Giáo trình Access - Chương 6: Report - Báo biểu

GIÁO TRÌNH ACCESS – CHƯƠNG 6 : REPORT _ BÁO BIỂU I. GIỚI THIỆU 1) Chức năng : Là công cụ dùng kết xuất dữ liệu, để tạo các báo cáo, báo biểu dùng cho in ấn. Report cho phép ta tạo các dạng báo cáo đa dạng, phong phú cùng các chức năng nhóm, sắp xếp. Report lấy dữ liệu nguồn từ các Table hay Query. Các report được phân biệt với nhau bởi một tên. 2) Các thành phần trong một Report  Report header : tiêu đề đầu của Report ( nội dung của thành phần này sẽ luôn xuất hiện đầu tiên trên màn hình).  Page Header : Tiêu đề đầu của trang in. Thường trình bày tiêu đề các cột của báo cáo trong phần này.  Group Muốn tạo một report có phân nhóm thì phải tạo ra các thành phần Group. Group Header : Tiêu đề đầu nhóm, là nội dung được in ở cuối mỗi nhóm. Thường dùng để trình bày tiêu đề đặt trưng phân nhóm dữ liệu. Group footer : Tiêu đề cuối nhóm, là nội dung in ở cuối mỗi nhóm. Thường dùng để trình bày các dữ liệu tổng kết, thống kê ở cuối mỗi nhóm.  Detail : Phần chi tiết, dùng để in dữ liệu thuộc một record của nguồn dữ liệu.  Page Footer : Tiêu đề cuối trang in.  Report Footer : Tiêu đề cuối Report, nội dung ở thành phần này sẽ luôn xuất hiện ở cuối màn hình. II. TẠO REPORT BẰNG CHỨC NĂNG WIZARD  Bước 1 : Tạo Query làm nguồn dữ liệu cho Report (nếu cần). Từ cửa sổ Database  Chọn Object là Report  Nhắp nút New, màn hình hiển thị khung đối thoại New Report.  Bước 2 : Chọn một trong các cách tạo Report sau :  Design View : Tạo Report thủ công.  Report Wizard : tạo Form nhờ Form Wizard.  Auto Report : Columnar : Tạo Report tự động dưới dạng cột.  Auto Report : Tabular : Tạo Report tự động dưới dạng bảng.  Chart Wizard : Tạo biểu đồ.  LabelReport : tạo report dạng nhãn. Choose the Table or Query where the object ‘s data comes Report : chọn nguồn dữ liệu cho Report. (Bạn bắt buộc phải chọn nếu thực hiện AutoForm). Trong kiến thức dưới đây, chúng ta sẽ chọn Report Wizard.  Bước 3 : Chọn Table hay Query chứa các fields cần xuất hiện, sau đó chọn các Field hiện trên Report. (Trả lời câu hỏi : “Which fields do you want on your Report ?”) Chọn xong nhấn nút Next.  Bước 4 : Chọn các field làm các cấp phân nhóm (trả lời câu hỏi :”Do you want to add any grouping levels ?”) Lưu ý : ở đây bạn chỉ được phép chọn tối đa 4 cấp phân nhóm mà thôi. Qui định phương thức phân nhóm (chỉ làm khi bạn có chọn chỉ tiêu phân nhóm) cho từng cấpphân nhóm bằng cách nhắp chọn nhóm tại hình ảnh bên trái rồi tại nút Grouping Options… sẽ hiển thị hộp thoại yêu cầu trải lời câu hỏi :”What Grouping intervals do you want for your level fields?” Sau đây là qui định phương thức đối với một số dạng Field cơ bản. Đối với Field kiểu Text  Normal : lấy toàn bộ giá trị Field làm chỉ tiêu phân nhóm.  1 st letter : Lấy 1 ký tự đầu của Field làm chỉ tiêu phân nhóm.  2 st letter : Lấy 2 ký tự đầu của Field làm chỉ tiêu phân nhóm.  3 st letter : Lấy 3 ký tự đầu của Field làm chỉ tiêu phân nhóm.  4 st letter : Lấy 4 ký tự đầu của Field làm chỉ tiêu phân nhóm. Tên Field làm chỉ tiêu phân nhóm Qui định phương thức cho từng nhóm  5 st letter : Lấy 5 ký tự đầu của Field làm chỉ tiêu phân nhóm. Đối với Field kiểu Date/Time  Normal : lấy toàn bộ giá trị Field làm chỉ tiêu phân nhóm.  Year : Lấy giá trị năm của Field làm chỉ tiêu phân nhóm.  Quarter : Lấy giá trị theo quý của Field làm chỉ tiêu phân nhóm.  Month : Lấy giá trị theo tháng của Field làm chỉ tiêu phân nhóm.  Week : Lấy giá trị theo tuần của Field làm chỉ tiêu phân nhóm.  Day : Lấy giá trị theo ngày của Field làm chỉ tiêu phân nhóm.  Hour : Lấy giá trị giờ của Field làm chỉ tiêu phân nhóm.  Minute : Lấy giá trị phút của Field làm chỉ tiêu phân nhóm. Đối với Field kiểu Number  Normal : lấy toàn bộ giá trị Field làm chỉ tiêu phân nhóm.  10s : Lập nhóm cho Field theo khoảng giá trị :0 – 9, 10 – 19, 20 – 29,…  50s : Lập nhóm cho Field theo khoảng giá trị :0 – 49, 50 – 99, 100 – 149,…  100s : Lập nhóm cho Field theo khoảng giá trị :0 – 99, 100 – 199, 20 – 29,…  500s : Lập nhóm cho Field theo khoảng giá trị :0 – 499, 500 – 999, 1000 – 1499,…  1000s : Lập nhóm cho Field theo khoảng giá trị :0 – 999 – 1000 – 1999, 2000 – 2999,…  5000s : Lập nhóm cho Field theo khoảng giá trị :0 – 4999,5000 – 9999,10000 – 14999,…  10000s : Lập nhóm cho Field theo khoảng giá trị :0 – 9999,10000-199999,20000-29999,…. Sau khi xong nhắp Next  Bước 4: Chọn các Field làm chỉ tiêu sắp xếp dữ liệu và tỗng cộng số liệu (Trảlời câu hỏi:”What sort order and summary information do you want for detail records ?”) -Bạn có thể chọn các field làm chỉ tiêu sắp xếp (Ascending) hoặc (Descending- muốn có thì chỉ nhắp lại biểu tượng Ascending). -Nhắp nút Summary Options..(chỉ có khi bạn có chọn chỉ tiêu phân nhom để chọn các chỉ tiêu tính tổng cộng. Hộp thoạiSummary Options như sau : Chọn các chỉ tiêu tổng két theo từng nhóm:Sum (tính tổng), Avg(tính trung bình), Min(giá trị nhỏ nhât), Max(giá trị lớn nhất) Tại mục chọn Show:  Chọn Detail and Summary: nếu bạn muốn in báo cáo có cả phần chi tiết các record và tổng kết theo nhóm.  Chọn Summary Only: nếu bạn muốn in báo cáo chỉ có thông tin tổng kết mà thôi(tức là tạo báo cáo tổng kết).  Chọn Calculate percent of total for sums: nếu muốn in ra chỉ tiêu phần trăm của các thông tin tổng cộng ở từng nhóm.  Chọn xong nhắp Ok, rồi chọn Next  Bước 5: Chọn cách thức trình bày dữ liệu và lề trong Report tại mục Layout Orientation: chọn kiểu in. Chọn Adjust the field with so all fields fit on a page: nếu bạn muốn trình bày tất cả trong field trọn trong trang in. Nhắp Next  Bước 6: Chọn hình thức trình bày chung của Report (trả lời câu hỏi: “ what stile would you like?”)  Bước 7: Đặt tiêu đề cho Report (trả lời câu hỏi: “ What title do you want for your report?”) Lựa chọn câu trả lời: Do you want to preview the report or modify the reports design? Preview the report: ban có thể xem kết quả trang in ngay khi hoàn thành xong. Modily the reports design: bạn có thể sửa chữa ngay sau khi hoàn thành. Nếu bạn chọn các field đưa vào Report từ nhiều bảng tại hộp Tables/queries: VI DỤ: Trong file HoaDon.MDB tạo một REPORT để in Hoá đơn bán hàng như hình vẽ : Dưới đây sẽ trình bày các bước để tạo Report theo như ví dụ trên. Bước 1 : Tạo nguồn dữ liệu chính và phụ cho Report (Trong ví dụ tạo nguồn dữ liệu là query gồm Mahd, Masp, Tensap, Donvitinh, Soluong, Dongia, Thamhtiem) Chú ý : Nguồn dữ liệu chính và phụ phải được xác định sao cho có thể quan hệ được với nhau. Bước 2 : Chọn Report, nhấn nút New_ Chọn Report Wizard, rồi chọn OK. Bước 3 : Chọn các Field hiển thị trong Report (Trả lời câu hỏi : “Which field do you want on your Report?” Chọn xong, nhấn Next. Bước 4 : Chọn hình thức trình bày dữ liệu cho Report. Chọn bảng trình bày nội dung chính tại Report (Trả lời câu hỏi :”How do you want to view your data?”. Chọn xong, nhấn Next. Bước 5 : Chọn các field làm chỉ tiêu phân nhóm dữ liệu ở phần phụ (nếu có). Bước 6 : Chọn chỉ tiêu sắp xếp dữ liệu (Trong ví dụ chọn Masv _ Ascending). Chọn các thông tin tổng kết bằng cách nhắp nút Summary Options. Bước 7 : Chọn hình thức trình bày dữ liệu và lề trong Report. Bước 8 : Chọn hình thức trình bày chung của Report ( Trả lời câu hỏi :”What style would you like ?”) Bước 9 : Đặt tiêu đề (tên) cho Report (Trả lời câu hỏi :”What title do you want on you Report?” Xong nhấn nút Finish. III. TẠO REPORT DẠNG LABEL WIZARD 1) Ví dụ : Tạo thẻ sinh viên có dạng sau : 2) Cách Tạo :  Bước 1 : Chọn Report nhấn NewLabel Wizard. Chọn Table/Query. (Ví dụ Svien),Click OK.  Bước 2 : Chọn loại và kích thước.  Dimensions : Kích thước của nhãn.  Number Across : Số nhãn trình bày trên 1 hàng ngang.  Unit of Measure : Đơn vị đo.  Label Type : Loại nhãn. Lưu ý : Unit of Measure và Label Type dùng để hạn chế danh sách mẫu nhãn. Bạn có thể nhắp nút Customize để bổ xung, sửa đổi hay xóa bỏ 1 loại nhãn nào đó mà không có trong danh sách có sẵn.  Bước 3 : chọn Font chữ.  Bước 4 : Xây dựng nội dung cho nhãn theo hộp thoại sau :  Bước 5 : Chọn thứ tự sắp xếp khi hiển thị.  Bước 6 :Đặt tên cho Report, xong nhấn nút Finish. Report ở chế độ Design IV. TẠO REPORT BẰNG CHỨC NĂNG DESIGN 1) Các thành phần trong một Report  Report header : tiêu đề đầu của Report ( nội dung của thành phần này sẽ luôn xuất hiện đầu tiên trên màn hình).  Page Header : Tiêu đề đầu của trang in. Thường trình bày tiêu đề các cột của báo cáo trong phần này.  Group Muốn tạo một report có phân nhóm thì phải tạo ra các thành phần Group. Group Header : Tiêu đề đầu nhóm, là nội dung được in ở cuối mỗi nhóm. Thường dùng để trình bày tiêu đề đặt trưng phân nhóm dữ liệu. Group footer : Tiêu đề cuối nhóm, là nội dung in ở cuối mỗi nhóm. Thường dùng để trình bày các dữ liệu tổng kết, thống kê ở cuối mỗi nhóm.  Detail : Phần chi tiết, dùng để in dữ liệu thuộc một record của nguồn dữ liệu.  Page Footer : Tiêu đề cuối trang in.  Report Footer : Tiêu đề cuối Report, nội dung ở thành phần này sẽ luôn xuất hiện ở cuối màn hình. 2) Thiết Kế Report  Bước 1 : tạo Query làm nguồn dữ liệu cho Report(nếu cần).  Bước 2 : tại cửa sổ Database, chọn mục Report, nhấn nút New. Nhắp nút OK. Hiện màn hình thiết kế Report có dạng sau. a) Khởi động hay tắt bỏ thành phần Report Header/Footer Vào menu View, chọn Report Header/Footer. b) Khởi động hay tắt bỏ thành phần Page Header/Footer Chọn nguồn dữ liệu cho Report (nếu cần) Vào menu View, chọn Page Header/Footer. c) Tạo các đối tượng dạng Label, TextBox, Unbound Object, Frame, Line, Rectangle hay các Fields – Đồng thời chèn ngày giờ làm việc, đáng số trang cho Report in ấn: các thao tác tương tự như đã trình bày trong chương thiếtkế Report. d) Sao chép hay di chuyển các đối tượng : Bước 1 : Nhắp chọn các đối tượng cần sao chép hay di chuyển. Bước 2 : Nhắp menu Edit chọn Copy(sao chép) hay Cut (di chuyển). Bước 3 : Chọn thành phần đích (nếu muốn sao chép hay di chuyển sang thành phần khác). Bước 4 : Nhắp menu Edit,chọn Paste. e) Tạo dòng GROUP (phân nhóm) – Sắp xếp dữ liệu cho báo biểu Nhắp menu View chọn Sorting And Grouping (hay nhắp biểu tượng Sorting And Grouping trên Report Design toolbar). Access hiển thị hộp thoại :  Field/Expression : chọn Field (hay gõ biểu thức) làm chỉ tiêu phân nhóm (hay sắp xếp dữ liệu cho báo biểu). Lưu ý : Nếu là biểu thức thì phải có dấu bằng ở đầu.  Sort Order : Chọn ghỉ tiêu sắp xếp dữ liệu. Ascending : sắp xếp dữ liệu theo thứ tự tăng dần. Descending : sắp xếp dữ liệu theo thứ tự giảm dần.  Group Properties : Qui định các thuộc tính của nhóm.  Group Header : Aån/Hiện (No/Yes) tiêu đề đầu nhóm.  Group Footer : Aån/Hiện (No/Yes) tiêu đề cuối nhóm.  Group On : Qui định phương thức xử lý lập nhóm cho các Field/Expression làm chỉ tiêu phân nhóm.  Group Interval : qui định khoảng giá trị có hiệu lực cho phương thức xử lí lập nhóm trên tại mục Group On. Nếu tại mục Group On là Each Value thì tại mục Group Interval phải qui định là 1). Chú ý : Ngoài phương thức Each Value, tại mục Group On còn có một số phương thức khác tùy thuộc vào kiểu dữ liệu của Field/Expression làm chỉ tiêu phân nhóm (Text, date/time hay number). Các phương thức này tương tự như đã trình bày trong mục report bằng Wizard.  Keep Together : Một số qui định trình bày khi in.  No : In theo chế độ mặc nhiên.  Whole Group : Ngắt trang khi hết nhóm.  With First Detail : In tiêu đề của đầu nhóm và dòng chi tiết đầu tiên của nhóm trên cùng một trang. f) Các hàm dùng để tổng kết dữ liệu trong báo cáo có phân nhóm :  Hàm COUNT : COUNT() Đếm số Record trong phạm vi mà tại đó biểu thức có giá trị.  Hàm SUM : SUM() Tính tổng giá trị của biểu thức trên các Record trong phạm vi.  Hàm AVG : AVG() Tính trung bình giá trị của biểu thức trên các Record trong phạm vi.  Hàm MAX : MAX() Tính giá trị lớn nhất của biểu thức ứng với các Record trong phạm vi.  Hàm MIN : MIN() Tính giá trị nhỏ nhất của biểu thức ứng với các Record trong phạm vi. Chú ý : Phạm vi của các Record tham gia tính toán tùy thuộc theo vị trí của đối tượng chứa công thức đặt ở thành phần nào. Ví dụ : Để biểu diễn Tổng học bổng của mỗi lớp thì tại thành phần Malop footer ta tạo TextBox với công thức sau =SUM(hocbong). g) Điều chỉnh cỡ lớn của đối tượng trong khung chứa đối tượng dạng Unbound object, Image hay Bound Object Frame : Nhắp chọn đối tượng, nhắp Menu View, chọn Properties : Có thể sử dụng tính chất sau tại mục Size Mode :  Clip : cỡ lớn của đối tượng không thay đổi khi thay đổi kích thước của kung.  Strech : điều chỉnh kích thước của đối tượng sao cho vừa với khung. Có thể làm méo hình.  Zoom : Điều chỉng kích thước của đối tượng nhưng vẫn không làm méo hình. h) Đánh số thứ tự trong báo biểu Sử dụng đối tượng dạng TextBox đặt tại thành phần Detail thuộc tính của đối tượng:  Control Source : (Nguồn dữ luệu của đối tượng) gõ vào =1  Định tính chất tại mục Running Sum : Over Group : đánh số thứ tự theo từng nhóm. Over All : Đánh số thứ tự trên toàn bộ báo biểu (Tức là đánh số từ 1 đến hết báo biểu). V. CÁC VÍ DỤ 1) Tạo Report theo mẫu sau (QLSV.MDB) 1) Tạo Report theo mẫu sau 2) Tạo Form theo mẫu sau (HOADON.MDB) a) From tham số truyền dữ liệu từ Form vào Report và Query. Các bước tiến hành : Bước 1 : tạo Form XEMHD gồm các điều khiển sau :  Ô textbox thứ nhất : Chỉnh Properties và chọn Name : Ngaybd.  Ô textbox thứ hai : Chỉnh Properties và chọn Name : Ngaykt.  ComboBox hay ListBox để chọn sản phẩm : Chỉng Propertied và chọn Name :Sp. Bước 2 : Tạo Query làm dữ liệu nguồn cho Report có dạng sau : Bước 3 : tạo Report dùng Query trên làm nguồn dữ liệu theo mẫu như hình trên. Lưu ý : trong Report này khi làm Textbox hiện khoảng thời gian như đã chọn ở Form XEMHD bạn hãy gõ vào công thức sau : =”Từ ngày “ & [Forms]![XEMHD]![NGAYBD] & “Đến ngày “ & [Forms]![XEMHD]![NGAYKT] Bước 4 : tạo xong Report, trở lại Form XEMHD :  Tạo nút lệnh (Command button) XEM : Khi tạo có dùng chức năng Control Wizard, chọn lệnh Run Query và chọn Query trên.  Tạo nút lệnh (Command button) IN : Khi tạo có dùng chức năng Control Wizard, chọn lệnh Print Preview và chọn Report trên.  Tạo nút lệnh (Command button) CANCEL : Khi tạo có dùng chức năng Control Wizard, chọn lệnh Close Form. 3) Tạo report sau VI. LƯU VÀ XEM KẾT QUẢ REPORT. 1) Lưu Report Tương tự như lưu Form 2) Xem kết quả và in báo cáo Tại cửa sổ Database  chọn report cần xem Preview : Mở report ở chế độ Print Preview ( xem trang in). Design : Mở Report ở chế độ Design View (Điều chỉnh thiết kế). Khi Report ở chế độ design View để điều chỉnh thiết kế có thể nhắp hộp liệt kê của biểu tượng View trên thanh Toolbar để xem kết quả in. Ở chế độ thiết kế. Xem Report với dữ liệu thật. Xem mẫu Report (dữ liệu không đúng với dữ liệu thật). In báo cáo : Khi Report đã mở, Nhắp menu File chọn Print hay biểu tượng Print trên Toolbar Số bản in In những trang qui định từ From đến To In toàn bộ In Record được chọn