Bài tập thực hành Microsoft Project

Khoa QUẢN TRỊ KINH DOANH MS Project BÀI TẬP THỰC HÀNH MICROSOFT PROJECT Sinh viên được yêu cầu xây dựng kế hoạch tiến độ cho cuộc họp cổ đông hằng năm cho công ty bằng cách lập một file project sau đó nhập tên các công việc, phân bổ nguồn lực, nhập chi tiết các nguồn lực và chi phí và thay đổi giờ giấc làm việc của dự án cũng như của nguồn lực. Thông tin về dự án 1. Tạo một file dự án mới có ngày bắt đầu là ngày sinh của bạn trong năm 2009. 2. Tên file là Stockholders Meeting as the Project Title, 2009 Annual Report là chủ đề của dự án và tên sinh viên là tác giả của file và là giám đốc dự án. Tên công ty là tên lớp 3. Lưu file dưới tên của sinh viên . Các công việc 4. Nhập vào 16 công việc sau đây Công việc Thời gian Xác định ngày hội thảo 2 ngày Đặt chỗ ở trung tâm hội thảo 1 ngày Đặt người thuyết trình 3 ngày Hoàn tất lập kế hoạch sơ bộ 0 ngàys Đặt hàng thư mời 1 giờ Xây dựng thư 1 ngày Điều chỉnh thư 1 ngày Thông qua thư 1 ngày In thư 2 ngày Gửi thư 0 ngày Lên kế hoạch tổ chức tiệc với nhà hàng 3 ngày Sắp xếp các phòng họp cho các tiểu ban 1 ngày Sắp xếp các thiết bị cần thiết 2 ngày Xây dựng chương trình nghị sự 3 ngày In chương trình nghị sự 1 ngày Tổ chức cuộc họp 0 ngày 5. Tạo ra các công việc khái quát như sau : Công việc khái quát Công việc con Bắt đầu hoạch định sơ bộ Xác định ngày hội thảo Đặt chỗ ở trung tâm hội thảo Đặt người thuyết trình Hoàn tất lập kế hoạch sơ bộ Tạo thư mời thông báo Đặt hàng thư mời Xây dựng thư Điều chỉnh thư Thông qua thư In thư Gửi thư Lên chương trình chi tiết cuộc họp Lên kế hoạch tổ chức tiệc với nhà hàng Sắp xếp các phòng họp cho các tiểu ban Sắp xếp các thiết bị cần thiết Xây dựng chương trình nghị sự In chương trình nghị sự *************** Tổ chức họp (Lưu ý: công việc này sẽ là công việc con của một công việc bạn sẽ tạo ở bước tiếp theo ) 6. Chèn vào một công việc khái quát Họp cổ đông và đây là sẽ công việc khái quát gồm có 4 công việc con là những công việc khái quát vừa được tạo ở bước trên . 7. Thiết lập mối quan hệ giữa các công việc như sau : Công việc Công việc trước Quan hệ Đặt chỗ ở trung tâm hội thảo Xác định ngày hội thảo FS Khoa QUẢN TRỊ KINH DOANH MS Project Đặt người thuyết trình Hoàn tất lập kế hoạch sơ bộ Tạo thư mời thông báo Đặt hàng thư mời Xây dựng thư Điều chỉnh thư Thông qua thư In thư Gửi thư Lên chương trình chi tiết cuộc họp Lên kế hoạch tổ chức tiệc với nhà hàng Sắp xếp các phòng họp cho các tiểu ban Sắp xếp các thiết bị cần thiết Xây dựng chương trình nghị sự In chương trình nghị sự Tổ chức cuộc họp Đặt chỗ ở trung tâm hội thảo Đặt người thuyết trình Bắt đầu lập kế hoạch sơ bộ - Đặt hàng thư mời Xây dựng thư Điều chỉnh thư Thông qua thư In thư Bắt đầu kế hoạch sơ bộ và Thông qua thư - Gửi thư và Lên kế hoạch tổ chức tiệc Sắp xếp các phòng họp cho các tiểu ban Sắp xếp các thiết bị cần thiết Xây dựng chương trình nghị sự Lên chương trình chi tiết cuộc họp FS, -0.5 ngày FS FS Start-to-Start FS FS FS FS FS FS FF FS FS FS, + 2 ngày 8. Sau khi đã nhập các thông tin trên vào thời gian của dự án sẽ là 18.5 ngày. 9. In bảng này (không có biểu đồ Gantt) biểu diễn tất cả các cột của bảng với độ rộng các cột đủ để thấy tên các công việc. Nhập thông tin của dự án vào header của bản in này đây là tài liệu 1). Nhập danh sách các nguồn lực 1. Trong bảng Resource Sheet, nhập các thông tin sau đây : Tên nguồn lực Initials Group Max Units Mã Tập sự Int Nhân viên 100% 200 Phó GĐ VP Quản lý 100% 101 Quản lý văn phòng OM Quản lý 100% 102 Nhân viên hành chính AA Nhân viên 200% 206 Máy in Print Thuê ngoài 100% 912 2. In bảng Resource sheet chỉ ra tất cả các cột của bảng gồm cả cột mã số (code), chọn chế độ in Landscape) sao cho thấy được tên đầy đủ của nguồn lực (đây là tài liệu 2) Phân bổ nguồn lực cho các công việc 1. Phân bổ các nguồn lực sau đây cho các công việc, cNn trọng khi thực hiện phân bổ 2 lần cho cùng 1 công việc (sử dụng hộp thoại Task Information khi phân bổ nguồn lực …) Công việc Nguồn lực Chọn ngày hội thảo Đặt chỗ ở trung tâm hội thảo Đặt người thuyết trình Đặt hàng thư mời Xây dựng thư Điều chỉnh thư Thông qua thư In thư Gửi thư Lên kế hoạch tổ chức tiệc với nhà hàng Sắp xếp các phòng họp cho các tiểu ban Sắp xếp các thiết bị cần thiết Xây dựng chương trình nghị sự In chương trình nghị sự Phó giám đốc (100%), Quản lý VP (100%) Tập sự (100%) Quản lý văn phòng (100%) Tập sự (100%) N hân viên hành chính (100%) Quản lý văn phòng (50%) Phó giám đốc (100%) Máy in (100%) Tập sự (100%) N hân viên hành chính (200%) Tập sự (100%) N hân viên hành chính (100%) Phó giám đốc (100%), Quản lý văn phòng (100%) Máy in (100%) Sau khi đã nhập nguồn lực, thời gian thực hiện dự án vẫn là 18.5 ngày, nếu không đúng bạn hãy thực hiện hủy bỏ các phân bổ nguồn lực (unassign) sau đó đặt lại thời gian và phân bổ lại Khoa QUẢN TRỊ KINH DOANH MS Project In bảng phân bổ nguồn lực sao cho biểu diễn tất cả các cột của bảng (đây là tài liệu số 3) Nhập chi phí nguồn lực 1. N hập các chi phí sau đây vào bảng resource sheet: Tên nguồn lực Lương Lương làm ngoài giờ Tập sự $10/h $15/h Phó giám đốc $75,000 /năm N /A Quản lý văn phòng $45,000/năm N /A N hân viên hành chính $20/h $30/h 2. Công ty phụ trách in tính chi phí là $2,000 để in thư và $2,000 để in chương trình nghị sự (chi phí này được xem là chi phí cố định). 3. Từ ngày 15/9, tập sự sẽ được tăng lương 10% cho mức lương bình thường và lương thêm giờ . 2. In bảng báo cáo chi phí (Cashflow) Đây là tài liệu số 4 cần phải nộp . Tạo, thay đổi và thiết lập lịch làm việc 1. Lập một lịch làm việc mới có tên là Stockholder Meeting cho dự án, là bản sao từ chế độ lịch làm việc chuNn (Standard Calendar). 2. Thay đổi giờ làm việc như sau Tất cả thứ 2 : 1:00 PM to 5:00 PM Từ thứ 3 đến thứ 6 : 8:00 AM to 12:00 PM. 3. Thêm vào lịch những ngày sau đây không làm việc 2/9/2009. 4. Áp dụng lịch làm việc này cho tất cả các nguồn lực trừ Máy in . 5. Đánh dấu ngày 1/6 là ngày không làm việc đối với Quản lý văn phòng. 6. In báo cáo về phân công nhân sự (Đây là tài liệu số 5 cần phải nộp) Thiết lập các loại công việc khác nhau 1. Thay đổi loại công việc Điều chỉnh thư thành dạng Fixed Work. Sau đó bổ sung thêm nguồn lực Phó giám đốc (50% unit) cho công việc này . 2. Đối với công việc Sắp xếp thiết bị cần thiết , phân bổ thêm 1 nguồn lực N hân viên hành chính 3. Đối với công việc soạn thảo thư , bỏ tùy chọn effort-driven và bổ sung thêm nguồn lực Quản lý văn phòng cho công việc này 4. Lưu lại file và in 2 báo cáo : báo cáo tổng quát về dự án (Project Summary Report) và báo cáo sử dụng nguồn lực (đây là tài liệu số 6 và số 7 cần nộp) . Câu hỏi ôn tập Trả lời các câu hỏi sau: 1) Tổng thời gian và chi phí cho dự án của bạn là bao nhiêu ? 2) Sau tất cả các thay đổi, cuộc họp được lập tiến độ vào ngày mấy theo báo cáo tổng kết cuối cùng ? 3) N ếu lưu ý, bạn sẽ thấy nguồn lực nhân viên hành chính bị quá tải sau khi phân bổ lần đầu tiên. Sau đó sự quá tải này không còn. Tại sao như vậy (Gợi ý: bạn đã thay đổi nào đối với các công việc gì? ) Khoa QUẢN TRỊ KINH DOANH MS Project Tìm hiểu loại công việc trong MS Project (Điền vào bảng sau đây và nộp lại cùng các tài liệu in ở trên) Điền vào bảng số sau Một công việc X có thời gian (duration) 2 tuần, và phân bổ nguồn lực ban đầu là 1 đơn vị nguồn lực A, tổng khối lượng công việc (Work) là 80 hs. Chọn loại công việc là Fixed Unit với lựa chọn Effort Driven Duration Units Work Bổ sung thêm 1 đơn vị nguồn lực (A) ? N guồn lực A Bổ sung 1 đơn vị nguồn lực (B) ? N guồn lực A ? nguồn lực B Chọn loại công việc là Fixed Unit không có lựa chọn Effort Driven Duration Units Work Bổ sung thêm 1 đơn vị nguồn lực (A) ? N guồn lực A Bổ sung 1 đơn vị nguồn lực (B) ? N guồn lực A ? nguồn lực B Một công việc X có thời gian (duration) 2 tuần, và phân bổ nguồn lực ban đầu là 1 đơn vị nguồn lực A, tổng khối lượng công việc (Work) là 80 hs. Chọn loại công việc là Fixed Duration với lựa chọn Effort Driven Duration Units Work Bổ sung thêm 1 đơn vị nguồn lực (A) ? N guồn lực A Bổ sung 1 đơn vị nguồn lực (B) ? N guồn lực A ? nguồn lực B họn loại công việc là Fixed Duration không có lựa chọn Effort Driven Duration Units Work Bổ sung thêm 1 đơn vị nguồn lực (A) ? N guồn lực A Bổ sung 1 đơn vị nguồn lực (B) ? N guồn lực A ? nguồn lực B Ghi chú: Sinh viên nộp file trên Elearning và nộp bản in cho lớp trưởng để gửi lại cho giáo viên