Quản lý chất lượng - Nguyễn Ngọc Diệp

ết lập mục tiêu, chỉ tiêu môi trường và kế hoạch để đạt được các mục tiêu và chỉ tiêu này. 6. Xác định, lập thành văn bản và thông báo về vai trò, trách nhiệm và quyền hạn. 105 Thạc sỹ NGUYỄN NGỌC DIỆP 4.5.2. ISO 14001:2004 (TIẾP) Tổ chức phải thực hiện các bước sau (tiếp): 7. Xác định nhu cầu đào tạo. 8. Thiết lập và duy trì các thủ tục thông tin liên lạc nội bộ và bên ngoài. 9. Thiết lập và phổ biến các tài liệu của hệ thống quản lý môi trường. 10. Kiểm soát các tài liệu được áp dụng. 11. Đảm bảo rằng các thủ tục liên quan đến các khía cạnh môi trường có ý nghĩa được thực hiện dưới các điều kiện đặc biệt. 12. Thiết lập và thử nghiệm sự chuẩn bị và đáp ứng với tình trạng khẩn cấp. 13. Giám sát và đo lường các đặc trưng chủ chốt của các hoạt động của mình có thể gây tác động đáng kể đến môi trường. 106 Thạc sỹ NGUYỄN NGỌC DIỆP 4.5.2. ISO 14001:2004 (TIẾP) Tổ chức phải thực hiện các bước sau (tiếp): 14. Đánh giá sự tuân thủ (với các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác và tổ chức đề ra). 15. Thiết lập và duy trì các thủ tục xác định trách nhiệm và quyền hạn trong việc xử lý và điều tra sự không phù hợp, hành động khắc phục và hành động phòng ngừa. 16. Thiết lập và duy trì thủ tục để phân định, bảo quản và xử lý các hồ sơ môi trường. 17. Lập chương trình đánh giá hệ thống quản lý môi trường để xác định sự phù hợp với tiêu chuẩn ISO 14001 và hệ thống quản lý môi trường. 18. Thiết lập quá trình xem xét lại hệ thống quản lý môi trường nhằm đảm bảo tính thích hợp, đầy đủ và hiệu quả liên tục của hệ thống. 107 Thạc sỹ NGUYỄN NGỌC DIỆP 4.5.3. HACCP HACCP là từ viết tắt của Hazard Analysis and Critical Control Point trong tiếng Anh và có nghĩa là "hệ thống phân tích mối nguy và kiểm soát điểm tới hạn", hay "hệ thống phân tích, xác định và tổ chức kiểm soát các mối nguy trọng yếu trong quá trình sản xuất và chế biến thực phẩm". 108 Thạc sỹ NGUYỄN NGỌC DIỆP 4.5.3. HACCP (TIẾP)  HACCP là hệ thống quản lý chất lượng dựa trên cơ sở phân tích các mối nguy và các điểm kiểm soát trọng yếu.  Là công cụ phân tích nhằm bảo đảm an toàn vệ sinh và chất lượng thực phẩm.  Bao gồm những đánh giá có hệ thống đối với tất cả các bước có liên quan trong quy trình chế biến thực phẩm, xác định những bước trọng yếu đối với an toàn chất lượng thực phẩm.  Là một hệ thống có sơ sở khoa học và có tính logic hệ thống.  Áp dụng HACCP phù hợp với việc thực hiện các hệ thống quản lý chất lượng đã có và là hệ thống đáng để lựa chọn để quản lý an toàn chất lượng thực phẩm trong số rất nhiều những hệ thống quản lý chất lượng khác nhau. 109 Thạc sỹ NGUYỄN NGỌC DIỆP 4.5.3. HACCP (TIẾP) 7 nguyên tắc cơ bản xây dựng HACCP: 1. Phân tích mối nguy và các biện pháp phòng ngừa. Tiến hành phân tích mối nguy. Chuẩn bị sơ đồ quy trình sản xuất bao gồm các bước diễn ra trong quy trình. Xác định và lập danh mục các nguy hại. Chỉ ra các biện pháp phòng ngừa cho từng mối nguy. 2. Xác định các điểm kiểm soát trọng yếu (CCPs) trong quy trình bằng việc phân tích các mối nguy theo cây quyết định. 3. Thiết lập các ngưỡng tới hạn. Đây là các mức độ đặt ra và mức sai biệt có thể chấp nhận được để đảm bảo cho các điểm CCPs nằm trong vòng kiểm soát được. 4. Giám sát điểm kiểm soát tới hạn. Thiết lập hệ thống theo dõi, giám sát đảm bảo kiểm soát các CCPs bằng các thủ tục xét nghiệm, quan trắc. 110 Thạc sỹ NGUYỄN NGỌC DIỆP 4.5.3. HACCP (TIẾP) 7 nguyên tắc cơ bản xây dựng HACCP: (tiếp) 5. Thiết lập các biện pháp khắc phục kịp thời. Tiến hành những hoạt động điều chỉnh một khi các quan trắc theo dõi cho thấy một điểm CCP nào đó bị trệch ra khỏi vòng kiểm soát. 6. Thiết lập hệ thống kiểm tra đánh giá. Tiến hành những thủ tục thẩm tra xác nhận để khẳng định là hệ thống HACCP hoạt động hữu hiệu. 7. Thiết lập bộ hồ sơ và tài liệu HACCP. Tư liệu hóa tất cả các những thủ tục đã tiến hành và các bộ hồ sơ liên quan đến các nguyên tắc và quá trình vận dụng những nguyên tắc này. 111 Thạc sỹ NGUYỄN NGỌC DIỆP 4.5.3. HACCP (TIẾP) 12 bước áp dụng hợp lý: 1. Lập nhóm công tác về HACCP. 2. Mô tả sản phẩm. 3. Xác định mục đích sử dụng. 4. Thiết lập sơ đồ quy trình sản xuất. 5. Thẩm tra sơ đồ quy trình sản xuất. 6. Xác định và lập danh mục các mối nguy hại và các biện pháp phòng ngừa. 112 Thạc sỹ NGUYỄN NGỌC DIỆP 4.5.3. HACCP (TIẾP) 12 bước áp dụng hợp lý: (tiếp) 7. Xác định các điểm kiểm soát tới hạn CCPs. 8. Thiết lập ngưỡng tới hạn cho từng CCP. 9. Thiết lập hệ thống giám sát cho từng CCP. 10. Thiết lập các hành động khắc phục. 11. Thiết lập các thủ tục thẩm tra. 12. Thiết lập bộ tài liệu và lưu giữ hồ sơ HACCP. 113 Thạc sỹ NGUYỄN NGỌC DIỆP 4.5.4. TQM – TOTAL QUALITY MANAGEMENT 114 Làm việc nhóm và niềm tin Quản lý Khách hàng Thạc sỹ NGUYỄN NGỌC DIỆP 4.5.4. TQM (TIẾP) Là hệ thống QLCL dựa trên  Sự tham gia của tất cả mọi người trong tổ chức;  Luôn nâng cao sự thoả mãn khách hàng (khách hàng là thượng đế);  Luôn cải tiến chất lượng để làm hài lòng khách hàng;  Tập trung đi tìm nguyên nhân của sự không phù hợp – để ngăn ngừa sự tái diễn;  Thực hiện PDCA (Plan – Do - Check – Act). 115 Thạc sỹ NGUYỄN NGỌC DIỆP 4.5.4. TQM (TIẾP) TQM tập trung kiểm soát con người, kiểm soát phương pháp, kiểm soát nguyên vật liệu đầu vào, và kiểm soát trang thiết bị. (Kiểm soát 4M – Men, Method Material, Machine). Phương pháp này giảm được chi phí kiểm tra, duy trì ổn định chất lượng sản phẩm, đạt lợi nhuận cao giảm sai sót. TQM đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng, nâng cao năng suất, cải tiến không ngừng. 116 Thạc sỹ NGUYỄN NGỌC DIỆP 4.5.4. TQM (TIẾP) Quản lý chất lượng toàn diện đòi hỏi mọi thành viên của doanh nghiệp tham gia vào một quá trình cải tiến không ngừng nhằm mục đích thỏa mãn những mong muốn và kỳ vọng của khách hàng. 117 Thạc sỹ NGUYỄN NGỌC DIỆP 4.5.4. TQM (TIẾP) Điều này có nghĩa chất lượng liên quan đến: - Tất cả nhân viên - Tất cả các quy trình - Tất cả các chức năng - Tất cả các bộ phận - Tất cả các hoạt động Không chỉ liên quan đến các hoạt động: - Sản xuất - Cung cấp dịch vụ - Thiết kế - Thẩm định - Mua hàng Mà còn liên quan đến các nghiệp vụ: - Tiếp thị - Bán hàng - Tài chính - Nhân sự - Tất cả các phòng ban, các tổ nhóm và các bộ phận khác. 118 Thạc sỹ NGUYỄN NGỌC DIỆP CHƯƠNG 5: CẢI TIẾN CHẤT LƯỢNG 1. Cải tiến chất lượng. 2. Hành động cải tiến chất lượng. 3. Phân tích sai hỏng và tác động. 4. Các phương pháp cải tiến chất lượng. 119 Thạc sỹ NGUYỄN NGỌC DIỆP 5.1. CẢI TIẾN CHẤT LƯỢNG Theo ISO 9000: “Cải tiến chất lượng là những hoạt động được tiến hành trong toàn tổ chức nhằm nâng cao hiệu quả của các hoạt động và quá trình để tạo thêm lợi ích cho cả tổ chức và khách hàng của tổ chức đó.” 120 Thạc sỹ NGUYỄN NGỌC DIỆP 5.1. CẢI TIẾN CHẤT LƯỢNG (TIẾP) CẢI TIẾN ĐỔI MỚI Hiệu quả Dài hạn, có tính chất lâu dài, không tác động đột ngột. Ngắn hạn, tác động đột ngột. Tốc độ Những bước đi nhỏ. Những bước đi lớn. Khung thời gian Liên tục và tăng lên dần. Gián đoạn và không tăng dần. Thay đổi Từ từ và liên tục. Thình lình và hay thay đổi. Liên quan Mọi người. Chọn lựa vài người xuất sắc. Cách tiến hành Nỗ lực tập thể, có hệ thống. Ý kiến và nỗ lực cá nhân. 121 Thạc sỹ NGUYỄN NGỌC DIỆP 5.1. CẢI TIẾN CHẤT LƯỢNG (TIẾP) 122 CẢI TIẾN ĐỔI MỚI Cách thức Duy trì và cải tiến. Phá bỏ và xây dựng lại. Tính chất Kỹ thuật hiện tại. Đột phá kỹ thuật mới, sáng kiến và lý thuyết mới. Các đòi hỏi thực tế Đầu tư ít nhưng cần nỗ lực lớn để duy trì. Cần đầu tự lớn nhưng ít nỗ lực. Hướng nỗ lực Vào con người. Vào công nghệ. Tiêu chuẩn đánh giá Quá trình và cố gắng để có kết quả tốt hơn. Kết quả nhằm vào lợi nhuận. Lợi thế Có thể đạt kết quả tốt với nền kinh tế phát triển chậm. Thích hợp hơn với nền công nghiệp phát triển nhanh. Thạc sỹ NGUYỄN NGỌC DIỆP 5.2. HÀNH ĐỘNG CẢI TIẾN CHẤT LƯỢNG Hành động cải tiến chất lượng được thực hiện theo các bước sau :  Phân tích và đánh giá tình trạng hiện hành để nhận rõ khu vực cần cải tiến  Thiết lập mục tiêu để cải tiến  Tìm kiếm giải pháp có thể để đạt mục tiêu  Đánh giá và lựa chọn giải pháp  Thực hiện giải pháp được chọn lựa  Đo lường, phân loại, phân tích và đánh giá kết quả của việc thực hiện để xác định xem mục tiêu có được đáp ứng.  Công bố chính thức sự thay đổi Cải tiến chất lượng bao gồm cải tiến quy trình, cải tiến hệ thống hoặc cải tiến sản phẩm. 123 Thạc sỹ NGUYỄN NGỌC DIỆP 5.3. PHÂN TÍCH SAI HỎNG VÀ TÁC ĐỘNG  Tên tiếng Anh: FMEA – Failure Modes and Effects Analysis.  Định nghĩa: Phân tích sai hỏng và tác động (FMEA) là phương pháp khá đơn giản và hiệu quả trong việc đánh giá những viễn cảnh tồi tệ nhất và thực hiện những hành động phòng ngừa nhằm giảm tác động của sai hỏng có thể xảy ra. 124 Thạc sỹ NGUYỄN NGỌC DIỆP 5.3. PHÂN TÍCH SAI HỎNG VÀ TÁC ĐỘNG (TIẾP) 8 bước trong FMEA: a) Mô tả sản phẩm hoặc quá trình; b) Xác định nhiệm vụ, trách nhiệm của các cá nhân; c) Nhận biết kiểu sai hỏng tiềm tàng; d) Mô tả tác động của sai hỏng; e) Xác định các nguyên nhân của sai hỏng; f) Mô tả phương pháp phát hiện/kiểm soát hiện tại; g) Tính toán rủi ro; h) Thực hiện hành động khắc phục và đánh giá kết quả. 125 Thạc sỹ NGUYỄN NGỌC DIỆP 5.3. PHÂN TÍCH SAI HỎNG VÀ TÁC ĐỘNG (TIẾP) Ý nghĩa của FMEA  Mục đích cơ bản của FMEA: đánh giá rủi ro, đưa ra khuyến nghị và thực hiện những hành động làm giảm rủi ro.  Là một hoạt động phân tích quyết định, giúp xếp hạng những lựa chọn để so sánh chúng với rủi ro đi kèm, cho phép đưa ra những quyết định đầy đủ thông tin.  FMEA đặc biệt có ích trong gian đoạn lập kế hoạch khi đang đánh giá những phương án khác nhau. 126 Thạc sỹ NGUYỄN NGỌC DIỆP 5.3. PHÂN TÍCH SAI HỎNG VÀ TÁC ĐỘNG (TIẾP) Sử dụng FMEA: FMEA sẽ giúp chúng ta xếp hạng những kế hoạch cải tiến theo hai cách: Thứ nhất, bằng việc thấu hiểu những việc có rủi ro cao đi kèm và thứ hai, ưu tiên hóa những việc mà chỉ ra rủi ro đang tồn tại. Nơi ứng dụng FMEA  Áp dụng ở bất cứ nơi nào có những lựa chọn để giải quyết vấn đề.  Sử dụng để tính toán lại những phương án nhằm giảm thiểu rủi ro đi kèm chúng. 127 Thạc sỹ NGUYỄN NGỌC DIỆP 5.3. PHÂN TÍCH SAI HỎNG VÀ TÁC ĐỘNG (TIẾP) Kết luận: Chất lượng sản phẩm thường được kiểm soát hơn thông qua hoạt động kiểm tra trong một môi trường chủ động ngăn ngừa các lỗi. FMEA được phát triển nhằm khuyến khích các nhà cung cấp tránh mắc phải những vấn đề hơn là chờ chúng đến và sau đó chỉ ra chúng. Tương tự, FMEA có thể là một công cụ rất hiệu quả để hiểu những vấn đề tiềm ẩn mà có thể đem lại sự thất bại trong việc cải tiến quản lý môi trường. 128 Thạc sỹ NGUYỄN NGỌC DIỆP 5.4. CÁC PHƯƠNG PHÁP CẢI TIẾN CHẤT LƯỢNG  So sánh đối chuẩn – Benchmarking  5S – Kaizen  129 Thạc sỹ NGUYỄN NGỌC DIỆP 5.4.1. SO SÁNH CHUẨN - BENCHMARKING  Định nghĩa chính thức: “Benchmarking là một quá trình liên tục đo lường sản phẩm, dịch vụ và thực hành dựa vào những đối thủ mạnh nhất hoặc là những công ty được coi là dẫn đầu trong ngành” (David T. Kearns, CEO Xerox).  Định nghĩa thông thường: “Benchmarking là việc nghiên cứu những doanh nghiệp hàng đầu trong ngành, qua đó hướng dẫn việc thực hiện tốt hơn” (Robert C. Camp) 130 Thạc sỹ NGUYỄN NGỌC DIỆP 5.4.1. SO SÁNH CHUẨN – BENCHMARKING (TIẾP) Lợi ích khi thực hiện Benchmarking:  Học được thành công, tránh được thất bại.  Rút ngắn thời gian, không phải dò dẫm.  Chọn lựa đúng hướng.  Dễ thực hiện.  Tiết kiệm chi phí.  Cơ hội để trở thành người dẫn đầu. Những lưu ý:  Chỉ so sánh với người đứng đầu.  Làm việc phải có kế hoạch.  Kiên quyết thực hiện những thay đổi (không nửa vời). 131 Thạc sỹ NGUYỄN NGỌC DIỆP 5.4.1. SO SÁNH CHUẨN – BENCHMARKING (TIẾP) Để thực hiện so sánh chuẩn, phải xác định: 1. Câu trả lời cho hai câu hỏi: tại sao phải tiến hành và ai thực hiện so sánh chuẩn? 2. Phương pháp thực hiện so sánh chuẩn:  Nghiên cứu trong tổ chức;  Nghiên cứu thông qua bên thứ ba;  Trao đổi trực tiếp;  Gặp gỡ và thảo luận trực tiếp. 3. Hai nhóm đối tác chính:  Nội bộ;  Mở rộng. 132 Thạc sỹ NGUYỄN NGỌC DIỆP 5.4.1. SO SÁNH CHUẨN – BENCHMARKING (TIẾP) 4 giai đoạn thực hiện so sánh chuẩn: 133 Tổ chức và lập kế hoạch Thu thập dữ liệu Phân tích Hành động Thạc sỹ NGUYỄN NGỌC DIỆP 5.4.1. SO SÁNH CHUẨN – BENCHMARKING (TIẾP) Các công việc chính khi thực hiện so sánh chuẩn:  Quyết định bộ phận nào trong tổ chức sẽ thực hiện so sánh chuẩn;  Đánh giá tầm quan trọng của từng phần trong nghiên cứu so sánh chuẩn;  Xác định người thực hiện và các đối tác trong so sánh chuẩn;  Thu thập thông tin;  So sánh và xác định khoảng cách giữa hoạt động của riêng công ty với các công ty hàng đầu;  Đánh giá hiệu quả thu được từ những nghiên cứu so sánh chuẩn;  Thực hiện những thay đổi. 134 Thạc sỹ NGUYỄN NGỌC DIỆP 5.4.2. 5S - KAIZEN  Kaizen là thay đổi để tốt hơn, Kaizen là một triết lý của người Nhật nói về việc cải tiến liên tục của toàn thể nhân viên trong tổ chức, công ty nhằm mỗi ngày làm tốt hơn công việc của họ.  Kaizen là thay đổi phương pháp và/hoặc kỹ năng sử dụng phương tiện để cải tiến. Kaizen là chọn cách làm tốt hơn, không bám dính vào một cách làm, nghiên cứu, suy nghĩ để đề ra cách làm mới.  Kaizen là hoạt động cải tiến liên tục với sự tham gia của moi người nhằm cải thiện không ngừng môi trường làm việc, cuộc sống mỗi cá nhân, mỗi gia đình. 135 Thạc sỹ NGUYỄN NGỌC DIỆP 5.4.2. 5S – KAIZEN (TIẾP)  5S là chương trình cơ bản nhất dựa trên triết lý KAIZEN.  5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng. Xuất phát từ quan điểm, nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và tạo điều kiện cho việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng đem lại niềm tin cho khách hàng. 136 Thạc sỹ NGUYỄN NGỌC DIỆP 5.4.2. 5S – KAIZEN (TIẾP) Các S Tên tiếng Nhật Tạm dịch tiếng Việt Ý nghĩa 1S SEIRI Sàng lọc Phân loại vật nào không cần tại nơi làm việc thì bỏ. 2S SEITON Sắp xếp Sắp xếp vật dụng có thứ tự ngăn nắp để dễ lấy khi cần đến. Mỗi vật có nơi để riêng, mỗi nơi ứng với vật đặt vào. 3S SEISO Sạch sẽ Làm sạch nơi làm việc, trên sàn, máy, dụng cụ không có rác rưởi, bụi bặm. 4S SEIKETSU Săn sóc Giữ nhà cửa, cửa hàng, phân xưởng, áo, quần, mũ, giày lúc nào cũng nghiêm chỉnh. 5S SHITSUKE Sẵn sàng Giáo dục mọi người tự giác chấp hành kỷ luật. 137 Thạc sỹ NGUYỄN NGỌC DIỆP 5.4.2. 5S – KAIZEN (TIẾP)  Tiêu chí thực hành tốt 5S được xây dựng dựa trên các nguyên tắc cơ bản sau:  Vai trò của lãnh đạo;  Sự tham gia của mọi người;  Làm việc theo nhóm;  Quản lý trực quan;  Học hỏi và cải tiến liên tục. 138 Thạc sỹ NGUYỄN NGỌC DIỆP 5.4.2. 5S – KAIZEN (TIẾP) 139 Thạc sỹ NGUYỄN NGỌC DIỆP 5.4.2. 5S – KAIZEN (TIẾP) Ý nghĩa:  Đơn giản, có ý nghĩa lớn trong việc bảo đảm sức khỏe cán bộ nhân viên, tạo thuận lợi khi làm việc, nâng cao năng suất và chất lượng cuộc sống;  Khơi dậy ý thức trách nhiệm, tính tự nguyện, tự giác của cán bộ;  Trở thành một lý luận khoa học cho chương trình năng suất chất lượng mới. 140 Thạc sỹ NGUYỄN NGỌC DIỆP