Giáo trình Tin học kế toán (Phần 1) - Nghề: Kế toán doanh nghiệp

) Hàm này không có đối số. + Hàm WEEKDAY Hàm này trả về giá trị thứ trong tuần (số nguyên) tại ô hiện hành của dữ liệu được nhập vào là loại ngày tháng năm. Cú pháp: =WEEKDAY(Serial_number, Return_type) Giải thích: - Serial_number: Chứa giá trị ngày tháng năm, nó có thể là chuỗi văn bản hay một dạng khác của ngày tháng năm, chẳng hạn: "4- 29- 03" hoặc "29- Apr- 2003" với các dạng này Excel sẽ tự động chuyển sang dạng ngày tháng năm. - Return_type: Đối này quyết định cách biểu diễn kết quả, có ba giá trị 1, 2 và 3 để biểu diễn kết quả như sau: + Nếu nhập vào giá trị số 1 cho đối Return_type: Excel quy định số 1 alf chủ nhật, số 2 là thứ hai số 7 là thứ bảy. + Nếu nhập vào giá trị số 2 cho đối Return_type: Excel quy định số 1 là thứ hai, số 2 là thứ ba số 7 là chủ nhật. + Nếu nhập vào giá trị số 3 cho đối Return_type: Excel quy định số 0 là thứ hai, số 1 là thứ ba số 6 là chủ nhật. + Nếu bỏ qua đối này thì Excel hiểu là giá trị số 1. + Hàm YEAR Hàm này trả về giá trị năm, tại ô hiện hành của loại dữ liệu là ngày tháng năm. Cú pháp: =YEAR(Serial_number) Giải thích: - Serial_number: Chứa giá trị ngày tháng năm, nó có the là chuỗi văn bản hay một dạng khác của ngày tháng năm, chẳng hạn: “9- 15- 03” hoặc “15- Sep- 2003” với các dạng này Excel sẽ tự động chuyển sang dạng ngày tháng năm. 4. Các hàm tài chính (PV, FV, PMT, DB, VDB) Hàm PV Hàm PV dùng để tính giá trị thực của một khoản đầu tư Cú pháp: =PV(Rate, Nper, Pmt, Fv, Type) Giải thích: - Rate: Lãi suất định kỳ. - Nper: Tổng số kỳ hạn. 18 - Pmt: Là khoản thanh toán cho mỗi thời hạn . - Fv: Giá trị niên khoảng trong tương lai hay số dư sau lần thanh toán cuối cùng, bỏ qua đối này thì mặc định là 0. - Type: Xác định thời điểm thanh toán. Có hai giá trị 1 và 0. + Nếu Type=1: Thanh toán vào đầu mỗi thời điểm. + Nếu Type=0: Thanh toán vào cuối mỗi thời điểm + Nếu bỏ qua đối này thì Excel hiểu Type=0. Hàm FV Hàm FV tính giá trị tương lai của một khoản đầu tư. Cú pháp: =FV (Rate, Nper, Pmt, Pv,Type) Giải thích: - Rate: Tỉ lệ lãi suất trong một thời hạn. - Nper: Là tổng số thời hạn thanh toán của một chu kỳ kinh doanh. - Pmt: Là khoản thanh toán cho mỗi thời hạn (bao gồm vốn và lãi suất). Không thay đổi trong suốt thời kỳ kinh doanh. - Pv: Giá trị hiện hành của khoản đầu tư. Nếu bỏ qua đối số này thì mặc định là 0. - Type: Mặc định thời điểm phải trả. Có hai giá trị 1 và 0. + Nếu Type=1: Thanh toán vào đầu mỗi thời điểm. + Nếu Type=0: Thanh toán vào cuối mỗi thời điểm. Hàm PMT Hàm này dùng để tính khoản thanh toán cho một số tiền vay. Trong tính toán giả sử tỉ lệ lãi suất và số chi không đổi. Cú pháp: =PMT(Rate, Nper, Pv, Fv, Type) Giải thích: - Rate: Lãi suất định kỳ. - Pv: Giá trị niên khoản hiện nay. Khi tính khoản thanh toán vay, Pv sẽ hiển thị số khoản vay. - Fv: Giá trị niên khoảng trong tương lai - Type: Xác định thời điểm thanh toán. Có hai giá trị 1 và 0. + Nếu Type=1: Thanh toán vào đầu mỗi thời điểm. + Nếu Type=0: Thanh toán vào cuối mỗi thời điểm + Nếu bỏ qua đối này thì Excel hiểu Type=0. Hàm DB 19 Tính khấu hao cho tài sản sử dụng theo hướng khấu hao giảm dần cho từng kỳ cố định tại một thời điểm nhất định. Cú pháp: =Db(Cost, Salvage, Life, Period, Month). Giải thích: - Cost: Nguyên giá tài sản cố định - Salvage: Giá trị còn lại của tài sản đến thời điểm tình khấu hao. - Life: Thời hạn sử dụng của tài sản - Period: Thời kỳ bạn tính chi phí khấu hao. - Month: Số tháng trong năm đầu tiên. Nếu bỏ qua mục này thì được hiểu là 12 tháng. Hàm DDB Hàm DDB trả về giá trị khấu hao của một tài khoản cho một thời hạn nhất định bằng cách dùng phương pháp kế toán giảm gấp đôi. Cú pháp: =DDB (Cost, Salvage, Life, Period, Factor) Giải thích: - Cost: Nguyên giá tài sản cố định - Salvage: Giá trị còn lại của tài sản sau khi khấu hao. - Life: Thời hạn sử dụng của tài sản - Period: Thời kỳ bạn tính chi phí khấu hao. - Factor: Là kiểm soát tỷ suất tính chi phí khấu hao, bỏ đối số này thì Excel mặc định là 2. - Hai mục Life và Period phải được tính cùng thời điểm chẳng hạn: ngày, tháng hay năm. 3. Thực hành Thao tác trên máy và làm các bài tập thực hành các hàm đã được giới thiệu 20 CÂU HỎI ÔN TẬP - Trình bày được một số khái niệm cơ bản trong Exel - Trình bày cú pháp Các hàm toán học - Trình bày các hàm xử lý ngày tháng - Bài tập: 1. Có một căn hộ bán trả góp theo hình thức sau: Giá trị của căn hộ là $500,000,000, trả trước 30%, số còn lại được trả góp $3,000,000 mỗi tháng (bao gồm cả tiền nợ gốc và lãi), biết lãi suất là 12% một năm, vậy bạn phải trả trong bao nhiêu năm thì mới xong ? (Ta đi tìm các đối số cho hàm NPER: Rate = ? , Pmt = ?, Pv =?, Fv =?, Type=?, ) 2. Ông Nguyễn Văn A vay một khoản tiền là 100 triệu đồng tại thời điểm hiện tại, trả đều đặn hàng tháng trong vòng 3 năm với lãi suất 0,83% mỗi tháng. Vậy mỗi tháng phải trả bao nhiêu tiền? Tổng cộng sau 3 năm phải trả cả gốc và lãi là bao nhiêu tiền? 21 BÀI 01. CƠ SỞ DỮ LIỆU Mục tiêu: - Trình bày được cú pháp chung của các hàm Dsum, Daverage, Dmax, Dmin, Dcounta; - Thao tác được các hàm trên máy tính; - Ứng dụng vào công tác kế toán; - Trung thực, tuân thủ đúng chế dộ kế toán hiện hành. Nội dung: 1. Khái niệm Cơ sở dữ liệu (CSDL) là một bảng tính mà trong đó không xen kẽ các dòng hoặc cột trống, dòng đầu tiên ghi các tiêu đề của dữ liệu, mỗi tiêu đề trên một cột. Các tiêu đề này được gọi là trường (field) của dữ liệu. Từ dòng thứ hai trở đi là số liệu của CSDL hiện thời. Mỗi dòng là một bản ghi (Record). 2. Sắp xếp trên cơ sở dữ liệu 2.1 Sắp xếp dữ liệu Mục đích: Sắp xếp lại dữ liệu theo một trật tự nhất định. Thao tác: - Vào Menu Data. - Chọn Sort. - Sau thao tác này xuất hiện bảng chọn Sort. + Tại mục Sort By ta chọn ra khoá sắp xếp thứ nhất. + Chọn thứ tự sắp xếp (Ascending: tăng, Descending: giảm). + Tại mục Then By thứ nhất chọn khoá sắp xếp thứ hai (nếu có). - Chọn Options, hộp thoại Sort Options xuất hiện. Khi này bạn chọn một trong hai khả năng sau: + Sort Top to Bottom: sắp xếp theo hàng. + Sort Left to Right: sắp xếp theo cột. - Kết thúc bấm chọn OK. 2.2. Thao tác lọc dữ liệu. - Đưa con trỏ vào vùng dữ liệu. - Vào Menu Data. 22 - Chọn Filter. - Chọn Advanced Filter. - Sau thao tác này xuất hiện hộp hội thoại Advanced Filter. + Tại mục Action, chọn Filter the List in place. Xác định việc hiển thị những bản ghi thoả mãn điều kiện ngay trên vùng cơ sở dữ liệu. + Tại mục List Range cho địa chỉ vùng dữ liệu vào. + Tại mục Criteria Range cho địa chỉ vùng tiêu chuẩn vào. + Kết thúc bấm chọn OK. * Chú ý: Muốn xuất hiện tất cả các bản ghi ta làm như sau: - Vào Menu Data. - Chọn Filter. - Chọn Show All. 3. Tính tổng các nhóm. 3.1. Tính tổng nhóm - Trước khi tính tổng nhóm cần phải sắp xếp dữ liệu theo trường làm khoá tính tổng nhóm. - Đưa con trỏ vào vùng CSDL. - Vào Menu Data. - Chọn Subtotals. - Sau thao tác này hộp thoại Subtotals xuất hiện. + Tại mục At Each Change in: Chọn trường cần tạo nhóm tổng hợp. + Tại mục Use Function: Chọn hàm cần tính toán thống kê. + Tại mục Add Subtotals to: Chọn những trường cần tính toán. + Kết thúc bấm chọn OK. Ta thấy bên trái bảng chọn xuất hiện các nút điều khiển thứ bậc. + Nút số 1: chỉ hiện dòng tổng của tất cả các nhóm. + Nút số 2: Chỉ hiện dòng tổng của từng nhóm và của tất cả các nhóm. 3.2. Huỷ bỏ tính tổng nhóm - Vào Menu Data. 23 - Chọn Subtotals. - Chọn Remove All 4. Các hàm trên cơ sở dữ liệu 4.1. Cú pháp chung Hàm (database,field,criteria) - Database (D1): is the range of cells that makes up the list or database. A database is a list of related data in which rows of related information are records, and columns of data are fields. The first row of the list contains labels for each column. - Field (D2): indicates which column is used in the function. Field can be given as text with the column label enclosed between double quotation marks, such as "Age" or "Yield," or as a number that represents the position of the column within the list: 1 for the first column, 2 for the second column, and so on. - Criteria (D3): is the range of cells that contains the conditions you specify. You can use any range for the criteria argument, as long as it includes at least one column label and at least one cell below the column label for specifying a condition for the column. 4.2. Các hàm cơ sở dữ liệu 4.2.1) Hàm Dsum Cú pháp: Dsum(D1, D2, D3) - D1: Địa chỉ vùng CSDL - D2: Số thứ tự của cột trong vùng CSDL - D3: Địa chỉ của bảng tiêu chuẩn. - Tính tổng các bản ghi thoả mãn điều kiện đặt ra. 4.2.2) Hàm Daverage Cú pháp: Daverage(D1, D2, D3) - D1: Địa chỉ vùng CSDL - D2: Số thứ tự của cột trong vùng CSDL - D3: Địa chỉ của bảng tiêu chuẩn. - Tính trung bình cộng các bản ghi thoả mãn điều kiện đặt ra. 24 4.2.3) Hàm Dmax Cú pháp: Dmax(D1, D2, D3) - D1: Địa chỉ vùng CSDL - D2: Số thứ tự của cột trong vùng CSDL - D3: Địa chỉ của bảng tiêu chuẩn. - Tìm giá trị lớn nhất trong các bản ghi thoả mãn điều kiện đặt ra. 4.2.4) Hàm Dmin Cú pháp: Dmin(D1, D2, D3) - D1: Địa chỉ vùng CSDL - D2: Số thứ tự của cột trong vùng CSDL - D3: Địa chỉ của bảng tiêu chuẩn. - Tìm giá trị nhỏ nhất trong các bản ghi thoả mãn điều kiện đặt ra. 4.2.5) Hàm Dcount Cú pháp: Dcount(D1, D2, D3) - D1: Địa chỉ vùng CSDL - D2: Số thứ tự của cột trong vùng CSDL - D3: Địa chỉ của bảng tiêu chuẩn. - Đếm số bản ghi thoả mãn điều kiện đặt ra. 4.2.6) Hàm Dcounta Cú pháp: DCounta(D1, D2, D3) - D1: Địa chỉ vùng CSDL - D2: Số thứ tự của cột trong vùng CSDL - D3: Địa chỉ của bảng tiêu chuẩn. - Đếm số bản ghi thoả mãn điều kiện đặt ra. 25 CÂU HỎI ÔN TẬP - Trình bày các hàm trên cơ sở dữ liệu - Bài tập 1. Tạo cơ sở dữ liệu theo mẫu: 2. Tính số nhân viên xếp loại xuất sắc và có tuổi là 26