Hệ thống quản lý và phân phối hậu cần trong tình huống khẩn cấp

Module 4 Module 4 Hệ thống quản lý và phân phối hậu cần trong tình huống khẩn cấp Module 4 Giới thiệu Module này mô tả hệ thống tổ chức, huy ñộng và phân phối nguồn hỗ trợ trong tình huống khẩn cấp hay thảm họa cho ñúng ñối tượng, ñịa ñiểm, công bằng với chất lượng ñảm bảo, dựa trên thông tin chính xác Module 4 Mục tiêu học tập Khi học xong module này, học viên có thể:
Trình bày ñược vai trò và ý nghĩa của ngành y tế trong hệ thống tổ chức quản lý và phân phối nguồn lực hỗ trợ trong tình huống khẩn cấp
Trình bày ñược những khó khăn ngành y tế gặp phải trong tổ chức quản lý và phân phối nguồn lực
Mô tả các công cụ sẵn có ñể lập kế hoạch tổ chức quản lý và phân phối nguồn lực trong tình huống khẩn cấp Module 4 Quản lý hậu cần Phần 1 Module 4 Mục tiêu Sau khi học xong phần 1, học viên có thể:
Trình bày ñược phạm vi áp dụng, mục tiêu, hệ thống, quá trình và công cụ sử dụng trong quản lý hậu cần
Sử dụng công cụ trong quản lý hậu cần Module 4 Câu hỏi Hệ thống quản lý hậu cần là gì? Module 4 Hệ thống quản lý hậu cần
Là hệ thống ñể cung cấp các hỗ trợ và phân phối nguồn lực (nhân lực và vật lực)
ðến ñúng ñịa ñiểm
Kịp thời
ðủ số lượng
ðảm bảo chất lượng
Giá cả hợp lý Module 4 Hệ thống quản lý hậu cần Khu vực thảm họa
ðến ñúng ñịa ñiểm
Kịp thời
ðủ số lượng
ðảm bảo chất lượng
Giá cả hợp lý Acquire Deliver Module 4 Hệ thống quản lý hậu cần Quản lý hậu cần Kho dự trữ Tiêu chuẩn và hệ thống Nguồn nhân lực Mạng lưới Module 4 Hệ thống quản lý hậu cần Mạng lưới cấp quốc gia Nguồn nhân lực Hệ thống Kho lưu trữ Trung ương/khu vực/Tỉnh-Thành phố/Chính quyền ñịa phương Các tổ chức quốc tế Các cá nhân/Tình nguyện viên Trường ñại học/Các cơ quan chuyên trách khác Chính sách quốc gia Văn bản dưới luật quốc gia Hướng dẫn của chính phủ Chương trình quốc gia và chương trình của ñịa phương ðào tạo chuyên viên (khóa ñào tạo 1 năm) Các nhóm ñánh giá nhu cầu hậu cần ðơn vị quản lý hậu cần •Truyền thông •Mua sắm •ðóng góp •kho •Vận chuyển •Tài chính •Theo dõi và báo cáo Các cơ chế ñiều phối trong và liên tổ chức Các tiêu chuẩn, hướng dẫn Các quy trình: -Mua sắm (quốc gia và quốc tếl) - hàng cứu trợ - Vận chuyển - Kho - Theo dõi - Báo cáo Kế hoạch lưu trữ, bão quản và phân phối trung ương và ñịa phương Hệ thống quản lý thông tin Bản ghi nhớ giữa: • Quân ñội, Chữ thập ñỏ, các tổ chức • Nhà sản xuất, dự trữ, phân phối Dự trữ của Bộ y tế • Hàng dự tữ • Hàng ñệm Liên hợp quốc Các tổ chức khác Các tổ chức thương mại • Thỏa thuận trước mua hàng • Nhà tài trợ Module 4 Hệ thống quản lý hậu cần Module 4 Hệ thống quản lý hậu cần A. Lập kế hoạch
Kế hoạch hàng năm
Kho vật tư bệnh viện
Máy móc vật tư khác Module 4 B - Thu thập Yêu cầu: 1. Kế hoạch hoạt ñộng hàng năm 2. Trang thiết bị hàng năm Bản kế hoạch 3. Nhu cầu trang thiết bị 4. Tài liệu thanh lý vật tư (thuốc, sinh phẩm, vật tư, trang thiết bị) 5. Khẳng ñịnh các nguồn hỗ trợ sẵn có Hệ thống quản lý hậu cần Module 4 Hệ thống quản lý hậu cần C. KHO DỰ TRỮ: Hướng dẫn quy ñịnh lưu kho an toàn
Lưu giữ thực phẩm ở những nơi khô ráo, thoáng gió, không có côn trùng, sâu bọ, các loài gặm nhấm
Các bao, thùng thực phẩm không ñể trực tiếp trên nền kho. Dùng ván, gạch hay vật liệu ñể kê sàn xếp thực phẩm.
Xếp thực phẩm cách tường ít nhất 40cm và không xếp chồng quá cao.
Xếp riêng những bao, thùng thực phẩm bị hỏng và không bị hỏng.
Xếp các bao, thùng theo hàng ñôi ñể dễ dàng thông khí, vững chắc và thuận tiện cho việc thống kê, kiểm soát. Module 4 Hệ thống quản lý hậu cần C. Kho dự trữ: Hướng dẫn quy ñịnh lưu kho an toàn
Chỉ cho những người ñược phép vào kho.
Cập nhật thẻ ra vào và kiểm tra ñịnh kỳ.
Theo dõi theo nguyên tắc “1 vào – 1 ra”. Lưu kho thực phẩm và thuốc men còn hạn sử dụng từ 1 năm trở lên.
Vắc cin phải ñược lưu giữ ở kho lạnh với nhiệt ñộ từ 2 – 8 ñộ C. Không lưu giữ thực phẩm và vắc xin trong cùng kho lạnh.
Không ñể thuốc men tiếp xúc trực tiếp với nắng mặt trời. Module 4 Hệ thống quản lý hậu cần D. Phân phối, cung ứng
ðịa ñiểm tập trung
Kênh phân phối trong tình huống khẩn cấp a. Qua hệ thống kho dược b. Qua Sở y tế c. Chính quyền ñịa phương, Module 4 E. THEO DÕI VÀ ðÁNH GIÁ
Kiểm kê báo cáo hậu cần
Sử dụng các báo cáo
Xác ñịnh ñịa ñiểm
Vận chuyển hàng cứu trợ
Hàng cứu trợ phù hợp với nhu cầu, nguy cơ và thảm họa
Sử dụng hàng cứu trợ theo khu vực, tùy theo tình huống khẩn cấp Module 4 ðánh giá Y tế và quản lý hậu cần Trong giai ñoạn khẩn cấp/thảm họa,cần ðánh giá thiệt hại và Phân tích nhu cầu (DANA) ñể lập kế hoạch hậu cần:
Hệ thống truyền thông
Hệ thống giao thông (ñường bộ, ñường không, ñường biển)
Hệ thống kho lưu trữ và hệ thống phân phối
Tận dụng các mạng lưới: i. Hệ thống ñiện/ga ii. Hệt hống cấp nước iii. Kho dự trữ và phân phối xăng dầu iv. Hệ thống nước thải Module 4 Phạm vi áp dụng Quản lý hậu cần trong ðáp ứng Tình huống khẩn cấp 1. Kế hoạch ứng phó dựa trên ðánh giá thiệt hại và phân tích nguy cơ/ðánh giá nhanh 2. Kêu gọi/Tiếp cận hệ thống phân phối hàng cứu trợ 3. Giao thông/Hệ thống vận chuyển 4. Kho dự trữ/Hệ thống lưu kho 5. Hệ thống phân phối 6. Hệ thống theo dõi 7. Hệ thống báo cáo Module 4 ðáp ứng Hậu cần ðáp ứng hậu cần Lập ñịa bàn thực ñịa Huy ñộng nguồn lực Kế hoạch Hành ñộng Module 4 ðáp ứng hậu cần Lập ñịa bàn nghiên cứu Kế hoạch hành ñộng Huy ñộng nguồn lực Nguồn lực sẵn có Nguồn nhân lực Hệ thống quản lý ðánh giá thiệt hại và Phân tích nhu cầu Viết mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể Bản kế hoạch sẵn có Sự phối hợp (phối hợp trong 1 ngành, hay nhiều ngành khác, tổ chức trong nước và quốc tế Kết quả là bản kế hoạch Kế hoạch phân phối SP Kế hoạch theo dõi và báo cáo Module 4 Bài tập thực hành Tình huống 1: Các chuyên gia nói rằng dịch H1N1 lần thứ 2 ñã xảy ra ở Mỹ, Canada, Anh và ðức Câu hỏi 1: Anh/chị sẽ thiết lập Hệ thống quản lý hậu cần như thế nào? (Cấp tỉnh và huyện) Tình huống 2: Dịch H1N1 thứ 2 ñã xảy ra ở ñất nước ta, bệnh nhân ñang ñược cách ly và theo dõi trong bệnh viện. Câu hỏi 2: Anh chị sẽ làm gì ñể ñáp ứng và quản lý hậu cần? (Cấp tỉnh và huyện) Câu hỏi 3: Nguyên tắc phối hợp trong Quản lý hậu cần Module 4 Tại sao hàng cứu trợ không phù hợp?
Áp lực từ tình trạng khẩn cấp và những nhu cầu thiếu thực tế/sự trông chờ của chính quyền, phương tiện truyền thông và cộng ñồng dẫn tới ra quyết ñịnh không hợp lý vì: 1. Thiếu quy ñịnh, hướng dẫn về các sản phẩm thiết yếu trong tình huống khẩn cấp 2. Thiếu các tiêu chuẩn, biểu mẫu thực hiện 3. Thiếu sự phối hợp liên ngành (quốc gia và quốc tế) 4. Thiếu kế hoạch và hoạt ñộng quản lý hậu cần cấp cơ sở 5. Chưa ñầu tư thiết lập hệ thống phân phối hậu cần chuyên nghiệp Module 4 Hệ thống quản lý phân phối Phần 2 Module 4 Hệ thống quản lý phân phối
Là hệ thống lựa chọn, thu gom, bảo quản, lưu trữ, vận chuyển, phân phối, theo dõi và báo cáo về hàng cứu trợ Module 4 Thành phần của hệ thống quản lý phân phối 1. Hướng dẫn tiêu chuẩn chẩn ñoán và xử trí trong tình huống khẩn cấp 2. Danh mục chuẩn quốc gia dùng trong THKC:  Thuốc, vắc cin, hóa chất, thuốc thử và các sản phẩm khác  Các xét nghiệm chuyên khoa (chăm sóc ban ñầu, phân loại, chấn thương, tả, bỏng, tai nạn phóng xạ và hóa học...)  Trang thiết bị (xét nghiệm, thí nghiệm, TTB bảo hộ cá nhân, cơ quan quản lý, ñánh giá/quản lý và báo cáo), TTB hiện thời, dự trữ Module 4 Thành phần của hệ thống quản lý phân phối 3. Quy ñịnh trong tình huống khẩn cấp:
Yêu cầu hàng hóa thiết yếu của các cơ sở y tế ñịa phương (hóa chất, thuốc, bông gạc, ga trải giường, thực phẩm và nước sạch)
Bảo quản thuốc
Thống kê và báo cáo hàng cứu trợ Module 4 Thành phần của hệ thống quản lý phân phối 4. Hỗ trợ hệ thống cơ sở y tế nhằm cung cấp nước, gas, nhiên liệu, hệ thống làm lạnh, và quản lý chất thải 5. Kho chứa hàng và các dụng cụ thiết yếu khu vực, quốc gia, các tỉnh và ñịa phương 6. Hệ thống kho trữ bổ sung sử dụng các hệ thống quản lý sẵn có nhằm duy trì khả năng ñáp ứng ñột xuất ( như luân chuyển hàng hóa, ñảm bảo an toàn, hạn dùng, bao gói, nhãn mác) 7. Thỏa thuận với các nhà cung cấp cho các trường hợp khẩn cấp Module 4 Dịch vụ Chăm sóc sức khỏe thiết yếu Có sự gia tăng các nhu cầu hoặc bổ sung, sửa chữa các thiệt hại: 1. Phân loại, chăm sóc ban ñầu và vận chuyển trang thiết bị (xét nghiệm nhanh), 2. Cấp cứu và TTB phẫu thuật (trang bị hiện có, dự phòng) 3. Thuốc, vắc xin, thuốc chống ñộc, thuốc chữa rắn cắn, bình khí, hóa chất, dịch truyền, thuốc chống nhiễm khuẩn, khử trùng 4. Hóa chất, sinh phẩm xét nghiệm (thuốc thử, hóa chất) 5. Máu, các sản phẩm của máu và ngân hàng máu Module 4 Dịch vụ Chăm sóc sức khỏe thiết yếu 6. Trang bị bảo hộ cá nhân 7. Trang thiết bị và hóa chất bảo quản thực phẩm và nước 8. Nhu cầu truyền thông, vận chuyển, quản lý và báo cáo 9. Nhu cầu thực phẩm thiết yếu/cung cấp cho gia ñình (nhân viên y tế và cộng ñồng) 10. Xăng dầu, ñiện, ga và hệ thống cấp nước, nhu yếu phẩm Module 4 Dịch vụ Chăm sóc sức khỏe thiết yếu 11. Trang thiết bị phẫu thuật, chấn thương, chỉnh hình và Răng hàm mặt 12. Vật dụng cho bệnh nhân: giường bệnh, quần áo... 13. Thiết bị văn phòng, thiết bị quản lý bị hư hại 14. Trang bị cho NVYT: quần áo ñồng phục, phương tiện ñi lại, liên lạc, nơi ăn ở, dụng cụ vệ sinh cá nhân Module 4 Nguyên tắc Quản lý nguồn lực hỗ trợ... 1. Nâng cao năng lực ñánh giá về: a. Thiệt hại, khả năng hoạt ñộng của cơ sở vật chất thiết yếu ñể duy trì, tiếp tục cung cấp nhu yếu phẩm và dịch vụ b. Nhu yếu phẩm cho các cơ sở phân phối, những khó khăn trong việc tiếp cận cơ sở phân phối, nguồn hỗ trợ/sự sẵn có của nhu yếu phẩm 2. Thiết lập hệ thống quản lý phân phối nhu yếu phẩm ñể lựa chọn, thu gom, bảo quản, lưu trữ, vận chuyển, phân phối, theo dõi và thống kê sản phẩm 3. Duy trì liên kết cơ sở sản xuất cung cấp hàng cứu trợ trực tiếp (bao gồm thông tin liên lạc, khả năng sản xuất, ñảm bảo thời gian giao sản phẩm) Module 4 Nguyên tắc Quản lý nguồn lực hỗ trợ... 4. ðưa ra quy ñịnh trong ñặt hàng, phương thức thanh toán, phân phối, thay ñổi ñơn hàng và mẫu bảng kê sản phẩm trong THKC 5. ðưa ra quy ñịnh cung ứng thuốc và các trang thiết bị y tế 6. Ngành Y tế tham gia vào phối hợp liên ngành và hệ thống báo cáo, quản lý Module 4 Các lỗi thường gặp với hàng cứu trợ 1. Cung cấp số lượng lớn hàng hóa không cần thiết 2. Rất nhiều hàng hóa không phù hợp, không cần thiết, không ñúng loại, hàng ñã qua sử dụng, ñóng gói không tốt 3. Sản phẩm thiếu:
Thông tin chi tiết về sản phẩm
Danh sách ñóng gói
Nhãn mác và
Hạn sử dụng, hoặc hàng ñã quá hạn 4. Sản phẩm không ñược ñóng gói kỹ hoặc không tránh ñược ảnh hưởng môi trường/thời tiết
Sản phẩm có nguy cơ không ñược ñóng gói riêng biệt, chai thủy tinh bị vỡ, thực phẩm ñược ñể chung với hóa chất và các sản phẩm khác Module 4 Các lỗi thường gặp với hàng cứu trợ 5. Cảng, sân bay và kho chứa hàng nhanh chóng quá tải vì số lượng hàng hóa lớn nên nhiều hàng hóa phải ñể ở ngoài trời (chịu ánh nắng mặt trời, mưa, gió, ñộ ẩm, côn trùng, cháy nổ và trộm cắp) 6. Hàng hóa ñược chuyển ñến tùy vào khoảng cách cơ sở phân phối, không theo nhu cầu thực tế hay khả năng sử dụng 7. Các cơ quan cứu trợ không phối hợp với nhau, hàng cứu trợ không có thời ñiểm chuyển ñến hay danh sách sản phẩm Module 4 Thực hành
Bão Ketsana ñã ñi vào khu vực miền trung của Việt Nam, tàn phá hoa màu, nhà cửa, và cơ sở y tế, hàng nghìn người bị mất nhà cửa, hàng trăm người chết và bị thương.
Anh/chị là thành viên của Ban chỉ ñạo phòng chống lụt bão tỉnh và tham gia vào công tác phân phối hàng cứu trợ cho nạn nhân. Module 4 Thực hành Những hành ñộng ñầu tiên của anh/chị ñể ứng phó tình huống khẩn cấp, cung cấp sản phẩm thiết yếu? 1. Tổ chức thực hiện 2. Lập kế hoạch 3. Hệ thống 4. Quản lý Module 4 Xin cảm ơn!