Xây dựng chương trình quản lý cửa hàng thuốc Kim Anh

LỜI NÓI ĐẦU Những năm gần đây các cuộc cách mạng khoa học công nghệ đang diễn ra một cách sôi động chưa từng thấy trên toàn thế giới ,nó đã thúc đẩy loài người nhanh chóng bước sang một kỷ nguyên mới .Đó là một kỷ nguyên cuả nền văn minh dựa trên cơ sở công nghiệp trí tuệ nhân tạo .Mở đầu cho cuộc cách mạng khoa học và công nghệ thông tin hiện nay đã và đang xâm nhập vào mọi lĩnh vực hoạt động của xã hội loài người nó mang lại nhiều lợi ích cao cũng như những lợi nhuận khổng lồ và cùng với nó là sự giải quyết về công việc ngày càng nhanh chóng , mang lại hiệu quả kinh tế cao. Trong đó , quản lý là một lĩnh vực không thể thiếu trong hầu hết các hoạt động kinh tế xã hội .Vì nó đóng một vai trò to lớn , mang lại hiệu quả kinh tế cao, giảm thiểu chi phí về thời gian , nhân lực .Chính vì vậy , khoa học công nghệ là môt trong những giải pháp không thể bỏ qua để đạt được những nhu cầu đó .Công nghệ thông tin là một trong những ngành khoa học đó. Đi đôi với sự phát triển công nghệ chế tạo các thiết bị máy tính thì việc sản phẩm phần mềm ứng dụng ra đời có ý nghĩa rất quan trọng và có tính chất quyết định trong công tác quản lý. Trên thế giới cũng như ở Việt Nam, công nghệ thông tin đã trở thành một ngành công nghiệp mũi nhọn. Nó là một ngành khoa học kỹ thuật không thể thiếu trong việc áp dụng vào các hoạt động xã hội như: Quản lý, kinh tế, thông tin. Việc tin học hoá trong công tác quản lý tại các cơ quan, xí nghiệp đang rất phổ biến và trở nên cấp thiết. Nhờ ứng dụng của công nghệ thông tin đã làm giảm được sự quản lý đầy khó khăn, phức tạp trên giấy tờ trong công tác quản lý. Nó có yếu tố quan trọng, quyết định không nhỏ đến sự thành công của mỗi ngành nghề, mỗi xí nghiệp, mỗi quốc gia ngày nay. Xuất phát từ thực tiễn trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các bài toán quản lý, đồng thời dựa trên những kiến thức đã thu được ở trường, sự giúp đỡ của Công ty giải pháp phần mềm VNLink cùng với sự hưỡng dẫn nhiệt tình của thầy giáo Đặng minh Ất trong suốt thời gian thực tập, em đã chọn chuyên đề “Xây dựng chương trình quản lý cửa hàng thuốc Kim Anh ” cơ sở thực tập của em Công ty giải pháp phần mềm VNLink. Trong đề tài này em sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Basic và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2003. Nội dung của Chuyên đề thực tập bao gồm gồm: Chương 1. Khảo sát cửa hàng bán thuốc Tây Chương 2. Phân tích Thiết kế hệ thống Chương 3. Phân tích thiết kế cơ sở dữ liệu Chương 4. Các công cụ sử dụng và thiết kế giao diện Cho dù có cố gắng nhưng do thời gian và kinh nghiệm có hạn nên chương trình chắc chắn còn nhiều thiếu xót. Em rất mong nhận được sự góp ý chân thành của thầy, cô giáo và các bạn để chương trình ngày càng hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn thầy giao PGS.TS Đặng minh Ất và đơn vị nơi em thực tập đã nhiệt tình giúp đỡ để chương trình của em đạt kết quả tốt hơn cũng như giúp em có được những kinh nghiệm quý báu trong công việc. Hà Nội, tháng 3 năm 2008 Sinh viên thực hiện: Đặng Đình Quang CHƯƠNG 1 .KHẢO SÁT SƠ BỘ VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN 1.1.khảo sát sơ bộ cửa hàng thuốc Kim Anh 1.1.1.Quá trình hình thành và phát triển của cửa hàng thuốc Kim Anh Cửa hàng thuốc Kim Anh là cửa hàng bán thuốc tư nhân , chuyên bán buôn , bán lẻ các loại thuốc Tây , là một cửa hàng bán thuốc uy tín hàng đầu được thành lập vào năm 1994 cho tới nay đã hoạt động được 15 năm .Hiện nay nay theo thông kê của các nhà cung cấp thuốc thì cửa hàng thuốc Kim Anh là một trong những cửa hàng bán thuốc hàng đầu ở Thành phố Hà Nội .Hiện nay cửa hàng có hai địa điểm bán thuốc .Cơ sở bán thuốc chính của cửa hàng nằm tại số nhà 29 phường thanh lương quận Hai Bà Trưng , Thành phố Hà nội ,cơ sở thứ hai mới mở nằm ở 6 ngach 6 phường Quỳnh Mai –Hai Bà Trưng-Thành phố Hà Nội . 1.1.2.Hướng phát triển của cửa hàng Để thực hiện mở rộng hoạt động kinh doanh , đáp ứng số luợng khách hàng đến mua thuốc ngày càng đông , cửa hàng có nhu cầu xây dựng một hệ thống phần mềm quản lý bán hàng thuốc ,nhằm tin học hoá quá trình quản lý kinh doanh của cửa hàng 1.2.Quá trình hoạt động của cửa hàng thuốc Kim Anh(khảo sát chi tiết) 1.2.1.Hoạt động bán hàng - Hiện nay bộ phận bán hàng của một cửa hàng gồm có 8 người chia làm hai ca , mỗi ca làm việc gồm 4 người cửa hàng mở cửa vào lúc 6h và kết thúc vào lúc 11h - Khi khách hàng có yêu cầu mua thuốc : + Nếu khách hàng đến mua thuốc lẻ thì nhân viên bán hàng sau khi năm bắt được tình hình bênh lý của khách hàng với sử hiểu biết của mình nhân viên bán thuốc sẽ chuẩn đoán bệnh và tư vấn cho khách hàng nên dùng loại thuốc gì (công dụng , thành phần ,nước sản xuất , giá thành ) nếu khách hàng đồng ý thí nhân viên bán hàng sẽ viết hoá đơn bán hàng và hưỡng dẫn cách sử dụng thuốc cho khách hàng . + Nếu khách khách hàng mua thuốc theo đơn thì nhân viên bán hàng sẽ kiểm tra trong kệ thuốc nếu đáp ứng được loại thuốc nào thì nhân viên bán thuốc sé viết hoá đơn bán hàng chuyển cho khách hàng ,còn các loại thuốc mà không đáp ứng được thì nhân viên bán hàng sẽ hẹn khách hàng đến mua thuốc trong thời gian sớm nhất có thể hoặc giới thiệu cho khách hàng đến mua ở những cửa hàng có uy tín khác . Các thông tin trên hoá đơn bán hàng bao gồm :số hoá đơn , tên khách , địa chỉ khách,ngay lập, tổng số tiền , số tiền đã thanh toán , còn nợ , hạn trả nợ .các thông tin chi tiết về thuốc bán bao gồm :Tên thuốc, đơn vị tính,số luợng , đơn giá ,thành tiền khi thanh toán cửa hàng sẽ lập một phiếu thu tương ứng với hoá đơn mua thuốc trên phiếu thu có ghi rõ :số phiếu thu , số hoá đơn , ngày lập , người lập , số tiền , ghi chú . Một bản sao của Hoá đơn bán hàng (phiếu xuất ) sẽ được lưu lại để tiện cho quá trình quản lý ,còn một bản giao cho khách hàng để tiện cho việc bảo hành trả nợ nếu có của khách hàng sau này cửa hàng quản lý khách hàng bằng cách cập nhật thông tin về khách hàng .Các thông tin về khách hàng bao gồm :mã khách , họ tên khách , địa chỉ , số điện thoại , email Sau khi kết thúc ca làm việc thì nhân viên bán hàng sẽ tổng hợp số tiền bán hàng và bàn giao cho người quản lý . 1.2.1.Quá trình nhập hàng . - Đối với nhân viên bán hàng trong quá trình bán thuốc nhân viên bán hàng có trách nhiệm ghi lại những mặt hàng thuốc đã bán hết , hoặc sắp hết trong kệ , kho thuốc sau đó sẽ báo cho nhân viên quản lý cửa hàng - Nhân viên quản lý cửa hàng thuốc có trách nhiệm kiểm tra số lượng thuốc tồn trong tủ thuốc ,nếu mặt hàng thuốc nào hết hoặc sắp hết nhân viên quản lý sẽ gọi điện cho nhà cung cấp kèm theo đó là Tên thuốc và số luợng thuốc đặt . - Nhà cung cấp sẽ mang thuốc đến kèm theo bảng báo gía.Trước khi nhập thuốc nhân viên quản lý kiểm tra chất lượng thuốc và thời gian sử dụng của thuốc .Nếu chất lượng đảm bảo thì nhân viên quản lý sẽ lập môt phiếu nhập, trên phiếu nhập có ghi : Số phiếu nhập , tên nhà cung cấp, người lập phiếu , ngày lập phiếu ,số tiền đã thanh toán , số tiền còn nợ. -Cửa hàng quản lý nhà cung cấp bằng cách cập nhật thông tin nhà cung cấp sau khi nhập hàng .Các thông tin về nhà cung cấp bao gồm :Mã nhà cung cấp,tên nhà cung cấp, địa chỉ , điện thoại , email, fax. Cửa hàng quản lý Thuốc bằng cách cập nhật thông tin về các loại thuốc .Các thông tin này bao gồm:Mã thuốc,tên thuốc , đơn vị tính , công dụng , hạn sử dụng, nước sản xuất , đơn giá nhập , đơn giá bán .Quản lý nhóm thuốc bao gồm :mã nhóm tên nhóm. - Hàng tháng cửa hàng sẽ kiểm tra kho hàng những mặt hàng tồn trong tủ thuốc bán chậm và sắp hết hạn sử dụng , để từ đó trả lại hoặc trao đổi với nhà cung cấp . 1.2.3.Quản lý công nợ Hiện nay cửa hàng chỉ cho khách hàng nợ là những phòng khám , khach hàng quen và công ty - Đối với khách hàng :khi khách hàng đến thanh toán tiền còn nợ của cửa hàng thì nhân viên quản lý lập một phiếu thu tương ứng với hoá đơn mà khách hàng thiếu nợ Cuối mỗi tháng cửa hàng tiến hành kiểm tra khách nợ đến hạn và lập một phiếu nhắc nhở trả nợ gửi khách hàng . - Đối với nhà cung cấp :Khi thanh toán tiền nợ hàng cho nhà cung cấp , thì nhân viên quản lý sẽ lập một phiếu chi và chuyển tiền cho nhà cung cấp .trên phiếu chi co ghi các thông tin :Số phiếu chi , số phiếu nhập , ngày lập phiếu, ngày lập, số tiền ghi chú . 1.2.4.Thống kê Hàng ngày , hàng tháng thì cửa hàng cũng thống kê một cách tổng quát nhất doanh thu về số tiền bán được , Doanh số nhân viên , số tiền chi,số tiền khách nơ ,số tiền nợ nhà cung cấp. 1.3. Đánh giá hiện trạng của cửa hàng thuốc Kim Anh Qua việc khảo sát tại cửa hàng thuốc tân dược Kim Anh em rút ra được những ưu điểm và nhược điểm như sau: 1.3.1.Ưu điểm Hệ thống quản lý bán hàng cửa hàng thuốc Kim Anh đã tuy là một cửa hàng với số lượng nhân viên ít chủng loại thuốc thì phong phú , đa dạng nhưng đã có được sự tổ chức chặt chẽ ,có khoa học .Khối lượng công việc được hoạch đình một cách rõ ràng và việc quản lý nhanh chóng .Định hướng phát triển cao, đem lại hiệu quả kinh tế cao. Đội ngũ nhân viên làm việc lâu năm , giàu kinh nghiệm bán hàng 1.3.2.Nhược điểm Bên cạnh những ưu điểm kể trên , hệ thống quản lý cửa hàng thuốc Kim Anh còn vẫn còn tồn tại những nhược điểm sau: - Công tác quản lý vẫn đang còn thủ công, thô sơ , phân tán , trên giấy tờ là chủ yếu. - Khó khăn cho nhân viên bán hàng trong việc thống kê , lưu trữ , tra cứu , tìm kiếm và sửa đổi dữ liệu , mỗi khi cần thiết - Khả năng cập nhật thông tin chậm chễ - Tốn rất nhiều thời gian và nhân lực - Dễ gây ra thiếu sót , không chính xác trong quá trình thực hiện công việc . - Không có khẳ năng lưu trữ thông tin trong một thời gian dài - Khó kiểm soát thông tin về khách hàng , nhà cung cấp và thông tin về hàng hoá của cửa hàng - Khó nắm bắt được tình hình bán hàng của cửa hàng để kịp thời đưa ra những giải pháp , phương hướng phát triển mới để không ngừng nâng cao hiệu quả kinh doanh - Hiện nay cửa hàng vẫn đáng dựa vào đội ngũ nhân viên lâu năm, thường là người nhà, nêu mở rộng hoạt động kinh doanh việc tuyển thêm nhân viên khác vào thì sẽ ngay khó khăn cho việc quản lý 1.4 Sự cấp thiết xây dựng bài toán quản lý: Trong những năm gần đây, do nhu cầu tiêu dùng của người dân tăng cao, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghiệp hóa, hiện đại hóa và tốc độ phát triển ngày càng nhanh về kinh tế, xã hội, văn hóa, làm cho cách thức quản lý bán hàng cũng có nhiều thay đổi theo, đòi hỏi cao hơn trong công tác quản lý kinh doanh và trong nghiệp vụ bán hàng. Do vậy, để phù hợp với hoàn cảnh mới, việc hiện đại hóa cùng với tin học hóa trong công tác quản lý bán hàng là điều rất quan trọng và cần thiết. Trong lĩnh vực công nghệ thông tin việc tổ chức và lưu trữ một khối lượng thông tin là vấn đề rất khó khăn vì phải giải quyết được việc cập nhật thông tin một cách nhanh và chính xác, truy xuất dữ liệu nhanh. Do đó chúng ta cần phải tổ chức thông tin lại thành một cơ sở dữ liệu, đáp ứng nhiều người sử dụng, nhiều chương trình ứng dụng khai thác, đảm bảo dữ liệu quản lý tập trung và tăng hiệu quả khai thác. Việc tin học hóa vào hoạt động quản lý kinh doanh bán hàng sẽ đảm bảo cho hệ thống lưu trữ và tổ chức thông tin với một khối lượng lớn một cách khoa học, giúp cho nhân viên quản lý được tốt hơn, truy cập, tìm kiếm, tra cứu thông tin, quản lý khách hàng và thống kê dữ liệu nhanh chóng, chính xác, giúp cho chủ cửa hàng nắm bắt được tình hình hoạt động kinh doanh của cưa hàng nhanh chóng đưa ra các định hướng lập kế hoạch kinh doanh để mang lại hiệu quả kinh doanh cao hơn. Sớm hội nhập với thị trường trong nước và thế giới. Tóm lại việc quản lý theo phương thức thủ công rất tốn kém về thời gian, nhân lực, hơn nữa độ chính xác lại không cao, tốc độ xử lý chậm do vậy không đáp ứng kịp thời các yêu cầu của lãnh đạo. Vì vậy cần phải có một hệ thống quản lý bằng máy tính là rất cần thiết để đáp ứng tốt nhất các yêu cầu nói trên. Yêu cầu cho một hệ thống mới ứng dụng tin học trong công tác quản lý bán hàng ở cửa hàng bán thuốc là : - Tự động hóa các thao tác, các phép tính mà từ trước đến nay phải làm bằng tay. - Thực hiện các nghiệp vụ một cách nhanh chóng, chính xác. - Có khả năng kiểm soát, tổng hợp đầy đủ chính xác, kịp thời phản ánh các thông tin về khách hàng, thông tin về nhà cung cấp thông tin về mặt hàng hiện có của cửa hàng - Đưa ra nhanh chóng danh sách thông tin khách hàng, danh sách nhà cung cấp, danh sách chủng loại thuốc, danh sách nhân viên nhập hàng và bán hàng khi cần tìm kiếm theo yêu cầu. - Có khả năng lưu trữ dữ liệu trong thời gian dài. - Có khả năng bổ sung thêm, xóa bỏ, sửa chữa kịp thời thông tin về một khách hàng, một nhà cung cấp, một nhân viên, một mặt hàng - Giải quyết vấn đê nhập thuốc vào kho (tránh nhầm lẫn). - Giải quyết tài chính và nguồn hàng với các nhà cung cấp. - Giải quyết số thuốc quá hạn hoặc không đủ chất lượng. - Giải quyết việc bán hàng. - Giúp người bán hàng không bị nhầm lẫn trong việc chuẩn đoán một số bệnh thông thường với đơn thuốc có sẵn. - Giúp giải quyết việc lập báo cáo tài chính theo ngày, tháng, quý, năm. CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 2.1.Phân tích về chức năng 2.1.1. Phuơng pháp phân tích Phân tích hệ thống theo nghĩa chung nhất là khảo sát nhận diện, phân định các thành phần của một phức hợp và chỉ ra các mối liên quan giữa chúng. Theo nghĩa hẹp phân tích hệ thống là giai đoạn hai, đi sau khảo sát sơ bộ, là giai đoạn bản lề giữa khảo sát sơ bộ và giai đoạn đi sâu vào các thành phần hệ thống. Từ kết quả của giai đoạn này ta xây dựng được các biểu đồ mô tả logic chức năng xử lý của hệ thống. Giai đoạn này gọi là giai đoạn thiết kế logic chuẩn bị cho giai đoạn thiết kế vật lý. Yêu cầu đòi hỏi thiết kế logic một cách hoàn chỉnh trước khi thiết kế vật lý. Đường lối thực hiện: Phân tích trên xuống (top-down): Phân tích từ đại thể đến chi tiết, thể hiện phân rã các chức năng ở biểu đồ phân cấp chức năng và ở cách phân mức ở biểu đồ luồng dữ liệu (BLD). Đi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Chuyển từ mô tả vật lý sang mô tả logic. Phân tích thiết kế hệ thống là sự nhận thức và mô tả một hệ thống, bởi vậy người ta thường dùng các mô hình, các biểu đồ để trừu tượng hóa và là công cụ giúp con người trao đổi với nhau trong quá trình phát triển hệ thống. Mỗi mô hình là một khuôn dạng để nhận thức về hệ thống và nó mang ý thức chủ quan. Mục tiêu của phân tích mô hình xử lý là đưa ra một cách xác định các yêu cầu của người dùng trong quá trình phát triển hệ thống, những yêu cầu này được bám sát từ một loạt các sự kiện mà người phân tích thu được qua phỏng vấn, đặt câu hỏi, đọc tài liệu và qua các phép đo thử nghiệm. 2.1.2.Biểu đồ phân cấp chức năng(BPC) Biểu đồ phân rã chức năng BPC (Tiếng Anh là Business Functional Diagram-BFD) là một loại công cụ cho phép phân rã dần dần các chức năng từ mức cao nhất, tổng thể nhất thành các chức năng chi tiết hơn, cụ thể hơn và cuối cùng ta thu được một cây chức năng. Cây chức năng xác định một cách rõ ràng, dể hiểu cái gì xảy ra trong hệ thống. Sau khi tìm hiểu và phân tích “Hệ thống quản lý cửa hàng Thuốc Kim Anh “ em đã đưa ra được biểu đồ phân cấp chức năng như sau: Trong sơ đồ này ta thấy chức năng “Quản lý cửa hàng Thuốc Kim Anh ” được phân thành năm cấp nhỏ hơn .Đó là chức năng “Cập nhật thông tin ” , chức năng “Quản lý kho hàng”, chức năng “Quản lý bán Thuốc ”, chức năng “Quản lý thu chi ”, chức năng “quản lý báo cáo”.Đến lượt mình , một trong năm chức năng trên lại được phân cấp thành các chức năng chi tiết hơn . Cụ thể , chức năng “Cập nhật thông tin ” được phân chia thành 5 chức năng đó là “Thông tin Thuốc”, “Thông tin Nhà cung cấp”,”Thông tin Khách hàng ”,”Thông tin Nhóm thuốc ,”Thông tin Nước sản xuất “.Chức năng Quản lý kho hàng được phân thành 4 chức năng con là :Kiểm tra kho Thuốc ,”lập Phiếu nhập thuốc ” “Danh sách thuốc hết hạn ”,”Tìm kiếm ”“Quản lý thuốc quá hạn sử dụng” .Chức năng bán hàng được phân thành 4 chức năng con đó là :”quản lý Khách hàng ” , “quản lý bán thuốc ”, “tư vấn khách hàng”,Tìm kiếm .Chức năng “Quản lý thu chi ” được phân thành 4 chức năng con “Lập phiếu thu”, “Danh sách khách nợ ”,”Lập phiếu chi ”,”xem công nợ ” .Chức năng “Báo cáo” được phân thành 4 chức năng con :”Báo cáo doanh thu”, “Báo cáo nhập xuất”,”Báo cáo doanh số bán hàng nhân viên báo cáo hàng tồn ” 2.1.3.Mô tả các chức năng Stt Tên chức năng ý nghĩa 1.1 Cập nhật thông tin về Thuốc Cập nhật thông tin về danh mục thuốc có trong cửa hàng : thêm mới , sửa, xoá thông tin nhà Thuốc khi cần thiết 1.2 Cập nhật thông tin Nhà cung cấp Cập nhật thông tin Nhà cung cấp như : thêm mới nhà cung cấp , sửa, xoá thông tin Nhà cung cấp hàng khi cần thiết 1.3 Cập nhật thông tin Khách Hàng Cập nhật thông tin khách hàng như: thêm mới khách hàng, sửa, xoá thông tin khách hàng khi cần thiết 1.4 Cập nhật nhóm hàng Cập nhật thông tin về nhóm Thuốc như: thêm mới, sửa, xoá thông tin nhóm Thuốc 1.5 Cập nhật Nuớc sản xuất Cập nhật thông tin về Nước sản xuất Thuốc như:Thêm mới , sửa , xoá thông tin nước sản xuất 1.6 Tìm kiếm Tìm kiếm theo yêu cầu thông tin người sử dụng 2.1 Kiểm tra kho Thuốc Nhân viên sẽ kiểm tra danh mục Thuốc tồn hiện có trong kho trước khi mua, bán hay huỷ hàng. 2.2 Lập phiếu nhập Thuốc Khi nhận được hàng từ nhà cung cấp thì nhân viên sẽ lập một phiếu nhập hàng. 2.3 Danh sách thuốc hết hạn Chương trình sẽ tự động cập nhật danh sách thuốc hết hạn .Từ danh sách này người sử dụng lập một phiếu huỷ 2.4 Tìm kiếm Tìm kiếm theo yêu cầu thông tin người sử dụng 3.1 Kiểm tra kho Thuốc Khi khách hàng co nhu cầu mua thuốc thì nhân viên sẽ vào kiểm tra kho thuốc của cửa hàng nếu còn đủ cung cấp thì sẽ lập hoá đơn bán 3.2 Lập hoá đơn ban Nhận viên sẽ lập hoá đơn bán để bán thuốc và thanh toán tiên với khách hàng 3.3 Tư vấn khách hàng Khi khách hàng yêu cầu được tư vấn thì ta sẽ vào chức năng này 3.4 Tìm kiếm Tìm kiếm thông tin về hoá đơn bán hàng 4.1 Lập phiếu thu Nhân viên sẽ lập phiếu thu khi khách hàng thanh toán tiền hàng hoặc muốn trả nợ. 4.2 Xem danh sách khách hàng còn nợ Hàng tháng nhân viên kiểm tra danh sách khách hàng còn nợ.nếu khách hàng nợ quá hạn thì nhân viên sé lập một phiếu nhắc trả nợ gửi cho khách hàng 4.3 Lập phiếu chi Nhân viên sẽ lập phiếu chi khi thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp hoặc khi trả nợ cho nhà cung cấp. 4.4 Xem công nợ Hàng tháng Cửa hàng sẽ xem công nợ. 4.5 Tìm kiếm Tìm kiếm theo yêu cầu thông tin người sử dụng 5.1 Báo cáo doanh thu Báo cáo doanh thu theo doanh thu theo ngày , tháng, năm 5.2 Báo cáo nhập xuất Báo cáo về tình hình bán hàng và nhập hàng của cửa hàng 5.3 Báo cáo doanh số bán hàng của nhân viên Báo cáo doanh số bán hàng của từng nhân viên trong tháng . 5.4 Báo cáo hàng tồn kho Thống kê lượng hàng tồn trong kho 2.2.Biểu đồ luồng dữ liễu- BLD (Data Flow Diagram=DFD) BLD là một loại biểu đồ nhằm mục đích diễn tả một quá trình XLTT với các yêu cầu sau: + Sự diễn tả là ở mức logic, nghĩa là nhằm trả lời câu hỏi: “Làm gì?” mà bỏ qua câu hỏi “Làm như thế nào?”. + Chỉ rõ các chức năng (con) phải thực hiện để hoàn tất quá trình xử lý cần mô tả. + Chỉ rõ các thông tin được chuyển giao giữa các chức năng đó, và qua đó phần nào thấy được trình tự thực hiện của chúng. Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD hay DFD) là một công cụ dùng để trợ giúp cho bốn hoạt động chính sau đây của các phân tích viên hệ thống trong quá trình phân tích thông tin. + Phân tích BLD được dùng để xác định yêu cầu của người sử dụng. + Thiết kế BLD dùng để vạch kế hoạch và minh họa các phương án cho phân tích viên hệ thống và người dùng khi thiết kế hệ thống mới. + Biểu đồ BLD là công cụ đơn giản, dễ hiểu đối với phân tích viên hệ thống và người dùng. + Tài liệu BLD cho phép biểu diễn tài liệu phân tích hệ thống một cách đầy đủ, súc tích và ngắn gọn. BLD cung cấp cho người sử dụng một cái nhìn tổng thể về hệ thống và cơ chế lưu chuyển thông tin trong hệ thống đó. Các thành phần của biểu đồ luồng dữ liệu: - Quá trình (chức năng –Processes) được ký hiệu bởi vòng tròn tượng trưng cho các chức năng khác nhau mà hệ thống phải thực hiện. Chức năng thay đổi thông tin đầu vào theo một cách nào đó như tổ chức lại thông tin, bổ sung hoặc tạo ra thông tin mới. - Luồng dữ liệu (Flow) được ký hiệu bằng đường kẻ có mũi tên. Mũi tên chỉ hướng ra của luồng thông tin. Luồng dữ liệu liên kết các Processes với nhau, tượng trưng cho thông tin mà processes yêu cầu cho đầu vào hoặc thông tin mà chúng biến đổi thành đầu ra. - Kho dữ liệu (Data Store) được ký hiệu bởi 2 đường thẳng song song, biểu diễn hay chứa đựng thông tin mà hệ thống cần phải lưu giữ trong một khoảng thời gian dài để một hay nhiều quá trình hoặc tác nhân truy nhập vào. Một khi công việc xây dựng HTTT kết thúc thì những thông tin này được tồn tại dưới dạng các File hay CSDL. - Tác nhân ngoài là một người, một nhóm người hoặc một tổ chức bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống, nhưng có một số hình thức tiếp xúc với hệ thống. Nhân tố bên ngoài là nguồn cung cấp thông tin cho hệ thống và là phần sống còn của hệ thống. - Tác nhân trong là một chức năng hay một quá trình bên trong hệ thống. DFD cung cấp một bức tranh tổng thể, dể hiểu về các chức năng và các dữ liệu chính của hệ thống. Tuy nhiên, nếu xét về khía cạnh chi tiết thì DFD lại chưa được đầy đủ cả từ góc độ chức năng và dữ liệu. Hai công cụ được sử dụng để bổ khuyết cho DFD là: Từ điển dữ liệu (Data Dictionary) và Đặc tả chức năng (Process specification) Thông qua tìm hiểu hệ thống quản lý Cửa hàng thuốc Kim Anh em xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu của hệ thống với các thành phần của biểu đồ như sau: - Các chức năng: Cập nhật thông tin , Quản lý kho hàng , Quản lý bán Thuốc Quản lý Thu chi , Quản lý báo cáo cùng các chức năng con đã trình bầy ở trên. - Các luồng dữ liệu: thông tin mua thuốc, thông tin Nhập thuốc, Thanh toán.... - Các kho dữ liệu:Thuốc nhập ,hoá đơn bán ,Khách hàng , Nhà cung cấp, ...... - Các tác nhân trong và các tác nhân ngoài: Tùy theo từng chức năng quản lý cụ thể mà biểu đồ luồng dữ liệu ở các mức có sử dụng thêm các tác nhân trong và ngoài cho phù hợp. 2.2.1.BLD mức ngữ cảnh (mức 0) Là mô hình hệ thống ở mức tổng quát nhất, ta xem cả hệ thống như một chức năng. Tại mức này hệ thống chỉ có duy nhất một chức năng. Các tác nhân ngoài và đồng thời các luồng dữ liệu vào ra từ tác nhân ngoài đến hệ thống được xác định. Từ định nghĩa trên, ta có sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh như sau: 2.2. BLD mức đỉnh (mức 1) Gồm nhiều chức năng được phân rã từ BLD mức ngữ cảnh với các chức năng phân rã tương ứng mức 1 của biểu đồ phân rã chức năng BPC (hoặc BFD). Các nguyên tắc phân rã: - Các luồng dữ liệu được bảo toàn. - Các tác nhân ngoài bảo toàn. - Có thể xuất hiện các kho dữ liệu. - Bổ sung thêm các luồng dữ liệu nội tại nếu cần thiết. 2.2.3.BLD mức dưới đỉnh (mức 2) Phân rã từ BLD mức đỉnh, các chức năng được định nghĩa riêng từng biểu đồ hoặc ghép lại thành một biểu đồ trong trường hợp biểu đồ đơn giản. Các thành phần của biểu đồ được phát biểu như sau: + Về chức năng: phân rã chức năng cấp trên thành chức năng cấp dưới thấp hơn. + Luồng dữ liệu: vào/ra mức trên thì lặp lại (bảo toàn), ở mức dưới thì phân rã, bổ sung thêm các luồng dữ liệu nội bộ do phân rã các chức năng và thêm vào kho dữ liệu. + Kho dữ liệu: dần dần xuất hiện theo nhu cầu nội bộ. + Tác nhân ngoài: xuất hiện đầy đủ ở mức khung cảnh, ở mức dưới không thêm gì cả. Các biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của hệ thống quản lý: 2.2.3.1 Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng cập nhật thông tin 2.2.3.2.Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý kho hàng 2.2.3.3.Sơ đồ chức năng quản lý Bán Thuốc 2.2.3.4.Sơ đồ chức năng quản lý Thu chi 2.2.3.5.Sơ đồ chức năng quản lý báo cáo CHƯƠNG 3 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU Một hệ thống trong trạng thái vận động bao gồm hai yếu tố là các chức năng xử lý và dữ liệu. Giữa xử lý và dữ liệu có mối quan hệ mật thiết chặt chẽ và bản thân dữ liệu có mối liên kết nội bộ không liên quan đến xử lý đó là tính độc lập dữ liệu. Mô tả dữ liệu được xem như việc xác định tên, kiểu (dạng) dữ liệu và tính chất của dữ liệu. Dữ liệu không phụ thuộc vào người sử dụng đồng thời không phụ thuộc vào yêu cầu tìm kiếm và thay đổi thông tin. Trong XLTT có nhiều công cụ để mô tả dữ liệu. Các công cụ này là các cách trừu tượng hóa dữ liệu, đặc biệt là mối quan hệ của dữ liệu nhằm phổ biến những cái chung nhất mà con người có thể trao đổi lẫn nhau. Trong phần này chúng ta đề cập tới 4 công cụ chủ yếu: 1. Mã hóa dữ liệu (Coding). 2. Từ điển dữ liệu (Data Dictionary). 3. Mô hình thực thể liên kết ER (Entity Relationship). 4. Mô hình quan hệ (Relational Data Base Modeling). Như ta đã biết phân tích hệ thống bao gồm hai công việc: Phân tích về chức năng xử lý và phân tích về dữ liệu. Trong phần này chúng ta xem xét phần phân tích dữ liệu. Dữ liệu có tính độc lập tương đối và là đối tượng của xử lý. Mục đích của giai đoạn phân tích hệ thống về dữ liệu là: Lập lược đồ dữ liệu hay gọi là biểu đồ cấu trúc dữ liệu (BCD). Hệ thống dữ liệu được lưu trữ lâu dài: - Thông tin gì, bao gồm dữ liệu gì? - Mối liên quan: xác định liên quan giữa các dữ liệu. Kết quả của giai đoạn phân tích hệ thống về mặt dữ liệu là cho chúng ta một khuôn dạng hỗ trợ các phân tích viên hệ thống trong quá trì