Khóa luận Kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại Công ty TNHH Nobland Việt Nam

PHIẾU CHI (Payment) Ngày 06 tháng 12 năm 2013 Số: PC00072 Nợ: 6427, 1331 Debit Có: 1111 Credit Họ và tên người nhận tiền: NGUYỄN VĂN A Payer Địa chỉ: CÔNG TY THÔNG TIN DI ĐỘNG Address Lý do chi: CHI TIỀN ĐIỆN THOẠI Pay for Số tiền: 323.425 đồng (Viết bằng chữ): Ba trăm hai mươi ba ngàn bốn trăm hai mươi lăm đồng Amount In word Kèm theo: 01 (Chứng từ gốc):. Including Document Ngày 06 tháng 12 năm 2013 Giám Đốc (Director) (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Accountant) (Ký, họ tên) Người nhận tiền (Payee) (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Prepaired by) (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Cashier) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ):.. Receiving the full amount + Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý):... Exchange rate + Số tiền quy đối: Convert to CÔNG TY TNHH NOBLAND VIỆT NAM Lô 1-8 A1, 1-3 & 9-10 H1, KCN Tân Thới Hiệp, P. Hiệp Thành, Q.12, TP.HCM Mẫu số: 01-TT (Ban hành theo QĐ sô 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU THU (Cash receipt) Ngày 07 tháng 12 năm 2013 Số: PT00085 Nợ: 1111 Debit Có: 1411 Credit Họ và tên người nhận tiền: HUỲNH VĂN SƠN Payer Địa chỉ: LÁI XE CÔNG TY Address Lý do nộp: HOÀN TIỀN TẠM ỨNG Pay for Số tiền: 1.528.000 đồng (Viết bằng chữ): Một triệu năm trăm hai mươi tám ngàn đỗng chẵn. Amount In word Kèm theo: 02 (Chứng từ gốc):.. Including Document Ngày 06 tháng 12 năm 2013 Giám Đốc (Director) (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Accountant) (Ký, họ tên) Người nộp tiền (Payer) (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Prepaired by) (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Cashier) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ):.. Receiving the full amount + Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý):... Exchange rate + Số tiền quy đối: Convert to Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thanh Nam 52 SVTH: Châu Dương Tú Trân Công ty TNHH Nobland Việt Nam SỔ CHI TIẾT CỦA MỘT TÀI KHOÁN Tài khoản 1112- Tiền mặt tại quỹ USD Từ ngày 01/12/2013 đến ngày 31/12/2013 Số dư nợ đầu kỳ: 615.135.848 Chứng từ Diễn giải TK đ/ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 06/12 CP1312-003 Thanh toán chi phí tiếp khách Q4 6428 44.268.000 24/12 BVT1312-157 Rút tiền tại NH nhập quỹ 1122 1.292.763.520 25/12 CP1312-171 Thanh toán lương cho chuyên gia T12, Ms Linh 3342 833.094.750 28/12 CP1312-242 Thu lại tiền lương của Mr Kim 3342 19.178.250 31/12 CLTG1312- 008 Chênh lệch đánh giá tiền mặt tại quỹ 5152 4.315.304 . Tổng cộng 1.332.491.184 1.553.652.254 Số dư cuối kỳ 393.974.778 Công ty TNHH Nobland Việt Nam SỔ CHI TIẾT CỦA MỘT TÀI KHOÁN Tài khoản 1111- Tiền mặt tại quỹ VND Từ ngày 01/12/2013 đến ngày 31/12/2013 Số dư nợ đầu kỳ: 189.842.765 Chứng từ Diễn giải TK đ/ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 02/12 BVT1312-001 Rút tiền tại NH nhập quỹ 1121 800.000.000 06/12 CP1312-008 Thanh toán tiền cước Mobiphone 6427 294.022 CP1312-008 VAT 1331 29.403 07/12 CP1312-051 Hoàn ứng chứng từ CP1311-169 phí kiểm định xe tải 50LD-6334, Mr Sơn 1411 1.528.000 25/12 CP1312-230 Tạm ứng mua ván làm hộp bảo vệ motor máy may, NBVO-WOVEN, Mr Thiết 1411 8.470.000 28/12 CP1312-245 Đổi tiền 1112 17.136.000 Tổng cộng 3.349.406.531 3.397.854.330 Số dư cuối kỳ 141.394.966 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thanh Nam 53 SVTH: Châu Dương Tú Trân 2.2.1.4 Tiền gửi ngân hàng 2.2.1.4.1 Nguyên tắc kế toán Kế toán mở sổ chi tiết từng loại tiền để dễ theo dõi và hạch toán. Định kỳ, kế toán đối chiếu số dư trên sổ sách kế toán với sổ phụ ngân hàng. Kế toán hạch toán chi tiết số tiền gửi theo từng tài khoản ở từng ngân hàng để thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu. Công ty xuất ngoại tệ theo phương pháp bình quân gia quyền (cuối tháng) 2.2.1.4.2 Chứng từ sử dụng Đối với Tiền gửi ngân hàng, các chứng từ như Ủy nhiệm chi, Giấy báo nợ, Giấy báo có, Bảng sao kê ngân hàng được kế toán sử dụng để làm căn cứ hạch toán, đối chiếu. 2.2.1.4.3 Trình tự luân chuyển chứng từ Lưu đồ minh họa hoạt động thu tiền qua ngân hàng Sơ đồ 2.7: Quy trình luân chuyển chứng từ thu tiền qua ngân hàng Khi nhận được tiền thanh toán qua tài khoản ngân hàng, Ngân hàng sẽ gửi Giấy báo có hoặc giấy nộp tiền đến công ty. KẾ TOÁN THANH TOÁN Ngân hàng Giấy báo có, chứng từ liên quan Nhập liệu Cập nhật dữ liệu Giấy báo có N Kiểm tra, đối chiếu CSDL Sổ TGNH Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thanh Nam 54 SVTH: Châu Dương Tú Trân Kế toán thanh toán sẽ tiến hành việc kiểm tra, đối chiếu với các chứng từ có liên quan, sau đó tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế toán, cập nhật tình hình công nợ phải thu, các tài khoản doanh thu và tài sản của công ty đồng thời lưu trữ các chứng từ kế toán. Hoạt động bán hàng – thu tiền qua ngân hàng: Sau khi nhận được đơn đặt hàng của Khách hàng, phòng xuất nhập khẩu tiến hành kiểm tra thông tin khách hàng, tình hình gia công của công ty, nếu đủ điều kiện, sẽ tiến hành ký kết hợp đồng nhận gia công theo các điều kiện đã thỏa thuận giữa công ty và bên khách hàng. Sau khi ký kết hợp đồng, phòng xuất nhập khẩu tiến hành nhập dữ liệu đơn hàng và cập nhật thông tin khách hàng, các dữ liệu này sẽ được chuyển đến cho phân xưởng và bộ phận kế toán để theo dõi, kiểm tra. Sau khi hoàn thành đơn hàng, phân xưởng sẽ thông báo và phòng xuất nhập khẩu tiến hành bàn giao sản phẩm cho khách hàng sau khi đã được kiểm tra bởi Phòng kiểm tra chất lượng. Khi nhận được dữ liệu về đơn hàng và phiếu xuất kho,sau khi kiểm tra, kế toán tiến hành nhập dữ liệu, cập nhật công nợ khách hàng và lập hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn xuất khẩu gồm 3 liên, 1 liên gửi cho khách hàng, 2 liên lưu tại bộ phận và theo dõi việc thanh toán của khách hàng. Khách hàng thanh toán cho công ty qua Ngân hàng, Ngân hàng sẽ gửi giấy báo có sau khi nhận được tiền thanh toán. Khi nhận được giấy báo có và các chứng từ có liên quan, kế toán tiến hành kiểm tra, đối chiếu và tiến hành nhập liệu, cập nhật thông tin khách hàng, tình hình công nợ khách hàng và lưu trữ các chứng từ. 55 Hoạt động bán hàng – thu tiền qua ngân hàng Sơ đồ 2.8: Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng – thu tiền qua ngân hàng KẾ TOÁN PHÒNG XUẤT NHẬP KHẨU Khách hàng Đơn đặt hàng Nhập liệu Truy xuất dữ liệu, ghi nhận đơn đặt hàng Hợp đồng nhận gia công Dữ liệu đơn hàng Kế toán Phân xưởng Khách hàng Đơn đặt hàng N Dữ liệu KH Dữ liệu HH Thông tin nhập liệu Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho Nhập liệu Ghi nhận bán hàng, lập hóa đơn Hóa đơn, hóa đơn xuất khẩu KH N Ngân hàng Giấy báo có, chứng từ liên quan Kiểm tra, đối chiếu Nhập liệu Cập nhật dữ liệu, công nợ KH Dữ liệu KH Sổ TGNH Giấy báo có, chứng từ liên quan N Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thanh Nam 56 SVTH: Châu Dương Tú Trân Sơ đồ 2.9: Quy trình luân chuyển chứng từ chi tiền qua ngân hàng Sau khi nhận được hóa đơn từ Nhà cung cấp và đã được kế toán trưởng và Giám đốc xét duyệt và cập nhật các khoản nợ đến hạn, kế toán thanh toán tiến hành lập Ủy nhiệm chi để tiến hành thanh toán, Ủy nhiệm chi được lập gồm 3 liên sẽ được chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc kí xét duyệt và gửi cho Ngân hàng. Ngân hàng sẽ xác nhận UNC và tiến hành thanh toán cho đối tượng nhận tiền, sau đó gửi Giấy báo nợ hoặc phiếu hạch toán về cho công ty. Ngân hàng sẽ gửi 1 liên UNC cho người nhận tiền, 1 liên Ngân hàng giữ lại và gửi lại cho công ty liên còn lại. KẾ TOÁN THANH TOÁN NGÂN HÀNG KH, NCC Hóa đơn, chứng từ cần thanh toán Kiểm tra DL, xác định hóa đơn hay công nợ đến hạn, lập UNC CSDL (Hóa đơn chưa thanh toán, Phải trả người bán..) A A Thanh toán tiền và lập giấy báo nợ Kiểm tra dữ liệu, cập nhật thanh toán GBN D UNC UNC UNC GBN Kế toán trưởng Kí duyệt UNC đã duyệt B B GBN Ktra dữ liệu Nhập liệu Chứng từ cần thanh toán N CSDL Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thanh Nam 57 SVTH: Châu Dương Tú Trân Sau khi nhận được GBN, Kế toán thanh toán sẽ kiểm tra, đối chiếu với các chứng từ có liên quan, sau đó tiến hành nhập liệu, hạch toán vào phần mềm kế toán cập nhật tình hình thanh toán công nợ và hạch toán các khoản mục chi phí có liên quan và lưu GBN, UNC theo ngày. 2.2.1.4.4 Hạch toán chi tiết Các tài khoản chi tiết được sử dụng tại công ty để quản lý tài khoản TGNH: TK 112 Tiền gửi ngân hàng TK 1121 Tiền gửi ngân hàng-VND TK 112101 Tiền gửi ngân hàng Shinhanbank-VND TK 112101 Tiền gửi ngân hàng Vietcombank HCM-VND TK 1122 Tiền gửi ngân hàng-USD TK 112102 Tiền gửi ngân hàng Vietcombank HCM-USD TK 112102 Tiền gửi ngân hàng Shinhanbank-USD 2.2.1.4.5 Hệ thống sổ sách kế toán Sổ tiền gửi ngân hàng, Sổ cái TK 112, Sổ chi tiết TK 1121, TK 1122, TK 1123 được dùng để theo dõi chi tiết các khoản tiền gửi. 2.2.1.4.6 Ví dụ các nghiệp vụ thực tế phát sinh (1) Ngày 02/12 nộp 2.624.031 đồng thuế nhập khẩu và VAT nhập phụ tùng máy may công nghiệp, chứng từ BVT1312-004. (2) Ngày 04/12 thanh toán 16.194.313 đồng phí dịch vụ chi lương T11 cho ngân hàng, chứng từ BVT1312-012. (3) Ngày 06/12 đổi USD 300.000,00 TGNH USD sang VND, theo chứng từ BST1312-003, tỷ giá 21.135 đồng/USD. (4) Ngày 06/12 thanh toán tiền phí #FCR, chứng từ BVT1312-022. (5) Ngày 31/12 nhận tiền gia công 7.930.711.410 đồng từ NBig, theo chứng từ BVT1312-190. (6) Ngày 31/12 thanh toán 8.211.345.000 đồng tiền lương cho công nhân viên T12, chứng từ BVT1312-206. (7) Ngày 31/12 nhận 221.361 đồng lãi TGNH T12, chứng từ BCT1312-002. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thanh Nam 58 SVTH: Châu Dương Tú Trân (8) Ngày 04/12 nhận USD 222.030,00 tiền thanh toán từ văn phòng chính, chứng từ BST1312-001, tỉ giá 21.080 đồng. (9) Ngày 24/12 thanh toán phí cho ngân hàng 2.844.156 đồng, theo chứng từ BVT1312-158. (10) Ngày 31/12 đổi USD 1.330.000,00 TGNH USD sang VND, theo chứng từ BST1312-003, tỷ giá 21.075 đồng/USD. (11) Ngày 31/12 nhận USD 0.64 lãi tiền gửi T12 tại Shinhanbank, theo chứng từ BCT1312-001, tỉ giá 21.085 đồng/USD (12) Ngày 31/12 đánh giá chênh lệch tỉ giá tại Vietcombank. (13) Ngày 31/12 đánh giá chênh lệch tỉ giá tại Shinhanbank 221.361 221.361 (6) 8.211.345.000 8.211.345.000 7.930.711.410 7.930.711.410 501.389 10.585.830 11.087.219 6.340.500.000 6.340.500.000 16.194.313 16.194.313 (1) 1.249.539 1.374.492 2.624.031 TK 1121 TK 3331 TK 3333 TK 3333 TK 6417 TK 1121 (2) (3) TK 1331 (4) TK 1311 (5) TK 3341 TK 5151 (7) Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thanh Nam 59 SVTH: Châu Dương Tú Trân Công ty TNHH Nobland Việt Nam SỔ CHI TIẾT CỦA MỘT TÀI KHOÁN Tài khoản 1122- Tiền gửi ngân hàng USD Từ ngày 01/12/2013 đến ngày 31/12/2013 Số dư nợ đầu kỳ: 9.814.464.083 Chứng từ Diễn giải TK đ/ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 04/12 BST1312-001 Nhận tiền gia công từ văn phòng chính 1312 4.680.403.362 24/12 BVT1312-158 Phí ngân hàng 6428 2.844.156 31/12 BST1312-020 Đổi tiền 1121 28.029.750.000 31/12 BCT1312-001 Lãi tiền gửi T12 5151 13.494 31/12 CLTG1312-002 Chênh lệch tỉ giá Vietcombank 5152 5.786.106 31/12 CLTG1312-002 Chênh lệch tỉ giá Shinhanbank 6352 4.304.324 Tổng cộng 47.176.618.306 52.624.299.546 Số dư cuối kỳ 4.366.782.843 5.786.106 13.494 (11) (10) 28.029.750.000 7.930.711.410 7.930.711.410 5.786.106 4.304.324 4.304.324 4.680.403.362 4.680.403.362 28.029.750.000 13.494 2.844.156 2.844.156 TK 1122 TK 6428 TK 1121 TK 5151 TK 6352 TK 1312 (8) TK 1331 (13) TK 1311 (5) (9) (12) Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thanh Nam 60 SVTH: Châu Dương Tú Trân CN. HCM, 10 Võ Văn Kiệt, Quận 1 Mã VAT: 0100112437002 CHỨNG TỪ GIAO DỊCH ỦY NHIỆM CHI - PAYMENT ORDER Ngày (Date) Số HĐ - Invoice No: 021213 KH: VC/13T ĐỀ NGHỊ GHI NỢ TÀI KHOẢN (Please Debit account) SỐ TK (A/C No): 007-100-1213730 TÊN TK (A/C name): Cty TNHH Nobland Việt Nam ĐỊA CHỈ (Address): KCN Tân Thới Hiệp, Q.12 TẠI NH (With bank): NH TMCP Ngoại thương SỐ TIỀN (With amount) BẰNG SỐ (In figures):2.624.031 BẰNG CHỮ (In word): Hai triệu sáu trăm hai mươi bốn ngàn khồn trăm ba mươi mốt đồng. Phí NH (Bank charge) Phí trong (Including) Phí ngoài (Excluding) & GHI CÓ TÀI KHOẢN (& Credit account) SỐ TK (A/C No): 007-100-0710906 TÊN TK (A/C name): Kho bạc TP.HCM ĐỊA CHỈ (Address): TẠI NH (With bank): NH TMCP Ngoại thương NỘI DUNG (Details of Payment):Thanh toán thuế nhập khẩu và VAT nhập phụ tùng máy may CN. KẾ TOÁN TRƯỞNG KÝ CHỦ TÀI KHOẢN KÝ VÀ ĐÓNG DẤU Chief Accountant Acc. Holder & Stamp DÀNH CHO NGÂN HÀNG (For Bank’s Use only) MÃ VAT: SỐ TIỀN GHI NỢ: SỐ TIỀN GHI CÓ: PHÍ NGÂN HÀNG: THUẾ VAT: (Tỷ giá) Mã VAT khách hàng Thanh toán viên Kiểm soát Giám đốc Công ty TNHH Nobland Việt Nam SỔ CHI TIẾT CỦA MỘT TÀI KHOÁN Tài khoản 1121- Tiền gửi ngân hàng VND Từ ngày 01/12/2013 đến ngày 31/12/2013 Số dư nợ đầu kỳ: 2.518.621.717 Chứng từ Diễn giải TK đ/ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 02/12 BVT1312-004 Nộp thuế nhập khẩu nhập phụ tùng máy may công nghiệp 3333 1.249.539 BVT1312-004 VAT nhập khẩu 3331 1.374.492 04/12 BVT1312-012 Thanh toán phí dịch vụ chi lương 6428 16.194.313 06/12 BST1312-003 Đổi tiền 1122 6.340.500.000 06/12 BVT1312-022 Thanh toán tiền phí #FCR 6417 10.585.830 BVT1312-022 VAT 1331 501.389 31/12 BVT1312-190 Nhận tiền gia công từ Nbig 1311 7.930.711.410 31/12 BVT1312-206 Thanh toán tiền lương cho công nhân viên T12 3341 8.211.345.000 31/12 BCT1312-002 Lãi tiền gửi T12 5151 221.361 Tổng cộng 99.375.560.358 94.771.808.480 Số dư cuối kỳ 7.122.373.595 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thanh Nam 61 SVTH: Châu Dương Tú Trân CHI NHÁNH TP.HỒ CHÍ MINH 10 VÕ VĂN KIỆT, QUẬN 1, TP.HCM VAT: 0100112437002 CHỨNG TỪ GIAO DỊCH GIẤY BÁO CÓ – CREDIT NOTE Ngày:31/12/13 Số HĐ: 311213.4593.007372 KH: VC/13T Mã VAT KH: 0302544944 Người chuyển tiền Người nhận tiền Tên tài khoản: Cty TNHH NBig Việt Nam Số tài khoản: 0071001459844 Tại ngân hàng: VCB CN HCM Tên tài khoản: Cty TNHH Nobland Việt Nam Số tài khoản: 0071001213730 Tại ngân hàng: VCB CN HCM Nội dung thanh toán: Thanh toán tiền gia công Số tiền bằng số: Số tiền bằng chữ: Loại phí: Ngày giá trị: Nội dung 7.930.711.410 Bày tỷ chin trăm ba mươi triệu bảy trăm mười một ngàn bốn trăm mười đồng. Người chuyển chịu 30-12-2013 Loại tiền: VND Lập phiếu Kiểm soát Trưởng phòng kế toán 2.2.1.5 Tiền đang chuyển Không sử dụng 2.2.1.6 Kiểm kê quỹ 2.2.1.6.1 Mục đích kiểm kê Công ty thực hiện việc kiểm kê để kiểm tra, đảm bảo việc ghi chép, hạch toán chính xác số tài sản hiện có. Kiểm tra xem số dư trên sổ quỹ, sổ chi tiết tài khoản có phù hợp với sổ cái hay không. Ngoài mục đích kiểm tra sự chính xác, việc thực hiện kiểm kê giúp Ban Giám đốc phát hiện ra các gian lận, tham ô hay mất mát do nhân viên cố tình gây ra để có biện pháp giải quyết và cải thiện. 2.2.1.6.2 Phương pháp kiểm kê Khi kiểm kê sẽ tiến hành kiểm kê toàn bộ bao gồm cả tiền Việt Nam Đồng và tiền mặt ngoại tệ tại quỹ bằng cách đếm từng loại và đối chiếu số tổng cộng giữa sổ quỹ, sổ chi tiết, sổ cái với số liệu kiểm kê được. Tiền gửi ngân hàng sẽ được kiểm tra bằng cách đối chiếu số dư của từng tài khoản giữa sổ kế toán của công ty với sổ ngân hàng hoặc với giấy yêu cầu xác nhận số dư mà công ty đã gửi cho ngân hàng trước khi kiểm kê. Ban kiểm kê sẽ lập báo cáo kiểm kê, nêu rõ tên tài khoản được kiểm kê, số dư của từng khoản đối chiếu, số chênh lệch (nếu có) kèm nguyên nhân chênh lệch và cách xử lý, người chịu trách nhiệm. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thanh Nam 62 SVTH: Châu Dương Tú Trân 2.2.1.6.3 Quy trình thực hiện Việc kiểm kê sẽ được tiến hành theo nhiều bước Thành lập “Ban kiểm kê”: Định kì hoặc khi có yêu cầu kiểm kê quỹ từ Kế toán trưởng và Ban giám đốc (đột xuất), hội đồng kiểm kê sẽ được lập bao gồm: thủ quỹ, kế toán thanh toán, Kế toán trưởng và cuối năm tài chính thì có thêm sự có mặt của GĐ. Thực hiện các công việc trước khi kiểm kê: Để công việc kiểm kê được thuận lợi và chính xác, kế toán phải phản ánh và cập nhật các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ, tiến hành khóa sổ đúng hạn để có số liệu chính xác trước khi tiến hành kiểm kê. Thủ quỹ và kế toán sau khi nhận được thông báo hoặc yêu cầu về việc kiểm kê sẽ tiến hành việc phân loại, sắp xếp các chứng từ, sổ sách để thuận tiện trong việc tiến hành kiểm kê, kiểm tra, đối chiếu. Thực hiện kiểm kê: Đối với tiền mặt, Ban kiểm kê sẽ tiến hành phân loại đếm các loại tiền của cả tiền Việt Nam Đồng và ngoại tệ (USD) và lập bảng kiểm kê quỹ, sau đó tiến hành đối chiếu giữa số dư trên sổ quỹ và số kiểm kê được. Đối với tiền gửi Ngân hàng, Ban kiểm kê sẽ tiến hành đối chiếu giữa số dư trên sổ tiền gửi ngân hàng và số dư được Ngân hàng xác nhận hoặc sổ phụ ngân hàng do công ty yêu cầu cấp vào ngày kiểm kê. Hiện công ty có tiền gửi tại ngân hàng Vietcombank và Shinhanbank. Xử lý kết quả kiểm kê: Sau khi kết thúc việc kiểm kê, Ban kiểm kê sẽ ký xác nhận vào Bảng kiểm kê quỹ. Khi phát hiện chênh lệch, công ty sẽ xác định nguyên nhân và phản ánh số chênh lệch và kết quả xử lý vào các tài khoản có liên quan trước khi lập Báo cáo tài chính. Người lập và ký phải chịu trách nhiệm về kết quả kiểm kê. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thanh Nam 63 SVTH: Châu Dương Tú Trân CÔNG TY TNHH NOBALND VIỆT NAM Mẫu số: 08a-TT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BẢNG KIỂM KÊ QUỸ (Dùng cho VND) Số: Hôm này, vào 16 giờ 30 ngày 31 tháng 12 năm 2013 Chúng tôi gồm: - Ông/bà: Lê Thị Hồng Duyên Đại diện Kế toán. - Ông/bà: Trần Thị Yến Nhi Đại diện Thủ quỹ. - Ông/bà: Kim Chung Kuk Đại diện Giám Đốc. Cùng tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt, kết quả như sau: STT Diễn giải Mệnh giá Số lượng (tờ) Số tiền Ghi chú I Số dư theo sổ quỹ 141.394.966 II Số kiểm kê thực tế 141.394.500 1 500.000 200 100.000.000 2 200.000 145 29.000.000 3 100.000 98 9.800.000 4 50.000 40 2.000.000 5 20.000 20 400.000 6 10.000 12 120.000 7 5.000 12 60.000 8 2.000 6 12.000 9 1.000 2 2.000 10 500 1 500 III Chênh lệch (III = I - II) 466 Lý do: - Thừa: - Thiếu: Do tiền lẻ.. Kết luận sau khi kiểm kê quỹ: Đầy đủ, chênh lệch nhỏ do tiền lẻ. Kế toán trưởng (ký, họ tên) Thủ quỹ (ký, họ tên) Người đại diện (ký, họ tên) 2.2.1.6.4 Xử lý chênh lệch Một số ví dụ xảy ra tại công ty khi kiểm kê Khi phát hiện thiếu 250.000 đồng quỹ tiền mặt khi kiểm kê, kế toán định khoản: Nợ TK 1381 250.000 đồng Có TK 1111 250.000 đồng Sau khi phát hiện nguyên nhân, xử lý bắt nhân viên bồi thường bằng tiền mặt, hạch toán: Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thanh Nam 64 SVTH: Châu Dương Tú Trân Nợ TK 1111 250.000 đồng Có TK 1381 250.000 đồng Bắt nhân viên bồi thường, trừ vào lương tháng sau của nhân viên, hạch toán: Nợ TK 3341 250.000 đồng Có TK 1381 250.000 đồng Phát hiện thiếu 15.000 đồng, nguyên nhân do tiền rách , xử lý bằng cách ghi nhận vào chi phí, hạch toán: Nợ TK 811 15.000 đồng Có TK 1381 15.000 đồng Kiểm kê phát hiện thừa 25.000 đồng, chưa xác định được nguyên nhân, hạch toán: Nợ TK 1111 25.000 đồng Có TK 3381 25.000 đồng Phát hiện nguyên nhân thừa 12.450.000 đồng do chưa ghi nhận các khoản đã thu của Nbig, hạch toán: Nợ TK 3381 12.450.000 đồng Có TK 1311 12.450.000 đồng Phát hiện nguyên nhân thừa 890.000 đồng do kế toán ghi nhận khoản chi tiền điện thoại nhưng chưa chi, hạch toán: Nợ TK 3381 890.000 đồng Có TK 6427 890.000 đồng Phát hiện thừa 12.000 đồng, không xác định được nguyên nhân, xử lý bằng cách ghi nhận vào khoản thu nhập khác, hạch toán: Nợ TK 3381 12.000 đồng Có TK 711 12.000 đồng 2.2.2 Các khoản phải thu 2.2.2.1 Phải thu khách hàng 2.2.2.1.1 Chính sách bán hàng và quản lý công nợ Công nợ phát sinh do quan hệ mua bán hàng hóa với khách hàng được thể hiện rõ trong hợp đồng hoặc cam kết, trong đó nêu rõ: Thời hạn nợ cho phép, cách thức thanh toán, hình thức vận chuyển hàng hóa, thời gian giao hàng Khi lập hóa đơn bán hàng hoặc phiếu xuất hàng thì nhân viên lập có trách nhiệm kiểm tra hợp đồng và các giấy tờ liên quan để đảm bảo khớp đúng các điều khoản ghi trên hợp Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thanh Nam 65 SVTH: Châu Dương Tú Trân đồng với hóa đơn chứng từ. Mọi trường hợp xuất giao hàng để bán chưa thu được tiền mà không có hợp đồng hay cam kết dẫn đến nợ khó đòi hoặc tổn thất thì người viết hóa đơn phải chịu trách nhiệm. Trường hợp đặc biệt phải báo cáo cho người phụ trách để báo cáo Giám đốc quyết định. Kế toán hạch toán chi tiết cho từng đối tượng khách hàng và ghi chép theo từng lần thanh toán, thường xuyên đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc việc thanh toán kịp thời. Đối với các khoản nợ có gốc ngoại tệ, cuối kỳ kế toán tiến hành đánh giá lại tỉ giá theo tỉ giá bình quân liên ngân hàng. Định kỳ cuối mỗi quý, các khoản phải thu khách hàng được thực hiện đối chiếu xác nhận nợ, nếu không phù hợp với số phải thu trên sổ kế toán thì phải tìm nguyên nhân sai lệch và thông báo với khách hàng để tìm biện pháp xử lý. Định kỳ từng quý, Kế toán phải báo cáo tình hình công nợ, phân loại phải thu khách hàng và báo cáo với Giám đốc các trường hợp đặc biệt để có biện pháp xử lý thích hợp. 2.2.2.1.2 Chứng từ sử dụng Hóa đơn bán hàng, Hóa đơn xuất khẩu, Hợp đồng nhận gia công, Giấy báo Có của ngân hàng, Giấy xác nhận nợ, Phiếu thu, Thanh lý hợp đồnglà những chứng từ được sử dụng để hạch toán khoản phải thu khách hàng tại công ty. 2.2.2.1.3 Trình tự luân chuyển chứng từ Lưu đồ minh họa hoạt động bán hàng xử lý bằng máy: Phòng xuất nhập khẩu sau khi ký kết hợp đồng nhận gia công sẽ tiến hành lập đơn đặt hàng gửi cho phân xưởng và bộ phận kế toán. Phân xưởng sau khi hoàn thành đơn hàng sẽ thông báo cho phòng xuất nhập khẩu và tiến hành gửi hàng cho Khách hàng, đồng thời phòng xuất nhập khẩu sẽ lập phiếu xuất kho gửi cho bộ phận kế toán để tiến hành việc ghi nhận công nợ. Sau khi nhận được phiếu xuất kho, kế toán công nợ tiến hành kiểm tra, đối chiếu với các chứng từ và dữ liệu liên quan, sau đó nhập dữ liệu vào máy để ghi nhận bán hàng và in hóa đơn, hóa đơn gồm 2 liên, 1 liên lưu nội bộ, liên còn lại gửi cho khách hàng. Đồng thời cập nhật tình hình công nợ khách hàng và tiến hành theo dõi tiến độ thanh toán của khách hàng để thông báo và có biện pháp xử lý để thu nợ đúng hạn. Đối với khách hàng là doanh nghiệp nước ngoài, kế toán sẽ tiến hành lập hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn xuất khẩu gồm 3 liên, 1 liên gửi cho khách hàng, trên hóa đơn ghi rõ số tiền bằng ngoại tệ và tỉ giá ngày phát sinh giao dịch. Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thanh Nam 66 SVTH: Châu Dương Tú Trân Sơ đồ 2.10: Lưu đồ minh họa hoạt động bán hàng xử lý bằng máy 2.2.2.1.4 Hạch toán chi tiết Tài khoản 131 – Phải thu khách hàng được hạch toán chi tiết theo khách hàng nội địa và khách hàng nước ngoài theo TK 1311 và TK 1312. 2.2.2.1.5 Hệ thống sổ sách kế toán Kế toán theo dõi khoản Phải thu khách hàng trên Sổ tổng hợp công nợ phải thu và chi tiết theo Sổ nhật ký bán hàng, Sổ chi tiết TK 1311, TK 1312 và Sổ cái TK 131. 2.2.2.1.6 Ví dụ các nghiệp vụ thực tế phát sinh (1) Ngày 01/12 xuất hàng gia công cho Nbig, chứng từ N1/AR1312-00001. Nợ TK 1311 7.930.711.410 đồng Có TK 51131 7.209.737.645 đồng Có TK 3331 720.973.765 đồng (2) Ngày 05/12 xuất hàng gia công cho Nobland International trị giá USD 1409.65,00 tỷ giá 21.080 đồng/USD, chứng từ AR-00004843. KẾ TOÁN CÔNG NỢ Phòng xuất nhập khẩu Phiếu xuất kho Nhập liệu Ghi nhận bán hàng, in hóa đơn Dữ liệu bán hàng Chi tiết hàng hóa Chi tiết KH -Dữ liệu KH -Dữ liệu HH Dữ liệu đơn hàng Dữ liệu giao hàng Hóa đơn Phiếu xuất kho KH N Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thanh Nam 67 SVTH: Châu Dương Tú Trân Nợ TK 1312 29.715.422 đồng Có TK 51132 29.715.422 đồng (3) Ngày 04/12 nhận tiền gia công từ Nbig, chứng từ BVT1312-190 số tiền 7.930.711.410 đồng. Nợ TK 1121 7.930.711.410 đồng Có TK 1311 7.930.711.410 đồng (4) Ngày 31/12 nhận tiền thanh toán từ văn phòng chính số tiền 4.680.403.362 đồng, chứng từ BST1312-001. Nợ TK 1312 4.680.403.362 đồng Có TK 1312 4.680.403.362 đồng Công ty TNHH Nobland Việt Nam SỔ CÁI Tài khoản 131- Phải thu khách hàng Tháng 12/2013 Số dư nợ đầu kỳ: 11.718.143.178 Chứng từ Diễn giải TK đ/ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 01/12 N1/AR1312-0001 Xuất hàng gia công cho Nbig 51131 7.209.737.645 N1/AR1312-0001 VAT 3331 720.973.765 04/12 BST1312-001 Nhận tiền thanh toán từ văn phòng chính 1122 4.680.403.362 05/12 AR1312-0004843 Xuất hàng gia công cho Nobland Internatio