Bài giảng Chuyên đề phân tích công việc

1CHUYÊN ĐỀ Job Analysis 2 Phương pháp thảo luận Thảo luận Giải quyết tình huống 23 4
Làm thế nào để chúng ta có thể biết được, chúng ta cần : + Bao nhiêu lao động. + Với trình độ như thế nào. + Bố trí NV đúng vị trí chưa.
Hoặc khi xảy ra sai sót bạn có xác định được chính xác trách nhiệm thuộc về ai ?
Hoặc vấn nạn tị nạnh trong công việc “Việc đó không phải của tôi !”
Hoặc Bản mô tả công việc, bản yêu cầu chuyên môn và bản tiêu chuẩn kết quả công việc có thể không rõ ràng hoặc không được cập nhật …vv Vấn đề của chúng ta 35 Mục tiêu chuyên đề - Hiểu thấu đáo vai trò và lợi ích của phân tích công việc; - Xác định các bước phân tích công việc; - Ứng dụng vào việc tổ chức và bố trí công việc. 6 1. Tầm quan trọng. 2. Phân tích công việc. 3. Xây dựng các tài liệu công việc. 4. Duy trì các thông tin về công việc. 47 Phần 1 8 Tại sao phải phân tích công việc - Nền tảng của công tác hoạch định nguồn nhân lực. - Định hướng cho quá trình tuyển dụng, lựa chọn và bố trí nhân viên. - Lên kế hoạch bổ nhiệm và thuyên chuyển. - Xác định nhu cầu đào tạo và lập kế hoạch cho các chương trình. - Xây dựng hệ thống tiền lương. - Cơ sở cải thiện môi trường làm việc. 59 Phần 2 10 Phân tích công việc là gì ?  Thu thập các thông tin về công việc một cách có hệ thống.  Nhằm xác định các nhiệm vụ thuộc phạm vi công việc.  Các kỹ năng, năng lực và trách nhiệm cần phải có để thực hiện thành công công việc . 611 7 vấn đề cốt lõi của Phân tích công việc 1. Ai là người chịu trách nhiệm về công việc đó. 2. Nội dung công việc đó là gì. 3. Địa điểm thực hiện công việc đó. 4. Thời gian thực hiện công việc đó. 5. Phương pháp và trình tự phân tích. 6. Tại sao phải làm công việc đó. 7. Làm việc đó vì ai. 12 Sản phẩm của Phân tích công việc 1. Bản mô tả công việc1. ản ô tả công việc 2. Bản yêu cầu chuyên môn2. ản yêu cầu chuyên ôn 3. Bản tiêu chuẩn kết quả công việc3. ản tiêu chuẩn kết quả công việc Mô tả các nhiệm vụ cấu thành nên công việc Nêu những kỹ năng đặc thù cần có để hoàn thành tốt công việc Xác định các thước đo đánh giá kết quả công việc 713 14 1. Mô hình tổ chức hiệu quả
Mô hình tổ chức thể hiện các công việc khác nhau trong tổ chức có mối quan hệ với nhau như thế nào, đồng thời phản ánh cơ cấu thẩm quyền giữa chúng. Ban Giám đốc P.Kế hoạch Điều độ P.Kế toán Tổng hợp P.Kỹ thuật Vật tư XN VTĐPT 9.1 XN VTĐPT 9.3XN VTĐPT 9.2 Ban Giám đốc P.Kế hoạch Điều độ P.Kế toán Tổng hợp P.Kỹ thuật Vật tư Dự án 1 Dự án 2 Dự án n 815 2. Quy trình công việc -Nhu cầu -Nguồn nội bộ -Nguồn bên ngoài -Sơ tuyển -Phỏng vấn -Sát hạch -Tuyển chọn -Thử việc -Nhận việc -chính thức - Thể hiện luồng công việc qua bao nhiêu bước, mối quan hệ vòng lặp giữa các bước như thế nào. - Giữa các quy trình công việc có mối liên hệ với nhau hay không, nếu có thì ở bước nào của công việc. - Một quy trình có thể do một hoặc nhiều vị trí công việc thực hiện. - Quy trình chạy bên trong và bên ngoài tổ chức. 16 3. Nguyên tắc “Phân nhánh chức năng và nhiệm vụ” 1 1.21.1 1.3 1.2.11.1.1 1.1.2 1.1.3 1.3.21.3.1 Công ty Phòng Vị trí 917 Quỹ thời gian
60 phút/giờ.
8 giờ/ngày.
5 ngày/tuần.
52 tuần = 365 ngày/năm 4. Quỹ thời gian 18 1. Quyết định chọn công cụ phân tích 2. Chọn người thu thập thông tin Thông tin được xác nhận như thế nào 3. Thu thập thông tin Xem xét lại kết quả 10 19 20 Phỏng vấn Quan sát Liệt kê các trách nhiệm công việc Liệt kê các yêu cầu chuyên môn Liệt kê các tiêu chuẩn hoàn thành công việc Bảng phân tích công việc - Công việc không quan sát được - Tìm hiểu sâu về công việc. - Tốn nhiều thời gian. - Thu nhận thông tin thực tế. - Không phù hợp với công việc trí não. - Chi phối bởi yếu tố tâm lý. - Tốn nhiều thời gian. 11 21 Hãy sử dụng Bảng phân tích công việc nếu :
Nguồn lực dành cho phân tích có hạn (thời gian, chi phí và nhân lực).
Chức năng của các vị trí trong tổ chức đa dạng và được chuẩn hóa.
Bạn là người quản lý đang thực hiện chức năng quản lý nguồn nhân lực. 22
Thu thập sơ đồ tổ chức và danh mục tên các công việc của tổ chức.
Ghép nối tất cả các thông tin bạn sẵn có về các trách nhiệm của công việc.
Chọn những công việc cần phân tích sớm nhất.
Lập một bảng phân tích cho từng công việc.
Hãy chọn người có trình độ hiểu biết để kiểm tra, xác nhận lại thông tin về công việc.
Hãy xác nhận các thông tin bằng cách phỏng vấn nhân viên hoặc thực hiện quan sát. 12 23 Được sử dụng để thu thập thông tin về các nhiệm vụ cụ thể của mỗi công việc. Thông tin được thu thập bằng cách nghiên cứu các chi tiết của từng công việc và tiến hành điều tra. Bản câu hỏi phân tích công việc 24 Hãy sử dụng Bản câu hỏi phân tích công việc nếu :  Các vị trí trong tổ chức của bạn là rất cụ thể cả về phạm vi và chức năng.  Cần một nghiên cứu sâu về các công việc cụ thể. 13 25 1. Thông tin chung về vị trí công việc. 2. Giám sát và chịu sự giám sát. 3. Các lĩnh vực kiến thức và kỹ năng nghề nghiệp. 4. Sử dụng ngôn ngữ. 5. Sử dụng các giác quan. 6. Các quyết định quản lý và kinh doanh. 7. Giao tiếp nội bộ và bên ngoài. 8. Các cuộc họp tham dự. 9. Các hoạt động thể chất. 10. Sử dụng máy móc, thiết bị. 11. Các điều kiện môi trường. 12. Các đặc tính khác của công việc. 26
Nhân viên tự ghi chép lại các hoạt động của mình để thực hiện công việc.
Ưu điểm : nhanh
Nhược điểm : phụ thuộc nhiều vào nhân viên 14 27
Thực hiện bởi các chuyên gia : nhân viên am hiểu công việc, cấp quản lý, chuyên gia nhân sự.
Ưu điểm : tương đối chính xác.
Nhược điểm : tốn nhiều thời gian (cấp chuyên gia). 28
Ưu điểm của phương pháp này sẽ hỗ trợ cho nhược điểm của phương pháp kia.
Một công việc được lặp lại qua nhiều phương pháp phân tích khác nhau. 15 29
Người đảm nhận công việc.
Người giám sát công việc.
Nhóm những người cùng chức danh công việc.
Chuyên gia phân tích.
Người có mối quan hệ với công việc.
Khách hàng, nhà thầu phụ. 30
Ghi nhận các thông tin.
Tổng hợp các thông tin.
Đối chiếu với 4 cơ sở của phân tích công việc.
Các đối tượng liên quan tham gia điều chỉnh, bổ sung.
Chuẩn bị xây dựng các tài liệu công việc.