Quản trị kinh doanh - Chương XI: Thông tin trong quản lý

ng vấn đề liên quan đến thiết kế các hệ thống hỗ trợ ra quyết định*1- Các nguồn thông tinBước đầu tiên trong việc thiết kế một hệ thống hỗ trợ ra quyết định (DSS) là tìm hiểu những dòng thông tin khác nhau mà những nhà quản lý phải quản lý. Nói chung, ta có thể phân biệt các nguồn bên trong và bên ngoài của các dòng thông tin như trong hình bên.*Tổ chức Thông tin tình báo(bên ngoài, các dòng đến)Môi trường hoạt động bên ngoàiĐối thủ cạnh tranhNhà cung cấpChủ nợChính quyềnThân chủKhách hàngSinh viênBệnh nhânNgười dânThông tin nội bộ tổ chức (các dòng ngang và dọc)Thông tin lập kế hoạchThông tin kiểm traThông tin điều hànhTruyền đạt thông tin của tổ chức(bên ngoài, dòng đi)*Thông tin được truyền đến và đi khỏi một tổ chức. Khi ở trong tổ chức thì nó duy chuyển cả theo chiều dọc lẫn theo chiều ngang*Những dòng thông tin bên ngoài:Những dòng nầy đi từ một tổ chức ra môi trường của nó hay từ môi trường đến tổ chức đó. Dòng đến được gọi là thông tin tình báo và dòng đi được gọi là sự truyền đạt thông tin của tổ chứcThông tin tình báo:Những dòng thông tin này liên quan đến những thành tố khác nhau trong môi trường hoạt động của tổ chức đó _ chẳng hạn như các thân chủ, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, người cung ứng, chủ nợ và chính quyền _*được sử dụng để đánh giá thông tin lập kế hoạch ngắn hạn và chiến lược liên quan đến môi trường kinh tế (xã hội, văn hoá) mà tổ chức hoạt động trong đó.Việc truyền đạt thông tin của tổ chức:Những dòng thông tin nầy đi từ tổ chức ra môi trường bên ngoài mà tổ chức hoạt độngQuảng cáo và những nỗ lực khuyến mãi khác được xem là việc truyền đạt thông tin của tổ chức. Bất kể tổ chức đó thuộc loại hình nào, nội dung của những dòng thông tin nầy cũng bị tổ chức đó kiểm soát. *Những dòng thông tin trong nội bộ tổ chứcĐó là thông tin lưu hành trong nội bộ một tổ chức.Để trở nên hữu ích, thông tin tình báo và thông tin phát sinh trong nội bộ phải đến đúng nhà quản trị và đúng lúc. Trong nội bộ tổ chức đều có những dòng thông tin dọc (cả đi lên và đi xuống) và thông tin ngang.*Nguyên tắc cơ bản của DSS là mọi dòng thông tin phải trở thành một bộ phận của một kế hoạch chính và không được để hoạt động mà không có kế hoạch và sự chỉ đạo chính thức. Mục tiêu của kế hoạch chính là truyền bá thông tin đến đúng người và đúng lúc *2- Quản lý thông tin để ra quyết định tốt hơnNhư ta đã biết, chất lượng của một quyết định phụ thuộc rất nhiều vào mức độ hiểu rõ những hoàn cảnh xung quanh một vấn đề và việc lựa chọn chiến lược phù hợp với vấn đề đó.Thông tin càng tốt thì quyết định được đưa ra cũng càng đúng đắn hơn bởi vì mức độï rủi ro và không chắc chắn ít hơn.*Nhu cầu về những hệ thống hỗ trợ ra quyết định hoàn hảo bắt nguồn từ ba yếu tố: ý nghĩa quan trọng của thông tin trong việc ra quyết định, tình trạng quản trị tồi thông tin hiện nay, và việc sử dụng ngày càng nhiều các máy tính các nhân của những người ra quyết định riêng rẽ.*Yù nghĩa quan trọng của thông tin ra quyết định:Thông tin là một thứ chất đốt tạo nên động lực của tổ chức. Mục đích chính của nhà quản trị là biến thông tin thành hành động thông qua quá trình ra quyết định. Vì thế, nhà quản trị và tổ chức thực hiện vai trò của một hệ thống thông tin-quyết địnhCác hệ thống thông tin-quyết định phải được xem xét gắn liền với những chức năng quản trị cơ bản như: hoạch định, tổ chức và kiểm tra v.v. *Nếu tổ chức muốn hoạch định, mà việc hoạch định và tổ chức bị ràng buộc vào việc trao đổi thông tin, và nếu việc trao đổi thông tin được thể hiện bằêng một hệ thống thông tin- quyết định thì chìa khoá để thành công trong việc hoạch định và kiểm tra đều nằm trong hệ thống thông tin-quyết định.Việc xem tổ chức như là một hệ thống thông tin-quyết định nói lên ý nghĩa quan trọng của việc phát đi chính những thông tin cần thiết cho việc ra quyết định có hiệu quả. *Nếâu ban lãnh đạo biến những thông tin thành hành động, thì khi đó, hành động ấy có hiệu qủa như thế nào sẽ phụ thuộc vào chỗ thông tin có đầy đủ, thích hợp và đáng tin cậy đến mức độ nào. Hiệu quả hoạt động của một tổ chức thường hay bị chi phối bởi những thông tin được truyền đạt đến những nhà quản trị tổ chức đó.*Tình trạng quản trị tồi những thông tin hiện thờiViệc sử dụng ngày càng nhiều máy tính cá nhân hơn nhưng các nhà quản trị đã quên mất việc cần có kế hoạch cần thiết để sử dụng máy tính cho có hiệu quả. Để cho phép những nhà qủan trị ra được những quyết định nhanh và hiệu quả thì các hệ thống thông tin quản trị (MIS) hiện nay phải được phát triển lên thành hệ thống hỗ trợ ra quyết định (DSS) có hiệu quả.*3- Nhu cầu về hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định (DSS):DSS thỏa mãn được nhu cầu quản trị hàng đầu: cung cấp cho nhà quản trị những thông tin cần thiết đẻ ra các quyết định khôn ngoan. *Điều quan trọng là ở đây không phải cung cấp bất kỳ thông tin nào mà cần phải có một hệ thống có thể biến những dữ liệu thô thành những thông tin mà ban lãnh đạo có thể sử dụng thực sự. Để đạt mục đích nầy hệ thống thông tin phải tính đến những nhu cầu thông tin của những nhà quản trị cụ thể và những yêu cầu thông tin của những loại hình quyết định cụ thể.*3.1- Những nhu cầu thông tin của nhà quản trịDSS là hệ thống thông tin chuyên dụng để hỗ trợ các kỹ năng của một nhà quản trị trong tất cả các giai đoạn ra quyết định: nhận dạng vấn đề; lựa chọn những dữ liệu liên quan; đánh giá và lựa chọn phương án; chọn những phương thức để ra quyết định. DSS phải cung cấp thông tin dưới dạng mà những nhà quản trị hiểu được, đúng vào lúc cần đến thông tin đó và đặt thông tin đó dưới sự kiểm soát của nhà quản trị.*Nói tóm lại, DSS định hình thông tin theo các nhu cầu cuả quản trị. Vì vậy mà DSS đảm bảo được việc hỗ trợ cho những “quyết định được chương trình hoá” và “quyết định chưa được chương trình hoá” trong những điều kiện chắc chắn, rủi ro và không chắc chắn.*Nhìn khái quát ta có thể thấy rằng DSS hiệu quả sẽ thực hiện được những việc sau đây:Hỗ trợ nhưng không thay thế việc ra quyết định quản trịHỗ trợ việc ra quyết định trong toàn bộ tổ chức, chủ yếu là ở cấp quản trị trung gian và tối caoCho phép người ra quyết định tương tác với máy tính để xem xét hiệu quả của các phương án quyết địnhThu thập, lưu giữ và đảm bảo cung cấp những dữ liệu và các mô hình ra quyết định phù hợp với các loại hình quyết định cụ thể*Thân thiện với người dùng (dễ dùng)Các loại vấn đề gặp phải và các thủ tục quy định được sử dụng để xử lý chúng thay đổi (phù hợp) theo các cấp quản trị khác nhau vì yêu cầu về từng loại thông tin tuỳ thuộc vào các cấp quản trị khác nhau. Cần phải đảm bảo thông tin đến đúng nơi, đúng lúc cần thiết, phù hợp với từng loại quyết định khác nhau của cấp quản trị khác nhau.*DSS= Decision Support System: a complex set of computer programs and equipment that allows users to analyze, manipulate, format, display, and output data in different ways.ES= expert system: a computer-based system that is designed to function like a human expert in solving problems within a specific area of knowledge.*GDSS= group decision support system: a set of software, hardware, and language components that support team of people engaged in a decision-related meeting.*3.2- Nhu cầu về thông tin cụ thể để ra những quyết định cụ thểCác loại hình thông tin cần thiết được phân loại theo những loại hình quyết định khác nhau như: quyết định hoạch định, quyết định kiểm tra, quyết định tác nghiệp.Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định phải phát đi đúng loại thông tin cần cho những loại hình quyết định cụ thể*Các quyết định hoạch định:Những quyết định nầy đòi hỏi phải đề ra mục tiêu cho tổ chức, xác định số lượng và chủng loại các nguồn tài nguyên cần thiết để đạt mục tiêu nầy và những chính sách chi phối việc sử dụng các nguồn tài nguyên.Nhiều thông tin hoạch định đếùn từ những nguồn bên ngoài và liên quan đếùn những yếu tố như tình hình kinh tế hiện tại và dự đoán, khả năng kiếm được các nguồn tài nguyên (phi nhân lực cũng như nhân lực), môi trường chính trị và pháp luật.*Việc hoạch định có hiệu qủa rất quan trọng đối với việc thực hiện công việc có hiệu quả trong các tổ chức công cũng như tư. Thông tin hoạch định hình thành nên đầu vào của những loại hình quyết định không theo chương trình được đưa ra ở cấp quản trị tối cao trong tổ chức đó.*Các quyết định kiểm tra:Các cấp quản trị trung gian đưa ra các quyết định kiểm tra nhằm đảm bảo chắc chắn rằng kết quả thực hiện công việc của tổ chức đúng với những mục tiêu đã đề ra.Thông tin kiểm tra đến chủ yếu từ các nguồn nội bộ (thường là liên bộ phận) và liên quan đếùn những vấn đề xây dựng ngân sách và đo lường kết qủa thực hiện công việc của những giám sát viên cơ sở. Tính chất của những quyết định (bài toán) có thể là chương trình hoá hay không ch]ng trình hoá.*Những quyết định tác nghiệp:Những quyết định loại nầy thường tập trung vào các hoạt động hàng ngày của tổ chức và cách phải sử dụng các nguồn tài nguyên của nó như thế nào cho có hiệu quả.Thông tin về các hoạt động đến từ các nguồn bình thường và cần thiết như kế toán tài chính, kiểm tra dữ liệu vật tư và lịch tiến độ sản xuất. *Thông tin nầy được phát đi từ trong nội bộ và vì nó thường liên quan đến những nhiệm vụ cụ thể nên nó thường đến từ một bộ phận được phân công. Đây là loại thông tin mà các giám sát viên cơ sở sử dụng chủ yếu vì việc ra quyết định ở cấp nầy thường liên quan đến những quyết định được chương trình hoá (quyết định hàng ngày) *4- Các chức năng của hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định :Một DSS có hiệu quả phải cung cấp cho nhà quản trị bốn dịch vụ chính:Xác định các nhu cầu thông tinXử lý thông tinSử dụng thông tin*Các chức năng của một hệ thống hỗ trợ ra quyết định DSSXác định các nhu cầu thông tinThu thập và xử lý thông tinĐánh giáĐánh chỉ sốTóm tắtPhổ biếnLưu giữSử dụng thông tinNhững kết quả của những quyết định căn cứ vào thông tin của DSS sẽ trở thành đầu vào của hệ thống xác định các nhu cầu thông tin tương lai*4.1- Xác định các nhu cầu thông tinTrong bước đầu, nhà quản trị phải cố gắng trả lời những câu hỏi như sau:Cần bao nhiêu thông tin?Nó sẽ được sử dụng như thế nào, khi nào và do ai?Nó cần có dạng như thế nào?Nói một cách khác, nhà quản trị bắt đầu xem xét việc của đầu ra. Các câu hỏi có ích cho việc nhận dạng những nhu cầu thông tin của một nhà quản trị có thể thấy như sau:*Bảng kê những nhu cầu thông tin của nhà quản trịBạn thường xuyên phải ra quyết định loại nào?Những thông tin bạn cần đề ra những quyết định đó thuộc loại nào?Bạn thường xuyên nhận được những thông tin loại nào?Những thông tin bạn muốn có nhưng không nhận được thuộc loại nào?Những thông tin nào bạn cần có hàng ngày? Hàng tuần? Hàng tháng? Hàng năm?*Những chương trình phân tích dữ liệu loại nào bạn muốn có sẳn*Việc xây dựng DSS cần có sự tham gia của các cấp quản trị trong quá trình triển khai đó. Vì vậy, những yêu cầu của đầu ra đều dựa trên cơ sở những câu trả lời các câu hỏi sau:Những thông tin nào cần thiết cho việc ra quyết định và kỉem tra ở các cấp khác nhau?Những thông tin nào cần thiết cho việc phân bổ các nguồn tài nguyên?Những thông tin nào cần thiết cho việc đánh giá thành tích*Những câu hỏi như trên cho thấy rằng loại thông tin nào cần cho việc xây dựng các mục tiêu, loại thông tin nào cho việc lập tiến độ sản xuất. Vì vậy, những nhà quản trị phải biết phân biệt những loại thông tin “cần phải biết” với loại thông tin “nên biết”. Do đó, nhiều thông tin hơn không phải bao giờ cũng dẫn đến những quyết định đúng đắn hơn.Việc xác định được nhu cầu thông tin chỉ có ý nghĩa khi thu thập được thông tin cần thiết từ thực tiễn công việc hàng ngày cũng như từ các chuyên gia (do đó cần phải xây dựng thêm hệ thống ES nữa)*4.2- Thu thập và xử lý thông tinMục đích của dịch vụ nầy là cải thiện chất lượng chung của thông tin. Nó bao gồm 5 dịch vụ htành phần:Đánh giá: đòi hỏi phải xác định có thể đặt niềm tin đến mức nào vào một mẫu thông tin cụ thể. Những yếu tố như uy tín của người đó và độ tin cậy của các dữ liệu phải được xác địnhTóm tắt: phải biên tập và rút ngắn thông tin đến để cung cấp cho nhà quản trị chỉ những thông tin liên quan đến nhiệm vụ cụ thể của họ*Đánh chỉ số: đòi hỏi phải phân loại để lưu giữ và truy xuất dễ dàng sau khi đã thu thập được thông tin đóPhổ biến: đòi hỏi phải đưa đúng thông tin đến đúng nhà quản trị vào đúng lúc cần. Đây cũng chính là mục đích của một DSSLưu giữ: là một dịch vụ xử lý thông tin cuối cùng. Như đã nêu ở trên, một tổ chức không có bộ nhớ tự nhiên thì mọi DSS đều phải đảm bảo lưu giữ thông tin sao cho có thể sử dụng được khi nó cần đến. Ngày nay, máy tính có vai trò to lớn trong việc giúp cho dung lượng “bộ nhớ” của tổ chức tawn lên rất nhiều.*4.3- Sử dụng thông tin:Thông tin được sử dụng như thế nào cái đó tuỳ thuộc vào chất lượng (tính chính xác), cách trình bày (dạng thức) và tính kịp thời của nóViệc sử dụng có hiệu quả chỉ có thể thực hiện được nếu ngay từ đầu đã đặt ra đúng những câu hỏi để xác định những nhu cầu thông tin và nếu hệ thống đó được thiết kế một cách cẩn thận.*Mục tiêu chính của một DSS là cung cấp đúng thông tin cho đúng người ra quyết định vào đúng lúc cần thiết.Để đạt mục tiêu nầy thì tính kịp thời có thể được ưu tiên hơn tính chính xác. Nếu không có được thông tin khi cần đến nó thì tính chích xác không còn quan trọng nữa. Tuy nhiên, trong phần lớn các trường hợp thì tính chính xác lẫn kịp thời đêu rất quan trọng.*5- Thiết kế một hệ thống hỗ trợ ra quyết địnhTrong một tổ chức, có nhiều hệ thống thông tin khác nhau để phục vụ các chức năng khác nhau như hệ thống thông tin kế toán, nhân sự cũng như những nghiệp vụ khác v.v thì DSS giúp cho nhà quản trị chung có thể khai thác thông tin từ các hệ thống chức năng nầy (ES).Việc thiết kế một DSS cần phải có quan điểm hệ thống nghĩa là phải phát triển một ngân hàng dữ liệu trung tâm và một trung tâm thông tin cũng như phải xem thông tin là một nguồn tại nguyên quan trọng trong tổ chức.*5.1- Ngân hàng dữ liệu trung tâmNgân hàng dữ liệu trung tâm là cốt lõi của DSS. Thông qua ngân hàng dữ liệu trung tâm nầy, thông tin thuộc những chức năng khác nhau sẽ được cung cấp nhanh chóng.Công nghệ thông tin đã cho phép có khả năng xây dựng những DSS như vậy.*Điều nầy cũng có nghĩa là: việc tập trung thông tin ở những bộ phận riêng rẽ ở các bộ phận khác nhau như kế toán, marketing và sản xuất để lưu giữ một ngân hàng dữ liệu trung tâm. Các cấp quản trị có thể thoải mái truy cập thông tin từ ngân hàng dữ liệu khi cần thiết.*Hệ thống thông tin tài chínhHệ thống thông tin hậu cầnHệ thống thông tin kế toánHệ thống thông tin marketingHệ thống thông tin nguồn nhân lựcNgân hàng dữ liệu trung tâmNgân hàng dữ liệu trung tâmThông tin tiền lươngDữ liệu vật tưKiểm toánHàng mua ngoàiThông tin chi phíThông tin sản phẩmXu hướng bán hàngThông tin khách hàngĐịnh giáCác chi phí quảng cáoNgân hàng dữ liệu trung tâmHệ thống thông tin kế toánHệ thống marketing*5.2- Trung tâm thông tinTrong nhiều thập kỷ vừa qua, trong một tổ chức, cả người sử dụng thông tin lẫn người cung cấp thông tin đều nằm rải rác trong khắp tổ chức. Ngày nay, nên cần thiết có một đơn vị để giám sát hoạt động của ngân hàng dữ liệu trung tâm, thu thập và xử lý các thông tin*Để xây dựng thông tin cần có 3 nhiệm vụ:Phát hiện các họat động thông tin phân tán trong toàn bộ tổ chứcNhững họat động đó phải xem là một bộ phận của một chỉnh thểCác hoạt động đó phải đặt dưới sự quản trị của một trung tâm thông tin riêng biệt.Trung tâm thông tin là người tư vấn, phối hợp và là người kiểm tra các chức năng của DSS (xác định nhu cầu thông tin, thu thập, xử lý thông; tin; sử dụng thông tin)*5.3- Thông tin là một nguồn tài nguyên của của tổ chứcĐể đẩy mạnh việc sử dụng có hiệu quả DSS thì cần phải nhìn nhận thông tin như một tài nguyên cơ bản của tổ chức như tiền bạc, vật tư, nhân sự, nhà máy, trang thiết bị. *Vì vậy, với tính cách là một nguồn tài nguyên cơ bản thi thông tin :Có ý nghĩa quyết định sự sống còn của một tổ chứcChỉ có thể được sử dụng có trả tiềnPhải được cung cấp đúng chỗ và đúng lúcPhải được sử dụng có hiệu quả để đạt lợi nhuận tối ưu *Chúc đạt nhiều thắng lợiChào tạm biệt !Hẹn gặp lại !