thấy Đơn gian, dễ thực hiện và chi phí thấp Quan sát 22 Nhược điểm: Có thể cung cấp các thông tin thiếu chính xác do hội chứng Hawthone Không mô tả đầy đủ và sâu sắc công việc. Kiểm tra tính chính xác của thông tin 23 Thông tin thu thập để phân tích công việc cần được kiểm tra lại về mức độ chính xác và đầy đủ thông qua chính các nhân viên thực hiện công việc hoặc các vị lãnh đạo có trách nhiệm giám sát công việc đó Sản phẩm của phân tích công việc 24 Phân tích công việc Bảng mô tả công việc Công việc cụ thể Nhiệm vụ Trách nhiệm Bảng tiêu chuẩn công việc Kiến thức Khả năng Kỹ năng Sản phẩm của phân tích công việc 25 Bảng tiêu chuẩn công việc Là bảng thông tin liên quan đến người thực hiện công việc như tuổi tác, giới tính, trình độ học vấn, chuyên môn, các kỹ năng cá nhân, ngoại hình, ngoại ngữ Bảng mô tả công việc Là bảng thông tin liên quan đến quyền hạn, trách nhiệm, quyền lợi, nghĩa vụ của người thực hiện công việc, điều kiện làm việc, các mối quan hệ cần thiết, kết quả công việc khi hoàn thành Nội dung bảng mô tả công việc 26 Nhận diện công việc Tóm tắt công việc Các mối quan hệ Chức năng, trách nhiệm Quyền hạn Tiêu chuẩn mẫu Điều kiện làm việc Nhận diện công việc 27 Tên công việc Mã số của công việc Cấp bậc công việc Nhân viên thực hiện công việc Cán bộ lãnh đạo, giám sát tình hình thực hiện công việc Người thực hiện và người phê duyệt bảng mô tả công việc Tóm tắt công việc 28 Mô tả bản chất chung của công việc Liệt kê những chức năng hoặc hoạt động chính Các mối quan hệ trong công việc 29 Ai là người quản lý trực tiếp? Trực tiếp quản lý ai? Về vấn đề gì? Quan hệ đồng nghiệp? Quan hệ bên ngoài theo từng chức năng công việc? Kết quả cần có cho các mối quan hệ công việc này là gì? Chức năng nghiệp vụ 30 Chức năng nghiệp vụ A B C D E G Tham mưu, thiết lập chiến lược chính sách, kế hoạch Thực hiện và phối hợp thực hiện Tư vấn, hướng dẫn Kiểm tra, giám sát Thống kê tổng hợp Quản lý bộ phận Các tiêu chuẩn thực hiện và điều kiện làm việc 31 Tiêu chuẩn thực hiện Liệt kê những tiêu chuẩn nhà quản lý kỳ vọng nhân viên hoàn thành dựa trên mỗi phần mô tả các trách nhiệm và nhiệm vụ của công việc Điều kiện làm việc Liệt kê những điều kiện làm việc đặc biệt như tăng ca, môi trường ô nhiễm,.. Bảng tiêu chuẩn công việc 32 Trình bày các điều kiện, tiêu chuẩn có thể chấp nhận được mà một người cần phải có để hoàn thành một công việc nhất định nào đó Kiến thức về công việc 33 1.Yêu cầu đào tạo chuyên môn để thực hiện tốt công việc 2.Yêu cầu đào tạo nghiệp vụ Kỹ năng làm việc 34 1 Ngoại ngữ 2 Máy móc thiết bị 3 Kỹ năng làm việc với thông tin dữ liệu 4 Kỹ năng làm việc với người khác 5 Kỹ năng quản lý công việc Yêu cầu khả năng 35 1. Kinh nghiệm 2. Phẩm chất cá nhân XIN CẢM ƠN SỰ CHÚ Ý LẮNG NGHE ! 36