Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý - Chương 3: Xây dựng và quản lý hệ thống thông tin quản lý

a trong điều kiện không chắc chắn: yêu cầu của khách hàng thay đổi; thay đổi nhanh chóng của công nghệ. •  Đội thực hiện dự án luôn sẵn sàng thích ứng khi có những biến động và thay đổi, sẵn sàng tìm hiểu thêm công việc của dự án. •  Cách tiếp cận cho phép có sự tương tác thường xuyên giữa đội phát triển và các bên liên quan. 92 b. Phương pháp QL DA cho các mô hình phát triển nhanh •  Phân chia công việc thành các nhiệm vụ mà thành viên của đội phát triển có thể hoàn thành nhanh chóng và thử nghiệm với người sử dụng. “Nếu bạn không biết những gì bạn đang làm, hãy chia việc đó thành các phần nhỏ” •  Phát triển HTTT QL càng sớm càng tốt, nhờ đó người dùng có thể có được nhiều kinh nghiệm hơn, cho phép họ đưa ra ý kiến về hệ thống và làm thế nào cho nó phù hợp nhất với họ •  Dự án HTTT QLcần có khả năng phát triển để đáp ứng nhu cầu thay đổi hơn là theo một kế hoạch cố định. 93 b. Phương pháp QL DA cho các mô hình phát triển nhanh 94 Xác định các yêu cầu cơ bản Phát triển một nguyên mẫu  Sử  dụng  nguyên  mẫu   Người dùng hài lòng Sửa đổi, điều chỉnh, tăng cường và thay đổi Sử dụng Có Không PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG BẰNG NGUYÊN MẪU 2. Xây dựng dự án a.  Các bước chuẩn bị cho DA b.  Các yếu tố xây dựng DA thành công c.  Thiết lập nhóm DA 95 a. Các bước chuẩn bị cho DA •  Những gì cần thực hiện? - Dự kiến ​ ​hoạt động và các kết quả mong muốn đạt được, bao gồm cả các yếu tố quan trọng để dự án thành công •  Ai là người tham gia? - Tên, vai trò, trách nhiệm của nhóm dự án chính và của nhóm hỗ trợ •  Làm thế nào để thực hiện? - Phương pháp tiếp cận để thực hiện, nguồn lực được sử dụng, chi phí phát sinh, nguy cơ dự kiến ​​và các vấn đề quản lý •  Khi nào dự án HTTT được thực hiện? – Kế hoạch thực hiện sẽ được lập ra và được quyết định bởi các cán bộ cấp cao 96 b. Các yếu tố xây dựng DA thành công •  Nội bộ vững mạnh và nhận được trợ giúp từ bên ngoài •  Có động lực cao và có tầm nhìn chiến lược •  Đội ngũ thực hiện xuyên tổ chức •  Có tính kế thừa HTTT và cơ sở hạ tầng tiên tiến và đồng thời nâng cao chất lượng hoạt động của hệ thống •  Trải qua quá trình thiết lập lại công nghệ, kỹ thuật toàn DN 97 c.Thiết lập nhóm DA —  Cung cấp một nhóm chuyên viên để đối phó với các vấn đề phức tạp của dự án HTTT —  Tăng cường các ý tưởng và quan điểm: các cá nhân có thể tìm cho mình một giải pháp riêng và phổ biến cho mọi người trong nhóm. Các ý tưởng đó có thể được sử dụng thử và nếu thành công được khuyến khích dùng. —  Khuyến khích sự hiểu biết các vấn đề và giải pháp mà nhà quản trị đặt ra —  Nâng cao hiểu biết: Mọi người trong nhóm dự án làm việc cùng nhau để giải quyết vấn đề, không chỉ với nhiệm vụ hiện tại, mà họ còn học hỏi kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm của nhau. 98 c.Thiết lập nhóm DA •  Nhóm thực hiện dự án chất lượng cao (Dream team) là rất cần thiết cho thành công của một dự án. •  Nhóm thực hiện dự án được cho là hoàn hảo khi kết hợp được kiến thức, kỹ năng và hành vi để mang lại kết quả cao cho dự án. •  Thành phần của một nhóm dự án ảnh hưởng đến hiệu suất của dự án đó. Một số kết hợp thì có thể mang lại thành công, còn số khác lại có thể dẫn đến thất bại. 99 3. Kiểm soát DA a.  Ban kiểm soát dự án b.  Quản lý sự thay đổi– Kiểm soát thay đổi c.  Kiểm soát các rủi ro và hậu quả d.  Quản lý việc liên kết giữa các dự án HTTT 100 a. Ban kiểm soát dự án Nhiệm vụ: •  Kiểm soát tiến độ của dự án và đóng góp ý kiến cho dự án •  Tư vấn các vấn đề về dự án cho các bên liên quan •  Đáp ứng thường xuyên hoặc ngoại lệ (khi cần có thể đưa ra quyết định cho dự án) và thực hiện dự án theo đúng hoàn cảnh DN 101 b. Quản lý sự thay đổi Nguyên nhân thay đổi: •  Xuất hiện của những thông tin và kiến ​ ​thức mới trong phát triển dự án •  Sự hiểu biết về các hoạt động hay môi trường của dự án được nâng cao và cải thiện •  Sự phát triển của đối thủ cạnh tranh •  Thị trường biến động. 102 b. Quản lý sự thay đổi •  Quản lý sự thay đổi trong dự án để đảm bảo rằng các tác động của thay đổi này được hiểu rõ và chấp nhận của tất cả các đối tượng bị ảnh hưởng. •  Quản lý thay đổi thực hiện qua nhiều giai đoạn: 103 b. Quản lý sự thay đổi •  Nhận thức: Thay đổi đã xảy ra và đòi hỏi phải hành động. •  Xác định: Định lượng, phân tích của phạm vi và tính chất của sự thay đổi. •  Đánh giá tác động: Có khả năng tác động đến các thành phần của dự án như thời gian, chi phí và chất lượng dự án. 104 b. Quản lý sự thay đổi •  Dẫn chứng: đưa ra các dẫn chứng rằng hoạt động, thời gian, chi phí hoặc kết quả sẽ được thay đổi như thế nào, và phân phối thông tin này đến các bên liên quan. •  Thỏa thuận: Nhận được sự đồng ý và thỏa thuận cho sự thay đổi bởi các bên liên quan. •  Tái thiết lập kế hoạch: Thay đổi kế hoạch cơ bản để phản ánh sự đồng ý cho thay đổi này. •  Tái phân phối và báo cáo về kế hoạch mới. 105 c. Kiểm soát các rủi ro và hậu quả •  Rủi ro: Đây là những vấn đề tiềm tàng. •  Hậu quả: Đây là những vấn đề đã xảy ra và yêu cầu hành động khắc phục ngay lập tức để giảm tác động vào kết quả dự án. Quy trình đối phó với rủi ro và hậu quả 106 Xác định Đánh giá Phân phối Hành động Quyết định c. Kiểm soát các rủi ro và hậu quả •  Xác định các rủi ro hoặc hậu quả đòi hỏi sự giám sát thận trọng đến dự án và môi trường mà dự án đó đang hoạt động. •  Đánh giá về những tác động đối với dự án: như chi phí, thời gian hoặc chất lượng của các dự án. •  Giao trách nhiệm cho các bộ phận để đối phó với vấn đề này. •  Thực hiện hành động để lưu ý đến các rủi ro và các hậu quả, và theo dõi cho đến khi các nguy cơ hoặc hậu quả đó được giải quyết 107 d. Quản lý sự liên kết giữa các dự án •  Dự án HTTT thường là một phần của các dự án trong DN, được diễn ra cùng một thời điểm, nên các dự án thường có sự phụ thuộc lẫn nhau •  Nhà quản lý các dự án liên quan phải giám sát chặt chẽ khi thay đổi trong dự án này ảnh hưởng đến dự án khác •  Quản lý dự án cho phép ban kiểm soát dự án đó làm bất kỳ điều chỉnh cần thiết nào để phục vụ cho lợi ích dự án của mà không ảnh hưởng đến các dự án khác 108 4. Xây dựng môi trường làm việc hiệuquả •  Nhằm khuyến khích các thành viên tiếp tục cải thiện khả năng của mình và của các đồng nghiệp. •  Môi trường làm việc năng động thì các nhân viên sẵn sàng làm việc chăm chỉ để đảm bảo kết quả thành công cho tổng thể của dự án. 109 4. Xây dựng môi trường làm việc hiệuquả Một số thành phần quan trọng của môi trường năng động là: •  Hiểu rõ chiến lược và mục tiêu: các nhân viên dự án phải hiểu những mục tiêu, chiến lược đang có và làm thế nào họ có thể có những đóng góp, hỗ trợ cần thiết cho tổ chức. •  Khen thưởng và công nhận: Có những phần thưởng cho đóng góp và hiệu suất làm việc của nhân viên. Điều quan trọng là phần thưởng phải được chia một cách công bằng và minh bạch cho tất cả mọi người. •  Xây dựng một nền văn hóa học hỏi cao: Thường xuyên mở các cuộc họp hay thảo luận để đánh giá hoạt động của các thành viên dự án, từ đó các thành viên có thể học hỏi và rút kinh nghiệm lẫn nhau. DN có một nền văn hóa học hỏi cao sẽ có một cơ sở dữ liệu tri thức lớn để phục vụ cho mục tiêu của dự án. 110 4. Xây dựng môi trường làm việc hiệuquả •  Hoàn thành dự án nhanh chóng: Một số dự án HTTT lớn có thể kéo dài nhiều năm, và nhân viên dự án có thể mệt mỏi, chán nản với dự án. Điều này gây nên thiệt hại cho dự án: v Nhân viên và người quản lý trở nên thiếu động cơ và sự hăng say với công việc v Nhà tài trợ mất hứng thú v Dự án sẽ mất đi sự tín nhiệm và trở thành một mục tiêu cho những chỉ trích v Do thời gian kéo dài nên mất đi sự mới mẻ về công nghệ cho dự án 111 5. Đánh giá HTTT QL a. Đánh giá giá trị kinh doanh b. Các tiêu chí đánh giá hiệu quả c. Hướng giải pháp 112 a. Đánh giá giá trị kinh doanh của HTTT QL với DN •  Giá trị gia tăng của HTTT QL đối với DN: –  Làm cho doanh nghiệp mạnh hơn về mặt chiến lược (quan hệ chặt chẽ hơn với đối tác, khách hàng, tăng tính linh hoạt, v.v.) –  Cho phép thực hiện các công nghệ mới trong tương lai 113 a. Đánh giá giá trị kinh doanh của HTTT với DN •  Mô hình dự toán để đánh giá các DA đầu tư vốn –  Phương pháp kỳ hoàn vốn –  Tỷ lệ doanh thu trên mức đầu tư (ROI) –  Giá trị hiện tại thuần –  Tỷ lệ lợi ích trên chi phí –  Chỉ số sinh lợi –  Suất thu hồi vốn nội tại (IRR) 114 Mô hình •  Phương pháp kỳ hoàn vốn: Đo lường khoảng thời gian cần để hoàn trả vốn đầu tư ban đầu của một dự án •  Tỷ lệ doanh thu trên mức đầu tư (ROI):Tính toán tỷ lệ doanh thu trên mức đầu tư bằng cách đo lường dòng tiền vào được tạo ra bởi khoản đầu tư 115 Mô hình •  Giá trị hiện tại: giá trị của đồng đô la thanh toán hoặc dòng tiền sẽ nhận được trong tương lai tính tại thời điểm hiện tại •  Giá trị hiện tại thuần: trị giá của số tiền đầu tư, có tính tới chi phí, doanh thu, và giá trị thời gian của tiền •  Chỉ số sinh lợi: Có thể được sử dụng để so sánh các phương án đầu tư 116 Mô hình •  Tỷ suất thu hồi nội tại (IRR): •  Tỷ lệ doanh thu hay lợi nhuận mà khoản đầu tư mong đợi sẽ mang lại, có tính tới giá trị thời gian của tiền •  Tỷ lệ chiết khấu (lãi suất) là bằng giá trị dòng tiền tương lai của dự án chia cho chi phí ban đầu của dự 117 Những cân nhắc chiến lược •  Hiểu biết chung về nơi mà doanh nghiệp nên thực hiện đầu tư HTTT •  Dựa trên các dự án và tài sản HTTT sẵn có, bao gồm cơ sở hạ tầng, hợp đồng thuê mua ngoài, và giấy phép •  Xác định các rủi ro và lợi ích từ việc đầu tư vào HTTT 118 b. Các tiêu chí đánh giá hiệu quả •  Chất lượng hệ thống: Mức độ tin cậy, các nét đặc trưng và chức năng, thời gian phản hồi •  Chất lượng thông tin: Sự rõ ràng, sự hoàn thiện, sự hữu dụng và tính chính xác của thông tin được cung cấp •  Việc sử dụng thông tin: Sự thường xuyên của việc sử dụng, số lượng các cá thể, khoảng thời gian sử dụng, mức độ thường xuyên của các yêu cầu báo cáo 119 b. Các tiêu chí đánh giá hiệu quả •  Mức độ thỏa mãn của người sử dụng: Sự hài lòng về tổng thể, sự yêu thích, sự hài lòng về phần mềm •  Tác động cá nhân: Nhận ra vấn đề, tính đúng đắn của quyết định, tính hiệu quả của quyết định, thời gian cần thiết để ra quyết định, cải thiện năng suất cá nhân •  Tác động tổ chức: Đóng góp vào việc đạt mục tiêu, tỉ lệ lợi ích- chi phí, lợi ích từ đầu tư, sự hiệu quả của dịch vụ 120 c. Hướng giải pháp •  Sử dụng thước đo thích hợp để kiểm soát các kết quả của các dự án •  Đo lường giá trị kinh doanh thông qua thời hạn của dự án hệ thống mới và loại bỏ những dự án thực hiện tồi nếu cần thiết •  Đảm bảo rằng đầu tư HTTT có liên quan chặt chẽ với các mục tiêu kinh doanh. Nhận dạng rõ ràng các rủi ro và doanh thu từ dự án, cùng với phân tích tùy chọn thực tế 121 c. Hướng giải pháp •  Lập tài liệu đầy đủ về các ứng dụng của công ty và cơ sở hạ tầng CNTT và xem xét thường kỳ các danh mục đầu tư CNTT của doanh nghiệp •  Quản lý tập trung trên toàn doanh nghiệp, dẫn dắt bởi tầm nhìn chiến lược và cơ sở công nghệ của doanh nghiệp •  Giải quyết các vấn đề và các thách thức khi chúng xuất hiện thay vì chỉ đơn giản đạt được những mốc chính thức của dự án 122 c. Hướng giải pháp •  Nhấn mạnh vào việc học hỏi cũng như lập kế hoạch, tìm cách đáp ứng những điều không chắn chắn và những hỗn loạn để có thể tạo nên cơ hội và lợi nhuận gia tăng •  Thành lập một đội đánh giá dự án trung tâm: từ nhóm các nhà quản lý dự án có kinh nghiệm từ nhiều lĩnh vực khác nhau của tổ chức, với nhiều kỹ năng, bao gồm Marketing, kinh tế, tài chính và Công nghệ thông tin 123 3.2.2. Quản trị HTTT QL •  Ba khía cạnh quan trọng của HTTT QL: –  Tổ chức –  Quản lý –  Công nghệ •  Cần phải hiểu và cân đối những khía cạnh này của hệ thống thông tin để tạo ra giá trị kinh doanh cho doanh nghiệp 124 3.2.2. Quản trị HTTT QL 125 HTTT   TỔ CHỨC CÔNG NGHỆ QUẢN LÝ 3.2.2. Quản trị HTTT QL •  Khía cạnh tổ chức của HTTT QL bao gồm: –  Con người –  Cơ cấu tổ chức –  Chiến lược DN –  Quy trình nghiệp vụ –  Văn hóa (Văn hóa trong và ngoài doanh nghiệp) –  Chính trị –  Pháp luật 126 3.2.2. Quản trị HTTT QL •  Khía cạnh quản lý của HTTT QL bao gồm: –  Người ra quyết định –  Người lập kế hoạch –  Người phát minh ra các quy trình mới –  Người lãnh đạo: Thiết lập chương trình hành động 127 3.2.2. Quản trị HTTT QL •  Khía cạnh công nghệ của HTTT QL: –  Phần cứng –  Phần mềm –  Lưu trữ dữ liệu –  Mạng, công nghệ truyền thông 128 3.2.2. Quản trị HTTT QL v Sự tương tác của HTTT với hoạt động của DN 129 HTTT   Phần mềm Phần cứng CSLD   Mạng truyền thông KINH  DOANH  Chiến  lược  Quy  tắc  Thủ  tục     TỔ  CHỨC   SỰ  TƯƠNG  TÁC   3.2.2. Mô hình Quản trị HTTT DN 130