Tình huống hệ thống thông tin kế toán

TÌNH HUỐNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1. Giới thiệu chung Các bạn đang công tác tại phòng Kế toán công ty TNHH ABC Mã số thuế: 0302987465 Điện thoại: 9 320990 Fax: 9 320993 Địa chỉ: 123 Trương Định, Q.03, Tp.HCM Nhân sự của phòng có 4 người, tất cả đều đáp ứng các điều kiện chuyên môn cho công tác. Hiện tại, công ty đang có dự định tin học hoá công tác kế toán và có thể sử dụng 1 trong các phần mềm kế toán sau MISA-SME, Fast Accounting, Lac Viet AccNet. Giám đốc công ty giao nhiệm vụ cho phòng kế toán trực tiếp chịu trách nhiệm tổ chức công tác kế toán khi chuyển sang hệ thống kế toán tin học, sử dụng, khai thác phần mềm để xử lý số liệu và cung cấp thông tin đáp ứng các yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Giả định năm tài chính hiện hành là năm 2005, thời điểm dự kiến chuyển đổi hệ thống là tháng 01/2006. Công ty làm kế toán theo đúng các hướng dẫn của chế độ kế toán hiện hành. Bên cạnh các dữ kiện cho sẵn, các bạn có thể đưa thêm các dữ kiện giả định khác phù hợp với yêu cầu của tình huống 2. Mô tả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp 2.1. Đặc điểm kinh doanh Công ty ABC là công ty thương mại dịch vụ tổng hợp, hoạt động kinh doanh chính là kinh doanh hàng hoá máy tính, máy in lắp ráp sẵn bán buôn, bán qua các đại lý. Công ty làm nhà phân phối độc quyền trên toàn quốc cho 1 số nhà sản xuất máy tính lớn Đối tượng kinh doanh của công ty bao gồm các mặt hàng sau: - Máy tính: Bao gồm các loại máy tính để bàn (desktop) và máy tính xách tay của nhiều nhãn hiệu từ các nhà sản xuất khác nhau. Mỗi nhãn hiệu có hơn 10 dòng sản phẩm. - Máy in: Cung cấp các loại máy in từ nhiều nhà sản xuất với trung bình hơn 10 loại máy khác nhau từ 1 nhà sản xuất. (Tham khảo bảng 1-Phụ lục 1) 2.2. Tổ chức quản lý kinh doanh 2.2.1. Bộ máy quản lý Công ty ABC được tổ chức bao gồm các phòng ban- bộ phận sau: - Ban Giám Đốc: bao gồm Tổng Giám đốc và 2 Phó tổng Giám đốc. TGĐ phụ trách chung, 1 PTGĐ phụ trách Kinh doanh, 1 PTGĐ phụ trách Nhân sự- hành chính- Tài chính Kế toán- Kiểm soát. - Phòng Nhân Sự- Hành chính: Chịu trách nhiệm về việc tuyển dụng, bố trí nhân sự theo yêu cầu, thực hiện các công tác hành chính... - Phòng Kế toán Tài chính: Chịu trách nhiệm toàn bộ công tác Kế toán, Tài chính tại công ty, đứng đầu là KTT kiêm trưởng phòng Kế toán Tài chính. - Phòng Mua hàng: Chịu trách nhiệm mua hàng từ các nhà sản xuất, tìm kiếm nguồn hàng và nhập khẩu hàng từ nước ngoài, mua hàng theo yêu cầu của công ty. - Phòng Bán hàng: Quản lý toàn bộ mạng lưới phân phối, bán hàng, kinh doanh dịch vụ... - Phòng Marketing: Chịu trách nhiệm xây dựng và thực hiện các hoạt động khuyến mãi, quảng cáo cho công ty. - Bộ phận điều phối- kho vận: Chịu trách nhiệm về việc vận chuyển hàng mua, hàng bán, nhập xuất kho... - Ban Kiểm soát: Thực hiện công việc kiểm soát và kiểm toán nội bộ tại công ty. Mỗi phòng ban, bộ phận đều có trưởng phòng ban - bộ phận. Trưởng phòng ban bộ phận sẽ trực tiếp báo cáo cho Ban Giám Đốc công ty. ..(Tham khảo bảng 4-Phụ lục 1) 2.2.2. Mạng lưới kinh doanh Công ty bán hàng thông qua các khách hàng là các nhà phân phối cho công ty (bán buôn), bán thông qua các Siêu thị và bán thông qua các đại lý. Công ty chia thị trường toàn quốc thành 4 khu vực lớn: Tp. HCM, Miền Bắc (từ Quảng Nam trở ra), Miền Trung- Tây Nguyên (từ Đà Nẵng đến Ninh Thuận và các tỉnh Tây Nguyên), Nam Bộ (từ Bình Thuận trở vào, trừ khu vực TP.HCM). Các khu vực được chia thành nhiều phân vùng nhỏ hơn theo các tỉnh trong khu vực riêng khu vực TP.HCM chia theo các quận trực thuộc. Mỗi phân vùng có 1 hay nhiều khách hàng, nhà phân phối, đại lý. Mỗi khách hàng, nhà phân phối, đại lý của công ty sẽ do 1 trưởng phân vùng bán hàng theo dõi. ..(Tham khảo bảng 2-Phụ lục 1) Kho bãi: Công ty có kho tại Tp. HCM và các khu vực. Khách hàng ở khu vực nào yêu cầu thì sẽ xuất kho của khu vực đó. Ngoài ra, bộ phận điều phối kho vận có thể thực hiện đều phối hàng giữa các kho với nhau tuỳ theo tình hình hàng tồn của từng kho. Kho của công ty vừa phục vụ cho mục tiêu kinh doanh chính, vừa cho thuê khi không sử dụng hết nhu cầu hay cho khách hàng thuê khi cần thiết. ..(Tham khảo bảng 5-Phụ lục 1) Hàng hóa bán giao cho khách hàng được giao trực tiếp tại kho cty gần nhất. Nếu cần thiết, công ty sẽ điều chuyển hàng từ kho này sang kho khác. 2.2.3. Nhà cung cấp và phương thức nhận hàng Hàng hoá mua vào từ các nhà sản xuất do bộ phận mua hàng của công ty thực hiện. Tuỳ theo khoảng cách giữa địa điểm của nhà cung cấp với các kho mà hàng mua được giao nhận trực tiếp tại kho gần nhất. Nhà cung cấp của công ty có thể chia làm 2 loại: Nhà cung cấp trong nước và nhà cung cấp nước ngoài (Tham khảo bảng 3-Phụ lục 1) 2.2.4. Thanh toán cho người mua- người bán Mỗi khách hàng và nhà phân phối đều có hạn mức tín dụng và công ty sẽ không bán hàng nếu dư nợ phải thu lớn hơn hạn mức tín dụng của khách hàng đó. Các giao dịch mua, bán hàng hoá có thể thanh toán tiền ngay hoặc được thanh toán chậm qua Ngân hàng với thời hạn thanh toán 60 ngày kể từ ngày nhận Hoá đơn (Tham khảo bảng 6-Phụ lục 1). Chiết khấu thanh toán 2% tổng số tiền thanh toán (sau hoa hồng) nếu thanh toán trong 10 ngày. 2.2.5. Các quy định về hoa hồng- tiền thưởng + Đối với khách hàng là nhà phân phối, siêu thị: Thưởng 2% trên tổng doanh số hàng tháng + Hoa hồng cho đại lý được tính 2% trên giá bán. Tính và thanh toán cho Đại lý dựa trên doanh số bán thực tế hàng tháng. 3. Yêu cầu quản lý và yêu cầu thông tin 3.1. Yêu cầu quản lý BGĐ công ty đưa ra các yêu cầu quản lý như sau: - Các khoản nợ phải thu, phải trả của tất cả khách hàng, nhà cung cấp cần được theo dõi chi tiết theo từng chứng từ. Thường xuyên báo cáo về các khách hàng thanh toán không đúng hạn hay số dư nợ phải thu lớn hơn 90% hạn mức tín dụng trong 3 tháng liên tiếp. Các khách hàng, nhà phân phối cần được quản lý theo từng phân vùng bán hàng, từng kênh phân phối, nhân viên phụ trách. Công ty cũng cần biết chi tiết về doanh số bán cho mỗi khách hàng, các khoản tiền thưởng hay các khoản giảm trừ doanh thu khác của từng khách hàng để có các quyết định kinh doanh phù hợp. Cần quản lý công nợ phải thu theo tuổi nợ. - Doanh thu bán hàng và các khoản giảm giá, chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại cần được quản lý theo từng mặt hàng, từng nhóm hàng, từng khách hàng, từng khu vực bán hàng hay từng kênh phân phối. Doanh số bán cũng cần theo dõi cho từng nhân viên bán hàng hay các trưởng phân vùng- khu vực bán hàng để tính thưởng cho nhân viên. - Công ty cần quản lý lãi gộp của từng mặt hàng, từng hoạt động kinh doanh chính và phụ. - Hàng hoá tồn kho cần được quản lý theo kho hàng, theo trạng thái tồn tại (ở kho, ở cửa hàng, mua đang đi đường, gửi bán...). Hàng ngày bộ phận kho vận phải thông báo về số tồn kho cho phòng kế toán và các phòng ban khác có liên quan. Mỗi mặt hàng cần có mức tồn kho tối đa và mức tồn kho tối thiểu. - Các quy trình xử lý nghiệp vụ phải được chuẩn hoá, thể hiện bằng văn bản và đảm bảo tính kiểm soát, việc vận dụng các phương pháp kế toán phải tuân thủ chế độ kế toán hiện hành. 3.2. Thông tin tài chính theo luật định Công ty phải cung cấp đầy đủ các thông tin tài chính theo luật định, bao gồm bảng Cân đối kế toán, Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính. Bên cạnh đó, theo yêu cầu của các cơ quan chức năng, công ty còn phải cung cấp các thông tin khác có liên quan. Tất cả thông tin này phải được lập theo đúng các quy định của chế độ quản lý tài chính kế toán hiện hành. Thông tin chi tiết về tình hình tài chính tham khảo bảng 7-Phụ lục 1 Tham khảo Phụ lục 2 để biết một số nghiệp vụ chủ yếu phát sinh trong tháng 1/2006 của công ty 4. Chính sách tài chính kế toán tại doanh nghiệp Niên độ kế toán, đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán Niên độ kế toán: từ 01/01 đến 31/12 Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam VNĐ Chế độ kế toán áp dụng - Phương pháp hạch toán HTK: theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Nguyên tắc đánh giá HTK: hàng tồn kho được ghi chéo theo giá phí thực tế, tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn. - Kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song - Lập dự phòng phải thu khó đòi: Dự phòng phải thu khó đòi được lập theo các quy định hiện hành. - Phương pháp khấu hao TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình: Khấu hao theo phương pháp tuyến tính. - Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. 5. Yêu cầu thực hiện 5.1. Tổ chức công tác kế toán cho công ty ABC(Theo mẫu của phụ lục 3) - Xây dựng hệ thống tài khoản kế toán (tổng hợp và chi tiết) - Xây dựng các danh mục các đối tượng theo dõi chi tiết - Xây dựng hệ thống chứng từ, quy trình lập- luân chuyển chứng từ cho quá trình mua hàng và bán hàng - Tổ chức bộ máy kế toán. Xây dựng các bảng mô tả công việc cho từng chức danh, từng cá nhân. Phân quyền truy cập hệ thống cho mỗi nhân viên kế toán. - Xây dựng hệ thống báo cáo kế toán đáp ứng yêu cầu quản lý, yêu cầu thông tin cho công ty. - Tổ chức các chính sách, thủ tục kiểm soát cần thiết cho quá trình bán hàng và mua hàng. 5.2. Tổ chức chuyển đổi hệ thống - Khai báo các danh mục, thiết lập các thông số hệ thống, tuỳ biến cây chứng từ và tuỳ biến màn hình nhập liệu. - Khai báo số dư ban đầu, kiểm tra số liệu, nhập liệu nghiệp vụ phát sinh - Khoá sổ, chuyển số dư 5.3. Tổ chức cung cấp thông tin kế toán - Tuỳ biến các báo cáo kế toán - Lập báo cáo kế toán theo yêu cầu thông tin. 5.4. Đánh giá hệ thống kế toán máy tại công ty ABC - Đánh giá mức độ đáp ứng yêu cầu quản lý của công ty - Đánh giá các thủ tục kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng chủ yếu PHỤ LỤC 1: THÔNG TIN CƠ BẢN Bảng 1: Danh mục 1 số hàng hóa Tên hàng hóa VT Chủng loại XEROX 300 Cái Máy in HP LASER 5L Cái Máy in TOSHIBA DESKPRO Bộ Máy tính để bàn COMPAQ DESKPRO Bộ Máy tính để bàn IBM DESKPRO Bộ Máy tính để bàn IBM THINKPAD R32 Bộ Máy tính xách tay IBM THINKPAD T30 Bộ Máy tính xách tay NETVISTA A22P Bộ Máy tính xách tay ….. … Bảng 2: Danh mục Khách hàng Tên khách hàng Địa chỉ Mã số thuế Nhân viên Qlý Chase Mahattan 29 Lê Duẩn, Q.1, TP.HCM 430121280-001 Thanh Hải KPMG Việt Nam 115 Võ Văn Tần, Q3, TP.HCM 430421210-001 Hoài Nam UOB Viet Nam 17 Lê Duẩn, Cần Thơ 430011144-001 Minh Nhiên Anh Tuấn 142 Điện Biên Phủ, Hà Nội 437821270-001 Hoàng Thanh Công Ty Quang Minh 58 Nguyễn Du, Đà Nẵng 0302984527 Hậu Nghĩa Công Ty Thành Công 258 Lê Lợi, TP.Vinh, Nghệ An 0302657481 Thành Tôn Đại lý Tinh Minh 149 Lò Đúc, Hà Nội 79292740093 Hoàng Thanh Đại lý Hoàng Nam 23 Công Lý, Đà Nẵng 89439833903 Hậu Nghĩa …. … Bảng 3: Danh mục Nhà cung cấp Tên nhà cung cấp Địa chỉ Mã số thuế IBM Corp. USA Toshiba Corp. Japan Công Ty Hoàng Nguyên 365 Hoàng Văn Thụ, Hà Nội 0302324598 Công Ty Minh Hùng 254 Lý Thái Tổ, Q.10, TP.HCM 0302659874 Công Ty MMTB Số 02 123 Trương Định , Đà Nẵng 0302657498 Công Ty TNHH Thiên Minh 125 Trần Hưng Đạo, Cần Thơ 0302987421 …. … … Bảng 4: Danh sách CB-CNV Họ tên nhân viên Chức vụ Ghi chú Hồ Văn Nghiêm Giám đốc Vũ Bá Khôi P.GĐ Lưu Thị Hoa Kế toán trưởng Nguyễn Thị Tuyết Kế toán Ngưyễn Thị Thu Kế toán Huỳnh Thị Nhung Kế toán Nguyễn Quốc Tuấn TP.Kinh doanh KV TP.HCM Lê Thanh Hải NV P. Kinh doanh KV TP.HCM Lê Hoài Nam NV P. Kinh doanh KV TP.HCM Nguyễn Minh Nhiên NV P. Kinh doanh KV TP.Cần Thơ Phạm Hoàng Thanh NV P. Kinh doanh KV Hà Nội Đỗ Hậu Nghĩa NV P. Kinh doanh KV Đà Nẵng Văn Thành Tôn NV P. Kinh doanh KV Nghệ An …. …. Nguyễn Hoàng Anh TP. Mua hàng Lê Thị Bích Huyền NV P. Mua hàng Võ Quốc Dũng NV P. Mua hàng … …. Bảng 5: Danh mục Kho hàng Tên kho hàng Kho TP.HCM Kho Hà Nội Kho Đà Nẵng Kho Cần Thơ Bảng 6: Tài khoản ngân hàng Số trương mục Tên trương mục 1234.40.80.18.0012 Tài khoản VND Sài Gòn Thương Tín 1234.40.80.18.0013 Tài khoản USD Sài Gòn Thương Tín 4321.37.40.19.0001 Tài khoản VND UOB VietNam 4321.37.40.19.0002 Tài khoản USD UOB VietNam Bảng 7: Bảng cần đối kế toán đã được kiểm toán vào ngày 31/12/2005 Đvt: VNĐ TÀI SẢN Ghi chú Số tiền 1. Tiền mặt tại quỹ (gồm cả ngân phiếu) Xem chi tiết (1) 1.248.333.000 2. Tiền gửi ngân hàng (2) 6.504.192.000 3. Phải thu của khách hàng (3) 11.789.595.000 4. Trả trước cho người bán (12) 28.340.069.000 5. Thuế GTGT được khấu trừ 637.589.000 6. Dự phòng các khoản phải thu khó đòi (7.299.579.000) 7. Hàng mua đang đi trên đường (4) 6.224.000.000 8. Hàng hóa tồn kho (5) 27.220.200.000 9. Hàng gửi đi bán (6) 1.900.000.000 10. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (5.396.254.000) 11. Tạm ứng (7) 578.483.000 12. Chi phí trả trước 113.300.000 13. Tài sản cố định hữu hình (8) 279.598.709.000 - Nguyên giá 392.672.596.000 - Giá trị hao mòn lũy kế (10) (113.073.887.000) 14. Tài sản cố định vô hình (9) 89.814.075.000 - Nguyên giá (10) 99.463.782.000 - Giá trị hao mòn lũy kế (9.649.707.000) TỔNG CỘNG TÀI SẢN 441.272.712.000 NGUỒN VỐN Ghi chú Số tiền 1. Vay ngắn hạn (11) 48.165.513.000 3. Phải trả cho người bán (12) 11.251.711.000 4. Người mua trả tiền trước (3) 5.222.782.000 5. Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (13) 5.808.799.000 6. Vay dài hạn (14) 197.173.187.000 7. Nguồn vốn kinh doanh 157.778.227.000 8. Lợi nhuận chưa phân phối năm nay 10.358.993.000 9. Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản 5.513.500.000 TỔNG CỘNG NGUỒN VỐN 441.272.712.000 Các ghi chú chi tiết cho các tài khoản (1) Tiền mặt Số hiệu tài khoản: 1111 (VND) 348.333.000 1112 (USD) 900.000.000 (60.000USD * 15.000 VND/USD) (2) Tiền gửi ngân hàng Số hiệu tài khoản: 1121 (VND ) Số tài khoản NH Tên đầy đủ Dư Nợ đầu kỳ 1234.40.80.18.0012 Tài khoản VNĐ Sài Gòn Thương Tín 4.100.000.000 4321.37.40.19.0001 Tài khoản VNĐ UOB Viet Nam 844.192.000 4.944.192.000 Số hiệu tài khoản: 1122 (USD) Số tài khoản NH Tên đầy đủ Dư Nợ đầu kỳ 1234.40.80.18.0013 Tài khoản USD Sài Gòn Thương Tín 900.000.000 4321.37.40.19.0002 Tài khoản USD UOB Viet Nam 660.000.000 1.560.000.000 (3) Phải thu khách hàng, người mua ứng trước Chi tiết số dư theo từng hóa đơn như sau: Khách hàng Số hóa đơn Ngày hóa đơn Dư nợ Dư có Công Ty KPMG Việt Nam GL/04 - 087124 31/10/2005 1.263.000.000 Công Ty KPMG Việt Nam GL/04 - 089529 24/10/2005 1.263.000.000 Công Ty UOB Việt Nam GL/04 - 085214 24/10/2005 2.278.238.000 Công Ty UOB Việt Nam GL/04 - 085249 24/10/2005 3.417.357.000 Công Ty Thành Công GL/04 - 087856 24/10/2005 3.568.000.000 Chase Mahattan CM1245 28/10/2005 3.210.000.000 Công Ty Quang Minh CM1246 29/10/2005 2.012.782.000 Tổng cộng 11.789.595.000 5.222.782.000 (4) Hàng mua đang đi đường Tên hàng SL tồn Giá trị tồn IBM THINKPAD T30 250 4.000.000.000 IBM DESKPRO 278 2.224.000.000 6.224.000.000 Ghi chú: Hàng mua của công ty IBM chưa về nhập kho (5) Hàng hoá + Giá trị hàng hóa (1561): Tên hàng ĐVT SL tồn Giá trị tồn Kho TP.HCM IBM THINKPAD R32 Bộ 453 6.342.000.000 IBM THINKPAD T30 Bộ 252 4.032.000.000 NETVISTA A22P Bộ 311 5.287.000.000 TOSHIBA DESKPRO Bộ 280 2.100.000.000 COMPAQ DESKPRO Bộ 492 4.378.800.000 IBM DESKPRO Bộ 379 3.032.000.000 XEROX Cái 121 532.400.000 HP LASERR Cái 315 1.260.000.000 26.964.200.000 Tên hàng ĐVT SL tồn Giá trị tồn Kho Hà Nội 0 0 Kho Đà Nẵng 0 0 Kho Cần Thơ 0 0 + Chi phí mua hàng (TK1562): 256.000.000 (6) Hàng gửi đại lý bán Tên kho : Đại lý Tinh Minh, Hà Nội Tên hàng ĐVT SL tồn Giá trị tồn IBM THINKPAD R32 Bộ 25 350.000.000 NETVISTA A22P Bộ 30 510.000.000 HP LASERR Cái 25 100.000.000 960.000.000 Tên kho : Đại lý Hoàng Nam, Đà Nẵng Tên hàng ĐVT SL tồn Giá trị tồn IBM THINKPAD T30 Bộ 45 720.000.000 XEROX Cái 50 220.000.000 940.000.000 (7) Tạm ứng Họ tên nhân viên Dư Nợ đầu kỳ Nguyễn Hoàng Anh 56.000.000 Lê Thị Bích Huyền 50.000.000 Võ Quốc Dũng 265.000.000 Lê Hoài Nam 207.483.000 578.483.000 (8) Tài sản cố định hữu hình Số hiệu tài khoản: 2112 (Nhà cửa, vật kiến trúc) 251.255.000.000 2113 (Máy móc thiết bị) 98.761.596.000 2114 (Phương tiện vận tải) 42.656.000.000 (9) Tài sản cố định vô hình Số hiệu tài khoản: 2131 (Quyền sử dụng đất) 99.311.222.000 2135 (Phần mềm máy tính) 152.560.000 (10) Hao mòn TSCĐ Số hiệu tài khoản: 2141 (Hao mòn TSCĐHH) (113.073.887.000) 2143 (Hao mòn TSCĐVH) (9.649.707.000) (11) Vay ngắn hạn Hợp đồng vay Tên đầy đủ Dư Có đầu kỳ HĐVNH/05 Vay NH Sài Gòn Công Thương 15.644.299.000 HĐVNH/06 Vay ngân hàng ANZ 32.521.214.000 48.165.513.000 (12) Phải trả và khoản tạm ứng cho nhà cung cấp Chi tiết số dư theo từng hóa đơn như sau: Nhà cung cấp  Số hóa đơn  Ngày hóa đơn  Dư Nợ  Dư Có   Công Ty Thiên Minh  GO/04-098743  24/10/2005   2.557.100.000   Công Ty Hoàng Nguyên  GL/04 015435  24/10/2005   1.216.150.000   Công Ty Hoàng Nguyên  GL/04-015491  24/10/2005   2.432.300.000   Công Ty Minh Hùng  GL/04-084133  24/10/2005   1.982.300.000   IBM USA Corp  GL/04-071542  24/10/2005   1.021.287.000   IBM USA Corp  GL/04-071694  24/10/2005   2.042.574.000   Toshiba Corp. Japan  DM2345  15/07/2005  28.340.069.000       28.340.069.000  11.251.711.000   (13) Thuế và các khoản phải nộp cho nhà nước Số hiệu tài khoản: 33311 (Thuế GTGT đầu ra phải nộp) 3.284.500.000 3334 (Thuế thu nhập doanh nghiệp) 2.524.299.000 (14) Vay dài hạn Số hiệu TK : 341 Hợp đồng vay Tên đầy đủ Dư Có đầu kỳ VDH/9133 Tài khoản vay NH ĐTư - Phát triển 197.173.187.000 PHỤ LỤC 2: MỘT SỐ NGHIỆP VỤ MINH HỌA CỦA DOANH NGHIỆP 2.1 Một số nghiệp vụ của chu trình chi phí CP1. Ngày 02/01/2006, lập phiếu nhập kho ghi nhận toàn bộ lô hàng mua đang trên đường đi của Công ty IBM tháng trước về nhập kho TP.HCM. CP2. Chi phí vận chuyển 8.800.000đ (trong đó VAT 10%) thanh toán bằng tiền mặt cho hóa đơn có seri AK/04-N số 102938 ngày 02/01/2006 của Công Ty Giao Nhận Điện Biên - MST: 0302412398 - Add: 245 Điện Biên Phủ, Q.BT CP3. Ngày 05/01, Nhận hóa đơn mua hàng 65757 số seri AF/05-N ngày 04/01 từ nhà cung cấp Hoàng Nguyên. Hàng đã về nhập kho Hà Nội ngày 04/0 1. Mặt hàng Lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú XEROX 300 16 4.400.000 70.400.000 HP LASER 5L 20 4.000.000 80.000.000 TOSHIBA DESKPRO 30 7.500.000 225.000.000 COMPAQ DESKPRO 40 8.900.000 356.000.000 Thuế GTGT 73.140.000 VAT10% 804.540.000 CP4. Ngày 06/01, điều hàng từ kho Hà Nội đến kho Đà Nẵng. Mặt hàng Lượng XEROX 300 8 HP LASER 5L 10 TOSHIBA DESKPRO 15 COMPAQ DESKPRO 20 CP6. Thực hiện thanh toán tạm ứng cho Nhân viên Quốc Dũng, chi tiết như sau: - Tiền mua 02 cái máy phát điện ELECTRIC R456 của Công Ty Máy móc Thiết bị Số 02, hóa đơn AX/04-N 023654 ngày 08/01/2006: 110.000.000đ/cái (trong đó VAT 10%). - Chi phí vận chuyển: 2.200.000 (trong đó VAT 10%), hóa đơn GL/04-N 056241 ngày 08/01/2006 của Công Ty Vận tải Số 02 - MST: 0302657412, Add: 145 Nguyễn Tất Thành, Q.04. - Tiền công tác phí: 2.500.000 đồng theo bảng kê số (BKE-0010) ngày 08/01/2006. - Thu hoàn tiền tạm ứng: 40.300.000 đồng, phiếu thu số PT-0001, ngày 08/01/2006. CP7. Nhập khẩu lô hàng 120 máy TOSHIBA DESKPRO của Toshiba Corp với số hóa đơn INV 031465 ngày 10/01/2006, trong đó: Giá CIF: 5.500.000 đồng/Cái, thuế nhập khẩu: 20%, thuế GTGT: 10%. Thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu chi bằng tiền mặt ngày 11/01/2006. Chi phí vận chuyển hàng về kho Cần Thơ: 5.000.000 đồng chưa thanh toán cho nhà cung cấp Công Ty Vận Tải Số 02. CP8. Ngày 13/01, tiến hành thanh toán toàn bộ tiền của hóa đơn 65757cho công ty Hoàng Nguyên sau khi trừ chiết khấu thanh toán 2% được hưởng. Trong đó, 50% thanh toán bằng tiền mặt, 50% còn lại thanh toán qua chuyển khoản ngân hàng Ngoại thương Việt Nam (TK 75882929292843) CP9. Nhận giấy báo tiền điện thoại theo hóa đơn DT/01-N số 023654 ngày 17/01/2006 của Bưu điện Tp.HCM (MST: 0302654189-1, Add: 02 Hùng Vương), chi tiết như sau: - Bộ phận bán hàng: 12.940.050đ, thuế VAT 10%: 1.924.005đ - Bộ phận quản lý: 6.688.850đ, thuế VAT 10%: 668.885đ CP10. Thanh toán cước điện thoại cho Bưu điện Tp.HCM ngày 17/01/2006: 21.591.790đ CP11. Chi tiền mặt thanh toán tiền quảng cáo theo hóa đơn QC/04-N số 032650 ngày 25/01/2006 cho Báo SGGP (MST: 0302654187-1, Add: 132 Lý Chính Thắng): 5.500.000đ, trong đó VAT 10%. 2.2 Một số nghiệp vụ của chu trình doanh thu DT1. Ngày 10/01/2006, nhận giấy báo có số GBC-0019 ngày 09/01/2006 của Ngân hàng UOB VietNam: khách hàng KPMG VietNam thanh toán 600.000.000 đồng cho hóa đơn GL/04 số 087124 và 300.000.000 đồng cho hóa đơn GL/04 số 089529. DT2. Ngày 10/01/2006, rút tiền gửi ngân hàng UOB VietNam về nhập quỹ tiền mặt: 2.500.000.000 đồng. DT3. Bán hàng cho Công Ty TNHH Hoàng Kim ( MST: 0302658497, Add: 132 Bùi Thị Xuân, Q.1, TP.HCM) do nhân viên Thanh Hải quản lý, hóa đơn AL/04-N số 023682 ngày 15/01/2006: Hàng hóa Lượng Đơn giá Thành tiền IBM THINKPAD T30 20 22.000.000 440.000.000 TOSHIBA DESKPRO 45 13.000.000 85.000.000 Thuế GTGT 102.500.000 1.127.500.000 DT4. Xuất kho hàng gửi đại lý Tinh Minh tại Hà Nội ngày 19/01/2006, chi tiết như sau: NETVISTA A22P: 120 máy IBM DESKPRO: 100 máy HP LASER 5L R-002: 50 máy Chi phí vận chuyển đi Hà Nội là 9.950.000đ trả bằng tiền mặt ngày 19/01/2006. DT5. Khách hàng Hoàng Kim trả lại 01 máy xách tay bị trục trặc kỹ thuật, Công ty đã lập biên bản nhận hàng và cấn trừ vào công nợ của khách hàng, chi tiết cho hóa đơn AL/04-N số 023682. (Ghi chú: ghi hóa đơn âm số AL/04-N 023690 ngày 22/01/2006) DT6. Nhận giấy báo có số GBC-0223 ngày 22/01/2006 của Ngân hàng SGTT: khách hàng Hoàng Kim thanh toán số tiền 1.103.300.000đ. DT7. Nhận bảng kê bán hàng số PBHDL-0016 ngày 26/01/2006 với tiền hàng bán được trong tháng 01/06 của Đại lý Tinh Minh Hà Nội, chi tiết như sau: - 52 máy xách tay NETVISTA A22P : giá chưa thuế 23.000.000đ/cái, VAT 10%. - 48 máy IBM DESKPRO : giá chưa thuế 12.000.000đ/cái, thuế VAT 10%. - 17 máy in HP LASER : giá bán chưa thuế 6.400.000đ/cái, thuế VAT 10%. Trong đó: Tiền hoa hồng đại lý 5%: 94.040.000đ, Phần còn lại 1.974.840.000 được chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng UOB VietNam theo giấy báo có số GBC-0224 ngày 26/01/2006. DT8. Nhận bảng kê bán hàng (phiếu bán hàng đại lý số PBHDL-0015 ngày 24/01/2006) cùng với tiền hàng bán được trong tháng 01 của Đại lý Hoàng Nam Đà nẵng - 20 máy IBM THINKPAD T30: 22.000.000đ/cái, thuế VAT 10% - 35 máy in XEROX : 7.000.000đ/cái, VAT 10% Trong đó: Hoa hồng đại lý Đà Nẵng 5%: 37.675.000đ. Phần còn lại 715.825.000đ nhập quỹ tiền mặt ngày 25/01/2006. DT9. Rút tiền gửi Ngân hàng UOB VietNam (tài khoản VND) về nhập quỹ tiền mặt 500.000.000đ ngày 25/01/2006. DT10. Tính thưởng 2% trên doanh số hàng tháng cho các khách hàng là nhà phân phối. 2.3 Một số nghiệp vụ tổng hợp TH1. Chi tạm ứng lương đợt I tháng 01 ngày 15/01/2006 cho nhân viên, chi tiết như sau: - Bộ phận bán hàng: 46.520.000đ - Bộ phận quản lý doanh nghiệp: 69.100.000đ - Bộ phận kỹ thuật: 78.680.000đ TH2. Nhận giấy báo nợ số GBN-0425 ngày 20/11/2004 của Ngân hàng UOB VietNam: Công ty tạm nộp thuế thu nhập doanh nghiệp 208.333.000đ. TH3. Đóng tiền BHXH: 56.000.000 qua ngân hàng UOB VietNam theo giấy báo nợ số GBN-0463 ngày 24/01/2006. TH4. Tạm trích lập các quỹ sau (số phiếu TTQ-0001 ngày 30/ 01/2006): - Quỹ đầu tư phát triển: 75.000.000đ - Quỹ khen thưởng: 25.000.000đ - Quỹ phúc lợi: 35.000.000đ TH5. Lương tháng 01/2006 như sau ( bảng lương số BL-0011 ngày 30/01/2006): - Bộ phận bán hàng: 98.622.400đ - Bộ phận quản lý: 146.492.000đ TH6. Trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định ( theo số phiếu TBH - 0011 ngày 30/01/2006). TH7. Bảng phân bổ chi phí trả trước trong tháng 01 (theo số phiếu BPB-0001) là 12.834.600đ, chi tiết như sau: Bộ phận bán hàng: 55% Bộ phận quản lý: 45% TH8. Phân bổ chi phí mua hàng cho hàng bán ra trong tháng 01 (theo số phiếu BPB-0002 ngày 30/01/2006) TH9. Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ trong tháng (BKH-0001): - TSCĐ hữu hình: 1.505.572.000đ (trong đó: bộ phận bán hàng 828.064.600đ, bộ phận QLDN 677.507.400đ). - TSCĐ vô hình: 125.416.600đ (trong đó: 55% cho bộ phận bán hàng, 45% cho bộ phận QLDN). TH10. Ngày 31/01, thực hiện các bút toán kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh