Bài giảng Kỹ năng thuyết trình - Phần: Chuẩn bị

Kỹ năng thuyết trình CHUẨN BỊ 1 Khái niệm về thuyết trình và kỹ n ă ng thuyết trình Thuyết trình ►Thuyết trình là cách truyền đạt các ý tưởng và các thông tin đến 1 nhóm khán giả ►Thuyết trình nhằm thông báo, giải thích, thuyết phục hay trình bày một quan điểm và sau đó là phần trả lời các câu hỏi của thính giả ►Thuyết trình là một diễn thuyết công phu nhằm báo cáo các kết quả hoạt động kinh doanh hay nghiên cứu khoa học đến một nhóm nhỏ thính giả quan tâm tại 1 hội nghị hay hội thảo Thuyết trình là việc trình bày và giải thích một nội dung nào đó cho một hay nhiều đối tượng nhất định. Nó cũng là quá trình truyền đạt thông tin, nhằm đạt được những mục tiêu của diễn giả, thường là: thấu hiểu, tạo dựng mối quan hệ và thúc đẩy thực hiện. Kỹ n ă ng thuyết trình ► Kỹ năng thuyết trình: là việc trình bày và giải thích một nội dung nào đó thông qua việc rèn luyện, tích lũy kinh nghiệm đào tạo cho một hay nhiều đối tượng nhất định. Nó cũng là quá trình truyền tải thông tin, nhằm đạt được những mục tiêu của diễn giả, thường là: Thấu hiểu, tạo dựng mối qua hệ và thúc đẩy thực hiện hành động ► Cùng với kỹ năng thuyết trình người ta đưa ra top 10 kỹ năng thiết yếu, cần thiết cho mỗi cá nhân: kỹ năng học, kỹ năng lãnh đạo bản thân, kỹ năng tư duy sáng tạo, kỹ năng tổ chức công việc, kỹ năng lắng nghe, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng làm việc đồng đội, kỹ năng đàm phán Vai trò của thuyết trình Thuyết trình là công cụ giao tiếp hiệu quả Thuyết trình góp phần làm nên sự thành công của mỗi cá nhân; Thuyết trình có thể là một nghề tạo thu nhập. Phân loại thuyết trình Thuyết trình trong quản lý Thuyết trình trong giải trí Thuyết trình trong kinh doanh Thuyết trình trong cuộc sống Thuyết trình trong học tập, giảng dạy, nghiên cứu Thuyết trình và giao tiếp Quá trình giao tiếp ►Giống nhau: Cùng mục đích chuyển tải thông điệp tới người nghe; Sử dụng kênh/hình thức thông tin bằng lời nói; Có sự tương tác theo thời gian thực; Điều chỉnh theo phản hồi của người nghe. ►Khác nhau: Thuyết trình có cấu trúc chặt chẽ hơn; Thuyết trình yêu cầu ngôn ngữ chính thống hơn; Thuyết trình yêu cầu phương pháp trình bày khác hơn; Đặc điểm của một bài thuyết trình hiệu quả Phù hợp với đối tượng Có mục tiêu rõ ràng Có cấu trúc logic và nhất quán Sử dụng ngôn từ và phi ngôn ngữ phù hợp Phân bổ thời gian hợp lý Phon g cách thuyết trình Trang phục: mặc nổi bật một chút ► Tiến lên bục thuyết trình một cách thật dứt khoát và mạnh mẽ ► Tạo dáng vẻ ngoài đoàng hoàng, chững chạc và nghiêm túc ► Luôn giữ tư thế thẳng lưng và tránh khoanh tay trước ngực ► Luôn tỏ ra gần gũi thân thiện ► Hãy tạo cho mình một phong cách riêng ► Biết kết hợp ngôn ngữ cơ thể Cách truyền đạt thông tin Nói ngắn gọn, rõ ràng, đơn giản ► Trình bày một cách dí dỏm, nghiêm túc nhưng vẫn hu hút ► Kết thúc một phần cần nhắc lại những ý đã trình bày ► Nói với tốc độ vừa phải, không sử dụng tiếng lóng và các ngôn ngữ không phù hợp ► Không nên đi quá sâu vào các chi tiết rường rà, gây mất thời gian và loãng thông tin Chuẩn bị thuyết trình Xác định tình huống Phân tích thính giả và diễn giả Xác định mục tiêu Thu thập thông tin Tập luyện 11 Chuẩn bị thuyết trình Xác định tình huống Phân tích thính giả và diễn giả Xác định mục tiêu Thu thập thông tin Tập luyện 12 Giới hạn các vấn đề Cô lập và phân biệt gốc rễ vấn đề Chi tiết hoá bằng các thông số Đơn giản hoá tình huống Chia thành các phần có thể thực hiện 13 Đánh giá môi trường bên ngoài Thông tin thường xuyên cập nhật Những gì đang xảy ra trong lĩnh vực Những gì đang xảy ra ở lĩnh vực liên quan Sự ảnh hưởng ở phạm vi quốc gia, quốc tế 14 Đánh giá văn hoá tổ chức Phong cách giao tiếp trang trọng hay không Ăn mặc chuyên nghiệp hay không Giờ làm việc cứng nhắc hay linh động Cơ cấu ngang bằng hay cấp bậc Thái độ an toàn hay mạo hiểm 15 Chuẩn bị thuyết trình Xác định tình huống Phân tích thính giả và diễn giả Xác định mục tiêu Thu thập thông tin Tập luyện 16 Xác định thính giả Thính giả cơ sở Thính giả tiềm ẩn Người quyết định 17 Phân tích thính giả Thu thập thông tin về cá nhân, nghề nghiệp Xác định thái độ về: chủ đề, diễn giả,... Xác định lòng tin và giá trị Tìm hiểu mong muốn, quan tâm của thính giả Đánh giá sự thông minh và khả năng ngôn từ Xác định vãng lai, bất đắc dĩ hay tự nguyện 18 Phân tích diễn giả Động cơ, mục đích Cảm giác, sự chú tâm Sự gần gũi và hấp dẫn Sự tin tưởng của thính giả Địa vị, quyền lực 19 Ba thời điểm quan trọng Trước khi thuyết trình Giờ giải lao Sau khi thuyết trình 20 Chuẩn bị thuyết trình Xác định tình huống Phân tích thính giả và diễn giả Xác định mục tiêu Thu thập thông tin Tập luyện 21 22 Chủ đề thuyết trình Mục đích tổng quát Mục tiêucụ thể Chọn chủ đề Thính giả muốn nghe Chủ đề mới mẻ Mình biết sâu 23 Xác định mục đích tổng quát Mục đích tổng quát: Thông tin Thuyết phục Giải trí 24 Xác định mục tiêu Mục tiêu cụ thể của bài trình bày Phụ thuộc vào mục đích Phụ thuộc vào các phân tích Phụ thuộc vào nhu cầu của diễn giả Đảm bảo yêu cầu SMART 25 26 Thành công Mục tiêu Phương pháp = + 100% 100% 0% Phân tích cơ hội Ai sẽ truyền đạt thông điệp? Khi nào thì truyền đạt thông điệp? Truyền đạt thông điệp ở đâu ? Truyền đạt thông điệp như thế nào ? 27 Chuẩn bị thuyết trình Xác định tình huống Phân tích thính giả và diễn giả Xác định mục tiêu Thu thập thông tin Tập luyện 28 Thu thập thông tin Sách giáo khoa chính thống Tra cứu (thư viện) Phỏng vấn Điều tra Dự giờ Quan sát, lắng nghe... 29 KISS 30 Keep It Short & Simple Hãy nói đơn giản và ngắn gọn SOS 31 Significance Of Simplicities Giá trị của sự đơn giản Thẻ ghi ý Đề cương Lời giới thiệu Thành ngữ Lời kết Kích cỡ: 1/3 tờ A4 32 Kết luận Số liệu Trích dẫn Giới thiệu Đề cương Chuẩn bị thuyết trình Xác định tình huống Phân tích thính giả và diễn giả Xác định mục tiêu Thu thập thông tin Tập luyện 33 Tập luyện Tập một mình Tập trước nhóm nhỏ Mô phỏng 34 3 bí quyết thành công Thứ nhất : Tập Thứ nhì : Tập Thứ ba : Tập 35 Chuẩn bị thuyết trình Xác định tình huống Phân tích thính giả và diễn giả Xác định mục tiêu Thu thập thông tin Tập luyện 36 Người thuyết trình Người viết kịch bản Đạo diễn Diễn viên Huấn luyện viên 37 Thuyết trình thành công Cá tính Độc đáo Sáng tạo 38 Kỹ năng thuyết trình  CẤU TRÚC 39 Cấu trúc bài thuyết trình Dàn bài cơ bản Cách thể hiện các phần chính 40 Cấu trúc bài thuyết trình Dàn bài cơ bản Cách thể hiện các phần chính 41 Cấu trúc bài thuyết trình 42 Mở bài Thân bài Kết luận Bài thuyết trình 43 Cấu trúc bài thuyết trình Dàn bài cơ bản Cách thể hiện các phần chính 44 Mở đầu Thu hút sự chú ý của thính giả Giới thiệu khái quát mục tiêu Giới thiệu lịch trình làm việc Chỉ ra các lợi ích bài thuyết trình 45 Các cách tạo sự chú ý Ví dụ, minh họa, mẩu chuyện Các câu/ tình huống gây sốc Số thống kê, câu hỏi, trích dẫn Cảm tưởng của bản thân Hài hước hoặc liên tưởng Kết hợp nhiều cách 46 Thân bài Lựa chọn nội dung quan trọng Chia thành các phần dễ tiếp thu Sắp xếp theo thứ tự lôgíc Lựa chọn thời gian cho từng nội dung 47 48 nãi dµi nãi dai nãi d¹i KISS 49 Keep It Short & Simple Hãy nói đơn giản và ngắn gọn SOS 50 Significance Of Simplicities Giá trị của sự đơn giản Kết luận Thông báo trước khi kết thúc Tóm tắt điểm chính Thách thức và kêu gọi 51 Sự chú ý của người nghe 52 (§é chó ý) Cao ThÊp §Çu buæi Cuèi buæi (thêi gian) Cấu trúc bài thuyết trình Dàn bài cơ bản Cách thể hiện các phần chính 53 Quy tắc 3T T rình bày khái quát những gì sẽ trình bày T rình bày những gì cần trình bày T rình bày tóm tắt những gì đã trình bày 54 Kỹ năng thuyết trình GIAO TIẾP PHI NGÔN TỪ 55 Thuyết trình thành công 56 Tiến bộ Cảm nhận Như thế nào Cái gì Người nói thể hiện Người nghe thay đổi Giao tiếp phi ngôn từ Khái niệm & đặc điểm Kỹ năng phi ngôn từ 57 Khái niệm phi ngôn từ Hữu thanh Vô thanh Phi ngôn từ Giọng nói (chất giọng, âm lượng, độ cao), tiếng thở dài, kêu la Điệu bộ, dáng vẻ, trang phục, nét mặt, ánh mắt, di chuyển, mùi Ngôn từ Từ nói Từ viết 58 Sức mạnh thông điệp 59 Ngôn từ hay phi ngôn từ? Ngôn từ (nội dung) Giọng nói (to - nhỏ, cao - thấp,) Hình ảnh (thính giả nhìn thấy ta ntn) Hiệu quả thuyết trình 60 93 : 7 = 13,285 Chỉ số thông minh (Intelligence Quotient) 61 Trí tuệ xúc cảm (Emotional Intelligence) EI Trí tuệ Xã hội (Social Intelligence) SI PI Trí tuệ Thực dụng ( Practical Intelligence) IQ AQ Trí tuệ vượt khó ( Adversity Quotient) Đặc tính Luôn tồn tại Có giá trị thông tin cao Mang tính quan hệ Khó hiểu Chịu ảnh hưởng của văn hoá 62 Sự khác biệt Ngôn từ Phi ngôn từ Đơn kênh Đa kênh Không liên tục Liên tục Kiểm soát được Khó kiểm soát Rõ ràng Khó hiểu 63 Chức năng Nhắc lại Thay thế Bổ trợ Nhấn mạnh Điều tiết 64 Giao tiếp phi ngôn từ Khái niệm & đặc điểm Kỹ năng phi ngôn từ 65 Các loại phi ngôn từ Giọng nói Dáng điệu, cử chỉ Trang phục Mặt Mắt Tay Động chạm Chuyển động Mùi Khoảng cách 66 Giọng nói Âm lượng Phát âm Độ cao Chất lượng 67 Giọng nói Tốc độ Điểm dừng Nhấn mạnh Phân nhịp 68 Dáng điệu và cử chỉ Biểu tượng Minh hoạ Điều tiết Là con dao hai lưỡi 69 70 Trang phục Địa vị xã hội, khả năng kinh tế Trình độ học vấn Chuẩn mực đạo đức 71 72 73 Mặt Thể hiện cảm xúc Biểu cảm (Tươi cười) 74 10 đặc tính của niềm vui Hài hước làm giảm căng thẳng Niềm vui cải thiện giao tiếp Niềm vui làm mâu thuẫn dễ được giải quyết Nụ cười giúp chúng ta lạc quan Cười mình là hình thức hài hước cao nhất 75 10 đặc tính của niềm vui Nụ cười có sức mạnh điều trị tự nhiên Nụ cười làm giảm gánh nặng Niềm vui đoàn kết mọi người Niềm vui phá vỡ sự nhàm chán và mệt mỏi Niềm vui tạo ra năng lượng 76 Cơ sở của niềm vui Cười với thính giả nhưng không cười họ Hãy thư giãn chứ đừng tỏ ra nghiêm nghị Cười to tiếng Suy nghĩ với tinh thần hài hước Có thái độ vui đùa 77 Cơ sở của niềm vui Hoạch định để có một thời gian vui vẻ Hãy hồn nhiên Hãy giúp người khác nhìn thấy mặt tích cực Biết ngạc nhiên 78 Mắt biểu lộ Yêu thương Tức giận Nghi ngờ Ngạc nhiên Ưu tư Bối rối Hạnh phúc Lẳng lơ 79 Mắt Nhìn = nhìn thấy ? Điều tiết Gây ảnh hưởng 80 Các kỹ xảo mắt Nhìn cá nhân, nhóm Dừng mỗi ý Nhìn vào trán Nhìn theo hình chữ M và W 81 Thu nhận thông tin 82 Tay Mắt phản xạ với tứ chi Trong khoảng cằm đến thắt lưng Trong ra, dưới lên Đổi tay tạo sự khác biệt 83 Tay: những lưu ý Không khoanh tay Không cho tay vào túi quần Không trỏ tay Không cầm bút, hay que chỉ 84 Động chạm Tăng bộc bạch Tăng chấp thuận Các kiểu : Xã giao Tình bạn Tình yêu 85 Di chuyển Lên & xuống Tốc độ Không đơn điệu 7 bước kỳ diệu 86 Mùi Đối với nam Đối với nữ 87 Khoảng cách Thân thiện < 1m Riêng tư < 1.5m Xã giao < 4m Công cộng > 4m 88 Giao tiếp phi ngôn từ Khái niệm & đặc điểm Kỹ năng phi ngôn từ 89 Sức mạnh của thông điệp 90 Kỹ n ă ng nâng cao hiệu quả thuyết trình 1. Kỹ n ă ng gây ấn t ượng 2. Kỹ năng thuyết phục 3. Kỹ n ă ng kiểm soát sự lo lắng4. Kỹ n ă ng trao đổi với ng ười nghe 5. Kỹ n ă ng sử dụng phi ngôn từ6. Kỹ n ă ng sử dụng các công cụ hiệu quả7. Kỹ n ăn g tổ chức công việc và quản lý thời gian8. Kỹ n ă ng kiểm soát đám đô ng    Kỹ n ă ng gây ấn t ượng - Người thuyết trình- Mở đầu ấn tượng- Kết thúc ấn tượng Kỹ n ă ng thuyết phục  Chiếm được niềm tinTìm ra được các điểm tương đồngCấu trúc vấn đề tốtĐưa cả hai mặt của một vấn đềKích thích vào tính tư lợiNuôi d ưỡng cái tôiKích thích vào uy tín cá nhânTạo sự nhất tríLà duy nhất=> Nguyên tắc 4P Kỹ n ă ng kiểm soát sự lo lắng  - Chuẩn bị tốt- Tưởng tượng- Suy nghĩ tích cực- Luyện tập  Kỹ năng trao đổi với người nghe   - Nắm bắt diễn biến người nghe - Xử lý và trả lời câu hỏi - Đặt câu hỏi cho khán giả - Lắng nghe và vận dụng kỹ năng nghe Kỹ năng sử dụng các công cụ hiệu quả  - Mục đích sử dụng công cụ hỗ trợ - Cảnh báo - Sắp xếp slide-Tốt - Sắp xếp slide-Tồi - Font chữ - Màu sắc - Bảng biểu  Kỹ n ă ng sử dụng phi ngôn từ - Giao tiếp bằng mắt- Biểu lộ khuôn mặt- Giọng nói- Chuyển động và cử chỉ- Dáng điệu, tư thế, phong thái- Trang phục Kỹ năng điều khiển đám đông   2 quy tắc quản lý đám đông cần ghi nhớ và áp dụng trong kỹ năng thuyết trình:  - Đưa ra sự chỉ dẫn rõ ràng dựa trên sự nhạy cảm và tinh tế trong nắm bắt xúc cảm và tâm trạng của đám đông - Luôn tin tưởng ở bản thân mình Kỹ năng tổ chức công việc và quản lý thời gian  Cần tuân thủ Nguyên tắc 5S gồm:  -Sàng lọc. Loại bỏ những thứ không cần thiết;  - Sắp xếp. Sắp xếp công việc theo trình tự hợp lý, thuận tiện để ghi nhớ và thực hiện;  - Sạch sẽ. Dọn dẹp và trình bày sạch sẽ;  - Săn sóc. Luôn luôn đôn đốc và chăm sóc công việc; cập nhật những thông tin mới nhất phục vụ công việc; - Sẵn sàng. Luôn sẵn sàng bắt tay vào thực hiện công việc, dựa trên những kế hoạch đã được vạch sẵn.