Kiểm toán - Báo cáo tài chính - Chương 2 kiểm toán chu kỳ bán hàng – Thu tiền

ế cao hơn tỷ lệ chiết khấu quy định thì phải yêu cầu doanh nghiệp giải thích rõ nguyên nhân. + Trƣờng hợp các khoản chiết khấu bán hàng đƣợc thực hiện ngay trên hoá đơn bán hàng thì phải kiểm tra phƣơng pháp hạch toán và đối chiếu với các sổ kế toán có liên quan 2.3.3 Kiểm tra chi tiết các nghiệp giảm DTBH Thủ tục kiểm tra tài khoản giảm giá hàng bán + Kiểm tra các ch.từ có liên quan để chứng minh cho việc giảm giá số hàng đã bán. Các ch.từ bao gồm: biên bản xác nhận của 2 bên mua, bán; các chứng từ vận chuyển; hợp đồng mua bán; các công văn yêu cầu giảm giá của bên mua + Kiểm tra phƣơng pháp hạch toán đối với tài khoản giảm giá hàng bán + Trƣờng hợp giảm giá hàng bán nhƣng ngƣời mua yêu cầu doanh nghiệp phát hành lại hoá đơn thì phải kiểm tra thủ tục mà doanh nghiệp thực hiện có đúng hay không. Thủ tục kiểm tra tài khoản hàng bán bị trả lại. + Kiểm tra các chứng từ có liên quan để chứng minh về việc có xảy ra hàng bán bị trả lại. Kiểm tra đối chiếu số liệu trên chứng từ này với sổ kho (thẻ kho) hoặc với số liệu có liên quan nhƣ: 632, 131 + Kiểm tra phƣơng pháp hạch toán đối với hàng bán bị trả lại + Kiểm tra đối chiếu với thẻ kho, sổ kho xem hàng bán bị trả lại có nhập lại kho không. + Kiểm tra các khoản tiền thu vào và chi ra phát sinh từ việc hàng bán bị trả lại. (Kiểm tra chi tiết các khoản tiền mà doanh nghiệp thu đƣợc do quy kết đƣợc trách nhiệm gây lên hàng bán bị trả lại.) 2.3.3 Kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ giảm DTBH Trong phạm vi này đề cập đến các nghiệp vụ bán hàng đã cho khách hàng nợ và nay thu tiền – tức là KTV xem xét các nghiệp vụ phát sinh bên Có Tk phải thu khách hàng. * Mục tiêu phát sinh. + Đối chiếu các bút toán ghi trên sổ theo dõi thanh toán với ngƣời mua (Bên Có TK 131) với các chứng từ làm căn cứ ghi sổ (Phiều thu, giấy báo có)- các chứng từ, chứng minh cho khoản tiền đã thu đƣợc. (Các khoản tiền đã nhận đƣợc phải có phiếu thu có chữ ký của ngƣời nộp tiền, giấy báo Có kèm theo bảng sao kê) + Kiểm tra biên bản bù trừ công nợ, biên bản đối chiếu công nợ của đơn vị để xác nhận các trƣờng hợp thu tiền và đã sử dụng tiền bán hàng để thanh toán bù trừ, ...; Kiểm tra các bảng sao kê của ngân hàng để xác nhận các khoản tiền thu qua ngân hàng; đối chiếu Nhật ký thu tiền với bảng sao kê của ngân hàng. + Đối chiếu giữa chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ với hồ sơ phê chuẩn cho nghiệp vụ thu tiền (phê chuẩn việc thanh toán bằng tiền mặt hay bằng chuyển khoản - chấp nhận việc thanh toán theo phƣơng thức nào?). Kiểm tra Phiếu thu đƣợc có phê duyệt bởi cấp có thẩm quyền và đƣợc đính kèm các chứng từ gốc (hoá đơn, giấy biên nhận,vv) hay không ? nội dung trên PTcó phù hợp với chứng từ gốc hay không ? 2.3.4 Kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ thu tiền BH * Mục tiêu tính toán, đánh giá + Kiểm tra kết quả tính toán của đơn vị có hợp lý và chính xác không. + Kiểm tra việc đánh giá bằng cách: - KTV tự tính toán lại rồi đối chiếu với kết quả tính của đơn vị - KTV phải kiểm tra các khoản tiền thu bằng ngoại tệ hay vàng, bạc, đá quý để quy đổi và ghi sổ có thể dùng giá hạch toán và tỷ giá thực tế (tỷ giá quy đổi thƣờng đúng bằng tỷ giá để hạch toán doanh thu). Khi kế toán doanh thu quy đổi rồi thì sử dụng phƣơng pháp so sánh kết quả (TK doanh thu, TK tiền) - Kiểm toán viên phải xem xét TK 515 hoặc 635 2.3.4 Kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ thu tiền BH * Mục tiêu ghi chép đầy đủ, đúng kỳ, đúng đối tƣợng - Kiểm tra các chứng từ thu tiền đã được dùng làm căn cứ ghi sổ các bút toán thu tiền xem có được xác định và phân loại đúng đắn hay không (tiền bán hàng, tiền thanh lý tài sản cố định, ...); - Kiểm tra, so sánh số lượng bút toán ghi nhận thu tiền với số lượng các chứng từ thu tiền kết hợp với kiểm tra số thứ tự các phiếu thu được ghi nhận trên sổ thu tiền, để có thể phát hiện trường hợp có thể bị bỏ sót hay ghi thiếu; - Tiến hành đối chiếu về số, ngày và số tiền trên chứng từ thu tiền với việc ghi nhận chứng từ đó vào sổ kế toán để kiểm tra tính chính xác của hạch toán thu tiền. - Kiểm tra tính hợp lý của thời gian ghi nhận nghiệp vụ thu nhận tiền hàng để xác nhận cho tính đúng kỳ trong hạch toán, bằng cách so sánh giữa ngày phát sinh nghiệp vụ thu tiền (ngày trên chứng từ thu tiền) với ngày ghi nhận nghiệp vụ vào sổ kế toán. 2.3.4 Kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ thu tiền BH * Mục tiêu ghi chép đầy đủ, đúng kỳ, đúng đối tượng : 2 khả năng gian lận + Trên thực tế, có một số khoản thu tiền, doanh nghiệp không phản ánh vào Nhật ký thu tiền mà ghi tăng chi phí (mục đích hợp lý hoá các khoản chi phí bất hợp lý) khi đó phải khảo sát TK 111 Biện pháp kiểm tra: - Đối chiếu các phiếu thu, giấy báo có (kèm theo bảng sao kê của ngân hàng) với sổ kế toán chi tiết tiền mặt, TGNH. Ngoài ra cần kết hợp kiểm tra các khoản phải thu với doanh thu, các khoản thu nhập khác, nguồn gốc các chi phí sản xuất kinh doanh. - Xem xét khi tổ chức HTKSNB, kế toán trưởng cần cách ly trách nhiệm giữa kế toán tiền và kế toán các khoản phải thu. + Các nhân viên kế toán chưa ghi chép các bút toán thu tiền để che đậy các khoản tiền thiếu hụt tại quỹ do đã sử dụng vào mục đích khác hoặc là đánh cắp (chỉ xảy ra trong trường hợp HTSNB kém, có sự thông đồng giữa kế toán và thủ quỹ) Biện pháp kiểm tra: - So sánh tên khách hàng, số tiền và ngày được ghi trên các phiếu thu, giấy báo có, với các bút toán và ngày ghi tiền trên các sổ kế toán thu tiền như nhật ký thu tiền hoặc sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ (Ngày tháng trên chứng từ phải trùng với ngày tháng trên sổ kế toán) 2.3.4 Kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ thu tiền BH (Phạm vi kiểm toán là số dƣ phải thu khách hàng; nghiệp vụ và số dƣ dự phòng phải thu khách hàng.) + Lập bảng phân tích tuổi nợ của các khoản phải thu (Mục đích của việc lập bảng phân tích: để xác định các khoản nợ phải thu trong hạn, quá hạn, phải thu khó đòi và các khoản phải thu không có khả năng thu hồi). + Phân tích tỷ trọng các khoản nợ quá hạn và nợ khó đòi trên tổng số nợ phải thu có thời hạn nợ trên một năm. Phân tích tuổi của một số khoản nợ có giá trị lớn. + Phân tích tỉ lệ phải thu trên doanh thu thuần và so sánh với các kỳ trƣớc để tìm ra các biến động lớn. + Đối chiếu số liệu tổng hợp trên bảng tổng hợp với số dƣ trên BCTC + Đánh giá tình hình thanh toán của doanh nghiệp thông qua phân tích chỉ tiêu hệ số vòng quay khoản phải thu. + KTV phân tích chỉ tiêu hệ số bị chiếm dụng. 2.3.5 Kiểm tra chi tiết số dƣ các TK phải thu và dự phòng nợ phải thu khó đòi * Mục tiêu hiện hữu. + Gửi thƣ xin xác nhận nợ của các ngƣời mua (khách hàng). KTV phải đánh giá độ tin cậy của các bản xác nhận + Nếu không có điều kiện xác nhận từ các khách hàng hoặc gủi đi mà không nhận lại đƣợc thì kiểm toán viên cần kiểm tra những căn cứ mà khoản phải thu đã dựa vào để ghi vào sổ. Các chứng từ liên quan đến các khoản phải thu: HĐBH (HĐBH sẽ chứng minh cho những chuyến hàng đã bán rồi nhƣng chƣa đƣợc thanh toán); kết hợp đối chiếu với chứng từ vận chuyển, phiếu xuất kho. Hoặc kiểm tra các khoản thu tiền của khách nợ sau ngày khoá sổ (KTVxem xét sổ theo dõi thanh toán) + Ngoài ra KTV còn phải xem xét quyền sở hữu của doanh nghiệp, khi mà doanh nghiệp có áp dụng chính sách chiết khấu, giảm giá cho các trƣờng hợp bán hàng trả chậm. (Quyền sở hữu các khoản phải thu = Doanh thu phải thu - chiết khấu bán hàng - Giảm giá hàng bán - Doanh thu hàng bán bị trả lại) Kiểm toán viên có thể: - Tìm hiểu chính sách cạnh tranh và marketing - Thảo luận vấn đề này với chủ doanh nghiệp - Kiểm tra HĐBH và các chứng từ thanh toán 2.3.5 Kiểm tra chi tiết số dƣ các TK phải thu và dự phòng nợ phải thu khó đòi * Mục tiêu đã tính toán, đánh giá các khoản phải thu + Kiểm tra việc tính toán, đánh giá của đơn vị: kiểm tra cơ sở tính và kết quả tính (quan tâm đến những số dƣ phải thu có gốc ngoại tệ) + KTV tự mình tính toán lại và đối chiếu với số liệu của khách hàng. Các thủ tục cần thiết là: ` Thảo luận với doanh nghiệp hoặc kiểm tra về chính sách cạnh tranh và tiếp thị của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có áp dụng chế độ bán hàng "Cởi mở" tín dụng hay không?` Xem xét kết quả khảo sát cơ cấu kiểm soát nội bộ có liên quan đến chế độ tín dụng của doanh nghiệp về bán hàng ` Kiểm tra, phân tích các TK khách hàng đã quá hạn thanh toán trên BCĐ thử theo thời gian của các khoản phải thu ` Kiểm tra lại các chính sách của doanh nghiệp có liên quan đến các khoản nợ phải thu khó đòi, trích lập dự phòng và xoá sổ mà doanh nghiệp đang áp dụng và so sánh với quy định hiện hành, so sánh chính sách mà doanh nghiệp đang áp dụng với chế độ quy định (có phù hợp hay không? có nhất quán hay không? (Vì nó ảnh hƣởng đến phải thu thuần) + Xác định lại các khoản nợ phải thu khó đòi và tính lại các khoản phải thu rồi so sánh với số liệu của đơn vị 2.3.5 Kiểm tra chi tiết số dƣ các TK phải thu và dự phòng nợ phải thu khó đòi * Mục tiêu đã ghi chép, cộng dồn + Dựa vào số liệu tổng hợp các khoản nợ phải trên BCĐ thử theo thời gian KTV tiến hành đối chiếu với các chứng từ gốc có liên quan (VD: KTV lấy toàn bộ chứng từ của tháng 11, sau đó cộng lại rồi trừ đi các khoản đã thanh toán bằng số chưa trả) - Đối chiếu các chứng từ bán hàng, các hợp đồng khế ước về tín dụng, các hợp đồng cho thuê tài sản với các bút toán trên sổ chi tiết các khoản phải thu - Cộng lại các số liệu trên BCĐ thử theo thời gian các khoản phải thu đối chiếu với sổ chi tiết các khoản phải thu và với các chứng từ gốc - Kiểm tra lại chỉ tiêu khoản phải thu trên BCĐ kế toán + Đánh giá cơ sở của các khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi được lập có phù hợp với qui định hiện hành không. Tìm kiếm các khoản công nợ đủ điều kiện lập dự phòng (số dư kéo dài, khách hàng mất khả năng thanh toán...) nhưng chưa ghi nhận. Kiểm tra căn cứ để xóa nợ các khoản nợ đã xóa trong năm và đối chiếu với Tài khoản 004. Xem xét các sự kiện sau ngày khoá sổ kế toán để đánh giá mức độ ảnh hưởng của thông tin tới khả năng thanh toán của công nợ. 2.3.5 Kiểm tra chi tiết số dƣ các TK phải thu và dự phòng nợ phải thu khó đòi * Mục tiêu trình bầy và khai báo: KTV kiểm tra các khoản nợ phải thu được trình bầy và khai báo trên BCTC là đảm bảo sự phù hợp với yêu cầu không. + KTV phải xem xét việc tổng hợp thông tin có phù hợp không. - Tổng chi tiết phát sinh bên Nợ TK 131 phải được trình bầy bên TS của BCĐKT - Tổng chi tiết phát sinh bên Có TK 131 phải được trình bầy bên NV của BCĐKT + Xem xét số cộng dồn có phản ánh đúng chỉ tiêu trên BCTC không. 2.3.5 Kiểm tra chi tiết số dƣ các TK phải thu và dự phòng nợ phải thu khó đòi MỘT SỐ GIAN LẬN KHI HẠCH TOÁN DOANH THU * Sử dụng sai tài khoản, sai quy trình ghi chép -> sai DT, PT, Lợi nhuận. - Bán hàng theo phƣơng thức trả chậm thì khi xuất hàng chƣa ghi doanh thu ngay mà đợi khi thanh toán tiền mới ghi tăng doanh thu; - Bán hàng theo phƣơng thức tiêu thụ nội bộ nhƣng doanh nghiệp không sử dụng TK 512, 632 để hạch toán mà lại hạch toán theo phƣơng thức chuyển giao tài sản cho phân xƣởng - PX1 chuyển sản phẩm cho PX2 sử dụng) - Hàng bán rồi nhƣng lại hạch toán thành hàng gửi bán thì doanh thu sẽ bị ghi chậm lại, chỉ ghi bút toán giá vốn * Hạch toán doanh thu sai làm sai lệch thuế - Chuyển doanh thu bán hàng trong nƣơc thành doanh thu bán hàng xuất khẩu, doanh thu loại hàng thuế suất cao thành loại hàng thuế suất thấp. - Quy đổi ngoại tệ thấp hơn thực thế - Hạch toán các trƣờng hợp bán lẻ theo giá bán buôn - Phản ánh sai nghiệpvụ phát sinh trên chứng từ để trốn thuế - Hạch toán doanh thu bán trả chậm thành doanh thu gửi đại lý - Một số doanh nghiệp bán hàng không hạch toán doanh thu mà bù trừ thẳng vào hàng tồn kho hoạc nợ phải trả 2.4 TỔNG HỢP KẾT QUẢ KIỂM TOÁN CHU KỲ BH-TT Tổng hợp kết quả kiểm toán chu kỳ bán hàng và thu tiền thƣờng đƣợc thể hiện dƣới hình thức một “bản tổng hợp kết quả kiểm toán” hay “biên bản kiểm toán” Các nội dung chủ yếu đƣợc thể hiện trong tổng hợp kết quả kiểm toán thƣờng gồm:  Các sai phạm đã phát hiện khi kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ và số dƣ tài khoản và đánh giá về mức độ của sai phạm.  Nguyên nhân của sai lệch (nếu có) và các bút toán điều chỉnh sai phạm.  Kết luận về mục tiêu kiểm toán (đã đạt đƣợc hay chƣa)  Ý kiến của kiểm toán viên về sai phạm và hạn chế của kiểm soát nội bộ đối với chu kỳ bán hàng và thu tiền.  Vấn đề cần theo dõi trong đợt kiểm toán sau (nếu có). Tổng hợp kết quả kiểm toán chu kỳ bán hàng và thu tiền là một căn cứ quan trọng cho KTV tổng hợp lập báo cáo kiểm toán.