Quản trị văn phòng: khái niệm và các mô hình tổ chức

Mô hình trực tuyến Hình 3. Mô hình văn phòng trực tuyến Mô hình này thể hiện sự quản lý và điều hành trực tiếp của lãnh đạo đối với nhân viên văn phòng, không phân quyền quản lý cho cá nhân khác. Mô hình này cho thấy sự tập trung hóa cao, trong đó cá nhân lãnh đạo chỉ huy và chịu trách nhiệm trực tiếp. Đồng thời, nhân viên tiếp nhận mệnh lệnh và báo cáo kết quả trực tiếp cho lãnh đạo. Mô hình này cho phép thông tin giữa lãnh đạo và nhân viên được truyền đạt và tiếp nhận nhanh chóng, khả năng giải quyết công việc độc lập của nhân viên được nâng LÃNH ĐẠO NHÂN VIÊN KIÊM NHIỆM: kế toán, hành chính, lễ tân LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG Phụ trách khối hành chính PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG Phụ trách khối nghiên cứu, tổng hợp PHÒNG Hành chính – Tổ chức PHÒNG Quản trị- Tài vụ PHÒNG Tiếp Công dân PHÒNG Tổng hợp PHÒNG Nội chính PHÒNG Văn xã 9 cao, hạn chế bớt những rò rỉ hoặc gây nhiễu thông tin và đảm bảo việc kiểm soát của lãnh đạo với cấp dưới. Tuy nhiên, hạn chế lớn nhất của môn hình này là tình trạng độc đoán, nhiều trường hợp có thể gây ra sự cô lập và kiêm nhiệm nhiều chức năng của nhân viên văn phòng, thiếu tính chuyên môn hóa. Mô hình này thường được áp dụng trong các doanh nghiệp quy mô nhỏ ở Việt Nam. Trong đó, lãnh đạo doanh nghiệp cũng là lãnh đạo văn phòng, không thành lập bộ phận văn phòng để đảm nhận các nhiệm vụ của bộ phận điều hành trung tâm như đã đề cập ở trên. Nhân viên văn phòng phải thực hiện kiêm nhiệm nhiều chuyên môn và các công việc hành chính – văn phòng chỉ là một trong số đó. 3.3. Mô hình trực tuyến – chức năng Nhân viên Hình 4. Mô hình văn phòng trực tuyến – chức năng Mô hình trực tuyến – chức năng là sự kết hợp giữa hai mô hình trực tuyến và chức năng. Mô hình này phản ảnh sự điều hành gián tiếp của lãnh đạo cấp trưởng đối với các bộ phận và nhân viên thừa hành thông qua các lãnh đạo cấp phó hoặc trưởng bộ phận nhỏ hơn. Nhà quản trị - lãnh đạo cấp trưởng chia sẻ công việc và quyền hạn quản trị, điều hành văn phòng với các lãnh đạo khác là chuyên gia theo từng lĩnh vực, đồng thời sử dụng đội ngũ nhân viên được đào tạo chuyên môn sâu để thực hiện chức năng tham mưu. Tính chức năng của mô hình được thể hiện ở sự chuyên môn hóa ở nhiều cấp độ tổ chức của văn phòng. Sự lãnh đạo trực tiếp của lãnh đạo cấp phó hay trưởng bộ phận và việc báo cáo, chịu trách nhiệm của nhân viên dưới quyền với lãnh đạo trực LÃNH ĐẠO LÃNH ĐẠO LÃNH ĐẠO LÃNH ĐẠO BỘ PHẬN A BỘ PHẬN B BỘ PHẬN C BỘ PHẬN D BỘ PHẬN E BỘ PHẬN G 10 tiếp là đặc trưng rõ nét của tính trực tuyến. Mô hình văn phòng này được áp dụng cho các văn phòng có quy mô lớn với khối lượng khổng lồ các thông tin chuyên ngành đa dạng và phức tạp. Điển hình cho mô hình tổ chức này là Văn phòng Chính phủ. Hình 5. Lược đồ tổ chức bộ máy văn phòng chính phủ Văn phòng Chính phủ có tên gọi là văn phòng nhưng lại là một cơ quan ngang bộ trực thuộc hệ thống hành chính – hành pháp. Về chức năng, Văn phòng Chính phủ thực hiện vai trò tham mưu, tổng hợp và giúp Chính phủ và lãnh đạo chính phủ chỉ đạo, điều phối hoạt động của Chính phủ và hệ thống cơ quan hành chính nhà nước từ trung ương đến cơ sở, không thực hiện chức năng quản lý nhà nước [8]. Vì thế, Văn phòng Chính phủ vẫn đảm bảo chức năng hành chính – tổ chức – điều hành nhưng ở quy mô trung ương của hệ thống cơ quan nhà nước. 3.4. Mô hình ma trận Trong mô hình ma trận, lãnh đạo văn phòng chia sẻ quyền quản lý với các lãnh đạo chức năng trên cơ sở sự chuyên môn hóa sâu của các bộ phận trong văn phòng. Các nhân viên văn phòng không chỉ thực hiện công việc dưới sự chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo chuyên môn mà còn làm việc theo các dự án cụ thể của cơ quan. Theo đó, vai trò hỗ trợ và chức năng hành chính của văn phòng trong cơ quan được củng cố trên cơ sở điều phối hoạt động của các nhân viên hành chính dự án. Biến thể khác của mô hình này là các hành chính bộ phận trong các bộ phận chuyên môn. Theo đó, ngòai một văn phòng trung tâm, ở mỗi bộ phận chuyên môn cũng phân công một nhân viên hành chính để hỗ trợ trực tiếp cho hoạt động của phòng chuyên môn. Nhân viên này vừa chịu sự quản lý trực tiếp của phòng chuyên môn, vừa hợp tác làm việc với văn phòng trung tâm để thực hiện nhiệm vụ. Mô hình này được áp dụng với những cơ quan, tổ chức có quy mô, cơ cấu phức tạp và phương pháp quản lý hiện đại, thường phổ biến với các doanh nghiệp áp dụng công nghệ quản lý của nước ngòai hoặc doanh nghiệp nước ngoài. CHÁNH VĂN PHÒNG PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG VỤ TỔNG HỢP VỤ PHÁP LUẬT VỤ KINH TẾ NGÀNH VỤ VĂN THƯ HÀNH CHÍNH VỤ KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH CỤC QUẢN TRỊ 11 Hình 6. Mô hình văn phòng ma trận Về cơ bản, quy mô quản lý càng lớn, trình độ quản lý càng cao thì mô hình tổ chức văn phòng càng phức tạp. Trên thực tế, các văn phòng có thể áp dụng cùng lúc nhiều loại cơ cấu ở nhiều cấp độ tổ chức khác nhau và ở những thời điểm khác nhau. Văn phòng càng có quy mô lớn với nhiều cấp tổ chức thì càng có nhiều mô hình được sử dụng. Hơn nữa, tùy vào từng điều kiện mà các mô hình được áp dụng linh hoạt. Chẳng hạn, các ngân hàng lớn ở Việt Nam đang áp dụng mô hình ma trận nhưng theo hướng thiết lập hành chính bộ phận trong các phòng chuyên môn. Trong đó, các hành chính bộ phận có mối liên hệ thiếu chặt chẽ với các cơ cấu chức năng của văn phòng, chịu sự quản lý tòan diện của bộ phận sử dụng nhân viên hành chính đó. Một số doanh nghiệp khác sử dụng mô hình này một cách linh hoạt cho các dự án xây dựng, theo đó cơ cấu ma trận chỉ được thiết lập khi xuất hiện các dự án và tự động giải thể sau khi dự án kết thúc, trở về với cơ cấu chức năng. Các mô hình kể trên là những kiểu cơ cấu cứng của văn phòng và do nhà quản trị văn phòng lựa chọn hoặc áp dụng. Cơ cấu cứng này có vai trò quan trọng trong việc xác lập hoạt động của văn phòng trong một hệ thống đồng nhất. Tuy vậy, với tư cách là một hệ thống con trong hệ thống lớn hơn, văn phòng chịu sự chi phối và tương tác chặt chẽ với toàn bộ kết cấu của tổ chức. Cho nên, trong một số trường hợp, mặc dù mô hình được lựa chọn là phù hợp với văn phòng nhưng không phủ hợp khi đặt văn phòng trong mối tương quan với hệ thống lớn hơn, đặc biệt là về các dòng lưu chuyển thông tin và sự phân công – phối hợp nhiệm vụ. Cho nên, xây dựng cơ cấu tổ chức của văn phòng là nhiệm vụ khó khăn của nhà quản trị, đòi hỏi năng lực thiết kế tổng thể, không chỉ xem HÀNH CHÍNH DỰ ÁN/ BỘ PHẬN A HÀNH CHÍNH DỰ ÁN/ BỘ PHẬN B HÀNH CHÍNH DỰ ÁN/ BỘ PHẬN C LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG BỘ PHẬN QUẢN LÝ HỒ SƠ BỘ PHẬN NHÂN SỰ BỘ PHẬN QUẢN LÝ CƠ SỞ VẬT CHẤT 12 xét hoạt động của bản thân văn phòng, mà còn phải phân tích và đánh giá nó trong nhiều mối quan hệ phức tạp và quy mô hơn. GHI CHÚ [1] PGS. TS. Nguyễn Hữu Tri, Kỷ yếu hội thảo khoa học Quản trị văn phòng – lý luận và thực tiễn, Hà Nội, 2005 [2] PGS. TS. Đào Xuân Chúc, Kỷ yếu hội thảo khoa học Quản trị văn phòng – lý luận và thực tiễn, Hà Nội, 2005 [3] Từ dùng của PGS. TS. Nguyễn Hữu Tri, Quản trị văn phòng, sách chuyên khảo, Hà Nội, 2005 [4] “Tầm quản lý” là quy mô, số lượng những đầu mối trực thuộc trực tiếp do nhà quản lý điều khiển, Harold Koontz, Cyril O’Donnel và Heinz Weihrich, Những vấn đề cốt yếu của quản lý, tái bản lần 3, bản dịch tiếng Việt năm 2004 [5] truy cập ngày 28.11.2012 [6] Marilyn Manning, PhD, and Patricia Haddock: Office Management, A productivities and Effectiveness Guide, , truy cập ngày 25.12.2012 [7] PGS. TS.Nguyễn Hữu Tri, Lý thuyết tổ chức, 2013,tr10-11 [8] ,truy cập ngày 12.9.2013