Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản quản lý hành chính nhà nước

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIAKHOA VĂN BẢN VÀ CÔNG NGHỆ HÀNH CHÍNHKỸ THUẬT XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC(Chương trình đào tạo cử nhân hành chính)   GV: ThS. TẠ THỊ THANH TÂMNăm 2006CHƯƠNG IVVĂN PHONG VÀ NGÔN NGỮ VĂN BẢNI. VĂN PHONG HÀNH CHÍNH - CÔNG VỤ1. Khái niệm về văn phong văn phong hành chính - công vụ2. Đặc điểm của văn phong hành chính-công vụ1. Khái niệm về văn phong hành chính - công vụ + Vaên phong laø loái dieãn ñaït yù töôûng baèng vaên töï trong moãi theå loaïi VB nhaát ñònh.+ Văn phong HC-CV là lối diễn đạt ý tưởng của cơ quan công quyền dùng để trình ý kiến lên cấp trên, ban hành mệnh lệnh cho cấp dưới, giao dịch với các cơ quan bạn, hay phổ biến tin tức cho quảng đại quần chúng.2. Đặc điểm của văn phong hành chính-công vụ 2.1. Tính chính xác, rõ ràng Chỉ có một cách hiểu duy nhấtTừ ngữ dùng trong VB phải gợi lên trong đầu mọi người những ý niệm giống nhauKỹ thuật diễn tả:Viết câu ngắn gọn, mạch lạc, diễn tả ý tưởng dứt khoát, sử dụng từ ngữ một cách chính xác.2.2. Tính phổ thông, đại chúngNgôn ngữ sử dụng trong VB phải chính xác, phổ thông, Cách diễn đạt phải đơn giản, dễ hiểu.Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung, thì phải được định nghĩa trong VB.Các yếu tố ngôn ngữ nước ngoài được Việt hoá tối ưu.Kỹ thuật diễn tả:Viết ngắn gọn, không lạm dụng thuật ngữ chuyên môn, hành văn viện dẫn lối bác học 2.3. Tính khách quan, phi cá tínhLàm cho VB có tính nguyên tắc cao, có sức thuyết phục cao.Nội dung của VB phải được trình bày một cách trực tiếp, không thiên vị.Cách hành văn không biểu cảm (thể hiện tình cảm), không đưa quan điểm cá nhân vào nội dung VB.Kỹ thuật diễn tả:+ Tránh dùng đại từ nhân xưng cho ngôi thứ nhất và ngôi thứ hai.+ Hạn chế tối đa việc sử dụng các từ ngữ biểu cảm.BT: Hãy sửa lại câu văn dưới đây (của Bộ Nội vụ gửi các bộ khác)Chúng tôi tha thiết và thành thực trông đợi quý vị cho biết ý kiến về vấn đề nói trên. > Bộ Nội vụ ñeà nghò quý cơ quan cho biết ý kiến về vấn đề nói trên.2.4. Tính trang trọngThể hiện sự tôn trọng đối với các đối tượng thi hành, làm tăng uy tín của cá nhân, tập thể nôi ban hành văn bản.Kỹ thuật diễn tả: Hạn chế sử dụng những từ ngữ diễn tả một cách khách sáo, khoa trương, màu mè, bay bướm.BT: Sửa lại câu văn hành chính sau:Bộ yêu cầu một cách tha thiết các sở, ban, phòng nên nghĩ đến dân chúng đang nóng lòng sốt ruột chờ đợi mà giải quyết mọi vấn đề hành chính một cách nhanh chóng, nhất là những vấn đề trực tiếp ảnh hưởng đến nồi cơm manh áo của các giới đồng bào nghèo khổ, rách rưới.Bộ yêu cầu các sở, ban, phòng trực thuộc cần giải quyết nhanh chóng mọi vấn đề hành chính, tránh sự chờ đợi quá lâu của nhân dân, nhất là trường hợp các vấn đề liên quan đến đời sống của đồng bào coù hoaøn caûnh khoù khaên.2.5. Tính lịch sự, lễ độTính lịch sự, lễ độ cần thiết duy trì ở tất cả các VB hành chính, kể cả những VB ban hành mệnh lệnh cho cấp dưới để thi hành hay quyết định khiển trách một nhân viên phạm lỗi.Tính trang trọng, lịch sự của VB phản ánh trình độ giao tiếp "văn minh hành chính“. Lời lẽ dùng trong VB không tỏ thái độ sợ hãi, khúm núm đối với cấp trên; hách dịch đối với cấp dưới, nhất là đối với nhân dân.Kỹ thuật diễn tả: Không sử dụng những từ ngữ cục cằn, thô lỗ, suồng sã, khẩu ngữ, gây phaûn caûm cho người đọc.BT: Nhận xét và sửa câu văn sau:Nhận thấy những kẻ ăn mày, ăn xin thường gây nên hình ảnh bẩn thỉu đập vào mắt người qua lại trên đường phố, yêu cầu cơ quan có thẩm quyền bắt nhốt cho kỳ hết để bảo vệ vẻ thẩm mỹ cho Thủ đô.Nhận thấy những người hành khất thường gây nên hình ảnh không đẹp mắt cho mỹ quan đường phố, yêu cầu các cơ quan hữu trách có biện pháp phù hợp để bảo vệ thẩm mỹ của Thủ đô.2.6. Tính khuôn mẫuVB cần được trình bày, sắp xếp bố cục nội dung theo các khuôn mẫu, thể thức quy địnhTrong một số trường hợp có thể điền nội dung cần thiết vào bản mẫu có sẵn.Sử dụng các khuôn ngôn ngữ hành chính có sẵn:+ "Căn cứ vào...",+ “Theo đề nghị của...",+ “Theo Thông tư số”+ “Các... chịu trách nhiệm thi hành... này"...II. Ngôn ngữ văn bản1. Sử dụng từ ngữ2. Kỹ thuật cú pháp1. Sử dụng từ ngữ1.1. Lựa chọn và sử dụng từ đúng ngữ nghĩa. Cần dùng từ đúng nghĩa từ vựng sao cho từ phải biểu hiện được chính xác nội dung cần thể hiệnVD: "Nhà nước khuyến mại và tạo điều kiện cho tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng và khai khẩn hợp lý thành phần môi trường“. > "Nhà nước khuyến khích và tạo điều kiện cho tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng và khai thác hợp lý taøi nguyeân môi trường“.BT: Chọn từ đúng để diễn đạt nội dung sau:+ Trình ý kiến, nguyện vọng lên cấp trên > (đề đạt)+ Đưa vấn đề ra để xem xét, giải quyết > (đề xuất)+ Giới thiệu để lựa chọn và bầu cử > (đề cử)+ Cử người giữ chức vụ cao hơn > (đề bạt)Không dùng từ làm phát sinh cách hiểu đa nghĩaVí dụ:"Phải xử phạt đối với hành vi không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ những quy định về đăng ký hộ khẩu khi thay đổi nơi ăn ở" > "Phải xử phạt đối với hành vi không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ những quy định về đăng ký hộ khẩu khi thay đổi nơi cư trú".1.2. Sử dụng từ đúng văn phong hành chính - công vụSử dụng từ ngữ phổ thông, trung tính thuộc văn viết, không dùng từ thuộc phong cách khẩu ngữ.VD:+ Anh Nguyeãn Vaên Sôn vaø chò Hoà Thanh Bình laáy nhau naêm 1991.+ Kính göûi vôï choàng anh Nguyeãn Vaên Long.Tránh sử dụng từ cổ, thận trọng trong dùng từ mới.Không dùng từ ngữ địa phương, chỉ dùng những từ ngữ địa phương chỉ những sự vật, hiện tượng mà chỉ địa phương đó mới có hoặc những từ ngữ có nguồn gốc địa phương đã trở thành từ ngữ phổ thông.Không dùng tiếng lóng, từ thông tục1.3. Sử dụng từ đúng chính tả tiếng Việt + Về thanh điệu (kỹ thuật/kỷ thuật; truy nã/truy nả; công quỹ/công quỷ), + Về vần (nhất trí/nhứt trí; nhân dân/nhâng dâng; triệu tập/trịu tập), + Về phụ âm đầu (xét xử/xét sử; quản lý/quản ný) + Về các ký hiệu cùng biểu thị một âm (quốc gia/cuốc gia; chuyên ngành/chuyên nghành; hoa quả/hua quả) + Về viết hoa2. Kỹ thuật cú pháp2.1. Caâu2.1.1. Cuù phaùp cuûa caâu vaên phaûi maïch laïc, chuaån möïcMoät quyeát ñònh haønh chính duø noäi dung coù daøi vaø phöùc taïp cuõng chæ ñöôïc trình baøy baèng moät caâu phöùc ñuùng khuoân maãu, taùch ra thaønh caùc veá xuoáng doøng vaø chöõ ñaàu doøng vieát hoa.VD:Chức vụ ra quyết định Căn cứ vào ; Theo đề nghị của ,Quyết định: Điều 1. .. Điều 2. .. Điều 3. ..2.1.2. Không sử dụng câu hỏi, câu cảm thán trong VB HCCVBT: Sửa lại câu văn sau: a. Yêu cầu quý cơ quan cho biết đương sự là ai? bao nhiêu tuổi? đến trú quán ở địa phương từ bao giờ? làm nghề gì và thường hay liên lạc với hạng người nào trong xã hội? > Yêu cầu quý cơ quan cho biết những chi tiết sau đây về đương sự: họ tên, tuổi, ngày đến trú tại địa phương, nghề nghiệp và các thành phần xã hội có quan hệ với đương sự. BT: Sửa lại câu văn sau: b. Cuộc sống của đồng bào ở vùng này mới khó khăn làm sao! > Cuộc sống của đồâng bào ở vùng này rất khó khăn.2.1.3. Câu cầu khiến chỉ có thể dùng trong các VB ban hành mệnh lệnh như: chỉ thị, lời kêu gọi.VD: Hãy đẩy mạnh các hoạt động nhân đạo từ thiện, bảo trợ người tàn tật và trẻ mồ côi.2.1.4. Cần cân nhắc khi dùng câu khẳng định hay phủ định để đảm bảo tính khách quan, lịch sựVD: Ban giám đốc không chấp nhận cho ông làm việc tại công ty nữa. > Ban giám đốc rất tiếc phải từ chối việc tiếp tục cộng tác của ông tại công ty.2.1.5. Câu phải được đánh dấu câu cho phù hợp với chính tả tiếng Việt và nội dung của câu. Các dấu như chấm than (!), chấm hỏi (?), nhiều chấm (...) rất ít được sử dụng. 2.1.6. Câu cần được liên kết với nhau hài hoà bởi các phương thức: + Lặp từ ngữ + Lặp cấu trúc + Phương thức thế + Phương thức liên tưởng + Phương thức nối + LặP Từ NGữLaëp laïi ôû caâu sau moät hay nhieàu töø ngöõ ñaõ xuaát hieän ôû caâu tröôùc. Laëp töø ngöõ duy trì chuû ñeà, taïo söï maïch laïc vaø nhaát quaùn cho VB.VD: Daân laø goác cuûa nöôùc. Daân coù giaøu thì nöôùc môùi maïnh. Löu yù: Laëp töø ngöõ chæ coù hieäu quaû lieân keát khi töø ngöõ laëp laïi laø nhöõng thöïc töø giöõ nhieäm vuï quan troïng trong caâu. + LặP CAÁU TRUÙCLaëp laïi ôû caâu sau caáu truùc cuûa caâu tröôùc. Laëp caáu truùc taïo söï nhòp nhaøng, caân ñoái cho ngöõ ñieäu.VD1: . Caên cöù nghò ñònh soá cuûa Chính phuû veà . Caên cöù chæ thò soáVD2: Thöù nhaát, veà maët khaùch quan: Thöù hai, veà nhaän thöùc, Thöù ba, veà theå cheá, +PHÖÔNG THÖÙC THEÁa. Theá ñaïi töø: laø phöông thöùc lieân keát baèng caùch söû duïng ôû caâu sau moät ñaïi töø ñeå thay theá cho moät hoaëc nhieàu töø ngöõ ñaõ xuaát hieän ôû caâu tröôùc. Theá ñaïi töø coù khaû naêng duy trì chuû ñeà nhö laëp töø ngöõ. VD: . Ñôøi caùc vó nhaân cho ta moät lyù töôûng, moät kieåu maãu. Nhôø göông saùng cuûa hoï maø ta trôû neân khaù, coù can ñaûm, kieân nhaãn ñeå ñi tôùi muïc ñích. . Vaán ñeà kinh phí phuïc vuï cho vieäc soaïn thaûo vaø ban haønh VBQPPL cuõng coøn nhieàu baát caäp. Ñaây cuõng laø moät trong nhöõng nguyeân nhaân laøm cho vieäc quy ñònh chi tieát vaø höôùng daãn thi haønh luaät, phaùp leänh chöa ñaûm baûo veà chaát löôïng vaø tieán ñoä. +PHÖÔNG THÖÙC THEÁ (tieáp theo)b. Theá ñoàng nghóa: laø phöông thöùc lieân keát baèng caùch söû duïng ôû caâu sau moät vaøi töø ngöõ ñoàng nghóa vôùi moät hoaëc nhieàu töø ngöõ ñaõ xuaát hieän ôû caâu tröôùc. Theá ñoàng nghóa coù khaû naêng duy trì chuû ñeà nhö laëp töø ngöõ vaø theá ñaïi töø. Theá ñoàng nghóa cung caáp thoâng tin phuï, laøm cho noäi dung VB theâm phong phuù.Theá ñoàng nghóa giuùp ngöôøi vieát traùnh loãi laëp ñi laëp laïi nhieàu laãn moät töø ngöõ.VD: Ngöôøi Phaùp ñoå maùu cuõng ñaõ nhieàu, daân ta hy sinh cuõng khoâng ít. + PHÖÔNG THÖÙC LIEÂN TÖÔÛNGa. Lieân töôûng boä phaän: laø phöông thöùc lieân keát baèng caùch söû duïng ôû caâu sau moät töø ngöõ chæ boä phaän maø toaøn theå cuûa noù ñaõ ñöôïc moät töø ngöõ khaùc noùi ñeán ôû caâu tröôùc.Phöông tieän ngoân ngöõ duøng ôû ñaây laø töø ngöõ chæ boä phaänVD: Ñoái vôùi ngöôøi Phaùp, ñoàng baøo ta vaãn giöõ moät thaùi ñoä khoan hoàng vaø nhaân ñaïo. Sau cuoäc bieán ñoäng ngaøy 09 thaùng 3, Vieät Minh ñaõ cöùu cho nhieàu ngöôøi Phaùp ra khoûi nhaø giam Nhaät, vaø baûo veä tính maïng, taøi saûn cho hoï. + PHÖÔNG THÖÙC LIEÂN TÖÔÛNG (tieáp theo)b. Lieân töôûng toaøn theå: laø phöông thöùc lieân keát baèng caùch söû duïng ôû caâu sau moät töø ngöõ chæ toaøn theå maø boä phaän cuûa noù ñaõ ñöôïc moät töø ngöõ khaùc noùi ñeán ôû caâu tröôùc.Phöông tieän ngoân ngöõ duøng ôû ñaây laø töø ngöõ chæ toaøn theå.VD: Ngöôøi ta sinh ra, aên, maëc, ôû tröôùc, roài môùi haùt, muùa, veõ, vieát, baøn trieát lyù sau. Kinh teá laø neàn taûng cuûa moät xaõ hoäi, laø cô sôû haï taàng. + PHÖÔNG THÖÙC LIEÂN TÖÔÛNG (tieáp theo)c.Lieân töôûng ñoàng loaïi: laø phöông thöùc lieân keát baèng caùch söû duïng ôû hai caâu vaên nhöõng töø ngöõ chæ cuøng moät loaïi söï vaät hay hieän töôïng.Phöông tieän ngoân ngöõ duøng ôû ñaây laø töø ngöõ chæ ñoàng loaïi.Lieân töôûng ñoàng loaïi thöôøng ñöôïc duøng ñeå phaùt trieån chuû ñeà.VD: Quoác hoäi thöïc hieän quyeàn quyeát ñònh, giaùm saùt toái cao ñoái vôùi vieäc quaûn lyù vaø söû duïng ñaát ñai trong caû nöôùc. Hoäi ñoàng nhaân daân thöïc hieän quyeàn quyeát ñònh, giaùm saùt vieäc quaûn lyù vaø söû duïng ñaát ñai trong ñòa phöông mình. + PHÖÔNG THÖÙC NOÁILaø phöông thöùc lieân keát baèng caùch söû duïng ôû caâu sau moät töø noái (lieân töø) ñeå lieân keát hai caâu.Phöông tieän ngoân ngöõ duøng ôû ñaây laø töø noáiVD: Nhìn chung, UBND tænh ñaõ trieån khai thöïc hieän Nghò quyeát cuûa Chính phuû veà phoøng choáng vaø kieåm soaùt ma tuyù. Song do toå chöùc trieån khai chöa chaët cheõ, thieáu bieän phaùp cöông quyeát, chöa coù quy trình cai nghieän vaø chöõa trò ñuùng, coâng taùc tuyeân truyeàn chöa saâu roäng, neân keát quaû ñaït ñöôïc coøn haïn cheá. 2.2. Đoạn vănKhi viết đoạn văn, cần lưu ý viết các câu tập trung cùng vào một chủ đề, không bị phân tán hoặc đột ngột chuyển sang một phạm vi khác, tránh bị lạc chủ đề. Cần có (các) câu chuyển ý, để đảm bảo mạch lạc, tạo nên đoạn văn có liên kết chặt chẽ về cả nội dung. 2.3.Tổ chức kết cấu văn bản + Keát caáu veà maët hình thöùc phaûi phuø hôïp vôùi noäi dung cuûa VB. + Giữa các phần, các mục, các đoạn có sự liên kết chặt chẽ veà chủ đề, traùnh mâu thuẫn về ý hoặc thiếu logic.Vị trí những cụm từ thông dụng trong VB hành chính :a. Dùng để mở đầu VB - Trả lời công văn số - Thi hành nghị định số - Theo đề nghị của tại Công văn số - Thực hiện ý kiến chỉ đạo của - Thừa lệnh . , để giải quyết - Để giải quyếtb. Dùng để liên kết giữa các phần của VB - Để thực hiện kế hoạch đã đặt ra - Để tiếp tục nâng cao - Để tiếp tục giải quyết - Về các vấn đề trên - So với yêu cầu đặt ra - Dựa vào các quy định trên - Dưới đây là c. Dùng để kết thúc VB - Xin đề nghị (Bộ ) xem xét, giải quyết. Xin trân trọng cám ơn. - Vậy xin báo cáo để (quý Bộ ) được biết và cho ý kiến giải quyết. - Xin trân trọng cảm ơn (đồng chí ). - Xin gửi tới quý (cơ quan ) lời chào kính trọng.Đối với VBQPPL, phần kết thúc là yêu cầu thực hiện VB hoặc phạm vi hiệu lực của VB đã ban hành.- Quyết định này có hiệu lực từ ngày 01 tháng 02 năm 2006.- Thông tư này được thực hiện trong tất cả các cơ quan có liên quan.- Chỉ thị này thay cho Chỉ thị số . về vấn đề d. Dùng để hỏi ý kiến cấp dưới- Đề nghị cho biết ý kiến về- Yêu cầu các đơn vị trả lời cho (Bộ) biết e. Dùng để trình bày quan điểm, hỏi ý kiến cấp trên- Theo ý kiến của (cơ quan ban hành VB), - (Cơ quan ban hành VB) nhận thấy- Xin trân trọng đề nghị- (Cơ quan ban hành VB) rất mong nhận được ý kiến chỉ đạo sớm của- Rất mong giải quyết kịp thờif. Dùng để nhắc nhở, yêu cầu cấp dưới thực hiện- Nhận được VB (thông tư, chỉ thị, quyết định,) này, yêu cầu các đơn vị- Các đơn vị trực thuộc () có trách nhiệm thực hiện quyết định (thông tư, chỉ thị, công văn) này.- Bộ () yêu cầu các đơn vị () có kế hoạch triển khai thực hiện kịp thờiCHƯƠNG VQUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNHVĂN BẢNI. Khái niệm về quy trình xây dựng và ban hành văn bảnII. Trình tự chung xây dựng và ban hành văn bảnI. Khái niệm về quy trình xây dựng và ban hành văn bản1. Khái niệm Quy trình xaây döïng vaø ban haønh VB laø caùc böôùc ñoøi hoûi dieãn ra moät caùch lieân tuïc töø khi chuaån bò soaïn thaûo cho ñeán khi soaïn thaûo, vaø chuyeån VB ñeán nôi thi haønh, maø caùc cô quan nhaø nöôùc coù thaåm quyeàn phaûi tieán haønh theo ñuùng chöùc naêng, nhieäm vuï, quyeàn haïn vaø phaïm vi hoaït ñoäng cuûa mình.Tuỳ theo mức độ quan trọng của VB, có thể xây dựng một trình tự ban hành tương ứng. Tuỳ theo tính chất, nội dung và hiệu lực pháp lý của từng loại văn bản, một số quy trình soạn thảo và ban hành có thể được quy định bằng những quy phạm pháp luật. Ñieàu 87 cuûa Hieán phaùp quy ñònh danh saùch nhöõng chuû theå ñöôïc quyeàn trình döï aùn luaät tröôùc Quoác hoäi. Ñieàu 88 cuûa Hieán phaùp quy ñònh caùch thöùc bieåu quyeát thoâng qua döï aùn vaø caùch thöùc coâng boá luaät.2. Hình thức thể chế hóa quy trìnhQuy trình xây dựng và ban hành VB được thể chế hoá bằng các VB như: quy chế, quy định Tuỳ theo tính chất và quy mô tổ chức của cơ quan, đơn vị, có thể ban hành riêng một quy chế, quy định độc lập về quy trình xây dựng và ban hành VB;hoặc là một bộ phận của quy chế, quy định về hoạt động, làm việc của cơ quan, đơn vị;có thể ban hành như một văn bản độc lập hoặc như một văn bản phụ kèm theo một quyết định.II. Trình tự chung xây dựng và ban hành văn bản1. Bước 1: Ñeà xuaát và soạn thảo văn bảnĐề xuất văn bản;Lập chương trình xây dựng dự thảo văn bản;Thành lập ban soạn thảo, hoặc chỉ định chuyên viên soạn thảo.Lựa chọn thể thức VB thông qua việc xác định :Mục đích, yêu cầu Giới hạn giải quyết Đối tượng áp dụng Thu thập tài liệu, thông tin : + VB pháp luật liên quan về nội dung chuẩn bị soạn thảo + VB cũ (xem xét cách xử lý vấn đề đó trước đây) + VB của các lĩnh vực khác nhau + Khảo sát điều tra xã hội học + Trao đổi và hỏi ý kiến các bộ phận, các cơ quan có liên quan + Xin ý kiến chuyên gia + Xin ý kiến lãnh đạo trực tiếpViết dự thảo lần thứ nhất: Phác thảo nội dung ban đầu; Soạn đề cương chi tiết; Tổ chức thảo luận nội dung phác thảo;Chỉnh lý phác thảo; Viết dự thảo.2. Bước 2: Lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảoKhông bắt buộc đối với trình tự xây dựng và ban hành tất cả mọi loại VBĐược tiến hành nghiêm ngặt đối với một số loại VB QPPL: Hiến pháp, luật, pháp lệnh Xử lý các ý kiến đóng góp tham gia xây dựng dự thảo bằng VB:Số lượng các tổ chức, cá nhân đóng góp ý kiếnSố lượng các tổ chức, cá nhân trả lời ý kiến đóng góp bằng VBNội dung các ý kiếnLưu các ý kiến3. Bước 3: Thẩm định dự thảoTuỳ theo tính chất, nội dung của VB, lãnh đạo cơ quan soạn thảo quyết định việc thẩm định dự thảo văn bản.Ban soạn thảo chuẩn bị hồ sơ thẩm định và gửi đến cơ quan thẩm định.Cần thực hiện việc thẩm định ở tất cả mọi cấp độ đối với dự thảo VB có tính chất quan trọng. Bộ Tư pháp, tổ chức pháp chế của bộ, cơ quan ngang bộ có trách nhiệm thẩm định các dự án, dự thảo VB QPPL của các cơ quan trung ương tương ứng.Cơ quan chủ trì soạn thảo chỉnh lý dự thảo và chuẩn bị hồ sơ trình ký. 4. Bước 4: Xem xét, thông quaCơ quan, đơn vị soạn thảo trình hồ sơ trình duyệt dự thảo văn bản lên cấp trên để xem xét, thông qua. Văn phòng xem xét trước các yêu cầu về nội dung, thể thức và các yêu cầu khác của VB trước khi thủ trưởng ký.Phải thực hiện việc ký tắt trước khi trình ký.Thông qua và ký ban hành VB theo đúng thẩm quyền và thủ tục luật địnhCó thể thông qua VB bằng hình thức tập thể tại một hoặc nhiều phiên họp của cơ quan ban hành, tuỳ theo thẩm quyền ban hành, tính chất và nội dung của VBTrường hợp VB không được thông qua thì cơ quan soạn thảo phải chỉnh lý và trình lại dự thảo VB trong thời hạn nhất định Đóng dấu văn bản 5. Bước 5: Công bốCông bố, yết thị, đưa tin trên các phương tiện thông tin đại chúng theo luật định, tuỳ theo tính chất và nội dung VBVB QPPL phải được đưa tin trên các phương tiện thông tin đại chúng VB QPPL của cơ quan nhà nước ở Trung ương phải được đăng Công báo trong thời hạn chậm nhất là 15 ngày, kể từ ngày công bố hoặc ký ban hànhVB QPPL của HĐND, UBND phải được yết thị tại trụ sở của cơ quan ban hành và những địa điểm khác do HĐND, UBND quyết định. Bước 6: Gửi và lưu trữ văn bản Gửi và lưu trữ theo quy định của pháp luật. Gửi đúng tuyến, không vượt cấp; Đúng địa chỉ đơn vị, bộ phận hoặc người thực thi Phải đảm bảo các nguyên tắc bảo mật đối với văn bản có mức độ mật. Văn bản có mức độ khẩn phải được gửi nhanh chóng, kịp thời.VB QPPL do các cơ quan nhà nước Trung ương, HĐND, UBND ban hành được gửi, lưu giữ trên mạng tin học diện rộng của Chính phủ và có giá trị như bản gốc.VB được lưu một bản ở bộ phận chuyên môn phụ trách, hay bộ phận soạn thảo, một bản khác lưu ở văn phòng hoặc văn thư cơ quan. Cuối năm nộp lưu trữ theo đúng quy định của Nhà nước.Sao VB:đúng thể thức, đủ số lượng bản theo yêu cầu và quy định của cấp có thẩm quyền, ghi rõ ngày tháng, thẩm quyền ký của người sao và đóng dấu của cơ quan văn phòng thöïc hieän