Một số ý kiến đề xuất giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông cải thiện dịch vụ thư viện

MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỂ XUẤT GIẢI PHÁP ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÒNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG CẢI THIỆN DỊCH vụ THƯ VIỆN• • • • Phạm Quang Quyển1 1. ĐẶT VẤN ĐẼ Dịch vụ thông tín - thư viện là khâu cuôì cùng trong dây chuyền thông tin - tư liệu thư viện; Mọi hoạt động chuyên môn nghiệp vụ cũng đều hướng tới khâu công việc này. Kết quả hoạt động dịch vụ thông tin - thư viện cũng là thước đo cơ bản đô'i với hiệu quả của hoạt động thông tín - thư viện. Hiện nay, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và truyền thông (đỉnh cao hiện tại là nền công nghiệp 4.0) đã và đang tác động mạnh mẽ tới toàn tất cả các hoạt động khác nhau của đời sôhg xã hội sâu rộng trên toàn thê' giói trong đó có ảnh hưởng rõ nét đến hoạt động thông tín - thư viện. Các khái niệm thư viện mới xuâ't hiện như: thư viện điện tử, thư viện số; đồng thời khái niệm thư viện, hoạt động chuyên môn nghiệp vụ thư viện cũng được hiểu theo phạm vi nội hàm rộng-hẹp khác nhau vì các dịch vụ thư viện cũng đã và đang được sử dụng trong những lĩnh vực chuyên môn khác, ví dụ: thư viện CAD (trong thiết kế kiên trúc); thư viện văn bản (trong hoạt động hành chính văn phòng); thư viện hiện vật bảo tàng,... Đối với các dịch vụ thư viện trong hoạt động của phạm vi nghiệp vụ thông tin - thư viện cũng đang được ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông làm biến đổi sâu sắc từ các dịch vụ thư viện hoàn toàn mang tính chất truyền thông, cho đên các dịch vụ thông tin - thư viện mới xuất hiện do hệ quả của ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông. Xu hướng chung về việc sử dụng thông tin, văn hóa đọc hiện nay có sự chuyến dịch sử dụng các dịch vụ thư viện truyền thông sang dịch vụ thư viện hiện đại. Thậm chí, việc đọc và sử dụng tài liệu truyền thông, thư viện truyền thôhg thì người đọc vẫn có nhu cầu sử dụng các phương tiện công nghệ thông tin, truyền thông hiện đại hỗ trợ cho quá trình đó như tra cứu OPAC, VVebPAC và đặt mượn tài liệu trước khi đến thư viện, thông báo danh mục tài liệu mới qua email,... 1 Giám đốc Trung tâm Thông tin Thư viện, Trường Đại học Nội Vụ 6 4 Bộ VẪN HÓA, THỂTHAO VÀ DU LỊCH Với khuôn khổ bài viết, chúng tôi xin tổng hợp và đưa ra một sô' các tiêu chí lựa chọn giải pháp nhằm cải thiện các dịch vụ thông tin - thư viện hiện có dựa trên thực tiễn chúng tôi đã đúc kết được trong thời gian vừa qua đê’ các bạn bè đồng nghiệp tham khảo để từ đó có hướng lựa chọn giải pháp phù hợp đôi với đơn vị của mình. 2. TỔNG HỢP MỘT số NHÓM DỊCH vụ THÕNG TIN - THƯ VIỆN* • • • • Phân chia các loại dịch vụ thông tin - thư viện, chúng ta cần có hệ thống các tiêu • chí phân chia. Tuy nhiên, để phục vụ cho mục đích trao đổi ngày hôm nay, chúng tôi xin phân chia theo tiêu chí: Thời gian xuất hiện và phương thức, phương tiện trong việc triển khai dịch vụ. Với tiêu chí này, chúng tôi chia thành 3 nhóm dịch vụ thông tin - thư viện như sau: 2.1. Dịch vụ thông tin - thư viện truyền thống Đây là những dịch vụ nền tảng, cơ sở của hoạt động thư viện như: cung câp tài liệu câ'p 1 qua các phương thức như: đọc tại chỗ, mượn vê' nhà, sao chụp,..., cung cấp thông tin thư mục: cung câp danh mục tài liệu tham khảo, mục lục,...; phục vụ sách lưu động; tuyên truyền giói thiệu sách; thi vui đọc sách, panô, áp phích thư viện,... 2.2. Dịch vụ thông tin - thư viện hiện đại Đôì với các dịch vụ này, chúng tôi nhận thây từ dịch vụ - được dịch ra từ tiếng Anh (Service) với 2 ý nghĩa chính: nghĩa rộng và nghĩa hẹp. Nghĩa rộng: đó là các dịch vụ làm thỏa mãn nhu cầu đọc & nhu cầu tin của người đọc, người dùng tín. Nghĩa hẹp: đó là các dịch vụ mang tính chất kỹ thuật của thư viện có ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông (ví dụ: dịch vụ sao lưu dữ liệu, dịch vụ webserver,...). Với nghĩa rộng: các dịch vụ thỏa mãn nhu cầu đọc, nhu cẩu tin sẽ xuâ't hiện những dịch vụ mà chỉ có ở các thư viện đã ứng dụng công nghệ thông tín và truyền thông. Trong đó xuất hiện các dịch vụ như: - Dịch vụ thư viện sô': qui trình quản lý và cung cấp dịch vụ hoàn toàn dựa trên quy trình của thư viện truyền thông, tuy nhiên, tài liệu là dạng sô' hóa và quá trình quản lý bạn đọc thông qua tài khoản bạn đọc (account: username/password); - Dịch vụ tự động đăng ký tài khoản người dùng và tự động đăng ký nhận thông báo các tài liệu sô' mới cập nhật, tự động tạo danh mục theo chuyên đề (report),... - Dịch vụ biên tập hình thức các tài liệu số, tài liệu xám (làm mục lục tự động, danh mục bảng biểu tự động, đánh số trang theo sách,... VĂN HÓA ĐỌC TRONG KỶ NGUYÊN SỐ -TH ựC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP 65 2.3. Dịch vụ thông tin - thư viện bán tự động (có cả 2 yếu tố nêu trên - dịch vụ thư viện lai (hybrid)) - Dịch vụ sô'hóa tài liệu (Digitalization): đây là đặc thù của dịch vụ thông tin - thư viện và một số lĩnh vực liên quan trong giai đoạn này vì một khôi lượng thông tin khổng lồ của nhân loại còn đang ở dạng tài liệu truyền thông. Quá trình chuyến đổi sang dạng số đòi hỏi những yêu cầu khác nhau, nhầ't là đối với hoạt động thông tin, tư liệu, thư viện, cơ bản xin nhắc lại gồm: + Quét (scan) + Tinh chỉnh sơ bộ (xóa nhiễu, căn chỉnh, xóa lề,...) + Nhận dạng ký tự quang học (OCR) + Biên tập hình th ứ c tà i liệu + Chuyển định dạng (nếu cần) - Dịch vụ đăng ký nhận thông báo tài liệu mói qua email (tự động từ hệ thống); - Dịch vụ OPAC (nay còn sử dụng VVebPAC): 2 dịch vụ này mặc dù có quan niệm khác nhau: OPAC=Mục lục truy cập công cộng trực tuyến; WebPAC: Mục lục truy cập công cộng trên web. Thực tiễn, ứng dụng mạng máy tính trong việc tra cứu này có 2 phạm vi chủ yếu: mạng nội bộ và mạng toàn cầu. v ề mặt kỹ thuật, gần như không có sự khác biệt. - Dịch vụ tra cứu và đặt chỗ (Place hold): Cho phép bạn đọc tra cứu trên hệ thông, đặt mượn để đảm bảo khi đến thư viện chắc chắn có tài liệu đó - Dịch vụ bạn đọc có thể tự quản lý « sổ mượn » của mình - Dịch vụ bổ trợ khác: Cung cấp cho bạn đọc tiếp cận đến toàn bộ các hoạt động của 1 cơ quan thông tín - thư viện cụ thế qua cổng thông tin - thư viện đó: như hướng dẫn sử dụng thư viện, nội qui, qui định phạt - đền tài liệu,... qua bảng tín điện tử 3. ĐỂ XUẤT LựA CHỌN GIẢI PHẮP 3.1. Nguyên tắc lựa chọn Nguyên tắc 1: Nguyên tắc người dùng tin Đây là nguyên tắc do UNESCO đưa ra (User's principle) và đây là nguyên tắc xuyên suốt quá trình phát triển của hoạt động thông tin - thư viện. Xét cho cùng, mọi hoạt động nghiệp vụ thông tin - thư viện đều hướng tới mục tiêu cuô'i cùng, đó là đ áp ứng đ ư ợc tối đa nh u cầu đọc, nhu cầu tin củ a n g ư ờ i đ ọ c, n gư ờ i d ù n g tin. Nguyên tắc 2: Đảm bảo tính khả thi 6 6 Bộ VÀN HÓA, THẾ THAO VÀ DU LỊCH Nguyên tắc này đặt ra đó là khi lựa chọn giải pháp phải gắn với thực tiễn - có thể thực hiện được trên hiện trạng hiện có của cơ quan, đơn vị và giải pháp sẽ tập trung chủ yếu vào cải tiến phương thức trên cơ sở hạ tầng hiện có. Nguyên tắc 3: Tuân thủ qui trình nghiệp vụ chuẩn Kết quả của hoạt động thông tin - thư viện có khôi lượng thông tin khổng lồ, tăng lên cùng năm tháng. Đồng thòi phải đảm bảo tính bảo quản lâu dài, cũng như sự liên thông liên kết dọc và ngang trong quá trình phát triển. Vì vậy, tuân thủ nghiệp vụ . chuẩn là một trong những nguyên tắc đặt ra để đảm bảo thực hiện được yêu cầu này. 3.2. Giải pháp Dựa trên những phân tích nêu trên, có thê’ dễ dàng nhận thấy rằng trong hoạt động thực tiễn có 2 nhóm giải pháp nhằm cải thiện dịch vụ thư viện: Nhóm giải pháp truyền thống và nhóm giải pháp hiện đại (áp dụng việc ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông). Căn cứ những nguyên tắc - tiêu chí nêu trên; bài viết xin đưa ra một sô' giải pháp ứng dụng công nghệ thông tín và truyền thông nhằm cải thiện các dịch vụ thư viện : Giải pháp thứ 1: Xây dựng cổng thông tin tích hợp (Đây là giải pháp tôhg thể- tích hợp các ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông vào trong cổng thông tin điện tử đ ể cung cấp nhiều kênh thông tin giúp bạn đọc tiếp cận được các dịch vụ thư viện). ìHANH VIÍH C ổN Ọ THÒNO TIN THƯ VIỆN TÍCH HỢP THƯ VIỆN SÒ - DIỄN ĐẢN CHÚ 1HÍN HÃN HIIONi, DAM sửDỤMC. thú t tìm admln Tim Kiềm túy chí Vụ trưởng Vụ thư viện Việt Nam thâm Thư viện Đọi học Tôn Đức Thắng Sáng ngèy 18/01/2018, TS. vo Duttng Thửy Ngổ, Vụ trưởng vụ thư vlộn ttwộc Bộ vỉn hóa, thí thao và du tych việt Nam đà đẽn thăm và íàm vtéc vtS Thư... Hình 1: Giao diện trang chủ cổng thông tin tích hợp Đên nay, không thế phủ định được vai trò của những ứng dụng trên nền công nghệ web phục vụ cho việc cải thiện các dịch vụ thư viện trước đây, việc phổ biến, cung cấp các hướng dẫn, nội qui, qui định cho bạn đọc đã được thực hiện dễ dàng bời dịch vụ VĂN HÓA ĐỌC TRONG KỶ NGUYÊN SỐ-THựC TRẠNG VÀ GIẢI PHẤP 6 7 này - kể cả đối với các bạn đọc «tiềm năng - những người có xu hướng trờ thành bạn đọc của thư viện trong tương lai», công nghệ web đã mang «các dịch vụ thư viện đên tận bàn làm việc». Đối vói các thư viện thời gian qua (từ những năm 2000 trở lại đây) đã nỗ lực cố gắng tìm kiêm giải pháp ngoài việc xây dựng, cài đặt hệ thôhg phần mềm tích hợp thì đã xây dựng vvebsite cho thư viện của mình nhằm phổ biên các dịch vụ đên với bạn đọc. Tuy nhiên, trên thực tê' qua sử dụng chúng tôi nhận thây các vvebsite thư viện chưa bộc lộ được hết những tiềm năng mà thư viện có. Đại đa sô'các website của các thư viện đã dần trở thành website cung câp tín tức «hẹp»; bạn đọc không «biết» sử dụng hiệu quả trong vân đề này. Theo đó, xu hướng chung của bạn đọc đó là thân thiện, dễ tiê]p cận với các dịch vụ thư viện. Họ thường mong muôn cách thức sử dụng «dễ nhấtn, từ việc ữa cứu đên qui trình sử dụng các dịch vụ. Các nội qui, qui định, phạt - đền của các dịch vụ thư viện truyền thống qua thực tiễn cũng thấy rằng hầu như khi bạn đọc vi phạm qui định, họ mới nhận ra điểu đó, hoặc khi mới trở thành bạn đọc của thư viện, họ thường lúng túng trong vân đề sử dụng như thê'nào, bắt đầu từ đâu,... Vì vậy, khi triển khai website thư viện, chúng ta cũng nên phân tích, thiê't kế theo những đòi hỏi chung mà đôl tượng phục vụ của thư viện chúng ta, nguyên tắc chưng nhất nên xây dựng dạng cổng thông tin tích hợp (portal) bao gồm: Cổng thông tín (portal), diễn đàn và hỏi đáp trực tiếp (hỗ trợ cả trực tuyên và gián tuyên), trong đó: - Cổng thông tin (portal): nên được câu trúc thành 2 phần chính: Phần nội dung cố định và phần nội dung tín tức. Phần nội dung cô' định phải thiết kế cung cấp đầy đủ các thông tin cập nhật/ổn định như bảng hướng dẫn sử dụng thư viện, nội qui, qui định phạt đền,... Phần tin tức cung câp các tin tức mới của thư viện hoặc thư viện được phép đăng tải. - Phần diễn đàn (forum): Đây là nơi diễn ra sự trao đổi, tương tác offline dành cho bạn đọc và viên chức thư viện, tương tác dọc, ngang, tùy theo năng lực và mục đích hướng tới của từng thư viện có thể thiết kế các chuyên mục cho phù hợp. - Phần trao đổi trực tiếp (chat box): Phần này sẽ được hỗ trợ trực tuyến ngay khi bạn đọc truy cập vào hệ thống, khi gặp khó khăn họ đặt câu hỏi để viên chức thư viện hỗ trợ nhằm tạo thuận lợi và hứng thú cho họ đối với việc sử dụng thư viện. Chú ý: - Đôì với việc xây dựng cổng thông tin tích hợp, chúng ta cũng cần chú ý đên việc kinh phí, năng lực đội ngũ khi triển khai và đặc biệt việc sử dụng mã nguồn nào thì cần đặt ra kinh phí, khả năng ổn định phát triển và khả năng SEO (Search Engine Optimization) để dễ dàng đưa thông tin đên nhiều thành viên trong xã hội (không chỉ bạn đọc chính thống) của thư viện chúng ta. - Ngoài ra, tích hợp trong giao diện những vị trí dễ thây đổi với bạn đọc về các dịch vụ thư viện như tra cứu các dịch vụ cơ bản của thư viện điện tử: WebPAC, tra 6 8 Bộ VẢN HÓA, THẾ THAO VÀ DU LỊCH cứu toàn văn; liên kết đến các kênh thông tín khác như các mạng xã hội (íacebook, twitter, google+/...) - Trong mỗi chuyên mục quan trọng, cũng nên triển khai các hướng dẫn cho từng chuyên mục đó. Giải pháp thứ 2: Kết hợp các mạng xã hội Hầu như hiện nay, các mạng xã hội đã được xã hội sử dụng phổ biến và dần thành thói quen hàng ngày của mọi thành viên xã hội. Mặc dù những thông tín trên đó không được kiểm định, chính thống nhưng thói quen mang tính tất yếu vì vậy, đó chính là kênh thông tín quan trọng để phổ biên đến mọi thành viên trong xã hội. Vì vậy, chúng ta nên xây dựng các trang mạng xã hội phục vụ cho hoạt động thông tín - thư viện của đơn vị mình. 4. KẾT LUẬN Thư viện (library) đã và đang chịu tác động ảnh hưởng rất lớn của kỷ nguyên kỹ thuật SỐ (digital age). Thế giới đang bước vào giai đoạn khởi đầu của nền công nghiệp 4.0 và hạt nhân là công nghệ IoT (Internet kết nổỉ vạn vật). Hoạt động thông tin - thư viện có điều kiện, thời cơ mới, đồng thời cũng đứng trước những thách thức lớn. Nhưng mục đích cuôì cùng vẫn là phát triển các dịch vụ thư viện tiện ích cho người đọc, người dùng tín. Muôh đẩy mạnh hiệu quả các dịch vụ thư viện, chúng ta cần có những khảo sát thực tiễn, đồng thời nâng cao các dịch vụ hiện có và quan ữọng hơn cả là cải thiện dịch vụ - tăng cường thêm những dịch vụ tiện ích sao cho dễ dàng tiếp cận, sử dụng hướng tới mọi tầng lớp người đọc trong bôi cảnh « hối hả » của đời sông xã hội hiện nay. Có như vậy, dịch vụ thông tin - thư viện mói mang lại hiệu quả đích thực, góp phần vào việc phát triển các lĩnh vực của đời sông xã hội. TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Thạch Lương Giang. Phát triển sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện tại trường Đại học Ngoại thương Hà Nội: Luận văn thạc sỹ .-H .: Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội, 2012. (Truy cập bản điện tử 15h50 ngày 19/8/2018 : El%BB%A5_th%C3%B4ng_tin_th%C6%B0_vi%El%BB%87n) [2] Vũ Dương Thúy Ngà. Giáo trình định chủ đề và định từ khóa tài liệu.-H .; Cao đằng Văn thư lưu trữ Trung ương I, 2006. [3] Vũ Quỳnh Nhung, ứng dụng triiyêh thông xã hội để quảng bá sản phẩm dịch vụ thư viện trong kỳ nguyên 4.0 //Ký yêu Hội thảo khoa học : Tác động của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đêh hoạt động thông tin - thư viện.- 2017 tr.82-89