Tổng quan về quản lý dự án và Lựa chọn và lập kế hoạch cho dự án

Bài 2: Tổng quan về quản lý dự án & Lựa chọn và lập kế hoạch cho dự án Tổng quan về phân tích thiết kế HTTT Nguồn phần mềm Đánh giá phần mềm thương mại Thuê ngoài Sử dụng lại Hệ thống bài cũ Tổng quan dự án & Lựa chọn và lập kế hoạch cho dự án 2 Quản lý dự án Quy trình quản lý dự án Khởi tạo Lập kế hoạch Thực thi Kết thúc Phân tích và thiết kế hệ thống Pha 1: Lựa chọn và lập kế hoạch Mục tiêu bài học Tổng quan dự án & Lựa chọn và lập kế hoạch cho dự án 3 Tổng quan dự án & Lựa chọn và lập kế hoạch cho dự án 4 QUẢN LÝ DỰ ÁN Quản lý dự án HTTT Tổng quan dự án & Lựa chọn và lập kế hoạch cho dự án 5 Mục tiêu quản lý dự án HTTT Đảm bảo rằng dự án HTTT đáp ứng mong đợi của khách hàng Đáp ứng các yêu cầu Đúng thời hạn Đáp ứng ngân sách Quản lý dự án HTTT Tổng quan dự án & Lựa chọn và lập kế hoạch cho dự án 6 Là chuyên gia phân tích HT Chịu trách nhiệm Khởi động dự án Lập kế hoạch dự án Thực thi dự án Kết thúc dự án Cần có kỹ năng Quản lý Lãnh đạo Chuyên môn Quản lý xung đột Giao tiếp với khách hàng Người quản lý dự án Tổng quan dự án & Lựa chọn và lập kế hoạch cho dự án 7 Tổng quan dự án & Lựa chọn và lập kế hoạch cho dự án 8 QUY TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN Dự án Bao gồm nhiều công việc liên quan đến nhau đã được lập kế hoạch để đạt được mục tiêu. Dự án có bắt đầu và kết thúc Mục tiêu dự án Mở ra cơ hội kinh doanh Giải quyết vấn đề nghiệp vụ Quy trình quản lý dự án gồm 4 pha Dự án & Quy trình quản lý dự án Tổng quan dự án & Lựa chọn và lập kế hoạch cho dự án 9 Khởi tạo Lập kếhoạch Thực thi Kết thúc 1. Thiết lập nhóm khởi tạo dự án 2. Thiết lập quan hệ với khách hàng 3. Thiết lập kế hoạch khởi tạo (SSR) 4. Thiết lập các thủ tục quản lý 5. Thiết lập môi trường và hồ sơ 6. Soạn bản tóm tắt dự án Khởi tạo dự án Tổng quan dự án & Lựa chọn và lập kế hoạch cho dự án 10 Tổng quan dự án & Lựa chọn và lập kế hoạch cho dự án 11 Hồ sơ dự án Tổng quan dự án & Lựa chọn và lập kế hoạch cho dự án 12 Trước khi chuyển sang giai đoạn lập kế hoạch, kết quả trong giai đoạn khởi tạo được xét duyệt lại trong buổi họp có sự góp mặt khách hàng, đội ngũ quản lý và nhóm dự án 1. Mô tả phạm vi, giải pháp thay thế, tính khả thi của dự án 2. Chia dự án thành các tác vụ dễ quản lý (biểu đồ Grantt) 3. Ước lượng tài nguyên và lập kế hoạch sử dụng tài nguyên 4. Xây dựng lịch trình sơ bộ (biểu đồ Grantt và biểu đồ Mạng) 5. Xây dựng kế hoạch giao tiếp 6. Xác định tiêu chuẩn của dự án 7. Xác định và đánh giá rủi ro 8. Xác định chi phí sơ bộ 9. Xác định bản phác thảo phạm vi dự án 10. Thiết lập kế hoạch cơ sở cho dự án Lập kế hoạch dự án Tổng quan dự án & Lựa chọn và lập kế hoạch cho dự án 13 Kế hoạch giao tiếp Tổng quan dự án & Lựa chọn và lập kế hoạch cho dự án 14 Tổng quan dự án & Lựa chọn và lập kế hoạch cho dự án 15 Tổng quan dự án & Lựa chọn và lập kế hoạch cho dự án 16 Lập kế hoạch dự án Tổng quan dự án & Lựa chọn và lập kế hoạch cho dự án 17 Kết thúc pha lập kế hoạch, chuyên gia phân tích nộp kế hoạch cơ sở cho ban điều hành dự án và thuyết trình về kế hoạch Biểu đồ Grantt mô tả cấu trúc phân rã công việc Tổng quan dự án & Lựa chọn và lập kế hoạch cho dự án 18 Biểu đồ Mạng Tổng quan dự án & Lựa chọn và lập kế hoạch cho dự án 19 Thực thi dự án Tổng quan dự án & Lựa chọn và lập kế hoạch cho dự án 20 Thực thi dự án Tổng quan dự án & Lựa chọn và lập kế hoạch cho dự án 21 1. Thực thi kế hoạch cơ sở của dự án 2. Giám sát tiến độ của dự án theo kế hoạch cơ sở 3. Quản lý thay đổi cho kế hoạch dự án cơ sở 4. Quản lý hồ sơ dự án 5. Trao đổi tình hình trong dự án Trao đổi tình hình trong dự án Tổng quan dự án & Lựa chọn và lập kế hoạch cho dự án 22 Kết thúc dự án Tổng quan dự án & Lựa chọn và lập kế hoạch cho dự án 23 Loại kết thúc Bình thường: Đáp ứng yêu cầu Bất bình thường: Dừng dự án Hoạt động kết thúc dự án Kết thúc dự án Tổng quan dự án & Lựa chọn và lập kế hoạch cho dự án 24 1. Đóng dự án 2. Đánh giá sau dự án 3. Kết thúc hợp đồng Biểu đồ Grantt Dễ dàng vẽ cho dự án nhỏ hoặc một phần của dự án lớn Hiển thị ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho mỗi công việc riêng lẻ Biểu đồ Network Hiển thị thứ tự các công việc DEMO Trình bày và lập lịch cho kế hoạch dự án Tổng quan dự án & Lựa chọn và lập kế hoạch cho dự án 25 Biểu đồ Grantt mô tả cấu trúc phân rã công việc Tổng quan dự án & Lựa chọn và lập kế hoạch cho dự án 26 Tổng quan dự án & Lựa chọn và lập kế hoạch cho dự án 27 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG Pha 1. Lựa chọn và lập kế hoạch Tổng quan dự án & Lựa chọn và lập kế hoạch cho dự án 28 Tổng quan dự án & Lựa chọn và lập kế hoạch cho dự án 29 XÁC ĐỊNH & LỰA CHỌN DỰ ÁN Trong tổ chức, có thể có rất nhiều dự án được yêu cầu Người quản lý và các đơn vị kinh doanh Muốn thay thế hoặc mở rộng HT cũ để nhận được thông tin mong muốn hoặc cung cấp các dịch vụ mới cho khách hàng Quản lý phòng HTTT Muốn HT làm việc hiệu quả, ít tốn kém khi thực hiện nghiệp vụ hoặc là muốn chuyển HT sang môi trường mới  Cần phải xác định và lựa chọn dự án Xác định và lựa chọn dự án Tổng quan dự án & Lựa chọn và lập kế hoạch cho dự án 30 Mục tiêu: Bảo đảm rằng người trong tổ chức cân nhắc kỹ lưỡng về việc lựa chọn dự án và hiểu rõ dự án sẽ giúp tổ chức đạt được mục tiêu của tổ chức Sản phẩm Bản liệt kê các dự án cụ thể Dự án được chọn Không phải tất cả các dự án được chọn trong bước này đều được triển khai thành hệ thống thực. Sau mỗi pha của SDLC các thành viên của dự án, tổ chức sẽ đánh giá lại dự án và quyết định tiếp tục hay hủy bỏ dự án Sản phẩm và mục tiêu Tổng quan dự án & Lựa chọn và lập kế hoạch cho dự án 31 Quy trình xác định và lựa chọn dự án Tổng quan dự án & Lựa chọn và lập kế hoạch cho dự án 32 Xác định dự án tiềm năng Phân loại và xếp hạng các dự án Lựa chọn dự án sẽ phát triển Dự án thường được đưa ra bởi Lãnh đạo cao cấp (CEO, cán bộ điều hành cấp cao) Tập trung vào chiến lược của tổ chức Ban điều hành Tập trung vào tính đa chức năng Nhân viên các phòng ban Tập trung vào nghiệp vụ đơn lẻ Nhóm phát triển hệ thống Tập trung vào hiệu quả hoạt động của hệ thống (phần cứng và phần mềm tương tác với nhau) Xác định dự án tiềm năng Tổng quan dự án & Lựa chọn và lập kế hoạch cho dự án 33 Xác định dự án tiềm năng Tổng quan dự án & Lựa chọn và lập kế hoạch cho dự án 34 Người tham gia đánh giá Lãnh đạo cao cấp Ban điều hành Nhân viên các phòng ban Nhóm phát triển hệ thống Đưa ra các tiêu chí đánh giá và đánh trọng số cho các tiêu chí Hỗ trợ chiến lược Lợi ích tiềm năng Tài nguyên sẵn có Thời gian hoàn thành Phân loại và xếp hạng các dự án Tổng quan dự án & Lựa chọn và lập kế hoạch cho dự án 35 Lựa chọn dự án sẽ phát triển Tổng quan dự án & Lựa chọn và lập kế hoạch cho dự án 36 Tổng quan dự án & Lựa chọn và lập kế hoạch cho dự án 37 KHỞI TẠO VÀ LÊN KẾ HOẠCH Khởi tạo và lên kế hoạch Tổng quan dự án & Lựa chọn và lập kế hoạch cho dự án 38 Chiếm 10 – 20 nguồn lực Mục đích: Chuyển các yêu cầu chưa rõ ràng của HT thành mô tả của dự án cụ thể • Tập trung vào thiết lập một nhóm để tiến hành lập kế hoạch 1. Khởi tạo • Kế hoạch cơ sở của dự án: Nền tảng của dự án (tài liệu nội bộ) • Bản tóm tắt phạm vi dự án: Chuyển cho khách hàng 2. Lập kế hoạch Quy trình khởi tạo và lập kế hoạch Tổng quan dự án & Lựa chọn và lập kế hoạch cho dự án 39 Tổng quan dự án & Lựa chọn và lập kế hoạch cho dự án 40 Tổng quan dự án & Lựa chọn và lập kế hoạch cho dự án 41 Quy trình khởi tạo và lập kế hoạch Tổng quan dự án & Lựa chọn và lập kế hoạch cho dự án 42 Giới thiệu Tổng quan về dự án Các đề xuất Mô tả hệ thống Giải pháp thay thế Mô tả hệ thống Đánh giá tính khả thi Phân tích kinh tế Phân tích kỹ thuật Các vấn đề về quản lý (Xem mô tả kế hoạch cơ sở của dự án) Nội dung kế hoạch cơ sở của dự án Tổng quan dự án & Lựa chọn và lập kế hoạch cho dự án 43 Tổng quan dự án & Lựa chọn và lập kế hoạch cho dự án 44 ĐÁNH GIÁ TÍNH KHẢ THI CỦA HỆ THỐNG Các yếu tố đánh giá tính khả thi của hệ thống Tổng quan dự án & Lựa chọn và lập kế hoạch cho dự án 45 Kinh tế Vận hành Kỹ thuật Lịch trình Hợp đồng và pháp luật Chính sách Đánh giá tính khả thi về mặt kinh tế Tổng quan dự án & Lựa chọn và lập kế hoạch cho dự án 46 Lợi ích Chi phí • Cố định • Định kỳ Điểm hòa vốn Đánh giá tính khả thi về mặt kinh tế dựa trên việc phân tích Chi phí và lợi ích Đánh giá tính khả thi về mặt kinh tế Tổng quan dự án & Lựa chọn và lập kế hoạch cho dự án 47 • Lợi ích hữu hình • Lợi ích vô hình Xác định lợi ích • Chi phí hữu hình • Chi phí vô hình Xác định chi phí Ví dụ về đánh giá lợi ích hữu hình Tổng quan dự án & Lựa chọn và lập kế hoạch cho dự án 48 Chi phí một lần & định kỳ Tổng quan dự án & Lựa chọn và lập kế hoạch cho dự án 49 Ví dụ phân tích điểm hòa vốn Tổng quan dự án & Lựa chọn và lập kế hoạch cho dự án 50 Tổng quan dự án & Lựa chọn và lập kế hoạch cho dự án 51 TỔNG KẾT BÀI HỌC Tổng quan dự án & Lựa chọn và lập kế hoạch cho dự án 52 Tổng quan dự án & Lựa chọn và lập kế hoạch cho dự án 53 Tổng quan dự án & Lựa chọn và lập kế hoạch cho dự án 54 Quản lý dự án là một hoạt động cần thiết và được thực hiện trong suốt vòng đời phát triển hệ thống Quy trình quản lý dự án có 4 pha: Khởi tạo, lập kế hoạch, thực thi và kết thúc. Các pha này tương ứng với các pha trong vòng đời phát triển phần mềm Pha đầu tiên trong vòng đời phát triển HT là pha lựa chọn và lập kế hoạch gồm Xác định và lựa chọn dự án Khởi tạo và lập kế hoạch dự án Tổng kết bài học Tổng quan dự án & Lựa chọn và lập kế hoạch cho dự án 55 Tên tổ chức Mô tả sơ lược về tổ chức Đăng ký tổ chức tìm hiểu Tổng quan dự án & Lựa chọn và lập kế hoạch cho dự án 56 Xác định và lựa chọn dự án Khởi tạo và lập kế hoạch dự án Workshop 1 Tổng quan dự án & Lựa chọn và lập kế hoạch cho dự án 57 HẾT BÀI !!! Tổng quan dự án & Lựa chọn và lập kế hoạch cho dự án 58