Bài giảng Kiểm toán hoạt động - Chương 3: Thực hiện kiểm toán - Vũ Hữu Đức

1Thực hiện kiểm toán Vũ Hữu Đức 2012 V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 2 Nội dung Khái quát1 Các kỹ thuật2 Hồ sơ kiểm toán3 Chương 3: Thực hiện kiểm toán Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 2V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 3 Khái quát Nội dung cơ bản  Căn cứ theo chương trình kiểm toán, để xem xét chi tiết.  Nếu thấy rằng những rủi ro hay yếu kém thực sự tồn tại, sẽ phân tích cụ thể hơn để phát triển những phát hiện kiểm toán. V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 4 Khái quát Xem xét đồng thời hai vấn đề:  Tính tuân thủ.  Tính kinh tế, hiệu quả và hữu hiệu. Chương 3: Thực hiện kiểm toán Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 3V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 5 Các vấn đề thường gặp Cách thức nhà quản lý chứng minh cho hiệu quả, năng suất hay tình hình sử dụng hàng hóa, dịch vụ. Sự thiếu diễn giải rõ ràng, dễ hiểu trong những văn bản, thông báo Năng lực và kinh nghiệm của nhân viên không phù hợp với công việc được giao. V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 6 Các vấn đề thường gặp Không kiểm soát hoặc điều phối được các hoạt động Sự chồng chéo kiểm tra và quản lý cùng một vấn đề. Việc sử dụng nguồn nhân lực lãng phí Cơ cấu tổ chức rườm rà, qua nhiều tầng nấc trung gian và huy động nhiều nhân viên. Chương 3: Thực hiện kiểm toán Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 4V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 7 Các vấn đề thường gặp Sử dụng lãng phí các nguồn lực tài chính Các tiến trình hay phương pháp xử lý không hợp lý. Những thay đổi trong hoạt động không được cập nhật V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 8 Các kỹ thuật thực hiện kiểm toán Phỏng vấn Lập và phân tích lưu đồ Phân tích số liệu Thực hiện các thử nghiệm So sánh kết quả và kế hoạch Chương 3: Thực hiện kiểm toán Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 5V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 9 Phỏng vấn Mục tiêu:  So sánh giữa thực tế với quy định hoặc lý thuyết.  Thu thập các sự việc thực tế, các ý kiến của “người trong cuộc”  Tạo quan hệ hợp tác V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 10 Phỏng vấn Lập lịch trình phỏng vấn  Lịch trình phỏng vấn bao gồm những nội dung trọng tâm và một số câu hỏi cơ bản cần được thực hiện  Lịch trình này có thể thay đổi  Câu hỏi được soạn tùy theo đối tượng phỏng vấn Chương 3: Thực hiện kiểm toán Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 6V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 11 Phỏng vấn Bố trí sắp xếp lịch phỏng vấn  Phải sắp xếp trước  Thời gian và địa điểm tùy thuộc theo sự thuận tiện của người được phỏng vấn • Nên phỏng vấn tại nơi làm việc của người được phỏng vấn • Tránh thời điểm tâm lý người được phỏng vấn không thoải mái hoặc dễ bị phân tâm V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 12 Phỏng vấn Chuẩn bị trước cho buổi phỏng vấn  Cho người được phỏng vấn biết mục đích và nội dung cơ bản của buổi phỏng vấn  Nếu muốn thu thập tài liệu nên thông báo trước  Cho biết rằng trước cuộc phỏng vấn chỉ có kiểm toán viên và người được phỏng vấn Chương 3: Thực hiện kiểm toán Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 7V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 13 Phỏng vấn Bắt đầu cuộc phỏng vấn  Có mặt tại địa điểm phỏng vấn sớm hơn một chút  Tạo không khí thoải mái bằng một cuộc nói chuyện nhẹ nhàng  Cho người được phỏng vấn biết rằng thông tin được bảo mật.  Cởi mở, khách quan và lịch sự. V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 14 Phỏng vấn Đặt câu hỏi  Nên đặt những câu hỏi dạng mở  Tránh các dạng câu hỏi mang tính chất gài bẫy Chương 3: Thực hiện kiểm toán Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 8V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 15 Phỏng vấn Ghi chép và biết cách nghe  Không nên ghi chép từng câu chữ  Biết lắng nghe và thu thập được những thông tin chính xác  Nên yêu cầu người được phỏng vấn nhắc lại những vấn đề chưa rõ ràng  Nên chủ động chừa ra những khoảng thời gian ngắn, yên lặng để cả hai cùng suy nghĩ thêm. V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 16 Phỏng vấn Kết thúc buổi phỏng vấn  Phải kết thúc cuộc phỏng vấn trong phạm vi thời gian cho phép  Cuối buổi phỏng vấn, cần tổng hợp lại những điểm trọng yếu và đảm bảo rằng thông tin và tài liệu đã được thu thập đầy đủ và chính xác.  Nói cảm ơn Chương 3: Thực hiện kiểm toán Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 9V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 17 Phỏng vấn Sắp xếp và tổng hợp thông tin  Sau khi kết thúc phỏng vấn, nên sắp xếp lại và ghi chép một cách có hệ thống những thông tin, tài liệu thu thập được càng nhanh càng tốt.  Gửi kết quả nội dung buổi phỏng vấn đó cho người được phỏng vấn V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 18 Phỏng vấn Một cuộc phỏng vấn thất bại khi:  Không chuẩn bị chu đáo  Thiếu kỹ năng phỏng vấn Chương 3: Thực hiện kiểm toán Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 10 V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 19 Bài tập Ghi nhận những điểm không đúng trong cuộc phỏng vấn V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 20 Lập và phân tích lưu đồ  Lưu đồ cung cấp những thông tin liên quan sau:  Hoạt động thực tế của đơn vị.  Sự cần thiết và hữu ích của những bước công việc trong quy trình xử lý nghiệp vụ  Sự hiệu quả, hữu hiệu của việc kiểm soát. Chương 3: Thực hiện kiểm toán Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 11 V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 21 Lập lưu đồ Những vấn đề cần lưu ý:  Những hoạt động bao gồm nhiều công việc xử lý cần được phân tích thành các phần việc nhỏ hơn.  Phải cân đối giữa mức chi tiết và tổng thể  Các ký hiệu phải sử dụng chính xác theo quy ước hoặc chú thích V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 22 Lập lưu đồ Những vấn đề cần lưu ý (tiếp theo):  Cần chỉ rõ các hoạt động kiểm soát, bao gồm cả đầu vào và đầu ra.  Cần chú ý mô tả đầy đủ và đúng thứ tự của tiến trình xử lý công việc.  Tất cả các tài liệu cần xác định kết thúc cuối cùng (lưu trữ, chuyển cho bên ngoài hoặc hủy bỏ). Chương 3: Thực hiện kiểm toán Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 12 V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 23 Phân tích lưu đồ Những vấn đề cần lưu ý:  Các chứng từ chuyển đến các cá nhân/bộ phận không cần thiết  Cách thức lưu chuyển kém hiệu quả hoặc không phù hợp với yêu cầu kiểm soát.  Những thông tin không được sử dụng, ghi chép.  Lập kế hoạch và phân chia công việc không phù hợp. V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 24 Phân tích lưu đồ Những vấn đề cần lưu ý (tiếp theo):  Các trường hợp kiêm nhiệm nguy hiểm hoặc cơ cấu tổ chức không phù hợp.  Thiếu hướng dẫn, tiêu chuẩn hay chính sách cần thiết.  Trang thiết bị, dụng cụ thiếu thốn hay dư thừa. .  Yếu kém trong hệ thống báo cáo. Chương 3: Thực hiện kiểm toán Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 13 V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 25 Bài tập Phân tích lưu đồ của công ty Nam Việt V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 26 Phân tích số liệu Bao gồm:  Phân tích xu hướng và tỷ số  Phân tích dữ liệu  Phân tích biến động  Phân tích lợi ích – chi phí Chương 3: Thực hiện kiểm toán Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 14 V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 27 Phân tích xu hướng và tỷ số Về cơ bản, những tỷ số và xu hướng được sử dụng trong giai đoạn thực hiện kiểm toán cũng tương tự như giai đoạn lập kế hoạch. Điểm khác biệt là bây giờ kiểm toán viên đã tiếp cận với các thông tin chi tiết hơn nên có điều kiện phân tích sâu hơn. V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 28 Bài tập 3  Khi đọc Báo cáo tài chính năm nay, anh/chị nhận thấy số vòng quay hàng tồn kho sụt giảm lớn từ 8,2 vòng của năm ngoái chỉ còn 5,8 vòng của năm nay. Sau đây là các giải thích của các giám đốc:  Giám đốc kinh doanh cho rằng do không kiểm soát được tình hình dự trữ nguyên vật liệu và quy trình sản xuất kéo dài hơn bình thường.  Giám đốc sản xuất cho rằng tình hình kinh doanh không thuận lợi do cạnh tranh gay gắt trong ngành nên hàng bán chậm.  Giám đốc tài chính cho rằng có nhiều mặt hàng lỗi thời không bán được.  Yêu cầu  Theo anh/chị, thủ tục phân tích nào sẽ giúp làm rõ được vấn đề đang nằm ở khâu nào trong quá trình hoạt động của đơn vị. Chương 3: Thực hiện kiểm toán Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 15 V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 29 Phân tích dữ liệu Phân phối tần suất  Xem xét phân phối tần suất giúp nhận thấy tần suất hay số lần xuất hiện của một giá trị trong các khoảng được xác định. V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 30 Bài tập 5 Số ngày hoàn thành Số hồ sơ hoàn thành tương ứng 6 2 7 3 8 4 9 4 10 11 11 23 12 28 13 6 Số ngày hoàn thành Số hồ sơ hoàn thành tương ứng 14 4 15 3 16 2 17 3 18 2 19 3 20 2 Cộng 100 Chương 3: Thực hiện kiểm toán Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 16 V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 31 Phân tích bình quân Kiểm toán viên thường sử dụng giá trị trung bình để đánh giá tầm quan trọng của một giao dịch hay so sánh với tiêu chuẩn, chính sách được xác định. Việc sử dụng giá trị trung bình trong nhiều trường hợp cần phải xem xét thêm độ lệch chuẩn (standard deviation). V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 32 Bài tập 5 Tính số ngày hoàn thành hồ sơ bình quân, độ lệch chuẩn và nêu nhận xét. Chương 3: Thực hiện kiểm toán Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 17 V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 33 Phân tích biến động Phân tích biến động (variance analysis) là phương pháp sử dụng để xem xét ảnh hưởng định lượng của các nhân tố đến kết quả. Biến động được chia thành biến động thuận lợi và biến động bất lợi Việc phân tích cần suy nghĩ sâu sắc vì biến động thuận lợi chưa chắc là tốt. V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 34 Bài tập 6 Phân tích biến động giá thành sản phẩm công ty X Chương 3: Thực hiện kiểm toán Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 18 V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 35 Phân tích tương quan Phân tích tương quan (correlation analysis) là nghiên cứu mối quan hệ giữa hai biến. Có 2 phương pháp:  Phân tích bằng biểu đồ  Phân tích xu hướng tương quan V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 36 Phân tích biểu đồ Chương 3: Thực hiện kiểm toán Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 19 V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 37 Bài tập 4 Lãi suất Chi phí lãi vay tương ứng (triệu đồng) 8% 75.210 9% 86.320 10% 101.600 11% 1.134.020 12% 118.020 V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 38 Phân tích lợi ích – chi phí Phân tích quan hệ lợi ích – chi phí được sử dụng để đánh giá một thủ tục kiểm soát liệu có mang lại lợi ích lớn hơn chi phí bỏ ra cho nó hay không. Chương 3: Thực hiện kiểm toán Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 20 V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 39 Phân tích lợi ích – chi phí Lợi ích: Cái sẽ mất đi nếu không có các thủ tục kiểm soát cần thiết Chi phí: Chi phí trực tiếp Các chi phí gián tiếp Các chi phí ngầm V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 40 Bài tập Phân tích lợi ích và chi phí của đề xuất mua một phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp thay vì sử dụng hệ thống theo dõi hiện nay trên excel. Chương 3: Thực hiện kiểm toán Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 21 V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 41 Thực hiện các thử nghiệm Các thử nghiệm nhằm thu thập bằng chứng cho cuộc kiểm toán.  Khẳng định các đánh giá ban đầu của kiểm toán viên về kiểm soát nội bộ  Tìm kiếm những hạn chế trong hệ thống.  Xác định những số liệu về rủi ro hay những ảnh hưởng của chúng đến hoạt động. V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 42 Thực hiện các thử nghiệm Quy trình thử nghiệm:  Xác định mục tiêu của thử nghiệm  Xác định “chiến lược” thử nghiệm  Xác định các thử nghiệm chi tiết sẽ thực hiện  Thực hiện các thử nghiệm  Sắp xếp các bằng chứng thu thập được  Giải thích kết quả của thử nghiệm  Xác định ảnh hưởng đến kết quả kiểm toán  Xác định các công việc kế tiếp phải làm. Chương 3: Thực hiện kiểm toán Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 22 V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 43 Thực hiện các thử nghiệm Các kỹ thuật  Quan sát.  Thực hiện lại thủ tục kiểm soát.  Xác nhận từ bên thứ ba.  Tham vấn chuyên gia có thể giúp thu thập bằng chứng về những vấn đề mang tính chuyên môn sâu.  Thử nghiệm trong vai trò khách hàng.  Thăm dò ý kiến qua các bảng câu hỏi soạn sẵn V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 44 Bài tập  Kiểm toán Nhà nước Việt Nam được giao nhiệm vụ đánh giá việc thực hiện chính sách bù lãi suất của Chính phủ.  Bạn hãy nêu các thử nghiệm có thể thực hiện Chương 3: Thực hiện kiểm toán Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 23 V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 45 So sánh kết quả và kế hoạch Cho phép kiểm toán viên:  Kiểm tra các kế hoạch hiện tại liên quan đến khu vực kiểm toán  Đánh giá cách thức thực hiện  Đánh giá kết quả thực tế có đạt được kế hoạch hay không.  Qua đó, giúp đánh giá trực tiếp năng lực triển khai kế hoạch hữu hiệu cũng như tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát quản lý. V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 46 Quaù trình thuùc ñaåy caùc thaønh vieân thöïc hieän traùch nhieäm trong toå chöùc ñeå ñaït ñöôïc muïc tieâu cuûa toå chöùc. Moät cô caáu toå chöùc Chieán löôïc Laäp keá hoaïch Baùo caùo vaø phaân tích Döï toaùn Ñieàu haønh vaø ñaùnh giaù Moät quy trình vaän haønh Hệ thống kiểm soát quản lý Chương 3: Thực hiện kiểm toán Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 24 V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 47 Bài tập Liệt kê những công việc cần làm khi so sánh thực tế và kế hoạch tại một công ty dệt may thuộc tập đoàn V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 48 Hồ sơ kiểm toán Hồ sơ kiểm toán được sử dụng để:  Lưu trữ thông tin thu thập được  Nhận dạng và chứng minh các vấn đề phát sinh trong suốt cuộc kiểm toán  Trợ giúp cho việc trao đổi với các cán bộ quản lý.  Cung cấp cơ sở cho việc ra báo cáo  Là “rào chắn phòng thủ” trong trường hợp những vấn đề, kết luận và đề xuất không được thừa nhận hay gặp rắc rối  Là cơ sở giúp cho người giám sát kiểm tra.  Là cơ sở để đánh giá kỹ năng, năng lực của kiểm toán viên.  Là nền tảng và là cơ sở tham chiếu cho việc kiểm tra, soát xét sau này. Chương 3: Thực hiện kiểm toán Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 25 V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 49 Hồ sơ kiểm toán  Yêu cầu:  Phải lập hồ sơ kiểm toán đầy đủ và chi tiết sao cho kiểm toán viên khác hoặc người có trách nhiệm kiểm tra đọc sẽ hiểu được toàn bộ cuộc kiểm toán.  Hồ sơ kiểm toán phải ghi lại tất cả những lập luận của kiểm toán viên về những vấn đề cần xét đoán chuyên môn và các kết luận liên quan.  Hồ sơ kiểm toán không thể và không phải thu thập tất cả mọi tài liệu, thông tin liên quan đến cuộc kiểm toán. Phạm vi và nội dung mỗi hồ sơ kiểm toán được lập tuỳ thuộc vào sự đánh giá của kiểm toán viên V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 50 Hồ sơ kiểm toán  Yêu cầu (tiếp theo):  Hồ sơ kiểm toán được lập theo mẫu biểu và qui trình kiểm toán do bộ phận kiểm toán hay đơn vị có bộ phận kiểm toán hoạt động đặt ra, quy định.  Kiểm toán viên có thể sử dụng các mẫu biểu, giấy tờ làm việc, các bảng phân tích và các tài liệu khác của đối tượng kiểm toán, nhưng phải bảo đảm rằng các tài liệu đã được lập một cách đúng đắn. Chương 3: Thực hiện kiểm toán Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM