Bài giảng Kiểm toán hoạt động - Chương 1: Tổng quan về Kiểm toán hoạt động - Vũ Hữu Đức

1Tổng quan về Kiểm toán hoạt động Vũ Hữu Đức 2012 V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 2 Nội dung Giới thiệu môn học1 Khái niệm2 Quy trình3 Thí dụ minh họa4 Tổng quan về kiểm toán hoạt động Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 2V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 3 Giới thiệu môn học Trang bị cho sinh viên các kỹ năng và kiến thức chuyên sâu về kiểm toán hoạt động:  bao gồm khái niệm, kỹ thuật và quy trình kiểm toán tính kinh tế, tính hữu hiệu và tính hiệu quả của các hoạt động,  phục vụ cho triển khai kiểm toán hoạt động trong thực hiện kiểm toán nội bộ và kiểm toán nhà nước. V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 4 Kiểm toán hoạt động Vấn đề không phải làm thế nào là đúng nhất, mà là làm thế nào là tốt nhất? Tổng quan về kiểm toán hoạt động Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 3V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 5 Chương trình  Chương 1: Khái quát về kiểm toán hoạt động  Chương 2: Lập kế hoạch kiểm toán  Chương 3: Thực hiện kiểm toán  Chương 4: Xử lý các phát hiện kiểm toán  Chương 5: Báo cáo kiểm toán  Chương 6: Kiểm toán hoạt động trong kiểm toán nội bộ  Chương 7: Kiểm toán hoạt động trong kiểm toán nhà nước V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 6 Khái niệm Performance Auditing Management Auditing Comprehensive Auditing Value for money Auditing Operational Auditing Tổng quan về kiểm toán hoạt động Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 4V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 7 Khái niệm Kiểm toán hoạt động là quá trình soát xét các bộ phận của một doanh nghiệp, một đơn vị nhà nước hoặc một tổ chức không vì lợi nhuận để đo lường tính kinh tế, hiệu quả và hữu hiệu của các hoạt động V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 8 Khái niệm Doanh nghiệp Cơ quanNhà nước Tổ chức không vì lợi nhuận Kiểm toán Hoạt động Tổng quan về kiểm toán hoạt động Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 5V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 9 Khái niệm Kinh tế (economy) Hiệu quả (efficiency) Hữu hiệu (effective) 3E V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 10 Khái niệm Tính kinh tế liên quan đến chi phí của hoạt động hay chi phí để có được nguồn lực của hoạt động. Tính hiệu quả liên quan đến phương pháp hoạt động. Tính hữu hiệu liên quan đến kết quả của hoạt động. Tổng quan về kiểm toán hoạt động Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 6V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 11 Thí dụ Quá trình mua hàng phải qua nhiều khâu xét duyệt không cần thiết. Chi phí sản xuất một sản phẩm cao hơn so với các doanh nghiệp trong ngành. Các than phiền của người nộp thuế tăng lên so với kỳ trước Không có quy trình rõ ràng trong khâu điều độ sản xuất. V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 12 Thí dụ Kết quả việc giảm bớt các bước trong quy trình sản xuất là tỷ lệ phế phẩm tăng lên. Đổi nhà cung cấp nguyên liệu mới giúp tiết kiệm chi phí mua hàng nhưng việc giao hàng không đúng tiến độ. Mọi trường hợp mua hàng phải được duyệt bởi bộ phận sử dụng, bộ phận mua hàng và Giám đốc công ty. Tổng quan về kiểm toán hoạt động Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 7V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 13 Đặc điểm Kiểm toán nội bộ Kiểm toán nhà nước Kiểm toán độc lập Kiểm toán Hoạt động V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 14 Đặc điểm Báo cáo tài chính Trung thực và hợp lý Tuân thủ Các hoạt động Kinh tế, hiệu quả và hữu hiệu Hữu ích MANAGEMENT Tổng quan về kiểm toán hoạt động Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 8V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 15 Đặc điểm  Các kiến thức  Kinh tế  Tài chính (bao gồm cả kế toán)  Quản trị  Kỹ thuật  Các kỹ năng  Phân tích và tổng hợp  Đối nhân  Truyền thông  Làm việc theo nhóm V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 16 Phạm vi Bao gồm một (hoặc kết hợp) trong số sau:  Tài chính  Kiểm soát nội bộ  Tuân thủ  Kinh tế, hiệu quả và hữu hiệu Tổng quan về kiểm toán hoạt động Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 9V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 17 Phạm vi Kết quả chương trình Tài chính và tuân thủ Kinh tế và hiệu quả D B A C A: Kiểm toán tính kinh tế và hiệu quả B: Kiểm toán kết quả chương trình C: Kiểm toán hoạt động D: Kiểm toán toàn diện Nguồn: Reider, The Complete Guide to Operational Auditing, 2002 V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 18 Lợi ích  Phát hiện những vấn đề cần khắc phục trong hoạt động, nhận dạng các khả năng gia tăng hiệu quả hoạt động. Nhận dạng các vấn đề còn chưa rõ ràng trong việc xác định mục tiêu, kế hoạch hay quy trình triển khai, các tiêu chuẩn đánh giá.  Soát xét việc tuân thủ các quy định pháp luật và nội bộ, ngăn chặn hoặc phát hiện sớm các hành vi sai phạm hoặc nghiêm trọng hơn, phạm pháp trong đơn vị. Tổng quan về kiểm toán hoạt động Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 10 V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 19 Lợi ích Đánh giá hệ thống thông tin và kiểm soát quản lý. Nhận dạng những vấn đề có thể phát sinh trong tương lai.  Cung cấp các đề xuất thích hợp và khách quan cho việc cải thiện hoạt động của đơn vị.  Cung cấp một sự đánh giá độc lập, khách quan và có hệ thống đối với các hoạt động, các bộ phận trong đơn vị.  Tạo lập một kênh thông tin kết nối giữa nhà quản lý cao cấp với những nhà quản lý ở các cấp dưới. V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 20 Quy trình Lập kế hoạch Thực hiện Xử lý Phát hiện Báo cáo • Thu thập thông tin • Phân tích • Lập chương trình • Kiểm tra • Phân tích •Đánh giá khả năng cải thiện • Thực trạng • Tiêu chuẩn • Hậu quả • Nguyên nhân • Kiến nghị • Trao đổi • Báo cáo Tổng quan về kiểm toán hoạt động Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 11 V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 21 Phân tích tình huống CÔNG TY DƯỢC MINH HOÀNG Kiểm toán bộ phận bán chịu V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 22 Đặt vấn đề Minh Hoàng là doanh nghiệp nhập khẩu dược phẩm và phân phối qua mạng lưới đại lý ở các tỉnh với doanh số hơn 1.200 tỷ đồng một năm.  Công tác bán chịu đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển của công ty cũng như duy trì tình trạng tài chính của công ty.  Thị trường dược phẩm nhập khẩu có mức độ cạnh tranh khá cao với mức chiết khấu và thời hạn bán chịu ưu đãi cho các đại lý. Tổng quan về kiểm toán hoạt động Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 12 V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 23 Đặt vấn đề  Việc nhiều đại lý chiếm dụng vốn đã đặt công ty trước những khó khăn về vốn luân chuyển. Một số vụ vỡ nợ của các đại lý cũng gây lo lắng về số tiền nợ phải thu còn tồn đọng tại đại lý.  Bộ phận kinh doanh luôn thúc giục phải tăng cường doanh số hơn nữa qua mạng lưới đại lý và các chương trình hỗ trợ hơn nữa cho các đại lý.  Ban Giám đốc kỳ vọng cuộc kiểm toán hoạt động này sẽ giúp đánh giá được thực trạng nợ phải thu ở các đại lý và các cơ hội cải tiến công tác quản lý nợ tồn đọng. V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 24 Lập kế hoạch  Tìm hiểu cơ cấu tổ chức và nhân sự  Thu thập các tài liệu về quy trình và chính sách bán chịu được phê duyệt.  Thu thập thông tin cần thiết từ bộ phận bán hàng, bao gồm các báo cáo trong 12 tháng gần nhất về tình hình doanh số và nợ phải thu của tất cả các đại lý.  Yêu cầu cung cấp số liệu bán hàng, thu tiền của Phòng kế toán  Trao đổi với Trưởng phòng bán chịu  Tìm hiểu về hệ thống thông tin phục vụ cho hoạt động bán hàng và theo dõi nợ phải thu. Tổng quan về kiểm toán hoạt động Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 13 V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 25 Lập kế hoạch  Kết quả phân tích thông tin thu thập:  Cơ cấu tổ chức phù hợp.  Các quy trình và chính sách bán chịu đã được ban hành cách đây 2 năm và được cập nhật, điều chỉnh rất chặt chẽ vào năm trước.  Tình hình gia tăng của nợ phải thu là có thực với mức tăng lên cao hơn nhiều so với sự tăng trưởng doanh thu. Điều này đang làm cho doanh nghiệp thực sự khó khăn về tài chính khi các khoản vay đã tăng lên hơn 1,5 lần và chi phí lãi vay đã chiếm 5% doanh thu so với 2% của năm trước.  Trưởng phòng bán chịu cho biết các quy trình và chính sách được tuân thủ nghiêm túc và nguyên nhân của tình hình nợ gia tăng là do phát triển mạng lưới đại lý trong điều kiện cạnh tranh gay gắt.  Hệ thống thông tin theo dõi tình hình bán chịu và nợ phải thu chưa được nâng cấp trong ba năm nay. Gần đây, một dự án nâng cấp đang được nghiên cứu. V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 26 Phát triển vấn đề Chính sách, thủ tục Thực hiện Kết quả Hệ thống Thông tin Đánh giá và Điều chỉnh Chiến lược Tổng quan về kiểm toán hoạt động Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 14 V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 27 Chương trình kiểm toán  Xem xét các chính sách và quy trình bán chịu đã phù hợp với chiến lược kinh doanh của công ty chưa.  Xem xét cơ cấu tổ chức, năng lực nhân viên, sự phân chia trách nhiệm trong thực tế.  Kiểm tra việc tuân thủ các chính sách và quy trình bán chịu.  Đánh giá liệu hệ thống thông tin có cung cấp các thông tin thích hợp cho việc ra quyết định bán chịu hay không. V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 28 Thực hiện kiểm toán  Kiểm toán viên thực hiện các nội dung của chương trình kiểm toán thông qua áp dụng các thủ tục kiểm toán sau:  Nghiên cứu các tài liệu về chính sách và quy trình bán chịu, đối chiếu với chiến lược thị trường của công ty.  Phỏng vấn các nhân viên của công ty, một số đại lý lớn của công ty về việc thực hiện chính sách bán chịu của công ty.  Chọn mẫu một số giao dịch bán chịu để kiểm tra việc tuân thủ các chính sách và quy trình bán chịu. Tổng quan về kiểm toán hoạt động Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 15 V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 29 Thực hiện kiểm toán  Kiểm toán viên thực hiện các nội dung của chương trình kiểm toán thông qua áp dụng các thủ tục kiểm toán sau (tiếp theo)  Yêu cầu cung cấp các tài liệu về cơ cấu tổ chức, phân chia trách nhiệm trong bộ phận bán chịu, phỏng vấn các nhân viên để đánh giá về năng lực và nỗ lực trong công việc.  Xem xét các báo cáo kết xuất từ hệ thống thông tin và phỏng vấn nhân viên phụ trách hệ thống về khả năng cung cấp thêm thông tin. V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 30 Các phát hiện Quá trình kiểm tra và phân tích cho thấy những thực trạng yếu kém và cơ hội cải thiện sau:  Chính sách bán chịu mới được cập nhật không phản ánh được chiến lược thị trường của công ty.  Hệ thống thông tin thiếu khả năng cung cấp thông tin thích hợp  Phương tiện làm việc không đáp ứng yêu cầu công việc Tổng quan về kiểm toán hoạt động Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 16 V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 31 Xử lý phát hiện  Thực trạng:  Chỉ có một chính sách bán chịu chung cho tất cả các đại lý, không phân biệt doanh số, khu vực hay tình trạng trả nợ trong quá khứ.  Tiêu chuẩn:  Theo chiến lược thị trường của công ty, các tỉnh miền Tây Nam bộ là thị trường ưu tiên phát triển do kết quả điều tra thị trường cho thấy nhu cầu lớn nhưng các đại lý không đủ vốn để mở rộng hoạt động.  Thị trường TP.HCM tuy lớn nhưng đã bị các đối thủ cạnh tranh chi phối; các đại lý khu vực này có thông lệ lợi dụng vốn tín dụng của nhà cung cấp yếu thế để phục vụ cho các hoạt động kinh doanh có lợi cho mình, thí dụ họ ưu tiên thanh toán cho các nhà cung cấp lớn và có chiết khấu cao. V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 32 Xử lý phát hiện Hậu quả:  Thị trường miền Tây không phát triển mặc dù tình hình nợ phải thu thấp và tình hình trả nợ tốt. Công ty đang bị ứ đọng vốn rất lớn tại một số đại lý ở TP.HCM. Nguyên nhân:  Không có sự trao đổi thông tin giữa bộ phận nghiên cứu thị trường với những người chịu trách nhiệm thiết lập chính sách bán chịu.  Hệ thống thông tin của bộ phận bán chịu không cung cấp được thông tin chi tiết cho việc phân tích các báo cáo của bộ phận bán chịu, cũng như ở các cấp cao hơn.  Kiến nghị:  Cần tổ chức một nhóm cải cách chính sách bán chịu bao gồm bộ phận bán chịu, bộ phận nghiên cứu thị trường dưới sự chủ trì của Ban Giám đốc công ty.  Thúc đẩy tiến độ dự án nâng cấp hệ thống thông tin. Tổng quan về kiểm toán hoạt động Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 17 V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 33 Báo cáo kiểm toán  Trong cuộc họp với bộ phận bán chịu, Trưởng phòng đã thừa nhận những vấn đề trên và trước mắt đề nghị ban hành một chính sách bán chịu tạm thời, trong đó siết chặt hạn mức bán chịu tại một số đại lý có dấu hiệu chiếm dụng vốn của công ty và mở rộng các điều kiện bán chịu cũng như hạn mức cho các thị trường tiềm năng.  Dự án nâng cấp hệ thống thông tin cũng được đem ra mổ xẻ và đã xác định được nguyên nhân là do người phụ trách dự án quá nhiều công việc. Một cán bộ có năng lực hơn được đề cử thay thế.  Kiểm toán viên phát hành báo cáo kiểm toán, trong đó nêu lên các phát hiện và kiến nghị, cũng như các đánh giá về quan điểm và nỗ lực của Trưởng phòng bán chịu trong việc thực hiện các đề xuất.  Kiểm toán viên cũng yêu cầu bộ phận này báo cáo về tình hình thực hiện các biện pháp tiếp theo và các kết quả đạt được. Một cuộc kiểm toán nhằm đánh giá tình hình cải tiến sẽ được thực hiện sau đó ba tháng. V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 34 Thảo luận Phân tích tính kinh tế, tính hiệu quả và tính hữu hiệu của hoạt động bán chịu Tổng quan về kiểm toán hoạt động Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 18 V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 35 Quy trình (mở rộng) Lập kế hoạch Thực hiện Xử lý Phát hiện Báo cáo Lựa chọn Đối tượng Kiểm toán Theo dõi sau Kiểm toán Xác định đối tượng ưu tiên và lập một kế hoạch cho cả năm phù hợp với nguồn lực Xem xét các biện pháp sửa chữa có được tiến hành và các rủi ro có được giảm thiểu không V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 36 Phân tích tình huống CÔNG TY KỲ HÒA KIỂM TOÁN TÌNH HÌNH MUA HÀNG Tổng quan về kiểm toán hoạt động Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 19 V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 37 Đặt vấn đề  Công ty Kỳ Hòa là một doanh nghiệp sản xuất các sản phẩm thực phẩm như nước chấm, mì ăn liền với doanh thu lên đến 2.000 tỷ đồng/năm.  Ban Giám đốc công ty lo lắng vì lượng tồn kho nguyên liệu tăng lên đáng kể.  Bộ phận Mua hàng giải thích rằng do chủng loại sản phẩm tăng lên đáng kể trong năm qua, nên nguyên liệu mua vào hết sức đa dạng, và do đó, lượng nguyên liệu tồn kho tăng lên; và nếu không dự trữ đủ nguyên liệu, các nhà máy của công ty có thể bị gián đoạn hoạt động sản xuất. V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 38 Đặt vấn đề  Do công ty dựa vào vốn vay ngắn hạn ngân hàng để tài trợ cho hàng tồn kho nên sự gia tăng nói trên có thể làm công ty phải đối mặt với chi phí lãi vay tăng lên quá mức chịu đựng.  Ban Giám đốc yêu cầu tiến hành ngay một cuộc kiểm toán hoạt động để đánh giá về hoạt động mua hàng và đề xuất các giải pháp để cải thiện hoạt động này. Tổng quan về kiểm toán hoạt động Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM 20 V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 39 Thảo luận  Xác định các thông tin cần thu thập để có thể nhận dạng được vấn đề.  Phân tích tính kinh tế, hiệu quả và hữu hiệu của hoạt động mua hàng. V ũ H ữu Đ ức 2 01 2 40 Thảo luận Kiểm toán hoạt động khác với kiểm toán báo cáo tài chính:  Vấn đề không phải làm thế nào là đúng nhất, mà là làm thế nào là tốt nhất? Hãy chứng minh bằng cách so sánh quy trình kiểm toán của 2 loại kiểm toán trên Tổng quan về kiểm toán hoạt động Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Mở TPHCM