Đề tài Các kiểu tổ chức dự án

11 IeMBA7c Các kiểu tổ chức Dự án Dr. Ta Ngoc Cau Hanoi School of Business 3/21/2008 2 IeMBA7c Các kiểu tổ chức dự án z Mục đích bài học: Qua bài học này anh/chị sẽ làm quen với: – Những đặc điểm của 3 kiểu cơ cấu tổ chức – Những ưu điểm và nhược điểm của từng kiểu cơ cấu tổ chức 23/21/2008 3 IeMBA7c Các kiểu tổ chức Dự án “Những khác biệt về mục tiêu, nguồn lực và môi trường của các tổ chức khiến chúng ta rất khó tìm ra được một cơ cấu tổ chức lý tưởng chung duy nhất cho tất cả các loại hình tổ chức.” 3/21/2008 4 IeMBA7c I. TỔ CHỨC THEO KIỂU CHỨC NĂNG (cont.) Cơ cấu tổ chức phân theo chức năng thường được áp dụng trong những doanh nghiệp chuyên về sản xuất và bán các sản phẩm chuẩn và hiếm khi thực hiện những dự án. Ví dụ: GM Daewoo, Boeing, Trường hải Auto, … 33/21/2008 5 IeMBA7c I. TỔ CHỨC THEO KIỂU CHỨC NĂNG (cont.) z Kiểu tổ chức này phù hợp với các cty chỉ sản xuất một vài sản phẩm chủ đạo. z Các bộ phận/nhóm bao gồm những cá nhân thực hiện cùng một chức năng. z Từng bộ phận chức năng tập trung vào việc tiến hành các hoạt động của nhóm mình để phục vụ cho mục tiêu kinh doanh của công ty. 3/21/2008 6 IeMBA7c I. TỔ CHỨC THEO KIỂU CHỨC NĂNG (Cont.) z Cty có thể thể tiến hành các dự án chủ yếu đáp ứng các nhu cầu nội bộ. z Các thành viên của nhóm DA có thể làm việc toàn thời gian hoặc bán thời gian cho dự án. z Giám đốc dự án không có toàn quyền đối với nhóm thực hiện dự án. 43/21/2008 7 IeMBA7c GĐ DV khách hàng Công ty AAA TGĐ Phó TGĐ Nhân sự GĐ Bán hàng trong nước GĐ Bán hàng quốc tế GĐ Kỹ thuật phần mềm GĐ Kỹ thuật hệ thống GĐ Kỹ thuật điện tử Phó TGĐ Tài chính Phó TGĐ Marketing Phó TGĐ Sản xuất Phó TGĐ Kĩ thuật Dự án 3/21/2008 8 IeMBA7c I. TỔ CHỨC THEO KIỂU CHỨC NĂNG (Cont.) z Xung đột giữa các thành viên DA được chuyển qua nhiều tầng nấc trong công ty để giải quyết. z Nếu GĐ DA được giao toàn quyền quyết định khi có bất đồng, quyết định có thể chỉ phản ánh lợi ích của bộ phận chức năng mà GĐ DA phụ trách. z Nếu GĐ DA không có toàn quyền quyết định thì phải dựa vào kĩ năng lãnh đạo và thuyết phục để tạo sự đồng thuận. z GĐ DA cần thông báo thường xuyển cho phụ trách các bộ phận về tiến độ DA. 53/21/2008 9 IeMBA7c II. TỔ CHỨC THEO KIỂU DỰ ÁN “Trong cơ cấu tổ chức phân theo dự án, từng dự án được vận hành như một công ty nhỏ .” 3/21/2008 10 IeMBA7c GĐ Dự Án A Công ty BBB TGĐ Phó TGĐ Nhân sự GĐ Dự Án B Phó TGĐ Tài chính Phó TGĐ Marketing Phó TGĐ Pháp lý GĐ Sản xuất GĐ Vật tư GĐ KĨ thuật Chuyên gia Tư vấn Nhà thầu phụ 63/21/2008 11 IeMBA7c II. TỔ CHỨC THEO KIỂU DỰ ÁN (Cont.) z GĐ DA làm việc toàn thời gian và có toàn quyền quyết định về dự án và quản lý đối với nhóm DA. z Thích hợp cho việc đáp ứng nhanh mục tiêu của dự án và nhu cầu của khách hàng. 3/21/2008 12 IeMBA7c II. TỔ CHỨC THEO KIỂU DỰ ÁN (Cont.) z Tổ chức theo kiểu DA áp dụng chủ yếu tại những Cty chuyên thực hiện các DA lớn. z Có thể không hiệu quả về chi phí đối với các dự án riêng lẻ cũng như đối với toàn bộ Cty. z Lập kế hoạch chính xác và kiểm soát hiệu quả là điều kiện tiên quyết để tận dụng tối ưu những nguồn lực của dự án. 73/21/2008 13 IeMBA7c III.TỔ CHỨC THEO KIỂU MA TRẬN “Công ty cùng lúc thực hiện nhiều dự án và các dự án này khác nhau về quy mô và mức độ phức tạp khi thực hiện.” “Một sự kết hợp giữa hai cơ cấu tổ chức phân theo chức năng và phân theo dự án.” 3/21/2008 14 IeMBA7c Công ty CCC TGĐ Phó TGĐ Dự án Phó TGĐ Tài chính Phó TGĐ Kỹ thuật Phó TGĐ Pháp lý Dự án A Dự án B Dự án C GĐ Dự án A GĐ Dự án B GĐ Dự án C GĐ Quản lý DA CB1 CB2 CB1 CB4 CB5 CB6 CB7 CB7 CB8 CB9 CB9 Ban I Ban II Ban III 83/21/2008 15 IeMBA7c III.TỔ CHỨC THEO KIỂU MA TRẬN (Cont.) z Tổ chức theo kiểu ma trận giúp công ty sử dụng hiệu quả những nguồn lực Cty. z Các giám đốc dự án sẽ thuộc bộ phận dự án của công ty. z GĐ DA làm việc về nhân sự với các Trưởng bộ phận. z Từng thành viên trong nhóm sẽ có mối quan hệ báo cáo kép. 3/21/2008 16 IeMBA7c III.TỔ CHỨC THEO KIỂU MA TRẬN (Cont.) z Giám đốc các bộ phận có trách nhiệm đảm bảo các nhiệm vụ được giao cho bộ phận đó được hoàn thành theo đúng những yêu cầu của dự án. z Phó TGĐ phụ trách các dự án có vai trò rất quan trọng tổ chức theo kiểu ma trận. z Nghịch lý: các DA đều thành công song Cty thì thua lỗ. 93/21/2008 17 IeMBA7c IV. Ưu và nhược điểm Tổ chức theo chức năng • Sự tách biệt giữa các bộ phận • Cấu trúc hình cây làm chậm quá trình ra quyết định. • Các bộ phận sẽ đổ lỗi cho nhau trong trường hợp dự án thất bại. • hiếu sự chăm sóc khách hàng • Tránh trùng lặp giữa các hoạt động, các bộ phận • Hoàn hảo về chức năng • Lợi ích từ việc chuyên môn hóa • Chia sẻ kinh nghiệm/kiến thức Nhược điểmƯu điểm 3/21/2008 18 IeMBA7c IV. Ưu và nhược điểm Tổ chức theo kiểu dự án • Không tối ưu về chí phí • Có khả năng nhiều hoạt động lặp đi lặp lại ở các dự án khác nhau • Khó khăn trong việc trao đổi kinh nghiệm, chia sẻ kiến thức, kĩ năng giữa các đội dự án • Vấn đề bố trí lại công việc sau mỗi dự án. • Quản tri tập trung • Kiểm soát được các nguồn lực • GĐ DA có toàn quyền quyết định đối với DA và đội DA • Chăm sóc khách hàng tốt hơn. Nhược điểmƯu điểm 10 3/21/2008 19 IeMBA7c IV. Ưu và nhược điểm Tổ chức theo kiểu Ma trận • Các mối quan hệ báo cáo kép • Cần đạt được mức độ cân bằng về quyền lực • Sử dụng hiệu quả các nguồn lực của tổ chức • Có chuyên gia giỏi cho mọi dự án. • Chuyển giao kiến thức, kĩ năng và chia sẻ kinh nghiệm tốt hơn • Giao tiếp tốt hơn trong nội bộ công ty. • Tập trung vào khách hàng Nhược điểmƯu điểm 3/21/2008 20 IeMBA7c Đánh giá tổng quát +-++99Ma trận -+-9+-Dự án 9+9--+Chức năng Chi phíQuản trị Chia sẻ nguồn lực Truyền thông Chăm sóc khách hàng Chuyên môn + = Tốt, 9= Bình thường, - = Kém 11 3/21/2008 21 IeMBA7c V. Thách thức đối với mọi kiểu tổ chức dự án z Đảm bảo sự kết nối giữa các thành viên của tổ chức z Xây dựng một tổ chức học tập z Quản trị các vấn đề toàn cầu 3/21/2008 22 IeMBA7c KẾT LUẬN z Không có mô hình tối ưu chung cho mọi dự án z Mô hình Ma trận kết hợp được ưu điểm của hai mô hình Chức năng và mô hình Dự án z Với mô hình nào vai trò của GĐ DA và của Nhà Bảo Trợ DA (Sponsor) là quyết định. 12 3/21/2008 23 IeMBA7c Bài tập tình huống z CÔNG TY TƯ VẤN VÀ THIẾT KẾ ”SÁNG TẠO”