Giáo trình Thực hành kế toán trong doanh nghiệp thương mại (Phần 2) - Nghề: Kế toán doanh nghiệp

và nhấn nút “Cất” 187 - Danh mục Tài khoản ngân hàng: Để thêm mới Tài khoản ngân hàng, vào Danh mục\Tài khoản ngân hàng, nhấn nút “Thêm” trên thanh công cụ, nhập các thông tin về Tài khoản ngân hàng và nhấn nút “Cất”. - Danh mục Loại tiền: Phần mềm đã thiết lập sẵn danh sách các loại tiền phổ biến, tuy nhiên có thể thêm mới loại tiền bằng cách vào: Danh mục\Khác\Loại tiền,nhấn nút “Thêm” trên thanh công cụ, nhập các thông tin về Loại tiền và nhấn nút “Cất”. Bước 2: Nhập số dư cho TK theo dõi chi tiết theo TK Ngân hàng Vào menu Nghiệp vụ\Nhập số dƣ ban đầu, kích đúp chuột vào TK 1121 hoặc TK 1122. - Đối với TK 1121, NSD nhập số dƣ TK 1121 vào cột Dƣ Nợ chọn Tài khoản ngân hàng tƣơng ứng. - Đối với TK 1122, NSD chọn loại tiền, nhập tỷ giá và số dƣ bằng ngoại tệ chọn Tài khoản ngân hàng tƣơng ứng. - Sau đó nhấn nút “Cất” để lƣu số dƣ ban đầu của TK 1121 và 1122. 5. Nhập dữ liệu kế toán 5.1. Kế toán tiền mặt tại quỹ Phân hệ Quỹ cho phép lập Phiếu thu, Phiếu chi và xem đƣợc tình hình thu chi, tồn quỹ tiền mặt của doanh nghiệp tại bất kỳ thời điểm nào. Vào menu nghiệp vụ/ quỹ . Chọn các loại phiếu thu, phiếu chi 188 5.1.1. Phiếu thu  Nội dung Cho phép kế toán hạch toán nghiệp vụ thu tiền mặt, lập và in Phiếu thu khi phát sinh nghiệp vụ thu tiền mặt. - Vào menu Nghiệp vụ\Quỹ\Phiếu thu, kích chuột vào biểu tƣợng trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn “Thêm “để thêm mới Phiếu thu. - Nhập các thông tin chung nhƣ: Đối tƣợng, Địa chỉ, Ngƣời nộp, Lý do nộp, Số chứng từ kèm theo, Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ. - Chọn Loại tiền, Tỷ giá (nếu có), chọn Nhân viên bán hàng/thu nợ (nếu cần). - Tại trang Hạch toán, có thể chọn bút toán định khoản tự động đã thiết lập sẵn bằng cách kích chuột phải chọn Định khoản và chọn bút toán định khoản phù hợp, hoặc nhập thông tin chi tiết tại các cột Diễn giải, TK Nợ, TK Có, Số tiền, và các cột khác (nếu có), ví dụ: Đối tƣợng, Hợp đồng, Mã thống kê - Tại trang Thuế (trang Thuế chỉ nhập khi nghiệp vụ phát sinh có thuế GTGT), nhập Thuế suất, Loại hóa đơn, Ngày hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn, Đối tƣợng khác (nếu có). 189 5.1.2. Phiếu chi  Nội dung: Cho phép kế toán hạch toán nghiệp vụ chi tiền mặt, lập và in Phiếu chi khi phát sinh nghiệp vụ chi tiền mặt.  Cách thực hiện - Vào menu Nghiệp vụ\Quỹ\Phiếu chi, kích chuột vào biểu tƣợng trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn Thêm để thêm mới Phiếu chi. - Nhập các thông tin chung nhƣ: Đối tƣợng, Địa chỉ, Ngƣời nhận, Lý do chi, Số chứng từ kèm theo, Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ. - Chọn Loại tiền, Tỷ giá (nếu có), chọn Nhân viên mua hàng/nhận tiền (nếu cần). - Tại trang Hạch toán, có thể chọn bút toán định khoản tự động đã thiết lập sẵn bằng cách kích chuột phải chọn Định khoản và chọn bút toán định khoản phù hợp, hoặc NSD nhập thông tin chi tiết tại các cột Diễn giải, TK Nợ, TK Có, Số tiền, và các cột khác (nếu có), ví dụ: Đối tƣợng, Hợp đồng, Mã thống kê - Tại trang Thuế (Trang Thuế chỉ nhập khi nghiệp vụ phát sinh có thuế GTGT), nhập Thuế suất, Loại hóa đơn, Ngày hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn, Đối tƣợng khác (nếu có). 190 Chú ý: Cũng có thể thêm mới hoặc xem danh sách Phiếu chi bằng cách di chuột vào biểu tƣợng Phiếu chi trên sơ đồ quy trình của phân hệ Quỹ, sau đó chọn chức năng tƣơng ứng.  Xem và in chứng từ sổ sách: In các chứng từ liên quan đến phiếu thu, phiếu chi bằng cách: Tại màn hình nhập liệu chứng từ, kích chuột vào biểu tƣợng trên thanh công cụ hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + P và chọn mẫu chứng từ muốn in. 5.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng Phân hệ Ngân hàng cho phép lập và in Séc, Ủy nhiệm chi, Séc tiền mặt, Giấy báo Nợ, Giấy báo Có...; cho phép hạch toán và theo dõi các khoản tiền đang chuyển, các khoản chi tiêu 191 bằng thẻ tín dụng của doanh nghiệp. Đồng thời, kết nối với ngân hàng để thực hiện giao dịch trực tuyến nhƣ xem số dƣ, in sao kê, chuyển khoản thanh toán... (Chức năng này chỉ thực hiện đƣợc đối với các ngân hàng cho phép kết nối trực tuyến). Ngoài ra, phân hệ Ngân hàng còn có chức năng đối chiếu để doanh nghiệp thực hiện đối chiếu giữa số liệu tại sổ kế toán với bảng sao kê của ngân hàng. 5.2.1. Nộp tiền vào tài khoản Cho phép hạch toán các nghiệp vụ thu tiền gửi ngân hàng và in Giấy báo Có, cho phép quản lý việc thu tiền gửi ngân hàng theo từng tài khoản ngân hàng mà không cần phải mở tiết khoản cho tài khoản Tiền gửi ngân hàng.  Cách thực hiện - Vào menu Nghiệp vụ\Ngân hàng\Nộp tiền vào tài khoản, kích chuột vào biểu tƣợng trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn “Thêm” để thêm mới chứng từ Nộp tiền vào tài khoản. - Nhập các thông tin chung nhƣ: Đối tƣợng, địa chỉ, nộp vào TK, diễn giải, Ngày chứng từ, ngày hạch toán, số chứng từ... - Chọn Loại tiền, Tỷ giá (nếu có), chọn Nhân viên bán hàng/thu nợ (nếu có). - Tại trang Hạch toán: Chọn bút toán định khoản tự động đã thiết lập sẵn bằng cách kích chuột phải chọn “Định khoản” và chọn bút toán định khoản phù hợp hoặc nhập vào các thông tin nhƣ: Diễn giải, TK Nợ, TK Có, Số tiền, Đối tƣợng, - Tại trang “Thuế” (trang Thuế chỉ nhập khi nghiệp vụ phát sinh có thuế GTGT), nhập các thông tin về thuế và hóa đơn nhƣ: Thuế suất, Loại hóa đơn, Ngày hóa đơn, Ký hiệu HĐ,... 192 5.2.2. Sec /ủy nhiệm chi  Nội dung: Cho phép hạch toán nghiệp vụ chi tiền gửi ngân hàng, lập và in Séc, Ủy nhiệm chi...; cho phép quản lý việc chi tiêu tiền gửi theo từng tài khoản ngân hàng mà không cần phải mở tiết khoản cho tài khoản Tiền gửi ngân hàng.  Cách thực hiện: - Vào menu Nghiệp vụ\Ngân hàng\Séc/Ủy nhiệm chi, kích chuột vào biểu tƣợng trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn "Thêm” để thêm mới chứng từ Séc/Ủy nhiệm chi. - Tích chọn chứng từ cần lập là Ủy nhiệm chi, Séc chuyển khoản hoặc Séc tiền mặt. - Nhập các thông tin chung về Đơn vị trả tiền, Đối tƣợng nhận tiền, Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ... - Chọn Loại tiền, nhập Tỷ giá (nếu có), chọn Nhân viên mua hàng (nếu có). - Tại trang Hạch toán, có thể chọn bút toán định khoản tự động đã thiết lập sẵn bằng cách kích chuột phải chọn Định khoản và chọn bút toán định khoản phù hợp hoặc nhập các thông tin nhƣ: Diễn giải, TK Nợ, TK Có, Số tiền, Đối tƣợng, Mục chi, - Tại trang Thuế (trang Thuế chỉ nhập khi nghiệp vụ phát sinh có thuế GTGT), nhập các thông tin về thuế và hóa đơn nhƣ: Thuế suất, Loại hóa đơn, Ngày hóa đơn, Ký hiệu HĐ,... 193    xem và in chứng từ:In các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ Séc/Ủy nhiệm chi, Nộp tiền vào tài khoản... bằng cách: Tại màn hình chứng từ chi tiết, kích chuột vào biểu tƣợng trên thanh công cụ hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + P và chọn mẫu chứng từ muốn in. 5.2.3. Ngân hàng trực tuyến  Nội dung: Cho phép kết nối với ngân hàng để thực hiện giao dịch trực tuyến nhƣ xem số dƣ, in sao kê, chuyển khoản thanh toán... Chức năng này chỉ thực hiện đƣợc đối với các ngân hàng cho phép kết nối trực tuyến.  Cách thực hiện - Vào menu Nghiệp vụ\Ngân hàng\Ngân hàng trực tuyến. - Trên hộp hội thoại Ngân hàng trực tuyến, chọn Tài khoản ngân hàng, nhập Mã số truy cập và mật khẩu, nhập Số CIF (số CIF là mã số của chủ tài khoản do ngân hàng quản lý, mỗi chủ tài khoản sẽ đƣợc cấp một mã số duy nhất), sau đó nhấn nút “Đăng nhập” để thực hiện chức năng cần thiết nhƣ: Xem số dƣ, in bảng sao kê... 194 5.2.4. Thẻ tín dụng Nội dung: Cho phép hạch toán và theo dõi các nghiệp vụ chi tiền bằng Thẻ tín dụng.  Cách thực hiện - Vào menu Nghiệp vụ\Ngân hàng\Thẻ tín dụng, kích chuột vào biểu tƣợng trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn “Thêm” để thêm mới chứng từ thanh toán bằng Thẻ tín dụng. - Nhập các thông tin chung về Thẻ tín dụng, Đối tƣợng nhận tiền, Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ... - Chọn Loại tiền, nhập Tỷ giá (nếu có), chọn Nhân viên mua hàng (nếu có). - Tại trang Hạch toán nhập các thông tin nhƣ: Diễn giải, TK Nợ, TK Có, Số tiền, Đối tƣợng, Mục chi, Phần mềm đã ngầm định TK Có là 311 - Vay ngắn hạn. - Tại trang Thuế (trang Thuế chỉ nhập khi nghiệp vụ phát sinh có thuế GTGT), nhập các thông tin về thuế và hóa đơn nhƣ: Thuế suất, Loại hóa ơn, Ngày hóa đơn, Ký hiệu HĐ,... 5.2.5. Đối chiếu  Cách thực hiện - Vào menu Nghiệp vụ\Ngân hàng\Đối chiếu ngân hàng. - Tại màn hình Đối chiếu với ngân hàng, chọn TK ngân hàng cần đối chiếu, nhập ngày đối chiếu, chọn Loại tiền, nhập Số dƣ tại ngân hàng (là số dƣ trên Sổ phụ ngân hàng tính đến ngày đối chiếu). - Nhấn nút “Lấy số liệu”, phần mềm sẽ hiển thị lên tất cả các chứng từ thu tiền gửi, chi tiền gửi tại TK ngân hàng đã chọn. Tiến hành đối chiếu các chứng từ phát sinh này với các chứng từ phát sinh trên Sổ phụ ngân hàng, lần lƣợt đánh dấu vào các Chứng từ đã đối chiếu (chứng từ đƣợc đánh dấu phải có trên Sổ kế toán và Sổ phụ ngân hàng). - Sau khi đánh dấu các chứng từ đã đối chiếu, nhấn nút “Thực hiện đối chiếu”, phần mềm sẽ tính ra Số dƣ TK ngân hàng trên Sổ kế toán tại thời điểm đối chiếu, so sánh với Số dƣ tại ngân hàng đã nhập ở trên và tính toán ra số chênh lệch (nếu có). 195 - Trên màn hình Đối chiếu với ngân hàng, có thể kiểm tra các chứng từ đã thực hiện đối chiếu bằng cách nhấn nút “Xem chứng từ đã đối chiếu” hoặc bỏ đối chiếu để thực hiện đối chiếu lại bằng cách nhấn nút “Bỏ đối chiếu”. 5.3. Kế toán mua hàng: Phân hệ Mua hàng cho phép lập và in ơn mua hàng, Hóa đơn mua hàng, Hóa đơn mua dịch vụ,... Chức năng Trả tiền nhà cung cấp cho phép in đƣợc chứng từ trả tiền nhà cung cấp nhƣ Phiếu chi, Séc chuyển khoản, Ủy nhiệm chi.... Đồng thời, cho phép in các báo cáo liên quan phục vụ nhu cầu quản lý của doanh nghiệp. Ngoài ra, phân hệ này còn giải quyết đƣợc tất cả các nghiệp vụ phức tạp trong mua hàng nhƣ: Mua hàng không qua kho, Hàng mua trả lại, Giảm giá hàng mua, hàng về trƣớc hóa đơn về sau, mua hàng nhập khẩu có thuế nhập khẩu, có thuế tiêu thụ đặc biệt, mua hàng có chi phí mua hàng và tự động phân bổ chi phí mua hàng để tính vào giá trị nhập kho... 196 5.3.1. Đơn mua hàng Nội dung: Cho phép lập và in đơn mua hàng, đồng thời quản lý danh sách đơn mua hàng. Đơn mua hàng đã lập có thể làm căn cứ để nhập hóa đơn mua hàng sau này.  Cách thực hiện: - Vào menu Nghiệp vụ\Mua hàng\Đơn mua hàng, kích chuột vào biểu tƣợng trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn “Thêm” để thêm mới Đơn mua hàng. - Nhập các thông tin chung nhƣ: Đối tƣợng, địa chỉ, mã số thuế, diễn giải, địa điểm giao hàng, ngày đơn hàng, số đơn hàng. - Chọn Loại tiền, nhập tỷ giá (nếu có), chọn điều khoản thanh toán, ngày giao hàng, hạn thanh toán, phƣơng thức vận chuyển, nhân viên mua hàng (nếu có). - Sau đó, nhập các thông tin chi tiết trên trang “Hàng tiền” nhƣ: Mã hàng, diễn giải, số lƣợng, đơn giá (Tại ô Mã hàng hoặc ô Kho, có thể nhấn phím F9 để thêm nhanh danh mục VTHH hoặc danh mục Kho, nhấn F3 để tìm nhanh, nhấn F2 để xem số lƣợng tồn của VTHH trên các kho.) - Chọn % thuế GTGT trong trang “Thuế” và nhập các thông tin khác trong trang “Thống kê ”theo nhu cầu quản lý nhƣ: Hợp đồng, Mã thống kê... 5.3.2. Mua hàng  Nội dung: Cho phép lập và in hóa đơn mua hàng, bao gồm mua hàng chƣa thanh toán, mua hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt, Séc, Ủy nhiệm chi.  Cách thực hiện: - Vào menu: Nghiệp vụ\Mua hàng\Mua hàng, kích chuột vào biểu tƣợng trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn “Thêm’, để thêm mới chứng từ mua hàng. 197 - Chọn hình thức thanh toán: Chƣa thanh toán hoặc thanh toán ngay. Nếu chọn hình thức là thanh toán ngay thì chọn phƣơng thức thanh toán là tiền mặt, Ủy nhiệm chi, Séc chuyển khoản, Séc tiền mặt hay thẻ tín dụng. - Phần mềm ngầm định tích chọn “Đã nhận hóa đơn”, trong trƣờng hợp hàng về trƣớc hóa đơn về sau thì ngƣời sử dụng bỏ tích chọn này. - Trong trang “Thuế”, nhập % thuế NK (trƣờng hợp mua hàng nhập khẩu), % thuế TTĐB (nếu có), % thuế GTGT, TK đối ứng thuế GTGT (là TK 1331 nếu đã nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu, là TK 1388 hoặc 3388 nếu chƣa nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu); nhập thông tin về hóa đơn: Loại hóa đơn, Ngày hóa đơn, - Trong trang “Thống kê”, nhập các thông tin phục vụ quản lý nhƣ: Mục chi, Hợp đồng, 5.3.3. Nhận hóa đơn  Nội dung: Khai báo các thông tin về hóa đơn cho các chứng từ mua hàng đã lập trƣớc đó nhƣng chƣa có hóa đơn để giải quyết nghiệp vụ hàng về trƣớc, hóa đơn về sau.  Cách thực hiện: - Vào menu: Nghiệp vụ\Mua hàng\Nhận hóa đơn, sau đó chọn nhà cung cấp, nhập ngày hạch toán thuế GTGT, chọn khoảng thời gian phát sinh chứng từ mua hàng chƣa có hóa đơn, nhấn nút “Lấy dữ liệu”, chọn chứng từ mua hàng đã đƣợc lập, nhấn nút “Đồng ý”, phần mềm sẽ hiển thị lại chứng từ mua hàng đã lập, cho phép nhập các thông tin cần thiết về hóa đơn. 5.3.4. Hàng mua trả lại giảm giá  Nội dung: Cho phép lập và quản lý các hóa đơn hàng mua trả lại, chứng từ hàng mua giảm giá phát sinh trong kỳ.  Cách thực hiện: - Vào menu: Nghiệp vụ\Mua hàng\Hàng mua trả lại, giảm giá, kích chuột vào mũi tên bên phải biểu tƣợng trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn “Thêm”, chọn hàng mua trả lại hoặc hàng mua giảm giá để thêm mới chứng từ phù hợp. 5.3.5. Trả tiền nhà cung cấp  Nội dung: Lập chứng từ trả tiền nhà cung cấp, theo dõi và quản lý đƣợc công nợ phải trả theo từng hóa đơn. 198  Cách thực hiện: - Vào menu: Nghiệp vụ\Mua hàng\Trả tiền nhà cung cấp, chọn nhà cung cấp cần trả tiền trong danh sách, kích chuột vào biểu tƣợng trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn “Thêm” để thêm mới chứng từ trả tiền nhà cung cấp. - Chọn phƣơng thức thanh toán và nhập các thông tin chung, thông tin chứng từ. - Tích chọn hóa đơn đƣợc trả tiền trên trang “Hóa đơn”, sau đó sang trang “Hạch toán” để nhập và kiểm tra lại thông tin về bút toán hạch toán. 5.4. Kế toán chi tiết TSCĐ 5.4.1. Ghi tăng TSCĐ  Nội dung: Cho phép lập và in các chứng từ mua TSCĐ và chứng từ ghi tăng TSCĐ: Hóa đơn mua hàng, phiếu chi, giấy báo nợ,  Cách thực hiện: - Vào menu: Nghiệp vụ\Tài sản cố định\Mua TSCĐ và ghi tăng, kích chuột vào biểu tƣợng trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn “Thêm” để thêm mới chứng từ mua TSCĐ và ghi tăng. - Nhập các thông tin chung nhƣ: Đối tƣợng, diễn giải, ngày chứng từ, ngày hạch toán, số chứng từ; chọn mua hàng trong nƣớc hay mua hàng nhập khẩu, nhân viên mua hàng (nếu có),; sau đó, nhập các thông tin chi tiết trên trang “Hàng tiền”, “Thuế”, “Thống kê” (nếu có) nhƣ: Mã tài sản, % thuế GTGT, ngày hóa đơn, số hóa đơn, ký hiệu HĐ, 199 5.4.2. Điều chỉnh TSCĐ  Nội dung: Cho phép lập và in chứng từ điều chỉnh TSCĐ khi doanh nghiệp đánh giá lại TSCĐ, đầu tƣ nâng cấp TSCĐ, hoặc tháo dỡ một hay một số bộ phận của TSCĐ làm thay đổi một số thông tin liên quan đến TSCĐ nhƣ tăng, giảm giá trị tính khấu hao, thời gian sử dụng hoặc thay đổi phƣơng pháp tính khấu hao.  Cách thực hiện: - Vào menu: Nghiệp vụ\Tài sản cố định\Điều chỉnh TSCĐ, kích chuột vào biểu tƣợng trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn “ Thêm” để thêm mới chứng từ điều chỉnh TSCĐ. - Tại màn hình “điều chỉnh tài sản cố định”, nhập các thông tin chung nhƣ tài sản, diễn giải, ngày chứng từ, ngày hạch toán, số chứng từ. - Các giá trị hiện thời của TSCĐ đã đƣợc ngầm định, NSD nhập các giá trị mới của TSCĐ sau khi điều chỉnh nhƣ Nguyên giá (trƣờng hợp điều chỉnh giá trị tính khấu hao), Thời gian sử dụng (trƣờng hợp điều chỉnh thời gian sử dụng), Phƣơng pháp tính khấu hao (trƣờng hợp điều chỉnh phƣơng pháp tính khấu hao). - Trong phần chi tiết chứng từ, nhập định khoản ghi tăng, giảm nguyên giá, chi phí khấu hao TSCĐ (nếu có). 5.4.3. Ghi tăng khác  Nội dung: Cho phép lập và in các chứng từ ghi tăng TSCĐ do đƣợc biếu tặng, nhận vốn góp hoặc vốn cấp bằng TSCĐ  Cách thực hiện: - Vào menu Nghiệp vụ\Tài sản cố định\Ghi tăng khác, kích chuột vào biểu tƣợng trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn “Thêm” để thêm mới chứng từ ghi tăng tài sản cố định. 200 - Tại màn hình ghi tăng tài sản cố định, nhập các thông tin chung nhƣ diễn giải, ngày chứng từ, ngày hạch toán, số chứng từ; chọn loại tiền, tỷ giá, nhân viên nhận TSCĐ (nếu có), Sau đó nhập các thông tin chi tiết trên trang “Hạch toán” và “Thống kê” (nếu có) nhƣ: Mã tài sản, TK Nợ, TK Có, Đối tƣợng, 5.4.4. Khấu hao:  Nội dung: Phần mềm cho phép thực hiện tính giá trị khấu hao TSCĐ đối với tất cả các TSCĐ đã đƣợc khai báo vẫn còn trong thời gian tính khấu hao.  Quy trình thực hiện: - Chọn ngày hạch toán là ngày cuối tháng trong menu: Hệ thống/ ngày hạch toán - Vào menu Nghiệp vụ\Tài sản cố định\Tính khấu hao, kích chuột vào biểu tƣợng trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn “Thêm” để thêm mới bảng tính khấu hao TSCĐ. - Chọn kỳ tính khấu hao tháng, năm, nhấn nút “Đồng ý”. - Kiểm tra lại thông tin trên bảng tính khấu hao TSCĐ, sau đó nhấn nút “Cất”. 201 5.4.5. Ghi giảm TSCĐ  Nội dung: Cho phép lập và in các chứng từ ghi giảm TSCĐ trong các trƣờng hợp thanh lý, nhƣợng bán, mang TSCĐ đi góp vốn  Cách thực hiện: - Vào menu Nghiệp vụ\Tài sản cố định\Ghi giảm, kích chuột vào biểu tƣợng trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn “Thêm” để thêm mới chứng từ ghi giảm TSCĐ. - Tại màn hình ghi giảm TSCĐ, nhập các thông tin chung nhƣ: Diễn giải, ngày chứng từ, ngày hạch toán, số chứng từ. Tại trang “Hạch toán”, chọn mã tài sản cần ghi giảm, phần mềm tự động sinh ra 2 bút toán định khoản thể hiện giá trị còn lại và giá trị hao mòn lũy kế của tài sản đó. Kiểm tra lại thông tin và nhập thêm thông tin trên trang “Thống kê” (nếu có). 202 5.5. Kế toán tiền lƣơng. 5.5.1. Chấm công  Nội dung: Cho phép thực hiện chấm công cho từng nhân viên trong doanh nghiệp theo giờ hoặc theo buổi và cho phép in bảng chấm công đã lập. Có thể lập bảng chấm công dựa trên bảng chấm công đã lập các tháng trƣớc.  Cách thực hiện: - Vào menu Nghiệp vụ\Tiền lương\Chấm công, kích chuột vào biểu tƣợng trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn “Thêm” để tạo mới bảng chấm công. - Chọn Loại chấm công (theo buổi hoặc theo giờ), chọn phòng ban, tháng, năm và nhấn nút “Đồng ý”, xuất hiện màn hình bảng chấm công cho phép thực hiện chấm công cho từng nhân viên. Sau khi “ Cất ” bảng chấm công, có thể sinh ngay bảng lƣơng bằng cách kích chuột vào chức năng “Sinh bảng lương ” trên thanh công cụ. 5.5.2. Lập bảng lương  Nội dung: Cho phép tính lƣơng và in bảng lƣơng của toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp theo từng tháng.  Cách thực hiện: - Vào menu Nghiệp vụ\Tiền lương\Lập bảng lương, kích chuột vào biểu tƣợng trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn “Thêm” để thêm Bảng lƣơng. - Chọn loại bảng lƣơng, chọn phòng ban, tháng, năm và nhấn nút “Đồng ý”, ta đƣợc Bảng lƣơng tƣơng ứng với loại bảng lƣơng đã chọn. Kiểm tra và nhập các thông tin của bảng lƣơng căn cứ trên thông tin thực tế của doanh nghiệp đối với từng nhân viên nhƣ Hệ số, Phụ cấp, Tạm ứng kỳ I, phần mềm sẽ tự động tính bảo hiểm khấu trừ vào lƣơng, thuế thu nhập cá nhân, nhân viên phải nộp và tiền lƣơng thực lĩnh của từng nhân viên, theo công thức đã thiết lập sẵn. 203 5.5.3. Hạch toán chi phí lƣơng. Nội dung: Cho phép phát sinh chứng từ để hạch toán lƣơng, các khoản phụ cấp, tiền thƣởng, các khoản trích theo lƣơng của nhân viên theo bảng lƣơng đã lập..  Cách thực hiện: - Vào menu Nghiệp vụ\Tiền lương\Hạch toán chi phí lương, kích chuột vào biểu tƣợng trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn “Thêm” để thêm mới chứng từ hạch toán chi phí lƣơng. - Chọn bảng lƣơng cần hạch toán chi phí lƣơng, sau đó nhấn nút “Thực hiện” Phần mềm tự động hạch toán các bút toán chi phí lƣơng căn cứ vào Bảng lƣơng đã đƣợc lập. Nhập các thông tin chung nhƣ: Diễn giải, Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ. Đồng thời, kiểm tra lại các thông tin chi tiết nhƣ: Diễn giải, TK Nợ, TK Có, Số tiền,và nhấn nút “Cất ”. 5.5.4. Trả lƣơng Nội dung: Cho phép thực hiện trả lƣơng cho từng nhân viên dựa vào bảng lƣơng đã lập (bằng tiền mặt hoặc bằng chuyển khoản); cho phép xem, in chứng từ trả lƣơng ngay sau khi thực hiện trả lƣơng xong (Phiếu chi, Ủy nhiệm chi, Giấy báo Nợ).  Cách thực hiện: - Vào menu Nghiệp vụ\Tiền lƣơng\Trả lƣơng. 204 - Lựa chọn phƣơng thức thanh toán là “Ủy nhiệm chi” hay “Tiền mặt”. Tùy vào từng phƣơng thức thanh toán mà phải khai báo những thông tin chung của chứng từ là khác nhau: TK ngân hàng hay Đối tƣợng, Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ, - Chọn từng Phòng ban để trả lƣơng hoặc chọn tất cả, chọn loại tiền, tỷ giá . - Tại trang “Thông tin trả lương”, tích chọn vào các nhân viên cần trả lƣơng, có thể sửa số tiền trả lần này cho từng nhân viên tại cột “Số trả”. - Phần mềm tự động sinh ra bút toán định khoản nghiệp vụ trả lƣơng trong trang “Hạch toán”, Kiểm tra lại thông tin và nhấn nút “Trả lương”. Phần mềm sẽ có thông báo sinh chứng từ trả lƣơng là Phiếu chi hoặc Ủy nhiệm chi tƣơng ứng với phƣơng thức thanh toán để có thể xem và in chứng từ. 5.5.5. Thanh toán thuế: Nội dung: Cho phép thực hiện nộp các khoản bảo hiểm, nộp thuế thu nhập cá nhân của cán bộ, nhân viên trong công ty bằng tiền mặt hoặc tiền gửi; cho phép xem và in chứng từ nộp thuế, bảo hiểm ngay sau khi thực hiện nộp thuế, bảo hiểm (Phiếu chi, Ủy nhiệm chi, Giấy báo Nợ).  Cách thực hiện: - Vào menu Nghiệp vụ\Tiền lƣơng\Thanh toán thuế TNCN, bảo hiểm. - Tích chọn Nộp bảo hiểm hoặc Nộp thuế TNCN, lựa chọn phƣơng thức thanh toán là Tiền mặt hoặc Ủy nhiệm chi. Tùy vào từng phƣơng thức thanh toán mà khai báo những thông tin chung của chứng từ là khác nhau: TK ngân hàng, Cơ quan thuế, bảo hiểm, Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ, - Tại trang “Thông tin chi tiết”, nếu nộp bảo hiểm, tích chọn vào loại bảo hiểm cần nộp, sửa lại Số nộp lần này (nếu cần). Nếu nộp thuế TNCN, tích chọn các nhân viên cần nộp thuế TNCN, sửa lại Số nộp lần này (nếu cần). - Phần mềm tự động sinh bút toán định khoản các nghiệp vụ nộp bảo hiểm hoặc nộp thuế TNCN trong trang “Hạch toán”, 205 - Kiểm tra lại thông tin và nhấn nút “Thực hiện” Phần mềm sẽ có thông báo sinh chứng từ nộp bảo hiểm hoặc nộp thuế TNCN là Phiếu chi hoặc Ủy nhiệm chi tƣơng ứng với phƣơng thức thanh toán để NSD có thể xem và in chứng từ. 5.6. Kế toán bán hàng. 5.6.1. Báo giá. Nội dung: Cho phép lập và in báo giá gửi cho khách hàng. Đồng thời, phần mềm cho phép chuyển các thông tin trên báo giá đã lập lên đơn đặt hàng hoặc hóa đơn bán hàng nhằm giảm bớt các thao tác nhập số liệu.  Cách thực hiện: - Vào menu Nghiệp vụ\Bán hàng\Báo giá, kích chuột vào biểu tƣợng trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn “Thêm” để thêm mới Báo giá. - Nhập các thông tin chung nhƣ đối tƣợng, địa chỉ, mã số thuế, diễn giải, số báo giá, ngày báo giá, - Chọn Loại tiền, nhập Tỷ giá (nếu có), chọn Điều khoản thanh toán, Nhân viên bán hàng (nếu có), - Sau đó, nhập các thông tin chi tiết trên trang “Hàng tiền” nhƣ: Mã hàng, diễn giải, số lƣợng, đơn giá, - Chọn thuế suất trong trang “Thuế “và nhập các thông tin khác trong trang “Thống kê”theo nhu cầu quản lý nhƣ: Hợp đồng, Mã thống kê,... 206 5.6.2. Đơn đặt hàng. Nội dung: Cho phép lập đơn đặt hàng của khách hàng gửi tới. NSD có thể lập đơn đặt hàng dựa hoặc không dựa trên báo giá có sẵn. Nội dung của đơn đặt hàng có thể làm căn cứ thực hiện việc bán, cung cấp hàng hóa, dịch vụ.  Cách thực hiện: - Vào menu Nghiệp vụ\Bán hàng\Đơn đặt hàng, kích chuột vào biểu tƣợng trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn “Thêm” để thêm mới đơn đặt hàng. - Nhập các thông tin chung nhƣ: Đối tƣợng, địa chỉ, Mã số thuế, Diễn giải, Ngày đơn hàng, Số đơn hàng, Ngày giao hàng, - Nếu lập đơn đặt hàng dựa trên một báo giá có sẵn, chọn Báo giá, lập tức toàn bộ thông tin về báo giá đã chọn sẽ đƣợc tự động điền vào đơn đặt hàng. - Nếu lập đơn đặt hàng không dựa trên báo giá nào, chọn loại tiền, nhập Tỷ giá (nếu có), chọn Điều khoản thanh toán, Nhân viên bán hàng (nếu có), Chọn Thuế suất trong trang “Thuế” và nhập các thông tin khác trong trang “Thống kê” theo nhu cầu quản lý nhƣ: Hợp đồng, Mã thống kê... 207 5.6.3. Bán hàng chƣa thu tiền: Nội dung: Cho phép lập hóa đơn bán hàng trong trƣờng hợp bán hàng chƣa thu tiền, đồng thời, lập đƣợc phiếu xuất kho thành phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã bán tƣơng ứng với từng hóa đơn bán hàng đã lập hoặc lập hóa đơn bán hàng từ những phiếu xuất kho chƣa lập hóa đơn.  Cách thực hiện: - Vào menu Nghiệp vụ\Bán hàng\Bán hàng chưa thu tiền, kích chuột vào biểu tƣợng trên thanh công cụ hoặc kích chuột phải chọn “Thêm” để thêm mới chứng từ Bán hàng chƣa thu tiền. - Chọn Thuế suất, tài khoản kho trong trang “Thuế”, “giá vốn” và nhập các thông tin khác trong trang “Thống kê” theo nhu cầu quản lý nhƣ: Hợp đồng, Mã thống kê,... - Tích sang trang “Phiếu xuất”, cần nhập các thông tin chi tiết nhƣ: Lý do xuất, Số chứng từ của Phiếu xuất. Sau đó