Bài giảng Lý thuyết hệ thống và điều khiển học - Nguyễn Văn Huân (Phần 2)

Phân loại trên cơ sở lĩnh vực tác nghiệp gồm: Hệ con “kế hoạch Marketing”, Hệ con “kế hoạch tài chính”. Hệ con “kế hoạch sản xuất” Hệ con “kế hoạch nguyên liệu và môi trường” Hệ con “kế hoạch nhân sự” Hệ con”kế hoạch nghiên cứu và phát triển” d. Lược đồ kế hoạch hóa Thông thường một kế hoạch sẽ trải qua các giai đoạn sau: 131 Giai đoạn 1: Phân tích hệ thống(Điều kiện kinh tế, chính trị xã hội, những nhân tố phát triển bên trong và bên ngoài, sự cân đối giữa các ngành, địa phương) Giai đoạn 2: Xây dựng quan điểm phát triển(Xác định mục tiêu chiến lược, hướng đi chủ yếu, các vấn đề then chốt). Đây là cách tiếp cận Marco. Giai đoạn 3: Phân tích vận dụng các vấn đề then chốt, soạn thảo các con đường và tập các giải pháp nhằm đạt những yêu cầu cơ bản của mục tiêu: - Ước lượng các hệ quả kinh tế - xã hội do thực hiện kế hoạch - Soạn thảo các phương sách - Lập luận chứng kinh tế, kỹ thuật - Ước lượng, định lượng chi phí – hiệu quả - Tập các chính sách cơ chế. Đây là cách tiếp cận micro Giai đoạn 4: Phối hợp và cân đối - Phân tích quan hệ tài nguyên và mục tiêu - Phân phối các nguồn lực - Soạn thảo các biện pháp hàng đầu - Phối hợp các chương trình con, các tập giải pháp sao cho đồng bộ và cân đối Giai đoạn 5: Xây dựng hệ thống phối hợp các kế hoạch theo thời gian(ngắn hạn, trung hạn, dài hạn) và lãnh thổ(từng vùng, từng địa phương, toàn quốc) Giai đoạn 6: Giai đoạn tổ chức(bộ chỉ huy, các điều tài chính, các chính sách kích thích thực hiện) e. Nguyên tắc kế hoạch hóa - Dựa trên 3 quan niệm cơ bản, một phương pháp cơ bản và một phương tiện cơ bản + 3 quan niệm cơ bản: Quan niệm hệ thống. Quan niệm về thông tin và quan niệm hiệu quả + 1 phương pháp cơ bản: Phương pháp mô hình hóa – phương pháp này giúp ra đi sâu vào vấn đề, gạt bỏ những cái không chủ yếu, giữ lại những cái chủ yếu S S’ KL 132 Từ hệ thống S ta chỉnh sửa để nhận được S’,, cuối cùng đến kết luận Một phương tiện cơ bản: Máy tính và phương pháp xử lý hiện đại - Các nguyên tắc kế hoạch hóa xã hội chủ nghĩa: Bảo đảm tính Đảng(kinh tế phục vụ chính trị, xã hội). Bảo đảm tính pháp lệnh của kế hoạch. Bảo đảm tính toàn diện của kế hoạch (sản xuất, lưu thông, phân phối , tiêu dùng) Bảo đảm tính nguyên tắc phân cấp Bảo đảm tính tập trung dân chủ của kế hoạch Bảo đảm tính khoa học Bảo đảm tính hiệu quả của phương án Bảo đảm tính thích nghi và linh động của kế hoạch 5.5.5. Vận dụng các quy luật trong quản lý kinh tế a. Khái niệm cơ bản Định nghĩa quy luật: Quy luật là mối liên hệ bản chất, tất nhiên, phổ biến, bền vững, lặp đi lặp lại của sự vật và hiện tượng trong các điều kiện nhất định Tính chất của quy luật: Con người không thể tạo ra quy luật khi điều kiện của nó chưa có, cũng không thể xóa bỏ quy luật nếu điều kiện của nó vẫn còn. Các quy luật tồn tại hoạt động không phụ thuộc vào con người có nhận thức được nó hay không, có thích nó hay không thích nó. b. Kinh tế và quy luật kinh tế Kinh tế là tổng thể các yếu tố sản xuất(vốn, lãi, kỹ thuật, thông tin,) và các quan hệ vật chất giữa con người với con người trong quá trình sản xuất trực tiếp, lưu thông, phân phối, trao đổi, tiêu dùng của cải vật chất trong một giai đoạn nhất định của lịch sử, mà mấu chốt là vấn đề sử hữu và vấn đề lợi ích Kinh tế →Sở hữu→ Lợi ích Các quy luật kinh tế: - Quy luật giá trị 133 - Quy luật cung cầu - Quy luật cạnh tranh Đặc điểm của các quy luật kinh tế: Các quy luật kinh tế tồn tại và hoạt động thông qua các hoạt động của con người. Các quy luật kinh tế có độ bền vững kém hơn các quy luật khác. Tiền đề vận dụng các quy luật kinh tế: Phải nhận thức được quy luật kinh tế. Phải giải quyết đúng vấn đề sở hữu và vấn đề lợi ích cho con người và xã hội. Phải phát huy vai trò và điều hành, quản lý của Nhà nước. c. Cơ chế quản lý kinh tế Cơ chế quản lý kinh tế là tổng thể các quy định, phương pháp, các hình thức và phương tiện cho chủ thể quản lý kinh tế đề ra nhằm tác động vào đối tượng quản lý để đạt được mục tiêu. Phân loại: Ba cách cơ bản là: - Cơ chế thị trường: Trong cơ chế thị trường các đơn vị cá biệt được tự do sản xuất kinh doanh và tác động lẫn nhau trên thị trường. Nó có thể mua – bán hoặc trao đổi các sản phẩm cho các đơn vị kinh tế khác. Trong một thị trường các giao dịch có thể tiến hành thông qua trao đổi bằng hiện vật hay trao đổi bằng tiền. Xã hội phân bố các nguồn lực thông qua hệ thống giá cả. Quá trình điều chỉnh giá cả sẽ khuyến khích xã hội phân bố lại các nguồn lực để phản ánh được sự khan hiếm đã tăng lên của một loại hàng hóa nào đó. Thị trường mà Nhà nước không can thiệp vào gọi là thị trường tự do. Các cá nhân trên thị trường tự do theo đuổi quyền lợi của mình bằng cách cố gắng làm càng nhiều cho mình càng tốt tùy theo khả năng của mình, không có sự giúp đỡ hoặc can thiệp của chính phủ. Mặc dù với động cơ cá nhân nhưng họ đã làm cho xã hội khá giả lên bằng cách tạo ra những việc làm và những cơ hội mới. Họ đã dịch chuyển đường giới hạn khả năng sản xuất ra xa hơn. Những yêu cầu cơ bản của cơ chế quản lý kinh tế thị trường Tạo cơ sở pháp lý cho các hoạt động kinh tế theo cơ chế thị trường: Tôn trọng và bảo vệ các quan hệ kinh tế, những hình thức khách quan của thị trường, bảo vệ 134 và thừa nhận quyền sở hữu của các doanh nghiệp, thừa nhận và bảo vệ các điều kiện của cạnh tranh. Tạo điều kiện cho cơ chế thị trường hoạt động có hiệu quả: Quan tâm giải quyết các điều kiện kinh tế - xã hội cụ thể bao gồm hệ thống hạ tâng cơ sở (giao thông vận tải, thông tin liên lạc, điện nước, giáo dục nguồn lực lao động, vốn, kỹ thuật, công nghệ, thị trường) Giải quyết các vấn đề do thị trường đặt ra: can thiệp vào giá cả, lãi suất, thuế khóa, tác động vào các hình thức kinh tế khách quan nhằm ổn định thị trường. - Cơ chế mệnh lệnh: Là cơ chế ở đó Chính phủ đề ra mọi quyết định về sản xuát và tiêu dùng. Cơ chế kế hoạch của Chính phủ quyết định sẽ sản xuất cái gì, sản xuất như thế nào và sản xuất cho ai. Sau đó hướng dẫn cụ thể sẽ được phổ biến tới các gia đình, các doanh nghiệp và công nhân. Việc xây dựng một kế hoạch như vậy, trong đó không chỉ xác định các số lượng chính xác của từng loại sản phẩm phải sản xuất mà còn ấn định giá cả, theo đó các sản phẩm này được bán cho người tiêu dùng là một công việc có khối lượng khổng lồ. Chỉ cần nhà quản lý kế hoạch phạm sai lầm là có thể dẫn đến tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt to lớn một loại sản phẩm nào đó. - Cơ chế hỗn hợp: Giữa hai thái cực thị trường tự do và cơ chế mệnh lệnh là khu vực kinh tế hỗn hợp. Trong một nền kinh tế hỗn hợp khu vực nhà nước và khu vực tư nhân tương tác với nhau trong việc giải quyết các vấn đề kinh tế. Nhà nước kiểm soát một phần đáng kể của sản lượng thông qua việc đánh thuế, thanh toán chuyển giao, cung cấp các hàng hóa và dịch vụ cho lực lượng quốc phòng và cảnh sát. Nhà nước cũng điều tiết mức độ theo đuổi lợi ích cá nhân. Trong một nền kinh tế hỗn hợp Chính phủ cũng có thể đóng vai trò là nguồn sản xuất các hàng hóa tư nhân thông qua các doanh nghiệp nhà nước. Nội dung tổng quát của cơ chế quản lý kinh tế - Xác định đường lối, chủ trương, chiến lược, mục tiêu phát triển. - Xác định cơ cấu của nền kinh tế bao gồm cơ cấu sản xuất, cơ cấu tổ chức và cơ cấu quản lý, đảm bảo tính hoàn chỉnh cho hệ thống kinh tế. 135 - Xác định phương thức trao đổi giữa sản xuất và tiêu thụ. Tổ chức sản xuất phù hợp với đường lối, chủ trương - Xây dựng hệ thống kế hoạch bao gồm kế hoạch định hướng của nhà nước và kế hoạch sản xuất – kinh doanh của các doanh nghiệp. - Sử dụng đúng đắn các đòn bẩy kinh tế(giá, lương, thuế, tài chính) - Hạch toán và hiệu quả kinh tế Khuyết tật của cơ chế quản lý kinh tế tập trung quan liêu bao cấp: - Quản lý bằng mệnh lệnh, áp đặt chủ quan, nôn nóng, bất chấp mọi quy luật. - Các cơ quan cấp trên can thiệp thô bạo vào các cơ quan cấp dưới, nhưng lại không chịu trách nhiệm về mặt vật chất cho chủ thể. - Bộ máy quản lý thì cồng kềnh, nhiều tầng nấc trung gian kém hiệu lực. - Cán bộ quản lý phần lớn không thạo kinh doanh, tác phong cửa quyền, thu vén. - Xem nhẹ các quy luật của nền kinh tế hàng hóa thị trường d. Tâm lý con người Sau các quy luật kinh tế, các quy luật tâm lý có vị trí cực kỳ quan trọng trong quản lý. Quản lý về thực chất là quản lý con người: mà con người đồng thời cái đặc trưng, cái cơ bản để phân biệt với các sự vật khác chính là tâm lý. Muốn quản lý kinh tế thành công người lãnh đạo phải biết. - Tâm lý của bản thân mình - Tâm lý của người khác(cấp trên, cấp dưới) 5.5.6. Vài nét về sự phát triển của nền kinh tế Việt Nam trong thời kỳ đổi mới(1986- 2004) Trong thời kỳ đổi mới, Đảng cộng sản Việt Nam đã đưa ra đường lối đổi mới phát triển đất nước mà nội dung quan trọng có tính quyết định là thực hiện dân chủ trong đời sống kinh tế, chuyển đổi cơ chế quản lý kế hoạch hóa tập trung, bao cấp sang cơ chế thị trừơng, nhiều thành phần theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Đường lối đổi mới đúng đắn, hợp quy luật phát triển tạo nên động lực to lớn đã vực dậy nền kinh tế đang suy yếu trong khủng hoảng, giải phóng các lực lượng sản xuất, phát huy các tiềm năng của đất nước và thu được nhiều thành tựu to lớn. Từ năm 1991 đến năm 2000 tổng sản phẩm trong nước tăng liên tục qua các năm với 136 tốc độ trung bình quân hằng năm 7,5%. So với năm 1990, năm 2000 tổng sản phẩm trong nước tăng gấp 2,07 lần. Từ năm 2001 đến 2004 tổng sản phẩm trong nước có nhịp tăng trưởng bình quân hàng năm 7,25%. Như vậy liên tục trong hơn 14 năm qua, kinh tế Việt Nam luôn đạt mức tăng trưởng cao so với các nước trong khu vực. Do nền kinh tế đạt mức tăng trưởng cao liên tục trong nhiều năm nên tích lũy của nền kinh tế ngày càng mở rộng. Năm 1990 tỷ lệ tích lũy tài sản trong sử dụng tổng sản phẩm trong nước chiếm 14,36% thì đến năm 2004 tỷ lệ này đạt 35,58%. Một trong những thành tựu kinh tế to lớn của thời kỳ đổi mới là phát triển sản xuất nông nghiệp. Nếu sản lượng lương thực có hạt năm 1990 chỉ đạt 19,90 triệu tấn thì đến năm 2004 đã tăng lên 39,92 triệu tấn, bình quân mỗi năm tăng thêm 1,29 triệu tấn. Do sản xuất lương thực tăng nhanh, nước ta không những đã đảm bảo được nhu cầu tiêu dùng trong nước mà còn dành khối lượng khá lớn cho xuất khẩu. Nếu năm 1989, xuất khẩu được 1,42 triệu tấn gạo thì đến năm 2004 đạt 4,06 triệu tấn, đưa nước ta vào hàng các nước đứng đầu về xuất khẩu gạo trên thế giới. Ngành chăn nuôi cũng có bước phát triển nhanh: Giá trị sản xuất ngành chăn nuôi cũng có bước phát triển nhanh. Giá trị sản xuất ngành chăn nuôi năm 2004 so với năm 1990 tăng gấp 2,28 lần, nhịp độ tăng trưởng bình quân hàng năm đạt 6,06%. Sản xuất công nghiệp sôi động hơn do các thành phần kinh tế Nhà nước, kinh tế ngoài nhà nước và kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài được khuyến khích phát triển. Giá trị sản xuất công nghiệp trong cả giai đoạn luôn đạt mức tăng trưởng cao góp phần quan trọng đóng góp cho mức tăng chung. Giá trị sản xuất công nghiệp năm 2004 so với năm 1990 tăng gấp 6,5 lần, nhịp độ tăng trưởng bình quân hằng năm đạt 14,3% trong đó khu vực kinh tế nhà nước tăng gấp 4,73 lần và nhịp độ tăng bình quân 11,74%, kinh tế ngoài nhà nước gấp 6,25 lần và nhịp độ tăng bình quân 20,07%. Những sản phẩm công nghiệp chủ yếu phục vụ sản xuất và tiêu dùng của dân cư đều tăng cả chất lượng và số lượng, đã đáp ứng cơ bản nhu cầu tiêu dùng trong nước và tham gia xuất khẩu. Năm 2004 số lượng than khai thác đạt 26,29 triệu tấn, gấp 5,7 lần năm 1990, điện sản xuất 46,05 tỷ kW/h, gấp 5,24 lần; dầu thô khai thác 20,05 triệu tấn, gấp 7,43 lần, xi măng 25,33 triệu tấn gấp 10,00 lần. thép cán 2,93 triệu tấn gấp 29 lần; phân hóa học 1,45 triệu tấn, gấp 4,1 lần. Kinh tế đối ngoại được mở rộng theo phương châm Việt Nam muốn làm bạn và đối tác tin cậy với tất cả các nước. Tính tới tháng 7 – 2000 nước ta ký Hiệp định 137 thương mại với 61 nước, trong đó có Mỹ, đưa tổng số nước có quan hệ ngoại thương với nước ta từ 50 nước năm 1990 lên 170 nước năm 2000. Năm 2004 tổng mức lưu chuyển ngoại thương nước ta đạt 54,46 tỷ USD tăng gấp 11,34 lần so với mức 5,10 tỷ USD năm 1990, trong đó xuất khẩu 26,50 tỷ USD, tăng 11,02 lần; nhập khẩu 31,95 tỷ USD, tăng gấp 11,61 lần. Nhịp độ tăng bình quân hàng năm tổng mức lưu chuyển ngoại thương thời kỳ 1991 – 2004 đạt 18,94%, trong đó xuất khẩu 18,70%, nhập khẩu 19,14%. Cùng với thành tựu trong tăng trưởng kinh tế, Việt Nam đã đạt được những kết quả xuất sắc trong xóa đói giảm nghèo. Chủ trương của Đảng và Nhà nước ưu tiên phát triển nông nghiệp và nông thôn, vùng sâu, vùng xa, đã thành công trong việc giải phóng sức sản xuất của dân cư nông thôn và khuyến khích họ tự mình phấn đấu cải thiện cuộc sống. Tính theo chuẩn nghèo chung, tỷ lệ nghèo đã giảm từ trên 70% năm 1990 xuống còn 32% năm 2000 và 28,9% vào năm 2001 – 2002. Như vậy so với năm 1990 năm 2000 Việt Nam đã giảm ½ tỷ lệ nghèo và về điều này nước ta đạt được mục tiêu phát triển của Thiên niên kỷ do Quốc tế đặt ra là giảm một nửa tỷ lệ đói nghèo trong giai đoạn 1990 – 2015. 5.5.7 Chu trình phát triển dự án Trong chu trình phát triển hệ thống, nổi lên các giai đoạn chính sau: - Xác định dự án: từ ý đồ ban đầu đến việc hình thành văn bản về dự án - Phân tích và lập dự án (bao gồm cả việc lập kế hoạch tổ chức,) - Thông qua(trình và bảo vệ dự án) - Triển khai thực hiện (bao gồm cả việc kiểm tra) - Nghiệm thu tổng kết Chú ý rằng việc phân chia các giai đoạn như thế chưa phải hoàn chỉnh theo mọi đối tượng. Trong một số trường hợp, các giai đoạn không hẳn là sự nối tiếp theo thời gian, mà có thể chập nhau, một số giai đoạn hoặc cả chu trình có thể xuất hiện nhiều lần trong cùng một dự án. Chu trình phát triển dự án (hệ thống) được thể hiện trên sơ đồ hình 5.6. 138 Hình 5.9 :Chu trình phát triển dự án 5.5.8 Chu trình và môi trường dự án Trên quan điểm hệ thống, chu trình phát triển của dự án có thể mô tả qua các giai đoạn trên sơ đồ hình 5.7 Hình 5.10: Chu trình phát triển hệ thống KẾ HOẠCH KINH TÉ QUỐC DÂN Các chương trình phát triển liên kết Kế hoạch sản xuất ngành và địa phương Các chương trình hỗ trợ PHẤN TÍCH VÀ LẬP DỰ ÁN Thiết kế nội dung Nghiên cứu khả thi Soạn thảo chi tiết XÁC ĐỊNH DỰ ÁN Ý đồ ban đầu Thu thập tư liệu Phân tích tình hình Đề xuất phương án NGHIỆM THU TỔNG KẾT Đánh giá nghiệm thu Tổng kết kinh nghiệm Giải thể THÔNG QUA Duyệt lại dự án Đánh giá khả thi Thông qua TRIỂN KHAI THỰC HIỆN Kiểm tra Giám sát QUAN NIỆM XÁC ĐỊNH TRIỂN KHAI SỬ DỤNG Người thiết kế và chịu trách nhiệm triển khai Ý đồ Khả thi Giai đoạn 1 Giai đoạn 2 Giai đoạn 3 Giai đoạn 4 Xác định dự án Xác định hệ thống Thiết kế Sản xuất Vận hành Người sử dụng Bảo hành Đánh giá Kết thúc Cải tiến hệ thống 139 Khi nghiên cứu về hệ thống kinh tế, người ta đặc biệt chú ý đến các hệ thống sau: 5.6 Hệ thống quản lý Hệ thống quản lý toàn bộ những tổ chức và yếu tố hoạt động trong quản lý gồm: các cơ quan quản lý, những chuyên gia, nhân viên được tập hợp và hoạt động trong các cơ quan đó; những phương pháp sử dụng trong quá trình quản lý; những kĩ thuật tổ chức và tính toán được sử dụng quản lý; những mối liên hệ giữa các cơ quan quản lý được xác định bởi phương thức tương tác quy định và bởi những kênh thông tin quản lý; sự lưu truyền thông tin và văn bản cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ được phân công giữa các cơ quan quản lý nhằm đạt mục tiêu đề ra cho hệ thống. Sự hình thành hệ thống quản lý bao gồm: những giai đoạn tuần tự bắt buộc của quản lý như xây dựng mục tiêu của hệ thống, phân tích quá trình đạt mục tiêu, và xác định cấu tạo của hệ thống sản xuất – kinh doanh; nghiên cứu cơ cấu hệ thống quản lý; nghiên cứu công nghệ quản lý; xác định các mối liên hệ, khối lượng và cách truyền tin, nghiên cứu trình tự lưu chuyển văn bản; lựa chọn và sử dụng kĩ thuật tổ chức và tính toán; lựa chọn, sắp xếp và đào tạo cán bộ quản lý. 5.7 Hệ thống điều khiển tự động hóa Hệ thống điều khiển tự động hóa là tập hợp các phuơng pháp toán học, kinh tế, các phương tiện kĩ thuật (máy tính điện tử, phương tiện thông tin liên lạc, các thiết bị biểu thị thông tin,v.v) và các tổ chức điều hành đảm bảo việc điều khiển một cách hợp lý các đối tượng (quá trình) nhằm đạt mục tiêu đã định. Hệ thống điều khiển tự động hóa bao gồm phần cơ sở và phần chức năng. Phần cơ sở gồm: cơ sở thông tin, cơ sở kĩ thuật, đảm bảo toán học và cơ sở toán – kinh tế. Phần chức năng gồm: tập hợp các chương trình có liên quan lẫn nhau để tự động hóa các quá trình điều khiển cụ thể (quy hoạch, hoạt động tài chính – kế toán,.v.v). Nhiệm vụ quan trọng nhất của hệ thống điều khiển tự động hóa là nâng cao hiệu quả của quá trình điều khiển(sản xuất, hành chính, quản lý,v.v) trên cơ sở tăng năng suất lao động, hoàn thiện phương pháp quy hoạch và hiệu chỉnh quá trình điều khiển. Phân biệt hệ thống điều khiển tự động hóa đối tượng (công nghệ, xí nghiệp, ngành) và hệ thống tự động hóa theo chức năng như tự động hóa thiết kế, tự động hóa việc tính toán cung cấp vật tư kĩ thuật. 140 5.8 Hệ thống kinh tế mở Hệ thống kinh tế mở là hệ thống có trao đổi các luồng vật chất, năng lượng thông tin với môi trường. Đặc điểm nổi bật đầu tiên của hệ thống kinh tế mở là nguyên tắc cân bằng các kết quả cuối cùng; theo nguyên tắc này, những điều kiện ban đầu khác nhau có thể dẫn đến cùng một trạng thái, hơn nữa những kết quả đó thu được bằng những biện pháp khác nhau. Một đặc điểm khác của hệ thống kinh tế mở là khuynh hướng tiến tới một trình độ tổ chức ngày càng hoàn thiện hơn và một sự khác biệt ngày càng lớn. 5.9 Hệ thống thông tin 5.9.1 Hệ thống thông tin quản lý Đối tượng phục vụ của hệ thống thông tin quản lý thực sự rộng hơn rất nhiều so với ý nghĩa của chính bản thân nên gọi của các từ này. Đối tượng của nó không chỉ là các nhà quản lý, mà còn bao gồm cả những người trong một tổ chức làm việc trên hệ thống thông tin, những người làm công tác phân tích và thiết kế hệ thống thông tin. Chính xác hơn hệ thống thông tin quản lý là hệ thống thông tin của một tổ chức (Organizational System). Vì vậy có định nghĩa: hệ thống thông tin quản lý là hệ thống thông tin được phát triển và sử dụng có hiệu quả trong một tổ chức. Một hệ thống thông tin được xem là hiệu quả nếu nó giúp hoàn thành được các mục tiêu của con người hay tổ chức sử dụng nó. Những yếu tố cấu thành của hệ thống thông tin quản lý Việc mô tả hệ thống thông tin quản lý một cách tường minh theo quan điểm hệ thống (gồm các phần tử, các mối quan hệ) là không thể, do sự đa dạng của các quan hệ được thiết lập trong mỗi hệ thống thông tin cụ thể, vì sự không nhìn thấy của nhiều mối liên hệ trong hệ thống vốn chỉ được hình thành khi nó hoạt động. Cho nên người ta chỉ có thể nêu ra các yếu tố cấu thành của nó. Năm yếu tố cấu thành của hệ thống thông tin quản lý xét ở trạng thái tĩnh là: Thiết bị tin học như máy tính, các thiết bị ngoại vi hay mạng, các đường truyền,(phần cứng), các chương trình, dữ liệu (phần mềm), thủ tục – quy trình và con người. Việc liên kết giữa các thiết bị trong một hệ thống thông tin bằng các dây dẫn là những mối liên hệ của hệ thống đó có thể nhìn thấy được. Ngược lại, các mối liên kết giữa phần lớn các yếu tố nêu trên lại không thể nhìn thấy được, vì chúng chỉ được hình thành và diễn ra khi hệ thống hoạt động. Chẳng hạn như việc lấy dữ liệu 141 từ các cơ sở dữ liệu vào máy để xử lý, việc truyền dữ liệu đi xa hàng trăm cây số, việc lưu dữ liệu lên các thiết bị từ Cầu nối Công cụ Nhân lực Nhân tố có trước Thiết lập (công việc xây dựng HTTT) Hình 5.11: Sơ đồ các bộ phận cấu thành của hệ thống thông tin quản lý Sơ đồ này cho đến nay, chủ yếu mang ý nghĩa triết học sâu sắc: lực lượng lao động bao gồm con người cùng với kỹ năng, kiến thức được tổ chức lại thông qua các quy tắc và thủ tục của quản lý, tổ chức, khi kết hợp với công cụ lao động là các thiết bị của công nghệ thông tin tác động lên đối tượng lao động là các dữ liệu sẽ cho ra các sản phẩm thông tin – đó chính là sản phẩm của hệ thống. Nếu xem con người là các thiết bị là nhân tố có trước, thì công việc xây dựng hệ thống thông tin chính là tạo ra các phần mềm, là tổ chức các dữ liệu và xây dựng lại các thiết kế hoạt động của tổ chức biểu hiện qua các thủ tục và quy tắc tổ chức và quản lý. Thành phần các thủ tục, các quy trình quản lý liên quan chặt chẽ đến các quá trình xử lý, lưu truyền và biểu diễn thông tin. Trong nhiều trường hợp chúng đã bao hàm trong nội dung làm việc của các chương trình hoặc trong hoạt động cụ thể của con người trong khi làm việc trong hệ thống. Ngày nay, người ta quan niệm cơ sở dữ liệu thuộc phần mềm. Tuy nhiên việc tách riêng một cách hình thức như các thành phần là hoàn toàn cần thiết xét về mặt cấu trúc. Trên quan điểm xây dựng hệ thống, sự mô tả trên đây là cần thiết. Nó giúp cho việc định hướng quá trình phân tích, thiết kế hệ thống. Tuy nhiên, sự mô tả này là chưa đủ. Cần đi sâu phân tích hệ thống cụ thể mới có được sự hiểu biết đầy đủ về hệ thống thực và cho phép xây dựng cơ sở dữ liệu, các chương trình và việc bố trí các thành phần kế bên trong hệ thống thông tin. Điều đó nói lên rằng, hệ thống thông tin trong tương lai của một tổ chức còn chưa được định hình, chừng nào nó còn chưa được thiết kế[25]. Con người Phần cứng Phần mềm Dữ liệu Thủ tục 142 Trước đây, người ta cho rằng hệ thống thông tin mang ý nghĩa chung, chưa quan tâm đến công cụ xử lý (bằng tay hay bằng máy). Vì vậy khi hiểu tin học là tập hợp các ngành khoa học, kỹ thuật, kinh tế xã hội vận dụng vào việc xử lý thông tin và tự động hóa nó thì hệ thống tin học chính là hệ thống có mục đích xử lý thông tin và có sự tham gia của máy tính. 5.9.2 Quản lý dự án phát triển một hệ thống thông tin a. Dự án và quản lý dự án Quản lý dự án là một mặt quan trọng của việc phát triển một hệ thống thông tin. Dự án là một tập hợp các công việc áp dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật trong các hoạt động của dự án để đáp ứng các yêu cầu của dự án đã ghi trong kế hoạch. Công việc quản lý dự án được tiến hành trong các giai đoạn của suốt vòng đời của dự án: từ lúc hình thành dự án, thực hiện dự án, kiểm soát dự án và đóng dự án. Trong mỗi giai đoạn, các công việc phải làm bao gồm những nội dung chủ yếu như sau: - Xác định rõ các yêu cầu về phạm vi, thời gian, chi phí, rủi ro, chất lượng. - Kiểm soát những tập thể cá nhân có liên quan trong mỗi giai đoạn. Mục tiêu quản lý dự án: Mục tiêu quản lý dự án là đảm bảo dự án phát triển hệ thống thông tin đáp ứng được sự mong đợi của khách hàng và được thực hiện trong điều kiện nguồn lực hữu hạn (nhân lực, vật lực, tài lực, công lực, thời gian, môi trường pháp lý,). Một dự án được quản lý tốt khi nào? Một dự án được quản lý tốt khi kết thúc phải thỏa mãn được đầu tư về các mặt: thời hạn, chi phí và chất lượng kết quả. Sự khác biệt giữa hai loại công việc quản lý dự án và thực hiện dự án: 143 Hình 5.12:Quản lý dự án và thực hiện dự án QUẢN LÝ DỰ ÁN THỰC HIỆN DỰ ÁN Những yêu cầu của người quản lý Các kết quả bàn giao của dự án Các yêu cầu Nguồn Các đầu vào khác Các đầu ra 144 b. Bức tranh tổng thể quản lý dự án công nghệ thông tin Hình 5.13: Các bước quản lý dự án công nghệ thông tin Lập lại kế hoạch Xây dựng phác thảo công việc Công bố dự án Danh sách công việc Ước lượng Lên lịch biểu Lên ngân sách Lập tài liệu dự án và hoạt động quản lý dự án Lập tổ dự án Phân bổ tài nguyên Xác định cách làm lại Quản lý dự án Kết thúc dự án Theo dõi và quản lý tiến độ Phân tích khác biệt Thực hiện sửa đổi Xác định sửa đổi cần thiết Xác định dự án Lập kế hoạch dự án Tổ chức dự án Kiểm soát dự án Kết thúc dự án Không Có 145 c. Các giai đoạn của dự án ứng dụng công nghệ thông tin Hình 5.14: Các giai đoạn của dự án ứng dụng công nghệ thông tin 5.10 Kết luận Việc tìm kiếm những con đường, những phương pháp và những phương tiện nghiên cứu khách thể với tính cách là một hệ thống đã dẫn tới chỗ hình thành một phương pháp mới – phương pháp phân tích hệ thống. Việc áp dụng rộng rãi phương pháp này đã mang lại những hiệu quả tích cực trong thực tiễn, cũng như trong nghiên cứu khoa học. Phát triển một hệ thống là một quá trình tạo ra một hệ thống cho một tổ chức. Quá trình đó bắt đầu từ khi nêu ý tưởng xây dựng cho đến khi đưa hệ thống vào hoạt động. Quá trình phát triển một hệ thống kể từ khi nó sinh ra đến lúc “chết” được gọi là vong đời phát triển hệ thống. Vòng đời phát triển các hệ thống là một phương pháp luận cho việc phát triển một hệ thống. Một trong những phương p