Tài liệu Excel 2003

TRUNG TÂM TIN HOC H2C Tel: 039. 516616 - 0985730786 Website: - Email: [email protected] MICROSOFT EXCEL Giảng viên : D ngươ Thành MỤC LỤC BÀI 1: B T Đ U V I MICROSOFT OFFICE EXCELẮ Ầ Ớ ....................................................................................3 I. LÀM QUEN VỚI MICROSOFT OFFICE EXCEL                                                                               ............................................................................3     1. Kh i  ngở độ ...................................3   2. Gi i thi u b ng tính Excelớ ệ ả ..................3 II. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN                                                                                                               ............................................................................................................5    1. M  b ng tính m iở ả ớ .............................5   2. L u b ng tínhư ả ...............................5  3.  óng b ng tínhĐ ả ...............................5   4. M  b ng tínhở ả ................................5  5. Trang hi n hành, ô hi n hànhệ ệ .................5  6. Nh n d ng con trậ ạ ỏ............................6  7. Cách nh p và ch nh s a d  li u trên ô hi nậ ỉ ử ữ ệ ệ   hành.............................................6 BÀI 2: SO N TH O N I DUNG B NG TÍNHẠ Ả Ộ Ả ..................................................................................................7  1. Nh p d  li u ki u s  và v n b nậ ữ ệ ể ố ă ả ..............7  2. Ch nh s a d  li u trong ôỉ ử ữ ệ ....................8  3. Thao tác ch n/h y ch n ô, dòng, c tọ ủ ọ ộ ..........8  4.  i n s  th  t  t   ngĐ ề ố ứ ự ự độ ......................10  5. Sao chép, di chuy n, xóa, chèn các ôể ........11  6. Thêm/xóa dòng, c tộ ..........................12  7. Thao tác v i b ng tínhớ ả ......................13 BÀI 3: THAO TÁC Đ NH D NGỊ Ạ ........................................................................................................................15  1. Thao tác  nh d ng ôđị ạ .........................15  2.  nh d ng ô ch a v n b nĐị ạ ứ ă ả ....................18  3. C n l , v   ng vi n ôă ề ẽ đườ ề .....................20 .................................................................................................................................................................................23 BÀI 4: CÔNG TH C VÀ HÀMỨ ...........................................................................................................................24  1. T o công th c c  b nạ ứ ơ ả ........................24  2.  a ch  tuy t  i và  a ch  t ng  iĐị ỉ ệ đố đị ỉ ươ đố ........26  3. Thao tác v i hàmớ ............................27 BÀI 5: BI U Đ , Đ THỂ Ồ Ồ Ị...................................................................................................................................31  1. T o các ki u bi u  ,   th  khác nhauạ ể ể đồ đồ ị ......31  2. S a  i bi u  ,   th  ử đổ ể đồ đồ ị ....................32 BÀI 6: HOÀN THI N TRANG B NG TÍNH VÀ IN NỆ Ả Ấ ..................................................................................34  1. Thay  i l  c a trang inđổ ề ủ ....................34  2. Thay  i trang inđổ ...........................34  3. Ch nh s a   in v a trong s  trang  nh tr cỉ ử để ừ ố đị ướ 35 Trang 1 TRUNG TÂM TIN HOC H2C Tel: 039. 516616 - 0985730786 Website: - Email: [email protected] MICROSOFT EXCEL Giảng viên : D ngươ Thành 4. In ấn...................................................................35 Trang 2 TRUNG TÂM TIN HOC H2C Tel: 039. 516616 - 0985730786 Website: - Email: [email protected] MICROSOFT EXCEL Giảng viên : D ngươ Thành BÀI 1: B T Đ U V I MICROSOFT OFFICE EXCELẮ Ầ Ớ I. LÀM QUEN V I MICROSOFT OFFICE EXCELỚ Microsoft Office Excel là ch ng trình thu c b ph n m m Microsoftươ ộ ộ ầ ề Office đ c s d ng trong h u h t t t c các văn phòng trên toàn th gi i.ượ ử ụ ầ ế ấ ả ế ớ Excel là ch ng trình b ng tính có th ng d ng cho các công vi c qu n lý,ươ ả ể ứ ụ ệ ả k toán, th ng kê ... ế ố 1. Kh i đ ngở ộ Cách 1: Nh n nút ấ Start, Ch n ọ Programs, ch n ọ Microsoft Office, ch nọ Microsoft Office Excel 2003. Hình 1. Kh i đ ng ch ng trình Excelở ộ ươ Cách 2: Nh n chu t vào bi u t ng ấ ộ ể ượ Microsoft Office Excel 2003 trên màn hình n n. ề 2. Gi i thi u b ng tính Excelớ ệ ả - Sau khi kh iở đ ng ch ng trìnhộ ươ Excel, chúng ta có m tộ s b ng tínhổ ả (Workbook). Trong m t s b ng tính cóộ ổ ả r t nhi u trang b ngấ ề ả tính. - M t b ng tínhộ ả g m có 256 c t đ cồ ộ ượ đánh ch s theo chỉ ố ữ cái A, B, C…Z, AA, AB, AC… và 65536 dòng đ c đánh ch s theo s th t 1,2,3…65536ượ ỉ ố ố ứ ự Trang 3 Hình 2. C a s ch ng trình Excelử ổ ươ TRUNG TÂM TIN HOC H2C Tel: 039. 516616 - 0985730786 Website: - Email: [email protected] Thanh th c đ n ự ơ l nhệ Thanh tiêu đề Thanh công cụ Thanh công th cứ Thanh tr ng tháiạ Thanh cu n d cộ ọ Thanh cu n ngangộ Đ ng vi n d cườ ề ọ Đ ng vi n ngangườ ề Trang tính Sheet1, … Nh p d li u vào đâyậ ữ ệ MICROSOFT EXCEL Giảng viên : D ngươ Thành - Theo m c đ nh, m i l n t o b ng tính m i thì Excel t o 3 trang b ngặ ị ỗ ầ ạ ả ớ ạ ả tính tr ng đ t tên là Sheet1, Sheet2, Sheet3. Sau này chúng ta có th chèn thêmắ ặ ể các trang m i và chúng đ c đ t tên là Sheet4, Sheet5,…ớ ượ ặ - Ô (Cell): Ô c a trang tính là giao c a m t c t và m t dòng. Ô trênủ ủ ộ ộ ộ trang b ng tính có đ a ch vi t theo tr t t xác đ nh g m ch cái tên c t đ ngả ị ỉ ế ậ ự ị ồ ữ ộ ứ tr c và s th t dòng đ ng sau. ướ ố ứ ự ứ VD: Đ a ch ô đ u tiên là A1 và đ a ch ô cu i cùng trên trang b ng tínhị ỉ ầ ị ỉ ố ả là IV65536 - C a s b ng tính: C a s b ng tính Excel có các thành ph n chínhử ổ ả ử ổ ả ầ sau: + Thanh tiêu đ : Cho bi t tên ch ng trình ng d ng, tên t p tin.ề ế ươ ứ ụ ệ + Thanh th c đ n l nh: Cung c p các nhóm l nh làm vi c v i b ngự ơ ệ ấ ệ ệ ớ ả tính. + Thanh công c : Cung c p các nút thao tác nhanh.ụ ấ Trang 4 Hình 3. Ba trang b ng tính có tên là Sheet1, Sheet2, Sheet3ả Hình 4. Đ a ch ô là A1ị ỉ Hình 5. Giao di n ch ng trình Excelệ ươ TRUNG TÂM TIN HOC H2C Tel: 039. 516616 - 0985730786 Website: - Email: [email protected] MICROSOFT EXCEL Giảng viên : D ngươ Thành + Thanh công th c (Formula Bar): G m ô Name Box hi n th t a đ ôứ ồ ể ị ọ ộ so n th o và n i dung d li u c a ô.ạ ả ộ ữ ệ ủ + Đ ng vi n ngang: Ghi tên c t t trái sang ph i theo ch cái A, B…ườ ề ộ ừ ả ữ Y, Z, AA, AB,…IV. M i c t có ch a 65536 ô.ỗ ộ ứ + Đ ng vi n d c: Ghi s th t dòng t 1 đ n 65536. M i dòng ch aườ ề ọ ố ứ ự ừ ế ỗ ứ 256 ô. + Thanh tr t ngang, d c: Cho phép hi n th nh ng ô b che khu t.ượ ọ ể ị ữ ị ấ + Thanh tr ng thái: d i đáy c a s Excel cho bi t thông tin v b ngạ Ở ướ ử ổ ế ề ả tính, v tr ng thái so n th o, k t qu c ng đ n gi n.ề ạ ạ ả ế ả ộ ơ ả  Ready: Đang s n sàng làm vi c.ẵ ệ  Enter: Đang nh p d li u hay công th c.ậ ữ ệ ứ  Pointer: Đang ghi công th c tham chi u đ n m t đ a ch .ứ ế ế ộ ị ỉ  Edit: Đang đi u ch nh d li u hay công th c trong ô hi n t i.ề ỉ ữ ệ ứ ệ ạ + C a s B ng tínhử ổ ả (Worksheet Window) là ph n l n nh t dùng đ nh pầ ớ ấ ể ậ d li u, tính toán, v đ th …ữ ệ ẽ ồ ị II. CÁC THAO TÁC C B NƠ Ả 1. M b ng tính m iở ả ớ - Ch n bi u t ng: ọ ể ượ - n t h p phím: Ctrl + NẤ ổ ợ - Ch n menu File -> Newọ 2. L u b ng tínhư ả - Ch n bi u t ng: ọ ể ượ - n t h p phím: Ctrl + SẤ ổ ợ - Ch n menu File -> Saveọ 3. Đóng b ng tínhả - Ch n bi u t ng: ọ ể ượ - n t h p phím: Ctrl + WẤ ổ ợ - Ch n menu File -> Closeọ 4. M b ng tínhở ả - Ch n bi u t ng: ọ ể ượ - n t h p phím: Ctrl + OẤ ổ ợ - Ch n menu File -> Openọ 5. Trang hi n hành, ô hi n hànhệ ệ - Trên m t b ng tính hi n hành, t i m t th i đi m chúng ta ch có thộ ả ệ ạ ộ ờ ể ỉ ể thao tác v i các ô trên m t trang c a b ng tính và đó g i là trang hi n hành.ớ ộ ủ ả ọ ệ Trang 5 TRUNG TÂM TIN HOC H2C Tel: 039. 516616 - 0985730786 Website: - Email: [email protected] MICROSOFT EXCEL Giảng viên : D ngươ Thành Đ chuy n tr ng thái hi n hành đ n trang khác, chúng ta ch c n thaoể ể ạ ệ ế ỉ ầ tác đ n gi n là nh p chu t vào ph n ch a tên c a trang b ng tính.ơ ả ắ ộ ầ ứ ủ ả - Trên trang hi n hành, t i m t th i đi m chúng ta ch thao tác đ c v iệ ạ ộ ờ ể ỉ ượ ớ m t ô, g i là ô hi n hành.ộ ọ ệ 6. Nh n d ng con trậ ạ ỏ Trên trang hi n hành, chúng ta s th y các lo i con tr sau:ệ ẽ ấ ạ ỏ - Con tr ôỏ : Xác đ nh ô nào là ô hi n hành trên trang. M t đ ng baoị ệ ộ ườ đ m xu t hi n trên ô hi n hành.ậ ấ ệ ệ - Con tr so n th oỏ ạ ả : Có hình│màu đen, nh p nháy, xác đ nh v tríấ ị ị nh p d li u cho ô.ậ ữ ệ - Con tr chu tỏ ộ : Thay đ i hình d ng tùy thu c v trí c a nó trên trangổ ạ ộ ị ủ b ng tính.ả Con tr chu t d ng ch th p tr ng khi trên các ô.ỏ ộ ạ ữ ậ ắ ở Con tr chu t có d ng ch I khi phía trong ô đang so nỏ ộ ạ ữ ở ạ th o.ả 7. Cách nh p và ch nh s a d li u trên ô hi n hànhậ ỉ ử ữ ệ ệ - Các phím th ng dùngườ + Phím Tab: Di chuy n con tr ô sang ph i m t c tể ỏ ả ộ ộ + Phím Enter: Di chuy n con tr ô xu ng dòng d i và k t thúc vi cể ỏ ố ướ ế ệ nh p/ch nh s a d li u.ậ ỉ ử ữ ệ + Các phím mũi tên ←↑↓→: Di chuy n con tr ô đ n các đ a ch b t kỳể ỏ ế ị ỉ ấ trên trang. - Nh p d li u:ậ ữ ệ + Nh p chu t vào ô c n nh p ho c s d ng các phím mũi tên đắ ộ ầ ậ ặ ử ụ ể chuy n tr ng thái hi n hành v ô.ể ạ ệ ề + Gõ phím đ nh p kí t vào ô, n u sai thì s d ng phím Delete ho cể ậ ự ế ử ụ ặ Backspace đ xóa kí t , s d ng phím Home/End đ di chuy n nhanh trênể ự ử ụ ể ể dòng nh pậ Trang 6 Hình 6.B ng tính Sheet1 đang là trang hi n hànhả ệ Hình 7. Ô A1 là ô hi n hànhệ TRUNG TÂM TIN HOC H2C Tel: 039. 516616 - 0985730786 Website: - Email: [email protected] MICROSOFT EXCEL Giảng viên : D ngươ Thành + Nh n phím ESC n u mu n kêt thúc nh p nh ng không l y d li u đãấ ế ố ậ ư ấ ữ ệ nh p. Nh n phím Enter đ đ a d li u cho ô và k t thúc nh p.ậ ấ ể ư ữ ệ ế ậ - Ch nh s a d li u:ỉ ử ữ ệ Đ ch nh s a d li u đã nh p trên m t ô, chúng ta nh p đúp chu t vàoể ỉ ử ữ ệ ậ ộ ắ ộ ô đó r i ch nh s a d li u. Nh n phím Enter đ k t thúc ch nh s a.ồ ỉ ử ữ ệ ấ ể ế ỉ ử BÀI 2: SO N TH O N I DUNG B NG TÍNHẠ Ả Ộ Ả 1. Nh p d li u ki u s và văn b nậ ữ ệ ể ố ả - D li u m t ô c a b ng tính sau khi nh p s đ c ch ng trình tữ ệ ộ ủ ả ậ ẽ ượ ươ ự đ ng phân lo i và đ a v m t trong các ki u d li u sau: Ki u s (Number),ộ ạ ư ề ộ ể ữ ệ ể ố ki u văn b n (Text), ki u logic, ki u mã l i (Error)ể ả ể ể ỗ + Ki u s : Khi nh p d li u s vào ô -> s đ c canh sang ph i.ể ố ậ ữ ệ ố ố ượ ả D li u ki u s đ c t o b i các kí t cho phép đó là: 0 1 2 3 4 5 6 7 8ữ ệ ể ố ượ ạ ở ự 9 ( ) , / $ + - . N u mu n nh p s âm, đánh d u “-” vào tr c s đó ho c nh p s vàoế ố ậ ố ấ ướ ố ặ ậ ố gi a c p d u ngo c đ n ( ). Đ nh p s có ph n th p phân, s d ng d u “,”ữ ặ ấ ặ ơ ể ậ ố ầ ậ ử ụ ấ ngăn cách v i ph n nguyên.ớ ầ + D li u ki u ngày tháng trong Excel đ c xem là ki u s . Ki u nh pữ ệ ể ượ ể ố ể ậ ngày tháng đ c h đi u hành qui đ nh trong m c Regional Setting đ t trongượ ệ ề ị ụ ặ c a s Control Panel c a h đi u hành. Khi nh p ki u ngày ph i chú ý là máyử ổ ủ ệ ề ậ ể ả c a b n đang đ t h ngày là ngày/tháng/năm (mm/dd/yyyy hay làủ ạ ặ ệ dd/mm/yyyy). Ki u ngày: khi nh p d li u vào ô -> d li u đ c canh sang ph i.ể ậ ữ ệ ữ ệ ượ ả Khi nh p s mà canh sang trái thì ph i xoá b đ nh d ng ho c đ nhậ ố ả ỏ ị ạ ặ ị d ng l i.ạ ạ - Ch ng trình Excel t đ ng đi u ch nh đ r ng hàng, c t đ hi n thươ ự ộ ề ỉ ộ ộ ộ ể ể ị h t d li u trong m t ô nh ng n u m t ô đã c đ nh đ r ng làm cho d li uế ữ ệ ộ ư ế ộ ố ị ộ ộ ữ ệ s không th hi n đ c h t thì chúng ta s nhìn th y d ng thông báoố ể ệ ượ ế ẽ ấ ạ “#########”. L u ý:ư Giá tr c a d li u s sau khi nh p là không thay đ i khi chúngị ủ ữ ệ ố ậ ổ ta thay đ i khuôn d ng hi n th d li u trên màn hình.ổ ạ ể ị ữ ệ Ví d : Chúng ta nh p giá tr vào ô D4, D6, D7 đ u là 20000000. Sau đóụ ậ ị ề thay đ i khuôn d ng ô D6 và D7 chúng ta có đ c các d ng th hi n s khácổ ạ ượ ạ ể ệ ố nhau nh ng giá tr d li u v n không thay đ i, ô D7 v n là 20000000 đ cư ị ữ ệ ẫ ổ ở ẫ ượ hi n th rõ ràng trên thanh công th c.ể ị ứ Trang 7 Hình 8. Giá tr ki u s m c đ nh đ c căn l ph iị ể ố ặ ị ượ ề ả TRUNG TÂM TIN HOC H2C Tel: 039. 516616 - 0985730786 Website: - Email: [email protected] Hình 9. Thay đ i khuôn d ng s nh ng không làm thay d i giá trổ ạ ố ư ổ ị MICROSOFT EXCEL Giảng viên : D ngươ Thành + Ki u văn b n: Khi nh p d li u vào ô -> d li u đ c canh sang trái.ể ả ậ ữ ệ ữ ệ ượ D li u ki u văn b n đ c t o b i các kí t , kí t s ho c là kho ngữ ệ ể ả ượ ạ ở ự ự ố ặ ả tr ng và các kí t không ph i là s .ố ự ả ố Khi kí t nh p v t quá đ dài ô và ô bên ph i còn tr ng thì Excel ti pự ậ ượ ộ ả ố ế t c hi n th ph n kí t còn l i c a ô đó sang bên ph i. ụ ể ị ầ ự ạ ủ ả Khi kí t nh p vào v t quá đ dài ô mà ô bên ph i đã có d li u thìự ậ ượ ộ ả ữ ệ Excel che d u các kí t v t quá ô nh ng đi u đó không làm thay đ i giá trấ ự ượ ư ề ổ ị d li u nh p c a ô.ữ ệ ậ ủ 2. Ch nh s a d li u trong ôỉ ử ữ ệ Có 3 cách đ ch nh s a d li u trong ôể ỉ ử ữ ệ Cách 1: Nh p đúp chu t vào ô m n ch nh s a đ chuy n ô sang tr ngắ ộ ố ỉ ử ể ể ạ thái so n th o khi đó có th ch nh s a d li u. Nh n phím ạ ả ể ỉ ử ữ ệ ấ Enter đ k t thúc.ể ế Cách 2: Ch n ô mu n ch nh s a sau đó nh n phím ọ ố ỉ ử ấ F2 khi đó ta s th yẽ ấ con tr chu t nh p nháy, ch nh s a d li u r i nh n phím ỏ ộ ấ ỉ ử ữ ệ ồ ấ Enter đ k t thúc.ể ế Cách 3: Di chuy n chu t lên thanh ể ộ Formula Bar sau đó nháy chu t vàoộ v trí c n ch nh s a, nh n phím ị ầ ỉ ử ấ Enter đ k t thúc.ể ế 3. Thao tác ch n/h y ch n ô, dòng, c tọ ủ ọ ộ 3.1 Ch n m t ôọ ộ Đ ch n m t ô, chúng ta ch c n nh p chu t vào ô đó.ể ọ ộ ỉ ầ ắ ộ 3.2 Ch n vùng ô liên t c hình ch nh tọ ụ ữ ậ - Nh p chu t vào ô trên cùng bên tráiắ ộ - Gi phím ữ Shift và nh p chu t vào ô d i cùng bên ph iắ ộ ướ ả - Th phím ả Shift đ k t thúc vi c ch nể ế ệ ọ Trong tr ng h p này đ a ch vùng ô đ c vi t theo khuôn d ng (đ a chườ ợ ị ỉ ượ ế ạ ị ỉ ô trên cùng bên trái:đ a ch ô d i cùng bên ph i), tách nhau b i d u hai ch mị ỉ ướ ả ở ấ ấ “:” VD: Ch n vùng ô (A1:D6). Nh p chu t vào ô A1 sau đó nh n và giọ ắ ộ ấ ữ phím Shift r i nh p chu t vào ô D6 ta ch n đ c m t vùng ô nh hình.ồ ắ ộ ọ ượ ộ ư Trang 8 TRUNG TÂM TIN HOC H2C Tel: 039. 516616 - 0985730786 Website: - Email: [email protected] MICROSOFT EXCEL Giảng viên : D ngươ Thành 3.3 Ch n vùng ô r i r cọ ờ ạ - Đ u tiên ch n m t ô ho c m t vùng ô liên t c hình ch nh tầ ọ ộ ặ ộ ụ ữ ậ - Gi phím ữ Ctrl trong khi ch n m t ho c m t vùng ô liên t c hình chọ ộ ặ ộ ụ ữ nh t ti p theo.ậ ế L u ý:ư Chúng ta có th nhanh chóng thay đ i vùng ch n b ng cáchể ổ ọ ằ nh p chu t m t l n n a trên các ô đã ch n đ h y ch n mà không c n ph iắ ộ ộ ầ ữ ọ ể ủ ọ ầ ả làm l i t đ u.ạ ừ ầ - Ch th phím ỉ ả Ctrl khi k t thúc.ế 3.4 Ch n m t c t, dãy c t li n nhau, dãy c t r i r cọ ộ ộ ộ ề ộ ờ ạ  Ch n m t c t: ọ ộ ộ Đ ch n m t c t, chúng ta nh p chu t vào tên c tể ọ ộ ộ ắ ộ ộ có trên đ ng vi n ngang.ườ ề  Ch n dãy c t li n k nhauọ ộ ề ề - Nh p chu t vào tên c t đ u tiên (bên trái ho c bên ph i c a dãy) trênắ ộ ộ ầ ặ ả ủ đ ng vi n ngangườ ề - Gi phím ữ Shift và nh p chu t vào tên c t cu i cùng cùng c a dãyắ ộ ộ ố ủ - Sau khi l a ch n xong thì th phím ự ọ ả Shift ra.  Ch n dãy c t r i r cọ ộ ờ ạ - Tr c tiên chúng ta ch n c t ho c dãy c t li n nhauướ ọ ộ ặ ộ ề - Gi phím ữ Ctrl trong khi chúng ta nh p chu t ch n dãy c t ti p theo.ắ ộ ọ ộ ế - Sau khi l a ch n xong thì th phím ự ọ ả Ctrl. 3.5 Ch n m t dòng, dãy dòng li n k nhau, dãy dòng r i r cọ ộ ề ề ờ ạ  Ch n m t dòngọ ộ - Đ ch n m t dòng, chúng ta nh p chu t vào s th t dòng có trênể ọ ộ ắ ộ ố ứ ự đ ng vi n d c.ườ ề ọ  Ch n dãy dòng li n k nhauọ ề ề Trang 9 Hình 10. Ch n vùng ô liên t cọ ụ Hình 11. Ch n dãy c t r i r c A, C, D, E, Gọ ộ ờ ạ TRUNG TÂM TIN HOC H2C Tel: 039. 516616 - 0985730786 Website: - Email: [email protected] MICROSOFT EXCEL Giảng viên : D ngươ Thành - Nh p chu t vào s th t dòng đ u tiên (trên cùng ho c d i cùngắ ộ ố ứ ự ầ ặ ướ c a dãy) tr n đ ng vi n d c.ủ ề ườ ề ọ - Gi phím ữ Shift và nh p chu t vào s th t dòng sau cùng c a dãy.ắ ộ ố ứ ự ủ - Th phím ả Shift ra.  Ch n dãy dòng r i r cọ ờ ạ - Tr c tiên chúng ta ch n dòng ho c dãy dòng li n nhauướ ọ ặ ề - Gi phím ữ Ctrl trong khi chúng ta nh p chu t ch n s th t dòng ti pắ ộ ọ ố ứ ự ế theo, th phím ả Ctrl khi k t thúc vi c ch n dòng.ế ệ ọ 3.6 Ch n toàn b b ng tínhọ ộ ả Cách 1: Ch c n nh p chu t vào ô giao nhau c a đ ng vi n ngang vàỉ ầ ắ ộ ủ ườ ề đ ng vi n d c.ườ ề ọ Cách 2: B m t h p phím ấ ổ ợ Ctrl + A 3.7 H y ch nủ ọ Đ h y ch n các ô, chúng ta ch c n nh p đúp chu t vào ô b t kỳ trênể ủ ọ ỉ ầ ắ ộ ấ trang b ng tính.ả 4. Đi n s th t t đ ngề ố ứ ự ự ộ - Nh p m t s vào m t ô b t kỳậ ộ ố ộ ấ - Nh n và gi phím ấ ữ Ctrl - Tr chu t vào hình vuông nh góc d i, bên ph i ô đó, con trỏ ộ ỏ ở ướ ả ỏ chuy n thành hình d u c ng có mũ.ể ấ ộ Trang 10 Hình 12. Ch n dãy dòng li n k 21, 22, 23ọ ề ề TRUNG TÂM TIN HOC H2C Tel: 039. 516616 - 0985730786 Website: - Email: [email protected] MICROSOFT EXCEL Giảng viên : D ngươ Thành - Nh n và kéo chu t xu ng theo chi u d c, chúng ta s th y s th tấ ộ ố ề ọ ẽ ấ ố ứ ự đ c đi n t đ ng vào các ô ti p theo, tăng d n.ượ ề ự ộ ế ầ 5. Sao chép, di chuy n, xóa, chèn các ôể 5.1 Sao chép các ô Thao tác sao chép m t ô trong Excel không ch bao g m sao chép n iộ ỉ ồ ộ dung, đ nh d ng c a ô đó. Chúng ta có th nhìn th y trong b ng d i đâyị ạ ủ ể ấ ả ướ nhi u m c l a ch n khi dán m t ô đã sao chép.ề ụ ự ọ ộ  All – Sao chép t t c (n i dung, đ nh d ng…)ấ ả ộ ị ạ  Formulas – Sao chép công th cứ  Values – Sao chép giá trị  Formats – Sao chép đ nh d ngị ạ  Comments – Sao chép chú thích  All except borders – Sao chép t t c tr đ ng vi nấ ả ừ ườ ề  Column widths – Sao chép đ r ng c tộ ộ ộ  Formulas and number formats – Sao chép công th c và đ nh d ngứ ị ạ số  Values and number formats – Sao chép giá tr và đ nh d ng sị ị ạ ố Trang 11 Hình 13. Con tr chu t chuy n đ i thành d u ch th p đenỏ ộ ể ổ ấ ữ ậ TRUNG TÂM TIN HOC H2C Tel: 039. 516616 - 0985730786 Website: - Email: [email protected] MICROSOFT EXCEL Giảng viên : D ngươ Thành - Thao tác sao chép gi a các ô trên cùng trang b ng tính.ữ ả + Ch n ô c n sao chép (ô này có th là m t ô ho c m t vùng ô).ọ ầ ể ộ ặ ộ + Nh n nút ấ Copy ho c b m t h p phím ặ ấ ổ ợ Ctrl + C đ sao chép.ể + Chuy n con tr đ n v trí mu n dán.ể ỏ ế ị ố + Nh n nút ấ Paste ho c b m t h p phím ặ ấ ổ ợ Ctrl + V đ dán các ô.ể - Thao tác sao chép gi a các ô khác trang b ng tínhữ ả + Trên trang b ng tính hi n hành, ch n các ô c n sao chépả ệ ọ ầ + Nh n vào nút l nh ấ ệ Copy ho c s d ng t h p phím ặ ử ụ ổ ợ Ctrl + C + Chuy n tr ng thái hi n hành đ n trang b ng tính khác hay m t pể ạ ệ ế ả ở ệ b ng tính khác.ả + Đ t con vào v trí m n dánặ ị ố + Nh n nút ấ Paste ho c b m t h p phím ặ ấ ổ ợ Ctrl + V đ dán các ôể 5.2 Di chuy n các ôể - Ch n các ô c n di chuy nọ ầ ể - Nh n nút ấ Cut ho c b m t h p phím ặ ấ ổ ợ Ctrl + X - Chuy n con tr đ n v trí mu n dánể ỏ ế ị ố - Nh n nút ấ Paste ho c b m t h p phím ặ ấ ổ ợ Ctrl + V đ dán các ôể 5.3 Xóa n i dung các ôộ - Ch n các ô mu n xóaọ ố - Nh p ch n th c đ n l nh ắ ọ ự ơ ệ Edit -> Clear -> Contents ho c nh n phímặ ấ Delete 6. Thêm/xóa dòng, c tộ - Thêm dòng + Ch n v trí m n thêm dòng, bôi đen m t ho c m t s dòng mu nọ ị ố ộ ặ ộ ố ố thêm. Trang 12 Hình 14. L a ch n khi dán m t ô đã sao chépự ọ ộ TRUNG TÂM TIN HOC H2C Tel: 039. 516616 - 0985730786 Website: - Email: [email protected] MICROSOFT EXCEL Giảng viên : D ngươ Thành + Nh p ch n th c đ n l nh ắ ọ ự ơ ệ Insert -> Rows đ t o m t dòng tr ngể ạ ộ ố n m gi a hai dòng. Dòng m i s có đ nh d ng gi ng nh dòng đ c l aằ ữ ớ ẽ ị ạ ố ư ượ ự ch n.ọ VD: Mu n thêm 3 dòng vào v trí d i dòng s 6 trong danh sách, ta bôiố ị ướ ố đen 3 dòng s 7, 8, 9 sau đó nh p ch n menu Insert ch n Rows, ta s có đ cố ắ ọ ọ ẽ ượ 3 dòng m i vào v trí d i dòng s 6.ớ ị ướ ố - Xóa dòng + Ch n m t ho c nhi u dòng mu n xóa.ọ ộ ặ ề ố + Vào th c đ n l nh ự ơ ệ Edit -> Delete. - Thêm c tộ + Ch n v trí mu n thêm c t, bôi đen m t ho c m t s c t mu n thêm.ọ ị ố ộ ộ ặ ộ ố ộ ố + Nh p ch n th c đ n l nh ắ ọ ự ơ ệ Insert -> Columns, m t c t m i xu t hi n.ộ ộ ớ ấ ệ - Xóa c tộ + Ch n m t ho c nhi u c t mu n xóa.ọ ộ ặ ề ộ ố + Vào th c đ n l nh ự ơ ệ Edit -> Delete. 7. Thao tác v i b ng tínhớ ả 7.1 Chèn m t trang vào b ng tínhộ ả Khi t o b ng tính thì m c đ nh có 3 trang b ng tính (Sheet), tuy nhiênạ ả ặ ị ả ng i dùng có th chèn thêm nhi u trang b ng tính m i. ườ ể ề ả ớ Cách 1: Nh p ch n th c đ n l nh ắ ọ ự ơ ệ Insert -> Worksheet. Cách 2: Nh n ph i chu t lên trang b ng tính b t kỳ, ch n m cấ ả ộ ả ấ ọ ụ Insert… sau đó l a ch n ự ọ Worksheet và nh n vào nút ấ OK. M t b ng tính m iộ ả ớ xu t hi n.ấ ệ 7.2 Đ i tên trang b ng tínhổ ả Đ d qu n lý n i dung có trên các trang b ng tính, chúng ta nên đ i tênể ễ ả ộ ả ổ các trang b ng tính cho phù h p v i n i dung ch a trong trang. Tên trang b ngả ợ ớ ộ ứ ả tính có th ch a d u cách, ch cái, ch s , d u g ch d i.ể ứ ấ ữ ữ ố ấ ạ ướ Th c hi n các b c sau đ đ i tên trang b ng tính:ự ệ ướ ể ổ ả - Nh n ph i chu t vào tên trang b ng tính mu n thay đ iấ ả ộ ả ố ổ - Ch n ọ Rename - Gõ tên m i r i nh n ớ ồ ấ Enter  Trang 13 Hình 15. Bôi den s dòng mu n thêmố ố TRUNG TÂM TIN HOC H2C Tel: 039. 516616 - 0985730786 Website: - Email: [email protected] MICROSOFT EXCEL Giảng viên : D ngươ Thành 7.3 Xóa m t trang b ng tínhộ ả - Nh p ch n th c đ n l nh ắ ọ ự ơ ệ Edit -> Delete Sheet ho c nh p ph i chu tặ ắ ả ộ vào tên c a trang mu n xóa làm xu t hi n h p l nh, ch n l nh ủ ố ấ ệ ộ ệ ọ ệ Delete. Trong tr ng h p trang b ng tính đang ch a d li u Excel s hi n thườ ợ ả ứ ữ ệ ẽ ể ị h p tho i yêu c u ng i dùng kh ng đ nh vi c h y b . Nh n nút ộ ạ ầ ườ ẳ ị ệ ủ ỏ ấ Delete để th c hi n vi c xóa ho c nh n nút ự ệ ệ ặ ấ Cancel đ b qua thôi không xóa.ể ỏ 7.4 Sao chép b ng tínhả Có th sao chép m t ho c nhi u trang b ng tính sang v trí m i ho cể ộ ặ ề ả ị ớ ặ sang b ng tính khác. ả - Đ sao chép m t trang b ng tính chúng ta th c hi n các b cể ộ ả ự ệ ướ sau: + Nh p ch n tên trang b ng tính c n sao chép.ắ ọ ả ầ + Gi phím ữ Ctrl r i kéo - th tên trang b ng tính đó sang v trí m i.ồ ả ả ị ớ - Sao chép nhi u trang t b ng tính này sang b ng tính khácề ừ ả ả + Ch n các trang b ng tính c n sao chép. Có th s d ng phím ọ ả ầ ể ử ụ Shift hỗ tr đ thao tác ch n nhi u trang li n k ho c s d ng phím ợ ể ọ ề ề ề ặ ử ụ Ctrl h tr đỗ ợ ể ch n các trang r i r c.ọ ờ ạ + Nh p ch n th c đ n l nh ắ ọ ự ơ ệ Edit -> Move or Copy Sheet… ho c nh pặ ắ ph i chu t vào vùng trang đ c ch n làm xu t hi n h p ch n l nh và sau đóả ộ ượ ọ ấ ệ ộ ọ ệ ch n l nh ọ ệ Move or Copy… + Trong h p tho i ộ ạ Move or Copy:  Trong ph n ầ To book hãy ch n b ng tính nh n b ng sao chépọ ả ậ ả  Trong ph n ầ Before sheet v trí đ t trang sao chép là tr c trangị ặ ướ nào ho c đ v cu i dãy trang có trên b ng tính (ti ng Anh làặ ể ề ố ả ế move to end) Trang 14 Hình 16. Thao tác xóa b ng tính Sheet1ả TRUNG TÂM TIN HOC H2C Tel: 039. 516616 - 0985730786 Website: - Email: [email protected] MICROSOFT EXCEL Giảng viên : D ngươ Thành  Tích ch n vào ô ọ Create a copy (n u là di chuy n trang b ng tínhế ể ả thì không tích vào ô Create a copy)  Nh n nút ấ OK đ hoàn thành vi c sao chépể ệ BÀI 3: THAO TÁC Đ NH D NGỊ Ạ 1. Thao tác đ nh d ng ôị ạ Chúng ta có th thay đ i cách hi n th d li u m t ô b ng thao tác đ nhể ổ ể ị ữ ệ ộ ằ ị d ng. Thao tác đ nh d ng không làm thay đ i giá tr c a d li u ch a trong ô.ạ ị ạ ổ ị ủ ữ ệ ứ Excel cung c p nhi u d ng bi u di n d li u trong ô g m:ấ ề ạ ể ễ ữ ệ ồ  General: D ng chung do Excel qui đ nh sau khi nh p d li u vàoạ ị ậ ữ ệ ô.  Number: D ng s .ạ ố  Currency: D ng ti n t .ạ ề ệ  Date: D ng ngày tháng.ạ  Time: D ng th i gian.ạ ờ  Text: D ng văn b n.ạ ả Custom: D ng do ng i dùng t đ nh nghĩa theo các qui đ nh mà Excelạ ườ ự ị ị h tr .ỗ ợ 1.1 Đ nh d ng d li u s th cị ạ ữ ệ ố ự - Ch n ô có ch a d li u sọ ứ ữ ệ ố - Nh p ch n th c đ n l nh ắ ọ ự ơ ệ Format -> Cells xu t hi n hôp tho iấ ệ ạ Format Cells. - Ch n th ọ ẻ Number - Ch n m c ọ ụ Number trong nhóm đ nh d ng ị ạ Category tích ch n vào ôọ Use 1000 Separator (.) (s d ng d u ch m đ ngăn cách ph n nghìn). Chúngử ụ ấ ấ ể ầ ta có th th y giá tr c a ô đ c đ nh d ng s hi n th m c ể ấ ị ủ ượ ị ạ ẽ ể ị ở ụ Sample. - Nh n nút ấ OK đ k t thúc. ể ế Trang 15 TRUNG TÂM TIN HOC H2C Tel: 039. 516616 - 0985730786 Website: - Email: [email protected] MICROSOFT EXCEL Giảng viên : D ngươ Thành 1.2 Đ nh d ng d li u theo d ng ngày thángị ạ ữ ệ ạ Khuôn d ng m c đ nh c a Excel khi nh p d li u ki u ngày tháng vàoạ ặ ị ủ ậ ữ ệ ể b ng tính là tháng/ngày/năm (mm/dd/yy ho c mm/dd/yyyy). Chúng ta có thả ặ ể thay đ i cách bi u di n d li u theo ngày/tháng/năm nh sau:ổ ể ễ ữ ệ ư - Ta l a ch n nh ng ô ch a d