Bài giảng Quản trị hệ thống thông tin doanh nghiệp - Chương I: Tổng quan về quản trị hệ thống thông tin

CHƯƠNG I : TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN DOANH NGHIỆP BÀI GIẢNG Mục tiêu học tập Sau khi học xong chương này, chúng ta có thể: Phân biệt được các khái niệm: quản trị, quản trị HTTT, dữ liệu, thông tin, tri thức, hệ thống Vai trò của HTTT Phân loại thông tin trong doanh nghiệp và các dạng của nó Mô hình quản trị HTTT Đánh giá xu hướng phát triển của HTTT 2 Các vấn đề quản trị Tầm quan trọng của việc quản lý thông tin và tri thức trong doanh nghiệp. Quản trị quá trình biến đổi từ dữ liệu sang thông tin có chất lượng cao. Quản trị tri thức là một nhân tố cạnh tranh chiến lược. Các yếu tố trong quản trị HTTT doanh nghiệp. Nắm rõ các thành phần và xu hướng phát triển của HTTT để có hướng quản trị các thành phần đó. 3 Nội dung chính 1) Các khái niệm chung về quản trị hệ thống thông tin 2) Mô hình Quản trị HTTT DN 3) Các thành phần và xu hướng phát triển của HTTT 4 1. Các khái niệm chung về quản trị HTTT  Quản trị là một quá trình nhằm đạt đến sự thành công trong các mục tiêu đề ra bằng việc phối hợp hữu hiệu các nguồn lực của doanh nghiệp.  Quản trị HTTT Là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực, những hoạt động của các thành viên trong tổ chức cũng như tất cả các yếu tố có liên quan nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra đối với HTTT  Chức năng của nhà quản trị bao gồm dự đoán, lập kế hoạch, tổ chức, phối hợp và kiểm soát. TT hỗ trợ cho nhà quản trị thực hiện các chức năng của họ. 5  Quản trị công ty: Tập trung vào các cơ cấu và các quy trình của công ty nhằm đảm bảo tính công bằng, minh bạch, trách nhiệm và giải trình  Quản lý công ty: Tập trung vào các công cụ cần thiết để điều hành doanh nghiệp 6 Dữ liệu và thông tin Qúa trình tạo ra thông tin DỮ LIỆU THÔNG TIN QUÁ TRÌNH XỬ LÝ  Phân loại  Sắp xếp  Tổng hợp  Tính toán  Chọn lựa  Tài liệu đã xử lý  Thông tin có định dạng  DL trong ngữ cảnh  Giá trị hữu hình  Giá trị vô hình  Các kí tư, số liệu  Dữ liệu thô  Thông tin không định dạng  Dữ liệu chung chung 7 Dữ liệu và thông tin  Phân loại thông tin trong doanh nghiệp Phân loại thông tin doanh nghiệp Phân loại theo lĩnh vực hoạt động của thông tin: - TT kinh tế trong sản xuất - TT kinh tế trong quản lí Phân loại theo nội dung mà thông tin phản ánh: - TT kế hoạch - TT đầu tư - TT lao động tiền lương - TT về lợi nhuận của doanh nghiệp... 8 Dữ liệu và thông tin Các dạng thông tin chủ yếu trong DN:  Thông tin chiến lược • Chính sách lâu dài của DN: TT về tiềm năng của thị trường, cách thức xâm nhập thị trường, chi phí nguyên vật liệu, phát triển sản phẩm, các công nghệ mới  Thông tin chiến thuật • Sử dụng cho mục tiêu ngắn hạn: TT từ kết quả phân tích số liệu bán hàng và dự báo bán hàng, đánh giá dòng tiền dự án  Thông tin điều hành, tác nghiệp • Sử dụng cho những công việc ngắn hạn: TT về số lượng chứng khoán, lượng đơn đặt hàng, tiến độ công việc 9 Dữ liệu và thông tin Các nguồn thông tin của DN:  Nguồn thông tin bên ngoài • Khách hàng • Đối thủ cạnh tranh • DN có liên quan • Các nhà cung cấp • Các VP của chính phủ và các tổ chức cung cấp TT •  Nguồn thông tin bên trong • TT từ các sổ sách và báo cáo kinh doanh thường kì của doanh nghiệp 10 Quản trị tri thức Tri thức có thể được xem như thông tin mà nó đạt tới sự sáng tỏ, sự phán quyết, và có giá trị. Tri thức thể hiện sự thật và vì vậy nó cung cấp, tạo ra những cơ sở đáng tin cậy cho hành động. Tri thức là kho tàng của sự hiểu biết và các kỹ năng được tạo ra từ trí tuệ của con người. Tri thức là khả năng phán quyết của con người dựa trên sự kết hợp giữa kinh nghiệm và thông tin mà họ có được. 11 Quản trị tri thức Tri thức tường minh: là các tri thức được hệ thống hóa trong các văn bản, tài liệu, hoặc các báo cáo, CSDL, chúng có thể được chuyển tải trong những ngôn ngữ chính thức và có hệ thống. Tri thức không tường minh: là nhưng tri thức không hoặc rất khó được hệ thống hóa trong các văn bản, tài liệu, nhưng lại có tính vận hành cao trong bộ não của con người. 12 Quản trị tri thức Dữ liệu Số liệu hay sự kiện Thông tin Dữ liệu được đặt trong bối cảnh Tri thức Thông tin được kế hợp với kinh nghiệm và sự phán quyết Ra quyết định Hoạch định các hành động Phân tích các mối quan hệ Hiểu biết các dạng mẫu, các quy luật 13 Quản trị tri thức Doanh nghiệp cần phải quản lý tri thức:  Tăng cường lợi nhuận, doanh thu  Giữ lại kinh nghiệm của chuyên gia  Tăng sự thỏa mãn của khách hàng  Bảo vệ thị trường khi có đối thủ cạnh tranh mới  Mở rộng thị trường  Giảm thiểu chi phí  Phát triển sản phẩm, dịch vụ mới  Là nhân tố cạnh tranh chiến lược  14 Quản trị tri thức Các dạng quản lý tri thức  Kinh doanh thông minh BI (Business intelligence): thu thập thông tin đối thủ cạnh tranh (công nghệ mới, cơ hội thị trường, thông tin khách hàng, hoạt động của đối thủ).  Số hóa các tài liệu in ấn DIP (Document image processing).  Khai thác dữ liệu: dựa trên các dữ liệu tương tác với nhau tạp ra các xu hướng, kinh nghiệm, tri thức, phương thức không được biết trước → mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. 15 Hệ thống và hệ thống thông tin Hệ thống : là tập hợp gồm nhiều phần tử, có các mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới mục đích chung. MÔI TRƯỜNG HỆ THỐNG ĐẦU VÀO ĐẦU RA 16 Hệ thống và hệ thống thông tin Hệ thống thông tin bao gồm các chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối và phản hồi thông tin nhằm phục vụ mục đích sử dụng của con người. Xử lý Phân tích Sắp xếp Tính toán Lưu trữ Phản hồi Thu thập Phân phối 17 Hệ thống và hệ thống thông tin Các chức năng chính của HTTT:  Nhập dữ liệu: thu thập và nhận DL để xử lý  Xử lý dữ liệu: chuyển đổi DL hỗn hợp thành dạng có nghí với người sử dụng  Xuất dữ liệu: phân phối tới những người hoặc hoạt động cần sử dụng những thông tin đó.  Lưu trữ, điều khiển dữ liệu  Cung cấp thông tin phản hồi: nhằm hỗ trợ quá trình kiểm tra, đánh giá lại và hoàn thiện hệ thống. 18 Hệ thống và hệ thống thông tin Ví dụ: HTTT kế toán trong doanh nghiệp Xử lý Thu thập Phân phối Hóa đơn Phiếu thu Phiếu chi Hợp đồng Phân tích Sắp xếp Tính toán Tổng hợp KẾT QUẢ Tổng tài sản ≠ Tổng nguồn vốn ? BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN 19 Hệ thống và hệ thống thông tin Ví dụ HTTT kế toán trong doanh nghiệp:  Đầu vào: Phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn,  Xử lý: Phần mềm kế toán, bảng tính bằng Exel,  Đầu ra: Bảng cân đối kế toán  Phản hồi: Tổng tài sản không bằng tổng nguồn vốn  Điều khiển: Thực hiện các nghiệp vụ hiệu chỉnh. 20 Dự báo Kế hoạch Thực hiện Khoa học Dự báo phát triển khoa học công nghệ Dự báo nhu cầu thị trường Dự báo kinh doanh Dự báo mức độ cạnh tranh Kế hoạch chiến lược (dài hạn) Kế hoạch chiến thuật (trung hạn) Kế hoạch tác nghiệp (ngắn hạn) Khoa học cơ bản Khoa học kĩ thuật Khoa học kinh tế Khoa học nhân văn. Sử dụng các công cụ thống kê, kế toán để kiểm tra, đánh giá, phân tích mức độ thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh Hệ thống thông tin Các công việc của HTTT trong kinh doanh của DN 21 Mô hình của HTTT dự báo Môi trường sản xuất kinh doanh HTTT DỰ BÁO Môi trường sản xuất kinh doanh Dự báo nhu cầu thị trường Môi trường sản xuất kinh doanh Môi trường sản xuất kinh doanh Dự báo phát triển KH- CN Dự báo mức độ cạnh tranh Dự báo đối tác kinh doanh Quản lý kinh tế 22 Mô hình của HTTT kế hoạch Môi trường sản xuất kinh doanh HTTT KẾ HOẠCH Môi trường sản xuất kinh doanh Kế hoạch chiến thuật Môi trường sản xuất kinh doanh Môi trường sản xuất kinh doanh Kế hoạch chiến lược Kế hoạch tác nghiệp Quản lý kinh tế 23 Mô hình của HTTT khoa học Môi trường khoa học HỆ THỐNG THÔNG TIN KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ Môi trường khoa học Khoa học kỹ thuật Môi trường khoa học Môi trường khoa học Khoa học cơ bản Khoa học nhân văn Khoa học kinh tế Quản lý kinh tế 24 25 Mô hình của HTTT thực hiện Môi trường sản xuất kinh doanh Thống kê Môi trường sản xuất kinh doanh Môi trường sản xuất kinh doanh Môi trường sản xuất kinh doanh Phân tích đánh giá mức độ thực hiện kế hoạch SXKD Quyết định điều chỉnh Kế toán Lãnh đạo 2. Mô hình Quản trị HTTT DN HTTT TỔ CHỨC CÔNG NGHỆ QUẢN LÝ 26 2. Mô hình Quản trị HTTT DN 27  Ba khía cạnh quan trọng của HTTT:  Tổ chức  Quản lý  Công nghệ   Hệ thống thông tin là cái gì đó nhiều hơn chỉ là công nghệ  Cần phải hiểu và cân đối những khía cạnh này của hệ thống thông tin để tạo ra giá trị kinh doanh cho doanh nghiệp 2. Mô hình Quản trị HTTT DN 28  Khía cạnh tổ chức của HTTT bao gồm:  Con người  Cơ cấu tổ chức  Chiến lược DN  Quy trình nghiệp vụ  Văn hóa (Văn hóa trong và ngoài doanh nghiệp)  Chính trị  Pháp luật 2. Mô hình Quản trị HTTT DN 29  Khía cạnh quản lý của HTTT bao gồm:  Người ra quyết định  Người lập kế hoạch  Người phát minh ra các quy trình mới  Người lãnh đạo: Thiết lập chương trình hành động 2. Mô hình Quản trị HTTT DN 30  Khía cạnh công nghệ của HTTT:  Phần cứng  Phần mềm  Lưu trữ  Mạng  Công nghệ truyền thông  Các nhà quản lý cần biết một cách đầy đủ về công nghệ thông tin để đưa ra những quyết định thông minh về cách sử dụng CNTT để tạo ra giá trị kinh doanh của HTTT DN 2. Mô hình Quản trị HTTT DN Sự tương tác của HTTT với hoạt động của DN HTTT Phần mềm Phần cứng CSLD Mạng truyền thông KINH DOANH Chiến lược Quy tắc Thủ tục TỔ CHỨC SỰ TƯƠNG TÁC 31 2. Mô hình Quản trị HTTT DN 32   Để tối ưu hóa hiệu quả của HTTT thì cần có kết hợp tốt giữa yếu tố công nghệ và tổ chức. Công nghệ và tổ chức phải cân nhắc xem xét lẫn nhau cho đến khi đạt được sự thỏa mãn. 2. Mô hình Quản trị HTTT DN 33 3. Các thành phần và xu hướng phát triển của HTTT Các thành phần của HTTT:  Phần cứng  Phần mềm  Dữ liệu  Mạng  Con người 34 Xu hướng phát triển của HTTT Phạm vi của HTTT:  Những năm 1950: HTTT phát triển theo hướng thay đổi về mặt kỹ thuật.  Trong những năm 1960 – 1970: HTTT còn được áp dụng trong điều hành quản lý.  Trong những năm 1980 -1990: HTTT trở thành hoạt động cốt lõi của DN. PHẠM VI TÁC ĐỘNG CỦA HTTT LÊN DN NGÀY CÀNG GIA TĂNG 35 Xu hướng phát triển của HTTT Nâng cao tốc độ bộ vi xử lý và tính tiện dụng; Kết nối và liên kết giữa các thiết bị máy tính và công nghệ truyền thông; Sử dụng các thông tin đã được số hóa và đa phương tiện; Sử dụng những phần mềm mới, tốt hơn, và thân thiện với người sử dụng; HTTT điều hành, cung cấp thông tin có tính quyết định cho quản lý cấp cao. Phát triển kinh doanh điện tử và thương mại điện tử. 36 Xu hướng phát triển của HTTT Phần cứng máy tính: nhanh hơn, nhỏ hơn và rẻ hơn. Phần mềm: Được chuẩn hóa và tích hợp  Nhiều DN sản xuất và dịch vụ ứng dụng;  Thường được thiết kế riêng theo tính chất của mỗi ngành.  Tích hợp dữ liệu qua các kênh truyền thông và kênh truyền qua Internet nhằm phục vụ người dùng nội bộ, khách hàng, và các nhà cung cấp. Mạng truyền thông: Độ rộng băng thông lớn, mạng toàn cầu và không dây. 37 Tình hình phát triển của HTTT của các DN VN Số lượng máy tính trong các doanh nghiệp Việt Nam Nguồn: Theo báo cáo TMĐT, Bộ thương mại, 2008 38 Tình hình phát triển của HTTT của các DN VN Nguồn: Báo cáo định hướng chiến lược và khuyến nghị chính sách phát triển DNVVN đến năm 2010 ở Việt Nam Loại doanh nghiệp Trình độ công nghệ, máy móc, thiết bị (%) Hiện đại Trung bình Lạc hậu Quốc doanh 11,4 53,1 35,5 Ngoài quốc doanh 6,7 27 66,3 Cổ phần, TNHH 19,4 54,8 25,8 DNTN 30 30,3 29,7 HTX 16,7 33,3 50 Tổ hợp, cá thể 3,6 22,8 73,6 Tổng thể 10 38 52 39 Câu hỏi 1) Quản trị HTTT là gì? Phân biệt định nghĩa dữ liệu và thông tin? Quá trình tạo ra thông tin? 2) Nêu các chức năng, vai trò chiến lược và các hoạt động chính của HTTT trong doanh nghiệp. 3) Tại sao DN phải quản trị tri thức? 4) Phân loại tri thức và vẽ mô hình cây tri thức 5) Các phương pháp tiếp cận HTTT? Nêu vai trò của HTTT đối với DN? 6) Trình bày xu hướng phát triển của HTTT? 7) Đánh giá tình hình phát triển HTTT của các doanh nghiệp VN. 40