Kế toán kiểm toán - Chương 5: Kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán

*CHƯƠNG 5: KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁNChức năng của chu trình mua hàng và thanh toánCác thủ tục KSNB và thử nghiệm KS đối với chu trình mua hàng và thanh toánThủ tục phân tích áp dụng với chu trình mua hàng và thanh toánKiểm tra chi tiết nghiệp vụ mua hàng và thanh toánKiểm tra chi tiết nợ phải trả người bán*Chức năng của chu trình mua hàng và thanh toánChuẩn bị đơn đặt hàng: Yêu cầu mua hàng của các bộ phận trong doanh nghiệp. Phê chuẩn yêu cầu mua hàng.Chuẩn bị ĐĐH và gửi cho nhà cung cấp. Một bản sao của đơn đặt hàng được chuyển cho bộ phận nhận hàng để làm cơ sở kiểm tra hàng khi nhận hàng.*Chức năng của chu trình mua hàng và thanh toánNhận hàng:Bộ phận nhận hàng kiểm hàng và đối chiếu với ĐĐH về số lượng, chất lương, mẫu mã. Lập Biên bản nhận hàng.Bản sao của Biên bản nhận hàng được chuyển đến các bộ phận liên quan (bộ phận mua hàng và phòng kế toán) theo qui định. Hàng được chuyển từ bộ phận tiếp nhận qua kho hoặc bộ phận sử dụng. Nếu hàng được nhập kho thì Phiếu nhập kho được lập.*Chức năng của chu trình mua hàng và thanh toánGhi sổ nghiệp vụ mua hàng: Kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và tính toán trên hoá đơn mua hàng. Đối chiếu các thông tin (tên hàng, số lượng, qui cách, mẫu mã, đơn giá,) trên Hoá đơn với Biên bản nhận hàng và Phiếu nhập kho. Hoá đơn và Phiếu nhập kho là cơ sở để ghi vào TK Hàng tồn kho hoặc TK TSCĐ. Hoá đơn còn dùng để ghi vào TK Phải trả người bán (nếu chưa thanh toán tiền). *Chức năng của chu trình mua hàng và thanh toánThanh toán cho người cung cấp: Tuỳ theo phương thức thanh toán chứng từ chi được lập như: Uỷ nhiệm chi hoặc Phiếu chi,Người ký duyệt chứng từ chi phải kiểm tra các chứng từ như: Hoá đơn, Biên bản nhận hàng và Đơn đặt hàng. Những chứng từ sau khi đã được sử dụng để thanh toán thì cần được đóng dấu "đã thanh toán“.Giấy báo Nợ của ngân hàng hoặc Phiếu chi là chứng từ dùng để ghi sổ nghiệp vụ thanh toán.*Các thủ tục và thử nghiệm KS đối với nghiệp vụ mua hàngCác mục tiêu kiểm soát:Mục tiêu về sự phát sinh và quyền kiểm soát: các NV mua hàng được ghi sổ được phê chuẩn đúng đắn và liên quan đến số hàng đã thực nhận.Mục tiêu về sự đầy đủ: tất cả hàng đã nhận trong kỳ đều được ghi sổ đầy đủ.Mục tiêu về sự đo lường tin cậy: giá trị hàng mua vào được đo lường dựa trên cơ sở giá gốc.*Các thủ tục và thử nghiệm KS đối với nghiệp vụ mua hàngMục tiêu về sự ghi chép chính xác: các NV mua hàng được ghi đúng tài khoản, đúng giá trị và đúng kỳ kế toán. Mục tiêu về sự khai báo: hàng mua vào cần phải được thuyết minh phù hợp với qui định của chuẩn mực kế toán.*Mục tiêu về sự phát sinh và quyền kiểm soátThủ tục KSNB:Đơn đặt hàng được lập dựa trên yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn. Người ký ĐĐH đối chiếu các thông tin trên đơn đặt hàng với yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn.Người nhận hàng đếm, kiểm tra và đối chiếu số lượng, qui cách, mẫu mã, của hàng thực nhận với ĐĐH và yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn. *Mục tiêu về sự phát sinh và quyền kiểm soátKế toán kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ, và đối chiếu các thông tin trên HĐ mua hàng với ĐĐH và biên bản nhận hàng trước khi ghi sổ kế toán. Thử nghiệm kiểm soát:Quan sát các thủ tục nhận hàng thực tế diễn ra ở đơn vị.Từ nhật ký mua hàng, chọn mẫu các NV mua hàng và kiểm tra sự tồn tại, các thông tin chi tiết và dấu hiệu của sự phê chuẩn trên các chứng từ liên quan: yêu cầu mua hàng, ĐĐH, biên bản nhận hàng, hoá đơn.*Mục tiêu về sự phát sinh và quyền kiểm soátKiểm tra các báo cáo về các trường hợp thông tin trên HĐ mua hàng không khớp với biên bản nhận hàng hoặc không có biên bản nhận hàng.Phỏng vấn nhân viên có liên quan về nguyên nhân và cách xử lý trường hợp trên. *Mục tiêu về sự đầy đủ Các thủ tục kiểm soát:Các biên bản nhận hàng được đánh số thứ tự trước và được đính kèm với các hoá đơn tương ứng. HĐ được sắp xếp theo số thứ tự của biên bản nhận hàng và ghi sổ theo trình tự này.Những Hoá đơn liên quan đến hàng đã mua (đã thuộc quyền kiểm soát của đơn vị) nhưng đang trên đường vận chuyển cần được quản lý riêng ở hồ sơ "Hàng mua đang đi đường“.*Mục tiêu về sự đầy đủ Qui định thời gian luân chuyển chứng từ mua hàng đến bộ phận kế toán để ghi sổ kịp thời.Thử nghiệm kiểm soát:Kiểm tra tính liên tục của số thứ tự trên các biên bản nhận hàng. Chọn mẫu các biên bản nhận hàng và đối chiếu với nhật ký mua hàng để kiểm tra có lô hàng nào đã nhận nhưng chưa được ghi sổ không.Phỏng vấn nhân viên kế toán về thời gian luân chuyển chứng từ mua hàng. *Mục tiêu về sự đầy đủ Phỏng vấn kế toán về cách xử lý đối với trường hợp hàng đã mua (đã thuộc quyền kiểm soát của doanh nghiệp) nhưng chưa về nhập kho. Kiểm tra Hoá đơn của hàng đang đi đường có được quản lý riêng không.*Mục tiêu về sự đo lường tin cậy Thủ tục kiểm soát:Lập bảng liệt kê các khoản chi phí được phép tính vào giá gốc của hàng mua vào theo qui định của chuẩn mực kế toán và có sự phê chuẩn của kế toán trưởng. Kế toán kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ làm cơ sở tính giá gốc của hàng mua vào.*Mục tiêu về sự đo lường tin cậy Thử nghiệm kiểm soát:Phỏng vấn kế toán về các thủ tục và phương pháp tính giá hàng mua vào. Kiểm tra bản liệt kê các khoản chi phí được tính vào giá gốc của hàng mua vào có phù hợp với nguyên tắc giá gốc không.*Mục tiêu ghi chép chính xác Thủ tục kiểm soát:Kiểm tra tính toán trên CT trước khi ghi sổ. Ghi định khoản trên hoá HĐ mua hàng.Đối với hàng đã nhập kho thì phiếu nhập kho phải được đính kèm với hoá đơn. KT trưởng hoặc KT tổng hợp kiểm tra định khoản trên Hoá đơn trước khi ghi sổ. Qui định định kỳ ghi sổ kế toán.Đ/chiếu số liệu về hàng mua vào giữa thủ kho với KT chi tiết, và giữa KTCT với KTTH.Bộ phận độc lập kiểm tra việc chuyển số liệu từ NK mua hàng vào sổ cái.*Mục tiêu ghi chép chính xác Thử nghiệm kiểm soát:Chọn mẫu các HĐ, kiểm tra tính đúng đắn của các đkhoản, kỳ kế toán, và dấu hiệu của thủ tục kiểm tra CTừ trước khi ghi sổ.Phỏng vấn kế toán về định kỳ ghi sổ NVMHKiểm tra dấu hiệu của việc đối chiếu số liệu về hàng mua vào trong kỳ giữa thủ kho và KTCT, giữa KTCT và KTTH. Đối chiếu số tổng cộng của NK mua hàng với số liệu tương ứng trên sổ cái.Ktra dấu hiệu KS chuyển số liệu vào Sổ cái.*Mục tiêu về sự khai báo Thủ tục kiểm soát:Mở tài khoản chi tiết để theo dõi NV mua hàng từ các bên liên quan như: cty mẹ, cty con, cty liên kết,theo yêu cầu của VAS 26 "Thông tin về các bên liên quan“.Thử nghiệm kiểm soát:Phỏng vấn bộ phận mua hàng về việc có mua hàng từ cty mẹ, cty con hoặc cty liên kết không. Kiểm tra kế toán có mở TK chi tiết để theo dõi NV mua hàng từ các bên liên quan ko.*Các thủ tục và thử nghiệm kiểm soát đối với nghiệp vụ thanh toánCác mục tiêu kiểm soát:Mục tiêu về sự phát sinh: các khoản chi tiền được ghi sổ là thanh toán cho hàng mua đã được phê chuẩn và đã nhận.Mục tiêu về sự đầy đủ: tất cả các khoản chi tiền mua hàng được ghi sổ đầy đủ.Mục tiêu về sự ghi chép chính xác: các khoản chi thanh toán tiền mua hàng được ghi đúng tài khoản, đúng số tiền và đúng kỳ kế toán.*Mục tiêu về sự phát sinhThủ tục kiểm soát:Chứng từ chi chỉ được lập khi đã có Biên bản nhận hàng; các chứng từ mua hàng đã được kiểm tra, đối chiếu; số tiền trên Hoá đơn đã được tính lại và đã được duyệt chi.Chứng từ chi tiền phải tham chiếu được đến các HĐ mua hàng tương ứng. Thủ trưởng đvị trước khi ký ctừ chi, kiểm tra các chứng từ liên quan đến khoản chi. Người ký duyệt chi không được đồng thời là người lập chứng từ chi.*Mục tiêu về sự phát sinhThủ trưởng đơn vị không được ký khống trên chứng từ chi.Các hoá đơn mua hàng đã được thanh toán được đóng dấu “đã thanh toán”.Các chứng từ chi chưa sử dụng cần phải được bảo quản an toàn. *Mục tiêu về sự phát sinhThử nghiệm kiểm soát: Quan sát tính độc lập giữa các chức năng phê chuẩn việc mua hàng, lập chứng từ chi, ký chứng từ chi và kế toán.Theo dõi và hỏi nhân viên có liên quan về chứng từ chi được lập và ký như thế nào, và chứng từ chưa sử dụng được bảo quản như thế nào. Kiểm tra có chữ ký khống trên chứng từ chưa sử dụng không.*Mục tiêu về sự phát sinhTừ nhật ký chi tiền, chọn mẫu các NV chi tiền và quan sát dấu hiệu của sự kiểm tra và phê chuẩn khoản chi trên các chứng từ liên quan đến các khoản chi đó, và thực hiện lại công việc kiểm tra. Kiểm tra các hoá đơn liên quan đến các khoản chi có được đóng dấu "đã thanh toán" hay không. *Mục tiêu về sự đầy đủThủ tục kiểm soát:Các chứng từ chi cần phải được đánh số trước, và được ghi sổ theo số thứ tự từ nhỏ đến lớn. Cuối kỳ, đối chiếu các khoản chi TGNH trên sổ chi tiết của ngân hàng với các khoản chi trên sổ chi tiết TGNH của doanh nghiệp. *Mục tiêu về sự đầy đủThử nghiệm kiểm soát:Kiểm tra số thứ tự của các chứng từ chi có liên tục không.Chọn mẫu các chứng từ chi và đối chiếu với nhật ký chi tiền.Kiểm tra dấu hiệu của việc đối chiếu các khoản chi trên sổ chi tiết của NH sổ chi tiết TGNH của DN. Kiểm tra các bút toán điều chỉnh có được thực hiện khi có phát sinh chênh lệch giữa sổ chi tiết của NH và sổ chi tiết của DN.*Mục tiêu về sự ghi chép chính xácThủ tục kiểm soát:Ghi định khoản trên chứng từ chi tiền.Khi ký duyệt chứng từ chi, kế toán trưởng kiểm tra định khoản trên chứng từ.Bộ phận độc lập kiểm tra việc chuyển số liệu từ nhật ký chi tiền vào sổ cái các tài khoản liên quan.*Mục tiêu về sự ghi chép chính xácThử nghiệm kiểm soát:Chọn mẫu các chứng từ chi, đối chiếu số tiền và ngày trên chứng từ với số tiền và ngày ghi trên sổ kế toán (nhật ký chi tiền).Đối chiếu số tổng cộng của nhật ký chi tiền với số liệu tương ứng trên sổ cái TK Tiền mặt và TK TGNH. Kiểm tra dấu hiệu của thủ tục kiểm soát việc chuyển số liệu vào sổ cái.*Các thủ tục phát hiện gian lận đối với chu trình mua hàng – thanh toánLoại gian lânCác nhân viên thông đồng làm chứng từ giả để chuyển tiền vào TK mang tên một công ty không có thật. Thủ tục kiểm toánĐối chiếu tên nhà cung cấp trên các HĐ mua hàng với danh sách các nhà cung cấp đã được phê chuẩn của DN.Điều tra những NV mua hàng từ những nhà cung cấp lạ hoặc không thường xuyên.*Các thủ tục phát hiện gian lận đối với chu trình mua hàng – thanh toánLoại gian lậnNhân viên mua hàng có thể thông đồng với người bán để nhận hoa hồng hoặc chiếm khoản chiết khấu thương mại Thủ tục kiểm toánSo sánh đơn giá cùng một mặt hàng giữa các nhà cung cấp khác nhau.Tìm hiểu chính sách bán hàng của nhà cung cấp.*Thủ tục phân tích đối với chu trình mua hàng và thanh toán So sánh lượng hàng mua vào với lượng hàng xuất ra trong kỳ. Dựa trên cơ sở chính sách dự trữ HTK của DN để ước lượng lượng hàng cần mua vào trong kỳ, và so sánh với lượng hàng mua vào trong kỳ trên sổ KT của DN. So sánh đơn giá bình quân của hàng mua vào trong kỳ với đgiá của một số nhà cung cấp. So sánh tỉ lệ (giá trị hàng mua vào trong kỳ)/ (số nợ phải trả người bán phát sinh trong kỳ) giữa các kỳ. *Kiểm tra chi tiết nghiệp vụ mua hàng và thanh toán Mục tiêu về sự phát sinh: Các NV mua hàng và thanh toán được ghi chép trên sổ KT là thực tế phát sinh trong kỳ.Chọn mẫu các NV mua hàng trên nhật ký mua hàng và đối chiếu đến các chứng từ như: Yêu cầu mua hàng, Biên bản nhận hàng, Phiếu nhập kho.Chọn mẫu các NV chi tiền được ghi chép trên Nhật ký chi tiền và đối chiếu đến các Hoá đơn liên quan.*Kiểm tra chi tiết nghiệp vụ mua hàng và thanh toán Mục tiêu về sự đầy đủ: các NV mua hàng và thanh toán thực tế phát sinh trong kỳ được ghi chép đầy đủ. Rà soát cột số hiệu chứng từ trên NK mua hàng và NK chi tiền để kiểm tra số thứ tự các chứng từ đã sử dụng có liên tục không. Chọn mẫu các biên bản nhận hàng hoặc HĐ, và đối chiếu với NK mua hàng để kiểm tra có NV nào chưa được ghi sổ không.Chọn mẫu các chứng từ chi và đối chiếu với NK chi tiền để kiểm tra các chứng từ này có được ghi sổ đầy đủ không.*Kiểm tra chi tiết nghiệp vụ mua hàng và thanh toán Mục tiêu đo lường tin cậy: hàng mua vào trong kỳ được ghi sổ theo giá gốc. Chọn mẫu các NV mua hàng, kiểm tra giá gốc của hàng mua vào có được tính chính xác không. Đối chiếu giá mua hàng của doanh nghiệp với bảng giá của nhà cung cấp. Kiểm tra các khoản giảm giá, chiết khấu thương mại có được trừ vào giá gốc của hàng mua vào không.*Kiểm tra chi tiết nghiệp vụ mua hàng và thanh toán Mục tiêu về sự ghi chép chính xác: các NV mua hàng và thanh toán được ghi chép đúng tài khoản, đúng số tiền và đúng kỳ kế toán.Chọn mẫu các NV thanh toán và đối chiếu số tiền thanh toán với HĐ tương ứng.Kiểm tra tính chính xác của số tiền và định khoản trên chứng từ, và đối chiếu đến định khoản trên NK mua hàng và NK chi tiền. Kiểm tra việc chuyển số liệu từ NK mua hàng và NK chi tiền vào sổ cái.*Kiểm tra chi tiết nghiệp vụ mua hàng và thanh toán Thủ tục cut-off: kiểm tra các NV mua hàng và thanh toán phát sinh ngay trước và sau ngày lập BCTC có được ghi sổ đúng kỳ không. *Kiểm tra chi tiết khoản nợ phải trả người bán Mục tiêu về sự tồn tại và nghĩa vụ: Khoản phải trả người bán được báo cáo trên BCĐKT là nghĩa vụ của DN đối với người bán có hiệu lực tại ngày lập báo cáo. Đối chiếu tên người bán trên sổ chi tiết với danh sách các nhà cung cấp của đơn vị.Gửi thư xác nhận cho các nhà cung cấp: Thường chọn các nhà cung cấp có các giao dịch lớn và các khoản nợ tồn đọng. Loại thư xác nhận thường được sử dụng là “khẳng định”. *Kiểm tra chi tiết khoản nợ phải trả người bán Mục tiêu về sự phát sinh: các NV liên quan đến khoản phải trả người bán được ghi chép trên sổ KT trong kỳ là thực tế phát sinh.Thủ tục gửi thư xác nhận.Chọn mẫu các NV làm tăng khoản phải trả người bán được ghi chép trên sổ chi tiết và đối chiếu với chứng từ gốc như hoá đơn.Chọn mẫu các NV thanh toán khoản phải trả người bán và đối chiếu với Phiếu chi, giấy báo Nợ của ngân hàng, và đối chiếu với hoá đơn liên quan.*Kiểm tra chi tiết khoản nợ phải trả người bán Mục tiêu về sự đầy đủ: các khoản phải trả người bán tại thời điểm lập báo cáo được phản ánh đầy đủ trên BCĐKT.Chọn mẫu các HĐ mua hàng chưa thanh toán và đối chiếu với sổ chi tiết phải trả người bán. Kiểm tra các HĐ mua hàng ở gần cuối kỳ kế toán nhưng chưa thanh toán đã được ghi sổ chưa. *Kiểm tra chi tiết khoản nợ phải trả người bán Mục tiêu kiểm toán về sự ghi chép chính xác: Các khoản phải trả người bán được ghi nhận đúng giá trị và đúng kỳ kế toán.Thủ tục cut-off.Kiểm tra việc cộng số phát sinh và tính SD các khoản phải trả NB trên sổ chi tiết.Kiểm tra chuyển số liệu từ sổ chi tiết sang bảng tổng hợp chi tiết.Đối chiếu số tổng cộng trên bảng tổng hợp chi tiết với tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có và số dư của TK 331.*Kiểm tra chi tiết khoản nợ phải trả người bán Mục tiêu về sự phân loại, trình bày và khai báo: khoản phải trả người bán được phân loại thành nợ ngắn hạn và dài hạn, và được trình bày riêng biệt trên BCĐKT. Kiểm tra thời hạn thanh toán của các khoản phải trả người bán ở cuối năm.Xem xét các khoản nợ có được phân loại thành nợ ngắn hạn và nợ dài hạn, và được trình bày riêng biệt với số tiền chính xác trên BCĐKT.