Giáo Trình Microsoft Access 2007

Giáo Trình Microsoft Access 2007 Chương 1: T Chương 2: B Chương 3: Truy v Chương 4: Bi Chương 5: Báo cáo Chương 6: T Chương 7: Tùy bi Chương 8: Ngôn ng Chương 9: Môi trư Chương 10: Bài t Gồm 18 bài t - Phan 1: Bài t - Phan 2: Bài t - Phan 3: Bài t - Phan 4: Bài t Phần thư gi Mỗi chương Giáo Trình Microsoft Access 2007 ổng quan v ảng d ểu m ập l ập v ập b ập truy v ập v ập v ãn: V đều kèm Bai kiem tra kien th ề Microsof Access ữ liệu - ấn dữ liệ ẫu- Form - Report ệnh - Macro ến biểu m ữ Visual Basic for Applications ờng ứng d ập tổng h ới hơn 100 câu h ảng ấn ề biểu m ề báo cáo ới trò chơi ghép h Table u - Query ẫu hoặc báo cáo ụng nhi ợp Access ỏ ẫu ình, tìm c ều người dùng i: ặ ức ! p, tinh mắ t. 1 2 MS Access - Bài 1: Bắt đầu với Microsoft Access 2007 Microsoft Office Button (biểu tượng hình tròn màu vàng ở phía góc trên bên trái) thực thi rất nhiều chức năng mà được đặt ở thực đơn File trong các phiên bản Access cũ. Nút này cho phép bạn tạo một cơ sở dữ liệu mới (New), mở một cơ sở dữ liệu đã tồn tại (Open), lưu (Save) và lưu với tên (Save as), in ấn (Print), Send hay Close. Hình 1: Microsoft Office Button Ribbon Ribbon là vùng phía trên của tài liệu. Nó có 5 tab: Home, Create, External Data, Database Tools, và Datasheet. Mỗi tab được tách thành các nhóm. Các nhóm tập hợp các tính năng thiết kế để thực thi các chức năng mà bạn sẽ sử dụng trong việc phát triển hay chỉnh sửa cơ sở dữ liệu Access. 3 Hình 2: Các tab trong vùng Ribbon Các tính năng phổ biến được hiển thị trên vùng Ribbon. Để thấy các tính năng thêm trong mỗi nhóm, kích vào mũi tên phía góc dưới bên phải mỗi nhóm. Hình 3: Ví dụ tính năng trong nhóm Font Home: Views, Clipboard, Fonts, Rich Text, Records, Sort & Filter, Find. Create: Tables, Forms, Reports, Other. External Data: Import, Export, Collect Data, SharePoint Lists. Database Tools: Macro, Show/Hide, Analyze, Move Data, Database Tools. Quick Access Toolbar Quick Access Toolbar là thanh công cụ tùy chỉnh chứa các lệnh mà bạn muốn để sử dụng. Bạn có thể đặt Quick access toolbar phía trên hay dưới vùng ribbon. Để thay đổi vị trí của nó, kích vào mũi tên cuối dưới thanh công cụ và chọn Show Below the Ribbon. 4 Hình 4: Quick Access Toolbar Vùng Navigation Navigation hiển thị các đối tượng cơ sở dữ liệu như các bảng, biểu mẫu, truy vấn và reports. Hình 5: Navigation Pane Tabbed Document Window Viewing Tabbed document viewing mở các bảng, biểu mẫu, truy vấn và reports trong cùng cửa sổ. Kích vào các tab để chuyển đổi giữa các cửa sổ. 5 Hình 6: Tabbed Document Window Viewing Bài 2: Customize Access Access 2007 cung cấp một vùng rộng các tùy chọn có thể tùy chỉnh mà cho phép bạn làm việc với Access tốt hơn. Để truy cập những tùy chọn này: - Kích Office Button - Chọn Access Options Hình 1: Chọn Access Options Popular Những tính năng này cho phép bạn xác định môi trường làm việc với việc sử dụng ScreenTips, vị trí và định dạng file cho cơ sở dữ liệu, username. 6 Hình 2: Thiết lập tính năng Popular Current Database Tính năng này cho phép bạn thiết lập các tùy chọn cho Application, Navigation, Ribbon và Toolbars, AutoCorrect, và Filters. Hình 3: Thiết lập tính năng Current Database 7 Datasheet Tính năng này cho phép bạn xác định các tùy chọn riêng trong chế độ datasheet, bao gồm Default colors, Gridlines and cell effects và Default font. Hình 4: Thiết lập tính năng Datasheet Object Designers Tính năng này cho phép bạn tùy chỉnh các tùy chọn cho việc tạo và chỉnh sửa các đối tượng cơ sở dữ liệu trong Access bao gồm Table Design, Query Design, Forms/Reports, và Error Checking. 8 Hình 5: Thiết lập tính năng Object Designers Proofing Tính năng này cho phép bạn thay đổi cách Access tự động chỉnh và định dạng nội dung của cơ sở dữ liệu và cách nó phát hiện lỗi. Hình 6: Thiết lập tính năng Proofing 9 Advanced Tính năng này cho phép bạn tùy chỉnh ở mức độ cao cấp trong Access, bao gồm Editing, Display, Printing và các tùy chọn cao cấp khác Hình 7: Thiết lập tính năng Advanced Customize Customize cho phép bạn thêm các tính năng vào Quick Access Toolbar. Nếu có công cụ cho phép bạn sử dụng thường xuyên, bạn có thể muốn thêm chúng vào Quick Access Toolbar. 10 Hình 8: Thiết lập tính năng Customize Bài 3: Các đối tượng trong cơ sở dữ liệu Các đối tượng trong cơ sở dữ liệu bao gồm bảng (tables), truy vấn (queries), báo cáo (report), biểu mẫu (forms), ... Bảng (Table) Một bảng là tập hợp các thông tin được đặt trong các dòng và cột. Thông tin về một mục được hiển thị trong một dòng. Cột chứa thông tin cùng loại với mỗi mục. Bảng có dòng đầu cho bạn biết dữ liệu được chứa trong cột là gì. Hình 1: Ví dụ về thông tin bảng Để xem dữ liệu trong một bảng: - Kích vào mũi tên để mở Navigation pane. - Chọn đối tượng Tables. - Sau đó, kích đúp vào tên bảng để mở bảng. 11 Hình 2: Xem dữ liệu trong bảng Truy vấn (Queries) Các truy vấn lựa chọn các bản ghi từ một hay nhiều bảng trong cơ sở dữ liệu, do vậy mà chúng có thể được xem, phân tích và lưu trữ ở chế độ datasheet. Một truy vấn có thể thực thi các phép toán và hiển thị kết quả. Tập hợp các kết quả của các bản ghi được gọi là dynaset, được lưu như một đối tượng cơ sở dữ liệu và có thể sử dụng dễ dàng. Truy vấn sẽ được cập nhập bất cứ khi nào bảng gốc được cập nhập. Nếu kiểu truy vấn là các truy vấn chọn lọc (select queries) thì trích dữ liệu từ các bảng dựa trên các giá trị cụ thể, kiểu truy vấn là find duplicate thì hiển thị các bản ghi với việc sao chép các giá trị đối với một hoặc nhiều trường cụ thể, và kiểu truy vấn find unmatched hiển thị các bản ghi từ một bảng mà không có các giá trị tương ứng với bảng thứ hai. Để thực thi một truy vấn: - Kích vào mũi tên để mở Navigation pane. - Chọn đối tượng Queries. - Kích đúp vào tên truy vấn. Hình 3: Ví dụ về thiết kế truy vấn Recordset 12 Recordset là một bảng mà hiển thị nhóm các bản ghi từ một bảng hay một kết quả truy vấn. Form Một Form là một giao diện đồ họa được sử dụng để hiển thị và chỉnh sửa dữ liệu. Forms có thể được phát triển từ một bảng hay một truy vấn. Forms gồm các phép toán, đồ họa và các đối tượng như label, textbox, combobox, checkbox, ... Để xem dữ liệu từ một form: - Kích mũi tên để mở Navigation pane. - Chọn đối tượng Forms. - Kích đúp vào tên form. Hình 4: Thông tin trên form Khách hàng Báo cáo (Report) Một báo cáo là một đầu ra của dữ liệu theo yêu cầu. Các báo cáo có thể thực thi các phép toán và hiển thị kết quả. Các báo cáo được sử dụng để in dữ liệu. Để xem dữ liệu sử dụng một báo cáo: - Kích mũi tên để mở Navigation pane. - Chọn đối tượng Reports. - Kích đúp vào tên báo cáo. Hình 5: Ví dụ về báo cáo 13 Bài 4: Tạo cơ sở dữ liệu mới Bạn có thể tạo một cơ sở dữ liệu mới từ đầu hoặc từ cơ sở dữ liệu wizard. Tạo cơ sở dữ liệu mới Để tạo một cơ sở dữ liệu mới từ đầu: - Kích chọn Microsoft Office Button. - Chọn New. - Chọn biểu tượng New Blank Database. Hình 1: Tạo cơ sở dữ liệu từ New Blank Database - Nhập tên cho cơ sở dữ liệu vào phần vùng bên phải ngay sau khi chọn New Blank Database. - Kích Create để tạo. 14 Hình 2: Bước hoàn thành tạo Database mới Các mẫu cơ sở dữ liệu Để tạo một cơ sở dữ liệu mới từ các mẫu cơ sở dữ liệu: - Kích Microsoft Office Button. - Kích New. - Chọn mẫu cơ sở dữ liệu bạn muốn tạo. Hình 3: Tạo cơ sở dữ liệu từ Templates - Nhập tên cho cơ sở dữ liệu. - Kích nút Download để tạo một cơ sở dữ liệu mới từ mẫu đó. 15 Hình 4: Hoàn thành việc tạo Database từ Templates Bài 5: Tạo bảng Table Views Có hai cách xem bảng trong Access và thêm dữ liệu vào bảng: Design View và Datasheet View. Trong chế độ Design View, bạn có thể xem tất cả các trường với các kiểu dữ liệu và sự mô tả về bảng (nếu có). Để xem bảng ở chế độ Design View: - Kích mũi tên xuống của nút View. - Chọn Design View. 16 Đối với các bảng mà đã được thêm vào cơ sở dữ liệu trước đó thì có thể không xem được (nếu muốn xem thì bạn chọn tên bảng đó, kích chuột phải vào bảng và chọn Design View). Chế độ Design view cho bảng DMKhach Trong chế độ Datasheet View, bạn có thể hiển thị các bản ghi trong một bảng, mỗi một dòng là một bản ghi. Tiêu đề cột là các trường bạn định nghĩa cho cơ sở dữ liệu. Để xem ở chế độ Datasheet View: - Kích vào mũi tên xuống ở nút View. - Chọn Datasheet View. Chế độ Datasheet View cho bảng DMKhach 17 Thêm các trường mới Có nhiều cách để thêm các trường mới vào một cơ sở dữ liệu. Các trường mới có thể được thêm trong chế độ Datasheet View hoặc Design View. Có hai cách để thêm một trường mới trong chế độ Datasheet View: Add New Field hoặc New Field Button. Để thêm một New Field trong Datasheet: - Kích cột Add New Field Để thêm một trường mới sử dụng nút New Field: - Kích tab Datasheet trên vùng Ribbon. - Chọn nút New Field. - Chọn kiểu trường bạn muốn để thêm từ cửa sổ Field Templates. Để thêm một trường mới trong chế độ Design View: 18 - Kích nút Design View. - Kích vào trường sẵn có tiếp theo. - Nhập tên trường vào cột Field Name. Các kiểu dữ liệu Có nhiều kiểu dữ liệu mà một trường có thể được xác định. Khi tạo một trường mới trong cơ sở dữ liệu, bạn nên đặt kiểu dữ liệu thích hợp cho trường đó. Bảng sau liệt kê các kiểu dữ liệu cho các trường: Kiểu dữ liệu Ý nghĩa Text Kiểu văn bản, số, hay chuỗi không quá 255 ký tự Memo Tương tự như trường văn bản, có thể chứa kiểu text, số, hay dữ liệu không quá 2GB. Number Kiểu số không quá 16bytes Date/Time Kiểu ngày và giờ Currency Kiểu tiền tệ không quá 8bytes và chính xác tới 4 số thập phân AutoNumber Access tạo một số duy nhất cho mỗi bản ghi mới. Thường dùng làm khóa chính cho bảng. Yes/No Kiểu logic (đúng/sai) OLE Object Kiểu nhúng và kết nối đói tượng (hình ảnh, tài liệu, đồ họa) không quá 2GB Hyperlink Địa chỉ siêu lien kết như các địa chỉ Web Attachment Đính kém như ảnh, bảng tính, tài liệu và biểu đồ Chỉnh sửa kiểu dữ liệu trong trường Khi tạo các bảng, bạn nên xác định các kiểu dữ liệu của bảng sao cho phù hợp với kiểu dữ liệu mà được xác định cho trường. Để chỉnh sửa kiểu dữ liệu trong Datasheet View: - Kích trường bạn muốn xác định. - Chọn tab Datasheet trên vùng Ribbon. - Kích mũi tên xuống phía bên phải Data Type. 19 - Chọn kiểu dữ liệu mà sẽ xác định cho trường đó. Để chỉnh sửa định dạng của dữ liệu: - Kích trường bạn muốn định dạng. - Chọn tab Datasheet trên Ribbon. - Chọn mũi tên phía bên phải Format và chọn kiểu định dạng phù hợp. Để chỉnh sửa Data Type trong chế độ Design View: - Chọn Design View - Chọn tên trường bạn muốn để định nghĩa hay tạo một trường mới. - Kích Data Type. - Chọn Data Type thích hợp. - Định dạng trường trong hộp thoại Field Properties. 20 Bài 6: Quản lý bảng Trong việc quản lý bảng, chúng ta có thể xóa bảng, đổi tên, và tạo các mô tả về bảng sao cho phù hợp với nội dung chứa trong bảng dữ liệu. Xóa bảng Để xóa bảng: - Mở cơ dở dữ liệu bạn muốn bằng cách kích Microsoft Office Button và chọn Open. - Kích phải vào bảng và chọn Delete. 21 Đổi tên bảng Để đổi tên một bảng: - Mở cơ sở dữ liệu từ Microsoft Office Button và kích Open. - Kích phải vào bảng và chọn Rename. - Nhập tên mới. Thêm phần mô tả cho bảng Để thêm phần mô tả cho bảng: - Mở cơ sở dữ liệu bằng cách kích Microsoft Office Button và chọn Open. - Kích phải vào bảng và chọn Table Properties. 22 - Kích vào vùng Description. - Nhập phần mô tả. Bài 7: Khóa Khóa chính Khóa chính là một định danh duy nhất cho một bản ghi. Khóa chính không thể cùng tồn tại ở cả hai bản ghi. Trường này có thể không không bao giờ được để trống Khóa ghép 23 Một khóa ghép là một khóa chính mà bao gồm hai hoặc nhiều trường. Nó cũng có thể được gọi là khóa ràng buộc. Khóa ngoại Một khóa ngoại là một trường hay sự kết hợp các trường được liên quan tới khóa chính của bảng khác. Bài 8: Thiết lập quan hệ giữa các bảng Mối quan hệ giữa các bảng là sự liên kết dữ liệu giữa các bảng. Bằng cách xác định mối quan hệ bảng, bạn có thể kéo các bản ghi từ các bảng có liên quan dựa trên các trường quan hệ. Quan hệ một-một Quan hệ một-một là quan hệ giữa hai bảng mà được thiết lập khi trường quan hệ đều là khóa chính ở cả hai bảng. Mỗi bản ghi trong bảng A chỉ có thể có một bản ghi phù hợp trong bảng B. Quan hệ một - một Quan hệ một - nhiều Quan hệ một – nhiều là quan hệ giữa hai bảng mà khóa chính trong một bảng có thể được sao chép nhiều lần trong bảng khác hoặc có thể hiểu là một bản ghi trong bảng A chỉ có thể có nhiều bản ghi phù hợp trong bảng B, nhưng một bản ghi trong bảng B chỉ có một bản ghi phù hợp trong bảng A. 24 Quan hệ một - nhiều Tạo mối quan hệ bảng Để tạo mối quan hệ giữa các bảng: - Kích vào tab Database Tools trên vùng Ribbon - Chọn nút Relationships - Kích vào tab Design - Chọn Show Table Lựa chọn các bảng muốn tạo quan hệ - Kích nút Add để thêm các bảng - Kích nút Close để tắt cửa sổ Show Table. 25 - Chọn trường bạn muốn để tạo một mối quan hệ từ đó - Kéo một trường ghép với trường quan hệ trong bảng khác - Kích OK. In mối quan hệ bảng - Kích tab Database Tools. - Kích nút Relationships. - Kích nút Relationship Report trên tab Design. 26 - Kích nút Print. Bài 9: Quản lý dữ liệu Để dữ liệu hiển thị một cách linh hoạt và đúng theo yêu cầu của bạn. Trong bài này, chúng tôi xin giới thiệu một số cách cơ bản để quản lý dữ liệu cho cơ sở dữ liệu. Thêm bản ghi vào bảng Để thêm một bản ghi mới vào bảng: - Mở bảng ở chế độ Datasheet View - Kích vào ô (New) - Nhập bản ghi mới 27 Tìm và Thay thế dữ liệu Để tìm dữ liệu: - Kích nút Find trên tab Home. Để tìm và thay thế dữ liệu: - Kích nút Replace trên tab Home. Khi bạn tìm kiếm và thay thế cho dữ liệu, có một số tùy chọn trong hộp thoại Find có thể sử dụng: Mục Find What Nhập dữ liệu mà bạn muốn tìm Danh sách trong mục Look In Sử dụng để xác định bảng hay cột để tìm kiếm dữ liệu Danh sách trong mục Match Giúp bạn giới hạn việc tìm kiếm trong một trường hay phần đầu của một trường Danh sách trong mục Search Giúp bạn xác định hướng để tìm kiếm Hộp chọn Match Case Sử dụng hộp chọn này để xác định tìm kiếm theo chữ hoa hay chữ thường. Totals 28 Nút Totals cung cấp cho bạn thêm một dòng tính tổng vào cơ sở dữ liệu. Total có thể là sum (tổng), average (trung bình), a count (đếm), minimum (cực tiểu), maximum (cực đại), hoặc variance (khác nhau). Để thiết lập một dòng Total: - Kích nút Totals trên tab Home - Kích mũi tên xuống của ô nơi bạn muốn đặt một Totals - Chọn Totals phù hợp. Sắp xếp các bản ghi Bạn có thể sắp xếp các bản ghi trong datasheet theo một cột hoặc hai cột liền nhau. Để sắp xếp các bản ghi theo một cột: - Lựa chọn trường bạn muốn sắp xếp - Kích vào nút Sort Ascending hoặc Sort Descending. Để sắp xếp hai cột: - Di chuyển các cột sao cho chúng sát nhau 29 - Lựa chọn các cột để sắp xếp bằng cách ấn phím Shift và kích chuột vào các cột - Kích nút Sort Ascending hoặc Sort Descending. Để xóa bỏ sắp xếp: - Kích nút Clear Soft Filter (lọc) Bạn có thể lọc các bản ghi để hiển thị chúng theo mong muốn. Để lọc theo một cột: - Mở cơ sở dữ liệu ở chế độ Datasheet View - Kích vào mũi tên hướng xuống trong tên trường - Chọn tiêu chuẩn lọc thích hợp - Kích OK. Để gỡ bỏ Filter: 30 - Kích nút Filter trên nhãn trường - Kích Clear Filter - Kích OK. Bài 10: Truy vấn cơ sở dữ liệu Truy vấn cho phép bạn lựa chọn và lọc dữ liệu từ nhiều bảng. Các truy vấn có thể được lưu và sử dụng bất cứ lúc nào cần thiết. Truy vấn Wizard Query Wizard sẽ giới thiệu từng bước để xây dựng một truy vấn. Để thực thi một truy vấn sử dụng Query Wizard: - Kích tab Create - Kích nút Query Wizard - Chọn kiểu truy vấn bạn muốn thực thi - Kích OK. 31 - Chọn các trường bạn muốn có trong mỗi bảng bằng cách chọn trường và kích nút - Để lựa chọn các trường từ nhiều bảng khác nhau, kích vào mũi tên xuống của Table/Queries - Kích Next. Hoàn thành Query wizard - Nhập tên cho truy vấn - Kích Finish. 32 - Kết quả truy vẫn sẽ hiển thị như sau: Để chuyển đổi giữa bảng và truy vấn: - Mở Navigation Pane - Kích đúp vào tên bảng hoặc truy vấn để xem. Tính năng thiết kế truy vấn 33 Bạn có thể thiết kế một truy vấn với nút Query Design. Để thiết kế một truy vấn sử dụng Query Design: - Kích nút Query Design trên tab Create. - Hộp thoại Show Table xuất hiện cho phép bạn lựa chọn bảng - Kích Add để thêm bảng và kích nút Close để đóng hộp thoại Show Table - Kích đúp vào tên trường bạn muốn nó xuất hiện trong lưới thiết kế - Lặp lại bước trên đối với các trường khác - Kích nút Run để thực thi truy vấn. 34 Thiết kế truy vấn kèm theo các điều kiện Tiêu chuẩn truy vấn là sự kiếm tìm các điều kiện được sử dụng trong truy vấn để lấy dữ liệu. Bạn có thể thiết lập tiêu chuẩn là một số cụ thể hay chuỗi dữ liệu, hay vùng dữ liệu. “value” Chỉ hiển thị bản ghi phù hợp với giá trị chính xác (thay thế từ value bằng từ bạn muốn tìm) = Bằng < Nhỏ hơn <= Nhỏ hơn hoặc bằng > Lớn hơn >= Lớn hơn hoặc bằng Khác nhau Between X And Y Trong một khoảng (lấy giá trị trong khoảng giữa X và Y) Is Null Giá trị Null And Chỉ đúng nếu điều kiện tồn tại Or Đúng nếu một trong hai điều kiện tồn tại Not Đúng nếu 1 trường hợp không đúng Để tạo điều kiện cho truy vấn: - Kích vào truy vấn bạn muốn thêm điều kiện - Nhập điều kiện truy vấn cho trong mục Criteria - Sau đó kích nút Run để thực thi truy vấn. 35 Bài 11: Trường tính toán Trường tính toán là một trường mà nhận được thông tin của nó từ sự tính toán được thực hiện trên các trường khác. Bạn có thể xây dựng miền kết quả tính toán trong màn hình Query bằng cách sử dụng phép cộng (+), trừ (-), nhân (*) và chia (/). Biểu thức Biểu thức là sự kết hợp các hàm, tên trường, số, văn bản, và các phép toán được liệt kê phía trên. Để xây dựng một biểu thức để tạo một trường tính toán: - Mở một truy vấn có sẵn hoặc bắt đầu một truy vấn mới - Kích vào nút View - Kích chọn chế độ Design View. - Trong ô Query, kích phải vào trường mà bạn muốn tạo phép toán - Kích nút Build. - Chọn bảng mà bạn muốn để xây dựng phép toán từ đó 36 - Kích đúp vào trường mà bạn muốn gộp nó trong phép toán - Chọn toán tử mà bạn muốn có trong phép toán - Kích vào trường thứ hai bạn muốn gộp trong phép toán - Kích OK. - Kích nút Run để thực thi. Zoom Hộp thoại Zoom cho phép bạn xem toàn bộ biểu thức. Để xem hộp thoại Zoom: - Trong chế độ Design View, kích phải vào trường bạn muốn hiển thị. - Kích Zoom. 37 Bài 12:Thiết kế Forms Forms cho phép bạn điều khiển giao diện của màn hình nhập dữ liệu và các báo cáo được tạo ra. Form Views Có 3 cách để xem Forms trong Access: Design View Cho phép bạn thiết kế Form bao gồm header, footer và các chi tiết trong Form. Bạn cũng có thể thêm hình ảnh và các điều khiển xuất hiện trên Form. Form View Đây là một trang động cho phép người dùng nhập và chỉnh sửa dữ liệu hoặc điều chỉnh dữ liệu trong một lĩnh vực. Layout View Cách xem này cho phép bạn thiết kế Form và thao tác dữ liệu. Tạo form Bạn có thể tạo một Form từ một bảng hay một truy vấn. Để tạo một Form: - Kích tab Create - Kích nút Form Design - Kích tab Format - Kích vào nút Add Existing Fields - Trong hộp Field List phía bên phải, kích và kéo các trường bạn muốn lên Form - Để thay đổi màu sắc và font, kích nút Property Sheet trên tab Arrange 38 Chỉnh sửa các thuộc tính trong hộp thoại Property Sheet - Chọn Section bạn muốn chỉnh sửa - Chọn thuộc tính bạn muốn chỉnh sửa Để xem trước Form: - Kích nút Views trên tab Home - Kích nút Form View 39 Form Wizard Bạn có thể tạo Form với sự trợ giúp từ Form Wizard. Để sử dụng Form Wizard: - Trên tab Create, kích vào mũi tên xuống chỗ More Forms - Kích Form Wizard. - Chọn Tables/Queries mà bạn muốn có trên Form - Chọn các trường bạn muốn cho lên Forms - Kích Next. 40 - Chọn cách bố trí cho form - Kích Next. - Chọn kiểu - Kích Next. 41 - Tạo tiêu đề cho Form - Chọn nơi bạn muốn để mở Form hay chỉnh sửa thiết kế Form. - Kích Finish. Bài 13: Tạo Reports (báo cáo) Reports (báo cáo) là một cách thức để xem và phân tích một số lượng lớn dữ liệu. Bạn có thể sử dụng Report Wizard hay tạo một báo cáo tùy ý mà bạn cần. 42 Report Views Reports có thể được hiển thị theo 4 chế độ sau: Design View Chế độ Design View cung cấp cho bạn với cấu trúc của báo cáo. Bạn có thể thêm, chỉnh sửa hay xóa các thành phần của report. Nhưng bạn không thể thao tác dữ liệu trong nhiều bảng được kết hợp với báo cáo. Report View Report View cho phép bạn xem dữ liệu từ bảng nhưng không thay đổi cách bố trí của báo cáo. Layout View Chế độ này cho phép bạn xem dữ liệu từ bảng và có thể thêm, chỉnh sửa, xóa các thành phần của báo cáo. Print Preview Print Preview cho phép bạn xem báo cáo sẽ trông như thế nào khi được in ra. Để thay đổi chế độ xem báo cáo: - Kích vào nút View trên tab Home Tạo một Report Để tạo một báo cáo trắng: - Kích nút Blank Report trên tab Create - Kích nút Add Existing Fields - Từ danh sách các trường, kích và kéo các trường lên báo cáo 43 Report Wizard Để tạo một báo cáo sử dụng Report Wizard: - Trên tab Create, kích nút Report Wizard - Chọn Tables/Queries mà bạn muốn có trên báo cáo - Chọn các trường bạn muốn cho lên báo cáo rồi ấn nút > (nếu bạn chọn từng trường) hoặc ấn nút >> (nếu bạn chọn tất cả các trường). - Kích Next - Chọn sắp xếp theo thứ tự cho báo cáo - Kích Next 44 - Chọn cách bố trí (Layout) và định hướng quay ngang hay dọc (Orientation) cho báo cáo - Sau đó kích Next - Chọn kiểu cho báo cáo - Kích Next 45 - Tạo một tiêu đề cho báo cáo - Chọn cách bạn muốn mở báo cáo để xem (Preview the report) hoặc chỉnh sửa báo cáo (Modify the report’s design) - Kích Finish Trường tính toán Bạn có thể tạo các báo cáo mà trong đó có cả trường tính toán. Những báo cáo này sẽ hiển thị thông tin mà bạn muốn với một phép toán số học. Để thêm một trường tính toán vào báo cáo: - Mở Report bạn muốn tạo thêm trường tính toán 46 - Kích nút View - Kích Design View - Kích tab Design - Kích nút Text Box - Kích vào phần trên báo cáo, nơi bạn muốn định vị textbox - Kích nút Property Sheet - Kích tab Data - Kích vào nút phía bên phải của Control Source có ký hiệu ba chấm 47 - Chèn thêm các trường bạn muốn có trong tính toán - Kích OK. Bài 14: In báo cáo Sau khi bạn tạo một báo cáo, bạn có thể in báo cáo. In báo cáo Để in báo cáo: - Lựa chọn báo cáo bạn muốn in 48 - Kích phải vào tên báo cáo - Kích Print Rreview - Chọn bố cục, lề và kích thước giấy phù hợp trong nhóm Page Layout - Sau đó kích Print - Kích OK. 49 Bài 15: Tạo một bảng từ ban đầu Ở phần này, bạn đã sẵn sàng để tạo một bảng cho cơ sở dữ liệu mới. Trong chương 2, bạn đã sử dụng Table Wizard để tạo bảng một cách dễ dàng. Cách này không chỉ đưa ra rằng việc tạo bảng bằng tay là rất khó; nhưng nó là cách chắc chắn để hiểu rõ về bảng. Trong phần còn lại của chương này, bạn sẽ học cách để phát triển bảng không thông qua việc sử dụng Table Wizard. Trong quá trình làm phần này, bạn sẽ sử dụng các thông tin được học ở chương 3, “Tùy biến các thành phần”. Bảng này sẽ chứa một danh sách các khách hàng (Nếu bạn không phải là một doanh nghiệp, thì giả sử làm như vậy). Bạn cũng có thể sử dụng Table Wizard để xây dựng bảng, nhưng kết quả gần như không được thỏa mãn tới nhu cầu của bạn như tạo bảng bằng tay. Để tạo một bảng, bạn cần trải qua các giai đoạn: thiết kế và sắp xếp bảng. Phần sau sẽ miêu tả chi tiết các giai đoạn đó. Giai đoạn thiết kế Bạn ít khi sử dụng máy tính trong suốt quá trình thiết kế. Thay vào đó, chỉ cần một chiếc bút chì và tờ giấy, bạn quyết định thông tin nào có trong cơ sở dữ liệu. Một cách cụ thể, bạn quyết định dữ liệu nào cần để kiểm tra và các đặc điểm (kiểu dữ liệu, các định dạng, …). Có rất nhiều sách tại các cửa hàng nói về khái niệm và cách thực hành của việc thiết kế cơ sở dữ liệu, tuy nhiên bạn không cần đọc chúng để thiết kế một cơ sở dữ liệu đơn giản. Tất cả những thứ cần là tự hỏi mình (và trả lời) những câu hỏi sau: • Tôi nên gọi bảng là gì? • Phần dữ liệu nào mà tôi cần để chứa? • Kiểu dữ liệu nào là phù hợp nhất cho mỗi phần dữ liệu? • Không gian lưu trữ bao nhiêu là phù hợp cho mỗi phần dữ liệu? • Làm cách nào để sắp xếp các phần dữ liệu? • Có cần một khóa duy nhất (khóa chính) cho dữ liệu? Có rất nhiều câu hỏi khác bạn có thể tự đặt ra cho mình. Thực tế, bạn có thể tập hợp lại các thông tin chi tiết trước khi n