Tình hình hoạt động của công ty cổ phần xuất nhập khẩu An Giang Angimex

LỜI CẢM ƠN ---oOo--- Chúng em xin chân thành cảm ơn Ban Giám Hiệu trường Đại Học An Giang, Ban Chủ Nhiệm Khoa Kỹ Thuật – Công Nghệ - Môi Trường đã tạo cơ hội cho chúng em tiếp xúc với thực tế, biết được quy trình thực tế hoạt động như thế nào, chúng em cũng chân thành cảm ơn các Thầy Cô đã tận tình giúp chúng em, tận tụy truyền đạt những kiến thức quý báo trong suốt chặng đường qua, giúp cho chúng em có được kiến thức trang bị sau này. Chúng em cảm ơn Thầy Hồ Nhã Phong giảng viên trực tiếp hướng dẫn, và các Thầy Cô trong Khoa đã tận tình hướng dẫn chúng em hoàn thành đề tài này. Xin cảm ơn lãnh đạo Công ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu An Giang (ANGIMEX) đã tạo điều kiện cho chúng em thực tập, và đặc biệt là Anh Nguyễn Quang Duy là người trực tiếp hướng dẫn chúng em thực tập tại cơ quan và giúp chúng em hoàn thành đề tài thực tập này một cách tốt đẹp. Xin chân thành các bạn trong lớp, các anh chị khóa trước đã nhiệt tình giúp đỡ chúng em trong quãng đường dài đã qua, đã giúp chúng em có được những bài học kinh nghiệm về sau. Long Xuyên Ngày 24 Tháng 2 Năm 2009 Nhóm sinh viên thực hiện: Nguyễn Hữu Tình – MSSV: DTH051109 Châu Trần Trúc Ly – MSSV: DTH051093 Nguyễn Hoàng Trọng Lộc – MSSV: DTH051092 Trần Thị Thùy Linh – MSSV: DTH051091 ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ CỦA KHOA MỤC LỤC ˜v™ DANH MỤC HÌNH ˜v™ Hình 1. Biểu đồ usecase hệ thống 43 Hình 2. Biểu đồ usecase help 43 Hình 3. Biểu đồ usecase mô tả công việc 44 Hình 4. Biểu đồ usecase mục tiêu công việc 44 Hình 5. Biểu đồ usecase tiêu chí hoàn thành công việc 45 Hình 6. Biểu đồ usecase tiêu chí đánh giá năng lực 45 Hình 7. Biểu đồ usecase thống kê-báo cáo 46 Hình 8. Biểu đồ usecase nhân viên 46 Hình 9. Biểu đồ usecase thông tin nhân viên 47 Hình 10. Biểu đồ usecase hồ sơ dữ liệu 47 Hình 11. Biểu đồ tuần tự đăng nhập hệ thống 48 Hình 12. Biểu đồ tuần tự quản lý thông tin nhân viên 49 Hình 13. Biểu đồ tuần tự quản lý danh sách phòng ban 50 Hình 14. Biểu đồ tuần tự quản lý mục tiêu công việc 50 Hình 15. Biểu đồ tuần tự quản lý bảng mô tả công việc 51 Hình 16. Biểu đồ tuần tự quản lý khối lượng công việc 52 Hình 17. Biểu đồ tuần tự quản lý chất lượng công việc 53 Hình 18. Biểu đồ tuần tự quản lý tiêu chí định tính 54 Hình 19. Biểu đồ tuần tự quản lý tiêu chí định lượng 55 Hình 20. Biểu đồ lớp 56 Hình 21. Cơ sở dữ liệu và mối quan hệ 58 Hình 22. Giao diện đăng nhập hệ thống 64 Hình 23. Giao diện chính 65 Hình 24. Giao diện form Mục tiêu công việc 65 Hình 25. Giao diện form Quy trình công việc 66 Hình 26. Giao diện form Bảng mô tả công việc 66 Hình 27. Giao diện form Tiêu chí đánh giá năng lực (Tiêu chí định tính) 67 Hình 28. Giao diện form Tiêu chí đánh giá năng lực (Tiêu chí định lượng) 67 Hình 29. Giao diện form Tiêu chí hoàn thành công việc (Khối lượng công việc) 68 Hình 30. Giao diện form Tiêu chí hoàn thành công việc (Chất lượng công việc) 68 Hình 31. Giao diện form Thông tin nhân viên 69 Hình 32. Giao diện form Hồ sơ giao việc 69 Hình 33. Giao diện form Chức danh 70 Hình 34. Giao diện form Phòng ban 70 Hình 35. Giao diện form Phân quyền 71 Hình 36. Giao diện form Đổi mật khẩu 71 Hình 37. Giao diện form Phương thức báo cáo 72 Hình 38. Giao diện form Báo cáo danh sách nhân viên 72 LỊCH LÀM VIỆC ˜v™ Nhóm sinh viên thực hiện: Nguyễn Hữu Tình Châu Trần Trúc Ly Nguyễn Hoàng Trọng Lộc Trần Thị Thùy Linh Cơ quan thực tập: Công ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu An Giang - ANGIMEX Họ và tên giảng viên hướng dẫn: HỒ NHà PHONG Thời gian thực tập, từ ngày 02 tháng 02 năm 2009 đến ngày 06 tháng 04 năm 2009 Tuần Nội dung công việc được giao Tự nhận xét về mức độ hoàn thành Nhận xét của GV hướng dẫn Chữ ký của GVHD 1 Từ ngày 02/02/2009 đến ngày 09/02/2009 - Tìm hiểu về công ty thực tập - Thu thập các yêu cầu - Xây dựng đề cương tổng quát - Gởi lịch làm việc và đề cương cho GVHD. Tốt 2 Từ ngày 10/02/2009 đến ngày 17/02/2009 - Mô tả tổng quan hệ thống - Phân tích yêu cầu - Phân tích dữ liệu bước đầu. - Gởi bảng phân tích cho GVHD Tốt 3 Từ ngày 18/02/2009 đến ngày 25/02/2009 - Xây dựng các mô hình UML + Usecase Diagram. + Class Diagram. + Sequence Diagram Khá 4 Từ ngày 26/02/2009 đến ngày 05/03/2009 - Xây dựng các ràng buộc toàn vẹn. Tốt 5 Từ ngày 06/03/2009 đến ngày 13/03/2009 - Kiểm tra giao diện, cơ sở dữ liệu hoàn chỉnh. - Gởi cơ sở dữ liệu cho GVHD - Code module Danh mục Tốt 6 Từ ngày 14/03/2009 đến ngày 21/03/2009 - Tiến hành viết báo cáo Tốt 7 Từ ngày 22/03/2009 đến ngày 29/03/2009 - Kiểm tra bắt lỗi - Viết báo cáo (tt) - Kiểm tra bắt lỗi Tốt 8 Từ ngày 30/03/2009 đến ngày 06/04/2009 - Gởi bản báo cáo nháp cho GVHD. - Viết file Help - Chỉnh sửa lại bài báo cáo để nộp cho khoa. Làm file Powerpoint để báo cáo. Tốt  A. BÁO CÁO KẾT QUẢ TÌM HIỂU CƠ QUAN THỰC TẬP ˜v™ I. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU AN GIANG ANGIMEX: Tên doanh nghiệp: CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU AN GIANG Tên giao dịch quốc tế: AN GIANG IMPORT – EXPORT COMPANY Tên viết tắt: ANGIMEX Tiền thân: CÔNG TY NGOẠI THƯƠNG AN GIANG Ngày thành lập: 23/07/1976 Trụ sở chính: số 1, đường Ngô Gia Tự phường Mỹ Long, thành phố Long Xuyên, tỉnh An Giang Điện thoại: (84)(76) 3841548 – 841048 – 841286 Fax: (84)(0763)843239 Email: rice@angimex.com.vn Website: www.angimex.com.vn Mã số thuế: 1600230737-1 Lĩnh vực hoạt động: tổ chức thu mua, chế biến lúa gạo tiêu thụ nội địa, cung ứng xuất khẩu trực tiếp. Ngoài ra, ANGIMEX còn kinh doanh các mặt hàng tiêu dùng, điện máy, thực phẩm công nghệ, giáo dục đào tạo,… Doanh nghiệp xuất khẩu uy tín các năm 2004, 2005, 2006, 2007. II. SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY ANGIMEX: Ngày 23/07/1976, Uỷ Ban Nhân Dân tỉnh An Giang ban hành quyết định số 73/QĐ-76, do Chủ tịch Trần Tấn Thời ký, thành lập công ty Ngoại thương An Giang. Tháng 9/1976, công ty chính thức đưa vào hoạt động ở trụ sở đặt tại Châu Đốc Năm 1979: đổi tên thành công ty Liên hợp xuất nhập khẩu tỉnh An Giang, trụ sở ở thị xã Long Xuyên Năm 1981: nhận bằng khen của sở Ngoại thương Năm 1982: Nhận Cờ thi đua xuất sắc ở 9 tỉnh đồng bằng sông Cửu Long. Thành lập Trạm giao nhận TP. Hồ Chí Minh (nay là chi nhánh TP.HCM) Năm 1983: Đón nhận Huân chương lao động hạng 3. Năm 1985: Đón nhận Huân chương lao động hạng 2. Năm 1988: Đổi tên thành Liên hiệp Công ty Xuất Nhập Khẩu tỉnh An Giang. Năm 1989: Nhận Cờ luân lưu của Hội đồng Bộ trưởng tặng đơn vị dẫn đầu ngành Ngoại thương. Năm 1990: Nhận Cờ thi đua xuất sắc của Bộ Thương mại. Năm 1991: Thành lập Công ty liên doanh ANGIMEX – KITOKU. Nhận cờ thi đua xuất sắc của Bộ Nội vụ. Năm 1992: Đổi tên thành Công ty Xuất Nhập Khẩu An Giang. Năm 1995: Đón nhận Huân chương lao động hạng 1. Năm 1998: Được Bộ Thương Mại cấp giấy phép xuất nhập khẩu trực tiếp. Thành lập đại lý ủy nhiệm đầu tiên của hãng Honda. Năm 2004: Thành lập Trung tâm Phát triển Công nghệ thông tin NIIT – ANGIMEX. Năm 2005: Đón nhận chứng chỉ ISO 9001 – 2000. Khai trương đại lý điện thoại S-Fone – ANGIMEX. Năm 2007: Được bình chọn 500 doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam. Năm 2008: Chính thức chuyển đổi thành công ty cổ phần. Ban kiểm soát Hội đồng cổ đông Tổng Giám Đốc Phó Tổng Giám Đốc Chi nhánh văn phòng TP HCM Phòng Hành chánh–Pháp lý Phòng Nhân Sự Phòng Kế Toán Tài Chính Phòng Phát triển chiến lược Kinh Doanh Gạo Trung tâm Honda Angimex Trung Tâm KDTH Trung Tâm Đào Tạo Phòng Bán Hàng Phòng ĐH Kế Hoạch Lương Thực CN LT Long Xuyên CN LT Thoại Sơn Cửa Hàng Honda Long Xuyên Cửa Hàng Honda Angimex 3 BP Kinh Doanh Phân Bón BP Kinh Doanh Thức Ăn Thủy sản XN SX & KD Gạo An Toàn III. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC: III. NỘI DUNG CÔNG VIỆC ĐƯỢC PHÂN CÔNG: - Tìm hiểu hồ sơ giao việc của công ty thông qua cán bộ hướng dẫn. - Xây dựng phần mềm Quản lý hồ sơ giao việc ứng dụng cho công ty cổ phần xuất nhập khẩu An Giang (ANGIMEX). B. TỔNG QUAN HỆ THỐNG ˜v™ I. GIỚI THIỆU: Việc tin học hóa ở các cơ quan, tổ chức, công ty ngày càng phổ biến nhưng mức độ của nó chỉ dừng lại ở những việc: quản lý nhân sự, quản lý tiền lương, hợp đồng…Nhưng hiện nay trong thời đại kinh tế thị trường hội nhập đòi hỏi tốc độ làm việc ngày càng cao, công việc ngày càng nhiều mà yêu cầu về hiệu quả của nó phải nhanh chóng, chính xác. Hàng năm, hàng quý mỗi cơ quan công ty phải đề ra những mục tiêu công việc phải đạt tới, bảng mô tả công việc cho từng bộ phận nói chung cũng như cho từng nhân viên (nhân viên mới, nhân viên cũ) ở từng mức độ khác nhau, rồi tiêu chí đánh giá năng lực, tiêu chí hoàn thành công việc. Thời gian và nhân lực chúng ta bỏ vào đó không phải ít, với thực trạng như vậy thì việc tin học hóa các hoạt động trong quản lý hồ sơ giao việc gồm: Mục tiêu công việc, Các quy trình công việc, Bảng mô tả công việc, Tiêu chí năng lực (ASK), Tiêu chí hoàn thành công việc (KPI) để có thể tiết kiệm được thời gian công sức cũng như tiền bạc. Đây cũng chính là lý do mà nhóm chúng em chọn đề tài này”Quản Lý Hồ Sơ Giao Việc”. Với chương trình này, các nhà quản lý có thể kiểm tra, theo dõi tình hình công việc nhân viên của công ty mình, có thể điều chỉnh thay đổi một cách hợp lý và nhanh chóng. Bên cạnh đó còn giúp cho các nhà quản lý tiết kiệm được khá nhiều thời gian chi phí để lưu trữ dữ liệu. Giúp cho công ty hoạt động ổn định và hiệu quả. 1. Hiện trạng bài toán: Hệ thống quản lý hồ sơ giao việc của Công ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu An Giang ANGIMEX có các chức năng sau: Quản trị hệ thống: - Sao lưu dữ liệu. - Phục hồi dữ liệu. - Thông tin công ty. - Nhật ký: Thông tin hoạt động của phần mềm. - Phân quyền: cho phép người dùng đăng nhập hệ thống, tương ứng với từng chức vụ sẽ có quyền khác nhau. - Thay đổi giao diện: cho phép người dùng thay đổi giao diện theo sở thích. 1.2 Quản lý: 1.2.1 Quản lý thông tin nhân viên: - Quản lý thông tin chi tiết của từng nhân viên: Mã nhân viên, Mã phòng ban, Họ tên, Ngày sinh… - Quản lý thông tin hồ sơ của từng nhân viên: Mỗi mã nhân viên sẽ có những thông tin về hồ sơ tương ứng với nhân viên đó, nhân viên chỉ được xem thông tin hồ sơ của riêng mình. - Quản lý thông tin ý kiến: Quản lý ý kiến của nhân viên về hồ sơ hoặc là thông tin của công ty. 1.2.2 Quản lý hồ sơ dữ liệu: - Quản lý tất cả các thông tin về hồ sơ giao việc như mục tiêu công việc, bảng mô tả công việc…. tương ứng sẽ được giao cho mỗi nhân viên. 1.2.3 Quản lý phòng ban: - Quản lý thông tin chi tiết của từng phòng ban: Mã phòng ban, Tên phòng ban… 1.2.4 Quản lý chức danh: - Quản lý thông tin chi tiết các chức danh của từng nhân viên: Mã chức danh, Tên chức danh, Quyền. 1.2.5 Quản lý danh sách nhân viên thôi việc: - Quản lý thông tin nhân viên thôi việc: Mã nhân viên, Tên nhân viên, Nhân viên phụ trách, Lý do thôi việc. 1.2.6 Quản lý danh sách nhân viên hoàn thành công việc: - Quản lý danh sách nhân viên đã hoàn thành hồ sơ giao việc: Họ tên nhân viên, Hồ sơ, Ngày hoàn thành. 1.3 Nghiệp vụ: 1.3.1 Thông tin mục tiêu công việc: Ä Tại sao phải làm ? (WHY) Quản lý thông tin tại sao phải vận hành bộ hồ sơ giao việc do đơn vị đưa xuống với thông tin như: Mã WHY, nội dung, mã mục tiêu, mã WHAT, người thiết lập, người phê duyệt, lý do mục tiêu, duyệt. Ä Làm cái gì ? (WHAT) Quản lý các thông tin cần phải làm công việc gì, lập các lịch trình thực hiện và thời gian thực hiện theo các bước công việc do cá nhân làm như: Mã WHAT, Mã HOW, mã mục tiêu, lập lịch trình thực hiện, lập lịch thời gian. Ä Làm như thế nào ? (HOW) Thông tin các công việc cần phải làm như thế nào do cá nhân lập với thông tin: Mã HOW, nội dung thực hiện công việc, tiến trình thực hiện các bước công việc. 1.3.2 Thông tin quy trình công việc: Đính kèm văn bản mô tả các quy trình công việc bằng file word 1.3.3 Thông tin mô tả công việc: Quản lý thông tin chi tiết công việc: Mã bảng mô tả, mã chức danh, người ban hành, người soạn thảo, bảng mô tả, trách nhiệm, nhiệm vụ….. 1.3.4 Thông tin tiêu chí đánh giá năng lực: Ä Quản lý thông tin tiêu chí đánh giá định tính: Quản lý năng lực làm việc của từng nhân viên trong đó là nhiệm vụ chính hoạch định các chiến lược, xây dựng, quản lý hệ thống và thái độ, kỷ năng làm việc. Ä Quản lý thông tin tiêu chí đánh giá định lượng: Quản lý tiêu chí đánh giá thông qua các mô tả thái độ, kỷ năng làm việc. 1.3.5 Thông tin tiêu chí hoàn thành công việc: Ä Thông tin khối lượng công việc: Quản lý khối lượng công việc của mỗi nhân viên theo các hạng mục chính như: Mã khối lượng, sản lượng công việc, tiến độ, khối lượng, bậc, trọng số…Ứng với mỗi khối lượng công việc sẽ có thang điểm, trọng số, bậc riêng. Ä Thông tin chất lượng công việc: Quản lý chất lượng công việc, cập nhật và kiểm kê công việc của từng đơn vị: mã chất lượng, đối tượng bên trong, đối tượng bên ngoài… 1.4 Báo cáo thống kê: - Hồ sơ hoàn thành - Hồ sơ chưa hoàn thành - Danh sách nhân viên - Danh sách chức danh - Danh sách phòng ban - Danh sách nhân viên thôi việc 1.5 Trợ giúp: - Hướng dẫn sử dụng - Thông tin phần mềm - Liên hệ 2. Mô tả phạm vi hệ thống: Đầu vào: Thông tin mục tiêu công việc, bảng mô tả công việc, các quy trình công việc của các phòng ban, nhân viên. Đầu ra: Đánh giá năng lực và mức độ hoàn thành công việc của từng nhân viên Phòng ban và nhân viên Hình 1:Mô tả phạm vi hệ thống quản lý hồ sơ giao việc cho Công ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu ANGIMEX Bảng mô tả phạm vi hệ thống quản lý hồ sơ giao việc Mô tả phạm vi hệ thống: Quản lý hồ sơ giao việc Đánh giá: Nhóm sinh viên thực hiện Ngày: 20/02/2009 Thông tin tổng quan: Tên dự án: Phần mềm quản lý hồ sơ giao việc công ty cổ phần xuất nhập khẩu An Giang - ANGIMEX Nhà tài trợ: Quản lý dự án: Phát biểu vấn đề: Hồ sơ giao việc phải thực hiện ghi nhận và lưu trữ thông qua sổ sách rất nhiều vì vậy các nhà quản lý muốn quản lý thông tin công việc, dựa vào mức độ hoàn thành công việc mà đánh giá nhằm đảm bảo tính công bằng, khách quan, để việc lưu trữ, tìm kiếm, kết xuất báo cáo nhằm đáp ứng một khối lượng các công việc được hoàn thành theo đúng thời hạn và chính xác. Vì vậy có phần mềm cho các nhà quản lý sử dụng là phù hợp với mong muốn cấp thiết đó. Mục tiêu: Quản lý hồ sơ dữ liệu Quản lý danh sách hoàn thành công việc Quản lý thông tin nhân viên. Quản lý danh sách các phòng ban. Quản lý danh sách các chức danh Quản lý danh sách nhân viên thôi việc Quản lý bảng mô tả công việc. Quản lý các mục tiêu công việc. Quản lý các tiêu chí đánh giá năng lực. Quản lý các tiêu chí hoàn thành công việc. Đính kèm văn bảng các quy trình công việc. Quản lý các ý kiến của nhân viên. Thay thế các loại sổ sách. Giúp tra cứu, chỉnh sửa thông tin một cách nhanh chóng Lập báo cáo quý, năm một cách nhanh chóng, hiệu quả. Mô tả: Hệ thống quản lý hồ sơ giao việc sẽ giúp lưu trữ thông tin về mục tiêu công việc, nhân viên, thông tin bảng mô tả, tiêu chí đánh giá của từng nhân viên và các thông được an toàn, tự động, kết xuất thông tin yêu cầu thống kê, báo cáo, tra cứu, từ đó nắm được những nhân viên nào đã được giao việc rồi tránh sự trùng lập. Lợi ích mang lại: Truy xuất thông tin nhanh chóng (khi cần xem mức độ hoàn thành công việc và mục tiêu công việc được đề ra, các tiêu chí được đánh giá và các thông tin liên quan. Tra cứu thông tin công việc, nhân viên,…..) Lập báo cáo hiệu quả, nhẹ nhàng. Giảm tối đa công sức quản lý, tiết kiệm thời gian công sức làm báo cáo. Tránh tình trạng nhân viên làm lại công việc đã thực hiện Đảm bảo tính chính xác trong công việc, có được bộ hồ sơ rõ ràng cho riêng mình Các bước thực hiện: Khảo sát hiện trạng và phỏng vấn. Phân tích. Thiết kế. Lập trình. Biên soạn tài liệu. Thời gian ước tính: 2 tháng. 3. Ràng buộc tổng quan hệ thống Ngày hoàn thành dự án triển khai không quá 2 tháng. Hệ thống phải hoạt động ổn định sau 1 tháng kể từ ngày triển khai hệ thống. Không ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức, quản lý làm việc của công ty triển khai. Hệ thống sau khi triển khai phải đáp ứng được nhu cầu tự động hóa hơn 80% số lượng các công việc liên quan so với hiện nay. Những hoạt động thay đổi ảnh hưởng về công việc phải được cập nhật ghi nhận ngay. Hổ trợ in ấn các loại sổ sách, báo cáo. Chỉ có trưởng đơn vị hoặc người quản lý phần mềm mới có quyền thay đổi các thông tin về quyền sử dụng của nhân viên. 4. Hạn chế trong khi phát triển hệ thống Thiếu kiến thức về cơ chế quản lý, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Chưa nắm rõ nghiệp vụ quản lý của công ty. Thời gian thực hiện và phát triển dự án ngắn (gần 2 tháng). II. MÔ TẢ CÁC PHƯƠNG ÁN TỔNG QUAN VÀ ĐÁNH GIÁ KHẢ THI: Qua quá trình khảo sát và phân tích chúng em đưa ra các phương án tổng quan sau: 1. Mô tả phương án tổng quan: 1.1. Cơ sở dữ liệu tập trung: - Khi chúng ta dùng cơ sở dữ liệu tập trung chúng ta có thể đưa dữ liệu về một nơi, điều này giúp chúng ta dễ dàng quản lý các dữ liệu mật vì mọi thao tác trên dữ liệu chỉ được thực hiện trên một nơi, nhưng phải giải quyết bài toán khó là nhiều sự truy cập đồng bộ và tốc độ khi thực hiện các thao tác trên dữ liệu sẽ bị hạn chế. 1.2. Cơ sở dữ liệu phân tán: - Ngược lại với cơ sở dữ liệu tập trung là cơ sở dữ liệu phân tán, hệ thống dùng cơ sở dữ liệu phân tán có thể có được thao tác trên dữ liệu nhanh hơn cơ sở dữ liệu tập trung, nhưng chi phí đầu tư tương đối cao và việc thiết kế dữ liệu tương đối khó khăn. 1.3. Yêu cầu cơ bản: - Muốn thực hiện các mô hình cơ sở dữ liệu trên, chúng ta cần phải có các phần mềm như: Microsoft SQL Server, Oracle… - Giao diện của chương trình phải thân thiện, dễ sử dụng; hệ thống phải đáp ứng được yêu cầu tiện dụng đến mức có thể, đáp ứng được các công việc thường làm. 2. Lựa chọn phương án: Với các phương án trên chúng ta chỉ có thể lựa chọn một phương án sao cho phù hợp với phần mềm. Riêng chúng em lựa chọn phương án sử dụng cơ sở dữ liệu tập trung. 2.1 Yêu cầu phần cứng: - Một máy server lưu trữ dữ liệu - Mỗi nhân viên phải có một máy PC làm client đặt tại các phòng ban và có kết nối với server 2.2 Yêu cầu phần mềm: - Hệ điều hành Windows 2000 trở lên. - Hệ quản trị CSDL Microsoft SQL Server 2000. 2.3 Yêu cầu liên quan: - Kết nối mạng LAN, kết nối Internet. 2.4 Kinh phí dự kiến: - 40 máy PC : 12000$ - 1 máy Server: 2000$ - 3 máy trạm Work Station: 3000$ 2.5 Thời gian hoàn thành dự kiến: Hai tháng (02/02à06/04). 3 Đánh giá khả thi: 3.1 Khả thi về kỷ thuật: Dự án: Quản lý Hồ Sơ Giao Việc Người đánh giá: Nhóm sinh viên thực hiện Ngày:20/03/2009 STT Rủi ro Đánh giá Mô tả đánh giá Mô tả khắc phục 1 Sự quen thuộc của người dùng với việc sử dụng hệ thống mới Trung bình Đa số các phòng ban quen với việc sử dụng máy vi tính Lập kế hoạch đào tạo sử dụng song song với thời gian diễn ra dự án cho một số nhân viên 2 Sự quen thuộc với tiến trình phát triển hệ thống Trung bình 1/3 nhân viên chưa quen với việc sử dụng phần mềm Tư vấn về hướng phát triển và cách sử dụng phần mềm cho nhân viên 3 Thay đồi cơ cấu tổ chức Thấp Không ảnh hưởng 4 Sự nhận thức và thiện chí của người dùng trong nổ lực tham gia vào hệ thống Thấp 4/5 nhân viên đánh giá cao về hệ thống mới mang lại hiệu quả công việc giúp hệ thống công ty đi vào nề nếp. 5 Kích thước hệ thống Thấp Hệ thống chỉ bao gồm 1 phần mềm quản lý Hồ Sơ Giao Việc, thời gian hoàn thành dự tính trước 2 tháng gồm 4 thành viên. 6 Kinh phí thực hiện dự án Bảng tổng hợp rủi ro của tính khả thi kỷ thuật Dự án: Phần mềm Quản lý hồ sơ giao việc Người đánh giá: Nhóm sinh viên thực hiện Ngày: 20/03/2009 STT Rủi ro Đánh giá Mô tả đánh giá Mô tả khắc phục 1 Tâm lý chưa quen sử dụng ứng dụng mới Thấp Các nhân viên đã làm quen với nhiều phần mềm tương tự 2 Sự quen thuộc nghiệp vụ hệ thống với người dùng Cao Giống như các hoạt động thường làm 3 Khả năng ứng dụng Thấp Nhân viên đã từng sử dụng nhiều chương trình quản lý. 4 Thay đổi tổ chức, cơ cấu Không ảnh hưởng 5 Sự quen thuộc của nhóm phát triển trong lĩnh vực này Trung bình Đã từng tham gia phát triển các hệ thống tương tự nhưng nhỏ hơn Cố gắng thích ứng 6 Kích thước hệ thống Khá lớn Xây dựng theo nhóm tuy nhiên lịch trình không như dự định Cố gắng sắp xếp thời gian, phân chia công việc để hoàn thành yêu cầu. 3.2 Khả thi về hoạt động Dự án: Quản lý Hồ Sơ Giao Việc Người đánh giá: Nhóm sinh viên thực hiện Ngày: 20/03/2009 STT Rủi ro Đánh giá Mô tả đánh giá Mô tả khắc phục 1 Giải quyết các vấn đề công việc theo đúng tiến trình kịp thời, đầy đủ. Thấp Các nhân viên đều muốn có 1 hệ thống có các chức năng hỗ trợ tốt giúp cải tiến hiệu quả làm việc Lập kế hoạch đào tạo sử dụng song song với thời gian diễn ra dự án cho một số nhân viên 2 Tác động của hệ thống mới về cấu trúc và thủ tục của đơn vị Thấp Thành phần nhân sự không thay đổi, thủ tục gọn gàng kịp thời,tiết kiệm được thời gian đảm bảo chất lượng công việc 3 Chuyền từ ghi chép hồ sơ sang quản lý trên phần mềm Trung bình Các nhân viên nhanh chóng thích nghi với phần mềm trên máy Đào tạo, huấn luyện nhân viên sử dụng phần mềm trước khi hệ thống đưa vào hoạt động 4 Nhập liệu sai Cao Trong quá trình nhập liệu không tránh được sai sót có thể dẫn hậu quả công việc nghiêm trọng Có sự phân quyền rõ ràng cho người dùng 4. Phát sinh về quản lý: 4.1 Các thành viên tham gia Tất cả các thành viên trong đơn vị, phòng ban, tổng giám đốc, phó giám đốc. Các nhân viên không còn nhận bộ hồ sơ giao việc trên giấy nữa mà phải cập nhật trên máy tính, có thể giao việc và xử lý công việc trên hệ thống 4.2 Vai trò các thành viên STT Tên thành viên Vai trò 1 Châu Trần Trúc Ly Nhóm trưởng 2 Nguyễn Hữu Tình Thành viên 3 Nguyễn Hoàng Trọng Lộc Thành viên 4 Trần Thị Thùy Linh Thành viên Bảng mô tả kế hoạch thực hiện và trách nhiệm đối với từng thành viên STT Công việc Mô tả Thành viên 1 Xác định và chọn lựa dự án Xác định nhu cầu cho 1 hệ thống hoặc nâng cấp. Nguyễn Hữu Tình Châu Trần Trúc Ly Nguyễn Hoàng Trọng Lộc Trần Thị Thùy Linh 2 Khởi tạo dự án Thiết lập đội ngũ thành viên ban đầu cho hệ thống. Vạch ra các vấn đề tồn tại trong hệ thống và các cơ hội cho hệ thống Xây dựng các nguyên tắc quản lý và tài liệu cần tham khảo cho hệ thống. Nguyễn Hữu Tình Châu Trần Trúc Ly Nguyễn Hoàng Trọng Lộc Trần Thị Thùy Linh 3 Lập kế hoạch phát triển hệ thống Khảo sát tổng quan hệ thống Xây dựng tài liệu kế hoạch phát triển hệ thống bao gồm mô tả tổng quan, đánh giá khả thi dự án (khả thi kỷ thuật, khả thi hoạt động). Nguyễn Hữu Tình Châu Trần Trúc Ly Nguyễn Hoàng Trọng Lộc Trần Thị Thùy Linh 4 Phân tích hệ thống Thu thập yêu cầu hệ thống Nghiên cứu các yêu cầu và mô hình hóa để dễ dàng nhận biết và loại bỏ những yếu tố dư thừa. Phát sinh các phương án thiết kế chọn lựa phù hợp với yêu cầu So sánh các phương án để xác định giải pháp tốt nhất các yêu cầu trong 1 mức độ cho phép về chi phí, nhân lực, kỷ thuật… Nguyễn Hữu Tình Châu Trần Trúc Ly Nguyễn Hoàng Trọng Lộc Trần Thị Thùy Linh 5 Thiết kế Thiết kế dữ liệu, xử lý, giao diện Nguyễn Hữu Tình Châu Trần Trúc Ly Nguyễn Hoàng Trọng Lộc Trần Thị Thùy Linh 6 Cài đặt Viết code dựa trên các đặc tả hệ thống, kiểm tra thử nghiệm và cài đặt hệ thống giai đoạn này bao gồm chuẩn bị tài liệu, hướng dẫn sử dụng, các chương trình huấn luyện sử dụng. Nguyễn Hữu Tình Châu Trần Trúc Ly Nguyễn Hoàng Trọng Lộc Trần Thị Thùy Linh 7 Bảo trì Điều chỉnh hệ thống phù hợp với nhu cầu sử dụng. Chức năng sử dụng chưa phù hợp tốt nhất đối với người sử dụng hệ thống hoặc khó sử dụng. Các lỗi hệ thống phát sinh do quá trình kiểm tra còn sai sót Nâng cấp phiên bản mới của hệ thống. Nguyễn Hữu Tình Châu Trần Trúc Ly Nguyễn Hoàng Trọng Lộc Trần Thị Thùy Linh Nguyên tắc làm việc, trao đổi thông tin và giám sát công việc: Về nguyên tắc làm việc: quá trình phát triển phần mềm được chia ra nhiều giai đoạn, hoàn tất mỗi giai đoạn đúng thời hạn qui định. Khi hoàn thành một giai đoạn nào thì chuyển ngay sang giai đoạn khác để hoàn thành dự án sớm hơn dự định. Về việc giám sát dự án: Thường xuyên thực hiện và kiểm tra nên ổn định. Do đó, thời gian hoàn thành dự án đúng thời hạn qui định. Trong quá trình xây dựng phần mềm các thành viên sẽ viết hồ sơ (báo cáo) phần mềm song song với công việc trên. C. PHÂN TÍCH CÁC YÊU CẦU ˜v™ I.CÁC MỤC TIÊU CHUNG: 1.Yêu cầu chức năng: Yêu cầu lưu trữ về hồ sơ dữ liệu (Mục tiêu công việc, mô tả công việc, các quy trình, các tiêu chí đánh giá năng lực, tiêu chí hoàn thành công việc), thông tin nhân viên, thông tin ý kiến, phòng ban, chức danh…. Yêu cầu xử lý nghiệp vụ như: Mục tiêu công việc, mô tả công việc, các quy trình, các tiêu chí đánh giá năng lực, tiêu chí hoàn thành công việc Yêu cầu tra cứu thông tin nhân viên Yêu cầu thống kê báo cáo hồ sơ hoàn thành, hồ sơ chưa hoàn thành, danh sách nhân viên, danh sách phòng ban, danh sách chức danh, danh sách nhân viên thôi việc 2. Yêu cầu phi chức năng: Yêu cầu giao diện: Giao diện thân thiết, dễ sử dụng, hướng dẫn sử dụng trực quan sinh động dễ hiểu. Giao diện có tính tiện dụng, tiết kiệm thao tác, dễ xử lý. Yêu cầu hiệu quả: Các thao tác nhập liệu, tìm kiếm thông tin cần phải nhanh chóng