Bài giảng Thể thức và kỹ thuật trình bày Văn bản hành chính - Chu Văn Tiến

biểu mẫu, sơ đồ, bản đối chiếu v.v... (biểu đồ) để minh họa, nhằm tăng thêm độ tin cậy, đó là cách trình bày thuận tiện để tổng hợp dữ liệu, đồng thời làm cho báo cáo dễ đọc hơn và đỡ nhàm chán hơn. 11/28/2016 11/28/2016 79 [email protected] Lưu ý sử dụng biểu đồ • Trình bày xen kẽ hoặc riêng rẽ với nội dung mô tả. • Được trình bày có thể hiểu được ngay và càng ít phải diễn giải bằng lời càng tốt. • Kích thước lớn hơn một nữa trang giấy, trình bày riêng một trang. • Cần đánh thứ tự: phía trên biểu mẫu; phía dưới hình vẽ • Nếu được trình bày theo chiều ngang- để tên tại lề phía lề gáy đóng. • Những nội dung về thời gian trình bày ở trục ngang. 11/28/2016 11/28/2016 80 [email protected] 4. TỜ TRÌNH • Văn bản đề xuất với cấp trên phê duyệt một vấn đề mới. Đó có thể là một chủ trương, phương án công tác, chính sách, chế độ, tiêu chuẩn, định mức hoặc đề nghị, bổ dung, bãi bỏ một văn bản, quy định lỗi thời, hoặc là những vấn đề thông thường trong điều hành và quản lý được mở rộng quy mô, thay đổi chức năng hoạt động, xây dựng thêm cơ sở vật chất. 11/28/2016 11/28/2016 81 [email protected] Bố cục tờ trình • Đặt vấn đề: nêu lý do đưa ra nội dung trình duyệt, phân tích những căn cứ thực tế làm nổi bật các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trình duyệt. 11/28/2016 11/28/2016 82 [email protected] • Nội dung tờ trình: tóm tắt đề nghị mới, các phương án khả thi. Viết cụ thể, rõ ràng, thuyết minh rõ nội dung chính có luận cứ, khách quan, không phân tích chung chung, chủ quan, thiên vị. Cần kèm theo tài liệu có thông tin trung thực, độ tin cậy cao. Phân tích phản ứng có thể xảy ra nếu đề nghị không được áp dụng; khó khăn, thuận lợi khi triển khai thực hiện. 11/28/2016 11/28/2016 83 Bố cục tờ trình [email protected] • Kết thúc tờ trình: nêu những kiến nghị cấp trên xem xét chấp thuận đề xuất mới đã nêu để sớm được triển khai thực hiện. Có thể nêu một vài phương án để cấp trên duyệt, nhằm khi cần thiết có thể chuyển đổi phương án. Kiến nghị phải xác đáng. 11/28/2016 11/28/2016 84 Bố cục tờ trình [email protected] • Có thể đính kèm văn bản để minh họa cho các phương án được đề xuất trong tờ trình. • Có thể mẫu hóa tờ trình đối với những công việc thông dụng như trình duyệt văn bản; kế hoạch sản xuất, kinh doanh ngắn hạn, v.v... • Đối với những công việc hàng ngày, đơn giản thì nên làm phiếu trình. • Không dùng tờ trình thay thế cho những văn bản khác như báo cáo, công thư, v.v... 11/28/2016 11/28/2016 85 Lưu ý về tờ trình [email protected] • Tất cả các tờ trình ban giám hiệu được tập trung qua phòng Hành chính để trình theo khối phụ trách. Nơi để gửi ghi chung là “Kính gửi: Giám đốc ...”, không ghi trực tiếp tên lãnh đạo. 11/28/2016 11/28/2016 86 Lưu ý về tờ trình [email protected] • Thực hiện đúng các quy định hành chính, nội dung trình phải rõ ràng. Trường hợp không đúng các quy định hoặc nội dung không rõ, văn phòng giám đốc sẽ trả lại, đơn vị phải chịu trách nhiệm về sự chậm trễ đó . 11/28/2016 11/28/2016 87 Lưu ý về tờ trình [email protected] • Lãnh đạo các đơn vị, bộ phận phải ký trình. Phòng Hành chính thực hiện việc tóm tắt nội dung trình, kiến nghị của đơn vị trình vào “Phiếu trình giải quyết công việc” để trình lãnh đạo phê duyệt. Các đơn vị căn cứ ý kiến phê duyệt của lãnh đạo trên phiếu trình giải quyết công việc để thực hiện, lưu bản gốc theo quy định. 11/28/2016 11/28/2016 88 Lưu ý về tờ trình [email protected] • Tờ trình là văn bản quan trọng, không thể thiếu của nhiều loại hồ sơ công việc. • Tờ trình giải quyết công việc chỉ gửi 1 bản, đến một địa chỉ giải quyết chính; nếu cần gửi đến các địa chỉ có liên quan để biết hoặc phối hợp thì ghi tên các địa chỉ đó ở phần dưới tờ trình (mục nơi nhận). 11/28/2016 11/28/2016 89 Lưu ý về tờ trình [email protected] 11/28/2016 11/28/2016 90 TRƯỜNG ĐẠI HỌC NÔNG LÂM TP. HỒ CHÍ MINH PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: /PTr-ĐHNL-TCCB TP. Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2011 PHIẾU TRÌNH GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC Vấn đề trình: Đơn vị trình: Các văn bản kèm theo: Kính gửi: Tóm tắt nội dung và kiến nghị Giải quyết của lãnh đạo 1- Nội dung và các ý kiến có liên quan 2- Ý kiến của chuyên viên sau khi đã thẩm tra 3- Ý kiến của Trưởng (phó) phòng Họ và tên Chuyên viên theo dõi ký Họ và tên [email protected] 5. Biên bản • Văn bản hành chính ghi chép những sự việc ghi chép những sự việc đã hoặc đang xảy ra trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức do những người chứng kiến thực hiện. 11/28/2016 11/28/2016 91 [email protected] Các loại biên bản • Biên bản hội nghị. • Biên bản sự việc xảy ra. • Biên bản bàn giao, nghiệm thu công việc. • Các loại biên bản khác. 11/28/2016 11/28/2016 92 [email protected] Biên bản hội nghị • Loại văn bản hành chính để ghi chép, phản ánh ý kiến thảo luận, kết luận, quyết định của hội nghị. • Là cơ sở ban hành văn bản hành chính để ghi chép, phản ánh ý kiến thảo luận, kết luận, quyết định của hội nghị. • Là cơ sở ban hành văn bản như nghị quyết, quyết định, chỉ thị, v.v... • Là cơ sở để kiểm tra việc thực hiện các quyết định của hội nghị • Là bộ phận hồ sơ hội nghị. 11/28/2016 11/28/2016 93 [email protected] Biên bản hội nghị • Phần dẫn: giới thiệu mục đích họp, thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, chương trình nghị sự, chủ tọa, thư ký • Phần nội dung: diễn văn khai mạc, báo cáo, tham luận, ý kiến thảo luận, biểu quyết (nếu có) thông qua các văn kiện, lời kết thúc và bế mạc. Nội dung các phát biểu nếu có văn bản kèm theo thì chỉ ghi tên người trình bày và ghi “xem văn bản kèm theo”; nếu không có văn bản thì ghi tóm tắt nội dung. • Phần kết: các chữ ký, v.v... 11/28/2016 11/28/2016 94 [email protected] Biên bản sự việc xảy ra • Ghi lại những việc xảy ra đột xuất, bất thường • Trong nhiều trường hợp là bắt buộc theo quy định của pháp luật 11/28/2016 11/28/2016 95 [email protected] • Chức vụ • Hồ sơ • Nghiệm thu • 11/28/2016 11/28/2016 96 Biên bản bàn giao [email protected] Biên bản khác • Biên bản ghi nhớ • Biên bản hoà giải • Biên bản xử lý (BBXL chỉ cú thể là một trong những bằng cứ quan trọng để ban hành những quyết định tương ứng, khụng nờn (và khụng được) sử dụng biờn bản để thay thế cho những văn bản đưa ra quyết định quản lý) • v.v... 11/28/2016 11/28/2016 97 [email protected] Phương pháp ghi biên bản • Đầy đủ • Diễn biến chính • Kết quả 11/28/2016 11/28/2016 98 [email protected] Cấu trúc • Phần dẫn • Phần diễn biến • Phần kết 11/28/2016 11/28/2016 99 [email protected] Điều 18. Biên bản cuộc họp và thông báo kết quả cuộc họp 1. Nội dung diễn biến của cuộc họp phải được ghi thành biên bản. Trong trường hợp cần thiết, thì tổ chức ghi âm, ghi hình cuộc họp. Biên bản cuộc họp phải gồm những nội dung chính sau đây: a) Người chủ trì và danh sách những người tham dự có mặt tại cuộc họp; b) Những vấn đề được trình bày và thảo luận tại cuộc họp; c) Ý kiến phát biểu của những người tham dự cuộc họp; d) Kết luận của chủ toạ cuộc họp và các quyết định được đưa ra tại cuộc họp. (QUYẾT ĐỊNH CỦA THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ SỐ 114/2006/QĐ-TTg NGÀY 25-5-2006 BAN HÀNH QUY ĐỊNH CHẾ ĐỘ HỌP TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC) 11/28/2016 [email protected] Bố cục Biên bản hội nghị • Phần dẫn: chủ đề cuộc họp, thời gian, địa điểm, thành phần tham dự (chủ tọa, thư ký, đại biểu chính thức và không chính thức), chương trình nghị sự. • Phần nội dung: diễn văn khai mạc, báo cáo, tham luận, ý kiến thảo luận, biểu quyết (nếu có) thông qua các văn kiện, lời kết thúc và bế mạc. Nội dung các phát biểu nếu có văn bản kèm theo thì chỉ ghi tên người trình bày và ghi “xem văn bản kèm theo”; nếu không có văn bản thì ghi tóm tắt nội dung. • Phần kết: thời gian kết thúc và các chữ ký. 11/28/2016 11/28/2016 101 mẫu [email protected] Cấu trúc Biªn b¶n sự việc xảy ra • Ghi thời gian và địa điểm lập BB • Thành phần tham dự • Diễn biến vụ việc xảy ra • Kết luận bước đầu về nguyên nhân xảy ra sự việc, ai là người chịu trách nhiệm chính. 11/28/2016 11/28/2016 102 [email protected] 6. Kế hoạch Văn bản dự kiến về một chuỗi những hoạt động được thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định. 11/28/2016 11/28/2016 103 [email protected] 6. Kế hoạch Bản hướng dẫn: • cho ai đó • thực hiện việc gì đó • trong một giai đoạn đã định • với một nguồn vốn 11/28/2016 11/28/2016 104 [email protected] 6. Kế hoạch Phân bổ thời gian Xem xét các khả năng thành công Lường trước hậu quả có thể Tìm cách ngăn chặn rủi ro hoặc tận dụng cơ may 11/28/2016 11/28/2016 105 [email protected] 6. Kế hoạch • Kế hoạch là dự kiến hành động, nhưng không là chính hành động. 11/28/2016 11/28/2016 106 [email protected] LỊCH CÔNG TÁC ĐƠN VỊ Tuần từ đến . THỨ CÔNG VIỆC THỜI GIAN ĐỊA ĐIỂM PHÂN CÔNG GHI CHÚ Thứ 2 Thứ 3 Thứ 4 Thứ 5 Thứ 6 Thứ 7 11/28/2016 11/28/2016 107 [email protected] LỊCH CÔNG TÁC CÁ NHÂN Tuần từ đến . THỨ CÔNG VIỆC THỜI GIAN ĐỊA ĐIỂM GHI CHÚ Thứ 2 Thứ 3 Thứ 4 Thứ 5 Thứ 6 Thứ 7 Chủ nhật 11/28/2016 11/28/2016 108 [email protected] CHƯƠNG TRÌNH HỌP Chủ đề: Thời gian: Địa điểm THỜI GIAN CÔNG VIỆC PHÂN CÔNG GHI CHÚ 8 g 30 Khai mạc Chánh VP 8 g 45 Báo cáo Giám đốc 10 g 15 Giải lao Cafe: F310 10 g 30 Thảo luận 11 g 30 Nghỉ trưa Tự do 13 g 30 Thảo luận 11/28/2016 11/28/2016 109 [email protected] Xin trân trọng cảm ơn! Chuyên viên chính Chu Văn Tiến PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NÔNG LÂM TP. HỒ CHÍ MINH Địa chỉ: Khu phố 6, phường Linh Trung, quận Thủ Đức, TP. Hồ Chí Minh CQ: 08.37220263 DĐ: 0903727011; 0909099565 E-mail: [email protected] 11/28/2016 11/28/2016 110 [email protected]