Khóa luận Kế toán tiền mặt tại Công ty Cổ phần Bibica

Lý Thƣờng Kiệt TT thƣơng mại CMC Cafe sữa, Cafe đen Hộp 3 188.400 Phục vụ Cafe sáng VP 23/01 CH Bát Tiên 13B Trƣờng Chinh, P15, Q.TB Chậu cây thủy sinh Chậu 3 16.000 48.000 Đặt tại bồn cá tiểu cảnh nhà ăn 07/02 CH VPP Sao Mai 72 Đông Hồ, P8, Q.TB Pin tiểu 3A Cục 20 2.500 50.000 Thay pin micro, remote máy lạnh, đồng hồ 07/02 CH Điện máy Thanh Tâm Kios 4 Hoàng Văn Thụ, P4, Q.TB Biến thế 12 Volt – 2A Cái 1 70.000 70.000 Thay biến thế đầu thu dàn âm thanh phòng họp 1 GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 65 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn 24/02 CH Điện Khoa 365 Lý Thƣờng Kiệt, P9, Q.TB Ổ cấm dây LIOA Cái 2 155.000 Phục vụ các phòng họp văn phòng 24/02 CH Điện Khoa 365 Lý Thƣờng Kiệt, P9, Q.TB Bóng compact 14W Cái 3 42.000 126.000 Thay bóng đèn phòng Techconbank 24/02 Big C Hoàng Văn Thụ 202B, Hoàng Văn Thụ, Q.PN Cafe sữa gói Túi 4 38.200 152.800 Phục vụ Cafe sáng VP 24/02 Cty CP Viễn Liên Số 2 Hùng Vƣơng, Q10 Dây xoắn điện thoại bàn Dây 2 15.000 30.000 Thay dây điện thoại bàn bị hƣ các khối 28/02 CH Vissan Tân Bình 31 Phú Hòa, P8, Q.TB Đƣờng túi Kg 1 19.500 19.500 Uống Cafe sáng VP 04/03 CH VP Phẩm Sao Mai 72 Đông Hồ , P8, Q.TB Giấy note Xấp 3 10.000 30.000 Làm dấu trang hồ sơ trình ký 15/01 Chợ Tân Bình Quận Tân Bình Bông, trái cây Giỏ 1 66.000 66.000 Cúng ông Táo rằm tháng 1 (ÂL) 14/02 Chợ Tân Bình Quận Tân Bình Bông, trái cây Giỏ 1 78.000 78.000 Cúng ông Táo rằm tháng 1 (ÂL) Tổng Cộng 1.1013.700 Tổng giá trị hàng hóa mua vào: Một triệu không trăm mƣời ba ngàn bảy trăm ngàn đồng./. Ngƣời lập bảng kê Phụ trách đơn vị Kế toán trƣởng Tổng Giám đốc Công ty GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 66 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn  Các nghiệp vụ khác  05/03/2014 Thanh toán chi phí dán Decal quảng cáo chƣa phân bổ trong tháng và chƣa xác định sẽ phân bổ trong vòng mấy tháng là 17.817.500 đồng. Kế toán ghi: Nợ TK 142200 : 17.817.500 Có TK 111100 : 17.817.500 Chứng từ gốc liên quan: Phiếu chi, Giấy đề nghị thanh toán.  07/03/2014 Thanh toán tiền mua dây điện thoại, đầu cáp là 415.000 đồng. Kế toán ghi: Nợ TK 642700 : 415.000 Có TK 111100 : 415.000 Chứng từ gốc liên quan: Phiếu chi, Giấy đề nghị thanh toán, Hóa đơn.  10/03/2014 Thanh toán chi phí mua mẫu để thực hiện test mẫu Chocopie là 672.000 đồng. Kế toán ghi: Nợ TK 641800 : 672.000 Có TK 111100 : 672.000 Chứng từ gốc liên quan: Phiếu chi, Giấy đề nghị thanh toán, Bảng kê chứng từ.  12/03/2014 Chi phí in tờ rơi quảng cáo cho chƣơng trình “Vì bạn xứng đáng” đã có kế hoạch trích trƣớc là 3.355.000 đồng. Kế toán ghi: Nợ TK 335200 : 3.355.000 Có TK 111100 : 3.355.000 Chứng từ gốc liên quan: Phiếu chi, Giấy đề nghị thanh toán.  14/03/2014 Chi phí xuất khẩu hàng hóa là 17.461.500 đồng. Kế toán ghi: Nợ TK 641700 : 17.461.500 Có TK 111100 : 17.461.500 Chứng từ gốc liên quan: Phiếu chi, Đề nghị thanh toán, Tờ khai hải quan. GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 67 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn  19/03/2014 Chi phí vật tƣ vệ sinh là 2.096.820 đồng. Kế toán ghi: Nợ TK 642800 : 2.096.820 Có TK 111100 : 2.096.820 Chứng từ gốc liên quan: Phiếu chi, Hóa đơn.  20/03/2014 Chi tiền hoa hồng cho ngƣời môi giới là 4.680.000 đồng. Kế toán ghi: Nợ TK 641700 : 4.680.000 Có TK 111100 : 4.680.000 Chứng từ gốc liên quan: Phiếu chi, Hợp đồng môi giới.  24/03/2014 Chi phí dịch vụ hành chính là 286.000 đồng. Kế toán ghi: Nợ TK 642500 : 286.000 Có TK 111100 : 286.000 Chứng từ gốc liên quan: Phiếu chi, Giấy đề nghị thanh toán.  25/03/2014 Thanh toán chi phí mua quạt treo tƣờng cho các phòng ban là 2.750.000 đồng. Kế toán ghi: Nợ TK 642300 : 2.750.000 Có TK 111100 : 2.750.000 Chứng từ gốc liên quan: Phiếu chi, Giấy đề nghị thanh toán, Bảng nghiệm thu, Biên bảng bàn giao, Phiếu đề nghị cung ứng.  28/03/2014 Chi phí đi lại cho cán bộ thi hành án là 4.560.000 đồng. Kế toán ghi: Nợ TK 811100 : 4.560.000 Có TK 111100 : 4.560.000 Chứng từ gốc liên quan: Phiếu chi, Tờ trình. GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 68 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn 2.2.3.3. Xử lý trên phần mềm  Phiếu chi REC: chi thanh toán NCC, chi khác: hoa hồng, lƣơng, phạt thanh toán - Vào màn hình Receipt  Receipt Method: chọn « Tiền mặt VND », rồi nhấn Tab hệ thống sẽ tự động điền thông tin trên Remittence Bank.  Receipt date : Chọn ngày rồi nhấn Tab hệ thống sẽ tự động điền thông tin trên GL date, Maturity date.  Receipt amount: Nhập số tiền cần phải thu rồi nhấn Tab hệ thống sẽ tự động điền thông tin trên Functional Amount.  Receipt type: Chọn kiểu Miscellaneous  State : Chọn Cleared  Activity : « Chi khác »  Additional informations: Hệ thống sẽ tự động chọn Receipt informations  Mã chỉ tiêu dòng tiền: Chọn Chi khác.  Số phiếu thu/ chi : PC.REC.1403.0087  Lý do thu chi: Hoa hồng bánh kẹo.  Rồi nhấn OK để hoàn tất quá trình nhập trƣờng thông tin GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 69 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn - Vào màn hình Distribution để xem định khoản hệ thống:  Rồi nhấn OK để hoàn tất.  Phiếu chi PAY: Chi tạm ứng - Vào màn hình Payment ( các bƣớc thực hiện giống Phiếu thu PAY)  Số chừng từ: PC.PAY.1403.0011  Chỉ tiêu dòng tiền: Chọn tiền chi khác từ hoạt động kinh doanh  Mã nhà cung cấp: Chọn từ hệ thống  Tên ngƣời nhận.  Địa chỉ ngƣời nhận  Tài liệu đính kèm: « Chứng từ gốc »  Hình thức thanh toán: Chọn « Tiền mặt »  Rồi nhấn OK để hoàn tất quá trình nhập trƣờng thông tin. GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 70 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn 2.2.4. Kiểm quỹ Kiểm quỹ đƣợc thực hiện 1 tháng 1 lần nhằm đảm bảo sự có thật của số dƣ tài khoản tiền mặt tại quỹ. Hơn nữa vào cuối ngày, Thủ quỹ đối chiếu các khoản thu chi phát sinh trong ngày và kiểm tra số dƣ tiền mặt có khớp với sổ sách. 2.2.4.1. Thực hiện quy trình : - Việc kiểm kê tiền trong két đƣợc thực hiện bởi thủ quỹ và kế toán tiền mặt, có sự chứng kiến của kế toán độc lập với phần hành tiền. - Biên bản kiểm quỹ và bảng kê từng loại tiền đƣợc lập phải có đầy đủ chữ ký của thủ quỹ và ngƣời chứng kiến. - So sánh số tiền tồn quỹ với số dƣ tiền mặt trên sổ quỹ và sổ sách kế toán. - Chọn mẫu một số nghiệp vụ phát sinh trong kỳ để kiểm tra sự phù hợp. - Đƣa ra đề nghị điều chỉnh rồi trình ký lên Kế toán trƣởng và Tổng Giám đốc. Hình 2.3 Quy trình kiểm quỹ qua hệ thống T h ủ q u ỹ N g ƣ ờ i ch ứ n g k iế n k iể m k ê K ế to á n tr ƣ ở n g K ế to á n t iề n m ặ t C h ứ n g t ừ Thực hiện kiểm quỹ Lập biên bản kiểm quỹ Phê duyệt Đối chiếu Hóa giải chênh lệch Điều chỉnh Cập nhật vào chƣơng trình Biên bản kiểm quỹ Hệ thống kế toán GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 71 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn  Kiểm kê quỹ vào cuối mỗi tháng, giữa và cuối năm - Kiểm kê quỹ đƣợc thực hiện vào cuối mỗi tháng có sự tham gia của Thủ quỹ và Kế toán tiền và một ngƣời độc lập với phần hành tiền. Sau khi kiểm quỹ thì Kế toán sẽ lập “Biên bản kiểm kê tiển mặt” rồi các thành viên tham gia sẽ ký. - Còn phần kiểm kê quỹ để kiểm toán vào giữa năm (cuối tháng 6) và cuối năm (cuối tháng 12) thì Công ty phải làm bảng “Quyết định thành lập Hội đồng kiểm kê” do Tổng Giám đốc phê duyệt, kèm theo danh sách thành viên đã nêu rõ ai sẽ kiểm kê những phần nào, có thời gian, địa điểm chính xác. - Đối với kiểm kê quỹ vào thời điểm giữa và cuối năm thì Kế toán tiền mặt thƣờng không tham gia kiểm mà chỉ có Thủ quỹ, thêm 2-3 nhân viên phòng ban khác và một ngƣời bên Công ty kiểm toán sẽ qua kiểm chung. - Trƣớc khi tiến hành kiểm kê, Kế toán sẽ chốt quỹ, nghĩa là sau khi kiểm kê xong mọi nghiệp vụ thu chi tiền phát sinh trong tháng sẽ không đƣợc ghi nhận phải hạch toán qua tháng sau. Thủ quỹ cần phân loại tiền mặt theo từng loại, từng mệnh giá và sắp xếp ngăn nắp để việc kiểm kê đƣợc diễn ra một cách nhanh chóng - Kiểm kê xong cũng lập chứng từ giống kiểm kê cuối tháng và tất cả các thành viên tham gia sẽ phải ký vào biên bản kiểm kê. - Thủ quỹ có trách nhiệm bảo quản tiền mặt tại quỹ nếu có bất kỳ thất thoát gì xảy ra thì Thủ quỹ phải chịu. Và Công ty chỉ cần dựa vào biên bản kiểm quỹ có ký tên đầy đủ để làm việc, giải quyết. 2.2.4.1. Chứng từ sử dụng Trong quá trình kiểm kê đối chiếu giữa thực tế và hệ thống chỉ đƣợc chênh lệch vài đồng đến vài ngàn. Nếu thiếu, thừa quá quy định cho phép thì phải dò xét lại tìm ra nguyên nhân nếu không Thủ quỹ phải bù tiền vào. Trên thực tế, khi thực hiện việc đối chiếu chắc chắn sẽ xảy ra chênh lệch vì không thể thu chi chính xác tới từng đồng. Và phần chênh lệch thƣờng là chênh lệch thiếu nếu với khoản tiền nhỏ thì mặc nhiên do Thủ quỹ bù tiền và hiếm khi xảy ra trƣờng hợp chênh lệch thừa. Còn trƣờng hợp thừa, thiếu quá nhiều sẽ không đƣợc phép xảy ra vì Thủ quỹ và Kế toán tiền mặt đã kiểm kê, đối chiếu và xử lý chênh lệch mỗi ngày. Chính bản thân tự ngƣời Thủ quỹ cũng đã kiểm kê từng lần họ thu chi một cách cẩn thận. GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 72 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn  01/04/2014 Kiểm kê quỹ tháng 3/2014 Tiền mặt tồn quỹ theo sổ sách đến ngày 31/3/2014 : 107.270.574 đồng Tiền mặt tồn quỹ theo thực tế : 107.267.000 đồng Chênh lệch : 3.574 đồng Kế toán ghi: Nợ TK 138100 : 3.574 Có TK 111100 : 3.574 Bút toán xử lý chênh lệch : do chênh lệch chỉ vài ngàn đồng nên không cần phải tìm hiểu cụ thể nguyên nhân. Nợ TK 811100 : 3.574 Có TK 138100 : 3.574  Các chứng từ liên quan: - Bảng kê này đƣợc lập trên phần mềm Excel và đƣợc trình bày theo từng loại mệnh giá cụ thể dùng làm cơ sở lập Biên bản kiểm kê: BẢNG KÊ STT LOẠI TIỀN SỐ LƢỢNG THÀNH TIỀN 1 500,000 103 51,500,000 2 200,000 66 13,200,000 3 100,000 274 27,400,000 4 50,000 256 12,800,000 5 20,000 7 140,000 6 10,000 110 1,100,000 7 5,000 68 340,000 8 2,000 114 228,000 9 1,000 209 209,000 10 500 0 - 11 Tiền rách 350,000 Tổng cộng 107,267,000 Bằng chữ: Một trăm lẻ bảy triệu, hai trăm sáu mƣơi bảy ngàn đồng ./. GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 73 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn CÔNG TY CỔ PHẦN BIBICA CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM KHỐI TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN Độc lập- Tự do – Hạnh phúc BIÊN BẢN KIỂM KÊ TIỀN MẶT TẠI QUỸ CÔNG TY NGÀY 31 THÁNG 3 MĂM 2014 Hôm nay vào lúc 9h30’ ngày 01 tháng 4 năm 2014 tại Văn phòng Công ty gồm: 1. Ngô Thị Kim Phụng : Trƣởng phòng tài chính – kế toán 2. Nguyễn Thị Trúc Lành : Kế toán viên 3. Thiều Thị Phƣợng : Thủ quỹ Cùng tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt tồn thực tế tại Văn phòng Công ty cụ thể nhƣ sau: 1. Tiền mặt tồn quỹ theo sổ sách đến ngày 31/3/2014 : 107.270.574 đồng 2. Tiền mặt tồn quỹ theo thực tế : 107.267.000 đồng STT LOẠI TIỀN SỐ LƢỢNG THÀNH TIỀN 1 Giấy bạc loại 500.000 103 51.500.000 2 Giấy bạc loại 200.000 66 13.200.000 3 Giấy bạc loại 100.000 274 27.400.000 4 Giấy bạc loại 50.000 256 12.800.000 5 Giấy bạc loại 20.000 7 140.000 6 Giấy bạc loại 10.000 110 1.100.000 7 Giấy bạc loại 5.000 68 340.000 8 Giấy bạc loại 2.000 114 228.000 9 Giấy bạc loại 1.000 209 209.000 10 Tiền rách 350.000 TỔNG CỘNG 107.267.000 Bằng chữ : Một trăm lẻ bảy triệu, hai trăm sáu mươi bảy ngàn đồng ./. TP.HCM, ngày 01 tháng 04 năm 2014 TỔNG GIÁM ĐỐC K.TCKT Kế toán viên Thủ quỹ GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 74 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn 2.2.5. Sổ sách liên quan CÔNG TY CỔ PHẦN BIBICA Mẫu số S07-DN CÔNG TY CỔ PHẦN BIBICA ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC 443 LÝ THƢỜNG KIỆT, P8, Q.TÂN BÌNH, TPHCM ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC) SỔ QUỸ TIỀN MẶT Từ ngày : 19/03/2014 Đến ngày : 19/03/2014 Tài khoản : VP. Tiền mặt.VND - VP. Tiền mặt.VND Ngày Chứng Từ Số Chứng Từ Diễn Giải Loại Tiển Thu Chi Tồn Ghi chú Thu Chi Ngoại Tệ VND Ngoại Tệ VND Ngoại Tệ VND (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) VP. Tiền mặt.VND - VP. Tiền mặt.VND (VND) Số dƣ đầu kỳ 20.614.462 19/03/14 PT.REC. 1403. 0032 Thu tiền hàng HĐ 8669 11279 trừ lại HXT 280, 280 – NHÀ SÁCH TÂN HƢƠNG-NHÂN VĂN VND 9.581.962 30.196.424 19/03/14 PC.REC. 1403. 0080 Ứng cƣớc điện thoại cố định VP cty T2/2014 –MAI ANH TÖ VND 4.369.602 25.826.822 GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 75 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn 19/03/14 PC.REC. 1403. 0078 Chi hộ BH HĐ 0001027 – Acesulfame – DNTN TM HÓA VĂN VND 855.000 24.971.822 19/03/14 PC.REC. 1403. 0084 Hoa hồng bánh kẹo HĐ 15736 CTY TNHH THÉP POMINA – PHẠM THÌ QUỲNH NHƢ VND 43.200 24.928.622 19/03/14 PC.REC. 1403. 0081 Thanh toán chi phí xăng dầu, cầu đƣớng đƣa rƣớc PTGĐSX và PTGĐKT – PHẠM LỘC VND 3.153.290 21.775.332 19/03/14 PC.REC. 1403. 0082 Thanh toán chi phí xăng dầu, cầu đƣớng đƣa rƣớc nhân viên làm việc tại VP- TRẦN MINH SẬM VND 3.043.810 18.731.522 19/03/14 PC.REC. 1403. 0083 Thanh toán chi phí vật tƣ vệ sinh trụ sở CTY T2/2014 + MAI ANH TÖ VND 1.965.920 16.765.602 19/03/14 PC.REC. 1403. 0079 Chi hộ BH HĐ 0005237 – Vitamin B6 NCC TRẦN THỊ TRÀ LINH_KMH VND 1.732.500 15.033.102 Tổng cộng phát sinh 9.581.962 15.163.322 Số dƣ cuối kỳ 15.033.102 Ngày tháng năm 2014 Ngƣời lập ( Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trƣởng ( Ký, ghi rõ họ tên) Giám đốc ( Ký, ghi rõ họ tên) GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 76 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn CÔNG TY CỔ PHẦN BIBICA Mẫu số S03-DN CÔNG TY CỔ PHẦN BIBICA ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC 443 LÝ THƢỜNG KIỆT, P8, Q.TÂN BÌNH, TPHCM ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC) SỔ CÁI 111 – TIỀN MẶT THÁNG 03/2014 Ngày Chứng Từ Số Chứng Từ Diễn Giải Loại Tiển Tài khoản đối ứng Nợ Có Ngoại Tệ VND Ngoại Tệ VND (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) Số dƣ đầu kỳ 98.650.500 01/03/2014 PC.PAY. 1403.0001 Ứng tiền mua bơm dịch trứng cho Nhà máy Miềm Đông VND 141109 6.314.000 03/03/2014 PC.REC. 1403.0001 Thanh toán công tác phí tháng 1/2014 VND 641100 1.680.000 03/03/2014 PC.REC. 1403.0002 Thanh toán công tác phí tháng 1/2014 VND 641100 1.610.000 03/03/2014 PC.REC. 1403.0004 Nộp tiền mặt vào ngân hàng VND 112100 50.000.000 03/03/2013 PT.REC. 1403.0004 Thu tiền hàng VND 131110 11.395.648 GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 77 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn 04/03/2013 PC.PAY. 1403.0005 Ứng tiền phân tích mẫu và công bố chất lƣợng định kỳ VND 141109 15.000.000 04/03/2013 PC.PAY. 1403.0006 Ứng thêm chi phí xuất khẩu khách hàng Lotte VND 141100 500.000 04/03/2013 PT.REC. 1403.0006 Thu tiền hàng VND 131110 2.714.219 04/03/2013 PT.REC. 1403.0007 Thu tiền hàng VND 131110 3.173.400 04/03/2013 PT.REC. 1403.0008 Thu tiền hàng VND 131110 547.079 04/03/2013 PT.REC. 1403.0010 Thu tiền hàng VND 131120 22.850.000 Tổng cộng phát sinh 284.762.422 276.142.348 Số dƣ cuối kỳ 107.270.574 Ngày tháng năm 2014 Ngƣời lập ( Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trƣởng ( Ký, ghi rõ họ tên) Giám đốc ( Ký, ghi rõ họ tên) GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 78 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn CHƢƠNG 3. NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ ---o0o--- 3.1. Nhận xét 3.1.1. Nhận xét tổng quát về Công ty Cổ phần BIBICA 3.1.1.1. Về tình hình kinh doanh của Công ty - Doanh thu những năm gần đây của Công ty có khuynh hƣớng tăng trƣởng nhanh do Công ty chú trọng nâng cao chất lƣợng sản phẩm, mở rộng thƣơng hiệu trên thị trƣờng với dòng sản phẩm cao cấp. - Ngoài ra, Công ty còn không ngừng nghiên cứu, tìm hiểu thị hiếu, nhu cầu của từng loại khách hàng để tung ra các sản phẩm mới vào thời điểm thích hợp. - Công ty còn đƣa các chính sách để thúc đẩy phát triển:  Chính sách gối đầu sản phẩm để trƣng bày tại đại lý, siêu thị.  Chính sách hoa hồng cho các cửa hàng bán đạt tiêu chuẩn để khuyến khích tiêu thụ sản phẩm, mở rộng thị trƣờng. 3.1.1.2. Về bộ máy quản lý của Công ty - Công ty Bibica đã đƣa công nghệ thông tin vào quản lý và đạt đƣợc hiệu quả cao khi ứng dụng giải pháp phần mềm ERP (phần mềm giúp hoạch định các nguồn lực doanh nghiệp). - Cơ chế tổ chức chặt chẽ tạo sự phối hợp nhịp nhàng, linh hoạt giữa các phòng ban làm cho bộ máy công ty hoạt động hiệu quả, nhanh chóng, kịp thời, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh, giúp cho Công ty chủ động trong việc kinh doanh, quan hệ khách hàng và nâng cao uy tín của Công ty trên thị trƣờng trong nƣớc và quốc tế. - Các phòng ban có sự theo dõi chéo và hỗ trợ lẫn nhau trong công việc. 3.1.1.3. Về tình hình nhân sự của Công ty - Công ty coi chính sách đào tạo nâng cao tay nghề cho công nhân viên là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu trong xây dựng và phát triển nhân lực. - Đội ngũ nhân viên tận tâm, nhiệt huyết, đầy năng lực, có trình độ chuyên môn cao giúp nhà quản trị hoạch định chiến lƣợc tƣơng lai của Công ty. - Còn đội ngũ tiếp thị, bán hàng thì có nhiều kinh nghiệm về phân tích thị hiếu và xác định xu hƣớng tiêu dùng. GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 79 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn 3.1.2. Nhận xét về phần hành kế toán tại Công ty CP BIBICA Công ty Cổ phần BIBICA là một công ty có quy mô sản xuất lớn nên công việc của bộ phận kế toán khá nhiều, phức tạp. Song Công ty có đội ngũ nhân viên trẻ trung, năng động, nhiệt tình và có chuyên môn cao nên có thể đáp ứng đƣợc những đòi hỏi cao trong công việc, xử lý cũng phần nào thuận lợi hơn. 3.1.2.1. Ƣu điểm  Công tác kế toán - Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty ngày càng hoàn thiện. Có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng, mỗi nhân viên chịu trách nhiệm chuyên môn về một mảng kế toán riêng đảm bảo sự phối hợp thống nhất trong công tác kế toán giúp các công tác ghi nhận, xử lý đƣợc thực hiện một cách kịp thời, chính xác. - Công tác kế toán đƣợc tổ chức theo kiểu vừa tập trung vừa phân tán, đây chính là sự lựa chọn phù hợp, đảm bảo tính thống nhất, tổng hợp trong việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo công ty. - Phòng kế toán có các quy định quy chế rõ ràng, luôn thực hiện đúng nguyên tắc về thuế và tiêu chuẩn 5S. - Cơ sở vật chất phục vụ cho công tác kế toán đƣợc trang bị đầy đủ, tiện nghi gồm máy tính, máy in, phần mềm kế toán. - Công tác kế toán sử dụng phần mềm Oracle giúp công việc của kế toán :  Phần mềm kế toán có bảng biểu thiết kế sẵn có thể nhập dữ liệu vào máy tính sau đó các thông tin tự động ghi vào các sổ giúp công việc tính toán, ghi chép nhanh chóng, đơn giản hơn.  Thu thập thông tin nhanh hơn rút ngắn thời gian hoàn thành báo cáo quyết toán cuối kỳ.  Thuận lợi cho việc kiểm toán và đối chiếu. - Việc hạch toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên làm tăng độ chính xác, cụ thể về số lƣợng, giá trị hàng tồn kho. Giúp nắm bắt đƣợc trạng thái của hàng tồn kho từ đó đề ra phƣơng hƣớng bảo quản và kinh doanh phù hợp. - Đặc biệt, mảng tiền lƣơng đƣợc xử lý bởi phòng hành chính còn phòng kế toán chỉ việc hạch toán và chi tiền. Điều này giúp tiền lƣơng đƣợc minh bạch và rõ ràng hơn tránh việc lạm dụng, thất thoát. GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 80 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn  Chứng từ và sổ sách kế toán - Hệ thống tài khoản tuân thủ theo đúng chế độ, chuẩn mực kế toán quy định và cũng dựa theo tình hình thực tế nên Công ty đã mở thêm nhiều tài khoản chi tiết thể hiện theo từng loại hàng hóa, từng loại khách hàng...giúp Ban lãnh đạo nắm bắt đƣợc số liệu cụ thể và chi tiết hơn, từ đó đƣa ra quyết định một cách phù hợp và hợp lý. - Sổ sách kế toán đƣợc lập và ghi chép rõ ràng, rành mạch. Việc lƣu trữ thông tin và lập sổ sách đã đƣợc thực hiện trên máy tính và chỉ in ra những phần cần thiết để phục vụ cho việc quản lý. Điều này giúp Công ty giảm đƣợc một phần chi phí lƣu trữ tài liệu và bảo quản kho. - Hệ thống chứng từ đƣợc lập, luân chuyển và lƣu giữ theo đúng chế độ kế toán quy định. Các chứng từ đƣợc sử dụng hạch toán đều phù hợp với yêu cầu kinh tế và pháp lý. Thông tin trên chứng từ về nghiệp vụ phát sinh đƣợc ghi đầy đủ, chính xác tạo điều kiện cho việc kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết. - Các hóa đơn, chứng từ đƣợc tổ chức, lƣu trữ tƣơng đối khoa học và đƣợc giám sát chặt chẽ, Kế toán phần hành nào thì lƣu trữ chứng từ liên quan đến phần hành đó theo từng tháng, theo số thứ tự liên tục của hóa đơn giúp dễ dàng đối chiếu, theo dõi. Điều này bảo đảm việc phân công rõ ràng, không có sự chồng chéo công việc.  Phần hành công nợ - Để tăng cƣờng việc theo dõi kịp thời các khoản nợ phải thu, Công ty đã phân công mảng kế toán này cho 2 nhân viên phụ trách:  Một nhân viên phụ trách theo dõi khoản nợ của các khách hàng lớn hợp tác lâu dài, các nhà phân phối hay xuất khẩu.  Một nhân viên khác phụ trách theo dõi các khoản nợ còn lại nhƣ các khoản nợ của siêu thị, showroom, đại lý, các cửa hàng tạp hóa hay khách hàng vãng lai... - Việc phân công trên giúp Công ty nhanh chóng thu hồi các khoản nợ cũng nhƣ đƣa ra các mức dự phòng phù hợp cho các khoản phải thu khó đòi đảm bảo quá trình hoạt động liên tục của Công ty. - Đối với từng loại khách hàng mà Công ty đƣa ra định mức nợ khác nhau tùy thuộc vào uy tín, khả năng chi trả, quy mô công ty.... - Có các chƣơng trình khuyến mãi, chính sách chiết khấu, ƣu đãi hấp dẫn để tăng kích cầu tiêu dùng sản phẩm. GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 81 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn - Do Công ty có các chính sách và sự phân công hợp lý nên việc thu hồi công nợ có hiệu quả cao hơn so với các doanh nghiệp cùng ngành. - Cuối tuần hay cuối ngày, kế toán công nợ đều dò lại các hóa đơn đã phát sinh để tránh tình trạng trùng lặp, thiếu hay sai sót. - Cuối tháng, kế toán lập danh sách các công nợ vƣợt định mức, công nợ quá hạn báo cáo cho kế toán trƣởng và Tổng giám dốc để có phƣơng pháp xử lý phù hợp.  Phần hành tiền Về quản lý phần kế toán vốn bằng tiền của Công ty tƣơng đối hoàn chỉnh: - Công ty chia phần hành này thành 2 hình thức là tiền gửi ngân hàng và tiền mặt tại quỹ để dễ dàng theo dõi, quản lý các khoản tiền của Công ty. - Sổ sách về vốn bằng tiền đƣợc mở khá đầy đủ, chi tiết giúp theo dõi kịp thời từng khoản thu chi tiền. - Tổ chức công tác kế toán đã đáp ứng tốt yêu cầu của Công ty đề ra là đảm bảo tính thống nhất về mặt phƣơng pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế, đảm bảo các số liệu kế toán phản ánh trung thực, hợp lý, rõ ràng. - Việc giữ gìn, bảo quản tiền mặt trong két đảm bảo tính an toàn cao, chống cháy, chống mất trộm. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đƣợc cập nhật thƣờng xuyên hằng ngày nên các thông tin kinh tế mang tính liên tục và chính xác. - Về việc quản lý, sử dụng chi tiêu tiền thực hiện đúng theo quy định của Công ty và chế độ kế toán. Chi tiền đúng mục đích, đúng chế độ. Mọi biến động liên quan đến tiền đều làm theo đúng thủ tục và có đầy đủ các chứng từ hợp lý, hợp pháp, hợp lệ. - Ban lãnh đạo cùng với kế toán trƣởng luôn giám sát chặt chẽ tình hình thu chi và quản lý tiền để đáp ứng đƣợc nhu cầu thanh toán, đảm bảo cho quá trình kinh doanh đƣợc diễn ra liên tục, đem lại hiệu quả cao. - Công ty đã áp dụng chính sách chiết khấu đối với các khoản thanh toán trƣớc hay đúng hạn để nợ đƣợc thanh toán tốt và tiền đƣa vào càng nhanh. Các khoản tiền nhàn rỗi, Công ty đã đƣa ra các phƣơng pháp sử dụng phù hợp, hiệu quả nhƣ đầu tƣ chứng khoán, bất động sản - Các khoản LC đƣợc theo dõi và mở đúng thời hạn tránh sự trì hoãn trong quá trình xuất, nhập khẩu. Hằng ngày, kế toán tiền đều theo dõi tỷ giá tiền gửi, tỷ giá tiền tệ để đƣa ra các phƣơng pháp có lợi nhất cho Công ty. GVHD: Th.S Nguyễn Quỳnh Tứ Ly 82 SVTH: Nguyễn Thị Mỹ Nhàn - Đối với tiền gửi ngân hàng, Kế toán có mối quan hệ tốt, thƣờng liên hệ với các ngân hàng. Kế toán thƣờng xuyên kiểm tra tài khoản, tập hợp và theo dõi đầy đủ các chứng từ và đối chiếu với ngân hàng. - Cũng nhƣ theo dõi thƣờng xuyên các khoản nợ đến hạn để có kế hoạch thanh toán phù hợp và đƣợc hƣởng những ƣu đãi và chiết khấu. - Tiền mặt đƣợc Thủ quỹ kiểm tra, đối chiếu hằng ngày nhằm đảm bảo số dƣ trong két đúng quy định và tránh thất thoát. Khi kiểm kê, kế toán phát hiện chênh lệch sẽ đƣợc xử lý ngay nên không có trƣờng hợp thất thoát hay gian lận xảy ra.  Vào cuối mỗi tháng kế toán tiền thƣờng thực hiện: - Kế toán tiền mặt có lập bảng danh sách chi tiết các khoản chi hộ, thu hộ cho các nhà máy cũng nhƣ liệt kê chi tiết các khoản thu chi nhỏ không có hóa đơn trong tháng. - Ban kiểm kê kiểm tra và lập bảng kiểm kê quỹ tiền mặt. - Cũng nhƣ thực hiện sao kê tài khoản, đối chiếu các khoản tiền gửi trong tháng thực tế trên sổ phụ tài khoản với sổ sách. 3.1.2.2. Hạn chế - Hệ thống máy tính hay phần mềm kế toán đôi khi bị trục trặc phải nhờ đến phòng kỹ thuật sửa chữa, làm công tác kế toán bị chậm trễ. - Việc tập hợp, luân chuyển chứng từ do không