Tìm hiểu 3 báo cáo bản tài chính chủ yếu

Tìm hiểu 3 bản báo cáo tài chính chủ yếu Bảng cân đối kế toán Bảng cân đối kế toán là một bản báo cáo tại một thời điểm nào đó. Hãy xem nó như là một bức ảnh chụp nhanh tại một thời điểm. Đó là một danh sách các khoản có và khoản nợ và sự khác biệt giữa hai con số này trong phần vốn đầu tư của bạn trong doanh nghiệp. Bạn sẽ thấy ví dụ về một bảng cân đối kế toán được chia thành 2 phần chính. Phần đầu tiên là “Tài sản có” và phần thứ hai là “Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu” Thứ tự chung trong một bảng cân đối kế toán là nó đi từ những điều nhẹ nhàng và êm dịu nhất tới những điều khó chịu nhất. Nói cách khác, dưới mục “tài sản có” là những mục nhỏ như “tài sản/vốn lưu động” và điều đầu tiên là tiền mặt bởi vì nó là cái ngon lành nhất trong khối tài sản có của bạn. Sau phần tiền mặt là đến các khoản phải thu thể hiện số tiền mà khách hàng đang nợ bạn. Khi bạn nhận được tiền thì khoản phải thu chuyển thành tiền mặt. Tiếp theo trong mục tài sản có là phần về “tồn kho”. Do tồn kho không được dễ chịu bằng tiền mặt hay khoản phải thu nên trong bảng cân đối kế toán nó phải nằm dưới hai phần trên. Tiếp sau phần tài sản lưu động là phần tài sản và máy móc thiết bị thường đi theo nó là chi phí. Bạn cũng sẽ nhận thấy phần “khấu hao” trong bảng cân đối kế toán do kế toán chuẩn bị. Khấu hao là chi phí không bằng tiền mặt và chẳng có gì khác ngoài việc ghi giảm giá trị của nó theo thời gian. Một lý do để bản báo cáo tài chính này được gọi là “bảng cân đối kế toán” bởi vì tài sản có luôn cân bằng với nợ phải trả và vốn chủ sở hữu. Điều này gọi là nguyên tắc ghi sổ kép và là một công việc được thực hiện ở hầu hết các doanh nghiệp khác. Lý do để việc ghi sổ kép được coi là tiêu chuẩn vàng trong kế toán là nó đóng vai trò kiểm tra nhằm đảm bảo một giao dịch đã được ghi chép lại một cách chính xác. Ví dụ, cái đầu tiên mà bạn mua là 1 cái bàn. Bạn đã có 1 tài sản về thiết bị văn phòng. Nếu bạn thanh toán bằng tiền mặt, bạn sẽ không có khoản nợ nào cho nên nó được gọi là vốn đầu tư của bạn (ở phần kia của cuốn sổ cái). Tương tự như vậy, các giao dịch khác sẽ tăng lượng tài sản có và/hoặc tăng khỏan nợ hoặc vốn đầu tư. Ví dụ, nhìn vào bảng cân đối kế toán mà chúng tôi đưa ra làm ví dụ thì có thể thấy rằng trong mục phần nợ phải trả ngắn hạn (một lần nữa lại theo trật tự từ dễ chịu đến khó chịu) các khoản mà bạn phải trả là những khoản được liệt kê đầu tiên. Sau đó là đến các khoản gọi là “nợ cộng dồn” thường là khoản thuế trên bảng lương và thuế doanh thu mà có thể trong vòng 1 đến 2 tháng tới chưa đến hạn phải trả. Cũng nằm trong mục nợ phải trả ngắn hạn là các khoản nợ phải trả trong thời hạn một năm. Vì vậy các khoản thanh toán trong 12 tháng cho các thiết bị có thể được xem như là một khoản nợ ngắn hạn. Kế tiếp là đến khoản nợ dài hạn, những khỏan có thời hạn trả ở những năm tiếp theo. Tiếp sau mục tổng các khoản phải trả là đến phần “vốn chủ sở hữu”, đó là phần lãi suất của chủ đầu tư trong doanh nghiệp. Nếu chúng ta tính tổng tài sản của doanh nghiệp là $37000 và trừ đi số nợ phải trả thì khoản còn lại là $19000. Trong số $19000 này thì $13000 là từ thu nhập trước đây và $6000 là từ kỳ kế toán hiện tại và vì vậy kết quả cân đối là $37000 cho cả tài sản có và các khoản phải trả cộng với vốn chủ sở hữu. Khi ngân hàng xem xét một bản báo cáo tài chính, họ quan tâm tới nhiều hệ số tài chính khác nhau. Các hệ số tài chính giúp thể hiện sức mạnh tài chính của một doanh nghiệp và cách doanh nghiệp tiến hành để thanh toán các khoản vay. Ví dụ, hệ số ngắn hạn là tỷ số giữa tài sản lưu động và nợ ngắn hạn. Nếu tài sản lưu động của bạn nhỏ hơn nợ ngắn hạn, một chiếc cờ đỏ sẽ được dựng lên bởi vì nó cho thấy có 1 nguy cơ không trả được trong năm hiện tại. Mỗi lĩnh vực có một mức hệ số khác nhau. Bạn có thể so sánh hệ số của doanh nghiệp của mình với các doanh nghiệp khác trong cùng lĩnh vực. Ngân hàng có lẽ sẽ quan tâm tới vốn chủ sở hữu của bạn nhất. Báo cáo thu nhập (còn được gọi là Báo cáo Lãi/Lỗ) Không giống như bảng cân đối kế toán, báo cáo thu nhập cho một khoảng thời gian nhất định thường là hàng tháng hoặc hàng quý. Thông thường các thông số cộng dồn đến thời điểm đó cũng được nêu nhằm thể hiện hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong năm. Trong ví dụ được nêu ra ở đây, bản báo cáo tài chính này là cho thời gian nửa năm và nó thể hiện họat động của tháng này cũng như tổng số từ đầu năm đến giờ là 5 tháng cộng với tháng này là thành tổng số 6 tháng. Bản báo cáo thu nhập và bảng cân đối kế toán thường đi kèm với nhau. Quay trở lại bảng cân đối kế toán bạn sẽ thấy mức nhu nhập ngắn hạn là $6000. Bản báo cáo thu nhập cũng thể hiện con số là $6000, đó là lợi nhuận của 6 tháng trước. Bản báo cáo thu nhập của bạn cho thấy nhiều thông tin giá trị. Bạn sẽ thấy một phần dành cho bán hàng cũng như phần chi tiết của tất cả các chi phí để tính ra lợi nhuận ròng của thời kỳ này. Báo cáo tài chính của bạn càng mới thì mức giá trị càng cao. Nếu bạn phát hiện ra một xu hướng phát triển xấu, bạn có thể hành động ngay. Các chương trình máy tính cũng có thể tạo ra các bản báo cáo tài chính với chỉ một lần nhấn phím, đó là lý do tại sao bạn cần có kỹ năng sử dụng máy vi tính và phần mềm phù hợp với loại hình doanh nghiệp của bạn. Kiểm soát dòng tiền mặt Tiền mặt là nhiên liệu cho doanh nghiệp cũng giống như nhiên liệu giúp cho máy bay hoạt động. Phi công cần dự tính một cách chính xác lượng nhiên liệu cần tới. Bạn cần phải chú ý ở mức độ tương tự trong việc kiểm soát dòng tiền mặt bởi vì nếu ở bất kỳ thời điểm nào trong tương lai bạn hết nhiên liệu thì giống như phi công bạn sẽ gặp phải một vấn đề LỚN. Kiểm soát dòng tiền mặt là một phương pháp đơn giản dự tính nhu cầu tiền mặt của bạn trong tương lai. Một báo cáo thu nhập cho các kỳ tương lai được chỉnh sửa để chỉ thể hiện tiền mặt: lượng tiền vào và ra và mức cân bằng tiền mặt là bao nhiêu ở cuối kỳ xác định. Đây là một công cụ tuyệt vời vì bạn có thể dự đoán những nhu cầu của mình trong tương lai trước khi các nhu cầu này xuất hiện. Trong việc kiểm soát dòng tiền mặt, với mỗi khoảng thời gian cách quãng, bạn đưa ra những ước lượng vừa phải đối với những nguồn tiền mặt (VÀO) và những khoản chi phí (RA). Sử dụng những số liệu thấp và vừa phải cho các khoản VÀO và sử dụng những số liệu cao khi ước lượng cho những khoản RA. Với thời gian đầu (tạm cho là 1 tháng) bạn bắt đầu với khoản tiền mặt mà hiện nay bạn đang có. Để làm điều này bạn cộng các khoản VÀO và trừ đi các khoản RA và có được kết quả về lượng tiền mặt vào cuối tháng. Lượng tiền mặt có vào cuối tháng này sẽ là lượng tiền mặt bắt đầu cho tháng tiếp theo. Bảng kê trình bày việc kiểm soát dòng tiền mặt cho thấy rằng lượng tiền mặt cuối kỳ đầu tiên trở thành số đầu kỳ cho kỳ thứ hai. Lượng tiền mặt cuối kỳ thứ hai trở thành đầu kỳ của kỳ thứ ba và cứ như thế. Việc dự đoán của bạn cần thực hiện cho thời gian 12 tháng tới. Việc dự đoán sẽ là một công cụ hữu ích cho bạn trong việc thu xếp tài chính trước khi được yêu cầu bằng việc trình bày cho ngân hàng rằng bạn đủ khả năng thanh toán bằng tiền mặt trong tương lai. Bạn có thể sử dụng mẫu kiểm soát dòng tiền đơn giản này để đưa ra dự đoán về dòng tiền cho những hoạt động kinh doanh mà bạn đang có trong đầu. Nó thật đơn giản nhưng cũng rất có giá trị!